La présente circulaire a pour objet de préciser les responsabilités, les procédures de travail et les conséquences des audits conduits dans cette nouvelle structure.

1. Définition de l'audit interne.

L'audit interne peut prendre différentes formes, à savoir :

1.1. Audit de qualité.

L'audit de qualité interne a pour objet de réaliser : un examen méthodologique et indépendant en vue de déterminer si les activités et les résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en œuvre de façon effectives et sont aptes à atteindre ces objectifs.

1.2. Audit de gestion.

L'audit de gestion consiste à examiner de façon systématique l'activité d'une structure ou d'un sous-ensemble homogène au regard de ses finalités. L'audit de gestion consiste donc à :

• a).  Évaluer les coûts et les performances par rapport aux objectifs.

• b).  Évaluer les risques inhérents à une activité ou à un processus.

• c).  Proposer des recommandations d'amélioration.

1.3. Audit de régularité.

Il s'agit, dans ce type d'audit, d'effectuer des contrôles de conformité par rapport à des dispositions préétablies, et de vérifier la bonne application des prescriptions légales et réglementaires.

L'audit de régularité peut consister soit en un contrôle a posteriori, soit en un contrôle sur des actions en cours.

Au service des essences des armées, l'audit de régularité est en partie réalisé par la section chargée du contrôle administratif et technique.

1.4. Domaines d'intervention.

L'audit interne concerne l'ensemble des activités du service. Il s'intéresse, en conséquence, aussi bien aux activités administratives et logistiques qu'aux activités techniques et de formation.

L'audit interne a pour objectif de s'assurer que :

• les activités sont correctement maîtrisées ;

• l'organisation et le fonctionnement sont efficients ;

• les procédures concourent à garantir des prestations de qualité ainsi que la sécurité des personnes et des biens ;

• les systèmes d'informations sont fiables.

2. Procédure de mise en œuvre de l'audit.

La procédure met en œuvre différentes structures et divers acteurs.

2.1. La cellule d'audit interne.

C'est le responsable de la cellule d'audit interne qui est chargé de l'organisation et du fonctionnement de l'audit interne du service des essences des armées.

Il est garant de l'application de la méthodologie, des outils et moyens à mettre en œuvre. Il doit garantir également le respect des règles de déontologie par les auditeurs.

La conduite des missions d'audit interne est ainsi assurée sous la tutelle de la cellule d'audit interne.

2.2. L'équipe d'audit.

C'est l'équipe d'audit qui assure les audits ordonnés par le directeur central.

À l'occasion d'une mission d'audit, le directeur central (commanditaire de la mission) constitue l'équipe d'audit en fonction de la nature, de la spécificité et du niveau de technicité requis (niveau d'expertise) pour mener à bien la mission confiée.

2.3. Le conseil d'audit interne du service des essences des armées.

Le conseil d'audit interne du service des essences des armées (SEA) est présidé par le directeur central, il comprend :

• le directeur central adjoint ;

• le sous-directeurs ;

• le chef du bureau « études générales » ;

• le chef de la cellule d'audit interne qui assure la fonction de secrétaire du conseil.

Le conseil d'audit interne du SEA a pour vocation :

• de recevoir les conclusions des missions d'audit pour lesquelles le directeur central souhaite une communication ouverte ;

• d'entendre le rapport du chef de la cellule d'audit interne sur les activités d'audit du service ;

• d'examiner tout point ayant trait à l'audit interne du service.

Le conseil d'audit interne se réunit autant que de besoin sur convocation du directeur central.

3. Mise en œuvre et déroulement d'un audit.

3.1. Origine d'un audit, lettre de mission.

L'audit est décidé par le directeur central qui émet une lettre de mission. Celle-ci est transmise à l'organisme concerné par l'audit préalablement à la mise en œuvre de la mission proprement dite, ainsi qu'à la cellule d'audit interne.

La lettre de mission qui est le seul document légitimant l'action d'audit à engager donne :

• l'objet détaillé ;

• le cadre et les limites de la mission ;

• la date de début et la durée prévisionnelle ;

• la composition de l'équipe d'audit ;

• éventuellement la liste des destinataires du rapport définitif (si celui-ci doit faire l'objet d'une diffusion).

3.2. Déroulement d'un audit.

3.2.1. Préparation de la mission.

La préparation de la mission d'audit interne se traduit par deux actions, qui sont : la prise de connaissance de l'environnement et l'élaboration du programme de vérification.

• a).  Prise de connaissance de la structure à auditer.

  La prise de connaissance s'effectue au travers des différents documents définissant le rôle et la mission de la structure à auditer, de ses activités, des moyens dont elle dispose. Mais également, cette première analyse peut se faire au travers d'un précédent rapport d'audit, d'inspection, de contrôle technique ou de compte rendu de la surveillance administrative.

  Cette première phase permet d'identifier les préoccupations des responsables, les risques, les forces et les faiblesses apparentes.

• b).  Le programme de vérification.

  Le programme de vérification est élaboré aussitôt la fin de la phase précédente. Il a pour but d'organiser et de planifier les activités de chaque auditeur pour atteindre les objectifs de la mission.

3.2.2. Réalisation de la mission.

La mission se réalise en trois phases. Dans un premier temps, une réunion de lancement de l'audit dans les locaux de l'audité va avoir pour objet de présenter la mission d'audit par :

• le rappel des objectifs généraux de la mission ;

• le rappel des objectifs spécifiques de la mission ;

• le champ d'intervention de la mission ;

• le planning prévisionnel du déroulement des opérations d'audit ;

• les méthodes employées ;

• les aspects logistiques à régler.

La deuxième phase va constituer l'opération de vérification proprement dite. Après une rapide analyse préalable sur site permettant de confirmer ou d'infirmer les constats sur les forces et les faiblesses identifiées lors de la prise de connaissance de la structure, la vérification va porter plus précisément sur les points faibles identifiés et validés avec les responsables de la structure auditée afin d'en rechercher les causes et d'éventuelles actions correctives.

Enfin, la troisième phase consistera à proposer un document de synthèse où seront hiérarchisés les constats. Ce document servira par la suite à la rédaction du rapport d'audit.

3.2.3. Conclusion de la mission.

Au terme de l'opération de vérification, les premières conclusions sont présentées oralement aux responsables de l'organisme audité qui peuvent à cette occasion formuler des remarques ou observations et éventuellement suggérer des axes permettant de tendre vers une amélioration des procédures.

L'équipe d'audit rédige ensuite le projet de rapport qui reprend les éléments de synthèse élaborés lors de la phase de vérification, et intègre les premières recommandations ou les principaux constats.

Ce projet est ensuite remis au responsable de l'organisme audité afin qu'il puisse éventuellement formuler par écrit ses ultimes remarques et éventuellement les actions correctives qu'il envisage de prendre.

3.2.4. Le rapport définitif.

Après avoir pris connaissance des remarques écrites de l'audité, le responsable de l'équipe d'audit rédige le rapport définitif dont il porte l'entière responsabilité.

Le rapport définitif, annexé des remarques écrites de l'audité, est remis au directeur central, commanditaire de la mission, après avoir été préalablement validé par le responsable de la cellule d'audit interne.

3.3. Suivi des travaux lors du déroulement de l'audit.

La cellule d'audit interne assurant la tutelle d'une mission d'audit (cf. 2.1), son responsable intervient à chacune des quatre étapes évoquées au 3.2 ci-dessus.

3.3.1. Préparation.

Le chef de la cellule d'audit interne participe effectivement à la première étape dite de préparation de la mission. Il anime la phase de prise de connaissance et c'est lui qui valide le programme de vérification.

3.3.2. Réalisation.

Le chef de la cellule d'audit interne ouvre l'étape « réalisation » en animant la réunion de lancement. Il participe avec l'équipe d'audit interne à l'élaboration du document de synthèse.

3.3.3. Conclusion.

Le chef de la cellule d'audit interne participe à la réunion de validation où sont présentées oralement les premières conclusions issues du document de synthèse.

3.3.4. Rapport définitif.

Le chef de la cellule d'audit interne examine, au plan méthodologique, le rapport définitif. Après l'avoir approuvé, il le rend au chef de l'équipe d'audit qui le remet au directeur central (commanditaire de la mission). Le directeur, après en avoir pris connaissance, peut prononcer la clôture de la mission d'audit.