La présente circulaire a pour objet de préciser l'organisation mise en place pour le passage à l'an 2000 des systèmes informatiques et des systèmes techniques au sein du ministère de la défense ainsi que la coordination interministérielle prévue à cet égard.

Préambule.

Les systèmes informatiques et les systèmes techniques, dont les systèmes enfouis, utilisant des dispositifs microprogrammés occupent une place croissante dans l'exécution de tâches dont dépendent les activités les plus diverses de notre société. Or ces systèmes, notamment les plus anciens, n'ont pas toujours été conçus pour traiter des dates allant au-delà du 31 décembre 1999 et pourraient de ce fait connaître des difficultés de fonctionnement.

Le ministre de la défense possède non seulement une informatique de gestion, de bureautique et de nombreux systèmes techniques comparables à ceux des autres organismes placés sous le contrôle de l'Etat mais il met en œuvre également un nombre considérable de logiciels inclus dans les systèmes d'armes ou dans les systèmes d'information et de communication.

L'ensemble des systèmes concernés doit donc être vérifié et, si nécessaire, adapté. Les risques qui pourraient résulter d'une insuffisante préparation sont tels que les mesures à prendre pour prévenir ces dysfonctionnements doivent constituer une priorité à tous les échelons de responsabilité.

Le rôle du ministère de la défense dans l'opération « passage à l'an 2000 » est double. Il doit d'une part mobiliser l'ensemble du personnel civil et militaire par des actions d'information et de sensibilisation, en direction notamment des états-majors, directions et services et d'autre part, veiller directement à l'adaptation de tous les systèmes utilisés par les unités de terrain, les administrations et les services, et inciter les établissements publics placés sous tutelle à engager les actions nécessaires. Chaque acteur public doit être en mesure, dans son domaine d'attribution, de garantir la sécurité des personnes, la continuité des missions et le fonctionnement normal du service.

D'ores et déjà des actions de mobilisation et de sensibilisation de tous les responsables des états-majors, directions et services ont été entreprises. Ces actions de communication lancées seront renforcées d'ici la fin de l'année 1998 afin de sensibiliser les secteurs du ministère qui sont encore trop peu préparés au passage à l'an 2000.

L'inventaire des systèmes concernés dans les domaines de l'informatique des systèmes d'information opérationnels et de communication, de l'informatique générale, de l'informatique scientifique et technique, et la correction des défaillances constatées ont été largement engagés au niveau du ministère de la défense.

Du fait de la proximité de l'échéance, il convient de renforcer la mobilisation de tous les niveaux de responsabilité. Les dispositions énoncées dans cette circulaire ont pour but d'éviter que le passage à l'an 2000 ne représente pour le ministère de la défense un événement de nature à générer des conséquences préjudiciables pour la sécurité des personnes et des biens, et à perturber gravement le bon fonctionnement des systèmes informatisés de toutes natures qu'il met en œuvre. Elle a également pour objet de préciser le dispositif prévu à cet effet, tant en ce qui concerne l'organisation ministérielle des travaux que leur coordination interministérielle.

1. Rappel des priorités.

1.1.

La sécurité des personnes constitue la priorité absolue. Il s'y ajoute la nécessité de garantir la continuité des missions opérationnelles ainsi que celle des services essentiels à la communauté et au fonctionnement de la défense.

Chaque chef d'état-major, directeur ou chef de service doit prendre, dans son domaine de compétence, les mesures nécessaires pour que soient garanties :

• la sécurité des personnes ; une mention particulière doit être faite en ce qui concerne la sécurité et la continuité des soins des malades ;

• la continuité des missions et services essentiels incombant à chaque organisme ;

• la sécurité des établissements à risques, notamment des installations nucléaires ou accueillant des missiles ou des munitions ;

• la sécurité des autres établissements, bâtiments ou installations, en particulier ceux accueillant du public.

1.2.

Pour ce qui concerne l'activité administrative et sociale, chaque grand subordonné du ministre doit veiller à ce que les organismes placés sous sa responsabilité, notamment ceux qui sont chargés du versement des paies et des prestations à caractère social ou de la fourniture de services, ne voient pas leur activité perturbée lors de l'opération de passage à l'an 2000.

1.3.

Une attention spécifique doit en outre être portée au déroulement de l'opération de passage à l'an 2000, période au cours de laquelle des actions adaptées pourraient être nécessaires pour répondre aux conséquences des dysfonctionnements des systèmes informatiques et des systèmes techniques utilisant des dispositifs microprogrammés.

Chaque grand subordonné doit veiller à prendre toute disposition pour s'assurer que l'organisation de ses services permet de faire face à la période critique des mois de décembre 1999 et janvier 2000, notamment au regard de la disponibilité des personnels nécessaires et de l'existence des plans de secours permettant de pallier l'indisponibilité éventuelle des systèmes.

2. Organisation des actions.

2.1. Définition des responsabilités.

Le ministre chargé des armées est responsable du bon déroulement de l'opération de passage à l'an 2000 de son administration. A ce titre, il lui incombe de renforcer, en tant que de besoin, les dispositions nécessaires tant dans les services centraux que déconcentrés relevant de son département, et de vérifier que les organismes dont il a la tutelle ont pris les dispositions qui s'imposent.

En conséquence, il est demandé aux autorités rattachées au ministre et en particulier aux :

• chef d'état-major des armées ;

• délégué général pour l'armement ;

• secrétaire général pour l'administration ;

• chef d'état-major de l'armée de terre ;

• chef d'état-major de la marine ;

• chef d'état-major de l'armée de l'air ;

• directeur général de la gendarmerie nationale ;

• directeur général de la sécurité extérieure ;

• chef du contrôle général des armées ;

• directeur de la protection et de la sécurité de la défense ;

• directeur chargé des affaires stratégiques ;

• directeurs d'établissements publics placés sous tutelle du ministère de la défense,

de poursuivre, voire d'accélérer les actions de recensement, d'évaluation et de correction des défaillances identifiées afin d'éviter les dysfonctionnements dans les systèmes informatiques et les systèmes techniques de leur responsabilité. Une mention particulière est faite sur la responsabilité de la direction centrale du service de santé des armées dans le domaine qui lui est propre, à savoir la sécurité et la continuité des soins des malades.

Il est rappelé, par ailleurs, que la responsabilité de l'Etat et de ses agents peut se trouver engagée en cas de carence, d'imprudence ou de négligence.

Les travaux de coordination [note n^o 4038/CAB du 21 janvier 1998 (n.i. BO)] sont à la charge des autorités citées ci-après qui doivent recenser, évaluer en termes de coût et de délais, et faire réaliser les travaux nécessaires pour éviter les dysfonctionnements des systèmes de leur responsabilité :

• du chef d'état-major des armées en ce qui concerne les systèmes opérationnels [coordination état-major des armées (EMA) au titre de ses propres moyens, de ceux des armées, de la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN), de la direction du renseignement militaire (DRM), de la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) et de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA)] ;

• du délégué général pour l'armement en ce qui concerne l'ensemble des systèmes opérationnels en service au stade « évolutif » dans les armées et la gendarmerie [coordination délégation générale pour l'armement (DGA)] ;

• du secrétaire général pour l'administration en ce qui concerne les systèmes relevant de l'informatique générale [coordination secrétariat général pour l'administration (SGA)].

Les responsabilités de l'ensemble des équipements opérationnels en service développés en interne ou au stade « défini perfectible » (commission de modification sous la présidence de chaque organisme) relèvent de chaque organisme.

Les actions de recensement, d'évaluation, de correction et test des systèmes enfouis (équipements tels qu'automates, machines-outils, ascenseurs, contrôles d'accès, …) sont de la responsabilité des autorités fonctionnelles qui rendent compte à leur état-major, direction ou service de toute difficulté ou point dur rédhibitoire [note n^o 19042/DEF/CAB/CM/3 du 5 mai 1998 (n.i. BO)].

Le secrétaire du directoire des SIC est le « haut fonctionnaire an 2000 » du ministère de la défense. A ce titre, il est le responsable d'ensemble de l'opération « passage à l'an 2000 » pour le ministère de la défense chargé de coordonner la mise en œuvre des travaux de préparation et d'assurer leur suivi en animant des réunions périodiques avec les correspondants an 2000 désignés par note particulière (note n^o 19042/DEF/CAB/CM/3 du 5 mai 1998). Un point de situation générale périodique est présenté au ministre.

2.2. Actions à effectuer.

2.2.1. Au sein du ministère.

Les états-majors d'armées, directions et services ont pris en compte le problème du passage à l'an 2000 dès 1995, en lançant les actions de recensement, d'évaluation, de correction des dysfonctionnements identifiés et de validation des systèmes.

Un plan global ministériel de préparation est mis en œuvre et périodiquement mis à jour. Il détermine de façon précise les travaux prioritaires à réaliser en fonction du caractère sensible de certaines applications, fait apparaître ces priorités dans les échéanciers et permet de rendre compte de manière exhaustive de l'inventaire des systèmes concernés et des actions de diagnostic et de correction des dysfonctionnements identifiés.

Un plan de sauvegarde ministériel doit être élaboré afin de déterminer les procédures à suivre pour répondre, en cas d'incidents, aux perturbations susceptibles de mettre en cause la sécurité des personnes ou d'affecter le fonctionnement des services relevant du ministère dont l'interruption, même pour un bref délai, aurait des conséquences graves pour la collectivité.

Le plan de préparation ministériel doit être transmis à la mission « passage à l'an 2000 » avant le 31 décembre 1998. En ce qui concerne le plan de sauvegarde ministériel, l'échéance est fixée au 28 février 1999. La date du 30 avril 1999 est retenue comme échéance pour l'élaboration des plans locaux de sauvegarde élaborés par les préfets avec le concours des échelons locaux du ministère.

Ces documents sont mis à la disposition du public (sous forme synthétique) et accessibles sur le site Internet ministériel.

Le « haut fonctionnaire an 2000 » accomplit en particulier les missions suivantes :

• animer le réseau de responsables an 2000 désignés dans les états-majors, directions et services ;

• coordonner et, le cas échéant, renforcer les actions de sensibilisation et de responsabilisation au sein du ministère et des organismes qui lui sont rattachés ;

• compléter le plan de préparation ministériel (à partir des travaux fournis par l'EMA, la DGA et le SGA) ;

• consolider le plan de sauvegarde ministériel (à partir des travaux fournis par l'EMA, la DGA et le SGA) ;

• mettre à la disposition du public les informations générales sur l'état de préparation au passage à l'an 2000 du ministère ainsi que les coordonnées d'interlocuteurs susceptibles de renseigner le public pour ce qui concerne son domaine d'attribution.

2.2.2. Coordination interministérielle.

2.2.2.1. Administration centrale.

Conformément aux dispositions de la circulaire interministérielle en référence, le « haut fonctionnaire an 2000 » est le correspondant unique de la mission « passage à l'an 2000 » pour le ministère de la défense.

La coordination et le suivi des travaux effectués par chaque département ministériel sont assurés par la mission « passage à l'an 2000 ». Le « haut fonctionnaire an 2000 » rédige un rapport mensuellement de la situation au sein d'un groupe de travail interministériel animé par la mission.

La mission « passage à l'an 2000 » fournit en tant que de besoin aux administrations son appui technique et méthodologique pour la mise au point des plans de préparation et des plans de sauvegarde.

Le secrétariat général de la défense nationale tient chaque mois des réunions avec les représentants des ministres membres de droit du conseil de défense ainsi que ceux des ministères dont les activités ont des conséquences directes sur la sécurité collective, la continuité de l'action régalienne de l'Etat, la défense militaire et les communications gouvernementales. Il rend compte de l'avancement et de la cohérence des travaux conduits par chacun de ces ministères au Premier ministre. La mission « passage à l'an 2000 » est associée à ces réunions.

2.2.2.2. Responsabilité des préfets.

La circulaire interministérielle citée en référence, dispose que chaque préfet de département doit assurer la plus large diffusion des actions de sensibilisation des acteurs privés et publics, doit coordonner localement les actions de préparation au passage à l'an 2000 du secteur public. Il est notamment chargé :

• de relayer auprès des partenaires locaux, en particulier les collectivités locales et leurs établissements publics, l'information diffusée par les administrations centrales ;

• d'engager toutes les actions de communication locales de nature à améliorer la sensibilisation des acteurs privés et publics ;

• de veiller à la bonne application dans le département des plans de préparation ministériels ;

• de s'assurer que les mesures nécessaires sont prises localement par les responsables des services essentiels à la population ;

• de diligenter les contrôles nécessaires dans les établissements recevant du public.

Chaque préfet dans son département doit en outre élaborer, avec le concours des responsables désignés et avant le 30 avril 1999, un plan local de sauvegarde qui sera mis à jour régulièrement.

Dans le cadre de ses compétences en matière de sécurité civile, il arrête en particulier les procédures à suivre pour répondre, en cas d'incidents, aux perturbations susceptibles de mettre en cause la sécurité des personnes ou d'affecter le fonctionnement des services publics locaux dont l'interruption, même pour un bref délai, aurait des conséquences graves pour la collectivité. Il rappelle les responsabilités qui leur incombent aux responsables des établissements dont l'activité présente des risques particuliers.

2.2.2.3. Responsabilités des autorités territoriales.

Les autorités responsables d'un site civil ou militaire relevant du ministère de la défense (caserne, port, base navale, base aérienne, hôpital, service, …) doivent élaborer un plan intrasite de sauvegarde (en particulier pour les systèmes enfouis et ce qui peut concerner les domaines de l'hygiène et de la sécurité du travail). Elles seront mises à contribution, en tant que de besoin, pour compléter le plan local de sauvegarde élaboré par le préfet du département. Les lignes directrices de ces plans locaux de sauvegarde seront transmises aux autorités civiles et militaires régionales par leur administration centrale.

Elles doivent également participer aux actions de communication locales de nature à dissiper toute crainte ou interrogation au sujet de sites présentant des risques particuliers (dépôts de munitions, missiles, …).

Les autorités régionales doivent veiller au bon déroulement de cette participation.

3. Conclusion.

Depuis plusieurs années, le ministère de la défense a lancé les opérations de recensement, d'évaluation et de correction des défaillances identifiées pour passer l'an 2000. La responsabilisation de l'ensemble des acteurs du ministère et du monde industriel doit être poursuivie, voire renforcée. Les nombreuses difficultés liées au passage à l'an 2000 seront surmontées grâce à cette forte mobilisation de l'ensemble des personnels du ministère de la défense. Sa démarche doit être à cet égard exemplaire.