Préambule.

Les modes d'interventions du service technique des transmissions d'infrastructure de la marine (SERTIM) dans le domaine des télécommunications d'infrastructure sont variés ⁽¹⁾. La réalisation d'une opération nécessite le plus souvent la coopération de plusieurs entités qui doivent partager le même objectif : satisfaire les besoins du client utilisateur au moindre coût et dans les délais fixés.

Pour parvenir à ce but, il est indispensable qu'à un type d'opération déterminée corresponde une méthode de management qui s'intègre parfaitement à celles mises en œuvre par l'entité dirigeante, mais qui permette aussi de fédérer l'ensemble des acteurs et des processus à mettre en œuvre. Il en est ainsi des programmes d'armement gérés par la délégation générale pour l'armement (DGA) ⁽²⁾ ou des opérations d'infrastructure menées par la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM) ⁽³⁾. Il doit en être de même pour les opérations de télécommunications d'infrastructure gérées par le SERTIM : tel est l'objectif recherché par la présente instruction.

1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet d'arrêter les dispositions à appliquer pour la conduite des projets liés aux opérations de transmissions d'infrastructure confiées au SERTIM depuis l'expression du besoin jusqu'à la mise en service opérationnel.

Elle se propose :

• de formaliser les organisations, les procédures et les outils qui contribuent à la conduite des projets dans le domaine des télécommunications d'infrastructure ⁽⁴⁾ ;

• de différencier clairement les différents acteurs et leur rôle respectif : clients, direction de projet et maîtrise d'œuvre ⁽⁵⁾.

2. Domaine d'application.

La présente instruction s'applique à tous les projets de télécommunications d'infrastructure, dont les montants globaux sont supérieurs à la valeur d'un achat sur facture (ASF) ⁽⁶⁾, pour lesquels le SERTIM ⁽⁷⁾ intervient comme directeur de projet ^{(8) (9)}.

Les projets d'un montant global inférieur à un ASF sont suivis selon des dispositions locales prises par les services transmissions et informatique de région (STIR) ⁽¹⁰⁾ et les SERTIM de port.

La présente instruction n'est pas applicable aux projets spécifiques des organismes cessionnaires, mais les dispositions prises localement pour ce type d'opération peuvent s'en inspirer largement.

3. Modularité d'application des outils dans la conduite des projets.

La formalisation des organisations et des procédures, ainsi que l'utilisation des outils de conduite de projet décrits dans la présente instruction, ne doivent pas engendrer de lourdeur excessive, mais doivent être adaptées aux enjeux du projet.

A cette fin, il est laissé à l'arbitrage des commandants de STIR, pour les opérations locales ou déconcentrées, le type d'organisation retenue ainsi que les outils qui seront mis en œuvre. Le type d'organisation porte sur le choix de mise en place des différents comités décrits au 7. Les outils à mettre en œuvre sont choisis parmi ceux décrits au 10. Ces choix sont consignés dans la fiche de suivi de projet selon le modèle de l'annexe II.

4. Classement des projets.

Un projet est une opération qui par son importance, technique et (ou) opérationnelle, mérite une organisation et un suivi particulier.

Un projet peut être :

• local : le SERTIM de port conduit le projet selon ses propres procédures [telles les opérations pour le compte de cessionnaires ou les opérations qui relèvent des petites opérations de transmissions (POTRA)] ;

• national : il est suivi et financé au niveau national, c'est le cas de toutes les opérations inscrites au schéma prévisionnel des opérations de transmissions à terre (SPOT).

Un projet peut être :

• simple : site unique, service technique unique ;

• complexe : sites et services techniques multiples.

Un projet national peut être :

• centralisé : la direction de projet est assurée par le SERTIM central ;

• délégué : la direction de projet d'un projet complexe concernant plusieurs sites, et éventuellement plusieurs services techniques, est déléguée par le SERTIM central à un SERTIM de port ;

• déconcentré : la direction de projet d'un projet simple ou complexe (plusieurs services techniques mais site unique dans ce cas) est assurée par le SERTIM de port. C'est le cas le plus courant des projets initialisés localement.

Dans la suite de l'instruction, les termes « opération » et « projet » devront être considérés comme synonymes.

5. Conditions d'élaboration d'une fiche de caractéristiques militaires dans un projet du SERTIM.

Un projet conduit par le SERTIM est soumis à la rédaction d'une fiche de caractéristiques militaires par décision de l'état-major de la marine (EMM). Cette décision est dictée selon divers critères liés à la criticité du projet. Cette décision est motivée par les choix techniques, les éléments financiers ou l'implication opérationnelle du projet pour la marine.

6. Les phases du cycle de vie couvertes par l'instruction.

Le cycle de vie d'un produit, terme générique qui s'applique ici aux installations de transmissions d'infrastructure, peut se découper en différents stades :

• la préparation ;

• la conception ;

• la réalisation ;

• l'utilisation.

Chacun de ces stades se décline en différentes phases. Ainsi, le stade de conception englobe une phase de faisabilité et une phase de définition. Le stade de réalisation comporte trois phases : développement, industrialisation et production. Chacune de ces phases et chacun de ces stades sont marqués par des décisions et des documents formalisés qui constituent les jalons du projet.

La présente instruction sur la conduite de projet recouvre les stades de préparation, de conception et de réalisation.

7. L'organisation matricielle dans la conduite d'un projet. (11)

La conduite d'un projet implique la participation de plusieurs types d'acteurs appartenant à des organisations différentes. Il est essentiel de les identifier et de préciser le rôle de chacun.

Ceux-ci se classent en trois catégories selon leur rôle :

• les clients : le client acquéreur (EMM en général), et le client utilisateur (STIR ou formation à terre) ;

• la direction de projet : elle est constituée des organismes étatiques qui représentent la puissance publique ;

• la maîtrise d'œuvre : elle est constituée des organismes à caractère industriel qui sont chargés des tâches de conception et d'exécution.

L'annexe I représente schématiquement l'organisation matricielle qui est mise en place pour la conduite d'un projet complexe national centralisé lorsque le SERTIM central est directeur de projet.

L'organisation décrite ci-dessous fait apparaître un certain nombre d'intervenants dans des fonctions différentes. Afin de simplifier les structures pour des projets de faible envergure, certaines fonctions peuvent être cumulées par un même intervenant. Au lancement du projet une liste est établie précisant le nom des intervenants et les fonctions assurées par ceux-ci.

7.1. Les clients.

7.1.1. Le client acquéreur.

C'est l'entité organique pour le compte de laquelle sont exécutés les travaux. Il appartient à ce dernier de définir et de valider les programmes, d'arrêter les opérations exécutoires et de mettre en place les financements correspondants.

Le client acquéreur le plus fréquent dans le domaine des télécommunications est l'EMM. Les autres clients acquéreurs sont les directions et services de la marine.

L'autorité maritime locale (AML) est le client acquéreur lorsque l'opération menée pour les besoins de la marine est locale, ou le représente lorsque l'opération est nationale. Les commandants des TIR représentent le plus souvent l'AML.

L'annexe III précise le rôle et les attributions du client acquéreur.

7.1.2. Le client utilisateur.

C'est l'entité organique qui utilisera directement l'installation réalisée. Il est généralement à l'origine du besoin exprimé.

Lorsqu'une opération est d'intérêt général, les clients utilisateurs sont les STIR.

Ainsi, les STIR sont le plus souvent à la fois client utilisateur et représentant du client acquéreur par délégation de l'AML.

L'annexe IV précise le rôle et les attributions du client utilisateur.

7.2. La direction de projet.

La direction de projet regroupe les entités responsables de la spécification générale du système, de la définition de l'organisation du projet et du plan de financement, de la mise en place des marchés, du contrôle de l'exécution de l'opération.

L'annexe V précise le rôle et les attributions de la direction de projet.

Font partie de la direction de projet :

7.2.1. Le directeur de projet.

Le directeur de projet (DP) est l'entité organique qui assure la direction de l'opération, elle met en place une organisation, gère les finances mises à sa disposition, suit et contrôle l'exécution du projet, remet les installations au client. Pour une opération de transmission, le directeur de projet est le SERTIM : SERTIM central pour les opérations nationales ou SERTIM de port pour une opération locale.

Le DP assure l'interface entre les clients acquéreurs et utilisateurs et la maîtrise d'œuvre.

7.2.2. Le directeur de projet délégué.

Certaines tâches qui concourent à la direction de projet peuvent être déléguées dans le cadre d'une organisation spécifique. Cette organisation comprend alors un directeur de projet (DP) et des directeurs de projets délégués (DPD).

7.2.3. Le directeur de projet particulier.

Pour une opération complexe centralisée, dont la direction de projet n'est pas du ressort du SERTIM ⁽¹²⁾, le SERTIM central devient directeur de projet particulier (DPP). Cela signifie que vis-à-vis des services de la marine il est DP, mais que vis-à-vis de l'organisme DP il est DPP.

Dans une opération complexe qui implique des travaux de génie civil ou d'énergie, la direction des travaux maritimes (DTM) locale et la direction des constructions navales (DCN) sont des DPP.

7.2.4. Le directeur de projet conjoint.

De même, pour une opération complexe centralisée, la direction de projet peut être conjointe avec d'autres organismes ⁽¹³⁾, le SERTIM central devient directeur de projet conjoint (DPC). Cela signifie qu'au sein du SERTIM, il est DP mais que vis-à-vis de l'organisme partenaire il est DPC.

7.2.5. Le chargé d'affaire général.

Le chargé d'affaire général (CAG) est une personne physique agissant par délégation du SERTIM central qui est directeur de projet. Il est nommément désigné au début du projet et assure la direction générale de l'opération pour le compte des clients acquéreurs et utilisateurs, il représente le DP.

7.2.6. Le chargé d'affaire général local.

Le chargé d'affaire général local (CAG/L) est une personne physique agissant par délégation du directeur de projet délégué lorsque le SERTIM de port est DPD, par délégation du directeur de projet lorsque le SERTIM de port est DP.

Le chargé d'affaire général local appartient donc à un SERTIM de port. Il est nommément désigné au début du projet et assure la direction générale de l'opération au sein du SERTIM de port. Il est l'interlocuteur privilégié du CAG dans le cas d'une opération complexe nationale centralisée.

7.2.7. Les chargés d'affaires.

Les chargés d'affaires, personnes physiques du SERTIM central ou des SERTIM de ports sont responsables de tâches particulières au sein de la direction de projet. Ils sont nommément désignés au début du projet et agissent pour le compte du CAG ou des CAG/L.

7.3. La maîtrise d'œuvre.

La maîtrise d'œuvre regroupe les entités responsables de la conception et des réalisations liées à une opération de transmission.

L'annexe VI précise le rôle et les attributions de la maîtrise d'œuvre.

Font partie de la maîtrise d'œuvre :

7.3.1. Le maître d'œuvre principal.

Le maître d'œuvre principal, entité organique, est responsable de la réalisation globale d'un projet. Il assure la coordination générale des études et des travaux et gère l'interface avec le directeur de projet (DP) et les maîtres d'œuvre particuliers (MOP) pour ce qui concerne les opérations complexes. Lorsque le maître d'œuvre principal est un industriel sa dénomination est MOI : maître d'œuvre industriel.

7.3.2. Le maître d'œuvre particulier.

Les tâches qui concourent à la maîtrise d'œuvre peuvent être déléguées dans le cadre d'une organisation spécifique. Cette organisation comprend alors un maître d'œuvre principal (MO) et des maîtres d'œuvre particuliers (MOP).

Pour un projet complexe centralisé, dont la maîtrise d'œuvre principale n'est pas du ressort du SERTIM, la coordination avec les SERTIM des ports est assurée par le SERTIM central qui devient maître d'œuvre particulier (MOP). Cela signifie qu'au sein du SERTIM, il est MO mais que vis-à-vis de l'organisme désigné MO il est MOP.

Lorsque le MO est un industriel (MOI), le SERTIM central et les SERTIM des ports sont des MOP.

Le maître d'œuvre particulier, entité organique, est responsable de la conception et de la réalisation des ouvrages et de l'exécution des tâches de sa compétence technique ⁽¹⁴⁾.

Le SERTIM de port est MOP lorsqu'il est lui-même responsable de l'exécution des travaux liés à :

• une opération d'un autre domaine technique qui génère des transmissions ;

• une opération dont le SERTIM central est MO ou MOP ;

• une opération dont la maîtrise d'œuvre est confiée à un industriel ;

• une opération transmission décentralisée impliquant plusieurs SERTIM de port dont un est MOD.

7.3.3. Le maître d'œuvre délégué.

Pour les projets nationaux décentralisés, la fonction de maître d'œuvre principal du SERTIM central est déléguée au SERTIM de port qui devient maître d'œuvre principal délégué (MOD) lorsque cette fonction n'est pas confiée à un industriel.

7.3.4. Le chef de projet télécom.

Le chef de projet télécom (CPT) est une personne physique agissant par délégation du MO. Il est nommément désigné au début du projet par celui-ci, il assure la coordination de toutes les phases d'étude, de réalisation, de qualification et de réception.

Le CPT appartient donc soit à un industriel, soit au SERTIM central, soit à un SERTIM de port lorsque celui-ci assure la MO dans le cadre d'un projet local, soit d'un projet national délégué ou déconcentré.

7.3.5. Le chef de projet télécom local.

Le chef de projet télécom local (CPT/L) est une personne physique agissant par délégation du MOP. Il est nommément désigné au début du projet par le MOP et assure la coordination de toutes les phases d'études, de réalisations, de qualifications et de réceptions qui incombent au MOP. Le CPT/L appartient à un SERTIM de port, il est l'interlocuteur privilégié du CPT.

7.3.6. Les responsables de tâches du projet.

Les responsables de tâches du projet, personnes physiques, assistent le chef de projet télécom (CPT) ou le chef de projet télécom local (CPT/L) dans l'exécution des tâches.

Le MO peut donc à la fois désigner le CPT et des RT au sein de son organisation.

Le MOP peut donc à la fois désigner le CPT/L et des RT au sein de son organisation.

8. L'organisation du suivi du projet.

Lorsque l'importance du projet le justifie, l'organisation matricielle décrite ci-dessus nécessite pour optimiser et assurer la maîtrise du déroulement du projet la mise en place d'instances de concertation :

• un comité de pilotage ;

• un comité technique ;

• un comité logistique et exploitation.

L'annexe VII précise le rôle des différents comités.

8.1. Le comité de pilotage.

Le comité de pilotage comprend :

• le client acquéreur ;

• la direction de projet (DP + DPD) dont les représentants sont le CAG et les CAG/L ;

• la maîtrise d'œuvre (MO + MOP) dont les représentants sont le CPT et les CPT/L.

8.2. Le comité technique.

Le comité technique comprend :

• la direction de projet (DP + DPD) ;

• la maîtrise d'œuvre (MO + MOP) ;

• les clients acquéreur et utilisateur, s'ils le souhaitent, pour information.

8.3. Le comité logistique et exploitation.

Le comité logistique et exploitation comprend :

• le client acquéreur ;

• le client utilisateur ;

• la direction de projet (DP + DPD) ;

• la maîtrise d'œuvre (MO + MOP).

9. Les jalons d'un projet.

L'avancement d'un projet se situe par rapport à des événements normés appelés jalons. Ceux-ci peuvent être différents selon le classement de l'opération et sont résumés dans l'annexe VIII. Le tableau présenté permet de faire l'équivalence des différents jalons selon le classement de l'opération. Seuls les jalons qui font l'objet d'un suivi au niveau national sont repris dans cette instruction.

9.1. Les jalons d'un projet national centralisé faisant l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

Le besoin militaire se précise au cours du stade de conception d'un programme ; les diverses FCM ⁽¹⁵⁾ traduisent cette évolution.

9.1.1. La fiche de caractéristiques militaires exploratoires.

Elle est à l'origine du programme et déclenche la phase de faisabilité. Le SERTIM propose une rédaction de la fiche de caractéristiques militaires exploratoires (FCME) à l'EMM. Une FCME peut être élaborée à partir des indications d'un schéma directeur.

Cette fiche préconise les éventails de solutions possibles en comparant notamment tous les éléments objectifs dans les domaines de l'efficacité, des coûts, des délais.

9.1.2. La fiche de caractéristiques militaires provisoires.

Elle correspond à la rédaction d'un dossier d'orientation dont l'approbation engage la phase de définition. La fiche de caractéristiques militaires provisoires (FCMP) fait un choix parmi les concepts énoncés dans la FCME.

La FCMP peut être mise à jour en fonction de l'avancement des études durant la phase de définition.

9.1.3. La fiche de caractéristiques militaires de référence.

Elle correspond à la rédaction du dossier de lancement du développement ou de réalisation dont l'approbation engage le stade de réalisation. La fiche de caractéristiques militaires de référence (FCMR) décrit avec précision les besoins opérationnels et s'appuie sur une spécification technique de besoins établie par le service. Celle-ci traduit sur le plan technique la solution retenue.

9.1.4. La mise en service opérationnel.

La mise en service opérationnel (MCO) est une décision du client acquéreur et fait suite à l'acceptation des essais de réception des installations. Une commission locale ou nationale d'essai (CLE ou CNE) se prononce sur l'acceptation des essais effectués.

9.2. Les jalons d'un projet national centralisé n'ayant pas fait l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

A l'instar des SERTIM de ports, le SERTIM central peut traiter des opérations particularisées à caractère national mais qui ne donnent pas lieu à des opérations locales et donc à l'établissement de DDP dans les ports ⁽¹⁶⁾.

Ce type d'opération fait l'objet d'une inscription au projet de budget après établissement d'une FDE transmise au chef de la section ingénierie et techniques du SERTIM central. L'opération est inscrite au SPOT après arbitrage budgétaire de l'EMM.

9.2.1. Le schéma directeur, jalon facultatif.

Dans un programme d'armement il peut exister une phase préalable à la phase de faisabilité qui se situe au stade de la préparation. Cette phase débute par un objectif d'état-major (OEM) et peut donner lieu à un développement exploratoire. S'il n'existe aucune étape équivalente pour les opérations de télécommunications d'infrastructure on peut cependant considérer que l'établissement d'un schéma directeur constitue pour un domaine déterminé une phase de préparation. Ainsi, un schéma directeur peut être à l'origine de divers projets.

9.2.2. La fiche descriptive et estimative.

La fiche descriptive et estimative (FDE) doit décrire très sommairement la solution retenue et la justifier. Elle donne l'enveloppe budgétaire du projet et propose le montage financier, ainsi qu'une organisation possible de la direction de projet.

Une FDE peut être rédigée en application d'un schéma directeur approuvé par le département. Le schéma directeur fait alors office de la fiche expression de besoin (FEB).

9.2.3. L'arbitrage budgétaire.

L'arbitrage budgétaire est préparé par le SERTIM, section ingénierie et technique (SIT), il est soumis à l'EMM et indique la liste de toutes les opérations qui sont retenues dans l'année. Une indication de priorité des affaires peut figurer dans ce document. Le document d'arbitrage budgétaire est amont à la parution du SPOT.

Le document d'arbitrage budgétaire est donc le document d'approbation des opérations nationales centralisées non soumises à FCM.

9.2.4. La mise en service opérationnel.

Voir le 9.1.4 ci-dessus.

9.3. Les jalons d'un projet national déconcentré.

Les jalons d'une opération nationale déconcentrée dans un port sont identiques que l'opération soit simple, complexe ou qu'elle soit l'objet d'une délégation du SERTIM central.

9.3.1. Le schéma directeur, jalon facultatif.

Voir le 9.2.1 ci-dessus.

9.3.2. La fiche expression de besoin.

La fiche d'expression de besoin est un document qui émane du client acquéreur ou utilisateur. Dans le dernier cas, la FEB doit être validée par le client acquéreur. Cette fiche exprime le besoin militaire en termes de fonctions à remplir, de performances attendues, de disponibilité, d'autonomie du système, de contraintes d'environnement ou d'exploitation, de coûts, de délais.

Les SERTIM de ports participent si nécessaire à la rédaction de la FEB.

9.3.3. La fiche descriptive et estimative.

La fiche descriptive et estimative (FDE) doit décrire très sommairement la solution retenue et la justifier. Toute FDE est accompagnée d'une fiche de suivi de projet (FSP) qui initialise la demande d'inscription au SPOT. Elle donne l'enveloppe budgétaire du projet et propose le montage financier, ainsi qu'une organisation possible de la direction du projet. Elle fixe les choix retenus pour le suivi, et les outils qui seront mis en œuvre dans la conduite du projet.

A défaut de FEB une FDE peut être rédigée en application d'un schéma directeur approuvé par le département. Le schéma directeur fait alors office de FEB.

9.3.4. Le schéma prévisionnel des opérations de transmissions à terre.

Le SPOT est le document de base de l'EMM pour la programmation des opérations de transmissions à terre.

Il élabore un plan glissant à trois ans de toutes les opérations relevant de sa compétence. Diffusé en début d'année, il est le document d'approbation pour les projets nationaux déconcentrés et rend les opérations inscrites exécutables pour l'année en cours.

9.3.5. Le dossier de définition d'un projet.

Ce document ⁽¹⁷⁾ élaboré par les SERTIM des ports marque la fin de l'étude de définition du projet.

Son élaboration, les modalités d'approbation et de diffusion font l'objet d'une instruction du SERTIM central ⁽¹⁸⁾.

9.3.6. La décision ministérielle.

La décision ministérielle (DM) constitue l'ultime étape de décision d'exécution d'un projet déconcentré. Ce document élaboré par le SERTIM et visé par l'EMM permet de mettre en place les crédits qui seront engagés et liquidés localement.

La réception de la décision ministérielle par un SERTIM de port marque le début du stade de réalisation.

9.3.7. La mise en service opérationnel.

Voir le 9.1.4 ci-dessus.

10. Les phases d'un projet.

10.1. La phase de préparation.

La phase de préparation se traduit par la rédaction d'un schéma directeur. Celui-ci fixe les objectifs à atteindre : techniques, budgétaires et calendaires.

10.2. La phase de faisabilité.

10.2.1. Projet national centralisé faisant l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

La phase faisabilité commence par l'examen du besoin à satisfaire exprimé sous forme fiche de caractéristiques militaires exploratoires (FCME). La FCME est rédigée par le client acquéreur avec les éléments transmis par le SERTIM.

Pour une opération complexe, la FCME doit couvrir tous les domaines techniques et géographiques intéressant l'opération, elle comporte donc dans sa partie financière les incidences budgétaires dans les domaines de l'infrastructure et de l'énergie. L'opération est inscrite au SPOT, elle est déclinée par port et par domaine.

Les études qui s'engagent à la vue de la FCME doivent permettre au client acquéreur (état-major) de faire les choix fondamentaux qui conditionneront la suite de l'opération. Le recours à l'analyse fonctionnelle est préconisé.

Les conclusions de l'étude de faisabilité apparaissent dans la fiche de caractéristiques militaires provisoires.

10.2.2. Projet national centralisé n'ayant pas fait l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

La phase faisabilité est sur l'initiative du SERTIM central. Le besoin à satisfaire provient soit d'un schéma directeur, soit d'un besoin ponctuel et identifié par les sections techniques du SERTIM central ⁽¹⁹⁾.

La FDE correspondante est soumise à l'EMM pour accord. La FDE n'a pas dans ce cas de formalisme particulier.

10.2.3. Projet national déconcentré.

La phase faisabilité commence par l'examen du besoin à satisfaire, exprimé sous forme de fiche d'expression de besoins (FEB) ou de schéma directeur. Une FEB doit être rédigée, avec le concours si nécessaire du SERTIM, par les clients utilisateurs ou acquéreurs. Elle est transmise par le client acquéreur au SERTIM.

Le SERTIM concerné désigne le chargé d'affaire général local (CAG/L). Celui-ci arrête les grandes lignes de l'organisation à mettre en place pour traiter l'opération, il crée une fiche de suivi de projet (FSP) qui reprend certains éléments de la FEB et recense, dans le cas d'une opération complexe, les chargés d'affaires (CA) ⁽²⁰⁾.

Le CAG prend les dispositions pour l'établissement de la FDE ⁽²¹⁾ qui donnera les éléments techniques et financiers permettant au client acquéreur de se prononcer sur la suite à donner au projet.

Pour une opération complexe, la FDE couvrira tous les domaines techniques et géographiques intéressant l'opération, elle comportera donc, pour une opération transmission avec incidences infrastructure et énergie, les FDE ou estimations des autres services techniques concernés. Une FDE d'un CA est toujours transmise en premier lieu au CAG/L de l'opération. Le CAG/L peut être amené à rédiger une spécification technique de besoin (STB) pour préciser aux CA le travail qui leur est demandé.

L'acceptation de la FDE, qui se traduit en général par l'inscription de l'opération par l'autorité décisionnelle dans une programmation prévisionnelle, clôture la phase de faisabilité. Pour la programmation SPOT, c'est le compte rendu de la réunion de la commission mixte des transmissions (COMIXTE) du port qui indique la suite donnée localement aux FDE et officialise les CAG/L. La parution du SPOTofficialise l'opération.

10.3. La phase de définition.

10.3.1. Projet national centralisé faisant l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

La phase de définition qui s'engage avec la parution de la FCMP a pour objet de définir entièrement et précisément l'opération en termes techniques, financiers et calendaires. Elle donne lieu généralement à un marché d'étude. Lorsque la définition est acquise, l'état-major diffuse une fiche de caractéristiques militaires de référence à partir des éléments fournis par le SERTIM.

10.3.2. Projet national centralisé n'ayant pas fait l'objet d'une fiche de caractéristique militaires.

Sans objet.

10.3.3. Projet national déconcentré.

La phase de définition qui débute à l'acceptation de la FDE et se termine à la réception de la décision ministérielle (DM), comporte deux jalons intermédiaires essentiels : le SPOTet le DDP.

L'inscription de l'opération au SPOTà la vue de la FDE et de la FSP marque le début de la phase de définition. Celle-ci est alors retenue au budget de l'année N.

La parution au SPOTdoit être suivie par l'établissement du dossier de définition du projet (DDP), objectif essentiel de la phase de définition. Cette transmission doit se faire au plus tard avant la fin du premier trimestre de l'année N lorsque l'opération a été retenue dans le SPOTpour l'année N.

Un DDP peut être soumis à un accord technique préalable du SERTIM central. La demande formelle d'accord technique est laissée à l'appréciation du chef du SERTIM de port. Le SERTIM central peut cependant exercer un contrôle à tous les stades d'avancement du projet. Un DDP d'une opération transmission complexe regroupe toutes les pièces des autres services techniques concernés.

La transmission du DDP doit répondre, par ailleurs, aux directives ou recommandations propres aux programmations budgétaires dont l'opération relève les transmissions (TRANS), la force océanographique et stratégique (FOST), l'aéronautique (AERO), l'infrastructure (INFRA), ENERGIE, informatique, l'état-major des armées (EMA), … Ces règles d'établissement, d'acheminement et de suivi des projets transmissions, sont rappelées dans une instruction générale du SERTIM central ⁽²²⁾.

Il reste entendu que, compte tenu d'une urgence signalée, une opération peut être approuvée selon une procédure accélérée entre le SERTIM central et le client acquéreur.

La phase de définition se termine par la mise en place des crédits locaux grâce à la décision ministérielle.

10.4. Les phases de réalisation.

10.4.1. Projet national centralisé faisant l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

Le début du stade de réalisation est marqué par la diffusion de la FCMR.

La mise en place et la qualification d'un réseau expérimental (REX) peuvent être assimilées aux phases de développement et d'industrialisation d'un programme d'armement. Généralement, le REX est inclus dans le marché d'étude cité ci-dessus. Il a pour vocation de valider les choix et de qualifier la définition.

Le déploiement dans les ports est assimilé à la phase de production d'un programme d'armement.

Les déploiements sont inscrits au SPOT comme étant intégrés dans une opération complexe.

10.4.2. Projet national centralisé n'ayant pas fait l'objet d'une fiche de caractéristiques militaires.

Le début du stade de réalisation est marqué par l'approbation budgétaire de l'opération. Elle est inscrite au SPOTet est exécutable dès la mise en place des crédits.

Les déploiements éventuels dans les ports sont des affaires simples qui ne sont pas inscrites au SPOTet sont gérées en tant que telles.

10.4.3. Projet national déconcentré.

Le stade de réalisation débute dès la mise en place des crédits et s'achève après la mise en service opérationnel de l'installation.

Pour une opération complexe, avec SERTIM central ou de port DP, le chargé d'affaire général local confirme au(x) CA que l'opération est à exécuter et qu'il assure sa coordination générale.

Lorsque la DGA/SPOTI est chargée de certains approvisionnements, c'est le SERTIM central qui exprime auprès de ce service les besoins des ports.

Les approvisionnements réalisés sont livrés directement dans les magasins locaux ou, suivant les types de matériels, directement sur les sites d'installation.

La phase de réalisation est clôturée par la réception technique des travaux (relations DP/DPP-MO).

10.5. La phase de livraison.

Bien qu'intégrée dans le stade de la réalisation, la phase de livraison mérite une attention particulière. Elle est identique, quel que soit le type d'opération.

Il est important de discerner les deux parties suivantes qui concourent à la livraison des installations :

• la partie recette contractuelle, dans le cadre d'un marché, entre le SERTIM et un industriel ou une entreprise (fin de la phase de production) ;

• la partie recette par la commission nationale ou locale d'essais ⁽²³⁾ (CNE ou CLE), dans le cadre de modalités définies par ces commissions, entre le DP (SERTIM), le client acquéreur et le client utilisateur ou leurs représentants. Lorsque la recette est acceptée par la commission d'essais, le matériel est admis en service actif. La mise en service opérationnel peut alors être prononcée.

Il est fondamental de noter que la CNE (ou CLE) ne peut pas être convoquée, donc statuer, tant que la recette contractuelle avec l'industriel n'a pas été prononcée par la direction de projet.

La fin de l'opération, fermeture de la fiche d'opération, intervient après l'établissement du procès-verbal d'acceptation des ouvrages par la CLE, elle clôture la phase de livraison.

Les opérations courantes ou banales qui ne font pas l'objet de mise en place de commission d'essai, sont considérées terminées et admises en service actif à la fermeture de la (FSP) et des comptabilités correspondantes.

Dans tous les cas, une admission en service actif se traduit par la prise en charge réglementaire des matériels concernés par le client utilisateur.

Une opération ainsi terminée, est transférée pour ce qui concerne son contenu physique, dans un autre domaine d'activité du SERTIM, celui du soutien. Les directives concernant ce domaine ne sont pas traitées par la présente instruction.

11. Les outils dans la conduite du projet.

Le but du présent paragraphe n'est pas de décrire les différents outils, supposés connus, mais de spécifier les outils qui doivent être mis en œuvre par le SERTIM pour la conduite des projets des télécommunications d'infrastructure.

Ceux-ci se situent sur deux plans distincts. Les premiers ont trait à la conduite des tâches au travers des aspects coûts et délais ⁽²⁴⁾, les seconds concernent l'assurance quant à l'obtention des objectifs visés au travers d'une démarche d'assurance de la qualité.

11.1. L'optimisation des coûts.

Le SERTIM n'est pas concepteur de produits mais se positionne pour les projets les plus complexes comme un intégrateur. Il s'agit dans cette optique, à partir de produits standards, ou tout au plus militarisés, de concevoir un système dont les fonctions de transfert correspondent aux attentes des clients. Certaines méthodes usuelles d'optimisation des coûts, telle l'analyse de la valeur, ne sont donc pas adaptées au service.

L'optimisation des coûts pour le SERTIM passe par :

• une démarche d'analyse fonctionnelle pour les projets les plus complexes ;

• la maîtrise des tâches à accomplir ;

• une ouverture la plus large possible à la concurrence pour les achats ;

• l'intégration le plus en amont possible du soutien logistique ;

• une standardisation des produits et logiciels employés ;

• l'homogénéité des produits au niveau national.

Mais le premier facteur dimensionnant est l'expression du besoin qu'il faut maîtriser au mieux dès l'origine. Pour les projets les plus complexes, il convient de programmer une revue de spécification (RS) dont l'objectif est de s'assurer que l'expression du besoin, qui est traduit dans la spécification technique de besoin (STB), est optimisée et exhaustive.

D'autre part, toujours dans un souci d'optimisation des coûts de possession, le SERTIM se doit de proposer aux clients acquéreurs et utilisateurs des modifications à l'expression de besoin lorsque celle-ci implique le développement de produits non normalisés ou en dehors des produits catalogue des constructeurs. Ce cas de figure se rencontre notamment dans les procédures d'exploitation envisagées. Il convient dans ce cas d'organiser une revue d'expression de besoin (REB) qui doit permettre aux clients acquéreurs et utilisateurs de décider des options en fonction des éléments chiffrés donnés par le service.

L'annexe IX résume le processus d'optimisation des coûts.

11.1.1. La revue de spécification.

La revue de spécification est initialisée par le directeur de projet. Elle consiste à examiner la spécification technique des besoins (STB) et à la comparer aux besoins, implicites ou explicites, exprimés par le client acquéreur.

11.1.2. La revue d'expression de besoin.

La revue d'expression de besoin est initialisée par le directeur de projet. Elle consiste à passer en revue les besoins exprimés par les clients acquéreurs ou utilisateurs, à estimer financièrement les fonctions demandées et à proposer des alternatives.

11.2. L'optimisation des délais.

L'optimisation des délais passe par :

• l'identification des diverses tâches à accomplir ;

• l'estimation de la durée de chaque tâche ;

• la définition d'une logique d'enchaînement entre toutes les tâches ;

• la définition d'un calendrier global dans lequel devront s'inscrire toutes les tâches ;

• l'identification des événements clés qui permettront de disposer de repères objectifs pour mesurer l'avancement du projet.

Pour répondre à ces divers facteurs les outils qui doivent être utilisés dans le service sont :

• l'organigramme des tâches (OT), qui répond au souci d'exhaustivité et qui doit permettre d'identifier pour chaque tâche la responsabilité des acteurs et les moyens à mettre en œuvre ;

• la méthode program evaluation and review technique (PERT), qui répond à plusieurs critères dont ceux de l'enchaînement des tâches, la définition d'un calendrier global et la mise en place des jalons.

11.3. L'assurance de la qualité dans la conduite d'un projet.

Le concept d'assurance de la qualité s'applique aux méthodes de conduite de projet. L'assurance de la qualité doit permettre d'apporter la preuve aux clients acquéreurs et utilisateurs que les risques potentiels sont maîtrisés et que les objectifs de performances, de coûts et de délais seront atteints.

A cette fin, les outils essentiels à mettre en œuvre sont :

• une spécification de management ;

• un plan qualité, celui-ci peut se décliner en un ensemble de plans : plan de sûreté de fonctionnement, plan de soutien logistique, plan de fiabilité, etc., selon les risques à maîtriser.

L'annexe X donne une structure type d'une spécification de management pour la conduite d'un projet.

12. La conduite d'un projet de télécommunications dans le cadre d'une opération d'infrastructure.

Une opération d'infrastructure peut générer une opération de télécommunications. Celle-ci se décline généralement en deux parties :

• des travaux spécifiques pour les besoins exprimés en télécommunications et intégrés dans les lots « courants faibles » ⁽²⁵⁾ des marchés des directions locales des travaux maritimes. Ce type de procédure et les spécifications techniques des travaux associés font l'objet d'une instruction commune entre le SERTIM et la DCTIM ⁽²⁶⁾ ;

• des installations sous la maîtrise d'œuvre particulière du SERTIM. Ces installations font l'objet de la pièce baptisée « titre 2 D » dans la procédure de conduite d'opérations d'infrastructure. Le dossier de définition du projet (DDP) correspondant a donc comme sous-titre « titre 2 D » et doit être conduit selon les mêmes errements que tout projet national déconcentré décrit dans la présente instruction, seules les procédures de diffusion et d'approbation sont différentes. Celles-ci sont rappelées dans une instruction générale du SERTIM ⁽²⁷⁾. Tout autre document demandé aux SERTIM de port dans le cadre d'une opération d'infrastructure obéit au formalisme de ce type d'opération et n'entre pas dans le cadre de cette instruction.