1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction. Champ d'application.

La présente instruction traite des attributions, du rôle et des rapports du maître de l'ouvrage (MO), du conducteur d'opération (CO) quand il en est nommé un, et du maître d'œuvre (MOe), lors de l'exécution des marchés et des commandes de travaux depuis leur notification jusqu'à l'expiration du délai de garantie éventuellement prolongé en application de l'article 44.2 du cahier des clauses administratives générales (CCAG).

Elle est applicable à toutes les opérations avec maîtrise d'œuvre privée.

En cas de maîtrise d'œuvre effectuée par le service, elle s'applique à celles d'un montant supérieur à 5 000 000 francs toutes taxes comprises (TTC) et, sauf décision particulière contraire du directeur local :

• a).  A celles d'un montant compris entre cinq fois le montant annuel maximum fixé par l'article 123 du code des marchés publics (ASF) et 5 000 000 francs TTC mais des simplifications peuvent alors être apportées dans les relations entre le CO et le MOe.

• b).  A celles d'un montant inférieur à 5 ASF mais seulement dans ses principes et sans séparation obligatoire entre le CO et le MOe.

1.2. Définition du maitre de l'ouvrage.

Le MO est la personne morale pour le compte de laquelle les travaux sont exécutés. Pour la plupart des opérations dont la réalisation est confiée au service, il s'agit de l'Etat, ministère de la défense.

Pour l'exécution du ou des marchés de travaux, il est représenté légalement par la personne responsable du marché (PRM) signataire du contrat et dont les attributions sont définies contractuellement par le CCAG travaux (désigné dans la suite par « le CCAG »).

Elles sont commentées dans le guide à l'intention des maîtres d'ouvrage et des maîtres d'œuvre diffusé par la circulaire du Premier ministre du 19 octobre 1976 (BOC, 1977, p. 204) et dans le guide particulier à l'usage des services extérieurs métropolitains des travaux maritimes concernant la passation et l'exécution des marchés publics de travaux (GUSEM).

1.3. Définition du conducteur d'opération.

Le CO, personnel moral, relève de la maîtrise d'ouvrage. S'il est identifié, il s'agit d'un échelon du service représenté par une personne physique désignée par le directeur local.

Il apporte à la PRM une assistance générale à caractère administratif, technique et financier pour la réalisation des ouvrages.

Il assure la direction de l'exécution de la maîtrise d'œuvre et, le cas échéant, des missions de contrôle technique, d'ordonnancement, de pilotage et de coordination (OPC), de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé, etc., qui sont hors du champ de la présente instruction.

En outre, il exécute les tâches qui lui délègue la PRM parmi celles qui lui sont dévolues par le CCAG.

1.4. Définition du maitre d'œuvre.

En matière de gestion de marché, le MOe est chargé de la direction et du contrôle de l'exécution des travaux. Il propose leur réception et leur règlement.

Il peut être de nature privée ou publique.

Dans le premier cas, il est lié au MO par un contrat assujetti aux dispositions de la loi 85-704 du 12 juillet 1985 (BOC, 1996, p. 1605) modifiée (dite loi MOP) et de ses textes d'application.

Dans le second cas, la maîtrise d'œuvre peut être assurée par un échelon du service, situation la plus fréquente, ou par un autre service de l'Etat.

1.5. Direction de l'exécution des études et travaux pendant la phase de réalisation d'une opération.

Le sujet est traité dans le sous-chapitre n^o 3 du guide à l'intention des maîtres d'ouvrage et des maîtres d'œuvre du 19 octobre 1976 (n.i. BO) précité, qui précise :

• a).  Que le MO, représenté par la PRM du marché d'ingénierie, s'il existe, ou par le directeur dans le cas contraire (assisté par le CO), est le responsable unique du programme.

• b).  Que le MOe est le responsable de la conception des ouvrages et du contrôle de leur exécution.

• c).  Que le MOe doit être considéré comme l'interlocuteur unique de l'entrepreneur.

Il résulte de ces dispositions que chacun des acteurs doit exiger de ses partenaires l'exécution intégrale des prestations dues et la prise des responsabilités fixées par les attributions ou les divers contrats, sans jamais se substituer à eux en cas de difficultés momentanées.

Ainsi le CO n'a pas à préparer les ordres de service qui sont du ressort du MOe mais obtenir de lui qu'ils soient émis en temps utile.

De même, le MOe n'a pas à exécuter les tâches mises à la charge de l'entreprise : établissement des notes de calculs d'exécution, des métrés, etc., toute insuffisance en la matière pouvant être sanctionnée par l'application des clauses du marché de travaux.

Il y a lieu de veiller aussi à ce que les nécessaires tâches de contrôle soient exécutées sans double emploi, et ne soient pas l'occasion de refaire indûment le travail de manière déguisée. Ce point concerne entre autres les vérifications des notes de calculs.

D'une manière générale, chacun doit être conscient que toute immixtion de l'administration dans les prérogatives d'un contractant a pour effet d'augmenter la responsabilité propre de l'intervenant et donc de celle de l'Etat et de diminuer celle du prestataire.

Par ailleurs, exécuter ou participer trop activement à l'exécution de tâches dues par un maître d'œuvre privé ou un entrepreneur consiste à procurer à ces derniers des avantages injustifiés de nature à fausser a posteriori le jeu de la concurrence.

Dans cette optique, le CO doit donner des directives strictes au MOe et celui-ci doit délivrer des ordres de service à l'entrepreneur, chacun contrôlant que les destinataires des prescriptions émises leur ont bien donné la suite qu'il convient.

Pour éviter toute dérive, la maîtrise d'œuvre privée ou publique évitera, sauf si elle est nécessaire pour le contrôle des travaux, une présence trop fréquente, et a fortiori continue, sur les chantiers, de nature à susciter des interventions intempestives et des sollicitations d'arbitrage qui ne rentrent pas, en général, dans ses attributions.

1.6. Maitrise d'œuvre privee. Maitrise d'œuvre publique.

La présente instruction distingue dans ses chapitres II et III le cas de la maîtrise d'œuvre privée et celui de la maîtrise d'œuvre publique :

Le chapitre II consacré aux marchés de travaux avec maîtrise d'œuvre privée met essentiellement l'accent sur le rôle de la maîtrise d'ouvrage en général et de la conduite d'opération en particulier, étant entendu que leurs relations avec le maître d'œuvre s'inscrivent dans le cadre du marché d'étude qui a été conclu au stade de la conception de l'ouvrage donc antérieurement à la dévolution des travaux.

Le rôle des acteurs représentant l'Etat consiste alors à faire respecter par les différents protagonistes privés des obligations de nature contractuelle.

Le chapitre III consacré aux marchés de travaux avec maîtrise d'œuvre publique s'intéresse beaucoup plus à cette dernière qui, vis-à-vis de la conduite d'opération, n'intervient plus dans un cadre contractuel mais s'intègre dans une structure administrative à l'intérieur de laquelle les relations sont de nature partenariales, et occasionnellement hiérarchiques.

Ces deux chapitres se complètent mutuellement et ne doivent pas faire oublier que dans tous les cas la gestion rigoureuse des marchés de travaux est une obligation stricte pour tous les intervenants agissant au nom de l'Etat.

2. Marchés de travaux avec maitrise d'œuvre privée.

2.1. Tâches incombant au conducteur d'opération.

Les tâches incombant au CO sont les suivantes :

2.1.1.

2.1.1.1. Contenu

Il dirige l'exécution de la mission du MOe.

A ce titre, il a une obligation de vigilance, il doit s'assurer, que la mission est correctement remplie et informer sans délai la PRM du marché correspondant des carences observées.

Sur le plan technique, il est tenu, en raison de ses compétences :

• de vérifier que les documents élaborés ne contiennent pas d'anomalies facilement décelables par un homme de l'art sans investigations particulières ;

• de signaler, à l'occasion de visites de chantier, les erreurs ou malfaçons d'exécution qu'un simple examen visuel permet de détecter.

Il s'agit de pouvoir être en mesure de réagir à temps à ces carences, c'est-à-dire avant qu'elles n'aient eu des conséquences irréversibles sur le prix, le délai d'exécution ou la qualité des ouvrages.

L'intensité du contrôle à exercer est très variable. Elle est fonction de la nature de l'opération et de la confiance que le CO est à même d'accorder au MOe et à l'entrepreneur chargé de l'exécution des travaux. Elle devra être particulièrement forte quand le respect du délai de livraison est impératif.

En cas de mission de contrôle technique, les avis exprimés sont adressés au CO en vue de leur transmission à l'entrepreneur et simultanément au MOe (en copie directe, pour action éventuelle en parallèle). En cas d'observation, le CO doit faire diligence s'il veut manifester son désaccord.

2.1.1.2. Contenu

Le signataire de la commande qui est une personne ayant fait l'objet d'une décision du directeur local conformément aux dispositions du dernier alinéa de l'article premier de l'arrêté du 22 janvier 1997 (BOC, p. 1170 ; abrogé par l'arrêté du 19 novembre 1999 BOC, p. 5395) modifié portant désignation des autorités habilitées à signer les marchés passés et les bons de commande émis par les directions et services du ministère de la défense, ou à engager l'Etat par des achats ou commandes effectués selon la procédure de l'article 123 du code des marchés publics.

La signataire de la commande a qualité pour passer celle-ci et lui apporter, le cas échéant, les modifications nécessaires mais il n'est pas habituellement chargé d'accomplir personnellement tous les actes afférents à son suivi et au contrôle de son exécution.

2.1.2.

2.1.2.1. Contenu

Il assure la gestion prévisionnelle des études et des travaux notamment à partir des informations que lui fournit le MOe sur leur état d'avancement, leur évolution prévisible et les événements susceptibles d'avoir une influence sur le prix, le délai d'exécution et la qualité des ouvrages ou de provoquer un contentieux avec l'entrepreneur (telles que réserves sur ordres de service ou non-conformités techniques). Il rend compte périodiquement des résultats de sa gestion au MO (bénéficiaire de l'opération, PRM) à l'égard duquel il est tenu à une obligation permanente d'information.

2.1.2.2. Contenu

La personne chargée de la commande (PC) qui effectue la plupart des tâches énumérées dans les paragraphes suivants analogues à celles confiées à la maîtrise d'œuvre d'exécution d'un marché de travaux. Celles-ci se situent, dans le temps, postérieurement à la signature de la commande et antérieurement à la certification de la facture correspondante.

La PC est habilitée à apporter des modifications à la commande dans les limites fixées par la présente instruction.

Elle peut être assistée et confier certaines tâches à un agent subordonné.

2.1.3.

Il vise au préalable tous les ordres de services ayant une incidence sur le prix, le délai d'exécution ou la qualité des ouvrages, notifiant des prix nouveaux pour les travaux non prévus, ou de nature à susciter un contentieux.

2.1.4.

Il dirige la procédure d'incorporation des prix nouveaux dans le marché et, le cas échéant, d'augmentation de sa masse initiale. Il doit notamment s'assurer que le MOe ne rencontre pas de difficultés dans l'application des procédures requises par le CCAG, en particulier pour celles découlant des articles 14 à 17 pour les modifications.

2.1.5.

Il participe ou se fait représenter aux réunions de chantier quand il le juge utile mais sans jamais s'immiscer dans les relations entre le MOe, qui les organise et les dirige, et l'entrepreneur.

2.1.6.

Il veille, le cas échéant, au bon déroulement des interventions sur le chantier des autres services de l'Etat ou des entreprises agissant pour le compte de ceux-ci.

2.1.7.

Il dirige, s'il y a lieu, la procédure de traitement des défauts donnant lieu à réfaction sur les prix ou dont la correction est susceptible d'avoir une incidence sur le délai quand son respect est impératif.

2.1.8.

Il apprécie la crédibilité du montant des décomptes mensuels et final.

2.1.9.

Il vise les acomptes mensuels et le solde, établit le décompte général et transmet ces documents au MOe pour notification.

2.1.10.

Il représente le maître de l'ouvrage à la visite faite avec le futur utilisateur avant la réception des travaux.

2.1.11.

Il participe généralement aux opérations préalables à celle-ci.

2.1.12.

Il procède à la remise des ouvrages à l'utilisateur.

2.1.13.

Il s'assure de la constitution continue du dossier des ouvrages exécutés (DOE) et vérifie que son contenu final répond aux prescriptions du marché.

2.1.14.

Il fait établir, le cas échéant, le dossier de maintenance des lieux de travail.

2.1.15.

Il instruit les réclamations formulées par l'entrepreneur et assiste, le cas échéant, le MO en cas de litiges portés à son niveau.

2.1.16.

Il assiste la PRM pour l'exercice des attributions qui lui sont dévolues par le CCAG ou agit à sa place dans le cadre des délégations dont il bénéficie.

Parmi les tâches incombant à la PRM au titre du CCAG travaux dont la liste est donnée en annexe I, on distingue :

• celles qu'il est recommandé de déléguer avec, dans certains cas, un seuil. La délégation, si elle ne fait pas l'objet de clauses contractuelles, figure dans une décision de la PRM qui est portée à la connaissance de l'entreprise ;

• celles qu'il est recommandé de ne pas déléguer.

Il est rappelé que les décisions de résiliation et la signature des avenants ne peuvent pas être déléguées.

2.1.17.

Il doit en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail :

• établir, le cas échéant, la déclaration préalable dans la forme et les délais requis ;

• prendre, si nécessaire, les dispositions qui conviennent pour la réalisation des accès et de certains réseaux avant toute intervention sur le chantier ;

• quand les travaux relèvent des dispositions du décret n^o 92-158 du 20 février 1992 (n.i. BO, JO du 22, p. 2779), veiller à ce que le MOe exerce les attributions dévolues à l'organisme contractant quand la coordination générale des mesures de prévention incombe à l'organisme utilisateur ;

• quand les travaux sont assujettis aux dispositions de la loi n^o 93-1418 du 31 décembre 1993 (n.i. BO, JO du 1er janvier 1994, p. 14), appliquer avec le maître d'œuvre et le coordonnateur les principes généraux de prévention énoncés aux alinéas a), b), c), e), f), g) et h) du II de l'article L. 230-2 du code du travail et aussi :

  • faire tenir à jour et adapter, au besoin, le plan général de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé ;

  • faire compléter le registre-journal de la coordination ;

  • constituer, dans les cas prévus par la réglementation, le collège interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail ;

  • faire tenir à jour le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage ;

  • remettre à l'utilisateur les extraits de ce document qui le concernent.

2.2. Tâches incombant au maitre d'œuvre.

Le rôle et les attributions du maître d'œuvre au stade de l'exécution des travaux sont définis par le CCAG correspondant et par le décret 93-1268 du 29 novembre 1993 (BOC, p. 2115) et son arrêté d'application du 21 décembre 1993 (BOC, p. 1628). La liste détaillée des tâches qui lui incombent au titre du CCAG est donnée en annexe II.

D'une façon générale, il doit :

2.2.1.

Lorsqu'elles ne font pas partie de sa mission, examiner la conformité au projet des études d'exécution ou de synthèse faites par le ou les entrepreneurs et les viser.

2.2.2.

Vérifier que les documents d'exécution ainsi que les ouvrages en cours de réalisation respectent les études effectuées.

2.2.3.

S'assurer que les documents produits par le ou les entrepreneurs, en application du ou des marchés ne comportent ni erreur, ni omission, ni contradiction normalement décelables par un homme de l'art.

2.2.4.

Contrôler que l'exécution des études et travaux s'effectue en conformité avec les prescriptions du ou des marchés, y compris leurs documents généraux et, avec celles du schéma directeur de la qualité, s'il en a été établi un.

2.2.5.

Délivrer tous ordres de service, établir tous procès-verbaux nécessaires à l'exécution du ou des marchés de réalisation, procéder aux constats contradictoires, organiser et diriger les réunions de chantier.

2.2.6.

Arrêter les prix provisoire de règlement des ouvrages ou éléments non prévus, après accord du CO.

2.2.7.

Effectuer l'ordonnancement, le pilotage et la coordination des travaux (OPC) quand le MO le charge de cette mission ou, quand elle est confiée à un autre prestataire, utiliser les renseignements que celui-ci fournit.

2.2.8.

Informer systématiquement le CO sur l'état d'avancement des travaux et les prévisions de dépenses avec fournitures de tous les éléments nécessaires à l'établissement des pièces relevant de la PRM.

2.2.9.

Vérifier les projets de décomptes mensuels et final et les demandes d'avances présentés par le ou les entrepreneurs.

2.2.10.

Accepter, après visa du CO, les projets de décomptes mensuels et final.

2.2.11.

Donner un avis au CO sur les réserves motivées éventuelles formulées par l'entrepreneur en cours d'exécution du marché et sur son décompte général.

2.2.12.

Assister le MO pour les opérations de réception ainsi que pendant la période de garantie de parfait achèvement. A ce titre il est chargé :

• de recueillir et rassembler les notices de fonctionnement et d'entretien ;

• d'organiser les opérations préalables à la réception des travaux ;

• d'assurer le suivi des réserves formulées lors de celle-ci jusqu'à leur levée ;

• de procéder à l'examen des désordres signalés par le CO ;

• de constituer le DOE.

2.2.13.

En cas de différend avec l'entrepreneur, donner son avis sur le mémoire de réclamation destiné à la PRM en application des dispositions de l'article 50 du CCAG.

2.2.14.

Informer le CO pour tout ce qui concerne les événements susceptibles d'avoir une incidence sur le prix, le délai et la qualité ou risquant d'entraîner un contentieux, telles que réserves sur ordres de service, non-conformités techniques.

En outre, il doit :

2.2.15.

Exercer les attributions dévolues à l'organisme contractant quand l'organisme utilisateur est chargé de la coordination générale des mesures à prendre en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

2.2.16.

Coopérer s'il y a lieu, avec le coordonnateur, arrêter en concertation avec lui les mesures d'organisation générale du chantier et participer le cas échéant au comité interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail.

2.3. Modifications.

2.3.1. Généralités.

La maîtrise des coûts et des délais constitue un objectif prioritaire. Les modifications sont une des principales causes de leurs dépassements. Elles contribuent, en outre, à alourdir les tâches administratives du service et à allonger les procédures car elles affectent les conditions initiales des marchés.

Elles ont des conséquences très fâcheuses sur la gestion du marché de maîtrise d'œuvre car, selon les dispositions de l'article 17 du CCAG prestations intellectuelles, toute modification entraînant un changement de prix doit être constatée par un avenant. Elles conduisent à rémunérer des études improductives et à changer le coût des travaux, toutes choses affectant les bases financières initiales du marché de maîtrise d'œuvre.

Enfin, elles sont de nature à engager la responsabilité de la PRM quand elles changent l'objet des marchés, bouleversent leur économie ou remettent en cause les conditions de la concurrence.

Il convient donc d'en limiter le nombre et l'ampleur en subordonnant notamment leur prise en considération à une procédure écrite mettant en jeu les différentes composantes de la maîtrise d'ouvrage et le MOe.

La limitation à un niveau aussi bas que possible du nombre et du montant des modifications constitue un objectif majeur de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM).

2.3.2. Catégories de modifications.

Elles revêtent deux natures : fonctionnelles et techniques.

Les premières sont décidées par l'autorité responsable de l'investissement. Elles donnent lieu à une correction formelle du programme par avenant au marché de maîtrise d'œuvre.

Les secondes ont un caractère technique et sont de la compétence du MOe quand elles sont sans incidence sur les coûts, les délais et la qualité de l'ouvrage. Dans le cas contraire, elles doivent avoir été approuvées préalablement par le CO.

2.3.3. Procédure d'incorporation des modifications dans les marchés de travaux.

2.3.3.1. Justification des modifications.

La justification des modifications fonctionnelles relève du MO et est effectuée par le CO.

Les projets d'ordre de service notifiant des travaux supplémentaires résultant de modifications techniques ayant une incidence sur les prix ou les délais doivent être adressés par le MOe au CO en vue de leur approbation préalable, accompagnés d'un rapport justificatif.

2.3.3.2. Initialisation des modifications au cours des réunions de chantier.

La maîtrise des coûts, des délais et de la qualité étant de la responsabilité du CO, seules les modifications techniques sans incidence sur ces facteurs peuvent être initialisées par le MOe au cours des réunions de chantier. Elles font ensuite l'objet d'un ordre de service notifié à l'entrepreneur avec copie au CO.

2.3.3.3. Prix nouveaux, contractualisation des prix provisoires.

Tout ordre de service émis par le MOe notifiant des prix provisoires pour rémunérer des ouvrages ou des travaux non prévus, doit être préalablement soumis à l'accord du CO avec toutes les pièces justifiant la convenance du prix.

La préparation et la présentation à la PRM d'un état supplémentaire de prix forfaitaires (ESPF) ou d'un bordereau supplémentaire de prix unitaires (BSPU), en vue de rendre contractuels les prix nouveaux selon la procédure de l'article 14.5 du CCAG, est de la responsabilité du CO.

Le projet doit être accompagné d'un rapport de présentation établi par le CO à partir des éléments que lui fournit le MOe (ou d'un rapport établi par le MOe que le CO transmet à la PRM avec son avis).

2.3.3.4. Augmentation de la masse initiale des travaux, décisions de poursuivre.

Le CO doit faire en sorte que le chantier ne soit pas arrêté en raison d'une situation financière ne permettant pas l'approbation d'une décision de poursuivre les travaux, à prendre en application de l'article 15.4 du CCAG. Il doit donc obtenir du MOe, en temps opportun, les éléments nécessaires à la demande d'augmentation de la dépense autorisée.

Le rapport de présentation du projet de décision de poursuivre, auquel est joint le dossier fourni par le MOe, est rédigé par le CO.

2.3.3.5. Prolongation du délai d'exécution.

Les éventuelles prolongations de délais, rendues nécessaires par les modifications, sont traitées sans retard dans les conditions prévues par l'article 19.21 du CCAG : proposition du MOe après débat avec l'entreprise transmise au CO pour présentation à la PRM.

2.4. Conformité et réception des ouvrages.

2.4.1. Conformité des ouvrages.

2.4.1.1. Contrôles de conformité.

Ceux-ci incombent au MOe.

Ils constituent une phase essentielle du processus d'exécution des travaux.

Ils comprennent toutes les opérations permettant de s'assurer que l'ouvrage réalisé répond aux spécifications du marché, en matière de performances et de dimensions.

Ils conditionnent la liquidation des dépenses.

En cas de procédure « qualité », le CO doit être informé par le MOe du résultat des contrôles effectués au titre des « points d'arrêt ».

Si le MOe a établi une liste de « contrôles formalisés de conformité », celle-ci doit être soumise au visa préalable du CO.

2.4.1.2. Traitement des défauts.

Les défauts peuvent concerner la sécurité ou la pérennité de l'ouvrage ainsi que le non-respect d'autres dispositions du marché.

Du point de vue de leur traitement, il convient d'en distinguer deux catégories.

La première regroupe, d'une part, ceux pouvant nuire à la sécurité, au comportement ou à l'utilisation des ouvrages et auxquels il doit être impérativement remédié, d'autre part, toutes les imperfections dont la correction ne pose pas de problèmes particuliers et est sans incidence sur la date de remise à l'utilisateur.

La deuxième regroupe ceux qui peuvent rentrer dans le cadre de l'article 41.7 du CCAG et ceux dont la correction a une incidence sur le délai, lorsqu'il existe une date impérative de remise à l'utilisateur.

Le traitement des défauts de la première catégorie relève du MOe et l'information du CO se fait au travers des comptes rendus de réunion de chantier et des ordres de service.

Le traitement des seconds ne peut intervenir qu'après concertation entre le MOe et le CO.

Le MOe doit proposer au CO une gamme de correctifs appropriés et signaler leurs incidences technique et calendaires ainsi que les conséquences éventuelles sur les garanties.

Le CO évalue la situation avec le représentant qualifié du MO. Le choix est alors arrêté et le MOe en est avisé.

La solution retenue devra prendre en compte les besoins opérationnels du MO sans pour autant décharger l'entrepreneur de ses responsabilités si elles sont clairement établies.

2.4.2. Réception des ouvrages.

Il est rappelé que celle-ci ne peut être prononcée que lorsque le but essentiel du contrat est atteint, c'est-à-dire lorsqu'il est possible de prendre possession de l'ouvrage.

Si le MOe estime que les travaux vont pouvoir être réceptionnés, il en informe le CO pour l'organisation d'une visite commune préliminaire à laquelle sont conviés les autres représentants de la maîtrise d'ouvrage.

Les observations résultant de ce premier examen sont communiquées par écrit au MOe afin qu'il en tienne compte pour les opérations préalables à la réception.

Le CO assiste à celles-ci en tant que représentant de la PRM. Il doit veiller à ce que tous les défauts d'exécution aient reçu un traitement approprié ou soient notés par le MOe comme réserves ; de même pour toutes les épreuves contractuelles non réalisées ou non concluantes. Il faut éviter, que les défauts non traités, ayant fait l'objet de courriers ou ayant été mentionnés dans un compte rendu de réunion de chantier, puissent être considérés plus tard, dans le cadre d'une éventuelle procédure contentieuse, comme des vices apparents lors de la réception.

Le CO doit s'assurer que les documents remis par le MOe sont complets et correctement rédigés.

Le CO transmet à la PRM les propositions du MOe accompagnées d'un avis motivé. Il doit, s'il y a lieu, s'assurer au préalable que l'entrepreneur, a bien remis au MOe les notices de fonctionnement et d'entretien des ouvrages (CCAG, art. 40).

Il communique ensuite au MOe la décision de la PRM concernant la réception.

Celle-ci entraîne le transfert au maître de l'ouvrage (représenté à ce stade par le service d'infrastructure) de la garde des ouvrages incombant antérieurement à l'entrepreneur.

Le CO assiste éventuellement aux opérations ultérieures de constatations permettant la levée des réserves.

2.4.3. Remise des ouvrages aux utilisateurs.

L'attention est attirée sur le fait que cette opération entraîne un nouveau transfert de la garde des ouvrages du service d'infrastructure vers l'utilisateur. Il convient donc d'effectuer la remise dans les plus brefs délais après la réception (avec ou sans réserves), afin d'éviter au service d'assumer une responsabilité inopportune.

La remise à l'utilisateur doit être formalisée par un procès-verbal contradictoire rédigé par le CO et cosigné des deux parties qui comprend en annexe :

• les observations éventuelles formulées ;

• la liste détaillée des matériels remis : clés, lots de maintenance, etc. ;

• la liste des réserves restant à lever.

Si l'ensemble des documents destiné à l'utilisateur n'est pas complet [en particulier en l'absence de certaines pièces issues du dossier des ouvrages exécutés (DOE)], une version provisoire doit être remise en même temps que l'ouvrage, et le CO doit en commenter le contenu.

Cette version provisoire comprendra au minimum :

• tous les documents (plans, notices de fonctionnement et de maintenance) issus du DOE nécessaires à l'exploitation immédiate de l'ouvrage ;

• la liste des garanties et les modalités pratiques de leur mise en action (personnes à contacter) ;

• les projets de contrats d'entretien que le ou les titulaires des marchés se sont éventuellement engagés à souscrire ;

• le cas échéant, une copie du dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage (DIUO) ou des pièces de celui-ci se rapportant au fonctionnement et à l'entretien ;

• le dossier de maintenance des lieux de travail (DMLT) s'il en est établi un.

Le CO s'attachera à ce que la version définitive des documents soit fournie dans les plus brefs délais.

2.4.4. Gestion de la garantie de parfait achèvement.

Pendant le délai correspondant :

• le CO est l'interlocuteur unique de l'utilisateur ;

• il donne au MOe les informations et instructions nécessaires pour que ce dernier procède à l'examen des désordres éventuels, puis à la mise en œuvre de la garantie.

Avant la fin de ce délai, il effectue à son initiative une visite de l'ouvrage avec l'utilisateur afin de déceler d'éventuels désordres ressortissant à la garantie.

Il propose, le cas échéant, à la personne responsable du marché la prolongation du délai en application de l'alinéa 44.2 du CCAG.

2.5. Liquidations.

2.5.1. Rappel des modalités de règlement des comptes des marchés de travaux.

2.5.1.1. Modalités de règlement.

Le code des marchés publics (CMP) et le CCAG distinguent trois types de versements :

• les avances qui sont des versements effectués préalablement à l'exécution de prestations objet d'un contrat. Elles se divisent en « avance forfaitaire » (art. 154 du CMP) et en « avances facultatives » pouvant être accordées à raison d'opérations préparatoires (art. 155 du CMP) ;

• les acomptes qui sont des versements partiels, effectués en cours de travaux, à valoir sur le montant de la créance finale. Ils sont, en principe, mensuels ;

• le solde qui est le versement ultime, effectué en fin de marché. S'il est négatif il convient d'essayer d'obtenir le remboursement des sommes dues par chèque au profit du Trésor public. Cette pièce sera transmise au comptable assignataire accompagnée d'un titre de perception.

2.5.1.2. Titre de créances.

Tout paiement est subordonné à l'émission, par l'entrepreneur, d'un tel titre. La seule exception à cette règle concerne l'avance forfaitaire qui est de droit, sauf si elle est refusée expressément.

Un sous-traitant accepté n'est pas titulaire d'un contrat avec l'Etat ; toutefois, la loi n^o 75-1334 du 31 décembre 1975 (n.i. BO, JO des 2 et 3 janvier 1976, p. 148) [modifiée et complétée par la loi n^o 81-1 du 2 janvier 1981 (n.i. BO, JO des 2 et 3, p. 150), la loi n^o 84-46 du 24 janvier 1984 (n.i. BO, JO du 25, p. 390) et la loi n^o 86-13 du 6 janvier 1986 (n.i. BO, JO du 7, p. 330)], a institué le paiement direct à son bénéfice lorsque le montant du contrat de sous-traitance atteint ou dépasse 4 000 francs TTC.

2.5.1.3. Projets de décomptes.

En matière de marchés publics de travaux, les titres de créances à émettre par l'entrepreneur sont :

• les projets de décomptes mensuels (art. 13.11 du CCAG) en vue du paiement des avances facultatives et des acomptes ;

• un projet de décompte final (art. 13.3 du CCAG) en vue du paiement du solde.

Ces documents sont établis en montants cumulés depuis l'origine du marché.

Pour tout paiement direct à un sous-traitant, il doit être joint au projet une attestation mentionnant l'accord de l'entrepreneur pour le règlement d'une somme nette [y compris taxe à la valeur ajoutée (TVA) et variation des prix]. Celui-ci est effectué au titre de l'acompte mensuel correspondant, par déduction sur les sommes dues à l'entrepreneur. Contrairement aux règles d'établissement de projets de décomptes, les montants figurant sur les attestations sont des montants partiels, en ce sens que les sommes indiquées doivent être réglées en supplément aux paiements antérieurs.

2.5.1.4. Suivi des sous-traitants acceptés.

Cette tâche incombe au CO. Il est rappelé que les annexes à l'acte d'engagement et les actes spéciaux sont destinés à permettre le paiement des sous-traitants acceptés respectivement avant et après la notification du marché.

Ce suivi impose une grande rigueur dans la vérification de l'établissement des documents précités (annexes à l'acte d'engagement et actes spéciaux) de manière à connaître à tout moment, le montant du marché qui peut faire l'objet d'un nantissement ou d'une cession de créances.

Lorsqu'un sous-traitant réclame ou entreprend une action directe auprès du MO, les paiements effectués à l'entrepreneur principal peuvent être diminués des sommes contestées, ceci jusqu'au règlement du litige (art. 13.6 du CCAG). Avant décision, le CO doit vérifier que les formes prévues par le CCAG (art. 13.5 et 13.6) ont été respectées. Ensuite, le CO doit apprécier le bien-fondé de la réclamation et le réalisme du montant réclamé par le sous-traitant afin de ne retenir que des montants raisonnables. Une réclamation dépassant le montant de l'annexe à l'acte d'engagement ou de l'acte spécial ne peut être prise en compte que jusqu'à ce montant, sauf si la procédure d'acceptation d'un nouvel acte spécial a déjà débuté.

2.5.1.5. Délais affectant les paiements.

Les mandatements doivent intervenir dans les délais suivants :

• avance forfaitaire : un mois à compter de la date d'effet de l'acte qui emporte commencement d'exécution du marché, de la tranche, du lot ou du sous-traité en fonction du planning d'exécution contractuel ou notifié ;

• avance facultative ou acompte mensuel : trente-cinq jours à compter de la date de réception par le maître d'œuvre du projet de décompte [décret n^o 94-787 du 7 septembre 1994 (n.i. BO, JO du 9, p. 13036)] ;

• solde : trente-cinq jours à compter de la date de notification du décompte général pour les marchés dont le délai contractuel d'exécution est inférieur ou égal à six mois ; deux (2) mois pour les marchés dont le délai susvisé est supérieur à six mois (décret n^o 94-787 du 7 septembre 1994 et art. 13.43 du CCAG).

2.5.2. Modalités détaillées de règlement des marchés, enchaînement des procédures.

Les procédures conduisant au paiement de l'entrepreneur et de ses sous-traitants comportent trois étapes. La dernière est informatisée.

2.5.2.1. Première étape manuelle.

Le CO établit les canevas de projets de décomptes pour chaque catégorie d'un lot d'une tranche du marché.

Il demande au MOe de notifier par ordre de service l'ensemble de ces canevas, accompagné de leur mode de renseignement, à l'entrepreneur titulaire du marché ou, en cas d'entrepreneurs groupés, au mandataire, à charge pour ce denrier de les diffuser à ses cotraitants.

2.5.2.2. Deuxième étape manuelle.

Elle se déroule suivant des filières différentes en fonction de la nature du paiement.

2.5.2.2.1. Avance forfaitaire.

Si le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) reprend le document-guide du service, le MOe établit le projet de décompte conformément au mode de renseignement notifié à l'entrepreneur. Il le transmet au CO.

Ultérieurement ce dernier devra comparer en permanence les sommes payées au montant total de la partie non sous-traitée du marché de façon à pouvoir faire procéder en temps utile au remboursement de l'avance.

2.5.2.2.2. Avances facultatives et acomptes périodiques.

Il est précisé que la très grande majorité des marchés fait l'objet d'acomptes mensuels mais que certains, d'un montant modeste, prévoient des paiements trimestriels en dérogation au CCAG mais conformément au CMP (art. 162).

L'entrepreneur établit le projet de décompte, daté et signé, et l'adresse au MOe, par courrier recommandé avec accusé réception ou le remet contre récépissé, accompagné des attestations pour paiements directs à ses sous-traitants. En cas d'entrepreneurs groupés, seul le mandataire peut valablement transmettre au MOe l'ensemble des projets établis par lui-même et pour ses cotraitants ainsi que les attestations susvisées.

Par application stricte de l'article 13.11 du CCAG, un unique projet de décompte est admis par mois, par entreprise et par marché ; en cas de multiples demandes de paiements pour le même mois, seule la première sera exploitée, les suivantes étant retournées à l'entrepreneur, à charge pour ce dernier de les présenter ultérieurement.

La date de réception du projet de décompte est celle du jour où le MOe l'a reçu effectivement. Elle doit être apposée sur le document.

Le MOe transforme, après acceptation ou rectification et en y apposant sa signature, le projet de décompte en décompte (art. 13.11 du CCAG). Il est transmis au CO qui en apprécie la crédibilité. Ce document sera ensuite utilisé pour déterminer le montant de l'acompte à régler (art. 13.21 du CCAG).

Il est rappelé qu'en application de la circulaire n^o 5016/SG du 17 mars 1970 (n.i. BO), l'ordre de grandeur de l'approximation des acomptes peut être de 5 p. 100. Malgré cette tolérance, il y a lieu d'être vigilant sur l'exactitude des projets de décompte présentés par l'entreprise et d'éviter les trop-perçus intermédiaires pouvant s'avérer délicats à récupérer en cas de règlement et a fortiori de liquidation judiciaire intervenant en cours de travaux.

2.5.2.2.3. Solde.

L'entrepreneur établit le projet, daté et signé, de décompte final et le transmet au MOe, dans les mêmes conditions que ci-dessus, accompagné éventuellement des attestations pour paiements directs à ses sous-traitants. En cas d'entrepreneurs groupés, se reporter au sous-paragraphe 5.2.2.2 ci-dessus.

Tous les montants figurant sur ce projet doivent être justifiés par des pièces annexes.

Il est précisé que le mois qui figure dans le projet de décompte final est celui portant effet de la réception.

Le projet de décompte final (y compris sur pièces annexes) est vérifié et, éventuellement, rectifié par le MOe dans les conditions définies en 5.2.2.2 ci-dessus.

Le MOe transforme, après acceptation ou rectification et en y apposant sa signature, le projet de décompte final en décompte final (art. 13.34 du CCAG). Il est transmis au CO qui en apprécie la crédibilité.

Son exploitation par le service conduit au solde et au décompte général.

Il est rappelé que « l'entrepreneur est lié par les indications figurant au projet de décompte final, sauf sur les points ayant fait l'objet de réserves antérieures de sa part, ainsi que sur le montant définitif des intérêts moratoires » (art. 13.33 du CCAG).

2.5.2.3. Troisième, et dernière étape, informatisée.

Elle consiste, après l'acceptation ou la rectification par le MOe du projet correspondant et sa transmission par le CO, en l'exploitation du décompte mensuel ou final.

2.5.2.3.1. Paiement provisionnel.

Dans ce cas, elle conduit à l'édition de l'acompte, du mandat, de la lettre d'accompagnement et du certificat de service fait qui doivent être signés par l'ordonnateur ou son délégué.

Il est rappelé que, parallèlement à cette exploitation, le MOe doit notifier par ordre de service l'état d'acompte, accompagné du décompte lui ayant servi de base si le projet établi par l'entrepreneur a été modifié (art. 13.22 du CCAG).

2.5.2.3.2. Paiement définitif.

Elle conduit alors à l'édition de l'état du solde et, le cas échéant, de l'état récapitulatif des révisions de prix, de la récapitulation des acomptes et du solde. Ces différentes pièces constituent, avec le décompte final, le décompte général (art. 13.41 du CCAG).

2.6. Dossiers fournis en fin d'exécution.

2.6.1. Dossier des ouvrages exécutés.

Le DOE est constitué par le MOe. Son contenu est défini dans le marché. Les documents à remettre par l'entrepreneur en application des dispositions de l'article 40 du CCAG, n'en constituent qu'une partie.

Le CO doit veiller à son ouverture dès la période de préparation des marchés. A ce stade, il est recommandé, au moins pour les opérations importantes, que le CO provoque une réunion spécifique avec le MOe pour :

• insister sur l'importance que le MO attache à la qualité du DOE ;

• faire mettre au point la forme du dossier et des différents documents qui le composent, en particulier pour ceux qui sont élaborés avant exécution (plans, notes de calculs, etc.) ;

• faire établir une première liste de pièces avec planification de leur production (ce point doit être intégré dans le calendrier des études, en particulier si un contrat OPC est passé par ailleurs).

Lors de la réalisation des travaux, le CO devra s'assurer régulièrement de la tenue à jour des DOE par le MOe.

Dans le délai fixé au marché (à défaut, dans ceux précisés à l'article 40 du CCAG), et au plus tard avant signature du décompte général par la PRM, le CO doit se faire remettre le DOE par le MOe, après vérification par ce dernier de sa conformité de fond et de forme aux exigences contractuelles. Il est recommandé d'exiger du MOe qu'il certifie par écrit avoir exécuté ce contrôle.

Le CO doit revoir le contenu du DOE avant d'en proposer l'acceptation à la PRM dans le cadre de la réception des ouvrages. Cette opération requiert du temps, mais reste limitée, sauf exception, aux seuls éléments d'appréciation dont le CO a connaissance dans l'exercice de sa fonction.

Ultérieurement, le CO est chargé de la diffusion dans le service des copies du DOE et de différents autres documents qui lui sont adjoints.

2.6.2. Dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage.

Le CO transmet, pour conservation, au service chargé de la gestion technique du patrimoine immobilier, une copie du DIUO constitué par le coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé.

Une autre copie limitée éventuellement à ses éléments concernant le fonctionnement et l'entretien courant de l'ouvrage est également remise à l'utilisateur.

2.6.3. Dossier de maintenance des lieux de travail.

Un DMLT doit être constitué en application de l'article R. 235.5 du code du travail quand les ouvrages entrent dans le champ des dispositions de ses articles L. 235.19 et L. 231.1.

Le document est établi par le coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé ou, en son absence, par le MOe.

Il est remis au CO lors de la réception des travaux. Celui-ci en transmet une copie à l'utilisateur lors de sa prise de possession des locaux.

2.7. Conservation des dossiers.

2.7.1. Dossier de marché.

Au titre de l' instruction 149 /DEF/TM/O 1418 /SH/MAR/D du 24 mai 1996 (BOC, p. 2495) le CO est responsable de la constitution de certains dossiers d'archives courantes. Il s'assure à ce titre que ceux-ci sont convenablement tenus à jour et correctement classés au fur et à mesure de la production ou de la réception des documents et restent complets.

Le regroupement des sous-dossiers et le transfert en archives intermédiaires s'effectuent après le décompte général et définitif ou à l'extinction des éventuels différends et litiges.

2.7.2. Dossier d'ouvrage.

Les cas d'emploi et la composition des dossiers d'ouvrages sont définis dans l' instruction 125 /DEF/TM/T du 11 juillet 1996 (BOC, p. 3067).

Il est rappelé que ces dossiers sont indépendants de l'archivage réglementaire défini au paragraphe précédent et que leurs éléments constitutifs doivent être des doubles et non des originaux.

Il appartient au CO de fournir au responsable désigné du service, dès l'achèvement des travaux, tous les éléments nécessaires à l'ouverture et à l'actualisation des dossiers.

2.7.3. Dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage.

L'exemplaire original du DIUO est archivé.

2.7.4. Dossier de maintenance des lieux de travail.

L'exemplaire original du DMLT est également archivé.

2.8. Gestion previsionnelle.

2.8.1. Définition.

La gestion prévisionnelle vise à fournir, si possible en temps réel, au responsable de l'investissement et à la PRM les informations leur permettant de faire face, dans les meilleures conditions, aux aléas de chantier fonctionnels, techniques ou économiques et à leurs conséquences sur le coût, le délai, la qualité de l'ouvrage, le financement et la trésorerie.

Elle est effectuée par le CO à partir des renseignements que lui fournit le MOe sur l'état d'avancement et le coût des travaux ainsi que sur les projections qu'il peut faire concernant leur évolution.

2.8.2. Gestion financière.

Le CO doit s'assurer que les autorisations de programmes (AP) et les crédits de paiement (CP) sont disponibles en permanence afin d'éviter tout interruption des travaux et tout retard de paiement.

2.8.3. Suivi des délais d'exécution.

Pour les chantiers dont la date de livraison est impérative ou importante, le CO doit s'astreindre à avoir en permanence une connaissance du délai de livraison prévisionnel ou obtenant, en temps opportun, les renseignements nécessaires du MOe et du prestataire chargé de l'OPC quand cette mission fait l'objet d'un contrat distinct.

Pour les autres chantiers, le CO doit être capable de donner à tout moment à la PRM la date de livraison approximative des ouvrages.

3. Marches de travaux avec maitrise d'œuvre assurée par le service des travaux maritimes.

3.1. Rapports entre la maitrise d'ouvrage et la maitrise d'œuvre.

Pour les opérations dont la maîtrise d'œuvre d'exécution est assurée par le service, le maître d'œuvre est l'Etat.

Le service local, représenté par son directeur habilité par arrêté ministériel à exercer les attributions de la personne responsable du marché remplit donc au nom et pour le compte de l'Etat, à la fois les rôles de MO, de CO et de MOe.

Le directeur local nomme un ingénieur pour tenir le rôle de CO et un second pour représenter l'Etat dans sa fonction de maître d'œuvre. Ce dernier est le représentant du maître d'œuvre (RMOe). Mention de sa désignation doit être portée dans le marché, sur la page de garde de l'acte d'engagement.

L'Etat personnel morale unique, à la fois maître d'ouvrage et maître d'œuvre est donc représenté pour l'exécution du marché par trois personnes distinctes : le directeur local PRM, un ingénieur CO (ou plutôt représentant le CO) et un ingénieur RMOe. Ainsi, toute action de l'un de ces trois agents engagera l'Etat, qu'elle ait un effet sur la tenue des ouvrages, la garantie décennale, le délai d'exécution ou les prix.

Le CO et le RMOe sont, de plus, placés sous l'autorité hiérarchique du directeur local. Il résulte de cette organisation que :

• ces trois protagonistes ne peuvent pas agir de façon indépendante ;

• la désignation par le directeur local d'agents qui lui sont subordonnés ne réduit en rien la responsabilité générale qui est la sienne pour l'ensemble des activités du service.

3.2. Rôles du conducteur d'opération et du maitre d'œuvre.

Quand la maîtrise d'œuvre est publique, les rôles du CO et du RMOe restent voisins de ceux décrits dans le chapitre II, avec, toutefois, quelques différences visant à :

• éviter les redondances en ne faisant pas faire le même travail par deux cellules du service ;

• supprimer certains contrôles du CO sur le maître d'œuvre : l'Etat ne peut accorder à un prestataire auquel il est occasionnellement lié par contrat la même confiance que celle dont bénéficient ses agents intervenant dans un cadre hiérarchique.

Le RMOe ne doit jamais se subsituer à l'entrepreneur dans les tâches qui lui sont assignées par le marché : direction de chantier, mission d'OPC, autocontrôles, métrés, hygiène et sécurité, etc. Il lui procurerait ainsi un avantage injustifié dont il pourrait être amené à rendre des comptes.

Les tâches énumérées dans l'annexe I et pour lesquelles le rôle du CO peut être allégé sont repérées par un astérisque accolé à leur numéro. Elles donnent lieu aux commentaires suivants :

• Tâches référencées sous les n^os 7 et 8 d : à effectuer par le RMOe.

• Tâches référencées sous le n^o 10 : la présence ou la représentation du CO aux réunions de chantier est moins nécessaire. Il reste destinataire des comptes rendus correspondants.

• Tâches référencées sous le n^o 14 : documents et rapports à préparer par le RMOe.

• Tâches référencées sous le n^o 17 : le CO n'a pas à apprécier la crédibilité des décomptes.

• Tâches référencées sous le n^o 23 : il est inutile pour le CO de suivre les délais d'établissement des projets de décompte.

• Tâches référencées sous le n^o 25 : le CO peut se dispenser d'être présent aux opérations préalables à la réception.

3.3. Organisation de la maitrise d'œuvre.

Elle est de la compétence du directeur.

D'une façon très générale, le RMOe exerce ses attributions avec l'assistance d'agents du service placés sous son autorité. La cellule ainsi constituée ne doit pas, sauf pour les opérations de très grande ampleur, comporter plus de trois niveaux hiérarchiques incluant le RMOe. Elle doit éviter une présence excessive et a fortiori une représentation permanente sur le chantier.

Il va de soi qu'une même cellule peut se voir chargée simultanément de la gestion de plusieurs marchés.

Le RMOe peut déléguer sa signature à ses subordonnés dans le cadre d'un ordre permanent ou particulier pris par le directeur local mais il peut toujours signer personnellement quand les circonstances le rendent nécessaire.

Conservant toutes ses responsabilités il est tenu d'exercer un contrôle hiérarchique rigoureux sur l'activité des délégataires. Quant à ceux-ci, ils doivent systématiquement rendre compte de leur action.

Les délégations ont pour objectif :

• d'accroître le champ d'action du RMOe en évitant de faire remonter vers l'amont des décisions qui peuvent être prises largement en aval ;

• de motiver les membres de l'équipe de maîtrise d'œuvre ;

• d'officialiser le rôle de chacun et faire en sorte que, dans la majorité des cas, l'agent qui rédige signe ce qu'il a écrit.

Elle doivent, cependant, s'accompagner d'un certain nombre de précautions et actions préalables :

• vérifier que les agents ont reçu la formation nécessaire à l'exercice de leurs fonctions ;

• préciser les attributions de chacun ;

• garder la maîtrise des objectifs ainsi que la vision d'ensemble des tâches, contraintes et moyens.

Enfin, l'attention est attirée sur le fait que tout acteur intervenant dans la maîtrise d'œuvre peut être amené à rendre des comptes sur les documents :

• qu'il établit ;

• qu'il accepte et signe ;

• qu'il vérifie et transmet pour acceptation.

Il est rappelé enfin que l'agent effectuant la suppléance d'une fonction a les mêmes attributions que le titulaire.

Dans l'un des premiers ordres de service (OS), le RMOe doit communiquer à l'entrepreneur la liste nominative de ses subordonnés assortie des délégations dont ils disposent pour le marché concerné. En particulier, elle doit mentionner le nom des agents qui sont habilités à :

• établir et signer les constats ;

• représenter l'administration aux réunions de chantier ;

• recevoir les projets de décompte mensuel et final ;

• procéder aux opérations préalables à la réception.

3.4. Constatations, constats, relevés.

3.4.1. Définitions.

Au sens de cette instruction, la constatation est l'observation d'un fait, effectuée contradictoirement par le RMOe ou son représentant qualifié et l'entrepreneur. Le constat est le document matérialisant cette opération. Il convient de distinguer :

• la constatation de mesure permettant le calcul des quantités de prestations exécutées et la détermination des prix unitaires à appliquer ;

• la constatation d'événement relative à un avatar non nécessairement mesurable, susceptible d'influer sur le délai, les conditions de règlement ou pouvant entraîner, des conséquences financières pour le maître de l'ouvrage, l'entrepreneur et éventuellement un tiers.

3.4.2. Dispositions communes aux constatations.

3.4.2.1. Organisation.

Le RMOe doit prendre l'initiative des constats de mesure et des seuls constats d'événements nécessaires à la sauvegarde des intérêts de l'administration. Il doit satisfaire, par contre, aux demandes formulées par l'entrepreneur dans la mesure où celles-ci ne revêtent pas un caractère abusif.

Il doit fixer la date et les modalités des opérations, être vigilant pour relever les fautes ou carences de l'entrepreneur et prendre les dispositions nécessaires pour éviter toute interruption dans l'exécution des travaux.

3.4.2.2. Établissement des constats.

3.4.2.2.1. Rédaction et signature.

Tout constat est rédigé sans retard par le représentant de l'administration ayant effectué la constatation en présence, normalement, de l'agent habilité de l'entrepreneur ; les deux parties signe le document établi et visent chaque pièce annexe éventuelle.

Dans des cas très particuliers (faits inopinés ou fugaces, mesures effectuées par des spécialistes…) un signataire de constat peut ne pas être à même de vérifier directement l'exactitude des éléments consignés ; il doit alors s'assurer de leur authenticité par tous moyens à sa disposition, mentionner qu'il n'a pas procédé lui-même à la constatation, en préciser l'auteur ainsi que les circonstances.

Une fois signé, un constat ne peut être modifié sauf si, avant sa transmission, des erreurs évidentes pour les deux parties apparaissent. Les rectifications doivent alors être clairement mises en évidence (couleur rouge, astérisque, etc.) et faire l'objet d'une mention explicite comportant la signature des deux parties.

Le RMOe ou son représentant habilité n'a aucun motif pour refuser de rédiger et de signer un constat dès lors que celui-ci matérialise un fait objectif se rapportant au chantier et dont l'importance est manifeste.

Si l'entrepreneur refuse de signer un constat ou ne s'est pas présenté à la date fixée, les circonstances du refus ou de l'absence sont expressément notées ; son exemplaire lui est alors expédié, sans délai, par lettre recommandée avec avis de réception.

3.4.2.2.2. Supports des constats.

Les constats de mesures et d'événements sont rédigés sur un seul carnet à souche, banalisé ou spécialisé par chantier et, éventuellement, par nature de travaux. Il est constitué d'ensembles de trois feuilles remplies par duplication, les deux premières étant détachables, la troisième restant attachée à la souche. Ces ensembles portent des numéros qui se suivent dans l'ordre naturel sans interruption.

Chaque constat est ainsi établi en trois exemplaires :

• le premier est remis sur le champ à l'agent habilité de l'entrepreneur ;

• le second est destiné au RMOe ou à son délégué ;

• le troisième reste dans le carnet.

Chaque direction s'organise de telle sorte que des carnets de constats vierges soient délivrés au RMOe en même temps que les copies du marché. Ils sont ensuite datés avant remise nominative aux agents habilités.

Lorsque l'un d'eux quitte définitivement son poste ou lorsque le marché ou un carnet est achevé, celui-ci est arrêté et restitué au RMOe qui le vise « ne varietur ».

Les pièces annexées aux constats sont choisies en fonction de la commodité d'enregistrement des faits (photographies, imprimés spéciaux, plans, etc.) ou pour attester un service fait.

Si celui-ci est justifié par des tickets de pesée, il est fortement recommandé de les collecter au fur et à mesure des livraisons et d'inscrire sur chacun d'eux la date et l'heure de la pesée ainsi que le numéro du véhicule.

S'il est fait utilisation de plans d'exécution, il faut nettement distinguer les cotes prévues de celles réellement constatées.

Les pièces sont à joindre à chaque constat et à la souche du carnet, si possible de façon indissociable sans arrachement (agrafes).

Enfin, mention doit être faite dans le constat de l'existence et des références de ces pièces et, réciproquement, elles doivent porter les références du constat.

3.4.3. Dispositions particulières à chaque catégorie de constatations.

3.4.3.1. Constatation de mesure.

Elles dépendent du mode de rémunération fixé par le marché : prix forfaitaires, prix unitaires avec métrés sur plan, prix unitaires avec métrés effectifs des ouvrages réalisés.

Il faut procéder à des constatations pour les éléments rémunérés sur prix unitaires. En cas de prix forfaitaires, la procédure de réception en tient lieu.

Les opérations doivent débuter dès que la partie d'ouvrage concernée est en état d'être mesurée exactement et, en tout état de cause, avant qu'elle se trouve irrémédiablement cachée ou inaccessible.

Les principales mesures à effectuer portent sur des linéaires, des surfaces et des volumes, des débits, des poids, des dénombrements.

Les résultats, assortis des croquis et commentaires indispensables, sont portés directement sur la carnet de constats.

Les mesures susvisées sont adaptées aux clauses du marché ; elles sont limitées à ce qui est nécessaire à l'établissement des métrés.

Lorsque l'ouvrage ou la partie d'ouvrage a fait l'objet de plans d'exécution visés ou approuvés, le constat porte sur la vérification systématique des indications portées sur ceux-ci et se limite à certifier que les dimensions réelles sont conformes, aux tolérances d'exécution près, à celles figurant sur les documents graphiques dont les références sont clairement indiquées sur le constat.

3.4.3.2. Constatation d'événements.

Il doit être procédé aux opérations correspondantes dès que le fait générateur est connu.

Outre ceux dont la constatation est demandée par l'entrepreneur de façon non abusive, les principaux événements pouvant donner lieu à constats sont les suivants :

• interruption de chantier du fait du maître de l'ouvrage ;

• avatar dû à des causes extérieures ;

• modifications des conditions d'exécution décidées par l'entreprise ;

• malfaçons pouvant donner lieu à réfaction ;

• travaux en régie ou en dépenses contrôlées ;

• prestations effectuées aux lieu et place d'un entrepreneur défaillant.

La traduction des événements ci-dessus, assortie éventuellement des croquis, photographies et commentaires indispensables, est portée directement sur le carnet de constats.

La relation ne doit concerner que des éléments matériels, excluant toute interprétation et hypothèse non vérifiée sur les causes et conséquences des faits ; le RMOe ou ses représentants qualifiés, s'attacheront ensuite, dans toute la mesure du possible, à quantifier les phénomènes constatés, à recenser les moyens en personnels et matériels de l'entrepreneur, à décrire les dispositions techniques mises en œuvre, etc.

Les intempéries seront consignées sur une fiche spécialisée complétée autant de fois que nécessaire contradictoirement avec l'entrepreneur.

3.4.4. Relevés.

Il n'est tenu aucun journal de chantier. Toutefois, pour les opérations très importantes, le directeur peut prescrire l'ouverture de carnets de relevés sur lesquels sont enregistrés de façon unilatérale par les agents de l'administration les faits et événements, non susceptibles de donner lieu à constats, dont la connaissance peut aider, le cas échéant, au règlement d'éventuels litiges.

La valeur probante de ces documents non prévus par la CCAG mais cités dans le guide à l'intention des maîtres d'ouvrages et des maîtres d'œuvre du 19 octobre 1976 reste toutefois limitée.

3.5. Metres d'ouvrages.

Le métré d'un ouvrage est le calcul, à partir des éléments contenus dans un plan exécutoire ou dans les constats et conformément aux clauses du marché, des quantités à prendre en compte pour le règlement des prestations lorsque celles-ci ne sont pas rémunérées à prix forfaitaires.

3.5.1. Etablissement des métrés.

Le calcul des quantités est effectué par l'entrepreneur. Celui-ci doit le joindre à l'appui de ses projets de décompte (art. 13.17 du CCAG).

Pour éviter des retards de paiements, le RMOe doit s'assurer que les métrés sont établis et présentés peu de temps après la réalisation des ouvrages correspondants.

3.5.2. Vérification des métrés.

Celle-ci, faite par le RMOe ou son représentant, comprend le contrôle :

• des éléments pris en compte par rapport à ceux contenus dans les constats, ceci en fonction du mode d'évaluation des ouvrages prévu au marché qui peut conduire à retenir les valeurs théoriques et non celles qui ont été mesurées ;

• de chaque quantité, en utilisant de préférence une démarche différente de celle retenue par l'entrepreneur.

Il ne devra pas être recherché une précision illusoire dans cette vérification, les résultats des calculs étant à arrondir raisonnablement compte tenu des unités de mesure.

Pour les ouvrages ayant fait l'objet d'un avant-métré sur plans contrôlés, la vérification des quantités portées dans les projets de décompte pourra être limitée à des sondages.

3.6. Décomptes.

L'adéquation des prix unitaires aux natures des prestations métrées doit être examinée et validée par le RMOe.

3.7. Modifications.

3.7.1. Généralités.

Les prescriptions du paragraphe 3 du chapitre II restent valables en cas de maîtrise d'œuvre publique, avec les adaptations suivantes :

• décision de la personne responsable du marché, état supplémentaire de prix forfaitaires/bordereau supplémentaire de prix unitaires (ESPF/BSPU) : préparation des documents à la diligence du RMOe qui signe les rapports de présentation correspondants et transmet le tout au CO ; celui-ci après visa éventuellement assorti de son avis fait parvenir le dossier à la PRM pour signature ;

• gestion prévisionnelle : elle reste assurée par le CO pour l'ensemble de l'opération ; le RMOe étant chargé de la partie afférente aux contrats qu'il contrôle.

3.7.2. Justification des modifications.

Toute décision de modification fait l'objet de la part de celui qui la prend d'une justification écrite sommaire, même quand elle est sans incidence sur le coût, le délai de réalisation ou la qualité des ouvrages.

L'objectif de cette formalité est double :

• bien choisir le niveau de la prise de décision ;

• justifier ultérieurement celle-ci, éventuellement plusieurs années plus tard en cas, par exemple, de recours en garantie.

3.7.3. Initialisation des modifications.

En complément au sous-paragraphe 3.3.2 du chapitre II, il est précisé que les modifications techniques du ressort de la maîtrise d'œuvre ne peuvent être initialisées qu'au niveau minimal du RMOe.

3.7.4. Notification des modifications.

Le RMOe doit s'astreindre, avant tout début d'exécution, à notifier par ordre de service toutes les modifications, et pas seulement celles qui correspondent à des travaux nouveaux pour lesquels le marché ne prévoit pas de prix (art. 14.1 du CCAG).

3.7.5. Incidence sur le délai d'exécution.

Les prolongations de délai consécutives à des modifications relèvent des dispositions de l'article 19.21 du CCAG corrigées éventuellement par le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) du marché. Elles sont débattues par le RMOe avec l'entrepreneur puis soumises à l'appréciation du CO. Celui-ci transmet à la PRM les propositions du RMOe assorties de son avis. Les décisions prises par la PRM sont notifiées à l'entrepreneur par ordre de service à la diligence du RMOe.

Pour les opérations complexes et urgentes (délais de livraison prépondérants), ces éventuelles prolongations de délais doivent être examinées globalement à intervalles réguliers de façon à permettre la prise, en temps utile, des décisions correspondantes. Il peut en effet, dans certains cas, être accepté de payer un surcoût plutôt que d'augmenter les délais.

3.7.6. Notification de l'estimation prévisionnelle des modifications et des prix provisoires.

Dans les quinze jours qui suivent l'ordre de service visé au paragraphe 7.4 ci-dessus, le RMOe doit s'astreindre à notifier par ordre de service visé par le CO :

• soit des prix nouveaux pour le règlement des travaux nouveaux (art. 14.3 du CCAG), accompagnés de l'estimation prévisionnelle ;

• soit la seule estimation prévisionnelle qu'il fait des modifications s'il n'y a pas nécessité de prix nouveaux (art. 15.5 du CCAG).

3.7.6.1. Estimation prévisionnelle.

Elle est indispensable pour respecter l'article précité du CCAG et, pour assurer la saine gestion financière du marché.

L'évaluation, éventuellement sommaire, est arrêtée et notifiée par le RMOe après visa du CO ; la consultation de l'entrepreneur est souhaitable mais elle ne doit pas engendrer de retards de procédure.

3.7.6.2. Prix nouveaux.

3.7.6.2.1. Marche à suivre.

Toute modification à un marché, quel qu'en soit le motif, devrait faire l'objet de l'établissement de prix définitifs préalables à tout commencement d'exécution. Ce principe étant rappelé, il faut bien être conscient que souvent il n'est pas applicable sans retarder ou désorganiser le chantier. Ceci pour trois raisons :

• soit il n'est pas possible d'étudier des prix définitifs avant le début des travaux et il faut passer par des prix d'attente afin de rémunérer l'entreprise. Cette procédure doit rester exceptionnelle et, dans tous les cas, la méthode d'établissement des prix doit être fixée préalablement à l'exécution. L'ordre de service doit préciser expressément qu'il s'agit de prix qui feront l'objet d'un examen ultérieur afin que l'entrepreneur ne se croie pas obligé d'émettre des réserves. En tout état de cause, les prix définitifs doivent être arrêtés le plus tôt possible, normalement avant la fin des travaux ;

• soit les prix définitifs peuvent être étudiés mais il y a désaccord entre le RMOe et l'entreprise. Il faut, là encore, passer par des prix d'attente pour rémunérer celle-ci en attendant un accord au niveau de la PRM, ou une décision du maître de l'ouvrage ;

• soit les prix définitifs sont établis mais pour des raisons de forme ils n'en présentent pas immédiatement toutes les caractéristiques, c'est-à-dire qu'ils ne sont pas intégrés dans un ESPF/BSPU. Ce cas doit être le plus fréquent. Le prix notifié par ordre de service doit alors apparaître comme ne nécessitant plus de discussion entre l'Etat, maître d'œuvre, représenté par le RMOe, et l'entreprise. L'Etat, personne morale unique, est alors engagé par ce prix. Il est, dans ces conditions, recommandé aux directeurs locaux d'organiser leur service de telle sorte qu'une contestation par leurs soins d'un prix notifié par un RMOe après visa du CO soit faite dans un délai n'excédant pas un mois.

3.7.6.2.2. Etablissement des prix nouveaux.

Les prix sont arrêtés par le RMOe après visa du CO ; la consultation de l'entrepreneur est obligatoire. Il est recommandé d'essayer d'obtenir de sa part, dans un délai raisonnable, une proposition assortie des sous-détails correspondants permettant après étude et débat, d'aboutir à un accord ou pour le moins à des réserves limitées.

Il est rappelé que l'entrepreneur est réputé avoir accepté les prix provisoires si, dans le mois suivant l'ordre de service qui les lui a notifiés, il n'a pas présenté d'observations au RMOe en indiquant, avec toutes justifications utiles, ceux qu'il propose.

Les prix nouveaux sont déterminés à partir des rendements escomptés, et non de l'examen des conditions effectives d'exécution des ouvrages ; ils doivent laisser à l'entrepreneur la même part de risques que les prix initiaux.

Les traces écrites de l'étude des prix nouveaux et de leur convenance sont jointes au rapport de présentation de l'ESPF ou du BSPU.

Dans la plupart des cas elle se limite à la comparaison de leurs sous-détails avec ceux des prix du marché ainsi qu'à la vérification de leur caractère raisonnable.

Lorsque ces éléments font défaut, il est fait référence aux bordereaux de prix de la profession. Les sous-détails notifiés à l'entrepreneur en font alors état.

Pour les prix qui paraissent élevés, l'étude doit faire apparaître les circonstances ayant conduit à les accepter :

• désorganisation de chantier ;

• rapport de force défavorable ;

• sujétions de site ;

• autres.

Pour les natures d'ouvrages dont la définition est analogue à celle d'un prix du marché mais dont les conditions d'exécution sont différentes, il convient de justifier l'écart. L'argumentaire ainsi développé n'apparaît pas sur les sous-détails notifiés à l'entrepreneur.

3.7.7. Régularisation des modifications.

Elle est imposée par les articles 14.5, 15.4 et 19.2 du CCAG.

3.7.7.1. Respect de l'article 14.5 du CCAG : contractualisation des prix provisoires.

Les prix définitifs sont incorporés :

• soit dans un avenant ;

• soit dans un ESPF ou un BSPU.

Cas de l'établissement d'un ESPF ou d'un BSPU.

Sans pouvoir fixer de règle précise, il convient d'établir une telle pièce contractuelle lorsque l'incidence des prix provisoires devient significative ; toutefois, il est vivement conseillé de le produire avant tout changement de RMOe et à la fin d'une période de relations tendues avec l'entrepreneur.

Dans tous les cas, la signature du dernier ESPF ou BSPU par la PRM doit être antérieure à la notification du décompte général.

Rapport de présentation du projet d'ESPF ou de BSPU.

Ce rapport, rédigé par le RMOe et visé par le CO :

Précise l'origine des modifications et les justifie ; elles doivent être qualifiées par rapport à l'une des trois catégories suivantes :

• techniques imputables :

  • ni au service ni au maître d'ouvrage ;

  • au service ;

• fonctionnelles.

Rend compte des résultats de la négociation menée avec l'entrepreneur.

Ce rapport est étayé par :

• l'étude de convenance comportant les sous-détails ou les décompositions notifiés ;

• l'incidence des prix nouveaux sous forme de détail estimatif.

3.7.7.2. Respect de l'article 15.4 du CCAG : poursuite des travaux.

Cet article stipule que « lorsque la masse des travaux exécutés atteint la masse initiale, l'entrepreneur doit arrêter les travaux s'il n'a pas reçu un ordre de service lui notifiant la décision de la PRM de les poursuivre ».

Même si l'entrepreneur a des obligations contractuelles, il convient que le service prenne ses dispositions en temps opportun pour notifier le montant limite jusqu'auquel les travaux peuvent être poursuivis, ceci afin de ne pas en perturber le déroulement.

Rapport de présentation du projet de décision de poursuivre les travaux.

Rédigé par le RMOe et visé par le CO, il doit justifier le bien-fondé du dépassement ou se référer au document antérieur qui en traite.

3.7.7.3. Respect de l'article 19.21 du CCAG : prolongation du délai d'exécution.

Les décisions correspondantes doivent généralement être antérieures à la réception des travaux et, en tout cas, précéder la notification du décompte général.

Il est rappelé que les prolongations supérieures à deux cents jours doivent être soumises à l'approbation de la DCTIM en application de l'article 86 alinéa 86.3.2 de l' instruction 129 /DEF/CGA/SP/CRM du 14 septembre 1995 (BOC, p. 5306).

Rapport de présentation du projet de décision de prolonger le délai d'exécution.

Rédigé par le RMOe et visé par le CO, il doit inventorier les différentes incidences conduisant à la prolongation proposée, en précisant les effets et les difficultés des négociations.

3.8. Prolongations de délai pour intempéries.

Elles sont de la compétence du RMOe qui les notifie par ordre de service, en défalquant éventuellement le nombre de journées d'intempéries fixé au marché.

Le CO est informé par le RMOe de ces prolongations.

3.9. Conformité et réception des ouvrages.

3.9.1. Conformité.

3.9.1.1. Contrôle.

Le RMOe doit s'assurer de la conformité de l'ouvrage aux spécifications du marché avant d'en proposer la réception au CO.

Les opérations de contrôle correspondantes ne doivent pas être effectuées seulement dans la période précédant la réception, elles doivent l'être aussi souvent que nécessaire pendant la durée des travaux ; à ce titre, elles constituent un moyen efficace de promotion de la qualité.

La procédure comporte :

• la vérification de l'efficacité de l'autocontrôle exercé par l'entrepreneur (ou par des tiers rémunérés par lui) ;

• des visites inopinées pour relever les imperfections et malfaçons, normalement décelables et susceptibles d'être cachées par la suite ;

• un examen approfondi du respect des spécifications considérées comme essentielles ; celles-ci font l'objet d'une liste préétablie de « contrôles formalisés de conformité » qui est fonction de l'importance et de la complexité de l'ouvrage ;

• le traitement des défauts en temps utile ou l'application de réfactions sur certains prix.

Les éléments de la liste évoquée ci-dessus sont à classer en deux catégories :

• les spécifications concernant les performances qui constituent la réponse au cahier des clauses techniques particulières (CCTP), aux normes ainsi qu'au cahier des clauses techniques générales (CCTG) ;

• les exigences dimensionnelles qui se réfèrent aux plans d'exécution.

La liste doit être établie en faisant preuve de réalisme. A titre d'exemples, on pourra être amené à :

• privilégier la vérification de dimensions globales plutôt que partielles ou inversement ;

• intégrer la notion de sondages représentatifs pour des spécifications de nature répétitive.

En pratique, deux cas sont à envisager :

3.9.1.1.1.

Le marché prévoit une « démarche qualité ».

La procédure est définie au CCAP et la liste figure au CCTP avec, si possible, celle des points d'arrêts éventuels.

L'entrepreneur procède en continu aux opérations de vérification de conformités et, à intervalles réguliers, tient informé le RMOe des résultats de celles-ci.

3.9.1.1.2.

Le marché ne prévoit pas une telle démarche.

La liste est établie par le RMOe, au plus tard à la fin de la période de préparation du marché, en faisant éventuellement appel à des moyens extérieurs ; évolutive et non limitative, elle est soumise à l'accord préalable du CO.

Le RMOe procède en continu aux opérations de vérification. Il en porte la synthèse des résultats à la connaissance de l'entrepreneur.

3.9.1.2. Traitement des défauts.

Le RMOe, avec la rapidité qu'imposent les circonstances, doit détecter les défauts d'exécution et analyser leurs incidences techniques et calendaires ainsi que leurs conséquences éventuelles sur les garanties. Cette démarche peut le conduire à prendre l'une des décisions suivantes :

• ordonner la démolition des parties non conformes ;

• faire procéder à leur adaptation ;

• accepter l'ouvrage avec des réfactions sur certains prix.

3.9.2. Réception des ouvrages.

Les dispositions décrites au sous-paragraphe 4.2 du chapitre II sont valables en cas de maîtrise d'œuvre assurée par le service avec les précisions suivantes :

Le RMOe doit assister à la visite préliminaire.

Il doit disposer de la synthèse des résultats des contrôles formalisés de conformités avant le début des opérations préalables à la réception.

La plus grande rigueur doit présider à la rédaction des éventuelles réserves, aucun problème ne devant être passé sous silence même si sa résolution peut être considérée comme imminente.

Le procès-verbal des opérations préalables à la réception est signé par l'entrepreneur et par le RMOe ; celui-ci établit et signe le rapport proposant la réception et l'adresse au CO pour transmission à la PRM.

3.10. Liquidation des dépenses.

Les agents auxquels l'entrepreneur doit remettre les projets de décompte sont désignés dans l'OS cité au paragraphe 3 du chapitre III. La date de remise ou de réception de l'envoi sera retenue pour déterminer l'origine du délai de mandatement.

La procédure est par ailleurs décrite au paragraphe 5 du chapitre II.

Il est précisé que le RMOe procède à une vérification et, éventuellement, à une rectification du projet de décompte. Outre les erreurs matérielles, les corrections effectuées peuvent porter sur les quantités d'application des prix du marché ou sur les sommes à régler aux sous-traitants.

Elles doivent être effectuées sur le projet de décompte lui-même et ne pas concerner des éléments mineurs. Il est rappelé que conformément à l'article 13.18 du CCAG, la responsabilité de la maîtrise d'œuvre n'est pas étendue, dans les opérations mensuelles, à l'acceptation du détail des pièces justificatives fournies par l'entrepreneur.

Après acceptation ou rectification puis signature du RMOe, le projet devient décompte sans que le visa du CO soit requis.

3.11. Contrôles de régularité.

De tels contrôles devront systématiquement être effectués. Ils sont à mener par la direction locale elle-même sur les prestations qu'elle réalise dans les domaines de la conduite d'opération et de la maîtrise d'œuvre.

Ils peuvent être internes ou externes.

Les premiers sont faits par les agents eux-mêmes sur leur propre travail quel que soit leur niveau de subordination. Ils répondent à un objectif d'amélioration de la qualité.

Les seconds sont l'indispensable contrepartie des délégations consenties tout au long de la chaîne hiérarchique qui ne dégagent en rien la responsabilité des délégants.

3.11.1. Contrôles internes.

Leur nature et leurs modalités d'exécution sont fixées localement. Pour les effectuer, l'agent doit s'appuyer sur les outils méthodologiques que la direction développe et met à sa disposition.

Pourront faire l'objet de contrôles internes les procédures du CCAG d'acceptation et d'agrément des conditions de paiement des sous-traitants, d'établissement des décomptes et de calcul des acomptes, d'incorporation dans le marché des ouvrages non prévus et d'établissement de leur prix de règlement, de réception des travaux et de mise en jeu de la garantie de parfait achèvement.

3.11.2. Contrôles externes.

Ils peuvent prendre une forme hiérarchique ou spécifique.

3.11.2.1. Contrôles hiérarchiques.

Ils sont normalement effectués par les supérieurs immédiats des agents concernés. Le contrôleur agit, d'une façon générale, seul et par sondages représentatifs. Pour certaines tâches (celles dont l'importance justifie une démarche systématique, par exemple) l'agent contrôlé peut être associé à l'opération. Le résultat de celle-ci sera alors assorti de la signature des deux parties.

Font obligatoirement l'objet de contrôles hiérarchiques les constats de mesures et les vérifications de métrés. Tout agent établissant de tels documents verra au moins l'un d'entre eux refait chaque année avec reprise de mesures. Le contrôle est matérialisé par un visa daté apposé sur les pièces concernées.

Le directeur local fixe la liste des autres contrôles hiérarchiques qu'il juge nécessaires et les conditions de leur exécution.

3.11.2.2. Contrôles spécifiques.

Ils sont effectués par les services spécialisés de la direction (marchés, gestion des ressources financières…) la liste et les modalités d'exécution en sont fixées par le directeur local.

Font notamment l'objet de contrôles spécifiques a priori :

• la cohérence des différentes pièces constituant le décompte général ;

• les éléments incorporés dans les documents contractuels établis après conclusion du marché (décision de poursuivre ; ESPF-BSPU ; prolongations de délais…).

3.11.2.3. Cas des prix provisoires.

Avant d'être présentés au CO puis notifiés par le RMOe, les prix provisoires ayant vocation à devenir définitifs, devront faire l'objet d'un contrôle systématique.

3.12. Dossier des ouvrages exécutes.

Le RMOe rassemble les éléments constitutifs du DOE dans les conditions définies au sous-paragraphe 6.1. du chapitre II, le CO n'est, dans ce cas, tenu qu'à la diffusion du dossier après un contrôle global rapide.

3.13. Archivage.

Le RMOe remet après le décompte général et définitif ou à l'extinction des éventuels différends et litiges la totalité de ses archives courantes au CO.

Le paragraphe 7 du chapitre II rappelle succinctement les conditions de constitution et de transmission des dossiers de marché et d'ouvrage.

3.14. Gestion prévisionnelle.

En maîtrise d'œuvre publique, la tâche du CO sera allégée du fait que la gestion prévisionnelle, partagée entre le CO et le RMOe, sera effectuée avec des outils communs.

3.14.1. Gestion financière du marché.

Elle consiste à enregistrer l'ensemble des incidences financières prévisionnelles, dues aux modifications et aux autres événements (réajustement des quantités en particulier). Elle précise la comptabilité des engagements.

Elle doit aussi permettre de suivre l'évolution du marché au regard de l'article 15.22 du CCAG, et de prendre, en temps opportun, les mesures nécessaires pour éviter l'arrêt du chantier par l'entrepreneur.

Elle est également nécessaire au regard des articles 15.3, 15.4, 16.1, 17.1 et 17.2 bien que ceux-ci fixent des seuils relativement élevés.

Enfin, si l'incidence financière des modifications est importante et si les différents seuils définis par le CCAG risquent d'être dépassés, il est hautement recommandé au RMOe de proposer au CO la préparation d'un avenant, document contractuel permettant de régulariser définitivement la situation constatée.

Si un tel acte additionnel augmente de plus de 5 p. 100 le montant initial du marché, il devra être soumis, pour avis, à la commission d'appel d'offres.

3.14.2. Gestion du délai d'exécution.

Elle consiste à suivre l'évolution de celui-ci (délai contractuel actualisé) et à faire, à intervalles réguliers, des prévisions sur le délai final.

Le délai contractuel actualisé comprend :

• le délai fixé au marché, éventuellement modifié par avenant ;

• les prolongations accordées par décisions de la PRM au titre de l'article 19.21 du CCAG (changement de la masse des travaux ou modification de l'importance de certaines natures d'ouvrages) ;

• les prolongations notifiées par le RMOe au titre de l'article 19.22 du CCAG (intempéries).

Le délai contractuel actualisé est suivi à l'aide d'une fiche qui est jointe à chaque ordre de service le modifiant. Elle constitue une pièce du décompte général.

Le délai prévisionnel final est la somme :

• du délai contractuel actualisé ;

• des prolongations que le RMOe se propose de soumettre, via le CO, à l'approbation de la PRM (à l'exclusion, donc, de celles pour intempéries ou autres phénomènes naturels ayant entravé l'exécution des travaux) ;

• des prolongations pour intempéries prévisibles jusqu'à la fin des travaux.

4. Travaux sur mémoire.

4.1. Intervenants.

La gestion des travaux sur mémoire s'exerce, en général, sans conduite d'opération, ni maîtrise d'œuvre individualisée. Elle fait intervenir :

4.2. Constatations et constats.

Les principes du paragraphe 4 du chapitre III restent pour la plupart valables.

Lorsque, malgré la prééminence du forfait sur les prix unitaires, l'organisation de constatations est nécessaire, elle est à la charge de la PC.

Le support des constats est simplifié et leur nombre est limité.

Il est exclu de procéder à des relevés.

La direction s'organise de telle sorte qu'un carnet de constats de travaux sur mémoire soit remis à chaque agent habilité.

Celui-ci inscrit sur son carnet les constats concernant tous les travaux sur mémoire.

Chaque constat fait obligatoirement référence à la commande correspondante.

En cas de rémunération sur prix unitaires, seules les parties appelées à être cachées ou démolies lors des travaux font l'objet de constats de mesure. La certification portée sur la facture en tient lieu en ce qui concerne les parties visibles.

Il n'est pas normalement procédé à des constatations d'événements.

4.3. Mètres.

La définition en est donnée au paragraphe 5 du chapitre III.

Les métrés d'ouvrages traités sur mémoire sont exceptionnels, eu égard à la prééminence du règlement sur prix forfaitaires.

4.3.1. Etablissement.

Le calcul des quantités est effectué par l'entrepreneur en cours de travaux et parvient à l'administration au plus tard avec la facture.

4.3.2. Vérification.

La personne chargée de la commande doit, au plus tard, à réception de la facture faire procéder aux vérifications des métrés dans les conditions prévues au chapitre III (sous-paragraphe 5.2 et paragraphe 6) et au contrôle systématique des mesures lorsqu'elles n'ont pas fait l'objet d'un constat (ouvrages non cachés).

4.4. Modifications.

Lorsqu'il est indispensable d'apporter une modification aux prestations prévues ou à leurs conditions d'exécution, la personne chargée de la commande examine son incidence sur les prix étant rappelé que le dépassement du seuil de l'achat sur facture (ASF) n'est pas normalement régularisable.

4.4.1. Documents matérialisant les modifications.

Si le montant du mémoire est inférieur ou égal à l'ASF/10, aucun document n'est nécessaire. Il en est de même si la commande initiale est sur prix unitaires et si les modifications représentent moins de 20 p. 100 de sa valeur initiale.

Dans les autres cas, il y a lieu, soit de rédiger une nouvelle commande, soit d'établir un avenant ou un document modificatif unilatéral, approuvé par le signataire de la commande. Un rapport très sommaire, joint au document précité, justifiera l'origine des différences.

4.4.2. Prix nouveaux.

Par analogie avec les exigences du sous-paragraphe 7.6.2 du chapitre III, les prix nouveaux doivent être établis le plus tôt possible et rester cohérents avec les éléments comparables de la commande. Lorsque ces prix ne figurent pas dans un des documents cités à l'alinéa ci-avant le signataire de la commande indique sur la facture qu'il les a acceptés.

4.4.3. Ajustement des quantités.

Dans les cas exceptionnels où la rémunération intervient sur prix unitaires appliqués aux quantités réellement exécutées, le montant de la facture est généralement différent de celui de la commande. Quel que soit l'écart constaté, la présente instruction ne requiert aucune rectification de celle-ci si aucun travail modificatif n'a été explicitement prescrit.

4.5. Conformité et réception.

La certification de la facture par la PC entraîne l'acceptation du service fait et la réception de l'ouvrage.

Datée, elle ne peut donc intervenir qu'après achèvement de la totalité des travaux et contrôle de leur conformité aux spécifications de la commande.

Une facture produite pour le paiement de travaux non totalement conformes doit être rejetée par un courrier explicite, afin d'éviter que le délai de mandatement prévu à l'article 186 quater du code des marchés publics ne commence à courir.

Le contrôle est assuré sous la responsabilité de la PC ; il lui appartient d'organiser une visite de l'ouvrage avec l'entrepreneur et éventuellement avec l'utilisateur.

En cas de défaut, la PC peut selon les circonstances :

• exiger avant tout paiement l'exécution des travaux de reprise nécessaires ;

• accepter la prestation en opérant une réfaction sur le montant de la commande. Dans ce cas, la facture produite devra en faire état ;

• fait démolir et reconstruire les parties d'ouvrage présentant les malfaçons.

4.6. Réglement des comptes.

4.6.1. Principes généraux.

L'Etat ne se libère de sa dette qu'après l'achèvement complet des travaux et sur présentation d'une facture détaillée faisant référence à la commande.

4.6.2. Liquidations des dépenses.

Au moment de la liquidation, des mentions sont apposées sur la facture consistant à certifier l'exécution de la prestation, et à indiquer ses imputations sur les différents comptes tenus par la direction.

La certification incombe à la personne chargée de la commande (PC) qui doit également vérifier les opérations figurant sur la facture.

Elle se fait, dans le cas général, au moyen d'une des formules suivantes, datée et signée, selon les modalités de rémunération des travaux :

• certifiée l'exécution des travaux, l'exactitude des quantités et la vérification des opérations matérielles ;

• certifiée l'exécution des travaux (cas de forfait) et la vérification des opérations matérielles.

L'apposition d'une telle mention sur les factures rend inutile une second vérification systématique ultérieure de leur exactitude matérielle. Elle peut alors s'effectuer par sondages.

L'imputation budgétaire et sur les divers comptes internes ainsi que l'acceptation des éventuels prix nouveaux ne figurant pas dans un des documents cités au sous-paragraphe 4.1 du chapitre IV incombent au signataire de la commande. Il lui appartient de l'indiquer en apposant sa signature sur la facture avec la ou les formules suivantes :

• imputations ;

• accepté les prix de la présente facture qui sont nouveaux par rapport à ceux de la commande.

4.6.3. Sous-traitants.

En l'état actuel de la réglementation, la sous-traitance des travaux sur mémoire est du ressort du titre II de la loi n^o 75-1334 du 31 décembre 1975 modifiée, il n'y a pas de paiement direct mais seulement possibilité d'action directe.

4.7. Contrôles internes.

Le contrôle hiérarchique prévu au sous-paragraphe 11.2 du chapitre III s'étend aux constats et métrés de travaux sur mémoires.

4.8. Dossier d'archives de la commande.

Pendant la période active d'une commande, toutes les pièces constitutives du dossier de cette dernière sont classées, dans un seul service. Lors de son transfert en archives intermédiaires, chaque dossier comportera les pièces suivantes :

• documents relatifs à la consultation et au choix du titulaire retenu ;

• commande et ses compléments éventuels ;

• éléments concernant l'exécution, facture certifiée ou référence au facturier et éventuellement correspondances, constats et métrés.

Il est précisé par ailleurs que chaque direction ou service tient un facturier par année civile dans lequel est classé par ordre chronologique après certification, liquidation et numérotation un exemplaire de toutes les factures reçues autres que celles se rattachant à des marchés.

Il appartient au directeur de décider à quel niveau est tenu ce facturier qui intéresse l'ensemble des activités de la direction et non pas seulement celles ressortissant aux travaux.

5. Entrée en vigueur. Texte abrogé.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables aux marchés et aux commandes de travaux conclus après sa date de publication.

L'instruction n^o 1452/DEF/TM/M du 20 juin 1991 modifiée relative à la gestion des marchés et autres contrats passés par le service des travaux immobiliers et maritimes est abrogée.