La présente circulaire a pour objet de formaliser la mise en œuvre, sur le territoire national, de la procédure dont disposent les articles 5 et 7 de l' instruction 275 /DEF/CCC/SP-DCSSA/AST/VET du 20 novembre 1995 relative à l'homologation vétérinaire interarmées (HVIA) délivrée par le service de santé des armées, aux fournisseurs de denrées alimentaires destinées aux organismes de restauration ressortissant au ministère de la défense. Le cas de l'homologation des fournisseurs implantés à l'étranger sera traité par ailleurs.

1. DECLENCHEMENT DE LA PROCEDURE.

La procédure est déclenchée par le service de santé des armées à l'initiative des services acheteurs ou de tout candidat potentiel aux marchés de fourniture de denrées entrant dans le champ d'application de l'instruction précitée.

Pour ce faire, une demande écrite émanant de l'une ou de l'autre des parties concernées doit être adressée au chef du groupe des secteurs vétérinaires (CGSV) sur le territoire duquel est implanté l'atelier de production devant faire l'objet de la procédure (cf. ANNEXE I. Compétences territoriales).

2. DEROULEMENT DES OPERATIONS D'EVALUATION.

A réception de la demande d'HVIA, le CGSV concerné prend contact avec l'entreprise candidate afin de convenir du calendrier des opérations d'évaluation qui se déroulent en deux étapes :

• 1re étape : constitution d'un dossier d'informations techniques par le candidat.

• 2e étape : évaluation technique du site de production par le CGSV.

2.1. Constitution du dossier d'informations techniques.

Le fournisseur adresse au CGSV chargé de l'évaluation les documents dont la liste figure en annexe II. Après étude sur pièces, si le dossier fait apparaître des insuffisances techniques manifestes, le CGSV en fait part à l'entreprise candidate en lui demandant quelles mesures correctives elle compte prendre et dans quels délais.

La visite technique du site de production peut alors être retardée jusqu'à ce qu'il soit porté remède à ces insuffisances.

2.2. Visite technique du site de production, évaluation des produits et familles de produits.

L'évaluation des produits et familles de produits est réalisée à l'occasion d'une visite technique sur le site de fabrication. La date de la visite initiale est fixée d'un commun accord entre l'industriel intéressé et le CGSV.

La capacité technique du site est appréciée à l'aide d'un référentiel, spécifique à chaque produit ou famille de produits, approuvé par le directeur central du service de santé des armées. Lors de cette visite, le CGSV a entière latitude pour demander au fournisseur potentiel tous les suppléments d'information qu'il estime nécessaires pour instruire le dossier d'homologation. Il peut en outre, s'il le juge utile, effectuer des visites complémentaires.

3. EXPLOITATION DES RESULTATS DE L'EVALUATION.

A l'issue des deux étapes qui précèdent, le CGSV établit un rapport de présentation des résultats de l'évaluation qui comprend :

• un compte rendu d'évaluation technique du site et des produits s'appuyant en particulier sur chacune des rubriques figurant dans le référentiel précité et faisant ressortir le niveau de maîtrise des risques sanitaires atteint par le candidat ;

• une fiche de présentation du site de production et des produits (annexe III) ;

• une synthèse d'évaluation technique (annexe IV, pour les référentiels actuellement rédigés).

Ce rapport est adressé pour décision à la direction du service de santé de rattachement, à l'attention du conseiller vétérinaire régional interarmées (CVRI).

4. DECISION ET NOTIFICATION D'ATTRIBUTION OU DE REFUS DE L'HVIA.

La décision d'attribution ou de refus de l'HVIA est du ressort exclusif du CVRI. Ce dernier se prononce au vu des éléments figurant dans le dossier transmis par le CGSV.

Cette décision, établie selon le modèle joint en annexe V, est notifiée au candidat par le directeur du service de santé des armées territorialement compétent.

En cas de refus, un avis motivé est joint à la décision mentionnant les défauts de maîtrise du risque sanitaire constatés. L'industriel peut à nouveau solliciter une visite technique d'évaluation dès lors qu'il estime avoir pris les mesures correctives nécessaires.

5. CENTRALISATION ET DIFFUSION DES RESULTATS.

Quelle que soit l'issue de la procédure d'homologation, décision d'attribution ou de refus de l'HVIA, la fiche de présentation de l'entreprise (cf. ANNEXE III) accompagnée d'une copie de la décision du CVRI est systématiquement adressée avec accusé de réception au vétérinaire biologiste, conseiller vétérinaire des directions membres ou représentées au comité de coordination des commissariats (CCC).

Ce conseiller est en retour chargé au plan national de la mise à jour et de la diffusion périodique des informations recueillies à l'ensemble des commissariats, des CVRI et CGSV ainsi qu'à la direction centrale du service de santé, sous-direction action scientifique et technique, bureau vétérinaire (DCSSA/AST/VET), et, en tant que de besoin, à d'autres autorités compétentes relevant du ministère de la défense.

6. SUIVI TECHNIQUE DES FOURNISSEURS HOMOLOGUES.

Le CGSV territorialement compétent détient et met à jour, pour chaque site industriel, un dossier technique.

6.1. Mise à jour des dossiers techniques.

Les produits bénéficiant d'une HVIA font l'objet d'un suivi technique visant à s'assurer du respect permanent des exigences spécifiées. Les modalités de ce suivi sont laissées à l'initiative des CGSV concernés, sous réserve qu'au moins une évaluation complète soit réalisée tous les deux ans au niveau des sites de production.

A l'issue de chaque évaluation complète, et dans la mesure où les exigences spécifiées par le référentiel sont toujours respectées, le CGSV renseigne la fiche d'évaluation (annexe IV) accompagnée du bilan du suivi technique (annexe VI) qu'il adresse au CVRI.

Toute modification des coordonnées ou activités du site de production et des caractéristiques des produits donne lieu de la même manière à une mise à jour de la fiche de présentation (annexe III). Le CVRI adresse une copie de ces fiches au vétérinaire biologiste, conseiller du CCC.

6.2. Suivi des marchés.

Le conseiller des commissariats est informé, par chaque CGSV, du déroulement des marchés conclus pour des produits bénéficiant de l'HVIA : des fiches d'information, dont le modèle est présenté en annexe VII, lui sont adressées avec accusé de réception.

Les incidents concernant des produits et familles de produits bénéficiant de l'HVIA donnent lieu à un compte rendu spécifique, rédigé selon le modèle défini en annexe VIII, et adressé dans les délais les plus brefs au CVRI et au vétérinaire biologiste, conseiller du CCC.

Le vétérinaire biologiste, conseiller du CCC, en relation avec la DCSSA (AST/VET), communique ensuite à chaque CGSV les informations techniques qui relèvent de sa compétence territoriale, afin que soient assurés le suivi des sites de production et l'expertise des éventuels incidents.

Selon l'importance des marchés, un rapport de fin de marché peut être demandé par la DCSSA (AST/VET). Une copie de ce rapport est alors systématiquement adressée au conseiller vétérinaire des commissariats.

6.3. Suspension de l'HVIA.

Lorsqu'il est constaté que les critères techniques fixés par le référentiel ne sont plus respectés ou que la maîtrise du risque n'est plus assurée, notification est faite sans délai au titulaire de l'HVIA par le CGSV territorialement compétent.

Le fournisseur dispose d'un délai de quinze jours francs pour prendre les mesures correctives qui s'imposent. Si, passé ce délai, les insuffisances persistent la suspension de l'HVIA est prononcée par le CVRI sur proposition du CGSV et notifiée par le directeur du service de santé des armées territorialement compétent. Cette suspension est communiquée au vétérinaire biologiste, conseiller du CCC.

Lorsque le défaut relevé peut en outre présenter un risque majeur pour la santé publique, il en est rendu compte par le CGSV simultanément au CVRI et au directeur départemental des services vétérinaires du ministère de l'agriculture dont dépend l'établissement en cause.

7. RECOURS.

Dans le cas où le demandeur ou le titulaire d'une homologation conteste une décision le concernant, il peut présenter un recours auprès du directeur du service de santé qui a notifié cette décision.

Les recours doivent être présentés dans un délai de quinze jours à compter du jour de la notification.

8. DISPOSITIONS COMPLEMENTAIRES.

L'HVIA constitue le volet technique sanitaire, complément nécessaire mais non suffisant, d'un agrément délivré par les commissariats suivant des modalités administratives qui leur sont propres (cf. art. 6 de l'instruction précitée). Cet agrément atteste des capacités générales du fournisseur à livrer des denrées aux organismes d'alimentation ressortissant au ministère de la défense. L'ensemble, HVIA et agrément, constitue une « certification de garanties minimales ».

Les CGSV doivent donc veiller :

• à informer les fournisseurs de la nécessité d'obtenir cet agrément « commissariat » pour pouvoir éventuellement être attributaires de marchés ;

• à informer les commissariats territorialement compétents, ou tout autre service acheteur du ministère de la défense concerné, des procédures engagées et de leurs résultats.