INSTRUCTION N° 50720/DEF/SGA/SCOMI pour l'application de l'arrêté du 7 septembre 1978 fixant les attributions et portant organisation des commissions d'informatique.
Du 10 octobre 1978NOR
La présente instruction a pour objet de préciser les règles de compétence et les modalités de saisie de la commission de l'informatique générale et des comités techniques spécialisés créés par l'arrêté cité en référence.
1. Dispositions générales.
1.1.
Dans le domaine des systèmes et matériels de traitement de l'information, relèvent de la commission de l'informatique générale :
a). Les réalisations de matériels de traitement d'information commercialisés et vendus sur catalogue (c'est-à-dire non spécifiques aux armées) quelle qu'en soit leur utilisation (travaux de gestion, calcul scientifique et technique, contrôle industriel, etc…) à l'exception de ceux destinés aux systèmes d'armes et de commandement (1).
b). Les contrats de prestations de service faisant appel à titre principal aux techniques de l'informatique et liées à l'utilisation des matériels définis au paragraphe a) précédent.
1.2.
Par matériels de traitement d'information, il faut entendre :
les machines à cartes perforées ;
les ordinateurs (unités centrales et périphériques) ;
les matériels de saisie de l'information soit par enregistrement direct, soit par création de support en sous-produit d'une opération mécanisée ;
les matériels de lecture magnétique et optique ;
les terminaux de transmission de données (les modems et les équipements de voies de télécommunication ne sont pas de la compétence de la commission).
Par prestation de service, il faut entendre :
les études conduisant à des traitements sur ordinateur ;
la rédaction de programmes de traitement ;
les études de définition ou de choix des matériels indiqués ci-dessus ;
les travaux à façon effectués avec les matériels de saisie ou de traitement d'information.
1.3.
Sont soumis à la commission de l'informatique générale :
a). Les projets d'un montant égal ou supérieur, toutes taxes comprises, à la moitié du seuil d'examen sélectif de la commission spécialisée des marchés d'informatique (CSMI) (2) et concernant :
l'achat, la location ou la prise en crédit-bail d'équipements informatiques ;
l'achat ou la location de programmes-produits ;
les contrats de prestations de service faisant appel à titre principal aux techniques de l'informatique.
b). Les projets qui ont pour effet de porter à la valeur du seuil prévu ci-dessus les équipements ou programmes-produits déjà en service, ou les contrats conclus pour la fourniture de prestations de service faisant appel à titre principal aux techniques de l'informatique.
Les projets d'un montant inférieur à la moitié du seuil sélectif de la CSMI ne sont pas soumis à la commission de l'informatique ; toutefois celle-ci doit être informée des réalisations correspondantes.
1.4.
Les dossiers sont transmis à la commission de l'informatique générale par le chef d'état-major des armées, le délégué général pour l'armement, le secrétaire général pour l'administration, les chefs d'états-majors d'armées, les directeurs ou chefs de services relevant directement du ministre ci-après dénommés « autorités responsables ».
2. Les schémas directeurs.
2.1.
Les réalisations de matériels, programmes produits et les recours à des prestations de services font l'objet de plans d'équipement inscrits dans les schémas directeurs tenus à jour par la commission de l'informatique générale en application de l'article 2 de l'arrêté en référence.
2.2.
A cet effet, chaque autorité responsable établit un schéma directeur informatique comportant un plan d'automatisation et un plan d'équipement pour les deux secteurs de la compétence de la commission, c'est-à-dire le secteur d'informatique scientifique et le secteur d'informatique de gestion.
La contexture des schémas directeurs est définie en annexe de la présente instruction.
Les plans d'équipement couvrent une période de cinq ans et sont révisés annuellement ; les données relatives à la première année du plan sont fermes, celles relatives à la deuxième année et à la troisième année doivent être suffisamment précises, celles relatives à la quatrième et la cinquième années peuvent n'être qu'indicatives.
Les schémas directeurs et leurs mises à jour, ainsi qu'une liste des opérations à lancer au cours de l'année à venir sont adressés chaque année avant le 1er décembre par les autorités responsables à la commission de l'informatique générale.
2.3.
Les schémas directeurs font l'objet d'un examen de la commission de l'informatique générale.
A cette occasion, chaque autorité responsable expose l'économie générale de son schéma directeur. Les présidents des comités techniques présentent tout commentaire qu'ils jugent utile. La commission se prononce en principe sur les caractéristiques générales du système (ou des systèmes), sur l'échelonnement des réalisations, sur l'application de la politique industrielle.
La commission précise, pour les opérations qui seront lancées au cours de l'année à venir, les procédures à adopter au cours des différentes phases de réalisation (examen en séances plénières ou avis directs du président de la commission de l'informatique générale et des présidents des comités techniques).
La commission de l'informatique générale soumet au ministre les éléments qui lui sont nécessaires pour définir les règles d'application de la politique industrielle nationale au cas des équipements des armées ; elle veille à l'application des directives correspondantes ; elle rend compte des difficultés rencontrées et des problèmes qui seraient de nature à remettre en cause les orientations fixées.
3. Examen des affaires par la commission de l'informatique générale.
3.1. Principe général d'intervention de la commission.
3.1.1.
La réalisation d'une opération nouvelle (équipement ou prestation de service) comporte :
l'élaboration d'un cahier des charges ;
la consultation des fournisseurs ;
l'examen et l'appréciation des propositions ;
le choix du fournisseur ;
la passation du contrat.
La commission de l'informatique générale se prononce :
au moment du lancement de l'opération, sur son économie générale, sur la procédure à adopter pour la passation du contrat (appel d'offres ou marchés négociés), sur l'étendue de la consultation des fournisseurs ;
après dépouillement des offres, sur l'objet précis du contrat, sur le choix du fournisseur et sur le mode juridique d'acquisition du matériel (location, achat, crédit-bail).
Une opération nouvelle est donc présentée deux fois à la commission de l'informatique générale.
3.1.2.
Pour la modification physique d'un équipement en service, l'achat de matériels précédemment loués ou vus en crédit-bail, la prolongation d'une location ou la modification d'un contrat de services, la commission de l'informatique générale se prononce simultanément sur le principe de l'opération et sur l'objet précis de la modification. Une modification est présentée une seule fois à la commission de l'informatique générale.
3.2. Procédures simplifiées.
3.2.1.
Conformément aux dispositions de l'article 6 de l'arrêté en référence, le président de la commission de l'informatique générale peut exprimer l'avis de cette commission, sans la réunir, à charge pour lui de l'en informer à la séance suivante, après avoir pris l'avis du rapporteur compétent, sur :
les réalisations résultant directement du plan ;
les modifications d'importance limitée à des équipements en place,
ainsi qu'en cas d'urgence.
En dehors des cas explicitement prévus par la commission de l'informatique générale lors de l'examen des plans particuliers, cette procédure d'avis direct peut être appliquée soit en cas de glissement d'une opération prévue au plan, soit en cas d'apparition d'un besoin non prévu au plan, soit par dérogation à la procédure prévue, a priori, par la commission lors de l'examen du plan.
3.2.2.
A l'occasion de l'examen des schémas directeurs, la commission peut se prononcer sur l'économie d'une opération nouvelle, sur la procédure à adopter pour la passation du contrat correspondant, sur l'étendue de la consultation.
3.2.3.
A l'occasion de l'examen des schémas directeurs, la commission peut se prononcer sur certaines opérations nouvelles ou modifications d'équipement en service, qui ne traduisent pas un changement de conception du système et dont le coût est faible en valeur absolue ou relative (en principe modification d'équipement d'un coût inférieur à 10 p. 100 du coût de l'équipement, modification des contrats de service d'un coût inférieur à 25 p. 100 du coût initial). Ces opérations sont présentées par les autorités responsables comme « opérations mineures ». Ce caractère « mineur » fait l'objet d'un avis du rapporteur compétent mais reste à l'appréciation de la commission de l'informatique générale.
Les opérations présentées comme « mineures » doivent faire l'objet d'une justification succincte (caractéristiques, conséquences, coût) et d'un avis du président du comité technique compétent.
Les opérations mineures, approuvées par la commission, sont conduites par les services sans nouvelle intervention de la commission ou des comités techniques.
3.3.
Les travaux de la commission de l'informatique générale sont préparés par les comités techniques d'informatique scientifique et d'informatique de gestion.
Les avis de ces comités sont exprimés par leurs présidents, rapporteurs auprès de la commission :
au moment de l'étude du plan, sur les procédures de réalisation des opérations à lancer au cours de l'année à venir et sur les opérations mineures qui seront soumises à la commission de l'informatique générale ;
à l'occasion de l'examen des affaires particulières :
sur la formulation des besoins et sur la contexture du cahier des charges ;
sur le dépouillement des offres, le classement des propositions, le choix du fournisseur, l'objet précis du contrat.
Les présidents des comités techniques peuvent présenter des affaires à la commission de l'informatique générale ou à son président sans convoquer les comités, soit en cas d'urgence, soit lorsque l'examen en comité n'apparaît pas utile compte tenu des caractéristiques des dossiers, soit lorsque cette procédure a été explicitement prévue par la commission au moment de l'étude des plans particuliers.
La contexture des dossiers soumis à la commission de l'informatique générale, le nombre d'exemplaires à établir, la destination à donner à ces dossiers sont précisés en annexe.
Lorsqu'un projet intéresse les deux secteurs d'informatique (gestion et scientifique), le président de la commission de l'informatique générale désigne le comité technique chargé de l'examiner. Celui-ci se réunit en formation mixte ; le président et deux membres de chaque comité technique assistent à la réunion du comité technique désigné.
3.4.
La section centrale d'organisation et méthodes et d'informatique assure le secrétariat permanent de la commission de l'informatique générale.
4. Procédure d'examen des contrats.
La commission de l'informatique générale se prononce sur la procédure à suivre pour la passation des contrats (appel d'offres, marché négocié) mais elle n'examine pas, en principe, les clauses contractuelles elles-mêmes.
Il appartient au service contractant d'arrêter le dispositif des contrats en se référant aux prescriptions réglementaires et en particulier :
au code des marchés publics (décret no 64-729 du 17 juillet 1964 ; BO/G, p. 3631 ; BO/M, p. 3141 ; BO/A, p. 1199) ;
au cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés industriels passés au nom de l'État (décret no 65-611 du 5 juillet 1965 ; BOC/SC, p. 1252) ;
au cahier des prescriptions communes applicables aux marchés de matériels destinés au traitement de l'information (décret no 76-86 du 21 janvier 1976).
Les marchés de matériels et de service informatiques qui relèvent de la commission de l'informatique générale appartiennent au domaine de compétence de la commission des marchés d'informatique instituée par le décret no 72-199 du 13 mars 1972. Ils lui sont soumis dans les conditions prévues par les textes régissant cette commission.
5.
La présente instruction annule et remplace l'instruction no 50627/MA/SGA/SCOMAA du 22 octobre 1973.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le secrétaire général pour l'administration, président de la commission de l'informatique générale,
Ph. LACARRIÈRE.
Annexes
ANNEXE 1. Schémas directeurs informatiques.
A) Contexture de principe.
1re partie. Plan d'automatisation :
présentation générale ;
situation actuelle de l'automatisation ;
cible à cinq ans ;
fiches d'applications et de projets.
2e partie. Plan d'équipement : matériels, logiciels, services.
(Situation actuelle et évolution prévue) :
ordinateurs ;
saisie de donnée ;
réseaux de transmission de données ;
programmes produits ;
contrats de services.
3e partie. Plan d'équipement : personnels.
4e partie. Plan d'équipement : finances.
Pièces jointes : fiches d'opérations mineures.
B) Envoi des schémas directeurs à la commission de l'informatique générale.
Les schémas directeurs sont établis en 12 exemplaires.
Les pièces jointes en 2 exemplaires seulement.
Ils sont adressés à :
M. le président de la commission de l'informatique générale, section centrale d'organisation et méthodes et d'informatique (SGA/SCOMI), 14, rue Saint-Dominique, 75997 Paris-Armées.
ANNEXE 2. Fiche descriptive d'une opération mineure.
Figure 1. FICHE DESCRIPTIVE D'UNE OPÉRATION MINEURE
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ANNEXE 3.
3.1 Les étapes de réalisation d'une opération nouvelle.
Étapes. | Composition des dossiers. |
|---|---|
Le service rédige le cahier des charges. Il établit un rapport de présentation. | Une transmission. |
Le dossier est transmis à la commission de l'informatique générale par l'autorité responsable (cf. § 1.4). | Un rapport de présentation. Un cahier des charges. Une fiche de synthèse. |
Le comité technique étudie la formulation des besoins et le cahier des charges. | Une fiche de bilan économique d'investissement. |
Il formule un avis technique sur le projet. |
|
L'affaire est présentée à la commission de l'informatique générale par le président du comité technique, rapporteur. La commission se prononce sur : — l'économie générale de l'opération ; — la procédure contractuelle (appel d'offres, marché négocié) ; — l'étendue de la consultation. |
|
Le service consulte les fournisseurs. | Une transmission. |
Le service dépouille les propositions, il les classe, il définit l'équipement (objet du contrat), il prend position sur le choix du fournisseur et sur le mode d'acquisition (achat, location ou crédit-bail). Il rédige un rapport sur le choix du fournisseur. | Un rapport de présentation. Les fiches de bilan comparatif des offres. Une fiche de synthèse. |
Le dossier est transmis à la commission de l'informatique générale par l'autorité responsable. | Une fiche de bilan économique d'investissement. |
Le comité technique examine le rapport et formule un avis technique sur l'objet du contrat, sur le choix du fournisseur, sur le mode d'acquisition. |
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L'affaire est présentée à la commission de l'informatique générale par le président du comité technique, rapporteur. |
|
La commission se prononce sur l'objet du contrat, le choix du fournisseur, le mode d'acquisition. |
|
Le service rédige le contrat et en assure la transmission aux autorités de contrôle (commission des marchés, contrôle général des armées, contrôle financier). |
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3.2 Les étapes de réalisation d'une modification.
Étapes. | Composition des dossiers. |
|---|---|
Le service rédige un rapport explicitant les motifs de la modification, la nature de la modification, le coût de la modification. | Une transmission. |
| Un rapport de présentation. |
Le dossier est transmis à la commission de l'informatique générale par l'autorité responsable. | Les fiches de bilan comparatif des offres. Une fiche de synthèse. |
Le comité technique étudie le dossier et formule un avis technique sur la modification envisagée. | Une fiche de bilan économique d'investissement. |
L'affaire est présentée à la commission de l'informatique générale par le président du comité technique, rapporteur. |
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La commission de l'informatique générale se prononce sur l'opération. |
|
Le service rédige l'avenant et en assure la transmission aux autorités de contrôle (commission des marchés, contrôle général des armées, contrôle financier). |
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Nota.
Selon la procédure suivie, le nombre de dossiers complets à faire parvenir diffère :
en cas d'avis direct des présidents (comités techniques et commission de l'informatique générale) : 2 ;
en cas de soumission au comité technique : 17 ;
en cas de soumission ultérieure à la commission de l'informatique générale : 10 supplémentaires.
3.3 Envoi des dossiers a la commission de l'informatique générale.
Les dossiers sont adressés à la commission de l'informatique générale :
a). Pour les réalisations d'informatique scientifique, à :
M. le président de la commission de l'informatique générale, comité technique d'informatique scientifique, délégation générale pour l'armement, service central des télécommunications et de l'informatique (SCTI), 14, rue Saint-Dominique, 75997 Paris-Armées.
b). Pour les réalisations d'informatique de gestion, à :
M. le président de la commission de l'informatique générale, comité technique d'information de gestion, section centrale d'organisation et méthodes et d'informatique (SCOMI), 14, rue Saint-Dominique, 75997 Paris-Armées.
Une copie des bordereaux ou lettres d'envoi des dossiers objet de l'alinéa a) est adressée à la SCOMI.
3.4 Schémas types de rapports de présentation.
Les rapports de présentation doivent être précis et concis. Il est recommandé de reporter les développements particuliers en annexe, lorsqu'il est possible de le faire.
Les schémas types indiqués ci-après tiennent compte du modèle de rapport de présentation à la commission des marchés d'informatique, figurant dans l'instruction no 200/CSM/RG du 1 juin 1976 (BOC, p. 2316).
3.4.1 Rapport de présentation accompagnant un cahier des charges.
(1re phase d'une opération nouvelle d'équipement ou d'un remplacement d'équipement avec consultation de plusieurs fournisseurs.)
3.4.1.0 Objet de l'opération.
3.4.1.1 Missions du centre de traitement :
nature des applications du centre ;
liaisons avec les applications traitées dans d'autres centres.
3.4.1.2 État actuel du centre :
configuration des équipements en place ;
moyens en personnels.
3.4.1.3 Exposé des motifs de l'opération.
3.4.1.4 Référence au plan d'équipement.
3.4.1.5 Expression des besoins :
application à traiter, volume, caractéristiques… ;
plan de charge ;
planning de réalisation ;
éléments caractéristiques des besoins.
3.4.1.6 Spécifications des matériels souhaités :
configuration envisagée (si elle a été définie) ;
spécifications particulières du cahier des charges.
3.4.1.7 Mode d'acquisition envisagé (achat, location, crédit-bail…).
3.4.1.8 Liste des fournisseurs à consulter.
3.4.1.9 Prix du matériel envisagé (estimation).
Coût estimé de l'opération.
Bilan de l'opération, rentabilité.
Fiche de bilan économique d'investissement.
3.4.2 Rapport de présentation du choix d'un matériel, suite à consultation.
(2e phase d'une opération nouvelle d'équipement, ou d'un remplacement d'équipement avec consultation de plusieurs fournisseurs.)
2.0 Rappel historique.
Lancement du cahier des charges, avis de la commission de l'informatique générale.
2.1 Compte rendu de la consultation des fournisseurs.
2.2 Analyse des propositions :
comparaison technique ;
comparaison financière ;
bilan comparatif des offres.
2.3 Choix du service :
a). Le fournisseur.
b). La configuration.
c). Le prix.
d). Le mode d'acquisition.
2.4 Informations complémentaires (si nécessaire).
3.4.3 Rapport de présentation d'une modification d'un équipement en place.
Ce rapport est une synthèse, adaptée, des deux rapports précédents.
ANNEXE 4. Guide de rédaction pour les bilans comparatifs des offres.
A) Fiches de bilan comparatif des offres (fiche B.F.C.O.).
1
Contenu
Il est établi une fiche BFCO pour chacune des options financières de chacun des fournisseurs dont on compare les offres financières au niveau du dossier de présentation.
Contenu
Il est établi une fiche SFO par dossier de présentation au comité technique.
2
Contenu
Les systèmes, matériels, logiciels ou services proposés doivent tous permettre de satisfaire les besoins exprimés par le service : ils seront considérés, en conséquence, comme techniquement équivalents, au niveau des offres financières. En tout état de cause, les bilans seront accompagnés des offres complètes des fournisseurs.
Contenu
La liste des options que le service se propose d'examiner n'est pas limitative ; présentée sous la forme donnée sur la fiche-exemple, son libellé doit en être clair, précis et concis.
3
Contenu
Les montants sont exprimés en milliers de francs (KF) toutes taxes comprises (TTC). Les montants sont des annuités, non actualisées, aux prix datés du dépouillement de l'appel d'offres.
Contenu
Cette fiche de synthèse reprend en un tableau unique les montants figurant dans la case total de la colonne 5 de chacune des fiches BFCO.
4 Remarques particulières.
Rubrique 1. Si cette rubrique est renseignée, indiquer dans une fiche annexe no x les modalités d'évaluation et mentionner (Fx) sur la fiche BFCO après le montant de la rubrique 1.
Rubrique 2. Compléter les quantièmes des années concernées.
Le nombre total des années est égal à la durée de vie indiquée en rubrique 3 de la fiche de synthèse financière des offres.
Rappel : les montants sont des annuités, non actualisées exprimées en KF, TTC, aux prix datés du dépouillement de l'appel d'offres.
Lorsqu'il n'existe pas de redevance de maintenance dissociée de la location du matériel, utiliser la colonne 1 (matériel) et porter la mention MAT dans la colonne 3 (maintenance).
En cas d'achat immédiat, le montant total est porté sur la ligne de l'année considérée.
Colonne 4 (divers) : indiquer dans cette colonne ce qui n'a pas pu être placé sous couvert du matériel, du logiciel ou de la maintenance, notamment :
les coûts de conversion ;
les locations de matériel en double, nécessités par le changement de configuration ;
les dispositifs particuliers ;
les nouveaux frais nécessaires (ex. : climatisation), etc.
Chaque montant porté dans cette colonne devra obligatoirement faire l'objet d'une fiche annexe qui en établira le détail et le mode de calcul ; les numéros des fiches annexes seront reportés colonne 4 de la fiche BFCO, sur les lignes concernées (toujours sous la forme Fx).
En colonne Obs. du tableau de la rubrique 6, le service portera les numéros 1 à n des observations qu'il désire faire (concernant la ligne) ; ces observations seront rassemblées dans une fiche Obs. unique pour l'ensemble des fiches BFCO.
Rubrique 3. Indiquer le nom du fournisseur dans le rectangle.
Rubrique 4. Indiquer le numéro de l'option qui est examinée dans le tableau de la rubrique 2.
Mettre dans la case accolée au rectangle, le numéro de classement préférentiel de l'option/fournisseur (toutes les fiches BFCO doivent porter un no de classement).
B) Fiche de synthèse financière des offres (fiches S.F.O.).
4
Les dimensions du tableau dépendent du nombre de fournisseurs et du nombre de leurs options financières, que le service a retenus pour leur comparaison au niveau du dossier de présentation.
5
Les options peuvent être rappelées en clair (libellé), ou simplement sous la forme option x (x correspondant au no de l'option dans la liste établie en rubrique 4).
Figure 2. FICHE DE BILAN FINANCIER COMPARATIF DES OFFRES.
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ANNEXE 5. Fiche de synthèse.
Figure 3. FICHE DE SYNTHÈSE FINANCIÈRE DES OFFRES.
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Notes
ANNEXE 6. Guide pour la rédaction des fiches de bilan économique.
Figure 4. GUIDE POUR LA RÉDACTION DES FICHES DE BILAN ÉCONOMIQUE.
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Figure 5. FICHE DE BILAN ÉCONOMIQUE.
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