1. Les cercles et les personnes autorisées à y accéder.

1.1. LES CERCLES.

1.1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les conditions d'application à la gendarmerie nationale des dispositions des décrets et de l'arrêté cités en référence relatifs à l'organisation et au fonctionnement des cercles et foyers dans les armées.

Elle ne traite pas des problèmes d'hygiène et de sécurité du travail qui font l'objet de textes particuliers.

1.1.2. But des cercles.

Les cercles de gendarmerie ont une vocation sociale et culturelle. Ils ont pour objet de procurer aux militaires officiers et sous-officiers et à leur famille des possibilités de relations, d'entraide, d'information et de loisirs en leur offrant des distractions et des facilités matérielles de vie en commun. Ils n'ont pas de but lucratif.

Ils peuvent être amenés à fournir certaines prestations en vue de faciliter l'accomplissement du service.

1.1.3. Nature des cercles.

  3.1. Les cercles sont des organismes administratifs spéciaux dotés de la personnalité morale. Ils sont placés sous la tutelle du ministre de la défense qui délègue, par arrêté, certains de ses pouvoirs aux :

• 1. Commandants de circonscription de gendarmerie et autorités assimilés (commandant des écoles de la gendarmerie, commandant de la gendarmerie d'outre-mer).

• 2. Commandants de la garde républicaine, des légions de gendarmerie, des écoles et centres d'instruction, des formations s'administrant distinctement (centre administratif de la gendarmerie nationale,…) ou formant corps (centre technique de la gendarmerie nationale, groupements outre-mer,…).

Par convention, les autorités ci-dessus sont désignées dans le présent texte sous les appellations respectives de commandant de circonscription et chef de corps.

Du fait de leur personnalité juridique, les cercles peuvent :

• ester en justice ;

• recevoir des dons, legs et subventions.

  3.2. Quels que soient le nombre et la nature des activités qu'il comporte, chaque cercle constitue une seule entité juridique.

  3.3. Les cercles de gendarmerie sont, en principe, mixtes d'officiers et de sous-officiers. Il peut cependant en être autrement si les circonstances l'exigent.

  3.4. Les cercles de gendarmerie ne sont jamais institués « cercles interarmées ». La présence d'un cercle interarmées dans la garnison ne fait pas obstacle à la création d'un cercle propre à la gendarmerie.

1.1.4. Activités des cercles.

  4.1. Selon leurs ressources, leur situation et leurs possibilités, les cercles comprennent des activités sociales, culturelles ou de loisirs, permettant notamment de mettre à la disposition de leurs membres :

• une ou plusieurs salles de restauration dans le cadre de l'activité « mess » ;

• une salle de consommation dans le cadre de l'activité « bar » ;

• une bibliothèque comportant éventuellement une ou plusieurs salles de lecture ;

• une ou plusieurs salles de jeux, de spectacle ou de réunion dans le cadre de l'activité « loisirs » ;

• des chambres de passage dans le cadre de l'activité « hôtellerie » ;

• un ou plusieurs salons de coiffure ;

• une ou plusieurs installations sportives telles que piscines, tennis, salles d'éducation physique, etc.

Le nombre et la nature des activités sont arrêtés par le conseil d'administration.

Toutefois, sauf cas exceptionnel à soumettre à l'approbation de la direction générale de la gendarmerie nationale, l'activité bar ne peut être constituée que si est constituée une activité mess.

  4.2. Les cercles peuvent acheter ou prendre en location :

• des appareils de distribution automatique de boissons, de denrées et d'articles d'hygiène ;

• des appareils à jeux mécaniques ou électriques, à l'exception des machines à sous.

Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe V.

  4.3. Les cercles fournissent, à titre onéreux, les prestations de restauration que les commandants de circonscription ou de légion leur demandent dans le cadre des relations publiques que ces derniers sont tenus d'entretenir.

1.2. CREATION, DISSOLUTION, MODIFICATION DES CERCLES.

1.2.1. Création et dissolution des cercles.

  5.1. La création et la dissolution des cercles de gendarmerie sont décidées par arrêté du ministre (direction générale de la gendarmerie nationale).

Les propositions de création ou de dissolution sont établies par le chef de corps et transmises par la voie hiérarchique. Les propositions de dissolution peuvent émaner du président du conseil d'administration du cercle.

  5.2. L'arrêté de création précise la nature du cercle (cercle d'officiers, de sous-officiers ou cercle mixte) et son lieu d'implantation ou la formation de rattachement. Il existe, en principe, un cercle mixte pour chaque formation de gendarmerie mobile (escadron ou peloton isolé), de la garde républicaine et pour chaque école ou centre d'instruction.

  5.3. Lorsque plusieurs formations sont regroupées ou implantées à proximité les unes des autres, elles sont rattachées soit à un cercle mixte unique, soit à un cercle d'officiers et à un cercle de sous-officiers si l'importance des effectifs le justifie. Les cercles prennent l'appellation de la formation, de la ville ou éventuellement de la caserne où ils sont implantés.

  5.4. Au vu de l'arrêté de création ou de dissolution et, en cas de création, de la décision du conseil d'administration précisant la nature des activités, le commissaire de l'armée de terre chargé de la vérification des comptes et de la surveillance administrative rapporte le procès-verbal de création ou de dissolution du cercle.

1.2.2. Modification des cercles, création et dissolution d'activités.

La dissolution d'activités existantes ou la création de nouvelles activités est décidée par le conseil d'administration. Elle fait l'objet d'un additif au procès-verbal de création cité à l'article 5.4 précisant la référence de la décision, la nature de la modification, éventuellement les subventions en espèces et les prestations en nature consenties par la direction générale de la gendarmerie nationale.

1.2.3. Transcription et destination des procès-verbaux.

  7.1. Les procès-verbaux de création et de dissolution des cercles et leurs additifs sont transcrits au répertoire des actes administratifs du corps chargé par leur tutelle.

Le procès-verbal de dissolution rapporte notamment la destination donnée aux archives du cercle, le résultat de la liquidation et de la reddition des comptes, la clôture des comptes courants.

  7.2. Les procès-verbaux et les additifs aux procès-verbaux reçoivent la destination suivante :

• original : commissaire de l'armée de terre rapporteur ;

• copie : cercle (président du conseil d'administration) ;

• copie : chef de corps ;

• copie : direction générale de la gendarmerie nationale.

1.3. MEMBRES DES CERCLES.ACCES AUX CERCLES DES PERSONNES NON MEMBRES.

1.3.1. Membres de droit.

  8.1. Les officiers, sous-officiers, scientifiques du contingent et personnels militaires assimilés en activité de service dans la gendarmerie sont membres de droit :

• à titre permanent, du cercle de leur unité ou de leur garnison d'affectation ou du cercle le plus proche de leur lieu d'affectation ;

• à titre temporaire, du cercle de l'unité auprès de laquelle ils sont détachés ou de la garnison dans laquelle ils sont déplacés temporairement pour raison de service.

  8.2. Sont également membres de droit à titre temporaire du cercle de leur résidence ou du lieu de leur emploi.

• les officiers et sous-officiers des armées de terre, de mer, de l'air et des services communs affectés ou détachés dans une résidence où il n'existe pas de cercle interarmées ou relevant de leur armée ou service d'appartenance ;

• les officiers et sous-officiers des gendarmeries étrangères pendant la durée de leur mission ou de leur stage en France ;

• les officiers et sous-officiers de réserve de la gendarmerie convoqués pour une période d'instruction, pendant la durée de la manœuvre ou du stage auxquels ils participent.

  8.3. Les membres de droit bénéficient gratuitement de l'accès à l'ensemble des activités des cercles de la gendarmerie dans la limite de la capacité d'accueil de chacune d'elles. Toutefois, le conseil d'administration peut subordonner au paiement d'une cotisation annuelle l'accès à certaines activités autres que mess, bar et hôtellerie. Les membres de droit acquittent les prestations qui leur sont fournies au taux fixé.

  8.4. Les assistances de service social bénéficient des avantages liés à la catégorie des membres de droit.

1.3.2. Membres adhérents.

  9.1. Les personnes ci-après énumérées peuvent demander à faire partie, en qualité de membre adhérent, du cercle le plus proche du lieu de leur travail ou de leur domicile.

• a).  Officiers généraux de la 2e section.

• b).  Officiers et sous-officiers et personnels assimilés de la gendarmerie placés en position autre que l'activité pour tout autre motif que disciplinaire, appartenant aux cadres de réserve ou admis à l'honorariat de leur grade.

• c).  Personnels civils de la défense employés par la gendarmerie ou ayant fait valoir leurs droits à la retraite après avoir occupé un emploi dans la gendarmerie (catégories A et B pour les cercles d'officiers, C et D pour les cercles de sous-officiers).

  9.2. Les demandes d'admission sont adressées au chef de corps par le président du conseil d'administration qui émet un avis circonstancié. La décision du chef de corps est notifiée au demandeur par le président du conseil d'administration.

  9.3. Les membres adhérents ont accès à l'ensemble des activités du cercle dont ils sont membres dans la limite de la capacité d'accueil de chacune d'elles. Ils acquittent une cotisation générale annuelle ainsi que la cotisation particulière fixée, le cas échéant, par le conseil d'administration pour l'accès à certaines activités. Ces membres adhérents acquittent en outre les prestations qui leur sont fournies au taux fixé.

1.3.3. Accès au cercle des personnes ne possédant pas la qualité de membre.

Par dérogation aux articles 8 et 9 ci-dessus et afin, soit de satisfaire à la vocation sociale des cercles, soit de faciliter l'exécution du service, certaines personnes n'ayant pas la qualité de membre d'un cercle de gendarmerie sont autorisées par la présente instruction ou peuvent être autorisées par le conseil d'administration à accéder à tout ou partie des activités d'un cercle déterminé ou de l'ensemble des cercles de gendarmerie dans les conditions précisées ci-après.

  10.1. Accès à l'ensemble des activités d'un cercle déterminé : les familles.

  10.11. Accès sans autorisation particulière.

Le conjoint et les personnes à charge du membre de droit d'un cercle au titre de l'article 8.1 ont accès à ce cercle dans les mêmes conditions que le membre lui-même. Ce droit est maintenu au profit du conjoint survivant non remarié et des enfants mineurs du membre de droit décédé. Il s'exerce éventuellement dans le cercle le plus proche du nouveau lieu de domicile des intéressés.

Les enfants majeurs, jusqu'à l'âge de 25 ans, de ce membre de droit, ont également accès dans les mêmes conditions au cercle du lieu de leur résidence lorsque la poursuite de leurs études les oblige à avoir une résidence séparée.

  10.12. Accès sur autorisation du président du conseil d'administration.

Le conjoint et les personnes à charge des membres de droit à titre temporaire cités à l'article 8.2 et des membres adhérents d'un cercle peuvent être autorisés sur leur demande à accéder aux différentes activités de ce cercle. Cette autorisation est maintenue et peut être renouvelée au profit du conjoint survivant non remarié et des enfants mineurs du militaire de la gendarmerie décédé alors qu'il était membre adhérent du cercle. Le conjoint survivant non remarié d'un militaire de la gendarmerie peut adresser une demande en ce sens même s'il ne bénéficiait pas d'une autorisation d'accès en cours de validité au moment du décès. La demande est renouvelée chaque année mais l'autorisation demeure valable, en cas de changement de domicile des bénéficiaires, à l'égard du cercle le plus proche de leur nouveau domicile.

  10.13. Accès sur autorisation du président du conseil d'administration et moyennant le paiement d'une cotisation.

Même lorsqu'ils ne sont plus à sa charge au sens fiscal, les enfants majeurs jusqu'à l'âge de 25 ans du membre de droit d'un cercle au titre de l'article 8.1 et qui vivent en permanence sous son toit peuvent être autorisés sur leur demande à accéder aux différentes activités de ce cercle.

  10.2. Accès au mess et au bar d'un cercle déterminé : les admis et les invités.

  10.21. En qualité d'admis, peuvent prendre leur repas au mess ou consommer au bar :

• les militaires du rang de la gendarmerie lorsqu'il n'existe aucun ordinaire ou foyer de gendarmerie gérant une activité de restauration ou un bar dans un lieu de leur affectation ou de leur emploi ; les conditions d'accès sont définies par le chef de corps ;

• les personnels civils de la défense employés par la gendarmerie qui n'ont pas demandé la qualité de membre adhérent du cercle et qui exercent leurs fonctions dans la formation de gendarmerie où le cercle est implanté ou à laquelle il est rattaché ;

• à titre exceptionnel et sur autorisation du gérant, les personnes exécutant une prestation de service au profit de la formation de gendarmerie où un mess ou bar est implanté et qui n'ont pas terminé cette prestation.

  10.22. En qualité d'invités.

Sous réserve d'y être invitée par un membre de droit à titre permanent d'un cercle de gendarmerie et d'être constamment accompagnée par lui, toute personne peut prendre son repas au mess ou consommer au bar de ce cercle.

  10.3. Accès aux mess, bar et hôtellerie de l'ensemble des cercles de gendarmerie : les passagers.

Peuvent accéder dans la limite des capacités d'accueil aux mess, bar et hôtellerie du cercle le plus proche de leur lieu de déplacement, sans autorisation particulière :

• les officiers et sous-officiers des armées de terre, de mer, de l'air et des services communs déplacés en mission dans une résidence où il n'existe pas de cercle interarmées ou relevant de leur armée ou service d'appartenance ;

• les membres de droit à titre permanent d'un cercle de gendarmerie ainsi que leur conjoint, personnes à charge et enfants majeurs cités à l'article 10.13 qui se déplacent pour convenances personnelles et ne peuvent de ce fait prétendre à la qualité de membre de droit à titre temporaire du cercle le plus proche de leur lieu de déplacement.

  10.4. Priorité d'accès au mess.

Compte tenu des possibilités matérielles nécessairement limitées d'accueil et d'approvisionnement, l'accès aux mess et aux bars est accordé dans l'ordre de priorité suivant :

• membres de droit à titre permanent ;

• membres de droit à titre temporaire ;

• personnels civils de la défense employés dans les formations de la gendarmerie ;

• militaires du rang de la gendarmerie ;

• officiers et sous-officiers des armées de terre, air, mer et services communs déplacés en mission ;

• familles des membres de droit ;

• militaires de la gendarmerie placés en position statutaire de retraite et leurs familles ;

• passagers ;

• invités.

  10.5. Priorité d'accès à l'hôtellerie.

Compte tenu des possibilités d'hébergement réduites des cercles de gendarmerie, l'accès à l'hôtellerie est accordé dans l'ordre de priorité suivant :

• membres de droit à titre temporaire cités à l'article 8.1 ;

• membres de droit à titre temporaire cités à l'article 8.2 ;

• membres adhérents déplacés hors de leur garnison pour raison de service ;

• passagers cités à l'article 10.3 premier alinéa ;

• passagers cités à l'article 10.3 deuxième alinéa.

1.3.4. Justification du droit d'accès au cercle.

A l'exception des personnes citées aux articles 10.21 alinéa 3 (admis à titre exceptionnel) et 10.22 (invités), toute personne désirant accéder à un cercle de gendarmerie doit être en mesure de justifier sa qualité en présentant soit une carte professionnelle ou de retraité (membres de droit et adhérents), soit une carte d'accès (familles et conjoints survivants) s'inspirant du modèle joint en annexe I et délivrée par le cercle.

Les cartes d'accès sont validées par le gérant du cercle au début de chaque année civile et en tout état de cause avant le 31 janvier.

1.3.5. Exclusion.

  12.1. En cas d'infraction au règlement intérieur du cercle ou de faute grave contre la bienséance commise par un membre du cercle ou un membre d'une famille, le président du conseil d'administration peut :

• infliger un avertissement à la personne fautive ;

• proposer l'exclusion temporaire ou définitive du cercle de la personne fautive.

  12.2. L'exclusion, temporaire ou définitive, ne peut être prononcée que sur avis conforme émis à la majorité des voix par le conseil d'administration et après que la personne concernée a été entendue ou a refusé d'être entendue par le président du conseil d'administration. La décision est prise et notifiée par le chef de corps.

En cas d'exclusion temporaire, la décision précise les dates de début et de fin de la mesure.

1.3.6. Perte de la qualité de membre.

  13.1. Membres de droit.

Les membres de droit à titre permanent perdent automatiquement cette qualité à la date de la radiation des contrôles de l'unité en cas de mutation. Lorsque la famille ne suit pas immédiatement le militaire muté, ses membres peuvent continuer à accéder au cercle sur autorisation du président du conseil d'administration.

Les membres de droit à titre temporaire perdent automatiquement cette qualité à la date où cesse le lien qui les attachait provisoirement au cercle.

  13.2. Membres adhérents.

Les membres adhérents perdent cette qualité sur simple demande adressée au président du conseil d'administration.

1.3.7. Manifestations ouvertes au public.

Les cercles peuvent apporter leur concours à des manifestations ouvertes au public et constituer leur support juridique temporaire.

Les dispositions relatives aux conditions et modalités d'organisation de ces manifestations ainsi que les conditions dans lesquelles les bénéfices réalisés à cette occasion sont comptabilisés, sont fixées par l' instruction 1000 /DEF/GEND/LOG/ADM du 13 janvier 1984 (BOC, p. 3091).

2. Attributions et responsabilités des personnels qui participent à l'administration, à la direction et à la gestion des cercles.

2.1. Généralités.

Sans préjudice des pouvoirs non délégués par le ministre de la défense, l'administration, la direction et la gestion des cercles de la gendarmerie sont assurées par :

• le directeur général de la gendarmerie nationale ;

• les commandants de circonscription de gendarmerie et autorités assimilées ;

• les chefs de corps ;

• les conseils d'administration des cercles ;

• les présidents de conseil d'administration ;

• les vice-présidents de conseil d'administration ;

• les commissions d'activité et leurs responsables ;

• les gérants et aide-gérants du cercle ;

• les gérants et aide-gérants d'activité ;

• le personnel d'exécution.

2.2. Le directeur général de la gendarmerie nationale.

Le directeur général de la gendarmerie nationale :

• fixe le plafond des réserves que les cercles sont autorisés à constituer ;

• fixe le montant de la cotisation des cercles au fonds d'entraide ;

• en cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, dissout le conseil d'administration des cercles qui ne relèvent pas d'un commandant de circonscription ou d'une autorité assimilée. Il est saisi à cet effet par le chef de corps concerné.

2.3. Le commandant de circonscription de gendarmerie ou l'autorité assimilée.

Le commandant de circonscription de gendarmerie ou l'autorité assimilée a le pouvoir de dissoudre le conseil d'administration en cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion du cercle. Il est saisi à cet effet par le chef de corps concerné.

2.4. Le chef de corps.

Le chef de corps exerce sur le cercle les pouvoirs de tutelle qui lui sont délégués par le ministre conformément à l'arrêté de référence. Il peut déléguer sa signature au commandant en second ou au chef d'état-major.

Le chef de corps nomme le président et éventuellement le vice-président du conseil d'administration. Il fixe l'effectif et la composition du conseil d'administration et désigne éventuellement ses membres en cas d'insuffisance de volontaires conformément à l'article 19.2.

Destinataire des procès-verbaux rapportant les décisions prises par le conseil d'administration, le chef de corps dispose d'un délai d'un mois pour s'y opposer. Il peut prolonger ce délai d'un mois supplémentaire. La décision en est notifiée par écrit au président du conseil d'administration.

Le chef de corps décide de l'admission ou de la non-admission au cercle, en qualité de membre adhérent, des personnes citées à l'article 9.1 conformément aux dispositions de l'article 9.2. Il fixe éventuellement les conditions d'accès au mess et au bar des militaires du rang de la gendarmerie conformément à l'article 10.21.

Exerçant la tutelle des cercles, le chef de corps peut procéder à tout contrôle et vérification sur place et sur pièce. Il peut se faire communiquer le résultat des vérifications exercées par les commissaires de l'armée de terre.

2.5. Le conseil d'administration.

  19.1. Effectif et composition.

Les cercles sont administrés par un conseil d'administration composé de 5 membres au moins et de 15 membres au plus. Ce dernier chiffre peut être porté à 28 pour les cercles dont le nombre des membres de droit à titre permanent est supérieur à 200 et le nombre des activités égal ou supérieur à 3. Le conseil d'administration est choisi pour les deux tiers au moins parmi les membres de droit à titre permanent et pour un tiers au plus parmi les membres adhérents militaires. Pour chacune de ces catégories de membres, la représentation des officiers et des sous-officiers tient compte de leur effectif respectif. Lorsque plusieurs unités sont rattachées à un même cercle, la composition du conseil d'administration tient compte également de cette pluralité.

Le commandant de la formation concernée propose au chef de corps l'effectif et la composition du conseil d'administration et fait procéder à l'élection de ses membres conformément aux dispositions de l'article 19.2.

  19.2. Elections.

Les membres du conseil d'administration sont élus au scrutin secret uninominal. Sont éligibles au conseil d'administration les membres de droit à titre permanent et les membres adhérents militaires, volontaires pour exercer ces fonctions.

Tous les membres du cercle sont électeurs à l'exception des membres de droit à titre temporaire.

Il peut être élu autant de membres suppléants que de membres titulaires. Les membres suppléants sont choisis parmi les candidats aux élections ayant obtenu le plus de voix après les élus et dans l'ordre décroissant des voix obtenues.

Destinés à remplacer les membres titulaires au fur et à mesure de leur départ, les membres suppléants ne peuvent siéger en tant que tel au conseil d'administration.

L'élection a lieu en principe au mois de janvier ou dans le premier mois qui suit la création du cercle. Si le nombre des volontaires est insuffisant les membres titulaires ou suppléants sont désignés d'office par le chef de corps.

Dans les écoles et les centres d'instruction les élèves et les stagiaires participent aux élections mais ne font partie du conseil d'administration que dans la limite de la moitié de l'effectif de ce conseil. Les sièges qui leur sont ainsi réservés sont renouvelés avant la fin du premier mois suivant la date d'incorporation.

  19.3. Présidence.

Le conseil d'administration est présidé par un officier en activité de service s'il s'agit d'un cercle d'officier ou d'un cercle mixte, par un sous-officier en activité de service s'il s'agit d'un cercle de sous-officier. Le président du conseil d'administration est désigné par le chef de corps parmi les officiers autres que le comptable deniers du corps ou parmi les sous-officiers de la résidence ou de la formation concernées non membres élus du conseil d'administration. Il est soit d'un grade supérieur, soit plus ancien en grade que l'officier ou le sous-officier le plus ancien dans le grade le plus élevé membre élu du conseil.

Un vice-président peut être désigné dans les mêmes conditions. Dans les cercles de sous-officiers et les cercles mixtes, le vice-président est un sous-officier.

Le président et le vice-président ne comptent pas à l'effectif du conseil d'administration.

  19.4. Mandat.

Le mandat du président, du vice-président et des membres du conseil d'administration est de trois ans. Il peut être renouvelé une fois. Il cesse en cas de perte de la qualité requise pour exercer les fonctions ou en cas de mutation hors de la zone à l'intérieur de laquelle le cercle exerce ses activités. Chaque titulaire partant est automatiquement remplacé par le suppléant le mieux placé sur la liste. Lorsque, après appel de tous les suppléants aux fonctions de titulaires l'effectif du conseil d'administration est égal ou inférieur à la moitié de l'effectif théorique, il est procédé à des élections partielles pour combler les vacances.

Cette règle n'est pas applicable aux sièges réservés aux scientifiques du contingent et aux élèves-gendarmes dont le renouvellement a lieu à chaque incorporation.

  19.5. Fonctionnement et attributions.

  19.51. Le conseil d'administration se réunit en session ordinaire sur convocation de son président au minimum une fois par quadrimestre. Il se réunit en session extraordinaire, sur convocation de son président, soit à l'initiative de ce dernier, soit à la demande d'un tiers au moins des membres.

  19.52. Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :

• élaboration du règlement intérieur du cercle ;

• états prévisionnels des recettes et des dépenses et décisions modificatives ;

• comptes financiers ;

• programmes annuels d'amortissement et d'investissement ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres du cercle ;

• créations, modifications et cessations des activités ;

• admission des membres adhérents ;

• fixation des tarifs appliqués aux usagers en contrepartie des prestations fournies ;

• fixation de la cotisation générale annuelle des membres adhérents du cercle et des suppléments de cotisation générale pour les membres de la famille ;

• détermination des activités pour lesquelles une cotisation annuelle d'activité est envisagée, fixation de son montant et du supplément de cotisation pour les membres de la famille ;

• modalités d'embauche du personnel ;

• demandes d'avances ou de prêts au fonds d'entraide ;

• acceptation des dons et legs exempts de charge, de condition ou d'affectation immobilière ;

• décision d'ester en justice ;

• gestion du cercle.

Il peut délibérer de toute autre affaire de sa compétence que lui soumet son président ou que demande un tiers au moins de ses membres.

  19.53. Le président met les affaires en délibération. Il communique, à cet effet, tous les documents de nature à les éclairer. Il expose les questions importantes de la façon la plus précise et détaillée possible et, lorsque cela lui est demandé en temps opportun par un membre du conseil, par écrit.

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président ou le vice-président en cas d'absence ou d'empêchement du président, la moitié au moins des membres sont présents.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président, ou le vice-président, en cas d'absence ou d'empêchement du président, ayant voix prépondérante en cas de partage. Le président recueille les voix en commençant par l'officier ou le sous-officier le moins élevé en grade et, à égalité de grade, par le moins ancien. Il émet son opinion le dernier.

  19.54. Les résultats de chaque séance du conseil d'administration sont consignés sur un registre des délibérations par procès-verbal signé par tous ses membres. Les membres qui n'adhèrent pas à l'avis de la majorité ont droit de consigner, à la suite du procès-verbal, les motifs de leur opposition.

Si le président du conseil d'administration juge que les décisions prises sont préjudiciables aux intérêts du cercle ou à la discipline, il lui appartient d'adresser au chef de corps toutes propositions utiles en vue de provoquer son opposition.

  19.55. Les décisions du conseil d'administration deviennent définitives un mois après leur transmission au chef de corps, à moins que celui-ci n'y ait fait opposition. Ce délai peut être prolongé d'un mois supplémentaire par décision notifiée de cette autorité.

2.6. Le président du conseil d'administration.

  20.1. Fonctions.

Le président du conseil d'administration assure également la direction du cercle.

  20.2. Attributions.

En tant que président du conseil d'administration il :

• propose au chef de corps les modifications qui lui paraissent nécessaires dans l'effectif et la composition du conseil d'administration et fait procéder à l'élection de ses membres conformément aux dispositions des articles 19.1 et 19.2 ;

• préside chaque réunion du conseil dans les conditions prévues à l'article 19.53 et peut participer aux réunions des commissions d'activité.

En tant que chargé de la direction du cercle, il :

• fait procéder à la mise en place de moyens informatiques de gestion et de comptabilité agréés par la direction générale de la gendarmerie nationale, lorsque le nombre moyen de repas servis journellement au cours des deux quadrimestres les plus chargés excède cent ;

• s'assure de l'application des règles de comptabilité automatisée du cercle doté de moyens informatiques agréés par la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• notifie au conseil d'administration les décisions prises par le chef de corps ;

• propose au commandant de la formation concernée la désignation des gérant, aide-gérant ou responsable d'activité ;

• signe les contrats du personnel civil employé par le cercle ;

• assure l'exécution des instructions ministérielles, des décisions devenues définitives du conseil d'administration et des prescriptions du règlement intérieur ;

• autorise le conjoint et les personnes à charge des membres adhérents et des membres de droit à titre temporaire à accéder au cercle conformément à l'article 10-12 ;

• dirige et surveille le fonctionnement des diverses activités du cercle en veillant particulièrement à la sécurité des fonds, valeurs et matières détenus ;

• suit l'exécution des recettes et dépenses et plus généralement l'évolution de la situation financière afin d'assurer une gestion saine ;

• signe avec le gérant tous les chèques émis sur le compte courant postal ou bancaire du cercle ;

• fait verser sans retard à ce compte les sommes reçues par le gérant pour la partie excédant le montant maximum du « fonds de roulement » ;

• fait procéder pour les achats à des appels à la concurrence limités aux fournisseurs agréés (appels d'offres périodiques, demandes de prix), veille au bon entretien des approvisionnements et à la rentrée régulière des sommes dues au cercle ;

• contracte les assurances que le cercle est tenu de souscrire ;

• représente le cercle en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Le président du conseil d'administration chargé de la direction du cercle a autorité sur le personnel civil et militaire du cercle.

Pour l'exercice de ses attributions de direction, le président du conseil d'administration :

• vérifie inopinément, au moins une fois par mois, la caisse, les approvisionnements et les matériels ; s'assure de la concordance des fonds et de l'avoir « matières » avec la comptabilité ; vise les documents comptables et y inscrit, le cas échéant, ses observations ;

• peut déléguer sa signature au gérant pour les actes de gestion courante à l'exception de l'émission des chèques qui sont contresignés par lui.

2.7. Le vice-président du conseil d'administration.

Lorsque l'importance du cercle le justifie, le chef de corps peut désigner parmi les officiers (cercle d'officiers) ou les sous-officiers (cercle de sous-officiers et cercle mixte) en activité de service, un vice-président dans les conditions énoncées à l'article 19.3.

Le vice-président assiste aux séances du conseil d'administration avec simple voix consultative. Lorsque le président du conseil d'administration est absent ou empêché, il le remplace dans ses fonctions de président du conseil d'administration.

A l'exception de la signature des chèques dans les conditions définies à l'article 32.22 infra, le vice-président n'a pas qualité pour exercer les autres fonctions de direction du cercle.

2.8. Les commissions d'activité et leurs responsables.

Lorsque l'importance du cercle ou le nombre de ses activités le justifient, des commissions propres à chaque activité ou à plusieurs activités peuvent être créées à l'initiative du conseil d'administration qui les modifie en fonction des besoins.

Chaque commission est constituée soit au sein du conseil d'administration lui-même, soit autour d'un au moins des membres. Chaque commission est dirigée par un responsable qui propose au conseil d'administration les règles de fonctionnement de l'activité et en assure la responsabilité devant le conseil d'administration. Le responsable est impérativement membre du conseil d'administration.

Les responsables et les membres des commissions sont désignés par le conseil d'administration. La désignation des militaires membres des commissions et non-membres du conseil d'administration est soumise à l'approbation du commandant de la formation concernée par le président du conseil d'administration.

2.9. Le gérant du cercle et l'aide-gérant du cercle.

  23.1. Désignation.

Les fonctions de gérant et d'aide-gérant du cercle peuvent être confiées soit à des personnels militaires sous-officiers, soit à des personnels civils de droit public ou de droit privé.

Le gérant et l'aide-gérant militaires sont désignés par le commandant de formation sur proposition du conseil d'administration.

Lorsqu'ils relèvent du statut de la fonction publique d'Etat, le gérant et l'aide-gérant civils sont mis en place par le chef de corps. Dans tous les autres cas, ils sont embauchés par contrat de travail écrit, signé par le président du conseil d'administration. Ce contrat, établi dans les formes d'un contrat de droit commun, doit en particulier préciser les conditions de travail, de rémunération et de mise en cause de la responsabilité pécuniaire du gérant et de l'aide-gérant.

Le choix des gérants militaires doit porter en priorité sur les personnels titulaires du certificat technique 1er ou 2e degré « restauration collective », à défaut sur ceux titulaires d'un diplôme civil équivalent et, en tout état de cause, sur des personnels manifestant un intérêt particulier pour la fonction.

Les gérants civils doivent être titulaires d'un diplôme civil équivalent.

Le gérant et l'aide-gérant ne font pas partie du conseil d'administration.

Le gérant militaire est, au sein de son unité, exempt de tout service à la résidence. Il peut toutefois être envoyé en déplacement par le chef de corps.

En cas d'absence du gérant, celui-ci est remplacé par l'aide-gérant.

En cas d'absence simultanée du gérant et de l'aide-gérant, il appartient au président du conseil d'administration de désigner le personnel qui lui paraît le plus apte à remplir ces fonctions.

  23.2. Attributions.

Le gérant est chargé :

• sous l'autorité du président du conseil d'administration, du fonctionnement intérieur du cercle ;

• par délégation du président du conseil d'administration, des actes de gestion courante.

  23.2.1. En tant que chargé du fonctionnement intérieur du cercle :

• il veille à la bonne tenue des locaux et au bon entretien du matériel ;

• il contrôle l'accès au cercle dans les conditions définies par le règlement intérieur avec l'aide des gérant ou responsables d'activité ;

• il assure ou supervise le fonctionnement de l'ensemble des activités du cercle.

  23.2.2. En tant que chargé des actes de gestion courante :

• il procède ou fait procéder aux achats de boissons et de denrées ;

• il établit ou fait établir les menus des repas ;

• il dirige et supervise le personnel d'exécution du cercle et des diverses activités, notamment du mess ;

• il effectue ou veille à ce que soient effectuées les opérations de recettes et de dépenses, d'entrées et de sorties de matériels, d'approvisionnement du cercle et signe, à cet effet, les chèques qu'il soumet au contreseing du président du conseil d'administration du cercle ;

• il s'assure de la tenue des divers documents et pièces de comptabilité ;

• il arrête ces documents avant de les présenter au président du conseil d'administration du cercle.

Pour l'exercice de ses attributions, le gérant du cercle :

• peut recevoir délégation de signature du président du conseil d'administration pour tous les actes de gestion courante à l'exception de l'émission des chèques ;

• assiste aux séances du conseil d'administration, avec voix consultative ;

• peut être aidé, pour les cercles importants, par un comptable ;

• dispose de personnel d'exécution.

  23.23. L'aide-gérant assiste le gérant dans l'exercice de ses attributions. Il le remplace en cas d'absence ou d'empêchement.

  23.3. Mutation du gérant du cercle.

En cas de mutation du gérant, le président du conseil d'administration procède à la prise et à la remise de service contradictoire entre l'ancien et le nouveau gérant en vue de :

• constater les existants en caisse, en magasin ou en service et à les comparer à l'avoir qui ressort de l'arrêté des écritures comptables ;

• établir les responsabilités encourues, en cas de déficits ou d'avaries.

2.10. Le gérant, l'aide-gérant et le personnel d'activité.

  24.1. Lorsque le cercle comporte des activités importantes, administrées par des commissions d'activités, le commandant de la formation concernée peut décider, sur proposition du conseil d'administration du cercle transmise par son président, de désigner des personnels militaires ou civils, pour exercer les fonctions de gérant ou d'aide-gérant d'activités. Il en est ainsi, notamment, pour les activités mess importantes.

Le gérant militaire d'une activité mess importante est exempt de tout service au sein de son unité dans les mêmes conditions que le gérant militaire du cercle.

Le gérant militaire d'une autre activité peut être exempté par le chef de corps de tout service. Il est remplacé en cas d'absence par l'aide-gérant d'activité.

Le gérant d'activité tient la comptabilité propre à cette activité, en liaison permanente avec le gérant du cercle. Cette comptabilité est tenue par le responsable de la commission d'activité lorsqu'il n'y a pas de gérant d'activité.

Le gérant d'activité ou le responsable fait inscrire la comptabilité de l'activité dans la comptabilité globale du cercle en accord avec le gérant.

Le gérant d'activité ou le responsable contrôle le paiement effectif des cotisations particulières lorsque celles-ci sont exigées par le conseil d'administration en application des articles 8.3 et 9.3.

La commission d'activité et le responsable de cette commission exercent respectivement sur la gestion de cette activité le même pouvoir de surveillance et de contrôle que le conseil d'administration et son président à l'égard de la gestion du cercle.

  24.2. Mutation du gérant d'activité.

En cas de mutation du gérant d'activité, le président du conseil d'administration procède à la prise et à la remise de service contradictoires entre l'ancien et le nouveau gérant en vue de :

• constater les existants en caisse, en magasin ou en service et les comparer à l'avoir qui ressort de l'arrêté des écritures comptables ;

• établir les responsabilités encourues en cas de déficits ou d'avaries.

2.11. Les personnels d'exécution.

  25.1. Militaires.

Les personnels militaires d'exécution des cercles et des activités sont désignés et remplacés par les commandants de formation concernés sur proposition du président du conseil d'administration. Ils sont, en principe, exemptés de tout autre service, sauf avis contraire du chef de corps auquel il est rendu compte à cet effet des décisions de désignation et de relève.

Le nombre des militaires d'active doit être réduit au strict minimum indispensable au regard des besoins propres des cercles d'une part, aux besoins de l'ordinaire que met en œuvre la formation concernée lorsqu'elle se déplace sur réquisition de l'autorité civile ou sur ordre du ministre de la défense ou du commandement militaire d'autre part. Des gendarmes auxiliaires peuvent être désignés pour tenir des emplois d'exécution au sein des cercles. Il doit être fait appel, en priorité, pour le reste à des personnels civils rétribués par le cercle.

  25.2. Civils.

Les personnels civils d'exécution sont embauchés et licenciés dans les conditions du droit privé par le président du conseil d'administration, après autorisation du conseil d'administration.

  25.3. Le gérant du cercle et, le cas échéant, le gérant d'activité, ont autorité directe sur l'ensemble des personnels militaires et civils d'exécution.

2.12. Responsabilité des personnels.

Quelles que soient les fonctions assumées et les attributions exercées au regard de l'administration, de la direction et de la gestion des cercles de gendarmerie, la responsabilité du personnel militaire et civil est appréciée et mise en jeu conformément à la législation et à la réglementation qui leur sont applicables en matière civile, pénale, disciplinaire et pécuniaire.

Les personnels civils employés par les cercles sont autorisés à accéder et à circuler dans l'enceinte militaire où le cercle est implanté.

3. Administration et gestion des cercles.

3.1. ADMINISTRATION DES CERCLES.

3.1.1. Principes généraux.

  27.1. Autonomie.

Les cercles s'administrent de façon autonome dans le cadre de la réglementation définie par la direction générale de la gendarmerie nationale et sous la tutelle exercée par les commandants de circonscription de gendarmerie et les chefs de corps conformément aux délégations de pouvoirs qui leur sont consenties par le ministre.

  27.2. Règlement intérieur.

Le conseil d'administration élabore le règlement intérieur du cercle. Celui-ci fait l'objet d'un procès-verbal transmis au chef de corps selon la procédure ordinaire définie à l'article 18.

Les dispositions de ce règlement ne peuvent avoir pour effet de restreindre de manière permanente les droits d'accès reconnus par les articles 8, 9 et 10 de la présente instruction.

Le règlement intérieur du cercle :

• rappelle la composition des organes d'administration, de direction et de gestion du cercle ;

• fixe les règles particulières de fonctionnement de chacune des activités, notamment les règles relatives à la sécurité des fonds, valeurs et matières détenus ;

• détermine les modalités d'accès aux différentes activités dans le cadre des droits reconnus par l'article 10.

  27.3. Responsabilité.

Les cercles sont pécuniairement responsables à l'égard des tiers. Ils doivent, de ce fait, contracter une assurance, à concurrence du maximum de garantie légale, couvrant tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents causés par le personnel qu'ils emploient ou par les matériels et installations qu'ils utilisent.

Deux contrats d'assurance doivent être obligatoirement souscrits par le cercle :

• l'assurance « incendie » ;

• l'assurance « responsabilité civile ».

L'objet de ces contrats et les clauses types qu'ils doivent comporter font l'objet de l'annexe II.

  27.4. Fiscalité.

En tant que personne morale, les cercles sont assujettis au régime fiscal de droit commun (code général des impôts, code des débits de boisson).

Ces organismes bénéficient toutefois de certaines exonérations dans les conditions définies à l'annexe III.

3.1.2. Documents d'administration générale.

Sous la responsabilité et le contrôle du président du conseil d'administration, le gérant du cercle tient les documents énumérés au présent article.

  28.1. Répertoire-classeur.

Toutes les pièces relatives à l'administration du cercle sont classées par ordre chronologique et selon un numéro d'ordre annuel dans un répertoire-classeur.

Il s'agit notamment de :

• l'arrêté de création du cercle ;

• les décisions de création, de modification ou de dissolution d'activités ou de structures ;

• les directives ou instructions diverses ;

• les décisions du chef de corps concernant le cercle ;

• la copie des procès-verbaux des séances du conseil d'administration (les procès-verbaux originaux constituent le registre des délibérations) ;

• le règlement intérieur du cercle ;

• les contacts d'embauchage du personnel civil ainsi que toutes les décisions le concernant ;

• les avenants des contrats d'assurances souscrits ;

• les contrats et marchés passés éventuellement avec les fournisseurs ;

• éventuellement l'arrêté de dissolution du cercle ;

• etc.

Le répertoire classeur est contrôlé par le président du conseil d'administration, à son initiative.

  28.2. Registre des délibérations.

Le registre des délibérations comporte, dans l'ordre chronologique, les procès-verbaux des différentes réunions ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration du cercle (ou des commissions d'activités de ce même cercle).

Ils comportent également les comptes rendus des réunions des commissions d'activité lorsqu'il apparaît au responsable d'activité que ceux-ci doivent y figurer à raison des décisions prises.

Chaque procès-verbal ou compte rendu de réunion est signé par tous les membres présents du conseil d'administration ou de la commission d'activité.

Ce registre est ouvert par le gérant et contrôlé par le président du conseil d'administration, à son initiative.

  28.3. Cahier de réclamation et de suggestions.

Il est tenu au moins un cahier de réclamations et suggestions par cercle. Lorsque l'importance des activités le justifie, il peut être tenu autant de registres de réclamations qu'il y a d'activités, le registre principal étant celui du mess.

Sur ces cahiers, les membres du cercle inscrivent leurs réclamations et suggestions. Celles-ci sont obligatoirement signées par leur auteur. Le cahier est présenté par le gérant au conseil d'administration du cercle et à son président en temps opportun pour que le président du cercle ou le conseil d'administration puisse utilement l'exploiter.

Le ou les cahiers de réclamations et de suggestions sont, avant usage, cotés et paraphés par le président du conseil d'administration. Ils sont contrôlés à son initiative et présentés au conseil d'administration pour exploitation.

3.2. GESTION DES CERCLES.

3.2.1. Principes généraux.

  29.1. Autonomie.

Chaque cercle couvre par ses ressources propres l'ensemble de ses dépenses. L'Etat ne peut lui fournir qu'une aide en nature dans les conditions définies à l'article 30.3. En cas de création, de modification ou de difficulté exceptionnelle, il peut faire appel au fonds de secours et d'entraide prévu à l'article 29.2.

  29.2. Solidarité.

  29.21. Principes.

Chaque cercle comportant au moins l'une des activités mess et bar participe à la constitution d'un fonds de secours et d'entraide centralisé fonctionnant comme organisme de compensation à l'égard de tous les cercles.

Ce fonds gouverné par la direction générale de la gendarmerie nationale et géré par le centre administratif de la gendarmerie nationale, a pour but :

• de faciliter le démarrage des cercles nouvellement créés ;

• de favoriser les améliorations importantes nécessaires dans certaines circonstances ;

• d'aider les cercles en cas de besoin, notamment en cas de dissolution, si des dettes subsistent après apurement des comptes ;

• de prendre partiellement en charge les réceptions officielles et importantes organisées par les corps.

Il fait l'objet d'un bilan annuel porté à la connaissance des cercles.

Les ressources du fonds ne peuvent faire l'objet de répartitions générales, périodiques ou automatiques.

Les décisions d'allocations consenties au cercle par le fonds de secours et d'entraide peuvent préciser la destination à donner au fonds. Si l'allocation consiste en une avance remboursable par le cercle, la décision précise les modalités de ce remboursement.

  29.22. Cotisation.

Les modalités de décompte de la cotisation au fonds de secours et d'entraide sont définies à l'article 31.3 infra.

Les ressources du fonds ne peuvent faire l'objet de répartitions générales, périodiques ou automatiques.

Les décisions d'allocations consenties au cercle par le fonds de secours et d'entraide peuvent préciser la destination à donner aux fonds. Si l'allocation consiste en une avance remboursable par le cercle, la décision précise les modalités de ce remboursement.

3.2.2. Ressources.

  30.1. Ressources directes.

Elles correspondent aux sommes perçues auprès des usagers en contrepartie des prestations fournies par le cercle, à savoir :

• cotisations diverses ;

• recettes réalisées par les différentes activités (vente des tickets de repas du mess, des boissons servies au bar, prix des prestations d'hébergement et de location des salles de réunion, etc.).

  30.2. Ressources indirectes.

Ces ressources comprennent :

• les sommes versées pour l'alimentation des militaires de la gendarmerie à solde spéciale (scientifiques du contingent, gendarmes auxiliaires masculins et féminins, engagés du rang) ;

• les subventions accordées par l'Etat action sociale des armées (ASA) pour les personnels militaires et civils ;

• les avances de fonds exceptionnelles et les secours éventuellement accordés par le fonds de secours et d'entraide ;

• les dons, libéralités ou legs reçus par le cercle ;

• les intérêts servis par les institutions financières (caisse d'épargne, banques, etc.) où peuvent être placés les avoirs en espèces du cercle ;

• les produits de la vente dans le commerce ou de cession à d'autres cercles des matériels appartenant aux cercles et jugés excédentaires ou sans emploi par le conseil d'administration ;

• toutes autres ressources en espèces ne constituant pas la contrepartie d'une prestation ;

• les recettes provenant de manifestations ouvertes au public prévues à l'article 14 ci-dessus.

Toutes les ressources en espèces directes et indirectes sont dénommées en comptabilité « recettes ».

  30.3. Aide de l'Etat : ressources autres qu'en espèces.

  30.31. Immeubles.

Les cercles sont installés dans les casernements de la gendarmerie sans redevance locative. Leur assiette est définie par le directeur général de la gendarmerie nationale.

Ils bénéficient, pour les locaux mis à leur disposition, de la gratuité des travaux d'entretien et d'aménagement qui incombent normalement au propriétaire.

Les travaux d'aménagement ne sont exécutés qu'avec l'accord préalable du service du génie ou du bailleur selon qu'il s'agit d'un immeuble domanial ou d'un immeuble loué, et, en cas de modification de l'assiette du casernement, de la direction générale de la gendarmerie nationale.

Sont à la charge du cercle :

• l'entretien locatif ;

• les réparations et remplacements résultant d'un abus de jouissance, de la négligence ou d'un défaut de soin de la part des usagers du cercle ;

• les travaux d'aménagement qui n'ont pas été reconnus indispensables mais que le conseil d'administration du cercle estime de nature à améliorer le confort, sous réserve de l'accord de la direction générale de la gendarmerie nationale ou du bailleur pour les immeubles loués.

Les cercles peuvent exceptionnellement recevoir par libéralités dons ou legs des biens immobiliers, sous réserve qu'ils ne soient grevés d'aucune charge, condition ou affectation et d'avoir reçu l'autorisation préalable du ministre de la défense. Les travaux d'entretien de ces immeubles incombent totalement au cercle.

  30.32. Matériels et biens mobiliers.

Les cercles peuvent recevoir à titre gratuit des matériels, notamment des meubles meublants, provenant des cercles dissous, d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres cercles, de dons ou de legs.

En outre, les corps de gendarmerie peuvent mettre à la disposition des cercles des matériels d'ameublement de bureaux pour les seuls besoins des organes d'administration et de gestion des cercles.

3.2.3. Dépenses.

  31.1. Dépenses de fonctionnement.

Ces dépenses concernent :

• les achats courants de denrées et marchandises diverses ;

• les salaires et charges sociales des personnels civils embauchés par le cercle ;

• les frais de chauffage, d'éclairage, de réfrigération, de cuisson, d'eau, de force motrice, de téléphone et de gaz ;

• l'entretien locatif ;

• l'entretien des matériels ;

• les autres dépenses occasionnées par le fonctionnement du cercle.

Elles sont engagées au fur et à mesure des besoins par le président du conseil d'administration ou, sur délégation, par le gérant.

Elles sont réglées par prélèvement sur le fonds de roulement et le compte courant.

  31.2. Dépenses d'équipement.

Elles résultent de :

• l'acquisition de matériels ;

• l'aménagement des locaux lorsque ces dépenses sont à la charge du cercle ;

• l'acquisition de biens immobiliers lorsqu'elle est exceptionnellement autorisée par le ministre de la défense.

Lors de la réunion du premier quadrimestre, le président du conseil d'administration propose au conseil d'administration le programme des dépenses d'équipement envisagées pour l'année en cours.

Ces dépenses sont engagées à l'initiative du président du conseil d'administration qui en rend compte au conseil d'administration lors de la réunion du dernier quadrimestre.

  31.3. Dépenses spéciales.

Elles comprennent :

• la cotisation au fonds de secours et d'entraide prélevée par pourcentage :

  • sur la recette moyenne réalisée par l'activité mess dont le montant est égal au produit du nombre de repas servis par le prix de revient moyen déterminé dans les conditions fixées par l'article 50.3 infra ;

  • sur la recette réalisée par l'activité bar dont le montant est décompté à l'aide des 3e et 4e parties de l'imprimé modèle N° 652-0*/134.

  Le pourcentage est fixé annuellement par directive particulière de la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• les remboursements des avances consenties par ce fonds ;

• les primes d'assurance et les impôts dont les cercles sont redevables ;

• les frais de réception (équipes sportives, personnalités civiles et militaires, etc.) lorsqu'ils sont à la charge du cercle.

3.2.4. Adéquation des ressources aux dépenses.

  32.1. Principe.

Les cercles ne poursuivant pas de but lucratif, leurs ressources sont strictement adaptées à leurs dépenses.

Lorsque les ressources excèdent les dépenses, l'excédent ne peut être employé qu'à :

• l'amélioration de la qualité des services ;

• l'amélioration des locaux et de l'équipement en matériels par le biais des fonds d'investissement et d'amortissement prévus à l'article 44 ;

• la constitution d'une réserve destinée à permettre le fonctionnement normal du cercle, dont le montant ne peut toutefois excéder le plafond fixé à l'article 48 ci-après.

Lorsqu'après utilisation dans les conditions prévues à l'alinéa ci-dessus les ressources restent excédentaires par rapport aux dépenses, il y a lieu d'agir sur le montant des cotisations et les tarifs des prestations comme le prévoit l'article 48.

  32.2. Gestion des deniers.

L'avoir deniers ou caisse du cercle est constitué par :

• le fonds de roulement en numéraire ;

• les fonds sur compte courant ;

• les fonds déposés à vue ou placés à court terme.

  32.21. Le fonds de roulement en numéraire.

Un fonds de roulement dont le montant est adapté aux menues dépenses courantes et dont le plafond est fixé par le conseil d'administration est mis à la disposition permanente du gérant.

Dès que le montant du numéraire dépasse le plafond du fonds de roulement, le gérant verse l'excédent à un compte courant ou le place à vue ou à court terme suivant les directives du président du conseil d'administration.

  32.22. Les fonds sur compte courant.

Les cercles sont titulaires d'un compte courant postal ou d'un compte chèque bancaire. Ils peuvent être titulaires d'un compte courant postal et d'un compte chèque bancaire. Toutefois l'ouverture du compte bancaire n'est autorisée que dans la mesure ou l'établissement accepte au préalable de fournir pour chaque opération effectuée un avis de crédit ou de débit analogue à celui fourni par les P et T.

Les dépenses du cercle, à l'exception des menues dépenses courantes payées en numéraire, sont en principe réglées par chèque émis sur compte postal ou bancaire, signé par le gérant et contresigné, après vérification, par le président du conseil d'administration du cercle ou, en cas d'absence, par le vice-président du conseil d'administration du cercle.

L'ouverture, la clôture du compte courant postal ou bancaire et les opérations sur ce compte sont effectuées dans les conditions fixées par l'annexe I de l'instruction relative à l'organisation et au fonctionnement du service de la trésorerie dans les corps de troupe (BOEM 701). En particulier, lors de l'émission d'un chèque, le tireur doit porter sur la souche et le volet « avis de débit » correspondant :

• la date d'émission ;

• le montant ;

• l'identité du bénéficiaire et, s'il y a lieu, les références de son compte courant ;

• l'objet du virement.

Le numéro du chèque est reproduit sur le volet « avis de débit ».

Lorsqu'il s'agit de régler par compte courant postal un créancier titulaire d'un compte bancaire, le chèque, établi à l'ordre de la banque, comporte l'indication de son compte courant postal, l'intitulé et le numéro de compte bancaire du bénéficiaire ; l'objet du virement et les références de la facture sont portées au verso de l'avis de crédit.

  32.23. Les fonds de dépôt et placement à court terme.

Les cercles peuvent déposer ou placer leur avoir en deniers au moyen d'un ou plusieurs livrets de caisse d'épargne, de bons du Trésor ou de bons de caisse émis par les établissements bancaires.

Les sommes inscrites aux comptes fonds d'amortissement, fonds d'investissement et fonds d'intervention tels qu'ils sont définis à l'article 44 ci-après sont obligatoirement déposées ou placées sous l'une de ces formes.

  32.24. Sécurité de l'avoir deniers.

La totalité des fonds en numéraire, les carnets de chèques postaux ou bancaires, les livrets de caisse d'épargne, les bons de caisse bancaires, les bons du Trésor et plus généralement tous les documents dont l'usage abusif serait susceptible d'entraîner des conséquences pécuniaires pour le cercle sont conservés dans un coffre-fort installé dans le bureau du gérant et scellé au mur.

Aucune somme ou valeur étrangère aux fonds du cercle ne peut être déposée dans ce coffre-fort pour quelque motif que ce soit.

Une clé du coffre est détenue par le gérant ou en cas d'absence de celui-ci par l'aide gérant ; une autre clé est conservée par le président du conseil d'administration. Seul le gérant en exercice connaît la combinaison du coffre. Le chiffre est remis au président du conseil d'administration sous enveloppe cachetée ; le chiffre de la combinaison est modifié chaque fois que nécessaire. Le président du conseil d'administration vérifie, aussi souvent que possible, l'existence des chèques et chéquiers disponibles.

En cas de besoin, le président du conseil d'administration peut demander au chef de corps l'autorisation de déposer les carnets de chèques, les livrets de caisse d'épargne, les bons de caisse et les bons du Trésor dans le coffre du corps ou de la formation de rattachement.

Les consignes permanentes pour la protection de la caisse du cercle sont établies par le président du conseil d'administration qui en contrôle l'exécution au moyen d'inspections mensuelles effectuées inopinément et à des intervalles de temps irréguliers. Elles prévoient l'ensemble des mesures de sécurité à observer notamment en ce qui concerne la conservation des recettes journalières encaissées par les gérants ou responsables d'activité.

  32.25. Présentation des espèces et des documents relatifs à l'avoir deniers.

Le numéraire, les carnets de chèque, le ou les livrets de caisse d'épargne, les bons du Trésor et les bons de caisse étant considérés comme valeurs en caisse doivent être présentés aux autorités chargées de la surveillance administrative et de la vérification des comptes des cercles lorsqu'elles en font la demande.

  32.3. Gestion des matières.

Les cercles s'approvisionnent en denrées et marchandises dans le commerce local, en faisant appel le plus souvent possible à la concurrence entre les fournisseurs. A égalité de prix et de qualité préférence est donnée aux établissements des subsistances du commissariat de l'armée de terre.

Les stocks détenus en magasin, cave ou cellier sont constitués dans le seul but d'assurer en toute circonstance la régularité des approvisionnements. Les locaux doivent être fermés en permanence ; le gérant ou son suppléant est seul détenteur des clés.

Le transport et la conservation des denrées périssables respectent les règles d'hygiène.

La gestion des matières est assurée, sous le contrôle du président du conseil d'administration, par le gérant du cercle, le cas échéant, assisté par les gérants d'activité.

  32.4. Gestion des matériels.

  32.41. Généralités.

Le conseil d'administration décide de :

• l'affectation des biens mobiliers entre les différentes activités du cercle ;

• l'acceptation des dons et legs en nature lorsqu'ils ne sont pas grevés de charges ou de conditions.

  32.42. Matériels appartenant à l'Etat.

La gestion de ces matériels est assurée par la formation dans les conditions définies par l' instruction 1800 /DEF/GEND/LOG/ADM du 28 juin 1983 et ses circulaires d'application relatives à la gestion et à la comptabilité des matériels dans la gendarmerie (classement : 96.02 et 96.08).

  32.43. Matériels appartenant au cercle.

Le conseil d'administration décide de :

• l'achat et la réforme du matériel ;

• la destination à donner aux matériels réformés et notamment les conditions dans lesquelles ils sont vendus ou cédés gratuitement. »

  32.5. Gestion des biens immobiliers.

Le conseil d'administration décide de :

• l'affectation des différents locaux à chacune des activités du cercle ;

• les extensions, travaux d'aménagement et de gros entretien à demander à la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• les travaux d'entretien locatif, à l'exclusion des menues opérations d'entretien courant qui sont prescrites par le président du conseil d'administration ;

• l'acceptation des dons et legs de biens immobiliers dont il pourrait exceptionnellement bénéficier, acceptations qui ne deviennent définitives qu'après autorisation expresse du ministre de la défense.

Le président du conseil d'administration s'assure du respect des consignes de sécurité en matière d'incendie, d'hygiène et de sécurité du travail.

3.2.5. Responsabilité des gestionnaires.

La gestion des cercles et de leurs différentes activités peut entraîner la mise en jeu de la responsabilité du personnel de gestion et d'exécution du cercle à l'occasion des pertes, destructions, détériorations, détournements et déficits.

  33.1. Constatation des préjudices.

Les pertes, destructions, détériorations, détournements et déficits de marchandises, de matériels n'appartenant pas à l'Etat ⁽²⁾ ou de deniers, quelles que soient les circonstances dans lesquelles ils ont été constatés, sont signalés sans délai par le président du conseil d'administration au chef de corps et au commissaire de l'armée de terre. Ce dernier :

• effectue sur le champ les vérifications et contrôles qui s'imposent ;

• prescrit les opérations provisoires de régularisation nécessaires ;

• dresse un procès-verbal (PV) rapportant notamment ;

  • les dates et circonstances de son intervention ;

  • les causes constatées ou présumées et le montant estimé des dommages ;

  • les régularisations provisoires prescrites.

Les détériorations ou destructions d'immeubles sont, quelles que soient les circonstances dans lesquelles elles ont été constatées, signalées sans délai au commandant de caserne et au chef de corps qui prennent à leur niveau les mesures qui s'imposent.

Si le dommage résulte d'une infraction pénale, plainte est déposée sans délai par le président du conseil d'administration auprès de l'officier de police judiciaire compétent, en vue de la mise en jeu éventuelle de la responsabilité pénale. Il en est rendu compte sans délai à la direction générale de la gendarmerie nationale par la voie hiérarchique.

  33.2. Mise en jeu de la responsabilité.

Après établissement du procès-verbal, le commissaire de l'armée de terre procède à une enquête administrative en vue de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à effectuer et les mesures conservatoires propres à garantir les recours ultérieurs du cercle.

A cet effet, le président du conseil d'administration adresse au commissaire de l'armée de terre un dossier comprenant :

• un rapport détaillé sur les circonstances dans lesquelles s'est produit le dommage avec son avis sur les responsabilités encourues ;

• un compte rendu du gérant ;

• les explications écrites des officiers, des sous-officiers et de toutes autres personnes dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale peut se trouver engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des circonstances ;

• tout témoignage écrit utile.

A l'issue de l'enquête administrative, le commissaire de l'armée de terre établit un rapport indiquant :

• les responsabilités engagées ;

• les régularisations définitives envisagées ;

• les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité est engagée.

L'ensemble du dossier comportant :

• le PV du commissaire de l'armée de terre prévu à l'article 33.1 ;

• les pièces établies ou transmises par le président du conseil d'administration ;

• le rapport du commissaire de l'armée de terre,

  est communiqué au chef de corps pour avis et au commandant de circonscription de gendarmerie en cas de faute grave pouvant entraîner la dissolution du conseil d'administration, puis adressé à la direction générale de la gendarmerie nationale par l'intermédiaire du commissariat de l'armée de terre.

Le directeur de la gendarmerie nationale décide des mesures administratives à prendre. Sa décision est notifiée par la voie hiérarchique au président du conseil d'administration et au personnel concerné. Copie en est faite au commissaire de l'armée de terre. Les responsabilités pécuniaire, disciplinaire ou pénale éventuellement engagées sont mises en jeu selon les procédures en vigueur, sans préjudice des dispositions prévues par l'article 33.3 ci-après.

  33.3. Procédure amiable de réparation du préjudice.

Afin d'éviter dans toute la mesure du possible la mise en œuvre de la procédure judiciaire, il appartient au président du conseil d'administration de poursuivre le recouvrement amiable de la réparation du préjudice subi.

Ce recouvrement donne lieu de la part du débiteur :

• soit à versement en espèces dans la caisse, ou par chèque au compte courant du cercle ;

• soit à retenue sur solde dans les conditions et suivant le quotité fixées par le règlement sur le service de la solde (BOEM 522-0), les sommes ainsi retenues étant versées par l'organe payeur au compte postal ou bancaire du cercle.

Dans le cas où la procédure amiable s'avère inopérante, le président du conseil d'administration peut le poursuivre par la voie judiciaire après autorisation du ministre [direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN)].

La copie du jugement rendu est adressée par le président du conseil d'administration aux destinataires de l'enquête administrative, dès que le jugement est signifié.

Les comptes du cercle sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été opéré ou dès que les dommages et intérêts ont été perçus.

3.2.6. Liquidation et reddition des comptes des cercles dissous.

Les opérations de liquidation et de reddition des comptes des cercles dissous sont exécutées dans les plus courts délais par le président du conseil d'administration.

Elles donnent lieu aux opérations suivantes :

• recouvrement des créances et règlement des dettes en cours ;

• clôture des comptes courants ;

• réalisation des dépôts et placements à court terme ;

• inventaire des avoirs deniers, matières et matériels appartenant au cercle.

Après vérification et arrêté définitif des inventaires par le commissaire de l'armée de terre, les archives comptables sont remises au corps (service des deniers) qui après deux ans les envoie au centre administratif de la gendarmerie nationale.

Au vu des inventaires qui lui sont adressés par la voie hiérarchique, la direction générale de la gendarmerie nationale affecte l'avoir deniers subsistant au fonds de secours et d'entraide et répartit les matières et matériels entre les cercles de gendarmerie.

4. Comptabilité des cercles.

4.1. Principes.

Chaque cercle tient :

• une comptabilité des effectifs ;

• une comptabilité des matériels ;

• une comptabilité des matières ;

• une comptabilité des deniers.

Pour chacune de ces comptabilités, il est tenu un compte général et autant de comptes particuliers que nécessaire.

4.2. COMPTABILITE DES EFFECTIFS.

4.2.1. Objet de la comptabilité des effectifs.

La comptabilité des effectifs a pour objet :

• de faciliter le contrôle de l'accès aux différentes activités du cercle ;

• de permettre le recouvrement de la cotisation annuelle générale et du supplément de cotisation respectivement dus par les membres adhérents du cercle et les membres de leur famille ainsi que la cotisation annuelle exigée, le cas échéant, par le conseil d'administration pour l'accès à certaines activités autres que le mess, le bar et l'hôtellerie.

4.2.2. Comptabilité des membres adhérents du cercle.

La comptabilité des membres adhérents du cercle et des membres de leur famille soumis à cotisation générale annuelle est tenue par le gérant du cercle au moyen du registre de comptabilité des effectifs des membres du cercle imprimé N° 652-0*/139, qui retrace notamment de manière actualisée, la liste nominative des membres adhérents et des membres de leur famille, ainsi que les cotisations perçues.

Ce registre est ouvert par le gérant après avoir été coté et paraphé par le président du conseil d'administration ; il est contrôlé à son initiative.

4.2.3. Comptabilité des membres des activités du cercle soumis à cotisation annuelle d'activité.

Lorsque le conseil d'administration a décidé de subordonner l'accès d'une activité autre que le mess, le bar et l'hôtellerie au paiement d'une cotisation annuelle d'activité, il est tenu pour chacune de ces activités, par le gérant d'activité ou à défaut par le responsable, une comptabilité des effectifs appropriée, au moyen du registre de comptabilité des effectifs imprimé N° 652-0*/139 retraçant de manière actualisée la liste nominative des personnes concernées.

Ce registre est ouvert par le gérant après avoir été coté et paraphé par le président du conseil d'administration. Il est contrôlé à son initiative.

4.3. COMPTABILITE DES MATERIELS.

4.3.1. Objet de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels a pour objet de déterminer et de contrôler à tout moment les matériels appartenant au cercle ou mis à sa disposition par l'Etat au titre de l'article 30.32.

Elle permet également de calculer annuellement la valeur des existants en matériels appartenant au cercle et d'évaluer les besoins en amortissement.

4.3.2. Documents comptables.

Les matériels non consommables appartenant au cercle ou prêtés au cercle par l'Etat au titre de l'article 30.32 sont suivis au moyen du registre inventaire général des matériels imprimé N° 652-0*/133 qui retrace, par grandes catégories de matériels, la situation actualisée des existants et leur répartition par activité ainsi que les mouvements de matériels avec la référence des pièces justificatives de ces mouvements. Pour ce qui concerne les matériels de l'Etat, leur suivi est en outre assuré par la formation dans les conditions définies par l'instruction visée à l'article 32.42 supra.

Les pièces justificatives des mouvements de matériels sont classées par ordre chronologique dans un répertoire classeur appelé répertoire classeur des pièces justificatives des mouvements de matériels.

Le registre inventaire général des matériels est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration. Il est contrôlé à son initiative.

4.4. COMPTABILITE DES MATIERES.

4.4.1. Objet de la comptabilité des matières.

La comptabilité des matières a pour objet de suivre et de calculer mensuellement la valeur des stocks.

4.4.2. Documents comptables.

Toutes les matières, marchandises, boissons, denrées et autres matériels consommables (suivant la définition donnée par l' instruction 18000 /DEF/GEND/LOG/ADM du 28 juin 1983 sont suivis en comptabilité au moyen :

• des factures et pièces justificatives relatives aux mouvements qui les concernent. Ces documents sont classés chronologiquement dans un répertoire classeur appelé répertoire des pièces justificatives ;

• du registre inventaire des marchandises imprimé N° 652-0/134 pour toutes les matières, marchandises, boissons, denrées et autres matériels consommables. Les produits de nettoyage et d'entretien et les fournitures de bureau, dont il n'est pas constitué d'approvisionnements importants, ne sont pas suivis en comptabilité.

Ce registre, qui retrace chronologiquement les entrées et les sorties, indique la balance journalière et mensuelle ainsi que la valeur des existants qui correspondent au prix d'achat actualisé pour les activités mess et bar et au prix de vente pour l'activité comptoir de ventes.

Le registre inventaire des matières est coté et paraphé, avant usage, par le président du conseil d'administration qui le contrôle à son initiative.

4.5. COMPTABILITE DES DENIERS.

4.5.1. Objet de la comptabilité des deniers.

La comptabilité des deniers permet de connaître et de contrôler à tout moment la situation financière exacte du cercle et de chacune de ses activités.

4.5.2. Articulation générale de la comptabilité.

  44.1. La comptabilité des deniers des cercles comporte :

• un compte du fonds d'amortissement ;

• un compte du fonds d'investissement ;

• un compte du fonds d'intervention ;

• un compte divers ;

• autant de comptes qu'il y a, au cercle, d'activités faisant recettes (mess, bar, hôtellerie, toute autre activité le cas échéant).

L'ensemble de ces comptes particuliers est repris dans un compte général qui retrace ainsi l'ensemble des recettes et des dépenses du cercle.

  44.2. Compte du fonds d'amortissement.

Le fonds d'amortissement a pour objet de permettre au cercle de faire face :

• au remboursement des emprunts ou avances consentis au cercle ;

• à l'entretien locatif des locaux ;

• au gros entretien des matériels ;

• au renouvellement des matériels hors d'usage.

Le montant du fonds d'amortissement doit donc tenir compte :

• du montant global et de la durée des emprunts ou avances à amortir ;

• des dépenses prévisibles d'entretien locatif ;

• de la valeur globale actualisée de la totalité des matériels appartenant au cercle (coût de renouvellement) ;

• de la durée moyenne de vie de ces matériels ou intervalles de renouvellement.

Lors de la première réunion quadrimestrielle de l'année, le président du conseil d'administration :

• rend compte au conseil de l'emploi du fonds d'amortissement pour l'année écoulée ;

• soumet à l'approbation du conseil le montant des sommes à consacrer à l'amortissement pour l'année en cours en appliquant un mode de calcul linéaire comme indiqué à l'exemple figurant à l'annexe IV.

Les provisions annuelles nécessaires sont prélevées par tiers à chaque quadrimestre sur les excédents de recettes des comptes particuliers des activités et déposées ou placées, avant usage, dans les conditions fixées à l'article 32.23.

  44.3. Compte du fonds d'investissement.

Le fonds d'investissement a pour objet de permettre au cercle de faire face :

• aux achats de matériels nouveaux ;

• aux travaux d'aménagement et de gros entretien de locaux lorsqu'ils sont autorisés dans les conditions prévues à l'article 30.31.

Le montant du fonds d'investissement est spécialement déterminé en fonction des buts recherchés.

Lors de la première réunion quadrimestrielle de l'année, le président du conseil d'administration :

• rend compte au conseil de l'emploi du fonds d'investissement pour l'année écoulée en exposant, s'il y a lieu, les raisons pour lesquelles les sommes initialement prévues n'ont pas été employées en totalité ;

• soumet à l'approbation du conseil le montant des sommes à consacrer à l'investissement pour l'année en cours en tenant compte, le cas échéant, du reliquat inemployé de l'année précédente. Le programme annuel d'investissement est arrêté à cette occasion.

Les sommes nécessaires sont prélevées par tiers à chaque quadrimestre sur les excédents de recettes des comptes particuliers des activités et déposées ou placées avant usage dans les conditions fixées à l'article 32.23.

  44.4. Compte du fonds d'intervention.

Le compte du fonds d'intervention a pour objet de comptabiliser les bénéfices réalisés à l'occasion des manifestations organisées dans les conditions prévues à l'article 14.

Le cercle n'est que dépositaire des sommes inscrites au compte du fonds d'intervention. Il n'en est pas propriétaire.

La destination de ces sommes et les modalités de leur utilisation sont fixées par l' instruction 1000 /DEF/GEND/LOG/ADM du 13 janvier 1984 (BOC, p. 3091).

  44.5. Compte divers.

Ce compte a pour objet de comptabiliser :

• en recettes :

  • les cotisations et suppléments de cotisations générales versées par les membres adhérents du cercle ;

  • les dons et legs en espèces acceptés par le conseil d'administration ;

  • les allocations consenties au cercle par le fonds de secours et d'entraide ;

  • d'une manière générale toute recette ne pouvant être affectée à une ou plusieurs activités particulières et qui concerne le cercle dans son ensemble ;

• en dépenses :

  — les frais généraux occasionnés par le fonctionnement du cercle lorsque leur montant ne peut être imputé à une activité particulière ou réparti entre les activités (ex. : frais de chauffage, d'éclairage, d'eau, de téléphone, d'assurance, etc.).

4.5.3. Document comptable : le registre-journal des recettes et des dépenses.

  45.1. Objet.

Pour l'ensemble des activités du cercle, il est tenu un registre-journal des recettes et des dépenses imprimé N° 652-0*/130 qui retrace chronologiquement et selon une numérotation annuelle toutes les opérations de recette et de dépense en précisant :

• la nature de chaque opération ;

• la ventilation de la recette ou de la dépense :

  • dans les comptes particuliers ;

  • selon la nature des fonds utilisés ;

• le suivi des règlements par chèque.

Le registre-journal permet en outre de connaître :

• régulièrement et au minimum chaque mois la balance des recettes et des dépenses de tous les comptes et de tous les fonds ;

• lors de chaque contrôle effectué par une autorité qualifiée, la situation de la caisse du cercle telle que définie à l'article 32.2.

  45.2. Tenue.

Afin de permettre le contrôle sur pièce du commissaire de l'armée de terre, le registre-journal est tenu en 2 exemplaires sous forme d'un ensemble de feuillets doubles comportant des primata adhérents et des duplicata détachables. Les duplicata des feuillets remplis sont adressés chaque mois au commissariat de l'armée de terre compétent.

Le registre-journal est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration qui le contrôle ensuite à son initiative.

Le registre-journal est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration qui le contrôle ensuite à son initiative.

4.5.4. Pièces comptables.

  46.1. Les pièces comptables sont :

Pour chaque activité faisant recette ou dépense :

• la feuille journalière de recettes et de dépenses imprimé N° 652-0*/131 ;

• le bordereau récapitulatif des chèques et factures reçus imprimé N° 652-0*/132.

Pour l'ensemble du cercle :

• la situation quadrimestrielle de gestion imprimé N° 652-0*/135 ;

• l'état quadrimestriel des cotisations dues au fonds de secours et d'entraide des cercles imprimé N° 652-0*/150.

  46.2. La feuille journalière de recettes et de dépenses imprimé N° 652-0*/131 indique le montant de l'avance (fonds de roulement) perçue le matin auprès de la caisse du cercle et retrace toutes les recettes et dépenses effectuées en numéraire au cours de la journée.

Elle est tenue, pour chaque jour ouvrable, par chaque gérant ou responsable d'activité faisant recette ou dépense.

Elle est arrêtée et balancée chaque soir et remise au gérant du cercle avec l'avoir éventuel en numéraire.

  46.3. Les chèques et les factures remis par les clients et les fournisseurs sont récapitulés sur bordereau récapitulatif imprimé N° 652-0*/132. L'ensemble des chèques et des factures et le bordereau récapitulatif sont remis chaque soir par le gérant ou le responsable d'activité au gérant du cercle en même temps que l'avoir en numéraire et la feuille journalière de recettes et de dépenses.

Les chèques sont envoyés par le gérant du cercle au compte postal ou bancaire dans les plus brefs délais. Après paiement, les factures et leur bordereau récapitulatif ainsi que les feuilles journalières de recettes et de dépenses sont classées chronologiquement dans un répertoire classeur des pièces justificatives et des dépenses.

  46.4. A la fin de chaque quadrimestre, le gérant arrête la situation de gestion du cercle au moyen de la situation quadrimestrielle de gestion imprimé N° 652-0*/135. Cette situation indique, pour l'ensemble du cercle et le cas échéant pour chaque activité, le montant :

• de l'avoir deniers tel que défini à l'article 32.2 ;

• de l'avoir en magasin (denrées, marchandises et matières diverses) ;

• des opérations à régulariser (dettes non réglées, recettes non encaissées) ;

• du solde de la gestion (excédent ou déficit).

La situation de gestion est établie en 3 exemplaires :

• le primata est vérifié par le président du conseil d'administration qui en indique la teneur aux membres du conseil lors de la première réunion ;

• le duplicata est adressé au commissaire de l'armée de terre chargé de la surveillance administrative ;

• le triplicata est adressé au chef de corps à titre de compte rendu.

  46.5. Le gérant du cercle comportant au moins l'une des activités mess et bar, établit dans le même temps un état quadrimestriel des cotisations dues au fonds de secours et d'entraide des cercles imprimé N° 652-0*/150, pour le quadrimestre écoulé. Etabli en 3 exemplaires, l'état est certifié par le président du conseil d'administration.

L'original est transmis au centre administratif de la gendarmerie nationale gérant du fonds de secours et d'entraide, à l'appui du paiement de la cotisation quadrimestrielle ; le second exemplaire est adressé à la direction générale de la gendarmerie nationale (bureau exécution du budget de la sous-direction de la logistique) à titre de compte rendu ; le troisième est inséré dans la comptabilité du cercle.

4.5.5. Enregistrement des opérations comptables au registre-journal.

  47.1. Quotidiennement en fin de journée, le gérant du cercle inscrit au registre-journal, dans les colonnes prévues à cet effet pour les comptes et les fonds :

• en recettes :

  • le solde positif des feuilles journalières de recettes et de dépenses qui lui sont remises par les gérants ou responsables d'activité en même temps que le numéraire correspondant ;

  • le montant des chèques qui lui ont été remis de la main à la main accompagnés des bordereaux récapitulatifs ;

  • le montant des chèques et des avis de crédit reçus par correspondance ;

  • le montant des sommes directement reçues en numéraire ;

• en dépenses :

  • le solde positif des feuilles journalières de recettes et de dépenses ;

  • le montant des chèques adressés ou remis de la main à la main aux fournisseurs en paiement des factures jointes aux bordereaux récapitulatifs ;

  • le montant des chèques et des titres de paiement débités sur la caisse du cercle ;

  • le montant des sommes débitées en numéraire sur la caisse du cercle.

  47.2. Au fur et à mesure que les opérations ont lieu, le gérant du cercle inscrit au registre-journal, dans les colonnes prévues à cet effet :

• les mouvements entre comptes d'activité et comptes d'amortissement et d'investissement ;

• les recettes et dépenses du compte du fonds d'intervention ;

• les règlements des chèques encaissés et réglés.

Les conditions dans lesquelles sont tenues les documents et pièces comptables sont précisées dans la notice jointe aux imprimés N° 652-0*/130, 131 et 132.

4.5.6. Limitation du montant de la réserve de fonctionnement.

La réserve de fonctionnement est égale à la somme de l'avoir réel et de la valeur actualisée des matières en stocks diminuée :

• du montant des fonds d'amortissement, d'investissement et d'intervention ;

• du solde positif de l'activité comptoir de ventes ;

• du montant de l'allocation du fonds de secours et d'entraide restant à rembourser.

Le montant de la réserve de fonctionnement ne peut excéder la moitié du montant de ressources directes perçues par le cercle au cours du meilleur des deux derniers quadrimestres.

La comparaison, effectuée quadrimestriellement, est présentée au conseil d'administration par son président lors de chaque réunion ordinaire du conseil.

Tant que la réserve excède le plafond autorisé, le conseil d'administration ne peut décider l'augmentation des cotisations ou des tarifs des prestations.

Pour l'application de cet article, les éléments chiffrés à prendre en considération sont ceux déterminés à l'occasion de l'arrêt de la situation de gestion effectué dans les conditions définies par l'article 46-4 supra.

5. Gestion et comptabilité des activités.

5.1. Généralités.

Les règles de gestion et de comptabilité communes à l'ensemble des activités du cercle sont exposées aux chapitres III et IV.

Les règles particulières de gestion et de comptabilité propres à chacune des activités du cercle faisant recettes font l'objet du présent chapitre.

Les règles propres à la gestion et à la comptabilité automatisées auxquelles sont tenus de se reporter les cercles dotés de moyens informatiques font l'objet du chapitre VI.

5.2. MESS.

5.2.1. Règles particulières de gestion.

  50.1. Principes.

Le mess constitue l'activité la plus importante du cercle.

  50.2. Prestations du mess.

Le mess fournit des déjeuners et des dîners sous forme de repas complets qualifiés ci-après « repas ».

Il fournit également des petits déjeuners, des boissons accompagnant les repas et des plats à la carte qualifiés ci-après « prestations accessoires ». Ils peuvent fournir des repas spéciaux dont le menu est composé à la demande.

Les prix de vente des différentes prestations sont affichés à l'intérieur ou à proximité immédiate du local de distribution.

  50.3. Fixation du prix des repas.

A la fin de chaque mois, le gérant détermine le prix de revient moyen mensuel du repas sur fiche de calcul du prix de revient moyen du repas, imprimé N° 652-0/152.

Elément fondamental de la gestion du mess, ce prix de revient permet de réajuster les tarifs des repas si le montant de la réserve n'excède pas le plafond autorisé.

Le but à rechercher est l'équilibre des recettes et des dépenses.

Le conseil d'administration fixe le prix de vente des repas et des prestations accessoires, pour chaque catégorie de repas et de prestations et pour chaque catégorie d'ayants droit, en s'assurant que ces prix ne constituent ni une charge pour l'Etat, ni une charge pour une ou plusieurs catégories d'ayants droit.

Ces prix sont établis en fonction :

• a).  De la nécessité de couvrir toutes les dépenses d'alimentation et de fonctionnement du mess.

• b).  De l'aide financière apportée par l'Etat à l'alimentation de certaines catégories d'ayants droit. Les prix des repas subventionnés (art. 50.4) ne peuvent donc être réajustés en hausse avant le premier jour du mois suivant la notification du nouveau taux de subvention applicable pour l'année en cours.

• c).  Des charges financières, notamment fiscales, qui frappent les repas pris par certaines catégories d'ayants droit.

• d).  De la nécessité de constituer et entretenir des fonds d'amortissement et d'investissement.

  50.4. Subventions en espèces de l'action sociale des armées.

Les cercles perçoivent, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur, une allocation sous forme de subvention pour les repas (midi et, le cas échéant, soir) servis à des personnels militaires dont l'indice net de solde est inférieur ou égal à un maximum déterminé et notifié par le ministre de la défense (service de l'action sociale des armées).

Sur les tickets repas des personnels bénéficiaires, la mention « Subvention ASA » doit être apposée.

5.2.2. Règles particulières de comptabilité.

  51.1. Objet de la comptabilité.

La comptabilité particulière du mess a pour objet de déterminer :

• le nombre des repas servis dont le prix n'a pas encore été acquitté ;

• le nombre des repas et des prestations accessoires vendus sous forme de tickets et qui ont été :

  • soit servis aux ayants droit ;

  • soit remboursés ou non encore servis aux ayants droit ;

• le nombre de repas et de prestations accessoires servis ou vendus pour lesquels le cercle :

  • est imposable à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;

  • peut recevoir la subvention en espèce prévue à l'article 50.4.

  51.2. Documents et pièces comptables.

Les repas et prestations accessoires ne peuvent être servis aux usagers que contre la remise préalable d'un ticket. Les repas spéciaux font l'objet de factures individuelles dont un exemplaire est archivé dans la comptabilité du mess.

  51.21. Tickets de repas et de prestations accessoires :

Tous les tickets sont extraits de carnets à souche comportant en caractères préimprimés :

• la dénomination du mess ;

• un numéro d'ordre.

Les tickets donnant droit à un repas comportent en outre en caractères préimprimés la mention « Bon pour un repas ».

Les tickets donnant droit à prestation accessoire ne comportent pas cette mention. La nature de la prestation demandée y est inscrite par le gérant au crayon bille ou au crayon à encre.

La nature des tickets de repas varie avec la catégorie à laquelle appartient l'usager :

• tickets comportant une rayure noire dans le sens horizontal pour les usagers pour lesquels le cercle doit acquitter la TVA ;

• tickets comportant une rayure noire dans le sens vertical pour les usagers pour lesquels le cercle perçoit la subvention en espèces prévu à l'article 50.4 ;

• tickets d'une couleur spéciale déterminée par le règlement intérieur pour les passagers.

Les carnets sont délivrés au gérant du mess par le président du conseil d'administration contre reçu émargé. Ils sont déposés dans un coffre-fort scellé au mur dans le bureau du gérant dans les mêmes conditions que l'avoir deniers (cf. 32.24).

Les tickets sont distribués aux usagers du mess contre paiement immédiat au gérant ou à l'aide-gérant. Les tickets de repas comportant une mention « SUBVENTION ASA » ne sont délivrés aux officiers du grade de capitaine et de lieutenant ainsi qu'aux sous-officiers du grade de major, que sur présentation du dernier bulletin de solde, attestant de leur situation indiciaire.

Seuls les tickets de repas peuvent être délivrés globalement et par avance. Les tickets de prestation accessoire sont délivrés au fur et à mesure des besoins en vue de leur utilisation immédiate.

Les tickets sont remis par les usagers, lors de leur utilisation, au personnel de service qui les remet ensuite au gérant. Après chaque repas, le gérant date les tickets utilisés, les groupe en liasse (une liasse par repas) et dénature l'ensemble de la liasse en trempant la bordure dans une encre indélébile.

Les liasses ainsi dénaturées sont conservées par le gérant du cercle jusqu'à la vérification, par le président du conseil d'administration, du carnet d'enregistrement prévu à l'article ci-après. Après cette vérification, le gérant détruit la liasse.

  51.22. Carnet d'enregistrement des tickets de repas.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas imprimé N° 652-0/141 est tenu par le gérant. Arrêté au dernier jour de chaque mois, le carnet permet d'établir :

• le nombre et la valeur des tickets vendus qui, restant en circulation et n'ayant pas encore fait l'objet d'une consommation, représentent une dette du mess ;

• le nombre et la valeur des tickets vendus et consommés pour lesquels le cercle peut recevoir la subvention en espèce prévue à l'article 50.4 ;

• le nombre et la valeur des tickets vendus pour lesquels le cercle est imposable à la TVA (cf. ANNEXE III) ;

• le nombre et la valeur des tickets correspondant aux repas servis aux personnels entretenus par l'Etat (scientifiques du contingent, gendarmes auxiliaires masculins et féminins, engagés du rang).

Un exemplaire (situation mensuelle) est adressé au commissariat de l'armée de terre chargé de la surveillance administrative.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas est, avant usage, coté et paraphé par le président du conseil d'administration qui le contrôle ensuite à son initiative.

  51.23. Etat de perception des primes ASA et état récapitulatif des primes ASA.

Outre les pièces énumérées à l'article 46.1 alinéa premier et en vue de percevoir la subvention en espèces prévue à l'article 50.4, le gérant du mess établit à la fin de chaque mois, à l'aide du décompte des tickets de repas comportant une mention « SUBVENTION ASA », un état de perception des primes ASA imprimé N° 652-0*/136 qui est certifié par le président du conseil d'administration et adressé au chef de corps. Ce dernier centralise l'ensemble des états n° 652-0*/136 des cercles du corps sur un état récapitulatif imprimé N° 652-0*/137 qu'il adresse au commissaire de l'armée de terre pour mandatement.

  51.3. Opérations comptables.

La valeur globale des tickets vendus et des tickets remboursés représente respectivement le montant de la recette et de la dépense journalière en numéraire inscrite par le gérant du mess sur la feuille journalière de recettes et de dépenses.

Le solde positif ou négatif de cette feuille est inscrit journellement sur le registre-journal du cercle dans les conditions fixées à l'article 47.1.

Les chèques et les factures reçus sont inscrits journellement sur le bordereau récapitulatif dans les conditions fixées par le même article.

5.3. BAR.

5.3.1. Règles particulières de gestion.

  52.1. Principes.

Le fonctionnement du bar est assuré à l'aide d'une avance en marchandises et, le cas échéant, d'une avance en numéraire.

  52.2. Avance en marchandises.

Une certaine quantité de boissons, denrées et matières diverses est mise à la disposition du gérant ou responsable du bar. Cette avance est prélevée sur le magasin du cercle. Son importance est déterminée en fonction des besoins de la vente quotidienne. Elle est recomplétée en fin de journée en fonction des ventes réalisées.

Les boissons, denrées et objets constituant cette avance ne sont pas sortis de la comptabilité des marchandises du cercle. Leur inventaire détaillé et rigoureusement à jour est établi par le gérant du cercle et signé contradictoirement par le gérant ou le responsable du bar. Il est présenté lors de toute vérification de la comptabilité des matières et, en particulier, à l'occasion des recensements.

Le gérant ou responsable du bar doit être à tout moment en mesure de représenter les matières qui lui ont été avancées.

  52.3. Avance en numéraire.

Une avance en numéraire de faible importance peut sur décision du président du conseil d'administration du cercle, être mise à la disposition du gérant ou responsable du bar. Elle est destinée à réger les menues dépenses que ce dernier peut être amené à effectuer en l'absence du gérant du cercle. L'avance n'est pas enregistrée au registre-journal du cercle. Elle est consentie contre un reçu arrêté en toutes lettres et signé par le gérant ou responsable du bar. Ce reçu constitue une valeur de caisse.

Le gérant ou responsable du bar doit être à tout moment en mesure de justifier le montant du numéraire qu'il détient. Celui-ci comprend :

• le montant de l'avance qui lui a été consentie ;

• le produit des ventes du jour correspondant à la valeur au prix de vente des marchandises avancées en nature et non représentées lors du contrôle ou recensement.

5.3.2. Règles particulières de comptabilité.

Chaque soir, le gérant ou responsable du bar inscrit sur la feuille journalière de recettes et de dépenses :

• en recettes, les quantités de marchandises vendues décomptées au prix de vente. Ces quantités sont déterminées par différence entre les quantités inscrites sur l'inventaire fixant la composition de l'avance en marchandises et celles existant au bar. Les liquides qui ne se vendent pas par bouteilles ne sont inscrits sur la feuille que par bouteilles entières après leur achèvement ;

• en dépenses, les menues dépenses en numéraire effectuées au cours de la journée ;

• la balance des recettes et des dépenses.

En cas de solde positif, le numéraire est remis au gérant du cercle en même temps que la feuille journalière.

Les chèques et factures reçus sont joints au bordereau récapitulatif. L'ensemble est remis au gérant du cercle conformément à l'article 46.3.

5.4. HOTELLERIE.

5.4.1. Règles particulières de gestion.

  54.1. Selon son importance et à l'initiative du conseil d'administration, l'activité hôtellerie est gérée soit par le gérant du cercle, soit par un gérant ou un responsable d'activité. Dans ce dernier cas, une commission d'activité est créée suivant les modalités fixées à l'article 22.

Le prix de location journalier des chambres de passage est arrêté par le conseil d'administration en fonction du coût :

• de l'entretien locatif des bâtiments (parties communes et parties privatives) ;

• de l'amortissement des matériels et de l'amélioration du confort des chambres éventuellement inscrite au programme d'emploi (l'activité hôtellerie participe à cet effet à l'entretien des fonds d'amortissement et d'investissement du cercle) ;

• des prestations chauffage, éclairage et alimentation en eau chaude ;

• des prestations accessoires (nettoyage des locaux, lavage des draps, etc.).

Le coût global ainsi établi est rapporté à la surface et au confort de chaque chambre. Les tarifs de location en découlent. Ils sont actualisés chaque année.

  54.2. Lorsque la réglementation prévoit que l'usager est logé gratuitement par l'Etat alors que celui-ci ne dispose pas de locaux appropriés ou en nombre suffisant, le cercle assure cette prestation et se fait rembourser des frais correspondants par le corps (service deniers) dont relève l'usager.

Les modalités d'application de cette règle font l'objet d'un texte particulier.

5.4.2. Règles particulières de comptabilité.

En fonction de l'importance de l'activité hôtellerie, les feuilles de recettes et de dépenses peuvent être tenues et arrêtées soit journellement, soit hebdomadairement, soit mensuellement.

Les bordereaux récapitulatifs des chèques et factures reçus sont renseignés et remis au gérant du cercle dans les conditions énoncées à l'article 46.3.

5.5. BIBLIOTHEQUE.

5.5.1. Règles particulières de gestion.

Selon son importance, l'activité bibliothèque est gérée soit par un gérant, soit par un responsable d'activité.

Les règles de gestion et de fonctionnement des bibliothèques sont définies par le règlement intérieur du cercle, conformément à l'article 27.2 supra.

5.5.2. Règles particulières de comptabilité.

Outre les pièces comptables énumérées à l'article 46, le gérant ou le responsable tient :

• le registre d'entrée des ouvrages de bibliothèque imprimé N° 652-0*/142 ;

• le registre des prêts des ouvrages de bibliothèque imprimé N° 652-0*/143.

En fonction de l'importance de l'activité bibliothèque, les feuilles de recettes et de dépenses peuvent être tenues et arrêtées soit journellement, soit hebdomadairement, soit mensuellement.

5.6. COMPTOIR DE VENTES.

5.6.1. Règles particulières de gestion.

  58.1. Principes.

L'activité comptoir de ventes est gérée, dans l'ordre de préférence, soit par le gérant du cercle, soit par un gérant ou un responsable d'activité.

Le comptoir propose exclusivement la vente, aux meilleures conditions économiques offertes :

• d'articles d'hygiène (shampooings, savons, dentifrices, lames de rasoir, préservatifs…) et d'usage courant (bombes anti-moustiques, lessives, cirages…). Ces articles devront obligatoirement être proposés à la vente dans les unités ou fractions d'unités de la gendarmerie mobile déplacées, de la garde républicaine ainsi que dans les écoles et centres d'instruction de gendarmerie ;

• d'articles de prestige, de tradition et de collection représentatifs de la symbolique gendarmerie et de publications et de productions audiovisuelles réalisées sous l'égide et avec l'agrément du service des relations publiques de la direction générale de la gendarmerie nationale, du musée de la gendarmerie et de la maison de la gendarmerie. Une liste de ces articles comportant indication du tarif préférentiel de vente sera fournie périodiquement par le service des relations publiques et, le cas échéant, par le musée et la maison de la gendarmerie ;

• d'effets et d'articles de tenue réglementaires ou représentatifs des activités des clubs sportifs et artistiques et des cercles de gendarmerie.

  58.2. Avance en numéraire.

Une avance en numéraire de faible importance peut, sur décision du président du conseil d'administration, être mise à la disposition du gérant ou responsable de l'activité comptoir de ventes dans les conditions définies à l'article 52.3 supra.

5.6.2. Règles particulières de comptabilité.

Par dérogation aux dispositions de l'article 46.2 supra, les feuilles journalières de recettes et de dépenses peuvent être arrêtées, en fonction du chiffre d'affaires réalisé par l'activité comptoir de ventes, soit journellement, soit hebdomadairement, sur décision du président du conseil d'administration.

Le suivi en comptabilité du stock des marchandises proposées par l'activité comptoir de ventes est assuré au moyen du registre inventaire des marchandises imprimé modèle N° 652-0*/134.

5.7. AUTRES ACTIVITES.

5.7.1. Gestion, fonctionnement et comptabilité.

Selon leur importance et à l'initiative du conseil d'administration, les autres activités du cercle sont gérées soit par le gérant du cercle, soit par un gérant ou responsable d'activité, soit par le gérant ou le responsable d'une autre activité.

Les règles de gestion et de fonctionnement de chaque activité sont arrêtées par le règlement intérieur du cercle, conformément à l'article 27.2 de la présente instruction.

La comptabilité est soumise aux règles générales communes à toutes les activités du cercle énoncées à l'article 46.

5.7.2. Soutien des unités en déplacement.

Le soutien des unités en déplacement ne disposant pas d'un ordinaire dans les conditions prévues par l'instruction n^o 57600/DEF/GEND/BS/ADM du 13 décembre 1976 (n.i. BO) (class. 99.02) est assuré par les cercles des unités concernées.

Les cercles mettent, à cet effet, à la disposition des unités, dans les conditions définies par le conseil d'administration, les activités « mess » et « bar » ou « comptoir de ventes ». Selon l'importance de l'effectif déplacé et la durée du déplacement, la gestion et la comptabilité sont assurées pendant le déplacement soit par le gérant du cercle, soit par le gérant ou le responsable de ces activités, soit encore par du personnel spécialement désigné à cet effet par le commandant d'unité en accord avec le président du conseil d'administration. Celui-ci définit alors les modalités d'insertion, dans la comptabilité générale du cercle, de la comptabilité tenue pendant le déplacement.

6. Comptabilité automatisée des activités.

6.1. Généralités.

Le présent chapitre a pour objet de préciser les règles de gestion et de comptabilité qui doivent être appliquées par les cercles disposant de moyens informatiques agréés par la direction générale de la gendarmerie nationale. Exclusives des règles de comptabilité manuelle, elles ne doivent pas entraîner une double comptabilité. Les commissaires chargés de la vérification des comptes et de la surveillance administrative doivent s'en tenir à la comptabilité automatisée quand elle existe.

Pour les opérations de gestion ou de comptabilité ne bénéficiant pas de l'informatisation (comptabilité des effectifs, matériels, matières,…), les règles prescrites dans les chapitres précédents sont appliquées.

6.2. PRINCIPES.

6.2.1. Plan comptable.

La comptabilité automatisée est :

• organisée conformément aux principes fixés par le plan comptable général révisé, annexé à l'arrêté modifié du 27 avril 1982 (figurant en annexe VII) ;

• tenue en temps réel sous forme d'un ensemble d'informations (écran, édition).

Elle concerne la gestion :

• des deniers ;

• des stocks de marchandises ⁽³⁾ ;

• des matériels (3) ;

• de l'hôtellerie (3).

Pour chaque gestion annuelle il est tenu un compte général et autant de comptes particuliers que nécessaire.

6.2.2. Comptes.

Les programmes informatiques mis au point permettent la tenue des comptes :

• amortissement ;

• investissement ;

• fonds d'intervention ;

• divers ;

• de toute activité du cercle faisant recette.

Leur fusionnement génère le compte d'exploitation général. Leur gestion quotidienne permet d'avoir à tout moment l'historique et de connaître en temps réel la situation intermédiaire d'un compte considéré.

Chaque compte fait l'objet d'un journal spécialisé qui retrace les recettes, les dépenses ainsi que les mouvements vers les autres comptes.

  64.1. Compte des fonds d'amortissement.

Chaque activité du cercle alimente un fond d'amortissement conformément à l'article 44.2 supra.

Le montant des sommes à consacrer à l'amortissement pour l'année en cours s'obtient en appliquant un mode de calcul linéaire tel que prévu dans le programme.

  64.2. Compte des fonds d'investissement.

Chaque activité du cercle alimente un fond d'investissement conformément à l'article 44.3 supra.

  64.3. Compte des fonds d'intervention.

Les comptes des fonds d'intervention sont alimentés par les unités qui organisent des manifestations, conformément à l'article 44.4 supra.

  64.4. Les comptes divers.

Ils ont pour objet de comptabiliser :

• en recettes : les produits de fonctionnement (mess, bar, comptoir de ventes) ;

• en dépenses : les charges de fonctionnement (achats denrées consommables, rémunérations de services, frais de personnels de gestion),

  la ventilation de ces comptes divers est donnée en annexe VII.

6.2.3. Document comptable : le grand livre.

  65.1. Objet.

Le grand livre est constitué de l'ensemble des journaux spécialisés, lesquels sont créés pour chacune des activités du cercle et articulés selon les grandes classes comptables.

Le grand livre se substitue au registre journal.

  65.2. Tenue.

Au fur et à mesure que les opérations ont lieu, le gérant du cercle porte sur l'état chronologique d'enregistrement de la page de garde du grand livre leur nature et leur affectation dans les journaux spécialisés suivant le plan comptable :

• a).  En recettes :

  • le résultat de chacune des activités, ainsi que les moyens de règlement (numéraire, CCP) ;

  • le montant des transferts de compte à compte d'activités ;

  • le montant des avis de crédit reçus par correspondance.

• b).  En dépenses :

  • le montant des chèques adressés ou remis de la main à la main aux fournisseurs en paiement des factures jointes aux bordereaux récapitulatifs ;

  • le montant des chèques et des titres de paiement débités sur la caisse du cercle ;

  • le montant des sommes débitées en numéraire sur la caisse du cercle,

    ainsi que :

  • les mouvements entre comptes d'activités et comptes d'amortissements et d'investissement ;

  • les recettes et dépenses des comptes des fonds d'intervention.

  65.3. Edition.

Le grand livre est édité mensuellement en deux exemplaires. Tous les documents le composant sont cotés et paraphés par le gérant et le président du conseil d'administration du cercle.

Un exemplaire est adressé au commissaire de l'armée de terre compétent. L'autre est conservé en archives.

6.2.4. Pièces comptables.

  66.1. Les pièces comptables sont :

Pour chaque activité :

• l'état de recettes et de dépenses n° 652-0/131 I ;

• l'état des chèques reçus et émis non pointés n° 652-0/132 I.

Pour l'ensemble des activités :

• l'état quadrimestriel de gestion n° 652-135 I ;

• l'état quadrimestriel des cotisations dues au fonds de secours et d'entraide des cercles n° 652-0/150 I.

  66.2. L'état de recettes et de dépenses n° 652-0/131 I indique le montant de l'avance (fonds de roulement) perçue le matin auprès de la caisse du cercle et retrace toutes les recettes et dépenses effectuées en numéraire au cours de la journée.

Il est tenu pour chaque jour ouvrable en temps réel, par chaque gérant ou responsable d'activité faisant recette ou dépense.

Il est arrêté et balancé chaque soir et remis au gérant du cercle avec l'avoir éventuel en numéraire.

  66.3. Les chèques remis par les clients et les fournisseurs d'une part, les factures reçues et chèques émis en règlement de celles-ci d'autre part sont récapitulés sur état n° 652-0/132 I. L'ensemble des chèques et des factures et l'état des chèques reçus et émis non pointés sont remis chaque soir par le gérant ou le responsable d'activité au gérant du cercle en même temps que l'avoir en numéraire et l'état de recettes et de dépenses.

Les chèques sont envoyés par le gérant du cercle au compte postal ou bancaire dans les plus brefs délais. Après l'émission du moyen de paiement, les factures et les états sont classés chronologiquement dans un répertoire classeur des pièces justificatives des recettes et des dépenses.

  66.4. A la fin de chaque quadrimestre, le gérant arrête la situation de gestion du cercle au moyen de l'état quadrimestriel de gestion n° 652-0/135 I dans les conditions fixées par l'article 46.4 supra.

  66.5. Le gérant du cercle, comportant au moins l'une des activités mess et bar, établit dans le même temps un état quadrimestriel des cotisations dues au fonds de secours et d'entraide des cercles n° 652-0/150 I dans les conditions fixées par l'article 46.5 supra.

6.3. GESTION ET COMPTABILITE DES ACTIVITES.

6.3.1. Généralités.

Les règles de gestion communes à l'ensemble des activités des cercles disposant de moyens informatiques ainsi que celles relatives à leur comptabilité sont inchangées.

Les adaptations ci-après sont apportées en gestion automatisée, aux activités « mess », « bar » et « comptoir de ventes ».

6.3.2. Activité « mess ».

Un état informatisé n° 652-0/152 I est établi pour la fixation du prix des repas.

L'enregistrement des tickets de repas est effectué sur un état informatisé, n° 652-0/141 I.

L'état de perception des primes ASA est effectué sur un état informatisé n° 652-0/136 I.

Les chèques et les factures sont inscrits en temps réel sur les comptes correspondant suivant le plan comptable.

6.3.3. Activité « bar ».

Chaque soit, le gérant ou responsable du bar enregistre les opérations de recettes et de dépenses sur les comptes correspondant au plan comptable.

6.3.4. Activité « comptoir de ventes ».

Si une avance en numéraire de faible importance est attribuée sur décision du président du conseil d'administration elle est enregistrée en temps réel au journal de caisse.

Les chèques et factures reçus sont enregistrés sur les comptes correspondant au plan comptable.

Les états de recettes et de dépenses sont obtenus en temps réel sur décision du président du conseil d'administration.

Le suivi en comptabilité du stock des marchandises proposées par l'activité comptoir de ventes est assuré au moyen du registre inventaire des marchandises N° 652-0/134, jusqu'à la mise en place du programme de gestion de stock pour les cercles qui en auront fait le choix.

7. Vérification des comptes et surveillance administrative.

7.1. Vérification des comptes.

La vérification des comptes du cercle est assurée par le commissaire de l'armée de terre désigné à cet effet par le directeur local du commissariat de l'armée de terre ⁽⁴⁾.

Celui-ci procède à des contrôles sur pièces et sur place.

Les contrôles sur pièces ont pour objet la vérification détaillée des documents comptables. Ils sont effectués mensuellement.

Les contrôles sur place comprennent les vérifications de caisse, les recensements et la vérification des documents comptables. Ils sont effectués inopinément au moins deux fois par an.

Le résultat des contrôles effectués par le commissaire est porté à la connaissance du chef de corps et du président du conseil d'administration. Lorsque ces contrôles font apparaître des anomalies importantes de fonctionnement, le commandant de circonscription de gendarmerie ou l'autorité assimilée et la direction générale de la gendarmerie nationale en sont avisés, sans préjudice des dispositions prévues à l'article 33 supra.

7.2. Surveillance administrative.

Nonobstant les pouvoirs de surveillance interne du conseil d'administration, du président du conseil d'administration, des chefs de corps et des commandants de circonscription de gendarmerie, la surveillance administrative et technique des cercles, pour l'ensemble de leurs activités, peut être déléguée aux commissaires de l'armée de terre désignés pour assurer la vérification des comptes, conformément aux dispositions de l' arrêté du 31 janvier 1992 relatif à la surveillance administrative et technique au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées.

A ce titre, le commissaire peut assister, sur demande ou de sa propre initiative, aux délibérations du conseil d'administration du cercle avec voix consultative. Il reçoit les situations de gestion et exprime son avis tant sur la situation financière de l'organisme que sur les mesures propres à l'améliorer ou à l'assainir.

8. Dispositions finales.

8.1. Entrée en vigueur.

Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 1984.