CIRCULAIRE N° 376/DEF/DCCAT/ABF/RD/5 modifiant la circulaire n° 2650/DEF/DCCAT/AG/RD/S/2 du 21 août 1996 (BOC, p. 3502) relative aux modalités de prise en charge des frais de déplacements temporaires du personnel civil relevant de l'armée de terre et des services communs.
Du 15 février 2001NOR D E F T 0 1 5 0 3 1 7 C
La circulaire 2650 /DEF/DCCAT/AG/RD/S/2 du 21 août 1996 est modifiée comme suit :
1.
Remplacer le premier alinéa du préambule par l'alinéa suivant :
« Le décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié par le décret no 2000-928 du 22 septembre 2000 et la circulaire du 22 septembre 2000 abrogeant la circulaire du 06 novembre 1990 , ainsi que le décret 91-430 du 07 mai 1991 fixent les conditions et les modalités de prise en charge des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'État sur le territoire métropolitain de la France et dans la principauté de Monaco. »
2.
Titre premier, point 1.5. Stage.
Ajouter après le décret 90-437 du 28 mai 1990 le terme « modifié ».
3.
Titre premier, point 2. Champ d'application.
Insérer dans la phrase après le terme métropole « et dans la principauté de Monaco ».
4.
Titre premier, point 3. Nature des indemnisations.
Remplacer le texte actuel par le suivant :
« Le règlement des frais occasionnés au titre des déplacements temporaires comporte :
la prise en charge des frais de transport dans les conditions prévues au titre IV du décret du 28 mai 1990 ;
l'attribution d'indemnités journalières de mission, d'intérim ou de stage pour frais de restauration et d'hébergement, sur justification de la durée réelle du déplacement et de l'effectivité de la dépense.
Toutefois, quel que soit le montant de la dépense engagée par l'agent, celui-ci est remboursé forfaitairement de ses frais supplémentaires de nourriture et d'hébergement. »
5.
Titre premier, point 3.1. Transport des personnes.
Remplacer le texte actuel par le suivant :
« Le choix entre les différents modes de transport en commun, voie ferroviaire, maritime ou aérienne, s'effectue en règle générale, sur la base du tarif le plus économique.
Toutefois, l'ordonnateur peut autoriser, dans la limite des crédits disponibles et dans l'intérêt du service, le recours à un moyen de transport plus onéreux si les conditions du déplacement lui semblent le justifier.
Les frais de transport en commun doivent être pris en charge par voie de réquisitions ou de bons de transport dans tous les cas où un contrat ou une convention peuvent être conclu à cet effet entre les administrations d'une part, et les compagnies de transport ou agences de voyage, d'autre part.
Lorsque l'agent n'a pas effectué son déplacement en véhicule de service, de même lorsqu'il n'a pas pu bénéficier de la prise en charge de ses frais de transport par la voie d'une réquisition ou d'un bon de transport, il est remboursé directement des frais qu'il a engagés dans les conditions fixées par le présent paragraphe selon le mode de transport emprunté. »
6.
Titre premier, point 3.1.1. Voie ferrée.
À la fin du premier alinéa ajouter la phrase suivante :
« En cas de non-présentation de ce titre de transport, le remboursement est limité au prix du billet de la 2e classe ».
Le troisième alinéa est remplacé par le suivant :
« De même, les frais de parking à proximité des gares peuvent être remboursés pour des missions n'excédant pas soixante-douze heures. »
7.
Titre premier, point 3.1.3. Véhicules de louage et taxis.
Le texte actuel est remplacé par le suivant :
« Les frais de taxi ou de location de véhicule peuvent être remboursés sur de courtes distances, sur présentation des factures correspondantes et de l'attestation de l'autorité ordonnant le déplacement :
soit en cas d'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun ;
soit en cas d'obligation de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant.
Exceptionnellement et par dérogation à l'alinéa précédent, le remboursement des frais de taxi peut être autorisé sur de courtes distances et sur présentation des pièces justificatives quand l'utilisation collective du taxi est moins onéreuse que l'utilisation des moyens de transport en commun pour l'ensemble des agents concernés. »
8.
Titre premier, point 3.1.5. Voie aérienne.
Le texte actuel est remplacé par le suivant :
« La prise en charge des frais de transport, par la voie aérienne, s'effectue généralement sur la base du tarif de la classe la plus économique et sur présentation du titre de transport. La signature de l'état de frais par la personne habilitée à ordonner le déplacement, vaut autorisation d'utiliser le mode de transport aérien.
Par dérogation au principe du choix du transport le plus économique, le recours à la voie aérienne peut éventuellement être autorisé, bien que son coût soit plus élevé que la voie de surface, lorsque la mission à effectuer exige impérativement le recours à ce mode de transport.
En cas de perte du billet d'avion de 1re classe ou de classe supérieure, le remboursement peut être accordé exclusivement sur la base du billet d'avion en classe la plus économique.
Les frais d'utilisation des parcs de stationnement des aéroports peuvent être pris en charge à l'occasion de missions n'excédant pas soixante-douze heures, sur présentation des pièces justificatives. »
9.
Titre premier, point 3.1.6. Véhicule personnel.
Remplacer le second tiret du premier alinéa par le suivant :
« — soit résulte d'une absence de moyens de transport en commun ou de l'obligation justifiée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant. »
10.
Titre premier, point 3.1.6. Particularités.
Les deuxième et troisième alinéas sont remplacés par les alinéas suivants :
« Ils ne peuvent bénéficier que du remboursement d'un seul voyage aller et retour respectivement au titre des épreuves d'admissibilité et d'admission au cours d'une période de douze mois consécutifs.
Toutefois, dans l'hypothèse où les épreuves d'admissibilité et d'admission d'un même concours ou examen professionnel nécessitent plus d'un déplacement, il peut être exceptionnellement dérogé à l'alinéa précédent et la prise en charge de plus d'un aller retour peut être accordée. »
11.
Titre premier, point 3.2. Régime indemnitaire.
Remplacer l'intitulé du point ci-dessus par le suivant :
« Base de remboursement. »
12.
Titre premier, point 3.2.1. Indemnités journalières de mission.
Insérer avant le premier alinéa, l'alinéa suivant :
« L'ouverture du droit à remboursement forfaitaire est justifiée par la production par l'agent auprès de l'ordonnateur d'une facture d'hébergement et par la certification des conditions de restauration portée par l'intéressé sur son ordre de mission. »
13.
Titre premier, point 3.2.1. Particularités.
Insérer avant le premier alinéa, l'alinéa suivant :
« L'indemnité de repas attribuée à l'agent en mission est réduite de 50 p. 100 lorsque l'intéressé a utilisé la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé ( ex. : cercle militaire). »
14.
Titre premier, point 3.2.2. Indemnités de stage.
Le premier alinéa est remplacé par le suivant :
« Les agents en stage au titre de l'article 14 du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié perçoivent les indemnités de repas ou de nuitée au taux des indemnités de mission et dans les conditions prévues au point 3.2.1. »
Les troisième et quatrième alinéas sont remplacés par les textes suivants :
« Le régime spécifique d'indemnités de stage fixé par les arrêté du 31 décembre 1999 et arrêté du 22 septembre 2000 s'applique aux agents appelés à suivre les actions de formation visées à l'article 15 du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié.
À ce titre, les indemnités journalières varient suivant la durée du stage, les conditions de restauration et d'hébergement. »
Supprimer les cinquième et sixième alinéas.
Particularités.
Insérer avant le premier alinéa, l'alinéa suivant :
« S'agissant des stages de formation au titre de l'article 14 du décret précité, l'ouverture du droit à remboursement forfaitaire est justifiée par la production d'une facture d'hébergement et par la certification des conditions de restauration portée par l'agent sur son ordre de mission. »
Le premier alinéa est remplacé par le texte suivant :
« L'indemnité de repas est réduite de 50 p. 100 si le stagiaire a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé ( ex. : cercle militaire). »
15.
Titre II, point 1. Établissement de l'ordre de mission.
1.1.2. Au verso.
Le troisième alinéa consacré aux « indemnités journalières » est modifié comme suit :
« Cette rubrique doit préciser :
cadre B (mission) :
le nombre de repas et/ou de nuitées accordés gratuitement ;
le nombre de repas ayant été pris ou non dans un restaurant administratif ou assimilé ;
cadre C (stage) : les conditions de restauration et de logement. La pièce justificative nécessaire au remboursement des frais d'hébergement (facture d'hôtellerie ou pièce justifiant un hébergement à titre onéreux) doit être jointe à l'ordre de mission ;
cadre D : les références complètes du compte courant postal ou bancaire à créditer ;
cadre E : le montant de l'avance perçue, le cas échéant. »
1.2. Particularités.
Les premier et second tirets du deuxième alinéa sont modifiés comme suit :
« L'ordre de mission doit être daté et revêtu :
des visa et signature de l'autorité ayant ordonné le déplacement et du conseiller coordonnateur régional s'il s'agit d'un stage dont les frais seront imputés au chapitre « formation continue » de la région terre ;
de la signature de l'intéressé certifiant avant la transmission de l'original de l'ordre de mission à l'organisme payeur, de l'exactitude des renseignements concernant les conditions d'hébergement, de restauration et de transport, occasionnées par son déplacement et les références de paiement. »
16.
Titre III, point 1. Décompte.
Dernier tiret.
Après : « des pièces justificatives »,
Rajouter : « dont la production au comptable est expressément visée par le décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié ».
17.
Titre III, point 2.2. Règlement définitif.
Le premier alinéa est remplacé par le suivant :
« L'organisme payeur vérifie et contrôle les pièces justificatives afférentes au transport et à l'hébergement ainsi que les éléments d'appréciation permettant de déterminer les droits à indemnités de repas et/ou de nuitée tels qu'ils figurent sur l'original de l'ordre de mission. »
18.
Créer un titre IV intitulé :
« RÔLE DE L'ORDONNATEUR. »
19.
Titre IV, point 1. Certification par l'ordonnateur.
Insérer le texte suivant :
« L'ordonnateur reçoit tous les éléments lui permettant d'appréhender la réalité des conditions à justifier et certifie sur cette base au comptable.
Les ordonnateurs sont responsables des certifications qu'ils délivrent.
Les situations certifiées par l'ordonnateur et, notamment les pièces fournies par les agents à l'ordonnateur peuvent faire l'objet de contrôles par les corps d'inspection attachés à chaque ministère, l'inspection générale des finances, la cour des comptes et la cour de discipline budgétaire et financière. L'ordonnateur doit donc conserver pendant un délai de cinq ans les pièces sur lesquelles s'est fondée sa décision. »
20.
Titre IV, point 2. Contrôle de l'effectivité de la défense.
Insérer le texte suivant :
« Le contrôle de l'effectivité de la dépense réalisé par l'ordonnateur s'effectue selon les modalités différentes pour l'hébergement et la restauration.
Pour l'hébergement, la production d'une facture ou toute autre pièce justifiant d'un hébergement à titre onéreux doit être communiquée à l'ordonnateur, afin de lui permettre de constater l'effectivité de la dépense ouvrant droit au remboursement forfaitaire de l'indemnité de nuitée. La facture d'hébergement ne constituant pas une pièce justificative de paiement de la dépense par le comptable, doit être conservée auprès de l'ordonnateur, selon les modalités précisées au paragraphe précédent.
Pour la restauration, l'agent est dispensé de produire une facture ou une pièce justificative quelconque. La signature de l'ordre de mission vaut par elle-même certification des renseignements y figurant. »
21.
Remplacer l'annexe I actuelle par la nouvelle annexe I jointe.
22.
Annexe II et annexe III.
Ajouter en référence après le décret 90-437 du 28 mai 1990 , le mot « modifié ».
23.
Annexe IV. Pièces justificatives.
Remplacer l'annexe IV par celle ci-jointe.
24.
Annexe V.
Modifier le renvoi en bas de page.
« (1) Rappel : La première condition pour qu'un déplacement ouvre droit à indemnisation est qu'il doit s'effectuer à la fois hors de la commune de résidence administrative de l'agent concerné et hors de sa commune de résidence familiale [art. 5 du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié, art. 1er de l' arrêté du 31 décembre 1999 (BOC, 2000, p. 919) et circulaire du 22 septembre 2000 (BOC, p. 4420)]. »
Remplacer la note (4) par la suivante :
« (4) Indemnité servie sur la base de l' arrêté du 31 décembre 1999 et de la circulaire du 22 septembre 2000 . »
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'armée de terre,
Jean-Pierre GEHIN.
Annexes
ANNEXE I.
ANNEXE IV. Pièces justificatives.
Moyen de transport utilisé. | Autorisation complémentaire à l'ordre de mission. | Pièce à fournir en vue du remboursement. | Remarque. |
|---|---|---|---|
Véhicule personnel. | Autorisation utilisation véhicule personnel (1). |
| La base d'indemnisation doit apparaître sur l'autorisation et sur l'ordre de mission (2). |
Voiture de louage. | Autorisation signée de l'autorité compétente. | Facture. | À défaut de moyen de transport adapté, zone géographique limitée pour transport matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant. |
Taxi. | Attestation du chef de service justifiant le recours au taxi. | Facture ou reçu. | Autorisé sur de courtes distances en cas d'absence de moyen de transport en commun ou si transport de matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant. |
Possibilité d'utilisation collective du taxi. | Attestation du chef de service justifiant le recours au taxi. | Facture ou reçu. | Sur de courtes distances lorsque le coût s'avère moins onéreux (agents appartenant au même service gestionnaire des crédits). Règlement de la course par un seul agent permettant la réalisation d'un seul remboursement. |
Frais de péage autoroute. | / | Ticket. | Abonnement remboursé au vu du relevé des passages et de la facture acquittée préalablement. |
Parc de stationnement. | / | Ticket ou facture. | Mission n'excédant pas 72 heures. |
Transport collectif (autocar, métro). | / | Ticket de transport [sauf réseau express régional (RER)]. | / |
Voie ferrée. | / | Titre(s) de transport. | Autorisation d'emprunter la 1re classe doit figurer sur l'ordre de mission. |
Réservation couchette. | / | Ticket(s) de réservation. | Ordre de mission doit mentionner l'autorisation d'emprunter train à supplément ou train à grande vitesse (TGV). |
Train + hôtel. | / | Titre < train + hôtel >. | Ordre de mission doit être accompagné d'une fiche comparative des coûts (3). |
Transport maritime. | / | Titre de transport. |
|
Transport aérien. | / | Titre de transport. | Ordre de mission doit mentionner l'autorisation d'emprunter la voie aérienne. |
(1) Autorisation ponctuelle à joindre à chaque déplacement. Autorisation permanente à fournir en deux exemplaires lors du premier déplacement. (2) Kilométrage. Puissance fiscale. (3) Le coût train + hôtel doit être inférieur ou égal au coût global. | |||
Nota — En l'absence de pièces justificatives, les frais de transport sont remboursés sur la base du tarif SNCF 2e classe, à l'exception des frais de péage, de stationnement et d'utilisation des différents moyens de transport en commun qui ne sont remboursés que sur production du ou des titres de transport.