1. Dispositions générales.

1.1. Objet de l'instruction, champ d'application.

La présente instruction a pour objet de préciser les dispositions applicables pour l'administration des matériels qui sont confiés au service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM), en application du décret 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense [réf. b)].

1.2. Classement des matériels.

Les matériels du SHOM sont classés d'après :

• leur nature, en consommables et non consommable ;

• leur position comptable.

1.3. Nature des matériels.

Les matériels consommables sont, en règle générale, des matériels de faible valeur unitaire (fixée par une instruction particulière) ou qui, de par leur nature, disparaissent par l'usage normal. Ainsi sont classés matériels consommables : les fournitures courantes, les produits d'entretien, la petite quincaillerie, le petit outillage courant, le petit matériel courant, les consommables informatiques, etc. Les autres matériels sont classés non consommables. Ils sont suivis en comptabilité.

1.4. Position comptable.

Les matériels suivis en comptabilité par le SHOM sont placés dans une des positions comptables ci-après :

• en approvisionnement ;

• en attente ;

• en service ;

• mis à la disposition d'organismes extérieurs au service.

1.4.1. Les matériels en approvisionnement.

Les matériels en approvisionnement sont les cartes, documents nautiques et ouvrages divers ainsi que les produits numériques enregistrés sur un support matériel, produits ou achetés par le SHOM. Ces matériels sont conservés au magasin et susceptibles d'être délivrés ou cédés à tout moment.

1.4.2. Les matériels en attente.

La position de matériels en attente est attribuée aux matériels en attente d'élimination qui font l'objet d'une procédure de destruction avec récupération d'éléments ou de remise à l'administration des domaines.

1.4.3. Les matériels en service.

Les matériels en service sont les matériels détenus par le service pour l'exécution de sa mission. Ils sont suivis dans une comptabilité particulière (cf. point 4.3 de la présente instruction).

1.4.4. Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs au service.

Les matériels du SHOM peuvent être mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs au service [instruction générale citée en réf. e)]. Par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'État, toute personne physique ou tout autre département ministériel.

Des conventions, protocoles ou marchés fixent les règles particulières applicables à chaque mise à disposition (cf. point 5 de la présente instruction).

Ces matériels sont suivis dans une comptabilité particulière.

1.5. Nomenclature.

Tous les matériels pris en comptabilité doivent être dotés d'un numéro de nomenclature.

Les matériels du SHOM sont identifiés par un numéro de nomenclature propre au service. Ce numéro est toujours le même quelle que soit la position comptable. La nomenclature des matériels du SHOM fait l'objet d'une instruction particulière.

1.6. Prix d'inventaire.

Au sens de la comptabilité des matériels, chaque article de nomenclature possède un prix unique, dit prix d'inventaire ou prix de nomenclature. Il est utilisé pour l'évaluation des stocks et des mouvements d'entrée et de sortie. Il est fixé pour l'année en cours par calcul du prix moyen d'achat sur l'année précédente par article de nomenclature.

1.7. Les mouvements de matériels.

Un mouvement comptable est l'opération par laquelle un matériel est :

• soit pris en compte initialement dans les écritures, dans une position comptable donnée, par suite d'achat dans le commerce ou l'industrie, d'envois reçus d'un autre service, de cessions reçues, etc. (entrées) ;

• soit sorti définitivement des écritures par suite de délivrances aux unités, cessions à un autre service du ministère, cessions de documents nautiques à un organisme extérieur à la défense, éliminations, etc. (sorties définitives) ;

• soit repris en compte après remise par les unités, reprises de cessions, etc. ;

• soit changé de position comptable tout en restant dans la comptabilité du SHOM (matériel en service passant en position de mise en attente).

Un mouvement est dit externe lorsqu'il fait entrer ou sortir un matériel des écritures du service. Il est dit interne lorsque, dans le cadre des écritures du service, il transfère le matériel d'une position comptable à une autre.

1.8. L'ordonnateur-répartiteur.

L'ordonnateur-répartiteur est chargé d'ordonner les mouvements de matériels. Le ministre de la défense est ordonnateur-répartiteur principal.

1.8.1. Ordonnateur-répartiteur principal, par délégation de signature du ministre.

Le directeur du SHOM reçoit délégation de signature du ministre de la défense en qualité d'ordonnateur-répartiteur principal. Son suppléant désigné est le directeur adjoint du SHOM. L'arrêté de délégation de signature du ministre de la défense fixe en nature et en valeur les limites de compétence de cette délégation.

1.8.2. Ordonnateur-répartiteur à l'échelon local, par délégation de pouvoirs du ministre.

Le directeur de l'établissement principal du service hydrographique et océanographique de la marine (EPSHOM) est ordonnateur-répartiteur, dans le cadre et dans les limites de la délégation de pouvoirs fixée par arrêtés du ministre de la défense [arrêtés du 1er octobre 1991 ; réf. c) et d)].

Il peut déléguer sa signature à ses adjoints directs. Cette délégation de signature doit faire l'objet d'un ordre notifié aux comptables et aux détenteurs-dépositaires chargés d'exécuter les ordres de mouvements prescrits par l'ordonnateur-répartiteur.

1.9. Les détenteurs.

1.9.1. Les détenteurs-dépositaires.

Sont responsables de :

• l'exécution des mouvements décidés par l'ordonnateur-répartiteur ;

• l'établissement des pièces justificatives constatant ces mouvements et leur transmission au comptable dans un délai maximum de quarante-huit heures ;

• la conservation en nombre et en bon état des matériels qui leur sont confiés et dont ils tiennent un inventaire, certifié par le comptable.

Les détenteurs-dépositaires sont désignés nominativement par le directeur ou le directeur adjoint de l'entité à laquelle ils appartiennent :

• directeur adjoint du SHOM pour la direction à Paris ;

• directeur de l'EPSHOM pour l'établissement principal à Brest ;

• directeurs de missions pour les missions hydro-océanographiques.

Dans la suite du document, ces autorités sont désignées par l'expression « autorité responsable d'entité ».

1.9.2. Les détenteurs-usagers.

Ont la qualité de détenteurs-usagers, les personnels qui détiennent ou utilisent de façon permanente les matériels pour l'exécution de leur tâche. Ces matériels figurent sur un inventaire particulier certifié par eux (un inventaire par bureau, atelier, etc.).

Les détenteurs-usagers ne font pas l'objet de décision nominative sauf cas particulier.

1.10. Les comptables.

Les comptables sont responsables :

• du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvements ordonnés par l'ordonnateur-répartiteur et du contrôle sur pièce de leur exécution physique ;

• de la tenue de l'inventaire général ;

• de la vérification des pièces justificatives qui leur sont transmises et de leur conservation pendant au moins cinq ans ;

• de l'exactitude des comptes rendus fournis.

Les comptables sont désignés nominativement par un ordre pris sous le timbre du directeur de l'EPSHOM. Ils appartiennent à l'effectif de l'EPSHOM et résident à Brest. Ils rendent compte de leur action dans l'exercice de leurs fonctions de comptables au directeur de l'EPSHOM et à la direction du SHOM (bureau administration-finances).

1.11. Dispositions communes aux détenteurs-dépositaires et aux comptables.

1.11.1. Cumul des fonctions.

Les fonctions de détenteur-dépositaire et de comptable peuvent être exercées par le même agent. L'ordre de nomination doit alors prévoir ce cumul.

1.11.2. Mandataires et intérimaires.

Tout détenteur-dépositaire et tout comptable venant prendre ses fonctions fait agréer, dans les meilleurs délais, par l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité responsable d'entité (cas des détenteurs dépositaires), la désignation d'au moins un mandataire destiné à le remplacer en cas d'absence temporaire. Le mandataire désigné reçoit une procuration [conforme au modèle annexé à l' instruction 14700 /DEF/DSF/CC/1 du 17 novembre 1992  ; réf. f)] acceptée par lui, signée par le titulaire et contresignée par l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité responsable d'entité (cas des détenteurs dépositaires).

En cas de vacance subite et prolongée (décès, longue maladie, etc.) du détenteur-dépositaire ou du comptable titulaire, l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité responsable d'entité (cas des détenteurs-dépositaires) désigne, dans toute la mesure du possible, un nouveau détenteur-dépositaire ou comptable. Si une nouvelle nomination ne peut être prononcée rapidement (situation des effectifs par exemple), un intérimaire est désigné. Celui-ci exerce ses fonctions, sous sa propre responsabilité, jusqu'à la nomination d'un nouveau titulaire.

1.11.3. Réserves formulées par un détenteur-dépositaire ou un comptable.

Si un détenteur-dépositaire ou un comptable vient à recevoir un ordre qu'il juge contraire à la réglementation ou une pièce justificative lui paraissant irrégulière, il doit adresser par écrit des réserves motivées à l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité responsable d'entité (cas des détenteurs-dépositaires) si celui-ci ou celle-ci confirme par écrit et en faisant référence aux réserves formulées, les documents contestés, le détenteur ou le comptable est tenu d'exécuter l'ordre ou de comptabiliser la pièce justificative. La décision confirmant le mouvement concerné est inscrite au registre des procès-verbaux.

1.12. Remise et prise de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires.

1.12.1. Remise et prise de service entre comptables.

Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les comptables entrant et sortant, signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions, contresigné par l'ordonnateur-répartiteur. Simultanément il est procédé à l'arrêté des écritures (livre-journal) qui sera également signé par les comptables entrant et sortant et contresigné par l'ordonnateur-répartiteur. En cas de contestation du comptable entrant, le délai de passation de fonctions peut être porté à un délai maximum de six mois sur demande expresse et motivée adressée à l'ordonnateur-répartiteur. Dans ces conditions, le procès-verbal constate les réserves formulées par le comptable entrant et indique le résultat des vérifications ordonnées par l'ordonnateur-répartiteur. La responsabilité du comptable entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et prise de service. Copie de ce procès-verbal est remise au comptable sortant.

1.12.2. Remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires.

Un procès-verbal est dressé contradictoirement entre les détenteurs-dépositaires entrant et sortant, signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions, contresigné par le comptable et par l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité responsable d'entité. Ce procès-verbal constate la concordance entre les existants réels et les existants en écriture figurant à l'inventaire particulier préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable ou énumère les différences constatées. Les vérifications effectuées à cette occasion portent normalement sur la totalité des matériels en compte. Cependant, si la charge est estimée trop importante en volume, les vérifications pourront ne porter que sur les matériels les plus sensibles, les plus attractifs ou les plus onéreux. Les autres matériels seront vérifiés par sondages. Dans tous les cas, le procès-verbal de remise et prise de service devra indiquer la méthode choisie : vérifications sur la totalité des matériels ou non. Les matériels stockés sous emballage conditionné sont comptés pour les quantités portées sur les emballages sauf lorsque ceux-ci sont défectueux. En cas de contestation du détenteur-dépositaire entrant, celui-ci dispose d'un délai maximum de six mois pour procéder aux vérifications concernant les matériels normalement confiés à sa garde. Le procès-verbal constate alors les réserves formulées. Un second procès-verbal, faisant référence à celui constatant ces réserves, est alors établi et indique les résultats des vérifications et recensements effectués. Il est signé par le détenteur-dépositaire prenant et contresigné par le comptable et par l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité responsable d'entité. La responsabilité du détenteur-dépositaire prenant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et prise de service.

1.12.3. Dispositions diverses.

Les comptables et détenteurs-dépositaires prenant et sortant doivent être présents lors des passations de service. L'absence du comptable ou détenteur-dépositaire sortant peut être acceptée dans des cas exceptionnels (maladie, mutation pour une affectation éloignée de la précédente, etc.). Le procès-verbal de remise et prise de service indique alors les raisons de son absence.

Les passations de service entre détenteurs-usagers ne donnent pas lieu à procès-verbaux de remise et prise de service. Elles sont effectuées sous la responsabilité des détenteurs dépositaires concernés. Le détenteur-usager entrant signe l'inventaire particulier des matériels qui lui sont confiés. Les différences constatées à cette occasion font l'objet d'un procès-verbal de déficits constatés lors de vérifications effectuées (cf. point 1.19.4 de la présente instruction).

1.13. Responsabilité des comptables et des détenteurs.

1.13.1. Cas général.

L'article 15 du décret 90-144 du 14 février 1990 [réf. b)] prévoit qu'indépendamment de la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de droit commun encourue par les personnels civils et militaires et outre les cas de faute personnelle [voir art. 148 de l' instruction générale 670 /DEF/DAG/CX/3 du 16 janvier 1989  ; réf. l)] leur responsabilité pécuniaire peut être mise en jeu en application des lois et décrets qui les régissent.

Ces règles sont applicables à tous les personnels intervenant dans la comptabilité des matériels et notamment aux comptables chargés de la bonne tenue de leurs écritures ainsi que de leur exactitude et aux détenteurs (dépositaires et usagers) chargés de la conservation en nombre et en bon état des matériels confiés à leur garde.

1.13.2. Cas particulier de la responsabilité pécuniaire des détenteurs.

1.13.2.1. Matériels en approvisionnement.

Lorsque les opérations de vérification, récolement ou recensement font apparaître des différences entre les existants en écriture et les existants réels, la responsabilité pécuniaire des personnels officiers assurant les fonctions de détenteurs-dépositaires peut être mise en jeu dans les conditions fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974 [réf. a)] et l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 [réf. m)] relatifs à la responsabilité pécuniaire de certains militaires. S'agissant de détenteurs-dépositaires non officiers (officiers mariniers, fonctionnaires, ouvriers) leur responsabilité pécuniaire ne peut être retenue pour les cas de matériels en approvisionnement.

1.13.2.2. Matériels en service.

La responsabilité pécuniaire des détenteurs de matériels en service (détenteurs-dépositaires, détenteurs-usagers), quel que soit leur statut (personnels militaires officiers et non officiers, fonctionnaires, ouvriers) ne peut être mise en jeu qu'en cas de faute personnelle détachable du service commise dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions [art. 148 de l' instruction générale 670 /DEF/DAG/CX/3 du 16 janvier 1989  ; réf. l)].

1.13.3. Mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

La mise en jeu de la responsabilité pécuniaire des détenteurs est décidée par l'ordonnateur-répartiteur ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées (pertes, déficits, détériorations, destructions).

1.14. Pertes, avaries, destructions, détériorations.

Une perte ou avarie n'est admise à décharge que si elle provient d'événements de force majeure ou de cas fortuits dûment signalés et constatés. Dans tous les cas, le détenteur-dépositaire est tenu de présenter ses justifications [art. 14 du décret 90-144 du 14 février 1990  ; réf. b)].

Au vu de l'article 3.1.3 de l' instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 [réf. e)], on entend par :

• matériel perdu : le matériel disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire soit impossible à retrouver, soit dont l'emplacement est connu mais hors d'atteinte ;

• matériel détruit : le matériel qui ne pourra donner lieu à aucune récupération ;

• matériel détérioré : le matériel qui peut faire l'objet d'une récupération (matériels qui seront réintégrés dans les stocks ou mis en vente par les domaines, matières qui seront mises en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée.

Toute perte, avarie, destruction, détérioration doit être portée, dans les plus brefs délais, par le détenteur-dépositaire, à la connaissance de son responsable hiérarchique. Le comptable concerné est également avisé. Un procès-verbal de constatation est immédiatement établi. Ce procès-verbal :

• relate les circonstances de la perte, avarie, destruction, détérioration ;

• énumère les matériels concernés évalués au prix d'inventaire ;

• comporte la décision prise par l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs. Lorsque la décision relève de la compétence d'une autorité supérieure, le procès-verbal indique les propositions formulées par les autorités assurant les transmissions successives.

1.14.1. Cas de force majeure ou d'accident fortuit.

Le procès-verbal établi présente les indications précises sur la cause de l'événement et fait ressortir qu'aucun défaut de surveillance ne peut être retenu à l'encontre du détenteur.

1.14.2. Cas de mise en jeu de la responsabilité du détenteur.

Lorsque la responsabilité du détenteur est mise en cause, le procès-verbal doit comporter obligatoirement les justifications fournies par ce dernier. La décision de mise en jeu de la responsabilité du détenteur est prise par l'autorité ayant reçu délégation du ministre de la défense (pertes, déficits, détériorations, destructions). Dans ce cas, le procès-verbal sera complété ultérieurement de la suite donnée à la décision d'imputation.

1.15. Éliminations.

Les opérations administratives d'élimination aboutissent à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense. Les différentes éliminations sont :

• la réforme de commandement ;

• la réforme technique ;

• le retrait des approvisionnements.

1.15.1. La réforme de commandement.

La réforme de commandement intervient après décision dite de commandement prise par l'état-major de la marine qui, pour des raisons opérationnelles ou techniques, décide que tels matériels (en approvisionnement, en service, en attente, mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense) cessent d'être utilisés. Elle concerne à la fois les matériels complets, les rechanges et la documentation spécifique à ces matériels et en cas d'impossibilité pour d'autres usages, les outillages d'entretien et de fabrication correspondant, ainsi que les matériels interdits d'emploi dont l'utilisation s'avère techniquement dangereuse.

1.15.2. La réforme technique.

La réforme technique concerne les matériels en service qui ne sont plus susceptibles d'utilisation en leur état par suite d'usure normale :

• soit parce que irréparables ou dont le coût de remise en état est jugé trop élevé ;

• soit parce que les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants.

Elle ne s'applique pas aux matériels neufs et en bon état.

1.15.3. Le retrait des approvisionnements.

Le retrait des approvisionnements concerne les matériels en approvisionnement, définis au point 1.4.1 de la présente instruction et reconnus définitivement inutiles dans les cas suivants :

• matériels périmés : à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de leur duré d'utilisation ou de leur date de péremption ;

• matériels sans emploi : en raison de la disparition du besoin qu'ils devaient satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• matériels en excédent des besoins : compte tenu des stocks disponibles par rapport aux besoins à venir.

1.15.4. Les états de proposition de matériels à éliminer.

Les matériels à éliminer sont énumérés sur des états de proposition de matériels à réformer ou sur des états de proposition de retrait des approvisionnements. Les états concernant les réformes de commandement font référence à la décision de cessation d'utilisation prise par l'état-major de la marine.

Les états de proposition de matériels à éliminer (réforme, retrait) indiquent la destination à donner aux matériels :

• remise à l'administration des domaines pour être vendus, après prélèvement éventuel des composants utilisables. C'est la règle générale ;

• destruction avec récupération des produits obtenus pour remise aux domaines pour les matériels dont l'emploi en l'état serait dangereux (outillages d'exploitation ne présentant plus les sécurités d'emploi, etc.) ;

• destruction sans récupération des produits obtenus pour les matériels et matières qui ne peuvent être vendus par suite de protection du secret militaire, de date de péremption dépassée, de produits non réutilisables.

Toutefois certains matériels, bien qu'ayant fait l'objet d'une décision d'élimination, peuvent être utilisés à d'autres fins par le département de la défense.

Les états de proposition d'élimination sont évalués au prix d'inventaire. C'est la valeur globale ainsi calculée pour une opération de réforme ou de retrait qui est retenue pour déterminer l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs ou de signature pour décider l'élimination (cf. point 1.8 de la présente instruction) ; pour les décisions dont le montant dépasse la compétence des délégataires de pouvoirs, les décisions sont transmises à la direction des affaires financières, dans les limites fixée par instruction d'application). Les états de réforme ou de retrait comportant démolition ou destruction sont, par la suite, complétés de la certification de l'exécution de ces formalités.

Les matériels portés sur les états de proposition d'élimination, à l'exclusion des matériels à détruire, sont placés en position d'attente (cf. point 3.2.1 de la présente instruction).

1.16. Remise à l'administration des domaines.

Les matériels à remettre aux domaines pour être vendus sont conservés physiquement à l'EPSHOM qui en assure la garde. Ils doivent être allotis à part des autres matériels et en particulier des autres matériels en attente d'élimination.

Des procédures de regroupement interdirections des matériels à remettre aux domaines peuvent être recherchées à l'échelon local.

1.17. Le déclassement.

Le déclassement est une opération interne par laquelle un matériel devenu inutilisable sous son ancien classement de nomenclature est maintenu en approvisionnement ou en service sous un autre classement de nomenclature.

1.18. Tenue de la comptabilité.

1.18.1. But et base de la comptabilité.

La comptabilité des matériels a pour but :

• la description des mouvements et la connaissance des existants qui en résultent ;

• l'appréciation des responsabilités susceptibles d'être mises en cause ;

• la fourniture de renseignements utiles à l'administration des matériels.

Moyen d'information et de contrôle, la comptabilité des matériels doit permettre :

• de connaître à tout moment les existants globaux et leur répartition entre positions comptables ;

• d'assurer un contrôle systématique et permanent de la concordance entre les écritures et les existants réels ;

• de suivre les consommations et d'identifier clairement les organismes ayant bénéficié des délivrances ou cessions du service ;

• d'évaluer en quantité et (ou) en valeur le patrimoine mobilier du service.

Les écritures sont basées sur les quantités déterminées à l'aide de documents permanents et de pièces justificatives de mouvements.

1.18.2. Périodicité comptable.

La période comptable est annuelle et s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

1.18.3. Division de la comptabilité.

La comptabilité des matériels du SHOM est divisée en :

• une comptabilité des matériels en approvisionnement pour les matériels de ce type, définis au point 1.4.1 de la présente instruction ;

• une comptabilité des matériels en service pour tous les autres matériels pris en comptabilité.

En tant que de besoin, des comptabilités particulières sont tenues pour les matériels :

• en attente ;

• mis à la disposition du service par d'autres organismes du ministère de la défense ;

• mis à la disposition du service par des organismes extérieurs au ministère de la défense ou par des personnes physiques ou morales ;

• mis par le service à la disposition d'organismes extérieurs.

1.18.4. Agents chargés de la tenue de la comptabilité.

Les agents chargés de la tenue de la comptabilité sont les comptables désignés nominativement par l'ordonnateur-répartiteur (cf. point 1.10). Un même agent peut être désigné pour tenir plusieurs comptabilités.

Des écritures élémentaires sont tenues par les détenteurs-dépositaires.

Des agents placés sous l'autorité des comptables et des détenteurs-dépositaires et sous la responsabilité de ces derniers peuvent également tenir les écritures élémentaires.

1.18.5. Les documents de la comptabilité.

1.18.5.1. Documents tenus par le comptable.

  Les pièces justificatives.

Tout mouvement d'entrée et de sortie, externe ou interne doit être appuyé par une pièce justificative faisant référence à une décision de l'ordonnateur-répartiteur ou de son délégataire.

Les pièces justificatives des mouvements de matériels, préparées ou établies par les détenteurs-dépositaires sont transmises au comptable concerné pour mise à jour de l'inventaire général. Toute pièce justificative indique, au moins :

• la nature du mouvement effectué (entrée ou sortie) ;

• les articles mouvementés avec leur numéro de nomenclature ;

• les quantités faisant mouvement avec leur unité de compte (mètre, kilo, nombre, etc.) ;

• le numéro et la date d'inscription au livre-journal ;

• les numéros particuliers d'identification propres au SHOM et éventuellement numéros de séries ou d'immatriculation pour les matériels qui en comportent (machines de bureau, véhicules, etc.) ;

• les prix d'inventaire, qui ne sont obligatoirement inscrits que lorsque la pièce justificative doit faire l'objet d'une évaluation (cession onéreuse, perte, déficit, etc.).

Les pièces justificatives, arrêtées au nombre d'articles ayant fait mouvement, sont signées par le comptable. Sa signature vaut acceptation des pièces justificatives concernées. Elles sont passées en écriture, en quantités dans les meilleurs délais soit manuellement, soit par saisie dans un système informatisé.

Les pièces justificatives passées en écritures sont classées dans l'ordre de leur inscription au livre-journal et conservées sous la responsabilité du comptable.

Les principales pièces justificatives sont :

• l'ordre de recette à titre d'achat pour les matériels provenant d'achats dans le commerce ou l'industrie (procès-verbal de recette définitive) ;

• l'ordre d'entrée pour les matériels provenant de cessions ;

• l'ordre de sortie pour les matériels cédés, en déficit ou éliminés ;

• le billet de mouvement ;

• le procès-verbal pour les matériels perdus, détériorés.

  Le livre-journal.

Le livre-journal est destiné à l'enregistrement, dans l'ordre chronologique, des pièces justificatives constatant les mouvements de matériels, qu'il s'agisse d'entrées ou de sorties.

Lorsque ce document est tenu de façon manuelle il est coté et paraphé par l'ordonnateur-répartiteur ou son délégataire. Lorsqu'il est obtenu à partir de la saisie des pièces justificatives dans un système informatisé, les feuillets édités comportent un arrêté périodique des mouvements saisis. Cet arrêté est signé par le comptable qui authentifie ainsi le document. Le livre-journal (manuel ou informatisé) est un document annuel. Il est arrêté au nombre de pièces justificatives enregistrées :

• au moment de la remise et prise de service entre comptables ;

• au 31 décembre de chaque année.

L'arrêté est signé par le comptable (comptables entrant et sortant en cas de remise et prise de service) et contresigné par l'ordonnateur-répartiteur ou son délégataire.

  L'inventaire général.

L'inventaire général indique en permanence, et pour chaque article, par position comptable, les existants globaux et leur répartition entre les différents détenteurs-dépositaires ou les différents gisements. Il indique, au moins, les renseignements suivants :

• désignation de l'article avec son numéro de nomenclature ;

• unité de compte ;

• prix d'inventaire ;

• date de la dernière vérification ou recensement des existants ;

• existant global en quantité et répartition entre les différents détenteurs-dépositaires ou entre les différents gisements ;

• mouvements intervenus affectant l'existant global et sa répartition ;

• à titre indicatif, le plan d'amortissement pour certains matériels (gros outillage) tenu sur le document comptable de l'inventaire général (fiche comptable ou dossier comptable informatisé).

L'inventaire général, tenu en quantités, est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année. Il se présente sous la forme :

• soit d'un document manuel. Il est alors composé de fiches comptables enregistrées au moment de leur ouverture sur un registre spécial mission et authentifiées par la signature du comptable qui prend toutes dispositions pour assurer l'intégrité du fichier (présence de la totalité des fiches le composant). Toute fiche entièrement remplie est remplacée par une nouvelle fiche puis archivée et conservée pendant une durée d'au moins cinq ans ;

• soit d'un document informatisé mis à jour par la saisie des mouvements de matériels effectuée à la diligence du comptable et sous sa responsabilité. Seul le comptable possède l'accès au fichier informatisé constituant l'inventaire général de manière à ce que les mouvements concernant les existants ne puissent être saisis qu'à sa diligence (intégrité de l'inventaire général). Le système informatisé en place doit permettre, à tout moment, la visualisation et l'édition de tout ou partie de l'inventaire général.

  Le registre des procès-verbaux.

Le registre des procès-verbaux est un document manuel, coté et paraphé par l'ordonnateur-répartiteur, et tenu par le comptable. Il est notamment destiné à la transcription ou à l'enregistrement des faits, des actes et des ordres pouvant engager ou dégager la responsabilité des personnes qui concourent à la comptabilité des matériels, et notamment :

• les ordres de désignation des comptables et des détenteurs-dépositaires ;

• les procès-verbaux (PV) de remise et de prise de service entre comptables et détenteurs-dépositaires ;

• les PV constatant les pertes et les détériorations ;

• les PV de vérifications, récolements, recensements ;

• les réserves formulées par les comptables et les détenteurs-dépositaires concernant l'exécution de mouvements de matériels prescrits par l'ordonnateur-répartiteur ;

• les délégations de signature données par l'ordonnateur-répartiteur.

  Le registre-inventaire des matériels mis à la disposition d'autres directions ou services du ministère de la défense, ou de personnes ou d'organismes extérieurs à la défense.

Ces matériels sont suivis sur un registre-inventaire, manuel ou informatisé, qui indique, au moins, par bénéficiaire et par opération :

• la référence de la décision autorisant la mise à disposition. Une copie de cette décision doit être classée à l'appui du registre ;

• les conditions financières ;

• la désignation des articles avec leur numéro de nomenclature énumérés les uns à la suite des autres ;

• les unités de compte ;

• les quantités ;

• le prix d'inventaire ;

• l'évaluation au prix d'inventaire ;

• la durée ;

• la date prévue de réintégration ;

• la date effective de réintégration avec référence à la pièce justificative correspondante ;

• la référence du (ou des) versement(s) financier(s) effectué(s) par le bénéficiaire le cas échéant.

1.18.5.2. Document tenu par le détenteur-dépositaire.

  L'inventaire particulier.

L'inventaire particulier indique en permanence et en quantité tous les matériels confiés à la garde d'un détenteur-dépositaire. Il donne, par article, au moins, les renseignements suivants :

• désignation de l'article et numéro de nomenclature ;

• unité de compte ;

• prix d'inventaire ;

• quantité en compte et répartition éventuelle entre différents gisements ou entre détenteurs-usagers ;

• mouvements intervenus affectant les quantités en compte et leur répartition.

L'inventaire particulier est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année. II se présente sous la forme d'un document informatisé ou manuel tenu à jour par le comptable. Suite à un mouvement de matériel, le détenteur-dépositaire rédige une fiche de mouvement à l'intention du comptable qui effectue alors la mise à jour de l'inventaire particulier.

En ce qui concerne les matériels en approvisionnement et en attente, lorsque le comptable cumule ses fonctions avec celle de détenteur-dépositaire, l'inventaire général et l'inventaire particulier sont confondus dans le même document.

1.18.5.3. Document du détenteur-usager.

Au moment de sa prise de fonction ou lors de sa perception du matériel, le détenteur-usager reçoit du détenteur-dépositaire ou du comptable un inventaire particulier énumérant tous les matériels qui lui sont confiés pour utilisation. Il y appose sa signature valant acceptation. Toute modification ultérieure des quantités confiées doit comporter l'acceptation du détenteur-usager. Ce document est également signé par le détenteur- dépositaire.

1.18.6. Durée de conservation des documents de la comptabilité.

Les documents de la comptabilité tenue par le comptable sont conservés en archives pendant les cinq années postérieures à celle de la dernière inscription (pièces justificatives, livre-journal, inventaires comptables). Ils sont détruits après cette période de conservation.

La règle ci-dessus ne s'applique pas aux documents auxiliaires.

Pour les inventaires comptables tenus dans le cadre d'un système informatisé, ce système doit permettre la conservation et l'édition de l'inventaire pendant la durée de cinq ans indiquée ci-dessus.

Le registre des procès-verbaux est conservé pendant les dix années postérieures à celle de la dernière inscription.

1.18.7. Valorisation des existants.

Conformément aux dispositions de l' instruction 15535 /DEF/DSF/C1 du 19 novembre 1993 [réf. g)], la valorisation de l'ensemble des matériels est effectuée au 31 décembre de chaque année, la période comptable s'étendant du 1er janvier au 31 décembre.

1.19. Surveillance des existants.

La responsabilité générale de la surveillance des existants incombe à l'ordonnateur-répartiteur à l'égard de qui les détenteurs-dépositaires sont responsables de la présentation en nombre et en bon état des matériels figurant à leur inventaire.

La surveillance des existants s'effectue par des opérations de rapprochement entre les inventaires tenus par le comptable et le détenteur, et les existants réels, ou inversement. Ces opérations sont appelées vérifications lorsqu'elles sont effectuées par des personnels du service lui-même (détenteurs ou agents désignés). Lorsqu'elles sont effectuées par les officiers recenseurs désignés par l'ordonnateur-répartiteur ou par des autorités exerçant une action de surveillance, d'inspection ou de contrôle, elles sont appelées :

• récolement qui consiste à vérifier que les existants en écriture figurant à l'inventaire particulier du détenteur préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable sont conformes aux existants réels ;

• recensement qui consiste à vérifier que les existants réels sont conformes aux existants en écriture portés sur l'inventaire particulier du détenteur rapproché de l'inventaire général du comptable.

1.19.1. Vérifications des écritures.

Le comptable effectue un rapprochement entre l'inventaire général et les inventaires particuliers :

• obligatoirement au moment de la remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires ;

• périodiquement de manière que l'intégralité de l'inventaire général soit rapproché des inventaires particuliers selon les périodicités fixées au point 1.19.2.2 ci-après.

Lorsque des différences sont constatées, les écritures sont rectifiées après recherche de l'origine de ces différences.

Les rapprochements d'inventaires effectués par le comptable sont matérialisés par sa signature donnée sur les procès-verbaux de remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires et sur les procès-verbaux de vérifications, récolements et recensements.

Les pièces justificatives établies par les détenteurs pour exécuter les mouvements de matériels sont vérifiées (conformité, régularité) par les comptables au moment de leur signature pour acceptation.

1.19.2. Vérifications des existants.

Les vérifications des existants sont effectuées :

• par les détenteurs-dépositaires ;

• par des agents désignés par les autorités responsables d'entité définies au point 1.9.1.

1.19.2.1. Vérifications effectuées par les détenteurs-dépositaires.

Les vérifications des existants sont effectuées dans les conditions suivantes :

• obligatoirement, au moment de la prise de service. Ces vérifications sont effectuées selon les dispositions prévues au point 1.12.2 de la présente instruction. L'opération est matérialisée par le procès-verbal de remise et prise de service qui indique les différences constatées et la suite donnée ;

• les détenteurs-dépositaires sont responsables de la conservation en nombre et en bon état des matériels confiés à leur garde y compris les matériels utilisés par des détenteurs-usagers. Les vérifications obligatoirement effectuées au moment de la prise de service ne les dispensent pas de la surveillance ultérieure des existants. Cette surveillance doit être permanente. Elle s'effectue sans formalité administrative particulière sauf en cas de différences constatées qui sont immédiatement signalées au comptable en vue de l'établissement d'un procès-verbal de vérification.

1.19.2.2. Vérifications effectuées par les agents vérificateurs.

Les autorités responsables d'entité désignent les agents chargés d'effectuer les vérifications des existants. Leur nombre est fonction du volume des matériels à vérifier.

Pour ce qui concerne les matériels en service, le comptable concerné peut être désigné agent vérificateur. Pour ce qui concerne les matériels en approvisionnement, le comptable concerné ne peut être désigné agent vérificateur lorsque les fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire sont cumulées.

La périodicité des vérifications à effectuer est variable selon qu'il s'agit de :

• matériels en approvisionnement : la totalité des stocks doit être vérifiée sur une période maximale de trois ans ;

• matériels en service : la totalité des matériels en compte à un détenteur-dépositaire doit être vérifiée sur une période maximale de deux ans.

L'ordonnateur-répartiteur établit un programme annuel de vérifications tenant compte des périodicités ci-dessus. Il peut prescrire des vérifications plus fréquentes pour les matériels de grande valeur et pour les matériels qu'il juge sensibles ou attractifs.

1.19.2.3. Modalités d'exécution des vérifications effectuées par les agents vérificateurs.

Tous les articles vérifiés, y compris ceux ne présentant pas de différence, sont inscrits sur un carnet de vérification (procédure manuelle) ou sur des feuillets de vérification édités par le système informatique. Quel que soit le document d'inscription utilisé, celui-ci fait apparaître, au moins :

• les existants réels comptés, pesés ou mesurés par les agents vérificateurs ;

• les existants en écriture ;

• les différences constatées en plus (excédents) ;

• les différences constatées en moins (déficits) ;

• le prix d'inventaire (indiqué pour les seuls articles présentant une différence).

Chaque séance de vérification est arrêtée par l'agent vérificateur sur le carnet ou les feuillets de vérification, au nombre d'articles vérifiés. Ils sont signés par :

• l'agent vérificateur ;

• le détenteur concerné qui doit obligatoirement fournir des justifications à décharge concernant les matériels présentant des différences ;

• le comptable. Sa signature vaut certification des existants en écriture et conformité entre les existants à l'inventaire général et ceux de l'inventaire particulier du détenteur.

Les résultats de la séance de vérification sont ensuite soumis à la signature de l'ordonnateur-répartiteur qui prescrit :

• la procédure comptable adaptée pour permettre la régularisation des articles apparaissant en déficits et des articles en excédents, sensiblement identiques et de valeur très rapprochée ;

• la prise en compte des quantités excédentaires ;

• la sortie des quantités en déficit.

L'ordonnateur-répartiteur profite de l'examen des séances de vérifications pour s'assurer que celles-ci se déroulent conformément au programme annuel qu'il a fixé et permettant le respect des périodicités indiquées au point 1.19.2.2.

Tous les articles vérifiés au cours d'une séance font l'objet d'une mention (date de la vérification) portée à l'inventaire général comme à l'inventaire particulier.

1.19.3. Récolements et recensements.

Les récolements et recensements décidés par l'ordonnateur-répartiteur ou effectués par les autorités en mission d'inspection, les membres du contrôle général des armées, etc., font l'objet d'un procès-verbal transcrit au registre des procès-verbaux et énumérant les articles récolés ou recensés en faisant apparaître les différences constatées. Ce procès-verbal est signé par l'autorité ayant procédé au récolement ou recensement. Il est ensuite complété des justifications du détenteur concernant les différences et présenté à la signature de l'ordonnateur-répartiteur qui prescrit les régularisations à effectuer (cf. point 1.19.2.3).

1.19.4. Suite donnée aux procès-verbaux de vérifications, récolements, recensements.

Les procès-verbaux constatant les excédents et les déficits comportant les justifications des détenteurs (ou appuyés de ces justifications) sont approuvés par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs qui décident ou non d'imputer, en tout ou partie, le montant des déficits aux détenteurs concernés. Seul le montant des déficits est pris en compte pour déterminer l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs sauf les cas où les excédents donnent lieu à mise en cause d'une responsabilité. Ces excédents sont alors appréciés au même titre que les déficits.

Lorsque la décision relève d'une autorité supérieure, le procès-verbal indique les avis et propositions formulés par les autorités assurant les transmissions.

1.20. Surveillance et contrôle de la comptabilité des matériels.

La surveillance générale de la comptabilité des matériels incombe, de manière permanente, aux autorités responsables d'entité. Elle s'effectue au moyen de vérifications, récolements, recensements et aussi en s'assurant de la bonne application de la réglementation et notamment du respect de la périodicité des vérifications des existants prévue par la présente instruction.

La comptabilité des matériels de la défense est en outre soumise aux investigations des membres du contrôle général des armées.

2. Dispositions particulières aux matériels en approvisionnement.

2.1. Définition.

Les matériels en approvisionnement sont les matériels disponibles et en bon état définis au point 1.4.1 de la présente instruction et stockés en magasin. Ils peuvent comprendre des matériels de nature non consommable et des matériels de nature consommable.

Les matériels consommables peuvent faire l'objet d'une comptabilité simplifiée. Les seuils permettant de déterminer les modalités de prise en charge comptable des matériels sont définis par la circulaire 308805 /DEF/SGA/DAF/SDRI/1 du 07 octobre 2003 [réf. o)].

2.2. Constitution des stocks.

Ces matériels sont principalement fabriqués par l'EPSHOM. Ne couvrant pas l'intégralité des besoins de la marine nationale par sa production, l'EPSHOM a mis en place un stock complémentaire constitué de documents nautiques étrangers (essentiellement britanniques). Ces derniers sont achetés, soit dans le commerce, soit directement auprès du service hydrographique concerné.

2.3. Réception des matériels, versement en magasin, prise en compte.

2.3.1. Réception des matériels.

La réception des matériels en approvisionnement achetés par l'EPSHOM relève d'une instruction particulière applicable à l'ensemble des matériels achetés, prise en application de la présente instruction.

2.3.2. Versement des matériels en magasin, prise en compte.

Les matériels définitivement admis sont immédiatement versés en magasin et pris en compte à l'inventaire général.

2.3.3. Stockage des matériels dans le magasin.

Tous les matériels placés dans la position comptable « en approvisionnement » doivent être stockés dans un magasin. Ce dernier peut être composé de plusieurs locaux.

Les matériels doivent être facilement repérables et identifiables (indication de leur numéro de nomenclature).

À l'échelon du magasin, les existants sont suivis sur une fiche de stock manuelle mise à jour immédiatement après chaque mouvement et sur fichier informatique.

Une instruction particulière du chef du centre de fabrication distribution fixe les conditions de fonctionnement du magasin, notamment les jours et heures d'ouverture, ainsi que les dispositions pour éviter les vols (lieu où sont déposées les clefs du magasin pendant les jours non ouvrables et les heures non oeuvrées) et celles prises pour les délivrances urgentes hors heures ouvrées.

2.4. Délivrance aux unités, remise par les unités.

2.4.1. Délivrances aux unités.

Les délivrances sont effectuées, soit sur demande des unités ou des services « ouvrages, cartes et instruments » (OCI), principalement par voie de message, soit dans le cadre des envois automatiques (entretien des dotations des unités et services) ou faisant l'objet d'une décision (bâtiments en armement).

2.4.2. Remises de matériels.

Les remises de matériels peuvent être :

• définitives, notamment lorsque le matériel est devenu inutile ;

• à charge de remplacement. Il s'agit alors d'un échange standard.

Les matériels remisés sont examinés par une commission de remise, nommée par l'ordonnateur-répartiteur, qui examine le matériel et le classe :

• à verser en magasin pour les matériels en bon état ;

• à détruire ;

• à remettre aux domaines.

2.4.3. Échanges standard.

Les échanges standard sont effectués sur simple remise des matériels ou comme suite à un procès-verbal de destruction des matériels concerné par l'utilisateur. Ils ne peuvent concerner que des matériels classés non consommables. Ils consistent en un échange nombre pour nombre de matériels hors service par des matériels en bon état ayant le même numéro de nomenclature. Les matériels remisés dans le cadre d'un échange standard sont examinés par la commission de remise dans les conditions définies au point 2.4.2 ci-dessus.

2.5. Cessions.

2.5.1. Cessions aux services de la défense ou par le service des domaines.

Des cessions de matériels en approvisionnement peuvent être ordonnées par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées et qui en fixent les conditions matérielles et financières.

Elles sont effectuées dans les conditions définies par l' instruction 17109 /MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 [réf. p)] qui énumère :

• les cessions qui doivent être réalisées avec l'intervention du service des domaines (notamment pour la fixation des prix) ;

• les cessions qui peuvent être réalisées sans l'intervention du service des domaines soit parce qu'elles relèvent étroitement du fonctionnement interne des armées, soit parce qu'il s'agit de matériels à caractère spécifiquement militaire.

Les cessions faites sont justifiées dans les écritures par ordre de sortie.

2.5.2. Cessions directes au public.

Dans le cadre de sa mission de service public, le SHOM vend à la clientèle civile ses produits relatifs à la navigation. Cette activité est régie par l' instruction 101 /DEF/SHOM/AD du 09 janvier 1996 [réf. q)].

Les produits concernés ne se distinguent pas des produits correspondants qui font l'objet d'une cession aux services de la défense ; tous ces produits sont stockés et gérés, avant cession, sans distinction du destinataire potentiel final.

2.6. Comptabilité, valorisation des existants.

La comptabilité des matériels en approvisionnement est tenue de façon informatique au sein de la section distribution. Les existants sont valorisés au 31 décembre de chaque année, au prix d'inventaire (cf. point 1.18.7.1 de la présente instruction).

3. Dispositions particulières aux matériels en attente.

3.1. Classement des matériels en attente.

Sont classés en attente les matériels en attente d'élimination qui font l'objet d'une procédure de remise à l'administration des domaines, à l'exclusion des matériels à détruire sans récupération d'éléments qui sortent directement de la comptabilité des matériels en service pour être éliminés.

Les matériels classés en attente sont stockés à part des matériels en approvisionnement.

3.2. Les matériels en instance d'élimination, matériels éliminés.

3.2.1. Règles générales.

Les matériels proposés pour l'élimination sont sortis de la comptabilité des matériels en approvisionnement ou de la comptabilité des matériels en service et pris en charge dans une comptabilité particulière (en instance de réforme) jusqu'à approbation de la décision d'élimination.

Les matériels éliminés sont suivis dans la comptabilité des matériels en attente à l'un des titres ci-après :

• à remettre aux domaines pour vente ;

• à détruire avec récupération d'éléments.

Les matériels à détruire avec récupération d'éléments sont sortis de cette comptabilité particulière après exécution de ces opérations. Les produits de la récupération sont pris en compte au titre des matériels à remettre aux domaines ou sont reversés en magasin comme matières premières.

3.2.2. Règles particulières aux matériels à remettre aux domaines.

Les matériels à remettre aux domaines sont allotis et stockés séparément des autres matériels.

La constitution des lots et leur consistance doivent les rendre attractifs pour les acquéreurs potentiels. Des directives en la matière sont données par l'administration centrale ⁽¹⁾.

Les matériels à remettre aux domaines sont suivis en comptabilité sous des classements d'ensemble dont le prix unitaire est estimé par le service compte tenu de son expérience, du résultat des ventes précédentes, etc.

La remise à l'administration des domaines est effectuée au moyen d'un procès-verbal en triple exemplaire signé par l'ordonnateur-répartiteur et transmis à cette administration. Il indique pour chaque lot :

• la désignation des matériels (classement d'ensemble) ;

• la valeur résiduelle des matériels estimée par le service ;

• le gisement des matériels ;

• la rubrique budgétaire devant bénéficier du produit de la vente.

Un des exemplaires du procès-verbal comportant la certification de la prise en charge par le service des domaines est renvoyé au service et conservé par le comptable pour être mis ultérieurement à l'appui de la pièce justifiant la sortie des écritures du matériel vendu.

Le matériel à remettre au service des domaines reste sous la garde et la responsabilité du comptable détenteur-dépositaire jusqu'à son enlèvement après vente.

Les ventes sont organisées par le service des domaines. Des matériels vendus et enlevés par les acquéreurs sont sortis de la comptabilité particulière au vu d'un ordre de sortie établi par le comptable après réception de la copie ou de l'extrait du procès-verbal de vente transmis par le service des domaines. Les matériels non vendus restent dans la comptabilité des matériels en attente. Ils seront inclus dans les lots constitués pour les ventes ultérieures.

3.3. Comptabilité, valorisation des existants.

La valorisation des existants des matériels en attente doit être effectuée conformément à l' instruction 15535 /DEF/DSF/C1 du 19 novembre 1993 [réf. g)] relative à la valorisation des matériels.

4. Dispositions particulières aux matériels en service.

4.1. Définition, provenance.

4.1.1. Définition.

Les matériels en service sont les matériels mis à la disposition du service pour son fonctionnement et pour l'exécution de sa mission propre, à l'exclusion des matériels installés à poste fixe et devenus immeubles par destination. Ils sont placés sous la garde des détenteurs-dépositaires mais peuvent être confiés à des détenteurs-usagers.

La comptabilité des matériels en service ne concerne que des matériels non consommables.

Cependant certains matériels, classés consommables de par leur valeur unitaire, peuvent être suivis en comptabilité; d'autres font l'objet d'une comptabilité allégée (petit outillage, petit matériel de chantier, etc.).

4.1.2. Provenance.

Après leur livraison, les matériels devant être mis en service sont pris en charge directement dans la comptabilité des matériels en service après réception qualitative et quantitative. La certification de la prise en charge dans les écritures est effectuée par le comptable des matériels en service.

Les procédures de réception et de remise des matériels font l'objet d'une instruction particulière.

4.2. Responsabilité, garde des matériels, comptable.

Les matériels en service sont normalement placés sous la responsabilité et la garde des détenteurs-dépositaires désignés nominativement par l'autorité responsable d'entité. Ils sont utilisés par les détenteurs-usagers.

Cependant certains matériels jugés sensibles peuvent être placés sous la responsabilité et la garde de détenteurs-usagers désignés nominativement par leur responsable hiérarchique.

Un ordre particulier énumère les matériels concernés et qui, du fait de leur emploi, sont confiés à la garde d'un détenteur-usager. Il s'agit notamment des micro-ordinateurs portables, des téléphones portables, des appareils photos numériques, etc., qui sont attribués nominativement à un détenteur-usager à l'exclusion des matériels qui sont réservés à l'emprunt. Dans ce dernier cas la procédure se limite à un document de décharge.

L'ordre de désignation nominative du détenteur-usager doit prévoir expressément qu'il y a transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur-usager qui reçoit un exemplaire de cet ordre.

La comptabilité des matériels en service est tenue sous la responsabilité du comptable désigné nominativement par l'ordonnateur-répartiteur. Le comptable des matériels en approvisionnement peut cumuler cette fonction avec celle de comptable des matériels en service. Dans ce cas, l'ordre de désignation doit prévoir expressément ce cumul.

4.3. Comptabilité des matériels en service.

La comptabilité des matériels en service comporte des divisions particulières pour :

• l'outillage et l'instrumentation scientifique ;

• la collection scientifique ;

• le mobilier et les autres matériels (sauf les matériels informatiques) ;

• les matériels informatiques et les logiciels.

4.3.1. L'outillage et l'instrumentation scientifique.

L'outillage en service est constitué, d'une manière générale, par les machines et instruments de travail destinés à confectionner, transformer ou réparer les matières et objets mis en oeuvre dans les ateliers du service, ainsi que par le matériel d'exploitation. Il comprend :

• le gros outillage comprenant les objets d'outillage, les matériels flottants et roulants dont le prix unitaire à l'état neuf est égal ou supérieur à une valeur fixée par une instruction particulière. La comptabilité du gros outillage est tenue de manière à permettre le calcul des annuités d'amortissement entrant dans la comptabilité des travaux du service ;

• le petit outillage comprenant les objets d'outillage, les matériels flottants et roulants, l'outillage de consommation courante dont le prix unitaire à l'état neuf est inférieur à la valeur fixée ci-dessus pour le gros outillage.

Le petit outillage est suivi dans la comptabilité des matériels en service. Le petit outillage qui, de par son prix à l'état neuf, est classé consommable, est suivi dans une comptabilité allégée qui permet de suivre les consommations. C'est le cas notamment des petits outillages délivrés aux ateliers à titre collectif et des petits outillages délivrés aux ouvriers à titre individuel. Les responsables hiérarchiques prescrivent les mesures de surveillance appropriées.

L'instrumentation scientifique en service est constituée :

• pour l'essentiel, par les systèmes qui permettent l'acquisition de données hydro-océanographiques ;

• de façon marginale par les instruments destinés à la mesure du temps et aux observations astronomiques et qui sont délivrés aux services ouvrages, cartes et instruments (OCI) en tant que de besoin ⁽²⁾ avec émission d'un ordre de délivrance qui atteste du versement aux OCI.

Les dispositions prises pour le suivi comptable de l'instrumentation scientifique (en particulier la désignation de détenteurs-usagers) doivent tenir compte du caractère attractif de ces matériels.

4.3.2. La collection scientifique.

Les instruments scientifiques dont il n'est plus fait usage font dans le cas le plus général l'objet d'une procédure d'élimination. Dans certains cas des échantillons peuvent être prélevés pour être versés dans la collection scientifique du SHOM. Ces instruments subissent alors un déclassement (changement de numéro de nomenclature) et sont suivis dans un chapitre particulier de la comptabilité des matériels en service.

Certains objets de la collection scientifique sont susceptibles d'être mis en dépôt dans des organismes extérieurs.

4.3.3. Le mobilier et les autres matériels (sauf matériels informatiques et logiciels).

Le mobilier et les autres matériels comprennent le mobilier et le matériel de bureau et, d'une manière générale, tous les matériels non suivis dans une autre division de la comptabilité (postes téléphoniques, etc.).

Le mobilier et les matériels de bureau sont toujours pris en charge dans la comptabilité quel que soit le prix unitaire à l'état neuf des matériels concernés. Toutefois certains petits matériels, notamment les machines à calculer de poche, énumérés dans une instruction particulière pourront faire l'objet d'une comptabilité allégée analogue à celle prévue pour le petit outillage.

L'inventaire particulier des détenteurs-usagers est constitué par une fiche de répartition, établie par local (bureau, atelier, etc.) et indiquant les différents articles en place. Cette fiche de répartition est signée par le détenteur-dépositaire et par le détenteur-usager.

4.3.4. Les matériels informatiques et les logiciels.

Les règles de comptabilité applicables aux matériels informatiques et aux logiciels sont définies par l' instruction 12540 /DEF/SGA/DSF/SDRC/C/1 du 30 mai 1996 [réf. i)].

Certains de ces matériels peuvent être placés, par un ordre particulier de l'ordonnateur-répartiteur, sous la responsabilité et la garde des détenteurs-usagers désignés nominativement (cf. point 4.2 de la présente instruction).

Pour les matériels non attribués à un détenteur-usager désigné nominativement, l'inventaire particulier des détenteurs-usagers est constitué par une fiche de répartition établie par local (bureau, atelier, etc.) comme pour le mobilier et les équipements classiques.

4.4. Arrêté de la comptabilité, valorisation des existants.

La comptabilité des matériels en service est arrêtée au 31 décembre de chaque année. Il est procédé à la valorisation des existants à cette date.

5. Dispositions particulières aux matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs au service.

5.1. Définitions.

Les conditions dans lesquelles les opérations de mises à disposition peuvent être effectuées sont définies par l' instruction 17109 /MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 [réf. p)] prise pour l'application du code du domaine de l'État au domaine mobilier des armées. Cette instruction distingue :

• le prêt gratuit qui est la mise à la disposition à titre temporaire de services ou organismes publics, de collectivités ou personnes privées, de matériels appartenant aux armées, sans contrepartie onéreuse ;

• la location qui est la mise à la disposition à titre temporaire de services ou organismes publics, de collectivités ou personnes privées, de matériels appartenant aux armées, contre paiement d'un prix.

L'article L. 46 du code des domaines distingue :

• les matériels loués à un particulier ;

• les matériels mis à la disposition d'un service autre que le service affectataire.

Le décret 90-144 du 14 février 1990 [réf. b)] demande de placer dans une position distincte le matériel mis à la disposition d'organismes extérieurs. Toutefois lorsque la durée de mise à disposition n'excède pas six mois, le matériel concerné pourra conserver la position de matériel en service. La destination effective du matériel devra alors figurer dans le système comptable informatisé, et être attestée par une pièce justificative (convention de prêt).

L' instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 [réf. e)] précise que par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'État, toute personne physique ou tout autre département ministériel.

5.2. Procédures.

Les procédures de mises à disposition font l'objet de l'article 1.4 de l' instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 [réf. e)] qui distingue :

• les mises à disposition au profit d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels. Elles sont effectuées selon les directives données par instruction particulière de l'état-major de la marine ;

• les mises à disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

Les locations sont décidées par les autorités ayant reçu délégation de pouvoirs du ministre chargé des armées. Ces autorités signent les conventions qui en fixent les conditions techniques et financières.

Les prêts (à titre gratuit ou partiellement gratuit) à des personnes ou à des organismes extérieurs à la défense ne sont pas autorisés par le code du domaine de l'État, sauf dérogation accordée personnellement par le ministre de la défense. Toutefois lorsqu'un prêt est accordé dans l'intérêt des armées, il peut être consenti par l'autorité ayant reçu délégation après avis favorable de la direction des affaires financières.

5.3. Comptabilité.

Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense pour une durée excédant six mois sont sortis de la comptabilité des matériels en service pour être pris en charge dans une comptabilité particulière tenue par un comptable désigné nominativement par l'ordonnateur-répartiteur.

Si ce comptable est le comptable des matériels en service, l'ordre de désignation doit expressément indiquer qu'il cumule ces fonctions avec celles de comptable des matériels mis à disposition.

La comptabilité à tenir est décrite au point 1.18.5.1 de la présente instruction. Il est rappelé que l'article 1.4.2.2 de l' instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 [réf. e)] prévoit la vérification des existants par le service cédant pour les matériels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.