Préambule.

La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'application de l' arrêté du 15 janvier 2001 relatif à l'organisation de l'action sociale au ministère de la défense, conformément à son article 10, notamment en ce qui concerne l'organisation et le fonctionnement de l'action sociale au sein de l'armée de terre.

Elle s'applique également aux forces françaises et à l'élément civil stationnés en Allemagne (FFECSA) et aux organismes dont la liste est définie à l'annexe II de l' instruction 1030 /DEF/SGA du 02 octobre 2001 modifiée relative à l'implantation des comités sociaux et des commissions restreintes.

L'organisation de l'action sociale au sein des forces stationnées outre-mer et à l'étranger relève d'une instruction spécifique.

1. Organisation.

1.1. Organisation administrative.

1.1.1. Niveau central.

Associé à la définition de la politique d'action sociale du ministère de la défense, le chef d'état-major de l'armée de terre conduit cette politique au sein de l'armée de terre selon les directives techniques de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales). À ce titre :

• il est membre du conseil central de l'action sociale et du conseil de gestion de l'institution de gestion sociale des armées (IGeSA) ;

• il exprime les besoins spécifiques du commandement et du personnel de l'armée de terre en matière d'action sociale ;

• il exprime les besoins de l'armée de terre en personnel de service social et propose la répartition géographique du réseau social propre à l'armée de terre ;

• il dispose, au sein de son état-major, d'un bureau « condition du personnel » dont le chef, officier supérieur, peut le représenter auprès des instances nationales de concertation et exerce la fonction de correspondant, pour tout ce qui relève de l'action sociale, avec la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales). Cet officier assure la coordination et le contrôle des actions sociales conduites au sein de l'armée de terre, ainsi que la cohérence des actions dans le cadre plus général de la politique de l'armée de terre en matière de condition du personnel. Il est assisté d'un conseiller technique ou d'un assistant de service social qui lui apporte une expertise technique sur les questions d'ordre social.

1.1.2. Niveau régional.

1.1.2.1.

 En fonction des directives du chef d'état-major de l'armée de terre, les commandants de région terre sont responsables de la mise en oeuvre et du soutien des actions sociales dans le cadre territorial. Ils disposent chacun, au sein de la division organisation ressources humaines (ORH) de leur état-major, d'un bureau « action sociale » dont le chef est directeur régional de l'action sociale. Le bureau action sociale est l'organe de commandement d'une chaîne sociale composée de districts et d'échelons sociaux. L'organisation, la zone de responsabilité et le siège des directions régionales, districts et échelons sociaux sont fixés en annexe.

1.1.2.2. Le bureau action sociale.

1.1.2.2.1.

Le chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale, est désigné par le général commandant la région terre, qui en informe la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

Dans le cadre des directives du chef d'état-major de l'armée de terre et sous l'autorité du commandant de région terre, le chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale, conduit, coordonne et contrôle la mise en oeuvre des actions sociales régionales. Il dispose de prérogatives particulières, par délégation, dans les domaines du budget de l'action sociale, de la discipline et de la notation des personnels placés sous son autorité.

Il fait part en permanence de ses propositions en matière d'adaptation et d'évolution du dispositif social et veille à l'application de la réglementation dans sa zone de responsabilité.

Dans le cadre des directives techniques de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), il est chargé notamment :

• de diffuser et d'expliciter l'information et la réglementation en matière de prestations et d'actions sociales aux conseillers techniques et assistants de service social ;

• d'attribuer les prestations sociales ministérielles et interministérielles ;

• de gérer les crédits d'action sociale ;

• de faire effectuer les enquêtes sociales demandées par le commandement ;

• de veille au bon fonctionnement des comités sociaux ;

• de préparer et conduire les réunions de la conférence des présidents de comités sociaux ;

• d'entretenir, dans sa zone de compétence, des relations fonctionnelles avec les antennes régionales de l'IGeSA (ARI) ;

• d'exercer, à l'égard des établissements gérés par l'IGeSA, les compétences en matière de réglementation générale et de surveillance administrative prévues à l'article 8 de l'arrêté du 15 janvier 2001 et précisées au point 3 de la présente instruction ;

• de veiller à la mise en place du personnel social nécessaire (conseillers techniques et assistants de service social) dont il est le notateur juridique. Ce personnel est affecté par la direction de la fonction militaire et du personnel civil ;

• de veiller à ce que le personnel social dispose des moyens nécessaires à l'exercice de sa mission (locaux, moyens matériels, véhicules, …).

Il est également chargé dans les conditions fixées conjointement par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et l'état-major de l'armée de terre :

• du soutien social du personnel des formations isolées ainsi que des ressortissants retraités domiciliés dans sa zone de responsabilité et dépendant d'une autre armée, direction ou service ;

• du remplacement éventuel d'assistant de service social en cas d'indisponibilité ou de non-couverture d'un poste.

Par ailleurs, le chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale, se tient en permanence informé des besoins exprimés en matière d'action sociale :

• par les ressortissants et leur hiérarchie ;

• par le personnel social.

Il rend compte de ces demandes au commandant de région terre.

En outre, il veille à la gestion de l'infrastructure des immeubles dont l'armée de terre est attributaire et qui sont occupés par l'IGeSA.

Enfin, dans le cadre de ses responsabilités, il peut entretenir des relations avec les différents organismes oeuvrant dans le périmètre de l'action sociale, telles que les associations, les fondations, les mutuelles et les collectivités territoriales.

1.1.2.2.2.

 Un conseiller technique de service social, conseiller technique régional, est adjoint à chaque directeur régional de l'action sociale. À ce titre :

• il lui donne son avis et lui fait part de ses analyses et propositions sur les actions sociales, l'organisation et la gestion du dispositif social en tant que conseiller expert ;

• il participe à la gestion administrative dans sa dimension technique professionnelle ;

• il est l'interface avec les structures sociales extérieures au ministère de la défense ;

• il assure la direction technique professionnelle, la coordination et le contrôle des activités des conseillers techniques et assistants de service social.

1.1.2.3. Le district social.

1.1.2.3.1.

Le chef du district social est désigné par le général commandant la région terre, en liaison avec la direction du personnel militaire de l'armée de terre.

Sous l'autorité du chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale, auquel il est subordonné, il met en oeuvre, coordonne et contrôle les actions sociales au sein du district. À ce titre :

• il assure le contact direct avec les unités soutenues ;

• il s'assure que les échelons sociaux qui lui sont rattachés disposent des moyens nécessaires à leur fonctionnement ;

• il participe à l'ensemble des travaux des comités sociaux, il apporte son soutien aux présidents des comités sociaux pour l'animation et l'information de ces instances et assure le suivi et la mise en oeuvre, pour ce qui le concerne, de leurs délibérations ;

• il préside la commission restreinte.

Dans le cadre de délégations qu'il peut recevoir du chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale :

• il est responsable de l'attribution des prestations sociales ministérielles et interministérielles ;

• il participe au suivi des établissements gérés par l'IGeSA.

1.1.2.3.2.

 Un conseiller technique de service social, conseiller technique d'encadrement, hiérarchiquement subordonné au directeur régional de l'action sociale, est placé auprès du chef de district. Il apporte son expertise dans la mise en oeuvre des actions sociales. Il est également le rapporteur des dossiers auprès de la commission restreinte.

Sous l'autorité du conseiller technique régional, il coordonne et contrôle les activités des conseillers techniques et assistants de service social relevant du district social. Il assure l'accompagnement professionnel et l'animation de l'ensemble du personnel de service social de son ressort.

1.1.2.4. L'échelon social.

1.1.2.4.1.

 L'échelon social, niveau de base de la chaîne sociale, est localisé au plus près des formations. Il est adapté à une garnison et ou à une zone géographique et est composé d'un ou plusieurs conseillers techniques et assistants de service social et de personnel administratif (secrétaire d'échelon).

1.1.2.4.2.

 Placé auprès du commandant de formation administrative dont il est l'expert social et selon les directives données par le bureau action sociale de la région terre, le conseiller technique ou l'assistant de service social :

• traite dans leur globalité les situations que lui confient les ressortissants, dans leur dimension sociale mais aussi juridique, financière, psychologique et familiale ;

• exerce une mission d'aide, de conseil et de prévention sur le plan individuel et collectif avec les différents acteurs « sociaux » de l'unité ou de l'établissement dont il est l'interface ;

• met en oeuvre, au profit des ressortissants, les actions sociales relevant de sa compétence et de sa responsabilité, dans le respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle ;

• contribue à faciliter l'intégration des ressortissants dans leur milieu professionnel.

Responsable du fonctionnement de l'échelon social, il assure, avec le secrétaire d'échelon, des fonctions d'accueil, d'information et d'administration et rend compte de son activité.

Enfin, il est l'interlocuteur privilégié du directeur des ressources humaines, du médecin-chef, des commandants d'unité, des présidents de catégories et plus généralement de tous les acteurs internes et externes concourant à l'environnement social de la formation.

1.2. Instances de concertation.

1.2.1.

Le comité social constitue l'instance de concertation de base. Sur proposition du chef d'état-major de l'armée de terre, son implantation et son périmètre de compétence sont fixés par instruction du secrétaire général pour l'administration.

1.2.2.

 Le comité social est présidé par un officier supérieur désigné par le commandant de la région terre, de préférence parmi les chefs de corps des formations de la garnison ou au niveau de commandant d'armes.

1.2.3.

 Une conférence des présidents de comités sociaux est mise en place au niveau de chaque région terre.

1.2.3.1.

 Placée sous la présidence du commandant de région terre (ou de son représentant), elle comprend :

• le chef de la division ORH ;

• le chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale ;

• le conseiller technique régional ;

• les présidents des comités sociaux de la région terre ;

• les chefs de districts sociaux ;

• les conseillers techniques d'encadrement ;

• à titre consultatif, les secrétaires généraux des comités sociaux, les représentants du personnel de la région terre au conseil central de l'action sociale et au conseil de gestion de l'IGeSA et tout membre des comités sociaux, élu ou désigné, dont la présence est jugée utile par le président de la conférence.

1.2.3.2.

 Préparée par le chef du bureau action sociale, elle se réunit deux fois par an, préalablement aux conseils centraux de l'action sociale.

1.2.3.3.

 Ses travaux consistent essentiellement à :

• assurer une synthèse générale des travaux des comités sociaux adressée à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et à l'état-major de l'armée de terre ;

• préparer, au niveau de la région terre, les réponses aux questions et aux problèmes posés localement ;

• faire appel à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et à l'état-major de l'armée de terre pour les questions et problèmes dépassant la compétence de la région terre ;

• préparer la synthèse des suggestions qu'appelle, au niveau de la région terre, le thème inscrit à l'ordre du jour du conseil central de l'action sociale suivant ;

• définir les moyens précis permettant de favoriser la circulation de l'information relative aux travaux des comités sociaux concernés au sein des unités de la région terre.

2. Fonctionnement.

2.1. Correspondances et liaisons.

2.1.1.

La direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) adresse les instructions et circulaires, les décisions et plus généralement tous les textes rédigés par l'administration centrale traitant de politique d'action sociale, à l'état-major de l'armée de terre qui les diffuse aux commandants de région terre.

2.1.2.

 Pour toutes les matières ayant un caractère technique, les relations entre la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et les bureaux action sociale sont directes.

2.1.3.

 Pour toutes les affaires courantes, le bureau action sociale et le district social correspondent directement.

2.1.4.

 En tant que de besoin, des contacts directs peuvent être établis entre le bureau action sociale et les autres bureaux action sociale ou directions régionales de l'action sociale des différentes armées et directions (soutien croisé interarmées, soutien des isolés, soutien des retraités). Ces contacts peuvent faire l'objet de protocoles.

2.1.5.

 Les documents de portée générale établis par le district ou l'échelon social (bilan des actions, consommation des crédits, …) et destinés au chef du bureau action sociale, directeur régional de l'action sociale, sont transmis par le district social.

2.1.6.

 Les documents contenant des informations nominatives et individuelles, les comptes rendus d'enquête, les fiches de signalement, établis par le conseiller technique ou l'assistant de service social et transmis par le conseiller technique d'encadrement au conseiller technique régional, sont acheminés et conservés selon les modalités relatives à la protection des documents confidentiels à caractère social. Le conseiller technique régional communique au chef du bureau action sociale ou au chef de district social tous les éléments nécessaires à une prise de décision.

2.2. Moyens.

2.2.1.

 La direction de la fonction militaire et du personnel civil procède à la désignation des conseillers et des assistants de service social.

En tant que service gestionnaire, elle met en place les crédits inscrits dans la nomenclature budgétaire.

L'essentiel des crédits est mis en place auprès des ordonnateurs secondaires en vertu de la procédure de délégation de crédits ou mis à la disposition des chefs de bureau action sociale sous forme de « droits de tirage » auprès de l'IGeSA.

2.2.2.

 Les commandants de région terre pourvoient aux besoins des chaînes sociales (bureau action sociale, districts et échelons sociaux) en ce qui concerne la mise en place du personnel militaire et civil en fonction des droits ouverts, précisés dans les documents uniques d'organisation (DUO).

Ils assurent également le soutien en matériel (y compris les véhicules) et en infrastructure ainsi que les dépenses de fonctionnement à l'exception de la documentation technique mise en place par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

2.3. Surveillance et contrôle.

La surveillance administrative et technique des structures de la chaîne sociale est exercée conformément aux dispositions législatives et réglementaires et selon les modalités définies pour les formations de l'armée de terre.

3. Missions liées aux établissements gérés par l'institution de gestion sociale des armées.

Le présent chapitre a pour objet de définir le rôle et les responsabilités des directeurs régionaux de l'action sociale vis-à-vis des établissements gérés par l'IGeSA et rattachés à l'armée de terre pour le soutien et la surveillance.

Un arrêté fixe la liste de ces établissements (crèches, centres sociaux, établissements de vacances …), ainsi que les régions terre de rattachement.

Pour l'exercice de leurs responsabilités, les directeurs régionaux de l'action sociale disposent d'un droit de visite permanent dans les établissements situés dans leur zone de compétence.

3.1. Soutien des établissements.

Les directeurs régionaux de l'action sociale :

• s'assurent de l'application des circulaires relatives à l'organisation et au fonctionnement des établissements gérés par l'IGeSA ;

• apprécient les prestations en matière de service rendu et de satisfaction des usagers ;

• s'assurent du soutien de l'infrastructure des immeubles affectés au ministère de la défense. Ils proposent ainsi à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), en liaison avec les services constructeurs et l'IGeSA, les travaux d'infrastructure nécessaires. Ils organisent et président à cet effet une réunion annuelle d'harmonisation ;

• permettent à l'IGeSA de développer sa communication, et à ce titre, tiennent à jour la liste de diffusion des catalogues livrés par l'IGeSA dans les formations de l'armée de terre implantées dans leur zone de responsabilité.

En outre, selon les directives de l'état-major de l'armée de terre, ils peuvent être amenés à aider les antennes régionales de l'IGeSA (ARI) dans le cadre de leurs missions. Les modalités de cette aide font l'objet de conventions entre la région terre et l'antenne régionale concernées.

3.2. Exercice de la tutelle.

3.2.1.

 Selon les directives de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), les directeurs régionaux de l'action sociale s'assurent de la mise en oeuvre par les services compétents :

• de la réglementation générale applicable aux établissements sociaux et de vacances ;

• des procédures de contrôle applicables au sein des armées en matière de surveillance administrative et technique.

Ils vérifient que les observations formulées par les services compétents, militaires ou civils, lors de leurs contrôles, sont bien prises en compte par les directeurs et gestionnaires des établissements.

3.2.2.

 L'exercice du pouvoir de tutelle ne donne lieu à responsabilité que lorsque les fautes commises dans cet exercice (notamment l'insuffisance du contrôle) sont des fautes lourdes, qu'il s'agisse des dommages causés aux administrés ou à des collectivités sous tutelle.

3.2.3.

Le directeur du commissariat de l'armée de terre territorialement compétent exerce la surveillance administrative des établissements de l'IGeSA rattachés à l'armée de terre. Il n'intervient que sur demande adressée au directeur central du commissariat de l'armée de terre par le directeur de la fonction militaire et du personnel civil.

4. Application.

La présente instruction abroge l' instruction 1302 /DEF/SGA - 1875 /DEF/EMAT du 16 décembre 1994 relative à l'organisation de l'action sociale dans l'armée de terre et dans les services interarmées.

L'annexe peut être modifiée par décision conjointe du directeur de la fonction militaire et du personnel civil et du chef d'état-major de l'armée de terre.