INSTRUCTION N° 12820/DEF/DAG/CPBO relative au Bulletin officiel des armées.
Abrogé le 02 juin 2018 par : INSTRUCTION N° 12820/ARM/SGA relative au Bulletin officiel des armées. Du 24 mai 1988NOR D E F D 8 8 5 3 0 3 6 J
Préambule.
Objet de l'instruction.
1. La présente instruction a pour objet :
de définir le rôle, la structure et le contenu du Bulletin officiel des armées ;
de poser les règles relatives à la rédaction et à la présentation des textes insérés ;
de fixer la procédure de publication des textes par la voie du Bulletin officiel des armées.
2. Des instructions particulières traitent :
de la composition de l'édition méthodique ;
de la diffusion, de la conservation et de la gestion du Bulletin officiel des armées.
1. Dispositions générales.
1.1. Rôle du bulletin officiel des armées, éditions.
1.1.1. Rôle du Bulletin officiel des armées.
Le Bulletin officiel des armées répond :
d'une part à la nécessité de mettre à la disposition des utilisateurs une documentation complète et bien ordonnée ;
d'autre part, à l'obligation faite par la loi 78-753 du 17 juillet 1978 de publier régulièrement les documents administratifs.
1.1.2. Editions.
Le Bulletin officiel des armées comprend une édition chronologique et une édition méthodique (1).
1.1.3. Edition chronologique.
(Modifié : 2e modif.)
1. L'édition chronologique est publiée sous forme de fascicules hebdomadaires.
Elle comprend :
Une partie principale (PP) qui reçoit les textes réglementaires visés à l'article 5 ci-après ;
une partie annexe (PA) où sont publiés certains textes qui ne remplissent pas les conditions exigées à l'article 5 précité.
Les textes de la partie annexe ne sont pas repris dans l'édition méthodique.
L'insertion des textes à l'édition chronologique a lieu dans les conditions prévues à l'article 6 sous le contrôle du comité restreint visé à l'article 5 de l' arrêté du 23 décembre 1964 .
2. Chacune des parties principale et annexe comprend :
une série « services communs », qui regroupe les textes intéressant l'ensemble du ministère et les textes particuliers aux organismes interarmées, à la délégation générale pour l'armement et à la direction générale de la gendarmerie nationale ;
une série « terre » ;
une série « marine » ;
une série « air ».
3. La diffusion de l'édition chronologique s'effectue de la manière suivante :
l'administration centrale, les organismes interarmées et certains organismes extérieurs tels que les établissements industriels de la délégation générale pour l'armement et les formations de la gendarmerie nationale reçoivent l'édition complète ;
les organismes de l'armée de terre reçoivent les séries « services communs » et « armée de terre » ;
à l'exception de certains organismes définis par l'état-major de la marine qui reçoivent une collection complète, les organismes de la marine reçoivent les séries « services communs » et « marine nationale » ;
les organismes de l'armée de l'air reçoivent les séries « services communs » et « armée de l'air ».
1.1.4. Edition méthodique.
L'édition méthodique du Bulletin officiel des armées (BOEM), est constituée de la totalité des textes de caractère permanent publiés au BO, répartis d'après leur objet en un certain nombre d'ouvrages.
Le catalogue de ces ouvrages et l'indication du service de l'administration centrale chargé pour chacun d'eux de leur composition et de leur mise à jour sont fixés par l'instruction sur la composition de l'édition méthodique.
Toute nouvelle insertion à l'édition chronologique implique la mise à jour de l'ouvrage de l'édition méthodique dans lequel il doit prendre place.
1.2. Textes à publier au bulletin officiel des armées.
1.2.1. Nature des textes à insérer au Bulletin officiel des armées.
1. Les textes à publier au Bulletin officiel des armées sont :
les textes législatifs et réglementaires dont les dispositions intéressent à quelque titre que ce soit les services du ministère ;
les textes n'ayant pas de caractère réglementaire mais dont l'ensemble des services du ministère doit avoir connaissance. Il s'agit notamment de certaines décisions nominatives concernant les personnels civils ou militaires.
2. Ne sont pas publiés au Bulletin officiel des armées :
les textes portant l'une des mentions de protection définies par les instructions relatives à la protection de l'information au sein de la défense ;
les textes à caractère individuel publiés au Journal officiel.
3. Le Bulletin officiel des armées est l'organe unique de diffusion des textes réglementaires.
Une diffusion par une autre voie ou un autre procédé, multigraphie par exemple, est proscrite sauf en cas d'extrême urgence. Dans ce cas, l'insertion doit être demandée dans les meilleurs délais.
Les textes doivent paraître au Bulletin officiel dans un délai de quatre mois à compter de la date de leur signature.
1.2.2. Insertion à l'édition chronologique.
(Nouvelle rédaction : 2e modif.)
1. L'insertion d'un document incombe à l'autorité qui l'a préparé ou sous le timbre de laquelle il a été pris.
S'il comporte plusieurs timbres, il est inséré par l'organisme dont le timbre est le premier cité.
Toutefois, pour ce qui concerne les textes publiés au Journal officiel, ceux-ci sont insérés conformément aux dispositions de l'article 30.
2. Les textes réglementaires sont insérés in extenso à l'édition chronologique. Toutefois l'insertion in extenso peut être remplacée :
par une simple mention de publication lorsque le texte a été inséré directement dans l'édition méthodique à l'occasion de la refonte ou de la mise à jour d'un volume de cette édition, ou encore lorsqu'il est très volumineux et n'intéresse qu'un petit nombre de personnes ;
par l'insertion d'un extrait lorsque seules certaines parties du texte intéressent le département.
Les imprimés déjà nomenclaturés ne sont pas reproduits.
1.2.3. Normalisation.
En application des dispositions de la circulaire du Premier ministre du 08 décembre 1986 (BOC, p. 6966) et de l' instruction 45991 du 17 décembre 1986 (BOC, p. 6970) relatives au système normalisé de numérotation des textes officiels publiés (système NOR), chaque texte inséré au Bulletin officiel des armées comporte un numéro NOR.
Le numéro NOR figure sur les tables chronologiques et dans les répertoires méthodiques.
Tous les organismes autorisés à insérer n'ayant pu recevoir une lettre d'identification particulière, le timbre d'origine du document est maintenu. Les deux identifiants sont alors rappelés avec les références du texte.
1.2.4. Signature des documents publiés.
Les documents insérés au Bulletin officiel des armées émanant du ministère de la défense doivent être revêtus de la signature du ministre ou de celle d'une autorité ayant reçu une délégation de signature.
L'insertion des documents signés par une autorité n'ayant pas la délégation de signature du ministre peut être autorisée à titre exceptionnel sur décision de celui-ci.
1.3. Organismes concourant à l'édition du bulletin officiel.
1.3.1. Enumération des organismes.
1. Les organismes habilités à faire insérer un texte au Bulletin officiel des armées sont les organismes de l'administration centrale figurant au décret no 77-1343 du 6 décembre 1977 (BOC, 1978, p. 61) modifié, ou ceux qui ont reçu une autorisation particulière pour insérer.
2. Interviennent dans la publication des textes au Bulletin officiel :
la commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées (CPBO) ;
sept sous-commissions comprenant les représentant des directions et services ;
le comité restreint de la CPBO ;
le bureau des impressions et publications de la direction de l'administration générale (DAG/IM/2).
1.3.2. Commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées.
1. La composition et les attributions de la CPBO sont fixées par arrêté du 23 décembre 1964 modifié.
2. En application des articles 4 et 5 de cet arrêté, la commission :
participe, par l'intermédiaire de son comité restreint, à la publication de la collection chronologique du Bulletin officiel ;
exerce un contrôle sur l'édition méthodique dont elle examine tous les projets de volumes, fascicules ou cahiers avant leur envoi à l'impression ;
est saisie, pour avis, des marchés ou avenants à passer avec les imprimeurs.
1.3.3. Sous-commissions.
1. Les sous-commissions, au nombre de sept, sont les suivantes :
sous-commission des services communs, présidée par le président de la CPBO ou son représentant, et composée des correspondants du Bulletin officiel de chacun des services suivants :
la sous-direction des bureaux du cabinet ;
le contrôle général des armées ;
la direction de la fonction militaire et des relations sociales ;
la direction de l'administration générale ;
la direction des services financiers ;
le service d'informations et de relations publiques des armées ;
le service des pensions des armées ;
sous-commissions délégation générale pour l'armement, terre, marine et air, gendarmerie et état-major des armées présidées par le délégué de l'armée ou de la direction correspondantes. Elles comprennent les correspondants du Bulletin officiel des directions et services qui dépendent de l'état-major ou de la direction concernés.
Les sous-commissions se réunissent à la diligence de leur président.
2. Les sous-commissions constituent l'un des moyens d'information de la commission permanente. A ce titre, elles sont chargées, en particulier, de faire la synthèse des besoins des services dont elles contribuent à définir la politique générale en matière de publication au Bulletin officiel.
3. Les correspondants sont les intermédiaires normaux entre leur direction ou service et la CPBO, le comité restreint et la sous-commission.
Leurs noms et qualités, accompagnés d'un spécimen de leur signature, sont adressés à la sous-commission concernée.
1.3.4. Comité restreint.
1. La composition et le rôle du comité restreint sont fixés par l' arrêté du 23 décembre 1964 modifié.
2. Le comité participe aux travaux indiqués aux articles 4 et 5 de l'arrêté susvisé. A ce titre, il est chargé, en particulier, de l'édition des fascicules chronologiques du Bulletin officiel.
Il est assisté dans cette tâche par du personnel d'exécution, civil et militaire, faisant l'objet d'un tableau d'effectifs approuvé par le ministre.
3. Le comité restreint se réunit une fois par semaine au secrétariat de la CPBO, dont il utilise les moyens.
1.3.5. Délégués.
1. Les délégués président les sous-commissions de la CPBO et font partie du comité restreint.
2. Ils sont désignés respectivement par le chef d'état-major de leur armée, le directeur général de la gendarmerie nationale (DGGN), le chef d'état-major des armées (état-major des armées, direction centrale du service de santé des armées, direction centrale du service des essences des armées, commissariat aux sports militaires) et le délégué général pour l'armement.
3. Le délégué « services communs » est désigné conformément aux dispositions de l'article 3 de l' arrêté du 23 décembre 1964 .
4. Ils exercent au sein de leur état-major ou organisme une action générale d'animation et de coordination en matière de documentation administrative et ils sont chargés, notamment, de centraliser les insertions au Bulletin officiel émanant des directions et services dépendant de leur organisme, même si ces textes sont à insérer dans la rubrique « service communs ». Ils disposent des fichiers, documents de base nécessaires. Ils veillent à l'application des directives du président de la CPBO.
1.4. Dispositions financières.
1.4.1. Dispositions financières, financement des cessions.
1. Les exemplaires de l'édition chronologique et de l'édition méthodique du Bulletin officiel des armées attribués aux divers organismes de la défense sont financés :
en ce qui concerne l'administration centrale (2), par la direction de l'administration générale (sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions) ;
en ce qui concerne les services extérieurs :
soit par les organismes de l'administration centrale dont ils relèvent ;
soit par leur compte de commerce pour ceux qui en sont pourvus.
Les exemplaires du Bulletin officiel chronologique et de l'édition méthodique attribués aux services extérieurs et supportés par les directions et services de l'administration centrale sont préfinancés par la constitution de provisions calculées sur la base des 11/12e des dépenses imputées à chaque service au cours de l'année précédente. L'apurement de ces provisions est effectué en fin de gestion compte tenu du prix de revient des ouvrages effectivement publiés.
2. Toute cession faite hors attribution l'est à titre onéreux. Elle est à la charge du cessionnaire.
1.4.2. Comptabilité budgétaire.
La gestion des crédits de financement de l'impression du Bulletin officiel des armées est assurée par la direction de l'administration générale (sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions), qui communique à la CPBO les comptes de la dernière gestion budgétaire et la tient informée de la consommation des crédits de la gestion en cours.
1.4.3. Prix des abonnements à l'édition chronologique.
Le prix des abonnements est fixé par le directeur de l'administration générale, président de la CPBO.
2. Présentation et publication des textes.
2.1. Présentation des textes à insérer au bulletin officiel.
2.1.1. Rédaction des textes.
1. La rédaction des textes réglementaires s'inspire le plus possible des règles de codification fixées par la circulaire du Premier ministre du 21 mai 1985 (BOC, p. 5721 ; abrogée en dernier lieu le 30 juillet 1997, BOC, p. 904) relative aux règles d'élaboration, de signature et de publication des textes au Journal officiel et à la mise en œuvre de procédures particulières incombant au Premier ministre et par les textes en vigueur au sein du ministère de la défense.
Les textes à publier au Bulletin officiel des armées doivent être rédigés dans la forme impersonnelle.
Exceptionnellement, la forme personnelle peut être utilisée lorsqu'il est nécessaire de marquer l'intervention personnelle de l'autorité signataire ou d'employer une forme de commandement plus directe.
2. La règle de l'unité d'objet doit être respectée de sorte que chaque texte puisse trouver sa place dans les divers documents de l'édition méthodique.
De même, on ne devra pas publier, pour une matière déterminée, une série indéfiniment croissante de textes se modifiant ou se complétant mutuellement.
3. Les textes longs (3), par exemple ceux qui comportent une quinzaine d'articles, sont précédés d'un sommaire qui constitue un énoncé du plan adopté et facilite la recherche du lecteur.
4. La rédaction des textes doit être claire et dénuée d'ambiguïté. L'annexe II donne diverses indications nécessaires à cette fin.
En particulier, le recours aux initiales, aux abréviations et aux appellations étrangères n'est admissible que dans les conditions suivantes :
lorsque l'abréviation d'une expression française est utilisée une première fois dans un texte, elle doit figurer entre parenthèses immédiatement après l'appellation mentionnée en toutes lettres, sans points entre les lettres (exemple : SNCF et non S.N.C.F.) ;
toute appellation ou abréviation étrangère utilisée pour la première fois dans un texte est suivie de la traduction française mentionnée en toutes lettres.
Les noms patronymiques doivent être orthographiés ainsi qu'ils figurent sur les actes d'état civil. Lorsqu'il est nécessaire d'utiliser des listages d'ordinateur sur lesquels les noms patronymiques figurent en capitales d'imprimerie sans faire apparaître les accents ou apostrophes, ceux-ci doivent être rajoutés manuellement. Les noms patronymiques sont suivis des prénoms ou de leurs initiales dans l'ordre de l'état civil. L'ensemble peut être complété par un numéro personnel (matricule, de français, identifiant, etc.).
2.1.2. Présentation matérielle.
(Modifié : 3e mod.)
1. En tête de chaque texte inséré figurent les indications suivantes :
les attaches ou timbres des états-majors, directions, services et bureaux qui ont participé à l'élaboration du texte ;
la nature, le no, l'objet et la date ;
le numéro du système normalisé de numérotation (NOR) ;
les références (seulement pour certains textes importants et de caractère réglementaire) ;
les annexes, imprimés ou pièces jointes ;
l'indication de la modification immédiatement précédente ;
l'indication des textes abrogés ;
le ou les mot(s) clef ;
le classement et la position du texte dans l'édition méthodique.
Le nom et la qualité de l'autorité signataire figurent à la fin des textes publiés.
Le cas échéant, la mention du visa du contrôle financier est portée en tête de l'insertion.
La nature du texte (loi, décret, arrêté, instruction, circulaire) doit être précisée.
2. L'objet du texte doit être indiqué : il doit donner une idée précise de son contenu et permettre de le situer dans la masse documentaire.
L'objet d'un texte modificatif est celui du texte initial, complété éventuellement, de précisions tendant à localiser le sujet traité.
Les références destinées à permettre d'établir la filiation du texte sont présentées conformément aux modèles du guide de préparation des insertions à l'édition chronologique.
3. Toutes les indications mentionnées au présent article sont reproduites dans l'édition chronologique.
Elles s'appliquent aux insertions dans l'édition méthodique sous les réserves ci-après :
la liste complète des modifications apportées au texte figure dans l'entre-deux barres ;
le (ou les) mot(s) clef et les indications relatives à l'édition méthodique sont supprimés.
2.1.3. Imprimés et modèles.
(Ajouté : 1er mod.)
1. L'imprimé est un document destiné à recueillir, traiter et notifier des informations. Il est institué par un texte réglementaire qui en fixe les caractéristiques et les critères d'utilisation.
1.1. Les spécifications techniques de l'imprimé et les références du texte qui le crée sont précisées dans un cartouche situé si possible en haut et à droite du recto.
Il est affecté d'un numéro de nomenclature spécifique au Bulletin officiel des armées, composé d'un numérateur qui est le numéro du BOEM dans lequel est classé le texte qui l'instaure, et un dénominateur qui est son numéro d'ordre parmi les imprimés répertoriés dans ce BOEM.
Lorsqu'il a reçu le visa du centre d'enregistrement et de révision des formulaires administratifs (CERFA), il comporte en outre le logo du CERFA et le numéro d'enregistrement attribué par cet organisme.
1.2. Au cas où plusieurs organismes souhaiteraient utiliser tel quel un imprimé déjà existant, ils le désigneront dans leurs textes par son numéro de nomenclature et ne l'annexeront pas à ces textes.
S'ils souhaitent le modifier, ils créent, de ce fait, un nouvel imprimé. Ils lui attribuent un numéro de nomenclature adapté au BOEM dans lequel ils le classent.
Seul le service qui a créé un imprimé peut le modifier sans en changer le numéro de nomenclature.
2. On entend par modèles deux catégories de documents :
un imprimé déjà répertorié, mais dont les rubriques sont renseignées par le rédacteur pour fournir aux usagers un exemple concret de son utilisation (spécimen) ;
des documents dont la rédaction est libre et qui sont soit calligraphiés, soit dactylographiés, mais qui doivent nécessairement comporter certaines indications.
Ces deux catégories de documents sont annexées au texte réglementaire.
2.1.4. Modification des textes.
1. Un texte ne peut être modifié que par un texte de même niveau ou éventuellement d'un niveau supérieur.
2. Il est interdit de juxtaposer à un texte un autre texte qui le modifie.
En particulier, les feuilles de renseignements (4) doivent se borner à préciser la portée des dispositions réglementaires dont elles traitent ; elles ne doivent jamais constituer des modifications implicites à la réglementation existante.
La modification d'un texte doit s'effectuer sous la forme d'un article, d'un paragraphe ou d'un alinéa à intercaler dans le texte visé ou à substituer à un de ses articles, paragraphes ou alinéas de manière à réduire la mise à jour à la simple opération matérielle, clairement indiquée, de la substitution d'un passage de texte à un autre passage. Si un modificatif nécessite des commentaires, ceux-ci doivent faire l'objet d'un texte distinct.
3. Sauf cas exceptionnel, résultant de changements survenus dans la structure ou la compétence des services, un texte doit être modifié par la direction, le service ou le bureau qui l'a rédigé.
4. Tout texte modificatif comporte :
d'une part, son numéro en tant que modificatif ;
d'autre part, les références aux textes précédents afin que toutes les modifications du texte initial puissent être aisément retrouvées ;
enfin, ses timbre, date et signature propres.
5. L'insertion à l'édition chronologique du Bulletin officiel des armées de textes à jour de leur(s) modificatif(s) ne peut être admise que sur demande motivée adressée au président de la CPBO et sous la réserve expresse que le ou les modificatifs fassent l'objet d'une publication séparée dans ladite édition.
2.1.5. Refonte.
Un texte qui a fait l'objet de modifications trop nombreuses ou trop profondes doit être refondu.
Cette refonte doit avoir lieu aussi souvent qu'il est nécessaire et sans attendre la mise à jour de l'ouvrage de l'édition méthodique.
2.1.6. Abrogation.
Tout texte se substituant à un ou plusieurs autres doit en comporter l'abrogation explicite.
Les abrogations implicites, résultant de formules telles que « sont abrogées toutes dispositions contraires », sont interdites.
2.1.7. Caducité.
Peuvent être considérés comme caducs, périmés ou sans objet les textes qui ne sont plus appliqués pour diverses raisons d'usage, d'opportunité ou d'évolution des mentalités.
Sont également considérés comme caducs les textes n'ayant pas fait l'objet d'une abrogation explicite par suite d'un oubli mais dont l'abrogation implicite est manifeste en raison par exemple de l'existence de dispositions contraires.
Le président de la CPBO constate la caducité d'un texte au vu d'un dossier établi par l'autorité responsable qui le transmet à son délégué, comprenant :
un projet de décision ;
une fiche de présentation.
Cette décision est publiée en partie principale du BOC et mentionnée au BOEM.
2.1.8. Radiation.
Sans pour autant être caduc, un texte peut être rayé des tables du Bulletin officiel des armées lorsque sa présence dans un ouvrage de l'édition méthodique n'est plus d'aucune utilité pour les organismes du ministère. La demande de radiation est établie par l'autorité responsable et transmise au comité restreint par le délégué.
Les textes publiés au BOC peuvent être transférés au Bulletin technique de la marine par radiation.
2.1.9. Composition des fascicules chronologiques.
Les textes de la partie principale sont publiés dans quatre types de fascicules hebdomadaires. Ils sont rangés par série et dans l'ordre chronologique.
Les fascicules hebdomadaires comprennent :
une édition intégrale contenant quatre séries :
première série : textes d'intérêt commun ou classés dans un ouvrage commun de l'édition méthodique ;
deuxième série : textes concernant l'armée de terre ;
troisième série : textes concernant la marine ;
quatrième série : textes concernant l'armée de l'air ;
trois éditions spécifiques comprenant outre la série services communs, la série particulière à chaque armée.
Les textes de la partie annexe sont publiés de la même manière ; dans chaque série, les textes sont séparés en textes de nature réglementaire et textes de nature individuelle, en distinguant les personnels civils et les personnels militaires.
La notification d'un texte et le texte notifié font l'objet de deux insertions distinctes. Ils sont mentionnés séparément dans les tables et les répertoires.
Chaque fascicule contient la table chronologique des textes insérés.
Les fascicules de la collection chronologique sont numérotés dans une série annuelle qui peut comprendre des numéros supplémentaires en fin d'année ou des numéros « bis » ou « ter » en cours d'année s'il paraît opportun de diffuser dans un fascicule séparé un texte ou un ensemble de textes se rapportant à une même question.
L'existence des fascicules « bis » et « ter » est mentionnée sur la couverture du fascicule qui porte le numéro simple correspondant.
Les textes signalés (cf. Article 31) figurent en tête de chaque fascicule hebdomadaire.
2.1.10. Bordereau d'insertion.
1. Les minutes de textes à insérer dans l'édition chronologique sont transmises sous bordereau (imprimé N° 120-2*/01).
La page 1 indique la série et la partie de collection où le texte doit être inséré. Elle est disposée de façon à permettre à l'imprimeur de présenter l'en-tête des textes de façon rigoureusement conforme aux dispositions de l'article 18.
La page 2 comporte le rappel de quelques dispositions de la présente instruction.
Sur la page 3 peuvent être dactylographiés ou collés les textes courts.
La page 4 est destinée à recevoir des renseignements divers (signature du correspondant du BO et du délégué du BO notamment).
2. Chaque bordereau est accompagné d'un sommaire dont l'imprimé N° 120-2*/06 est joint à la présente instruction.
L'ensemble des sommaires permet au comité restreint d'établir le sommaire des fascicules hebdomadaires.
3. Le bordereau d'insertion et le sommaire sont transmis en deux exemplaires. En cas de demande de tirage spécial, un troisième exemplaire du bordereau d'insertion est adressé au secrétariat de la CPBO ; il est remis lors de la réunion du comité restreint au représentant du bureau des impressions de la direction de l'administration générale.
2.1.11. Transmission des minutes à insérer.
(Complété : 3e mod.)
1. Lorsque le texte transmis pour insertion est une copie, elle doit être authentifiée par une signature manuscrite, soit celle du signataire du texte, soit celle d'un fonctionnaire, précédée de la mention « copie certifiée conforme à l'original » suivie du nom et de la qualité du signataire. Cette certification ne peut être apposée par le correspondant au Bulletin officiel des armées (ou son adjoint) signataire du bordereau d'insertion.
Ces certifications sont à considérer comme mentions de service et ne sont pas reproduites au Bulletin officiel des armées.
2. Les textes de volume égal ou supérieur à cinq pages, établis à partir de machines à traitement de texte, sont accompagnés de leur copie sur disquette.
Chaque disquette peut contenir la copie de plusieurs textes.
Ces supports sont restitués à leur propriétaire après la publication du ou des textes concernés à l'édition chronologique du Bulletin officiel des armées.
3. Afin de permettre un contrôle efficace des textes à insérer au Bulletin officiel des armées, les envois sont échelonnés et acheminés au secrétariat de la CPBO par les moyens les plus rapides ; les derniers envois doivent parvenir au secrétariat de la CPBO l'avant-veille du jour de la réunion du comité restreint, qui a lieu, en principe, le vendredi matin.
4. Il appartient aux directions et services de vérifier que leurs demandes d'insertion ont bien été servies d'effet.
2.1.12. Publication des textes à l'édition chronologique.
1. Le comité restreint visé à l'article 12 examine chaque semaine le dossier des textes à insérer dans la collection chronologique.
Il n'autorise aucune publication qui ne soit rigoureusement conforme aux dispositions de la présente instruction.
S'il le juge opportun, il apporte aux textes qui lui sont soumis, exceptés les conventions ou contrats, les rectifications de forme nécessaires ; sinon il renvoie, avec ses observations, le texte au service qui en a demandé l'insertion.
2. Le comité restreint peut signaler et renvoyer à leur rédacteur les textes qui, à son avis, présentent soit une inexactitude matérielle, soit des dispositions en opposition avec les règles administratives en vigueur ou susceptibles d'avoir des répercussions qui ne semblent pas avoir été prévues.
En cas de désaccord entre un service rédacteur et le comité restreint, le président de la CPBO règle le litige.
3. Le comité restreint soumet au président de la CPBO les infractions répétées aux prescriptions de la présente instruction.
2.1.13. Erratum.
Lorsqu'un document publié dans l'édition chronologique contient une erreur purement matérielle qui n'affecte en rien le sens et la portée du texte, cette erreur fait l'objet d'un erratum.
Les errata ne sont pas signés. Ils sont présentés sous la forme définie pour les modificatifs à l'article 19 ci-dessus :
Toute autre erreur est redressée par modificatif.
2.1.14. Tirages spéciaux, fascicules « bis » et cessions supplémentaires de fascicules.
1. Certains textes peuvent être diffusés au-delà des possibilités offertes par les abonnements aux éditions chronologique et méthodique. Il est possible de faire confectionner des tirages spéciaux du texte, des fascicules « bis » ou d'obtenir la cession de fascicules supplémentaires.
2. Tirages spéciaux d'un ou de plusieurs textes.
Cette procédure s'applique à des documents ne justifiant pas la confection d'un fascicule particulier en raison de leur faible volume. Ils peuvent être brochés sous couverture souple.
3. Fascicules « bis».
Cette procédure s'applique à des documents se rapportant à une même question et impliquant une importante diffusion en sus de celle de l'abonnement. Elle est soumise à l'accord du comité restreint de la CPBO.
4. Les organismes dont émanent les textes en question doivent mentionner leur demande de tirages spéciaux ou de cession de fascicules supplémentaires sur le bordereau d'insertion (imprimé N° 120-2*/01, p. 4) en indiquant le chiffre du tirage nécessaire et le chapitre budgétaire qui supportera la dépense, étant entendu que normalement celle-ci n'est pas imputée sur les crédits d'impression du Bulletin officiel.
5. Les exemplaires du tirage à part ou les exemplaires supplémentaires sont livrés en totalité au service demandeur, qui en assure la répartition.
6. La cession des fascicules supplémentaires s'effectue selon les modalités de l'article 3.6 de l' instruction 40007 /DEF/DAG/IM/2 du 01 octobre 1986 (insérée dans le présent ouvrage).
2.1.15. Insertion à l'édition chronologique du Bulletin officiel des armées de textes publiés au Journal officiel.
(Modifié : 2e modif.)
1. Les textes publiés au Journal officiel, susceptibles de prendre place dans l'un des ouvrages de l'édition méthodique, sont insérés ou mentionnés au préalable à l'édition chronologique.
Le relevé de ces textes est effectué par le secrétariat de la CPBO, qui adresse à l'organisme intéressé une fiche navette (cf. imprimé N° 120-2*/07 joint), demandant, en particulier l'indication du classement à l'édition méthodique.
L'organisme intéressé peut décider la non-insertion du texte au BOC.
Le secrétariat de la CPBO procède à l'insertion au retour de la fiche navette ou, à défaut, automatiquement, un mois après l'émission de celle-ci.
Les délégués de la CPBO, les correspondants au Bulletin officiel des armées et les autorités responsables de BOEM signalent au secrétariat de la CPBO les textes qu'ils estiment pouvoir être insérés et pour lesquels la fiche navette n'aura pas été émise.
2. Les organismes de l'administration centrale peuvent demander l'insertion en partie annexe du BOC des textes réglementaires non permanents ou de textes nominatifs publiés au Journal officiel. Ces derniers ne seront publiés au BOC/PA que s'ils apportent des précisions complémentaires.
2.1.16. Signalisation.
1. Les documents définis par l'article premier de la loi du 17 juillet 1978 citée en référence (5), dont la signalisation est obligatoire, doivent être signalés au BOC/PP.
2. Chaque organisme de l'administration centrale est chargé de recueillir les renseignements relatifs à la signalisation des documents administratifs qui relèvent de sa compétence, qu'ils émanent de l'administration centrale ou des organismes sous tutelle ; la délimitation des compétences est arrêtée en tant que de besoin par les autorités énumérées à l'article premier du décret 79-834 du 22 septembre 1979 pour les organismes qui en relèvent (BOC, 1980, p. 812).
3. La signalisation doit intervenir dans le délai de quatre mois à compter de la date de signature du document concerné.
Elle est effectuée par la mention au Bulletin officiel des armées du document (titre, objet, origine, date) et de l'organisme (nom, adresse et numéro d'appel téléphonique) où il peut être consulté ou auquel la communication peut être demandée (6).
4. Les états de signalisation sont regroupés par la CPBO sous forme de tableau. L'insertion du tableau dans le fascicule hebdomadaire de l'édition chronologique du Bulletin officiel des armées est annoncée en page deux dudit fascicule (BOC/PP). Si celui-ci ne comporte pas de documents signalés, mention en est faite à cette même page.
5. Les textes signalés ne sont pas repris dans les tables chronologiques ni dans les tables méthodiques, alphabétiques ou les répertoires.
2.2. Préparation et publication de l'édition méthodique.
2.2.1. Préparation des volumes, fascicules ou cahiers de l'édition méthodique.
1. Le service qui a la charge de créer un ouvrage désigne une personne qui prend contact avec le délégué de la CPBO. Celui-ci lui donne tous renseignements utiles pour l'accomplissement de sa tâche.
2. Chaque service établit la liste des textes qui devront être insérés dans l'édition des bulletins méthodiques dont il a la charge ; il veille à prendre en compte les textes dont l'insertion au bulletin chronologique aurait été omise.
Lorsque la création de l'ouvrage est décidée, le service intéressé met en forme la minute du Bulletin officiel édition méthodique ; cette minute est authentifiée par la signature du chef de service ou de l'autorité déléguée à cet effet puis est transmise au président de la sous-commission compétente.
Le service accompagne cet envoi d'un état de besoins, établi en deux exemplaires, renseigné à partir d'un catalogue des organismes de la défense abonnés à l'édition chronologique. Ce catalogue tenu à jour est délivré par le bureau des impressions de la direction de l'administration générale au service, à la demande de celui-ci, afin qu'il avise, en temps voulu, de la préparation de son ouvrage, les directions et services de l'administration centrale ; ceux-ci lui adressent dans le délai qu'il fixe, leur état de besoins en tenant compte des organismes extérieurs relevant de leur autorité ou dont ils financent l'abonnement à l'édition chronologique.
La souscription à un ouvrage emporte souscription à tous les fascicules modificatifs, sauf résiliation expresse adressée au service responsable de l'ouvrage et au bureau des impressions de la direction de l'administration générale.
3. Le président de la sous-commission fait procéder, en liaison éventuelle avec le service intéressé, à la mise en forme définitive du document en conformité avec les dispositions de la présente instruction.
Il peut renvoyer au service les minutes dont la présentation et le contenu ne sont pas satisfaisants.
4. Le président de la sous-commission transmet la minute à la commission permanente, avec ses observations éventuelles.
5. La commission permanente examine la minute du point de vue de sa conformité avec les règles relatives à la présentation matérielle des documents de l'édition méthodique (cf. guide de préparation des ouvrages de l'édition méthodique du Bulletin officiel des armées).
Elle peut renvoyer au service rédacteur, par l'intermédiaire du président de la sous-commission compétente, les minutes qui ne satisfont pas aux conditions réglementaires.
6. Le délégué de la CPBO signe le visa « bon à composer » sur les minutes définitivement adoptées et il les transmet au bureau des impressions de la direction de l'administration générale qui les fait parvenir à l'imprimeur.
7. Les épreuves provenant de l'imprimerie sont relues par le service rédacteur, puis contrôlées par le président de la sous-commission compétente. Celui-ci donne le « bon à tirer », sur l'une des épreuves, qu'il transmet ensuite à la CPBO, accompagnée de la minute de l'ouvrage.
8. Dès la sortie de l'ouvrage ou du fascicule modificatif, un avis de publication est inséré au Bulletin officiel chronologique, partie annexe, série « services communs ».
2.2.2. Composition de l'édition méthodique.
1. Chaque volume de l'édition méthodique est pourvu d'un titre indiquant son contenu général.
Ce titre ne doit pas, en principe, être celui d'un texte inséré.
Il est affecté d'un numéro formé de trois chiffres déterminé selon les principes du classement décimal.
Si l'abondance de la matière l'exige, il peut être subdivisé en fascicules ayant les mêmes caractéristiques et numérotés par quatre chiffres. Les fascicules peuvent dans les mêmes conditions être subdivisés en cahiers numérotés par cinq chiffres.
2. Les volumes, fascicules et cahiers sont rassemblés sous reliures à feuilles mobiles.
Par raison d'économie, et pour faciliter la conservation des documents, il convient d'éviter autant que possible d'éditer des fascicules ou des cahiers trop minces ; en cas de besoin, un regroupement dans un même volume et dans une même reliure, mais sous des encarts séparés, des textes qui auraient pu être publiés dans des fascicules ou des cahiers distincts peut être effectué.
3. Les tables chronologiques ou alphabétiques et les répertoires sont préparés et édités de la même manière que les ouvrages de l'édition méthodique.
2.2.3. Présentation des textes à l'édition méthodique.
1. Lorsque les textes insérés dans un volume de l'édition méthodique forment un ensemble très hétérogène, le volume peut être divisé d'après un plan méthodique, en plusieurs parties groupant des textes ayant entre eux des rapports suffisamment étroits.
2. Chaque volume, fascicule ou cahier, de l'édition méthodique est précédé d'une table analytique. Il se termine :
par une table chronologique ;
par une table alphabétique ;
et dans toute la mesure du possible par une table chronologique des textes abrogés ou caducs.
3. Si un texte se compose de parties qui devraient logiquement être classées dans des ouvrages différents, il peut être inséré soit in extenso, soit sous forme d'extrait(s) ou même d'une mention dans ces ouvrages.
4. Le comité restreint contrôle les demandes de classements multiples des textes.
2.2.4. Mises à jour.
1. La mise à jour d'un BOEM doit être effectuée par les utilisateurs, au fur et à mesure de la publication des fascicules de l'édition chronologique (partie principale).
La mise à jour officielle d'un BOEM est effectuée à partir de fascicules modificatifs dont la conception appartient à l'organisme responsable.
Le rythme de production des fascicules modificatifs est fonction de la matière et du temps nécessaire à l'impression du dernier fascicule modificatif.
2. Tout service ayant la charge d'un ouvrage désigne une personne chargée :
d'en tenir à jour un exemplaire type ;
d'enregistrer, d'après les références mentionnées au Bulletin officiel chronologique, tous les textes complémentaires ou modificatifs concernant le document considéré et d'en constituer au fur et à mesure une collection ;
de prendre toutes dispositions pour que le travail d'édition des fascicules modificatifs puisse être entrepris avec la rapidité et l'exactitude désirables.
3. Les fascicules modificatifs sont édités suivant la procédure définie ci-dessus pour les volumes de l'édition méthodique.
Les attributions sont faites sur le fondement des indications fournies, en application de l'article 33.2 par les directions et services de l'administration centrale. Au cas où des modifications s'avèrent nécessaires, il leur appartient de les signaler à chacun des services assurant la mise à jour des ouvrages concernés et au bureau des impressions de la direction de l'administration générale. Ces modifications sont prises en compte à partir de leur date de réception pour tout fascicule remis pour composition à la CPBO postérieurement à cette date.
4. Un avis de publication est inséré au Bulletin officiel chronologique, partie annexe ; série « services communs » dès la sortie d'un fascicule modificatif.
5. Chaque semestre, dans le premier fascicule de l'édition chronologique (partie annexe) de l'année et dans le premier fascicule de juillet, la CPBO publie la situation de l'édition méthodique et donne tous renseignements permettant aux détenteurs d'ouvrages de contrôler leur mise à jour.
2.2.5. Refonte.
1. Chaque volume de l'édition méthodique est refondu lorsque son contenu initial a été profondément modifié ou lorsque l'état des stocks ne permet plus de satisfaire les demandes.
2. La procédure à suivre pour la refonte est celle qui est fixée à l'article 33 de la présente instruction.
3. Lors de chaque refonte, il est procédé à un nouveau recensement des prenantes (cf. Article 33 2).
2.2.6. Programme de publication.
1. La CPBO veille à la tenue à jour des volumes de l'édition méthodique. Elle prend toutes dispositions pour que ceux dont la création fait défaut soient réalisés par les services qui en ont la charge et établit, à cet effet, des programmes périodiques après étude par les sous-commissions.
2. La création, la refonte ou la réédition d'un ouvrage interviennent lorsqu'il y a lieu :
de créer un ouvrage dont le contenu résultant des publications faites à l'édition chronologique est devenu suffisant pour justifier cette opération ;
de refondre un ouvrage dont la mise à jour se traduirait par des opérations matérielles trop importantes ;
de rééditer un ouvrage dont le stock ne permet plus de satisfaire les demandes de cession.
3. Un service désireux de préparer un volume ne figurant pas dans le programme doit demander au préalable l'accord de la commission permanente par l'intermédiaire du délégué compétent.
2.3. Dispositions diverses.
2.3.1. Conservation des Bulletins officiels.
Les collections du Bulletin officiel des armées sont prises en charge dans la comptabilité des matériels des organismes attributaires.
Dans les unités, les ouvrages de l'édition méthodique sont comptabilisés après mise à jour de leurs fascicules modificatifs s'il y a lieu.
La commission permanente et la direction de l'administration générale (sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions) reçoivent chacune un exemplaire des inventaires dressés tous les deux ans et faisant apparaître les stocks des éditions chronologique et méthodique disponibles dans les magasins.
2.3.2. Reliures.
Les fascicules hebdomadaires de la partie principale de l'édition chronologique sont reliés en volumes trimestriels dans lesquels prennent place les tables correspondantes.
Les travaux de reliure sont exécutés par la direction de l'administration générale pour les organismes de l'administration centrale et à la diligence des détenteurs pour les organismes extérieurs. Ces travaux sont financés selon les modalités fixées par instructions particulières.
Les fascicules de la partie annexe ne sont pas reliés, sauf s'il s'agit des fascicules détenus par les organismes visés à l'article 40, deuxième alinéa, ci-dessous.
2.3.3. Elimination des ouvrages périmés.
Les services éliminent d'eux-mêmes les ouvrages de l'édition méthodique périmés.
Une décision ministérielle énumère :
d'une part les services de l'administration centrale qui doivent conserver indéfiniment la collection complète du Bulletin officiel (édition chronologique, partie principale et partie annexe) ;
d'autre part, les divers organismes qui sont tenus de faire relier et de conserver sans limitation de durée la partie annexe de l'édition chronologique.
Dans les autres organismes, les fascicules de la partie annexe de l'année en cours ne sont conservés que dans la mesure où ils sont jugés indispensables aux besoins du service.
2.3.4. Documents abrogés.
L'instruction générale n° 60667/MA/C/9 du 7 décembre 1973 (BOC/SC, p. 1665 ; BOC/G, p. 865 ; BOC/M, p. 1117 ; BOC/A, p. 885) et ses dix modificatifs des 15 octobre 1976 (BOC, p. 3331), erratum du 4 novembre 1976 (BOC, p. 3458), 10 mars 1977 (BOC, p. 988), 30 août 1978 (BOC, p. 3263), 12 décembre 1978 (BOC, p. 5283), 29 mars 1979 (BOC, p. 1417), 23 juillet 1980 (BOC, p. 2680), 18 juin 1981 (BOC, p. 2923), 30 mars 1983 (BOC, p. 1573), 19 septembre 1985 (BOC, p. 5909) et 9 octobre 1987 (BOC, p. 5531).
La circulaire n° 81/DEF/CPBO du 28 septembre 1979 (BOC, p. 4055), sont abrogées.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le directeur de l'administration générale,
président de la commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées,
Guy GARONNE.
Annexes
ANNEXE I. Listes des sigles relatifs au bulletin officiel des armées.
1 Sigles relatifs à l'édition chronologique.
1.1 BO : Bulletin officiel.
1.2 Sigles en vigueur du 1er janvier 1974.
BOC/PP : Bulletin officiel édition chronologique, partie principale.
BOC/PA : Bulletin officiel édition chronologique, partie annexe.
Toutefois par mesure de simplification, lorsqu'il y a lieu de préciser le numéro de la page à laquelle un texte aura été publié dans la partie principale du Bulletin officiel, le suffixe PP sera supprimé.
1.3 Sigles en vigueur du 1er janvier 1965 au 1er janvier 1974.
1.3.1.
BOC/SC : Bulletin officiel édition chronologique, collection des services communs.
BOC/G : Bulletin officiel édition chronologique, collection de l'armée de terre.
BOC/M : Bulletin officiel édition chronologique, collection de la marine.
BOC/A : Bulletin officiel édition chronologique, collection de l'armée de l'air.
1.3.2. Lorsque dans le corps d'un texte, on sera obligé de distinguer la partie principale et la partie annexe, on ajoutera en suffixe aux sigles de l'alinéa 1.3.1. ci-dessus les sigles PP et PA.
On aura ainsi, par exemple :
BOC/A-PP :Bulletin officiel édition chronologique, collection spécifique de l'armée de l'air, partie principale.
BOC/A-PA : Bulletin officiel édition chronologique, collection spécifique de l'armée de l'air, partie annexe.
Toutefois, par mesure de simplification, lorsqu'il y aura lieu de préciser le numéro de la page à laquelle un texte aura été publié dans la partie principale d'une collection du Bulletin officiel, le suffixe PP sera supprimé.
Exemple : Instruction no... du ... (BOC/SC, p....).
Lorsque le texte cité aura été publié dans la partie annexe d'une collection, le suffixe PA sera utilisé.
Exemple : Circulaire no ... du ... (BOC/A-PA, p....).
1.4 Sigles en vigueur avant le 1er janvier 1965.
BOC/G-PP : Bulletin officiel édition chronologique de l'armée de terre, ancienne collection, partie principale (1).
BOC/G-PT : Bulletin officiel édition chronologique de l'armée de terre, ancienne collection, partie temporaire.
BOC/G-PD : Bulletin officiel édition chronologique de l'armée de terre, ancienne collection, partie documentaire.
BOC/M-PP : Bulletin officiel édition chronologique de la marine, ancienne collection, partie principale (1).
BO/M-AI : Bulletin officiel édition chronologique de la marine, ancienne collection, avis et informations.
BO/A-PP : Bulletin officiel édition chronologique de l'armée de l'air, ancienne collection, partie principale (1).
BO/A-PA : Bulletin officiel édition chronologique de l'armée de l'air, ancienne collection, partie annexe.
1.5 Bulletin officiel refondu (valable avant le 1er janvier 1974).
BOR : édition chronologique refondue, prise dans son ensemble.
1.6
La lettre « p » est toujours dactylographiée en minuscule lorsqu'elle désigne une page.
De même pour désigner les pages 50 à 55, on écrira : « p. 50 à 55 ».
2 Sigles relatifs à l'édition méthodique.
2.1. BOEM désigne l'édition méthodique dans son ensemble.
BOEM 530-8* désigne le fascicule n° 530-8* de l'édition méthodique.
2.2. Les collections méthodiques antérieures à la collection unique instituée par la décision no 17450/MA/SGA du 8 juillet 1964 (2) sont désignées par les sigles suivants :
BOEM/G : ancienne édition méthodique de l'armée de terre ;
BOEM/M : ancienne édition méthodique de la marine ;
BOEM/A : ancienne édition méthodique de l'armée de l'air.
Les volumes de ces collections sont désignés par leurs numéros précédés du sigle de leur collection.
Exemple : BOEM/M 9 : volume n° 9 de l'ancienne collection méthodique de la marine.
3 Indications de références de publication.
3.1. Les références de publication doivent être renseignées de façon à permettre au lecteur de trouver aisément la documentation dont il a besoin.
3.2. L'année d'insertion est précisée lorsque le texte n'a pas été inséré dans l'année d'édition.
Exemple : Arrêté du 28 décembre 1969 (BOC/SC, 1970, p. 000).
3.3. Dans le cas de pluralité de références de publication d'un même texte, il est indiqué de donner la priorité à la collection méthodique unique (BOEM) sur :
l'édition chronologique ;
les anciennes collections méthodiques.
4 Indications de non-insertion.
Le signe « n.i. » apposé en préfixe devant un des sigles énumérés ci-dessus, indique qu'un texte n'a pas été inséré.
Exemple :
N.i. BO : texte non inséré au Bulletin officiel des armées.
N.i. BO/G : texte non inséré dans l'édition chronologique de l'armée de terre (1er janvier 1965 au 1er janvier 1974).
N.i. BO ; n.i. JO : texte non inséré au Bulletin officiel des armées et au Journal officiel.
5 Sigles relatifs aux commissions et sous-commissions.
CPBO : commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées.
CPBO/CR : comité restreint de la CPBO.
SC/SC : sous-commission de la CPBO (services communs).
SC/G : sous-commission de la CPBO (guerre).
SC/T : sous-commission de la CPBO (terre).
SC/M : sous-commission de la CPBO (marine).
SC/A : sous-commission de la EMA : CPBO (air).
SC/EMA : sous-commission de la CPBO (état-major des armées).
SC/DGA : sous-commission de la CPBO (délégation générale pour l'armement).
SC/DGGN : sous-commission de la CPBO (direction générale de la gendarmerie nationale).
ANNEXE II. Directives complémentaires au sujet de la présentation des textes à insérer au bulletin officiel des armées.
I Présentation matérielle des minutes.
1. En principe les minutes des textes à insérer au Bulletin officiel ne doivent pas comprendre de mentions manuscrites ; il est fait exception à cette règle d'une part pour les corrections et adjonctions de faible importance à un texte déjà imprimé ou dactylographié, et d'autre part pour les mentions marginales destinées à l'imprimeur.
2. Lorsque le texte à insérer provient de la refonte de documents antérieurs partiellement repris dans le texte nouveau, il est possible d'en établir la minute en utilisant les feuillets imprimés des textes anciens, dans la mesure où leurs dispositions demeurent en vigueur, et de ne dactylographier que les parties du texte afférentes à des dispositions nouvelles. Cette méthode est particulièrement recommandée lorsque les documents à diffuser comprennent des symboles scientifiques, des noms étrangers ou des noms propres, ce qui est le cas notamment pour les programmes de concours aux diverses écoles militaires.
3. Tous les documents destinés à l'imprimeur doivent être très soigneusement collationnés, notamment en ce qui concerne la ponctuation et l'orthographe des noms propres.
II Dactylographie des textes.
La dactylographie des minutes des documents à insérer au Bulletin officiel doit faire l'objet d'un soin particulier et être effectuée en tenant compte des règles ci-après :
1 Abréviations.
Les abréviations ne doivent être utilisées que dans la mesure où elles sont conformes aux usages.
Les mots : chapitre, article, colonne, figure, folio, page, paragraphe, etc., ne sont pas abrégés au cours d'une phrase lorsqu'ils sont précédés de l'article, mais doivent être abrégés quand ils sont entre parenthèses ou entre deux virgules.
On écrira donc tout au long : « l'article 2 de la loi du 14 avril 1832… », mais on devra écrire le mot article en abrégé dans une citation telle que « … la loi du 14 avril 1832, art. 2, … » ou « la loi 14 avril 1832 (art. 2)… ».
Conformément à l'usage suivi par le Journal officiel, dans les lois, décrets, arrêtés et instructions, en tête des articles, le mot « article » sera toujours écrit en abrégé : « Art. ». C'est ainsi que l'on devra écrire : « Art. 1er », puis « Art. 2 », « Art. 3 », sauf dans l'hypothèse où les textes ne comporteraient qu'un seul article, auquel cas on écrirait au long « Article unique ».
Le signe § ne s'emploie que devant des chiffres, mais s'écrit en entier après l'article ou un déterminatif. Ex. : § 4 ou § 2 et 3, le paragraphe 4.
Le mot saint ou sainte faisant partie d'un nom d'homme, de rue, de place, de monument ou de lieu ne s'abrège pas. Ex. : le maréchal de Saint-Arnaud, la poudrerie de Saint-Médard, l'école de Saint-Cyr.
2 Sigles.
Les sigles ne peuvent être employés que dans les conditions et sous les réserves prévues par la réglementation en vigueur.
Les sigles sont présentés dans les timbres sans points entre les lettres. Ex. : …/DEF/EMA/OL/3.
Dans les textes, lorsqu'ils désignent un organisme, ils sont présentés de même, sans point entre chaque lettre : (DCSSA).
3 Unités de mesure.
Dans un texte, les mots représentant des unités de mesures se mettent tout au long s'ils ne sont pas suivis de décimales.
Mais on emploie les symboles et les abréviations tant dans les formules que dans les textes lorsque ceux-ci comportent des nombres décimaux. L'abréviation ou le symbole d'unité ne doit pas, en règle générale, être intercalé entre la partie entière et la partie décimale du nombre, mais doit être porté immédiatement à la droite de cette partie décimale. On admet toutefois la possibilité d'écrire le symbole de l'unité en petits caractères, au-dessus de la virgule, mais alors, dans les textes dactylographiés, il convient d'écrire ces symboles à la main et non à la machine.
Les symboles et signes conventionnels sont suivis d'un point.
Mais ils ne prennent jamais la lettre « s » comme marque du pluriel, cette lettre désignant la « seconde » unité de temps dans les divers systèmes d'unités de mesure.
Pour les symboles d'unité on devra se reporter au décret no 61-501 du 3 mai 1961 (1) relatif aux unités de mesure et au contrôle des instruments de mesure.
Il convient en effet de respecter scrupuleusement l'écriture de ces symboles et de ne lui apporter aucune modification ; c'est ainsi que doit être considéré comme une faute le fait de remplacer dans un symbole une minuscule par une majuscule ou inversement.
On doit mettre particulièrement en garde contre l'emploi correct des symboles « gr » et « kgr » pour désigner respectivement le gramme dont le symbole est « g » et le kilogramme dont le symbole est « kg », alors que le symbole « gr » désigne le grade, unité angulaire.
III Chiffres.
Dans les titres détachés, on doit écrire au long : livre premier, titre premier, chapitre premier, article premier, et en chiffres romains, les autres numéros : livre II, titre III, chapitre IV. Mais il est loisible notamment dans les tables des matières d'écrire également : chapitre Ier ou article 1er.
Pour le titre « partie », le numéro qui s'énonce avant le nom est toujours exprimé en lettres. Ex. : première partie, troisième partie. Les abréviations 1re partie, 3e partie ne peuvent figurer que dans les renvois, entre parenthèses et dans les notes.
Dans les lois, décrets, arrêtés et instructions, le numéro des articles sera toujours inscrit en chiffres, y compris le premier article qui s'écrira « Article 1er » ; en revanche, dans les citations de textes, on écrira en toutes lettres « l'article premier ».
Pour le titre « section » on pourra, à volonté, écrire dans les titres détachés ou non soit « Première section » soit « Section I » sous réserve de suivre une règle uniforme dans un même document, mais dans les citations de textes on écrira en toutes lettres « la première section » si le mot section est précédé de l'article.
Dans les ouvrages non spéciaux on devra écrire en toutes lettres les nombres auxquels on n'entend donner aucun caractère particulier de numérotation. Ex. : de dix établissements détruits, trois sont encore à reconstruire.
Pour exprimer la division, il est recommandé de recourir au trait oblique ; mais les chiffres du dénominateur ne doivent pas être accompagnés d'une ou de plusieurs lettres formant ou non la terminaison « ème » caractéristique des adjectifs ordinaux. C'est ainsi que l'on devra écrire 1/25 par exemple et non
 |
ou 1/25e.
Les taux d'intérêt doivent s'inscrire 4 %, 5 % et les proportions 4 p. 100, 5 p. 100.
IV Capitales.
On ne doit pas abuser des capitales comme on tend cependant à le faire, à tort, dans les textes dactylographiés ; la multiplication des capitales dans un texte imprimé rompt l'harmonie de la composition et donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture.
Il convient de s'attacher à respecter l'usage suivi, en cette matière, par le Journal officiel.
L'emploi des capitales est limité aux cas suivants :
A. Sont dactylographiés entièrement en majuscules :
1. Les titres concernant la totalité d'un document tels que « CIRCULAIRE » ou « INSTRUCTION » qui sont placés en tête du texte ;
2. Les noms, les prénoms ou l'initiale des prénoms de signataires dans les copies de lois, de décrets, d'arrêtés, d'instructions ou de circulaires.
B. Débuteront obligatoirement par une majuscule :
1. Toutes les phrases, tous les alinéas, tous les titres et tous les noms propres, dans les cas où ces derniers ne seront pas entièrement écrits en capitales (2).
2. Les noms communs employés comme noms propres de lieux, de pays, de monuments. Ex. : le camp des Garrigues.
3. Les substantifs et les adjectifs, qu'ils précèdent ou suivent le substantif qui, réunis par un trait d'union, forment le nom composé d'un état, d'une région, d'une province, d'une mer, d'une île, d'un lac, d'une ville, d'un monument, d'un département, d'un lieu-dit. Ex. : les Etats-Unis, l'Extrême-Orient, Belle-Ile, le Palais-Royal, le fort du Mont-Valérien, le Mort-Homme.
4. Les adjectifs communs employés comme noms propres et donnés comme tels à une mer, une montagne ou un fleuve, etc. Ex. : la mer Rouge, le mont Blanc, le fleuve Jaune, la rivière Claire.
5. L'article ou le nom générique dans les noms de lieux d'origine arabe. Ex. : El-Aloum, Aïn-Sefra.
6. Les titres honorifiques : Sa Majesté. Son Excellence, ainsi que : Monsieur, Madame, Messieurs, Mesdames, etc.
7. Les titres de journaux, mais non l'article qui les précède. Ex. : le Journal officiel.
8. Les mots commençant le titre d'une œuvre littéraire ou artistique.
9. Les noms des vents, des constellations, des points cardinaux, des fêtes religieuses, des ordres religieux, civils ou militaires, les dates historiques. Ex. : le Mistral, Orion, l'Orient, Noël, la Légion d'honneur, l'ordre de la Libération, le 11 Novembre, en dehors de ces cas, les noms de mois ne devront jamais être commencés par une capitale.
10. Les noms de navires. Ex. : la Railleuse, le Fantasque.
11. Les mots : Assemblée, Chef, Conseil, Constitution, Corps, Etat, Gouvernement, Nation, Organisation, République, Union, dans les expressions telles que : l'Assemblée nationale, le Chef de l'Etat, le Conseil de l'Europe, le Corps diplomatique, le Secrétaire d'Etat, le secrétaire général du Gouvernement, le Président de la République, l'Organisation des Nations unies.
Mais on doit écrire sans majuscules : la cour de cassation, la cour des comptes et non : la Cour de Cassation, la Cour des Comptes. De même, on écrira : le ministre des armées et non le Ministre des Armées, le secrétaire d'Etat au budget et non le Secrétaire d'Etat au Budget.
12. Les articles « le » ou « la » suivis d'un nom de famille et non précédés de la particule « de ». Ex. : le général Le Flô.
Mais on écrit avec une minuscule cet article lorsqu'il sera précédé de la particule elle-même contractée ou non avec l'article. Ex. : le général de la Bédoyère, le vice-amiral d'Estrées.
Par dérogation à cette dernière règle, on écrit cependant avec une capitale :
la particule « de » précédant des noms d'hommes donnés à des navires. Ex. : le D'Estrées, le Du Chayla ;
les articles « le » ou « la » précédés de la particule « de » et suivis des noms d'hommes donnés à des rues, avenues ou établissements. Ex. : rue de La Baume ; mais dans ce cas la particule « de » s'écrit toujours en minuscule. Ex. : avenue de Ségur.
Mais dans les noms géographiques composés, on écrira avec une minuscule les articles « le », « les » ou les prépositions telles que « sur », « sous », « en », « devant ». Ex. : Audun-le-Roman, Marnes-la-Coquette, Marles-les-Mines, Châlons-sur-Marne, Fère-en-Tardenois, Vaux-devant-Damloup.
La même règle s'applique aux noms de lieux d'origine arabe et l'on n'écrit pas : Mers-El-Kébir ou Souk-El-Arba, mais Mers-el-Kébir et Souk-el-Arba.
De même dans les noms géographiques d'origine étrangère on n'écrit pas avec une majuscule les noms communs étrangers qui ne seraient pas traduits par leur équivalent français et l'on écrit, par exemple : l'oued Sebou et le rio Magdalena et non l'Oued Sebou et le Rio Magdalena.
13. Les sigles employés dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
V Italique.
Sans qu'il soit besoin de le préciser par une mention expresse sur les minutes des textes, les imprimeurs mettent normalement en italique :
les titres d'ouvrages, de journaux, d'œuvres d'art en langue étrangère ou en langue française. Ex. : le Journal officiel ;
les expressions latines et leurs abréviations usuelles : supra, infra, bis, passim, ibidem, ibid, loc. cit. ou l.c.
Mais les services peuvent souhaiter que certains mots soient imprimés en italique pour les mettre en évidence dans le texte ; à cet effet, il leur suffit de souligner en rouge le mot ou les mots à composer en italique et d'inscrire dans la marge, également à l'encre rouge le mot « ital. ».
Comme pour les capitales, il convient de ne pas faire un usage trop fréquent de l'italique, sous peine de rompre l'harmonie de la composition.
VI Noms patronymiques.
1. Pour pouvoir indiquer les accents sur les voyelles des noms patronymiques figurant dans les documents de caractère personnel et notamment dans les décisions insérées à la partie annexe, ces noms sont dactylographiés en minuscules, à l'exception naturellement de la première lettre du nom.
Pour les noms patronymiques composés, et spécialement les particules, il convient d'appliquer la règle indiquée ci-dessus à la section IV, alinéa B, sous-alinéa 12o.
Pour éviter les erreurs de composition dues à une frappe défectueuse, souvent imputable à l'usure de certaines machines à écrire, comme pour distinguer nettement des prénoms des noms patronymiques dérivés de certains prénoms d'usage courant, les noms patronymiques doivent être dactylographiés en séparant chaque lettre par un espace supplémentaire et en triplant l'espacement normal entre les termes d'un nom composé.
C'est ainsi que l'on devra écrire :
A n d r é Jacques et non André Jacques ;
L e G o f f et non Le Goff ;
de S é g u r et non de Ségur.
Les noms patronymiques seront imprimés en caractère gras.
2. Il peut cependant être nécessaire de publier dans la partie annexe du Bulletin officiel, des états nominatifs dont les originaux, édités par ordinateur en lettres majuscules non accentuées, comportent en général des indications (par exemple des numéros matricules) susceptibles d'éviter toute erreur sur l'identité des personnes en cause.
Dans ce cas, les listages d'ordinateurs seront corrigés manuellement (cf. Article 17), en particulier pour ce qui concerne les accents (graves, aigus ou circonflexes) à faire figurer le cas échéant sur certaines lettres du nom patronymique.