Annexe I. Procédures d'instruction et d'examen des dossiers.

1. Actions collectives portées par un contrat de redynamisation des sites défense/plans locaux de redynamisation ou par le volet territorial d'un contrat de plan État-région.

La participation du FRED au financement des actions collectives se décline en fiches-actions qui peuvent dans certains cas concerner le soutien à des entreprises (grandes ou petites) ou à des commerçants et artisans.

Les fiches actions des CRSD ou du volet territorial d'un CPER sont examinés en comité technique interministériel (CTI), présidé par le commissariat général à l'égalité des territoires (CGET). Le ministère de la défense y est représenté par la délégation à l'accompagnement des restructurations (DAR). Le CGET transmet ensuite pour validation au cabinet du Premier ministre, les projets de CRSD approuvés en CTI.

La mobilisation des crédits ne peut intervenir qu'une fois ces documents validés par toutes les parties et nécessite la passation d'une convention d'exécution entre l'État, représenté par le préfet de département et le maître d'ouvrage retenu par le porteur de l'action collective.

2. Dossier d'aide directe constitué par une entreprise.

En ce qui concerne l'aide directe aux entreprises, l'élaboration des dossiers est de la responsabilité du chef d'entreprise qui peut solliciter l'aide des chambres consulaires compétentes ou tout autre organisme local de développement économique.

Les dossiers de demande d'attribution de subvention au titre du FRED doivent être déposés auprès des services de la préfecture du département concerné qui en accusent réception (avec mention explicite de la date d'enregistrement dès que le dossier est réputé complet).

Cet accusé de réception de complétude (ARDC) prend acte que les documents nécessaires à l'instruction ont été fournis à cette date et permettent d'engager l'instruction de la demande d'aide. Il ne vaut en aucun cas accord pour l'attribution de l'aide sollicitée ; la décision est prise après avis du comité compétent. Seules les dépenses postérieures à la date mentionnée sur l'ARDC pourront être prises en compte au titre de l'aide.

2.1. Instruction des dossiers d'aide directe aux entreprises.

Les demandes d'aide sont instruites par les services de la préfecture de département et par les services déconcentrés de l'État compétents en fonction de la nature du projet.

Après recueil des avis de chacun des services concernés et du délégué régional ou interrégional aux restructurations de défense, le préfet transmet le dossier accompagné de son avis motivé, soit à une formation ad hoc du comité de pilotage du CRSD, désignée communément sous le nom de « commission locale du FRED » lorsqu'une ligne d'aide directe aux entreprises  figure dans le CRSD, soit à la délégation à l'accompagnement des restructurations pour examen par la « commission nationale du FRED », pour les dossiers d'importance régionale ou nationale.

Le préfet de région est systématiquement mis en copie de ces transmissions.

La délégation à l'accompagnement des restructurations (DAR) est tenue informée des décisions prises par les commissions locales du FRED de tous les projets examinés.

2.2. Instances d'examen des dossiers d'aide directe aux entreprises et convention attributive de subvention.

2.2.1. Pour un site restructuré bénéficiant d'une fiche-action d'aide directe aux entreprises, la commission locale du FRED se réunit à l'initiative du préfet de département. Sa composition et son fonctionnement font l'objet d'un règlement intérieur, approuvé par le comité de pilotage du CRSD/PLR.

2.2.2. La commission nationale du FRED se réunit en tant que de besoin pour examiner les dossiers qui lui sont soumis par le préfet de département du fait de leur intérêt régional ou national, voire en dernier recours si la commission locale du FRED n'a pu dégager un consensus sur un dossier qui lui était soumis.

Présidée par le délégué à l'accompagnement des restructurations du ministère de la défense, la commission nationale est composée de représentants des ministères en charge de la défense, de l'économie, de l'industrie et de l'emploi (direction générale des entreprises), et du CGET.

Les avis de la commission nationale du FRED donnent lieu à une décision du secrétaire général pour l'administration (SGA) notifiée au préfet du département concerné (avec copie au préfet de région).

2.2.3. Dans les deux cas, le chef d'entreprise bénéficiaire est ensuite invité à signer la convention régissant les différentes modalités encadrant le versement de la subvention du FRED.

Ce document, établi par les services de la préfecture, est signé en dernier par le préfet de département.

3. Participation au financement des pôles de compétitivité.

Le financement des pôles de compétitivité dont le ministère de la défense est chef de file peut être assuré par le FRED. Il s'inscrit dans le cadre des orientations de l'État, relatives à la politique des pôles de compétitivité. Celles-ci prévoient notamment l'établissement de contrats de performance pour la période 2013-2018 qui définissent pour chaque pôle le montant et les modalités du soutien de l'État.

4. Contribution éventuelle du ministère de la défense à certains contrats de plan État-région 2015-2020.

Les conditions d'intégration des mesures d'accompagnement des restructurations des sites de défense dans les CPER sont précisées par la circulaire ad hoc du CGET/DAR ⁽¹⁾ relative à l'abondement du volet territorial d'un contrat de plan État-régions pour les restructurations de défense.

Notes

n.i. BO.1

Annexe II. Règles administratives et comptables.

1. Exécution de l'opération.

1.1. Période d'exécution de l'opération.

La convention mettant en œuvre le CRSD/PLR ou le volet territorial d'un CPER, ou l'aide directe accordée à une entreprise, précise la période d'exécution de l'opération aidée.

La convention prévoit en particulier :

• les objectifs mesurables du projet et les conditions d'évaluation ;

• le calendrier prévisionnel d'exécution du projet ;

• le plan prévisionnel de paiement de la subvention ;

• le solde de la convention à l'issue de la période d'exécution de l'opération, sauf argumentaire particulier trois mois avant l'expiration de la convention demandant une prorogation de la période d'exécution ;

• la personne responsable de la justification du service fait (le préfet ou son représentant).

1.2. Échéancier des versements de l'aide de l'État.

1.2.1. Lorsque le FRED intervient comme aide à l'emploi, les versements sont effectués après constatation de la création effective des emplois programmés.

1.2.2. Dans les autres cas, les dispositions suivantes s'appliquent.

• versement à notification :

  • la convention de mise en œuvre de la subvention du FRED peut prévoir en cas d'aide à l'investissement le versement, dès notification, d'une avance au plus égale à 5 p. 100 du montant de la subvention allouée.

  • dans le cas du financement des pôles de compétitivité, l'avance peut être portée à 50 p.100.

• versement intermédiaire :

  • les versements intermédiaires sont répartis soit par tranches égales sur la durée d'exécution de la convention lorsque la réalisation s'effectue de façon uniforme dans le temps, soit au fur et à mesure de l'exécution de la prestation dans le cas contraire. Ces versements sont effectués sur justification des dépenses afférentes à l'état d'avancement de l'opération.

• versement du solde :

  • le versement du solde intervient sur justification de la complétude de la réalisation de l'opération, conformément à l'objet de la convention.

1.3. Justificatifs à produire à l'appui des demandes de versement.

Les pièces justificatives à produire à l'appui des demandes de paiement sont précisées dans la notice d'application de la présente circulaire FRED.

1.4. Non-exécution totale ou partielle de l'opération.

Les conventions comprennent une clause prévoyant que :

• en cas de non-exécution dans les délais prévus ou d'exécution partielle de l'opération aidée, ainsi qu'en cas de non-respect des clauses de la convention, l'État se réserve le droit, après avoir entendu le titulaire de la convention, de mettre fin à son aide et d'exiger le reversement total ou partiel des sommes versées, ainsi dans le cas où une aide à l'investissement est octroyée en vue de la création d'emplois en CI la non-création de ces emplois à l'échéance de la convention entraîne le reversement à l'État de la partie de la subvention versée pour faciliter l'investissement supposé générateur d'emplois au prorata des emplois manquants.

• au cas où tout ou partie des sommes versées n'aurait pas été utilisé, ou aurait été utilisé à des fins autres que celles prévues par la convention, l'État, représenté par la personne responsable de la justification du service fait, devra demander le reversement de ces sommes indûment perçues.

À cet effet  la personne attestant du service fait émet une demande de reprise de subvention et la transmet avec ses observations à la DAR et à l'ordonnateur de la subvention pour émission du titre de recettes correspondant à l'ordre de recouvrer.

2. Traitement administratif et financier.

Le préfet, étant ordonnateur, a compétence pour signer les conventions, avenants ou tout autre document découlant du suivi de la décision d'attribution de subvention.

Il lui appartient d'assurer le suivi individuel des conventions, de vérifier, notamment à l'occasion de la demande de paiement du solde, la conformité des réalisations à l'objet de l'aide, et d'apprécier régulièrement l'impact des concours accordés.

Il est informé par la DAR des modalités de gestion du ministère de la défense lui permettant d'effectuer ou de faire effectuer les opérations d'engagement juridique, de demande de paiement, de demande de reversement ou de retrait d'engagement dans le système d'information financière et comptable de l'État. Ces modalités comprennent le traitement ou l'archivage des originaux et pièces justificatives.

Préalablement à chaque engagement, la DAR attribue, à la demande du préfet, une affectation analytique, dite « éOTP ».

Le préfet ne peut signer, ou du moins notifier, de convention qu'après l'obtention d'un numéro d'engagement juridique, dit « numéro CHORUS », qui sera apposé sur la convention et sur l'ensemble des pièces comptables du dossier.