L'instruction générale du 23 mars 1968, émanant du ministère de l'économie et des finances, sur les régies de recettes et les régies d'avances de l'Etat et des établissements publics nationaux définit les règles relatives à l'organisation, au fonctionnement et au contrôle des régies instituées pour l'encaissement des recettes ou le règlement des dépenses de l'Etat. Tout régisseur doit détenir un exemplaire de ce document.

Les dispositions de cette instruction s'appliquent intégralement aux régies de recettes et d'avances instituées dans l'armée de l'air, sous réserve des particularités définies par la présente circulaire.

1. Création, modification et dissolution des régies et sous régies dans l'armée de l'air.

(Modifié : 1er mod. du 22/11/1971.)

1.1. Autorité qualifiée pour procéder à ces opérations.

Le ministre d'Etat chargé de la défense nationale peut, par arrêté pris sous sa seule signature et publié au Journal officiel, instituer des régies de recettes et des régies d'avances auprès des bases et des établissements de l'armée de l'air.

Les régisseurs peuvent être autorisés, par arrêté du ministre d'Etat chargé de la défense nationale, à se faire assister par des sous-régisseurs agissant pour le compte et sous la responsabilité des régisseurs.

1.2. Formalités de création, modification et dissolution des régies et sous-régies d'avances.

1.2.1. Création et modification

du montant de l'avance consentie ou des conditions de fonctionnement de la régie : elles font l'objet d'une demande, modèle N° 738/875-01.

1.2.2. Dissolution.

Les renseignements relatifs à cette opération donnent lieu à l'établissement d'une fiche modèle N° 738-875-02.

1.2.3. Transmission des demandes.

Ces documents sont transmis en deux exemplaires, le cas échéant par l'intermédiaire du commandement régional, à la direction centrale intéressée, accompagnés de l'avis de l'ordonnateur chargé du remboursement des dépenses.

1.2.4. Modification du montant de l'avance.

Elle peut désormais être arrêtée sous la forme d'une décision, prise sur le plan local, par l'ordonnateur secondaire et après accord du comptable assignataire, lorsque le montant de la nouvelle avance ne dépasse pas le douzième du montant des dépenses annuelles.

1.3. Formalités de création, modification et dissolution des régies et sous-régies de recettes.

1.3.1. Création et modification

des conditions de fonctionnement de la régie. Les propositions sont établies sous forme d'une demande s'inspirant du modèle N° 738/875-01 et émanant du directeur de l'établissement ou du chef de service auprès duquel il est envisagé de créer la régie ou d'en modifier le fonctionnement.

Cette demande énumère :

• les recettes que le régisseur sera autorisé à encaisser ;

• la périodicité selon laquelle le régisseur sera tenu de verser les recettes encaissées au comptable assignataire ou les montants de l'encaisse et de l'avoir du compte courant postal au-delà desquels il sera tenu d'effectuer le versement.

1.3.2. Dissolution.

Les renseignements relatifs à cette opération donnent lieu à l'établissement d'une fiche, modèle N° 738/875-02.

1.3.3. Transmission des demandes.

Ces documents sont transmis en deux exemplaires, le cas échéant par l'intermédiaire du commandement régional, à la direction centrale intéressée, accompagnés de l'avis de l'ordonnateur chargé de l'émission des ordres de recettes.

1.4. Publicité.

Les arrêtés de constitution, de modification et de dissolution des régies doivent faire l'objet d'ampliations adressées :

• au comptable assignataire (2 ex.) ;

• à l'ordonnateur (1 ex.) ;

• au directeur de l'établissement ou au chef du service auprès duquel la régie est créée (1 ex.).

Ils font, en outre, l'objet d'une publication ou d'une mention au Journal officiel et au Bulletin officiel des armées (services communs).

Dans le cas de modification du montant de l'avance dans les conditions prévues au 1.24 ci-dessus, l'ordonnateur doit adresser des copies certifiées conformes de la décision :

• au régisseur (en 2 exemplaires) ;

• au comptable assignataire (en 2 exemplaires) ;

• à la direction centrale intéressée ;

• à la direction des services financiers, service de la comptabilité générale.

2. Nomination des régisseurs et des sous-régisseurs.

2.1. Choix des régisseurs et des sols-régisseurs.

Les fonctions de régisseur et de sous-régisseur d'avances ou de recettes peuvent être indifféremment exercées :

• soit par des officiers ;

• soit par des fonctionnaires civils des services extérieurs régis par le décret du 20 janvier 1950 et appartenant aux catégories suivantes :

  • secrétaires administratifs ;

  • à leur défaut, agents administratifs ;

• soit par des sous-officiers comptables (brevetés supérieurs ou cadres de maîtrise de leur spécialité).

2.2. Nomination.

2.2.1. Autorité prononçant la nomination.

Les régisseurs et les sous-régisseurs sont, en principe, nommés à leur emploi par arrêté du ministre.

Toutefois, en ce qui concerne les personnels militaires, leur affectation prononcée dans les conditions prévues par les règlements (généralement par avis de mutation) à cet emploi, entraîne de plein droit leur nomination en qualité de régisseur ou sous-régisseur.

Les arrêtés de nomination des régisseurs font l'objet d'une mention au Journal officiel. Les textes nommant les sous-régisseurs ne sont pas publiés ; ils sont simplement notifiés au comptable du Trésor intéressé.

2.2.2. Accréditation.

Il appartient à l'ordonnateur de procéder à l'accréditation du régisseur auprès du comptable intéressé. Dans ce but, il lui adresse une copie de l'acte d'affectation ou de nomination, accompagnée d'un spécimen de la signature du régisseur.

3. Opérations effectuées par les régies.

L'acte constitutif de la régie mentionne la nature et le montant des opérations de recettes et de dépenses que peuvent effectuer les régies.

4. Comptabilité des régies.

4.1. Comptabilité propre de la régie.

4.1.1.

Sous réserves des particularités définies en 4.12 la comptabilité qui doit être tenue est fixée par l'instruction générale du 23 mars 1968, à savoir :

• ou bien une comptabilité normale, fondée sur le système de la comptabilité en partie double, dans laquelle il est néanmoins prévu que le régisseur peut, si le nombre réduit de certaines catégories d'opérations le permet, être autorisé par le chef du service ou le comptable assignataire à ne pas tenir les journaux divisionnaires ou les carnets de développement afférents à ces opérations ;

• ou bien une comptabilité simplifiée, tenue exceptionnellement, sur autorisation :

  • soit de l'administration centrale : les demandes d'autorisation de tenue de cette comptabilité peuvent être adressées à la direction des services financiers par l'intermédiaire de la direction centrale gestionnaire des crédits quand les conditions suivantes sont réunies :

    • activité peu importante de la régie ;

    • existence d'une seule catégorie d'opérations ;

    • pas de sous-régie ;

  • soit du comptable assignataire : les demandes d'autorisation présentées par le régisseur doivent recevoir l'avis de l'ordonnateur intéressé.

4.1.2. Particularités

relatives aux régies de recettes :

• le relevé mensuel M. 12 est remplacé par le relevé modèle N° 738/875-03 ;

• quelle que soit la forme de comptabilité retenue, les régisseurs de recettes sont dispensés de la tenue d'un registre à souches, lorsqu'ils utilisent une caisse enregistreuses d'un modèle agréé par le ministre de l'économie et des finances.

4.2. Autres documents pouvant être tenus par les régisseurs.

4.2.1. Le régisseur d'avances.

Le régisseur d'avances ne tient que la comptabilité des mouvements de fonds ⁽¹⁾.

4.2.2. Le régisseur de recettes.

Afin de pouvoir rapprocher les divers paiements des dossiers de transports détenus par les centres ou services de liquidation des transports aériens militaires, il est nécessaire que les recettes fassent l'objet d'inscription sur un état descriptif des recettes de la journée, modèle N° 738/875-04.

Cet état sert de relevé journalier des divers paiements reçu à la régie de recettes.

Il en est émis deux, l'un pour le numéraire et les chèques bancaires, l'autre pour les chèques postaux, chacun étant établi en deux exemplaires. Les originaux sont destinés à rester à l'appui des diverses opérations de crédit de la journée intéressée ; les copies sont remises au centre ou service de liquidation pour être placées à l'appui des dossiers de transport.

En outre, mensuellement, le régisseur de recettes fournit au centre ou service de liquidation un exemplaire du relevé mensuel des recettes encaissées.

5. Contrôle des régies.

5.1. Contrôle des régies par les autorités extérieures au département.

5.1.1. Pouvoirs des vérificateurs.

Quelle que soit l'autorité qui se présente pour exercer un contrôle, il appartient au régisseur, avant toute opération, de s'assurer, sous sa responsabilité, de l'identité et de la qualité du vérificateur.

5.1.2. Magistrats de la cour des comptes.

Lors de toute enquête, investigation ou démarche effectuée auprès d'une régie, il appartient au chef de service auprès duquel est installée la régie d'en aviser directement et immédiatement le contrôle général des armées. Le compte rendu établi à cette occasion indique :

• les nom et qualité de l'enquêteur ;

• l'objet de sa visite ;

• l'impression d'ensemble recueillie à l'occasion de cette prise de contact, sur la nature et l'ampleur des vérifications susceptibles d'être effectuées et la durée approximative de l'enquête.

Une copie de ce compte rendu sera transmise à la direction centrale gestionnaire des crédits par la voie hiérarchique.

5.1.3. Comptables assignataires.

Outre leur pouvoir de vérification sur pièces, les comptables assignataires peuvent, à tout moment, procéder au contrôle sur place de la gestion des régisseurs auxquels ils ont consenti des avances, ainsi que de celle des régisseurs de recettes en résidence dans leur département. Ils peuvent se faire suppléer dans leur mission par un agent des services extérieurs du Trésor ayant au moins le grade d'inspecteur. Le suppléant doit être muni à cet effet d'une autorisation délivrée par le comptable assignataire.

Les régisseurs ne sont pas tenus d'aviser sur le champ l'administration centrale de l'arrivée d'un inspecteur du Trésor au siège de leur régie. Il leur suffit, à ce stade de la vérification, d'en informer immédiatement le directeur d'établissement ou le chef de service ainsi que l'ordonnateur de rattachement.

Le compte rendu ne doit être rédigé qu'une fois la vérification de caisse terminée et doit revêtir la forme d'une copie intégrale du procès-verbal de vérification communiqué par l'inspecteur du Trésor, complété par la teneur des réponses faites par le régisseur. Cette copie doit être adressée, en deux exemplaires, par l'intermédiaire du commandement régional s'il y a lieu, à la direction centrale de service intéressée qui en fait parvenir un à la direction des services financiers (service de la comptabilité générale).

Cependant, si la vérification fait apparaître de graves irrégularités dans la gestion du régisseur, ou si cette vérification a donné lieu à de sérieux incidents, un compte rendu doit être immédiatement envoyé par l'ordonnateur à l'administration centrale, en deux exemplaires, par l'intermédiaire du commandement régional s'il y a lieu.

5.1.4. Inspecteurs des finances.

Les contrôles auxquels peuvent procéder les inspecteurs des finances au siège des régies et sous-régies sont, en général, le prolongement de contrôles qu'ils opèrent dans la comptabilité des trésoriers-payeurs généraux. Il appartient seulement au régisseur d'adresser un compte rendu de ces visites à l'ordonnateur des dépenses ou des recettes de son service en y précisant les remarques éventuellement faites.

5.2. Contrôle des régies par les autorités appartenant au département.

5.2.1. Contrôle sur pièces.

Il est effectué par l'ordonnateur dont relève la régie de recettes ou d'avances dans les conditions suivantes.

L'ordonnateur exerce sur les pièces justificatives de dépenses, qui lui sont remises par le régisseur d'avances aux fins d'émission d'un titre d'ordonnancement, les mêmes vérifications que celles qui lui incombent pour les dépenses payées après ordonnancement. S'il constate, au cours de ces vérifications, l'irrégularité de certains paiements, il rejette les pièces justificatives correspondantes et modifie en conséquence le bordereau récapitulatif des dépenses payées.

Il s'assure, en outre, que les pièces sont bien revêtues de l'acquit du créancier ou de son mandataire ayant reçu pouvoir de percevoir la somme due et d'en donner bonne et valable quittance, ou de la mention tenant lieu d'acquit.

L'ordonnateur veille également à ce que le régisseur intervienne seulement pour les opérations prévues par l'arrêté constitutif de la régie et, le cas échéant, dans les conditions fixées par ses soins. Il s'assure que les pièces justificatives des dépenses payées par le régisseur sont régulièrement produites dans les délais réglementaires ou, exceptionnellement, dans les délais fixés par le texte constitutif de la régie.

Au vu des relevés de recettes qui lui sont adressés en fin de mois par le régisseur de recettes, l'ordonnateur s'assure de l'encaissement normal des produits. Il veille à ce que le versement de ces produits soit effectué régulièrement selon la périodicité et dans les conditions fixées par l'acte constitutif de la régie. Il peut demander au régisseur de lui communiquer les registres à souches entièrement utilisés, afin de vérifier les recettes perçues en numéraire.

5.2.2. Contrôle sur place.

5.2.2.1.

Doivent personnellement procéder à des vérifications de la comptabilité et de la caisse des régisseurs, au moins une fois par trimestre et inopinément :

• a).  L'ordonnateur dont dépend directement le régisseur ; ce contrôle comporte en particulier l'arrêté et le visa des registres comptables, la reconnaissance des fonds en caisse et des valeurs, l'examen de la situation des comptes de la régie ou de la sous-régie. L'ordonnateur se fait donner, le cas échéant, la situation de ces comptes par le service détenteur du compte (compte de dépôt de fonds au Trésor, compte courant postal).

  Chaque vérification donne lieu à l'établissement d'un rapport ou d'un procès-verbal dans lequel sont consignés les faits constatés. Lorsque l'ordonnateur relève des irrégularités graves, il en informe le comptable assignataire qui procède d'urgence à un contrôle.

• b).  Le directeur de l'établissement ou le chef du service auprès duquel est instituée la régie, lorsqu'il n'a pas la qualité d'ordonnateur.

5.2.2.2.

Peuvent, par ailleurs, procéder à des vérifications de la comptabilité et de la caisse des régies :

• a).  Les membres du corps du contrôle général des armées.

• b).  Le directeur central du service dont relève la régie, ou les autorités à qui il délègue l'exercice de la surveillance administrative, pour ce qui est des établissements et services centraux qui lui sont directement rattachés.

• c).  Le général commandant la région aérienne ou l'autorité exerçant hors de métropole les pouvoirs correspondants (ou leurs délégués), en ce qui concerne exclusivement les services et établissements relevant de leur autorité.

5.3. Excédents, pertes et déficits.

L'établissement dans la forme authentique des procès-verbaux de constatation de ces faits est toujours du ressort d'un commissaire de l'air ⁽²⁾, qui est :

• le commissaire de l'air auquel la régie est rattachée du point de vue ordonnancement ou surveillance administrative et qui agit, dans ce cas, de sa propre initiative dès que ces excédents, pertes et déficits sont portés à sa connaissance ;

• le commissaire de l'air dans la circonscription duquel se trouve la régie, quand celle-ci ne relève d'aucun service du commissariat en ce qui concerne l'ordonnancement ou la surveillance administrative. Le commissaire de l'air agit, dans ce cas, sur réquisition écrite des officiers généraux ou hauts fonctionnaires assimilés, des directeurs de services ou d'établissements.

Le procès-verbal de constatation est établi dans les conditions arrêtées par l'instruction sur l'administration des finances des bases aériennes. Une copie de ce procès-verbal est adressée :

• à la direction des services financiers (comptabilité générale) ;

• à la direction centrale intéressée ;

• au général commandant la région aérienne quand il ne s'agit pas d'un service ou établissement spécial ;

• au comptable assignataire.

Aux fins de déterminer les responsabilités engagées et proposer leur mise en jeu, l'ordonnateur doit procéder à une enquête administrative qui donne lieu à l'établissement, en deux exemplaires, d'un dossier comprenant :

• une copie du procès-verbal de constatation de la perte, du déficit ou de l'excédent ;

• un rapport de l'autorité chargée de la surveillance intérieure, indiquant :

  • les détails et les causes de l'événement, en précisant sans ambiguïté si la différence provient d'une perte réelle, d'une erreur de caisse, d'un double emploi, d'une erreur, omission ou altération d'écritures ;

  • les responsabilités qui lui paraissent devoir être engagées ;

  • les conditions dans lesquelles la surveillance intérieure a été effectuée ;

• une copie de la décision relative aux sanctions disciplinaires éventuellement infligées ;

• les explications écrites des personnels dont la responsabilité pécuniaire ou disciplinaire peut être mise en cause ;

• une copie du procès-verbal de constatation définitive de la perte, du déficit ou de l'excédent, établi à l'issue de l'enquête administrative et où apparaît, exactement décompté, le montant du préjudice ou de l'excédent.

S'il s'agit d'une perte ou d'un déficit et si le régisseur n'a pas, de lui-même, soldé le manquant constaté, le dossier, après avoir été soumis pour avis au comptable assignataire, est adressé par l'intermédiaire du commandement régional, sauf s'il s'agit d'une régie instituée auprès d'un service ou établissement spécial, à la direction centrale intéressée. Celle-ci le transmet, avec son avis, à la direction des services financiers en vue de la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur, selon la procédure prévue au chapitre 64 de l' instruction générale du 23 mars 1968 .

Lorsque le régisseur n'a pu expliquer valablement l'excédent constaté dans sa caisse, l'ordonnateur établit, pour le montant de cet excédent, un titre de perception à la ligne de recettes « produits du budget : recettes accidentelles à différents titres. » Le régisseur verse aussitôt la somme excédentaire au Trésor.