1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les règles exceptionnelles de gestion comptable des vêtements et équipements de la collection individuelle d'habillement de sous-marinier créée par la circulaire de référence.

2. Champ d'application.

Elle ne concerne que les unités ou centres à rattachement de sous-marins, lesquels sont seuls chargés de la délivrance au personnel sous-marinier des premières collections et des opérations de renouvellement.

3. Principe de gestion.

3.1.

Le magasinier de la base de sous-marins est détenteur dépositaire du stock d'effets nécessaires à la constitution et au renouvellement des collections ; il exerce également les fonctions de détenteur dépositaire à l'égard des collections individuelles en service.

3.2.

Les attributaires des collections ont les responsabilités normales de détenteurs-usagers et, d'autre part, l'initiative de l'entretien des effets dans les mêmes conditions que pour les effets du sac et du trousseau.

4. Documents comptables.

4.1.

Le stock d'effets de collection conservé par le magasinier de la base de sous-marins est suivi (à raison d'une fiche pour chaque article) sur les fiches de modèle joint en annexe. Ce modèle unique constitue soit la fiche comptable tenue par le bureau de comptabilité de matériel, soit la fiche inventaire tenue par le magasinier.

4.2.

Les collections en service sont suivies, à raison d'une fiche de collection et par sous-marinier, d'une part, sur des fiches comptables tenues par le BCM (modèle prévu par l'instruction de référence n^o 53364) et, d'autre part, sur des fiches inventaires de collections du modèle joint, tenues par le magasinier.

5. Délivrance initiale de la collection.

5.1. Principe.

Elle a lieu à l'occasion d'une première affectation à une escadrille de sous-marins. Le magasinier, au vu d'une copie de l'ordre d'embarquement, délivre au nouvel embarqué la collection qui lui revient (pont, machines ou électricité).

5.2. Rôle du magasinier.

Le magasinier :

• 1. Remet à l'attributaire, à titre d'information, une liste des effets délivrés, indiquant quantité et durée réglementaire d'usage ;

• 2. Inscrit cette délivrance sur un état mensuel de délivrance de collections établi sur l'imprimé dont le modèle est donné en annexe, et y joint l'ordre d'embarquement ;

• 3. Ouvre une fiche inventaire de collection (en prenant le numéro de fiche comptable sur une liste de nombres mis à sa disposition par le bureau comptable du matériel) et y reporte la composition de la collection en rayant les colonnes relatives aux articles n'entrant pas dans le type de la collection délivrée ;

• 4. Inscrit ces ouvertures de fiches inventaires sur un registre d'émission des fiches inventaires de collection doté d'un répertoire annexe permettant un accès aisé au FIC.

5.3. Signature de l'attributaire.

L'attributaire émarge la fiche-inventaire de collection.

5.4. Arrêté mensuel.

En fin de mois, le magasinier totalise, par effet, sur l'état de délivrance, les quantités délivrées et les passe en sortie sur les fiches-inventaires qu'il tient pour son stock d'effets ; l'état est ensuite transmis au bureau comptable du matériel.

5.5. Rôle du BCM.

Le bureau comptable du matériel :

• 1. Ouvre une fiche comptable de la collection individuelle :

  • à la place du numéro de nomenclature il inscrit les nom et grade de l'attributaire ; pour les non-officiers sont également indiqués la spécialité et le numéro matricule ;

  • à la rubrique « Désignation de l'article » il indique : collection d'effets de sous-mariniers « Pont », « Machines » ou « Electricité » et y porte en entrée la collection délivrée sans en détailler la composition ;

• 2. Enregistre l'état de délivrance de collection au livret d'enregistrement des pièces justificatives ;

• 3. Porte en sortie les quantités d'effets délivrés sur les fiches comptables ouvertes pour chaque article en stock.

5.6. Cumul des fonctions de comptable et de magasinier.

Lorsque les fonctions de comptable et de magasinier sont remplies par le même officier marinier, il n'est pas tenu pour les effets que la seule fiche comptable, par contre un livret d'enregistrement des pièces justificatives particulier à la comptabilité de ces effets est tenu pour l'enregistrement sous un numéro à suivre de toutes les pièces justificatives : billets de mouvement, procès-verbaux de perte, états divers.

6. Délivrance ultérieure d'effets.

6.1. Préparation.

Le magasinier classe les fiches inventaires de collection par sous-marin et par ordre alphabétique des noms.

Chaque mois, il repère au crayon sur ces fiches les effets arrivant à échéance normale de remplacement et il reporte les quantités sur une fiche destinée à l'attributaire de la collection.

6.2. Perception des effets par l'attributaire.

A la date fixée, l'attributaire d'effets arrivés à échéance d'usure vient percevoir les effets neufs de remplacement. Il n'est pas procédé à la réintégration de effets usagés qui restent acquis par le détenteur usager et qui sont sortis des écritures à la date marquant le terme de la durée réglementaire de l'effet.

6.3. Arrêté mensuel.

Le magasinier inscrit cette délivrance sur un état mensuel de délivrance ultérieure (établi par sous-marin) et il porte mention sur la fiche inventaire de collection.

En fin de mois, le magasinier dresse un état récapitulatif des quantités d'effets délivrés au profit du personnel des différents sous-marins et modifie en conséquence les existants des fiches inventaires.

6.4. Délivrance avant échéance d'usure.

Lorsqu'un attributaire de collection demande le remplacement d'effets avant la fin de la période réglementaire d'usage, le commissaire établit un état de manquant comme il est prévu à l'article 167 de l'instruction générale citée en référence.

La sortie des écritures correspondante est faite sur les fiches comptable et inventaire de l'effet.

7. Réintégration de collection.

7.1. Cas de réintégration.

L'attributaire entrant dans l'un des cas prévu au paragraphe 4 de la circulaire citée en référence remet sa collection au magasinier.

7.2. Rôle du magasinier.

Celui-ci inscrit cette réintégration sur un état mensuel de réintégration collective (modèle en annexe) et y joint une copie de l'ordre de débarquement ou de congédiement.

Il raye la fiche-inventaire de collection sur laquelle il porte la mention « Collection réintégrée le… » suivie de l'émargement de l'attributaire.

7.3. Arrêté mensuel.

En fin de mois, le magasinier totalise par effet l'état de réintégration, porte les quantités réintégrées ⁽³⁾ en entrée sur les fiches inventaires du stock d'effets (colonne effets usagés) et transmet l'état au BCM avec les fiches inventaires de collections rayées.

7.4. Rôle du BCM.

Le bureau comptable du matériel :

• enregistre l'état de réintégration au livret d'enregistrement des PJ ;

• porte la sortie de la collection réintégrée sur la fiche comptable concernée ;

• porte en entrée les quantités d'effets effectivement réintégrés sur les fiches comptables des effets.

8. Versement de collection.

8.1. Principe.

Un attributaire de collection muté d'un sous-marin à un autre conserve sa collection. Si l'unité administrative de rattachement reste la même, le magasinier mentionne simplement la nouvelle affectation sur la fiche-inventaire de collection et la reclasse parmi celles du nouveau sous-marin.

8.2. Mutation entraînant changement d'unité administrative.

S'il y a changement d'unité administrative, le magasinier prépare un état de versement mentionnant outre la désignation de l'article versé (une collection individuelle de sous-marinier, catégorie…, attribuée à…) la composition de la collection avec indication, en face des quantités d'effets, de la date de la dernière délivrance.

Au vu de cet état, adressé à la nouvelle unité, le magasinier de celle-ci ouvre une fiche inventaire de collection et, après émargement de la fiche par l'attributaire de la collection, donne récépissé du versement sur l'état.

Au retour de l'état de versement, le magasinier de l'ancienne unité raye sa fiche inventaire de collection, y mentionne le versement et la remet au BCM qui porte la collection versée en sortie sur les fiches comptables.

8.3. Sous-marin changeant de centre de rattachement.

Lorsqu'un sous-marin change d'unité de rattachement, l'ancienne unité opère le versement à la nouvelle unité des collections du personnel du sous-marin, sans mentionner sur l'état de versement la composition et les dates des dernières délivrances, mais en joignant les fiches inventaires de ces collections. La nouvelle unité ouvre de nouvelles fiches comptables pour collection individuelle, dont les numéros sont reportés sur les fiches inventaires de collection.

Les effets font l'objet d'un billet de versement collectif dont les quantités sont portées en sortie sur les fiches comptables (et les fiches inventaires éventuellement) dans la colonne « Collection ».

9. Cas particuliers.

Lorsque l'attributaire d'une collection individuelle de sous-marinier est affecté à un service ou organisme ayant un rapport direct avec la navigation sous-marine mais ne faisant pas partie des forces sous-marines, notamment à un cours professé dans une école de navigation sous-marine (ENSM, CPESN) l'attributaire conserve sa collection mais les renouvellements d'effets sont suspendus.

La collection demeure en compte dans l'unité de provenance et mention de cette situation est portée au dossier individuel de solde lors du débarquement.

Une fiche navette du modèle joint est insérée dans le dossier individuel de solde à l'adresse de la nouvelle unité d'affectation. Cette fiche navette sera renvoyée à l'unité de provenance au moment où le sous-marinier changera à nouveau d'affectation.

Si cette nouvelle affectation fait partie des forces sous-marines la première unité qui a conservé dans ses écritures la collection de sous-marinier verse cette collection à la nouvelle unité.

Si au contraire la nouvelle affectation correspond à l'un des cas prévus à l'article 4 de la circulaire citée en référence l'attributaire renvoie sa collection à l'unité qui la détient en compte et qui procède à sa réintégration.

L'unité émettrice d'une fiche navette ouvre un registre d'émission de FN permettant de suivre la situation des attributaires de collection provisoirement absents et toujours détenteurs d'une collection ne compte dans l'unité.

10. Surveillance des stocks et de la comptabilité.

Le stock de vêtements et équipements de la collection individuelle de sous-marinier doit faire l'objet d'un recensement au moins tous les semestres. Durant la même période il sera effectué un rapprochement entre les existants figurant dans la colonne « Collection » des fiches comptables avec les existants récapitulés figurant sur les fiches inventaires de collection. Ce dernier rapprochement pourra être effectué par tranches de façon à ce que l'ensemble des effets ait été vérifié dans le cours du semestre.

11. Remise de la comptabilité au service de la solde.

La comptabilité des effets et équipements de la collection individuelle de sous-marinier est suivie par gestion dans les conditions définies aux articles 198, 199 et 200 de l'instruction générale n^o 194/MA/CGA/M/CMT du 14 mars 1964.

12. Entrée en vigueur.

La présente instruction entrera en vigueur le 1er janvier 1972.

13. Difficultés d'application.

Les difficultés éventuelles qui seraient soulevées par l'application de la présente instruction feront l'objet de comptes rendus au département.