La diffusion du « catalogue du matériel du commissariat » a été achevée le 1er janvier 1974.

Les unités doivent désormais l'utiliser :

• pour leurs relations entre elles et pour leurs relations avec les services du commissariat ;

• pour la tenue à jour des fichiers de l'unité (fiches comptables, fiches inventaires, fiches de stock).

1. Objectifs du catalogue et description sommaire.

1.1.

Le catalogue répertoire tous les articles de ravitaillement que les services locaux du commissariat ⁽¹⁾ peuvent avoir à délivrer aux unités. Le catalogue du matériel du commissariat est donc un sous-ensemble du RIAR. Il fixe, pour les articles de la compétence du commissariat, le langage commun aux unités et aux services en faisant connaître aux utilisateurs du matériel les numéros et les désignations qu'ils doivent employer.

1.2.

Ce catalogue est conçu pour être un instrument de recherche facile à exploiter par les utilisateurs de matériel. A cet effet les articles de la compétence du commissariat normalement délivrés aux unités par les services AF et HCC des ports sont reclassés en « groupes » numérotés à deux chiffres (distincts des groupes-classes OTAN) subdivisés en « familles » (distinctes des familles du RIAR). Les familles sont identifiées par un numéro à quatre chiffres dont les deux premiers ne sont autres que ceux du numéro du « groupe ». Dans chaque famille les articles se succèdent en général selon l'ordre alphabétique de leur désignation.

1.3.

Le catalogue du commissariat est divisé en « fascicules » peu volumineux, correspondant la plupart du temps à un « groupe » de matériel du commissariat.

Chacun de ces fascicules porte, en règle générale, le numéro du « groupe » d'articles qu'il énumère ⁽²⁾. Toutefois :

1.3.1.

Lorsqu'un fascicule contient plusieurs groupes d'articles, seul apparaît sur la couverture du fascicule le numéro du premier groupe, mais le titre de chaque groupe inclus dans le fascicule est porté sur la couverture.

Exemple : Fascicule H.M.P. 04 « Matières premières et fournitures d'habillement. Matériel divers et tabac ».

Ce fascicule énumère :

• les articles du groupe 04 : « Matières premières et fournitures d'habillement » ;

• les articles du groupe 18 : « Matériel divers et tabac ».

1.3.2.

A l'inverse, les groupes importants sont répartis dans le catalogue en deux fascicules :

Exemple : Groupe 52 : « Outillage général ».

Le matériel de ce groupe est énuméré dans :

• le fascicule F.M.P. 52-1 : Outillage général, 1re partie ;

• le fascicule F.M.P. 52-2 : Outillage général, 2e partie.

1.4.

Outre les fascicules énumérant les articles susceptibles d'être délivrés aux unités, le catalogue comporte :

• un fascicule indiquant la grille de classement adoptée ; ce fascicule énumère les titres et les numéros des familles ; il contient en outre une table de correspondance « Groupes — Fascicules » et une table de correspondance « Fascicules — Groupes » ;

• une table alphabétique générale relative aux combustibles et aux articles du ressort du service des approvisionnements de la flotte ;

• une table alphabétique générale relative aux articles du ressort du service habillement — couchage — casernement.

1.5.

Pour faciliter les recherches :

• tous les fascicules relatifs aux combustibles et aux articles du ressort des AF ont une couverture de couleur rouge ;

• tous les fascicules relatifs aux articles du ressort du service HCC ont une couverture de couleur bleue.

1.6.

En tête de chaque fascicule, un avant-propos détaille les modalités de recherche d'un article, en fonction des éléments dont dispose l'utilisateur. La plupart du temps la recherche commencera à partir d'une désignation, complète ou sommaire, grâce à la table alphabétique générale établie non seulement sur les mots-clés de la désignation du catalogue, mais aussi sur les mots-clés des désignations usuelles ou commerciales.

2. Utilisation du catalogue par les unités.

2.1.

L'évolution normale mais constante de la liste des articles susceptibles d'être délivrés entraîne une distorsion inévitable, mais normale, entre le contenu du catalogue et le contenu des fichiers internes de l'unité. Au 1er janvier 1974 les articles détenus par l'unité appartiennent à l'une des deux catégories suivantes :

• articles figurant dans le catalogue ;

• articles ne figurant pas dans le catalogue.

Les modificatifs ultérieurs du catalogue, quelle qu'en soit la forme — correction à effectuer, substitution de page, réédition d'un fascicule — entraîneront inévitablement un changement dans la répartition des articles détenus par l'unité entre ces deux catégories.

Les modificatifs successifs du catalogue mettront en effet à jour :

• les numéros de nomenclature modifiés depuis la précédente édition (modifications qui résulteront en particulier de la transformation d'un numéro provisoire en numéro définitif) ;

• les désignations ;

• la liste elle-même des articles (additions et suppressions).

2.2. Principe.

Seuls les numéros de nomenclature et les désignations figurant dans le catalogue du matériel du commissariat devront être utilisés pour la rédaction des billets.

2.3. Conséquences.

2.3.1.

Avant d'émettre un billet, l'unité devra donc toujours vérifier dans le catalogue à jour de ses modificatifs le numéro de nomenclature et la désignation à employer.

2.3.2.

L'unité devra en principe satisfaire ses besoins à l'aide des articles inscrits dans le catalogue. Au cas où un article non inscrit dans le catalogue lui serait nécessaire, elle devra, avant toute demande, prendre contact avec le service compétent de l'arsenal qui lui indiquera s'il peut délivrer l'article et sous quels désignation et numéro celui-ci devra être inscrit sur le billet.

2.3.3.

Les billets devront être émis à raison d'un billet par famille d'articles ; en cas de pluralité d'articles de la même famille, les articles seront énumérés dans l'ordre où ils se présentent dans le catalogue.

Le numéro de famille sera mentionné une seule fois en tête du billet sur la première ligne de la colonne « désignation » (cf. fac-similé en annexe à la note-circulaire n^o 455/M/CMa/1 du 20 juin 1973 BOC/M/PA, p. 306).

Cette règle a pour objet d'une part d'organiser les séquences de transmission des données mécanographiques, d'autre part d'éviter le risque de faire figurer sur le même billet des articles relevant de sections de magasin différentes.

Par exception à cette règle, l'unité pourra :

• a).  Faire figurer sur le même billet des articles de familles différentes — en respectant le classement par famille — à condition de s'être assuré au préalable auprès du service concerné que ces articles relèvent tous de la même section de magasin ;

• b).  Continuer à utiliser les billets préimprimés de certaines catégories d'effets d'habillement, sans indication de numéro de famille.

2.4. Application pratique aux diverses catégories de mouvements.

2.4.1. Mouvements de demande non précédés d'une remise.

Ces mouvements sont :

• les demandes en supplément à l'armement ;

• les demandes en complément à l'armement ;

• les demandes en remplacement de perte, bris, jet à la mer, c'est-à-dire toutes les demandes consécutives à une sortie des écritures justifiée par procès-verbal ;

• les demandes en remplacement de consommations.

Les dispositions des paragraphes 8 et 9 ci-dessus sont directement applicables.

2.4.2. Mouvements de demande consécutifs à une remise.

2.4.2.1.

L'article à remiser est inscrit au catalogue.

Les principes définis aux paragraphes 8 et 9 ci-dessus sont directement applicables, qu'il s'agisse d'une remise à changer, ou d'un échange standard.

2.4.2.2.

L'article à remiser ne figure pas au catalogue.

• a).  Etablir un billet de remise à changer portant la mention « hors catalogue », en y inscrivant les articles sous le numéro de nomenclature et la désignation de la fiche inventaire : un billet par article.

• b).  Etablir un billet différent de demande en remplacement de remise dans les conditions indiquées au paragraphe 9.1. en y portant référence au billet de remise.

• c).  Adresser au service compétent la liasse « billet de remise à changer/billet de demande en remplacement de remise ».

2.4.3. Remise définitive.

2.4.3.1.

Les articles à remiser définitivement figurent au catalogue : appliquer les dispositions du paragraphe 9.3.

2.4.3.2.

Les articles à remiser définitivement ne figurent pas au catalogue : établir un billet de remise définitive portant la mention « hors catalogue », en y inscrivant les articles sous le numéro de nomenclature et la désignation de la fiche inventaire : un billet par article.

2.5. Mise à jour des fiches inventaires et des fiches comptables.

La fiche à jour systématique des fiches inventaires et des fiches comptables continuera à être effectuée dans les conditions prévues par la circulaire n^o 42/M/CMa/1 du 14 janvier 1969 (BOC/M, p. 53) modifiée par la circulaire n^o 9/DN/M/CMa/1 du 6 janvier 1972 (BOC/M, p. 28), en utilisant le catalogue du matériel du commissariat — sous-ensemble du RIAR — pour le matériel du ressort du service des AF ou du service HCC.