ANNEXE I. Homologation d'articles non connus dans la collection cataloguée par le CTIL.

Contenu

563/06 (EX 562/ DEMANDE D'HOMOLOGATION D'UN ARTICLE DE RAVITAILLEMENT.

1 Préambule.

1.1

Les établissements du service du matériel de l'armée de terre disposent d'un certain nombre de documents ou de catalogues leur permettant de connaître les articles nécessaires au soutien des matériels détenus par les unités qui leur sont rattachées.

Trois documents leur sont particulièrement utiles pour les relations avec les échelons de ravitaillement supérieurs :

• Le MAT 3910 : relations entre les numéros connus et les numéros de gestion, qui indique le numéro de gestion à appliquer à une référence ou une nomenclature trouvée sur un catalogue.

• Le MAT 3970 : articles de ravitaillement du service du matériel de l'armée de terre « classement par nomenclature », qui donne l'inventaire complet et exhaustif des nomenclatures de gestion connues de l'échelon central. Ces nomenclatures peuvent s'appliquer aussi bien à des articles utilisés sur des matériels en service que sur des parcs abandonnés. En regard de chaque nomenclature figure un certain nombre de critères de gestion ainsi que l'utilisation de l'article ainsi nomenclaturé.

• Le MAT 3971 : articles de ravitaillement du service du matériel de l'armée de terre « classement par code d'appartenance », qui énumère, par matériel, les nomenclatures des articles nécessaires à son soutien.

Ces trois documents sont diffusés une fois par an ⁽¹⁾ sous forme de microfiches. Des diffusions supplémentaires peuvent être réalisées en cours d'année, surtout en ce qui concerne le MAT 3971, lors de la mise en service d'un nouveau matériel.

1.2

Il a été décidé que seul le CTIL suivrait la totalité des références et des nomenclatures du service du matériel, aussi bien pour les articles gérés à l'échelon central que ceux suivis jusqu'à ce jour au seul niveau régional (articles dits « décentralisés »). Les CTIR ne détiendraient que la collection des nomenclatures utilisées dans la région de son implantation. Toute référence nouvelle entraînerait une « interrogation » posée par ce centre au CTIL ce qui « enrichirait » sa collection initiale.

1.3

Les documents MAT 3910-MAT 3970 et MAT 3971 diffusés sont le reflet des enregistrements trouvés dans les fichiers du CTIL à la date du 1er janvier de l'année en cours. Ils touchent principalement les articles gérés par le SCA concernant des matériels dont la gestion était centralisée à cette date. Les articles suivis au seul niveau régional sont, sauf une faible part, inconnus des fichiers centraux. Il en est de même des articles utilisés sur des matériels en cours de centralisation.

Il est donc nécessaire, de définir une procédure permettant d'intégrer tous ces nouveaux articles dans les fichiers de base : cette procédure dite « d'homologation » est décrite ci-après :

2 Description sommaire de la procédure d'homologation.

2.1

Elle est basée sur la rédaction d'un document dit « demande d'homologation » dont l'imprimé est répertorié ⁽²⁾ (imprimé N° 563/06 (A).

Ce document comprend 4 feuillets.

La rédaction de cette demande par l'établissement du niveau régional est provoquée selon les règles fixées aux paragraphes suivants :

• soit par l'établissement lui-même ;

• soit par le CTIR ;

• soit par le SCA.

La « demande d'homologation » une fois remplie par l'établissement comme il est indiqué en annexe II est transmise au SCA :

• soit directement (circuit direct) lorsque l'article est utilisé sur des matériels centralisés dont la gestion incombe au SCA (feuillets 1 et 2) ;

• soit par l'intermédiaire d'un organisme désigné (circuit indirect) qui avalise cette homologation, lorsque le matériel d'emploi est décentralisé (feuillets 1, 2 et 3).

L'établissement régional rédacteur conserve le feuillet 4. L'organisme intermédiaire conserve le feuillet 3.

Les feuillets 1 et 2 arrivent au SCA qui procède, après vérification des indications portées sur la demande, à l'entrée de cette nouvelle référence assortie d'un numéro de gestion dans les fichiers de base du CTIL.

La demande d'homologation, renseignée du numéro de gestion, est retransmise à l'établissement d'origine, soit directement (feuillet 1), soit par l'organisme intermédiaire (feuillets 1 et 2) qui conserve le n^o 2.

Le diagramme de circulation de ces documents est indiqué dans les pages suivantes :

• circuit direct d'homologation ;

• circuit indirect d'homologation.

Nota. — Le feuillet 1 comporte une partie détachable réservée aux opérations de codification. Lorsque les indications portées sur la DH permettent cette codification, le feuillet est retransmis sans la partie détachable. Si, par contre, les indications sont insuffisantes, un certain nombre de questions, portées au verso de cette partie détachable, sont posées à l'établissement. Il appartiendra, soit à l'établissement de marque, soit à l'établissement d'origine, de répondre à ces questions : réponse indispensable pour poursuivre la codification.

2.2 Circuit direct d'homologation.

Figure 1. Circuit direct d'homologation.

 

2.3 Circuit indirect d'homologation.

Figure 2. Circuit indirect d'homologation.

 

3 Application de la procédure d'homologation pour les organismes non rattachés au sous-système stock régional.

Cette procédure est appliquée lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• besoin nouveau apparaissant dans un établissement de niveau régional ;

• la référence connue pour l'article en cause ne permet pas de lui trouver un numéro de gestion figurant dans le MAT 3970 ou dans le MAT 3971 ;

• l'article est utilisé sur un matériel dont l'approvisionnement en rechanges est à la charge du SCA.

La demande d'homologation établie, transmise dans le circuit direct, est adressée au SCA accompagnée du SCA 30 (ou de la procédure d'urgence) nécessaire aux opérations de distribution.

Nota important. — Il importe que les articles concernés par cette procédure fassent l'objet d'un bon de commande particulier ne comportant aucun article dont la nomenclature est connue dans les MAT 3970 ou MAT 3971.

Le SCA procède comme il est indiqué, en paragraphe 22, pour ce qui touche l'homologation éventuelle de la référence nouvelle et donne immédiatement suite au SCA 30 (ou PU) par une action de satisfaction :

• soit immédiate (attribution, autorisation d'achat) ;

• soit à terme (prise en dû).

4 Homologation dans le cadre de la prise en compte initiale d'un organisme dans le sous-système stock régional.

4.1

La mise en charges des CTIR s'effectue par compte rendu de « création » (code information D 69) adressé par l'établissement à son centre de traitement. Si la référence transmise n'est pas connue du CTIR, ce dernier « interroge » le CTIL pour avoir les critères de gestion associés à cette référence. Dans le cas où cette référence n'y est pas connue, le CTIR demande à l'établissement d'entreprendre son homologation.

Pour éviter cette manœuvre de va-et-vient de l'information entre CTIR et CTIL et de charger abusivement le premier établissement qui transfère ses stocks pour entrer en procédure unifiée, il a été imaginé une étape d'homologation préparatoire à la prise en compte initiale de l'organisme dans le sous-système stock régional.

4.2

Les établissements régionaux sont suivis depuis 1968, d'une manière peu performante, par les CTIR qui ont, à cette date, pris la relève des batteries de mécanographie classique, utilisées dans le cadre de l'ancienne procédure de suivi des rechanges détenus à l'échelon régional (procédure MIAMI). Les CTIR possèdent donc, sur bandes magnétiques, un double des fichiers inventaires de chacun des établissements qui leur sont reliés.

Si l'inventaire « quantitatif » est peu fiable, par contre celui des nomenclatures suivies est plus juste.

Une copie de ces fichiers est adressée au CTIL qui procède à leur comparaison avec toutes les références connues dans les fichiers de base. A la suite de cette comparaison deux listes sont adressées par établissement :

• la première, énumérant les articles gérés sous des références qui ne sont plus en vigueur, en indiquant en regard la nomenclature de gestion à appliquer ;

• la seconde liste qui fait ressortir les nomenclatures inconnues des fichiers centraux.

Ces deux listes permettent à l'établissement concerné :

• d'aligner les nomenclatures périmées ;

• d'éviter de transférer des articles inconnus en gestion unifiée sans homologation préalable ;

• d'établir les demandes d'homologation nécessaires.

Les demandes d'homologation sont :

• soit expédiées directement au SCA (circuit direct) ;

• soit envoyées à l'organisme désigné (circuit indirect).

5 Homologation après prise en compte initiale d'un établissement dans le sous-système stock régional.

Lorsque la totalité des stocks d'un établissement régional est suivie par un CTIR, les seules homologations éventuelles sont limitées à :

• soit des reversements d'articles sous des références ne figurant pas dans les documents diffusés (MAT 3910-3970) ou (MAT 3971) ;

• soit des besoins apparaissant sur des matériels connus mais dont la référence de l'article ne figure pas dans les documents précités (évolution de technique, etc.).

Pour homologuer ces références l'établissement a deux solutions possibles :

En cas d'entrée de matériel :

• a).  Gestion provisoire sur fichier manuel, demande d'homologation adressée au SCA soit dans le circuit direct, soit par l'intermédiaire d'un organisme désigné, et, dès la connaissance du numéro de gestion, transfert de l'inventaire sur fichier « mécanisé » ;

• b).  Ou : prise en compte directe sur fiche mécanisée sous la référence de l'article, et attendre la réaction de la chaîne de traitement, réaction qui dans la majorité des cas sera de faire homologuer l'article en cause.

En cas de besoin nouveau (prise en dû vers la clientèle) : si le matériel est de gestion centralisée, traiter le cas en procédure totalement manuelle (voir 3), ou prendre en dû sur fiche mécanisée et attendre la réaction du CTIR.

Si le matériel est de gestion décentralisée, procéder comme pour le paragraphe a) ci-dessus.

Notes

ADans le texte l'imprimé est repris sous son sigle d'origine.

ANNEXE II. Modalités d'établissement de l'imprimé. Demande d'inscription au fichier des références.

1 Directives pour les organismes extérieures au SCA autres que les établissements de marque.

1.1

Le demandeur remplit obligatoirement les cases blanches de l'imprimé.

1.2

La formation, son adresse postale, le numéro de téléphone sont portés en haut de l'imprimé, à l'emplacement réservé, d'une façon claire et complète.

1.3

La case motif est complétée, selon les cas, par l'un des chiffres :

• 1. Si aucune urgence particulière n'est demandée pour l'attribution d'un numéro de gestion.

• 2. Si un numéro de gestion est immédiatement nécessaire (dans ces deux cas la codification dans le système OTAN est entreprise).

• 3. Si un numéro de gestion est demandé sans qu'il soit nécessaire de poursuivre la codification OTAN.

Tous les articles dits « de ravitaillement » doivent être nomenclaturés OTAN. Le motif 3 ne peut être utilisé que rarement et pour des cas très particuliers (par exemple : collections de modifications appelées à disparaître des approvisionnements et de la comptabilité après distribution).

1.4

Le code et la référence fabricant doivent être reproduits tels qu'ils figurent sur le document dont dispose le demandeur en respectant les espaces, points, tirets, barres de fraction, etc.

A défaut de document, porter dans la rubrique observations tous les renseignements lus sur la pièce elle-même.

1.5

Le mot vedette est celui proposé par le demandeur.

1.6

L'unité de compte réglementaire (UCR) est indiquée dans les deux cases prévues. Mettre :

UN s'il s'agit de l'unité.

DX s'il s'agit de la dizaine.

CT s'il s'agit de la centaine.

MR s'il s'agit du millier.

ML s'il s'agit du mètre linéaire.

KG s'il s'agit du kilogramme.

Dans les autres cas, elle est portée en clair dans la case observations.

1.7

Le prix est celui de l'UCR en euros et centimes (centimes après virgule). S'il n'est pas connu il doit toujours être estimé. Dans ce cas l'année est exprimée par XX.

1.8

Porter dans la case application :

• 8, dans la colonne isolée à gauche ;

• le code d'appartenance dans les cases suivantes en commençant toujours par la case la plus à gauche.

Ne pas renseigner la rubrique si le code d'appartenance n'est pas connu. Dans ce cas, indiquer en case observations le clair du matériel complet et son numéro de code EMAT.

1.9

La désignation en clair, aussi complète que possible, est un élément important de l'identification en vue de la codification. Elle doit toujours être donnée. Elle peut ne pas être limitée à la capacité de la grille prévue ; le complément est alors porté dans la case observations.

2 Directives pour les établissements de marque.

Les établissements de marque, pour les rechanges de gestion décentralisée appartenant à des matériels complets de leur compétence, doivent en outre compléter les rubriques :

2.1 Origine.

1er chiffre à gauche : indicatif de la région militaire (1 à 6,8 pour FFA).

3 chiffres suivants : numéro de l'établissement tel qu'il figure dans le code des organismes de soutien.

2.2 Répartition.

Par leur numéro d'identification pris dans le code des organismes de soutien.

2.3 Classe.

Par le chiffre 3 (rechanges de gestion décentralisée) toute autre valeur dans la rubrique appartient au service central des approvisionnements pour les rechanges gérés par lui.

2.4 Hiérarchie.

1 ensemble, 2 sous-ensembles, 3 pièces réparables ou non.

2.5 Régime d'approvisionnement.

Voir MAT 3900.

2.6 Essentialité.

Ce renseignement est indispensable.

L'essentialité caractérise l'ensemble, le sous-ensemble ou le rechange dont l'usure, la détérioration ou l'absence entraîne l'indisponibilité opérationnelle du matériel.

C'est donc d'abord un article vital sur le plan opérationnel.

C'est ensuite un article dont l'échange ou la réparation peut s'effectuer au 2e ou au 3e échelon en mois de douze heures ⁽¹⁾.

Code 0 : réserve au SCA.

Code 1 : article vital sur le plan opérationnel échangeable ou réparable en moins de douze heures au 2e ou 3e échelon.

Code 2 : autres articles.

3 Directives pour les demandeurs appartenant au SCA.

3.1 Source info.

3.1.1 Demandeur :

indicatif caractéristique alphanumérique construit selon les règles fixées par la notice provisoire sur le fichier de référence édition septembre 1972 (pages 38, 39 et 40).

3.1.2 Opérateur :

indicatif du responsable de la gestion écrit selon les règles ci-dessus.

3.2

Unité de compte réglementaire : voir MAT 3900.

3.3

Répartition : voir MAT 3900.

3.4

Régime de distribution : voir MAT 3900.

ANNEXE III. Cas particuliers.

1 Matériels complets.

Le bureau gestion de la direction centrale du matériel de l'armée de terre est chargé d'établir les demandes d'homologation.

2 Tableaux d'unités collectives.

Pour les matériels nouveaux, les articles correspondants entrent dans la LAR établie par la commission logistique (ou groupe logistique) ad hoc.

Pour les matériels anciens qui n'ont pas fait l'objet de LAR et dont les TUC sont modifiés ou créés, l'inspection du service du matériel de l'armée de terre établit les demandes d'homologation correspondantes et les transmet au service central des approvisionnements en même temps que les projets de TUC.

3 Bulletin technique.

3.1 Matériels au stade évolutif.

L'homologation se fait par mise à jour des LAR sur ordre de la commission de modification n^o 1. En principe, la demande d'homologation correspondante est élaborée par la DTAT.

3.2 Matériels stabilisés.

Les demandes d'homologation sont établies par l'ISMAT sur ordre de la commission de modification n^o 2 quand elle existe, sinon sur ordre de la DCMAT bureau maintien en condition.

Dans les deux cas, elles sont transmises à ce bureau qui les vérifie avant de les envoyer au SCA en même temps que les projets de bulletins techniques.

4 Modifications suite à abandon de fabrication par le fabricant primaire d'un article de ravitaillement.

S'il n'y a pas élaboration de bulletin technique, le SCA est chargé de l'élaboration de la demande d'homologation.

5 Article d'exploitation .

Les articles d'exploitation sont à gérer selon les prescriptions de l' instruction 29700 /DEF/DCMAT/RPA/1 du 04 décembre 1984 (BOC, p. 7213).

6 Articles ne s'appliquant pas aux matériels figurant ou ayant figure au TTA 197 et non prévus par la procédure indiquée au paragraphe 5. (1)

Pour ces articles il sera rédigé une DH selon la procédure définie au paragraphe 5 ci-dessus.

Si au retour du SCA ce document est renseigné du cachet rouge :

« Numéro à attribuer par la DRM » il sera créé par la DRM un numéro du type suivant :

Equation 1.  

 

• a).  Numéro de code de la DRM inséré au MAT 1019 précédé du chiffre zéro ;

• b).  Z 9 ;

• c).  Série de quatre chiffres émis par la DRM.

Si un numéro ⁽²⁾ est indiqué sur la DH transmise par le service central des approvisionnements, l'article sera géré au niveau des magasins et ateliers sous ce numéro.

Cas particulier des vieilles matières.

Celles-ci sont à suivre en position administrative 780 sous les GNOM du type :

Equation 2.  

 

• a).  Numéro de code du CDM de rattachement inséré au MAT 1019 (précédé du chiffre 0).

• b).  Code nature approvisionnement ayant comme seule valeur possible Z 0 (cf. IM 29700).

• c).  Série de quatre chiffres attribués par le CDM et propres à chaque type de vieilles matières (ex. : 0001 = cuivre, 0002 = plombs, 0003 = fer. etc.).

7 Règles s'appliquant à ces deux types de numéros F 3000 particuliers.

En aucun cas, ces numéros ne doivent figurer au sous-système catalogue du CTIL.