1. Généralités.

1.1. Dispositions liminaires.

1.1.1. L'objet et le champ d'application de l'instruction.

  1.1. La présente instruction a pour objet de définir les conditions d'application à la gendarmerie nationale des dispositions réglementaires relatives à la gestion et à la comptabilité des matériels militaires.

Elle est applicable aux formations d'active et de réserve de la gendarmerie en temps de paix comme en temps de crise ou de guerre.

Elle ne traite pas des modes de gestion propres à la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN).

  1.2. Les dispositions de la présente instruction sont applicables à l'ensemble des matériels :

• quelles que soient leur nature et leur destination, y compris les collections, les panoplies ainsi que les maquettes et autres matériels utilisés pour l'instruction, l'équipement des salles ou véhicules d'exposition, la décoration des salles d'honneur ou de conférence ;

• quel que soit leur mode de réalisation juridique (acquisition et cession à titre onéreux ou gratuit, location, prêt et mise à disposition précaire, réquisition militaire à l'exclusion de la réquisition exercée dans le cadre du code de procédure pénale).

Toutefois, sont exclus du champ d'application de l'instruction :

• les animaux ;

• les documents d'archives administratives et historiques et les ouvrages de bibliothèque et de documentation technique, qui font l'objet de suivis particuliers ;

• les matériels consommables tels qu'ils sont définis à l'article 3 ci-après ;

• les matériels devenus immeubles par destination.

1.2. Définitions.

1.2.1. Les modes de gestion des matériels.

  2.1. La gestion et la comptabilité en valeur des matériels dans la gendarmerie sont conduites au plan central par la DGGN.

Le corps est la formation au niveau de laquelle s'exécutent :

• la comptabilité des matériels (comptabilité des quantités) ;

• la gestion décentralisée.

  2.2. Les modes de gestion des matériels diffèrent selon les conditions de leur mise en place dans les formations.

La gestion est dite centralisée lorsque la mise en place des matériels (première dotation) et leur renouvellement, quel que soit le mode de réalisation, sont du ressort de la DGGN.

La gestion est dite décentralisée lorsque la mise en place initiale et le renouvellement des matériels, quel que soit le mode de réalisation ⁽¹⁾, sont du ressort du corps.

1.2.2. Les matériels consommables et les matériels non consommables.

  3.1. Les matériels sont répartis en matériels consommables et non consommables. Cette distinction est établie par la DGGN.

  3.2. Entrent dans la catégorie des matériels consommables ceux qui :

• se consomment ou disparaissent par l'usage (carburants, munitions, produits d'entretien, objets et matières de consommation courante utilisés pour l'exécution du service et l'entretien des matériels, objets de peu de valeur ou à usure rapide) ;

• perdant leur individualité, ne peuvent être maintenus dans leur état initial ou ne présentent, après utilisation, aucune valeur appréciable ;

• sont utilisés pour le maintien en condition des matériels (accessoires, matières premières, composants de rechange, pièces détachées appartenant ou non à des volants techniques).

Les matériels consommables ne sont plus suivis en comptabilité à partir du moment où ils sont distribués aux unités utilisatrices.

Toutefois, la conservation et la consommation de certains d'entre eux font l'objet d'un suivi particulier prescrit soit par la DGGN, soit par le corps (suivi comptable simplifié des munitions, des carburants, des rechanges d'ateliers, etc.).

  3.3. Tous autres matériels que ceux ci-dessus définis sont qualifiés, par opposition, matériels non consommables.

Les matériels non consommables sont suivis en comptabilité.

Toutefois et par dérogation au principe susvisé, les matériels non consommables, d'une valeur unitaire inférieure à 300 francs, toutes taxes comprises et qui ne présentent pas un caractère attractif, ne sont plus suivis en comptabilité à partir du moment où ils sont distribués aux unités utilisatrices.

Les règles ci-après ne s'appliquent qu'aux matériels non consommables, qui, par simplification, sont dénommés « matériels » dans la suite de l'instruction.

1.2.3. Les matériels de dotation, les matériels d'exploitation et les petits matériels d'usage courant.

Pour les besoins de la gestion, on distingue :

• les matériels de dotation, détenus au titre de tableaux de dotations ou de listes types déterminées par instructions ministérielles ;

• les matériels dits « d'exploitation », généralement utilisés pour le soutien des formations ou le maintien en condition de leurs matériels, déterminés par décisions ministérielles ;

• les petits matériels d'usage courant définis à l'initiative du chef de corps ou des personnels délégués par ses soins.

1.2.4. Les classes et les positions administratives des matériels.

  5.1. Les matériels détenus par les formations de gendarmerie sont classés en :

• matériels en service ;

• matériels en approvisionnement ;

• matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs ;

• matériels en attente.

  5.2. Les matériels en service sont ceux qui sont détenus et utilisés par les formations pour l'exécution de leurs missions.

  5.3. Les matériels en approvisionnement sont ceux susceptibles d'emploi, qui, prêts à être distribués, sont conservés dans les magasins des corps ou, éventuellement, dans les formations ou chez un tiers dépositaire.

L'approvisionnement facilite la mise en place des matériels dans les formations.

Certains matériels en approvisionnement sont tenus à la disposition exclusive du ministre en vue de la mobilisation ou de besoins particuliers.

  5.4. Les matériels à la disposition d'organismes extérieurs sont ceux qui sont mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels, d'entreprises industrielles ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

  5.5. Les matériels qui ne sont ni en approvisionnement, ni en service, ni à la disposition d'organismes extérieurs, constituent les matériels en attente.

Il s'agit des matériels :

• en cours de transport ;

• à vérifier ou à compléter, à réviser, à transformer, en instance ou en cours de grosse réparation, devenus d'une façon générale indisponibles pour une durée considérée comme suffisante pour justifier leur sortie des classes en service ou en approvisionnement ;

• en instance d'élimination ;

• en excédent des besoins, sans emploi, périmés ;

• loués ;

• mis à la disposition de directions ou services relevant du ministère de la défense, d'autres corps de la gendarmerie ou de formations provisoires de la gendarmerie.

  5.6. Dans les quatre classes, les matériels sont répartis en positions administratives qui renseignent de façon plus précise sur l'état, l'origine ou la destination, l'emploi ou le degré de disponibilité des matériels.

La liste des positions administratives et leur numérotation sont données en annexe.

1.2.5. L'identification et la nomenclature des matériels.

  6.1. Tous les matériels de dotation et d'exploitation reçoivent de la part de la DGGN une identification particulière comportant pour un même type de matériel dénommé article :

• une désignation explicite dite « clair complet » ;

• une désignation abrégée dite « clair abrégé » ;

• un numéro de code à six caractères alphanumériques.

Ils sont comptabilisés et gérés sous cette identification.

  6.2. Les petits matériels d'usage courant sont comptabilisés et gérés dans les mêmes conditions que ci-dessus. Lorsqu'ils n'ont pas reçu une identification de la DGGN, celle-ci est prescrite par le chef de corps.

Les matériels réalisés avec les crédits libres et les crédits de l'action sociale des armées, reçoivent le même type de codification que les petits matériels d'usage courant acquis par le corps.

  6.3. Certains matériels sont d'autre part identifiés, par article, dans une nomenclature unique dite « nomenclature interarmées ».

Dans cette nomenclature, l'identification complète d'un article comporte :

• une désignation terminologique identifiant avec précision l'article nomenclaturé ;

• une désignation abrégée sous la forme d'un « mot vedette » ;

• un numéro de nomenclature à treize chiffres.

  6.4. Certains matériels spécialement désignés par la DGGN (moyens de transport, armement, matériels d'optique,…) portent en outre un numéro d'immatriculation propre à chacun d'eux. Ils font l'objet d'un suivi individuel sous ce numéro matricule.

1.2.6. Les unités collectives et les lots de matériels.

  7.1. Certains matériels sont regroupés en vue d'une destination commune ou d'un usage déterminé. Ils forment alors des unités collectives (UC) ou des lots.

Pour les matériels de dotation et d'exploitation, la composition des UC ou des lots est fixée dans les catalogues édités par la DGGN. Pour des motifs de gestion, des matériels consommables peuvent être inclus dans des UC ou des lots.

Pour les petits matériels d'usage courant, la composition des UC ou des lots est fixée par le chef de corps.

  7.2. Chaque UC constitue un article au sens de la comptabilité et fait l'objet d'une identification et d'une nomenclature dans les conditions définies à l'article 6. Les matériels qui la composent sont dénommés constituants. Chaque constituant non consommable fait également l'objet d'une identification.

Les constituants des UC ne sont pas suivis en tant que tels en comptabilité, les UC détenues par les corps étant réputées complètes. Toutefois, lorsqu'un (ou plusieurs) constituant est avéré manquant, le complètement de l'UC incomplète est poursuivi dans les meilleurs délais par le corps. Lorsque ce complètement n'est pas possible, l'UC est dissociée et chaque constituant non consommable est suivi en tant qu'article sous son identification propre.

Les équipements qui, pour des impératifs de gestion, ne sont pas inclus dans des UC en tant que constituants sont comptabilisés en tant que matériels. Un même équipement ne peut jamais être comptabilisé deux fois comme matériel et constituant d'unité collective.

En cas de constitution ou de dissociation d'une UC par la DGGN ou par le corps, les règles définies aux articles 5 et 6 s'appliquent. Lorsqu'un constituant non consommable d'UC dissociée n'est pas encore identifié, la DGGN ou le corps, selon la nature de l'article, lui affecte une identification.

  7.3. Les lots sont créés pour faciliter la gestion et notamment l'établissement des tableaux de dotations (lots d'effets d'habillement, lots d'ameublement, etc.).

Ils ne constituent pas des articles au sens de la comptabilité bien qu'ils fassent l'objet d'une identification pour les besoins de la gestion.

Les matériels ou les UC composant les lots sont comptabilisés en tant que tels sous leur propre identification.

1.2.7. Les matériels existants, les matériels en compte et les matériels en dotation.

  8.1. Les matériels sont suivis par article dans les comptes du corps. La vérification de ces comptes doit permettre de les comparer aux dotations et de faire apparaître les existants.

  8.2. Pour un même article, la différence éventuelle entre le nombre des matériels en compte et le nombre des matériels existants s'appelle, selon le cas, déficit comptable ou excédent comptable (notion de comptabilité).

  8.3. Pour un même article, la différence éventuelle entre le nombre des matériels en dotation et le nombre des matériels en compte s'appelle, selon le cas, déficit ou excédent (notion de gestion). Toutes mesures sont prises pour réduire au minimum l'importance des déficits et des excédents.

1.2.8. Les unités administratives.

  9.1. L'unité administrative (UA) est un démembrement des comptes du corps au niveau de laquelle les matériels sont également comptabilisés.

  9.2. Une décision ministérielle détermine les formations de la gendarmerie qui ont la qualité d'UA. Le magasin du corps est également UA.

2. Les mouvements de matériels.

2.1. La mise en place et les mouvements de matériels.

2.1.1. La mise en place des matériels dans les corps de gendarmerie.

Sur la base des tableaux de dotations ou d'instructions ministérielles particulières, les corps de gendarmerie sont pourvus en matériels, conformément aux dispositions de l'article 2 :

• au niveau centralisé par la direction générale de la gendarmerie nationale qui peut utiliser à cette fin les services et établissements des armées ;

• au niveau décentralisé par les corps eux-mêmes qui procèdent à des acquisitions dans le commerce ou auprès d'organismes militaires.

2.1.2. La typologie des mouvements de matériels et les autorités chargées de les prescrire.

  11.1. Les mouvements de matériels dans les formations de la gendarmerie se classent en mouvements externes et en mouvements internes.

  11.2. Les mouvements externes ont pour effet de faire entrer des matériels dans les comptes du corps ou de les en faire sortir.

Ces mouvements peuvent être prescrits :

• par le directeur général de la gendarmerie nationale ;

• par le commandant de région de gendarmerie ou l'autorité assimilée à l'intérieur de son commandement ;

• par le chef de corps ou des représentants qualifiés.

  11.3. Les mouvements internes visent à modifier, pour des motifs de service ou de gestion, la répartition ou la position des matériels à l'intérieur du corps. Ils sont prescrits par le chef de corps, soit d'initiative, soit sur directives particulières.

  11.4. Les modifications ayant pour objet soit un changement de codification d'article, soit la constitution ou la dissociation d'UC, entraînent des mouvements externes conjoints d'entrée et de sortie.

Les autres modifications d'identification ou de nomenclature n'entraînent pas de mouvement.

L'échange nombre pour nombre d'un même article non immatriculé ne donne pas lieu à mouvement.

L'échange nombre pour nombre d'un même article immatriculé donne lieu à mouvement.

L'absence d'un matériel pendant le temps de la réparation ou l'attente de l'échange ne donne pas lieu à changement de position et à mouvement lorsqu'elle est de courte durée et justifiée par un document de gestion.

2.1.3. La portée des mouvements.

Les mouvements internes et externes portent soit sur des matériels, soit sur des UC complètes au sens des articles 6 et 7.

2.2. Les mouvements externes d'entrée et les opérations d'entrée de matériels.

2.2.1. Les entrées de matériels dans les formations de gendarmerie.

  13.1. Les matériels dont sont pourvus les corps proviennent soit du commerce, soit d'établissements militaires, soit d'autres corps de gendarmerie.

  13.2. Les mouvements relatifs aux achats effectués dans le commerce portent essentiellement sur :

• les matériels de dotation et d'exploitation acquis par la DGGN ou pour son compte par les corps (sur autorisation ministérielle à caractère général ou sur décision particulière prise à la suite de demandes présentées par les chefs de corps) ;

• les petits matériels d'usage courant acquis directement par les chefs de corps ou leurs délégués.

En fonction de leur montant, les achats dans le commerce sont effectués soit par marchés, soit par lettres ou bons de commande.

Les chefs de corps passent les marchés au titre de la masse (crédits du budget de fonctionnement). Ces contrats sont établis suivant les règles de forme et de procédure des marchés publics mais ne font pas référence aux textes généraux les régissant.

Préparés et suivis par les officiers chefs des services techniques sous la surveillance et le contrôle du chef des services administratifs et techniques, ils font le plus large appel à la concurrence. Ils sont signés par le chef de corps ou l'officier qui a reçu délégation à cet effet.

Lorsqu'ils sont spécialement habilités, les chefs de corps passent au titre des crédits budgétaires, dans les limites de la délégation accordée et dans les formes réglementaires, les marchés publics de l'Etat.

Les achats par lettres ou bons de commande sont effectués soit par le chef de corps ou l'officier qui a reçu délégation à cet effet, soit par les chefs des services techniques ou les commandants de formation après autorisation préalable et dans les limites fixées par le chef de corps. Ces autorisations et limites peuvent prendre la forme d'autorisations d'engagement de dépenses, ou de délégations de comptes sous plafond faisant l'objet d'un suivi particulier. Les possibilités ainsi accordées peuvent être retirées à tout instant par le chef de corps.

Dans les cas urgents et exceptionnels, les chefs des services techniques et les commandants de formation peuvent acquérir les petits matériels nécessaires aux travaux de réparation et de mise en condition hors les formes prévues ci-dessus. Ils doivent en rendre compte sans délai en indiquant le montant de la dépense engagée.

  13.3. Les mouvements relatifs aux perceptions effectuées auprès des établissements militaires portent sur :

• les matériels de dotation et d'exploitation communs à la gendarmerie et aux armées lorsque ces mouvements sont prescrits par la DGGN ;

• les rechanges, matières, fournitures diverses et autres matériels consommables communs à la gendarmerie et aux armées.

Les perceptions auprès des établissements militaires font l'objet de demandes émises par les corps. Lorsqu'il s'agit de matériels de dotation ou d'exploitation, ces demandes découlent de directives générales de la DGGN.

  13.4. Les mouvements relatifs aux matériels en provenance d'un autre corps de gendarmerie résultent :

• soit de décisions générales ou particulières de la DGGN ;

• soit de prescriptions des commandants de région de gendarmerie et autorités assimilées qui sont habilités, dans leur commandement, à décider des nivellements de matériels à l'effet de respecter les tableaux de dotations ou de procéder à des renforcements temporaires de moyens.

Sauf décision de la DGGN, ces mouvements sont effectués à titre gratuit.

2.2.2. Les opérations d'entrée de matériels dans les formations de gendarmerie.

  14.1. Les entrées de matériels dans les formations de gendarmerie font successivement l'objet d'une opération de réception et d'une opération de prise en compte.

  14.2. Les opérations de réception visent à vérifier la conformité des matériels reçus au regard des commandes, des demandes de perception et des facturations.

La réception revêt un aspect qualitatif et un aspect quantitatif.

La réception qualitative consiste à reconnaître et à identifier les matériels ; à vérifier leur état ou leur conditionnement, éventuellement leur bon fonctionnement ; à s'assurer de leur conformité aux spécifications mentionnées dans les marchés ou commandes et aux échantillons et modèles éventuellement déposés.

La réception quantitative consiste à vérifier le nombre des matériels.

  14.3. Toujours effectuées dans les meilleurs délais, les opérations de réception varient dans leurs modalités en fonction de la provenance des matériels, de leurs prix et de leurs caractéristiques.

Lorsque le matériel ou l'article provient du commerce, la réception est effectuée conformément aux dispositions du paragraphe précédent. En fonction de la nature et du prix du matériel, le chef de corps décide si la réception est prononcée par une commission de réception spécialement constituée à cet effet ou par l'officier comptable des matériels, le chef du service technique ou le commandant de formation concerné.

Lorsque le matériel provient d'un autre corps de gendarmerie ou d'établissements militaires, la commission de réception n'est jamais constituée et les opérations de réception ne comportent pas la vérification des spécifications techniques.

  14.4. La commission de réception comprend :

• un officier supérieur, en principe le chef des services administratifs et techniques, président ;

• un commandant de formation ;

• l'officier chef du service technique concerné, lorsque le matériel à réceptionner est de son ressort ;

• l'officier comptable des matériels, secrétaire.

• pour les écoles, l'officier logistique, secrétaire (bureau administration).

Il peut être fait appel, en cas de besoin, à un expert qualifié.

Suivant le cas, la commission de réception prononce l'acceptation pure et simple ou avec réfaction, l'ajournement ou le rejet de la fourniture.

Les opérations de la commission, ses décisions, éventuellement les diverses observations de ses membres, sont consignées dans un procès-verbal signé par tous les membres.

  14.5. La réception exécutée par l'officier comptable des matériels, les officiers chefs des services techniques et les commandants de formation, n'entraîne l'établissement d'aucun document de réception. Elle est mentionnée sur la pièce justificative du mouvement.

Le cas échéant, les autorités responsables de la réception présentent leurs observations ou formulent leurs réserves auprès des organismes pourvoyeurs. Quand elles le jugent utile, elles peuvent demander l'assistance d'un technicien ou d'un agent qualifié, aux fins notamment d'identification des matériels.

  14.6. Les opérations de prise en compte consistent à inscrire dans les comptes du corps les matériels faisant l'objet d'un mouvement d'entrée.

La prise en compte est effectuée par l'officier comptable des matériels, le plus tôt possible après la réception, dans les conditions fixées au chapitre III.

  14.7. Les excédents comptables de matériels, dès qu'ils sont constatés, donnent lieu à rapport établi par le commandant de formation concerné. Au vu de ce rapport, le chef de corps fait procéder dans les meilleurs délais à la prise en compte des matériels.

2.3. Les mouvements externes de sortie et les opérations de sortie de matériels.

2.3.1. Les sorties de matériels des formations de gendarmerie.

Les mouvements relatifs aux sorties de matériels effectuées par les corps de gendarmerie portent sur les matériels de dotation et d'exploitation ou les petits matériels d'usage courant qui sont :

• soit à éliminer (matériels détruits, en fin d'usage, périmés, sans emploi, etc.) ;

• soit perdus ;

• soit transférés à d'autres corps par application des dispositions de l'article 13.4 ;

• soit cédés dans les conditions fixées à l'article 16 ci-après.

2.3.2. Les opérations de sortie de matériels des formations de gendarmerie.

  16.1. Les sorties de matériels des formations de gendarmerie font successivement l'objet :

• d'une décision prescrivant l'élimination, constatant la perte ou la destruction, ordonnant la mutation hors le corps ou autorisant la cession ;

• d'une opération de sortie des comptes ;

• le cas échéant, d'une opération de destruction ou de remise au service des domaines.

  16.2. L'élimination des matériels est l'opération administrative par laquelle un matériel est exclu du domaine mobilier de l'Etat.

Les éliminations de matériels résultent :

• d'une décision de réforme technique ;

• d'une décision de réforme de commandement ;

• ou d'une décision de retrait.

  16.3. La réforme technique est l'opération administrative par laquelle est décidée l'élimination d'un matériel usagé non susceptible d'être maintenu en service, soit parce qu'il est irréparable, soit parce que le coût de la remise en état est jugé trop élevé.

La DGGN prononce la réforme technique :

• des matériels à gestion centralisée déterminés par circulaire particulière ;

• de tous les matériels quel que soit leur mode de gestion lorsque la valeur totale des matériels à réformer excède le plafond fixé par arrêté ministériel.

Les chefs de corps prononcent la réforme technique des matériels à gestion décentralisée et des matériels à gestion centralisée qui ne figurent pas sur la circulaire précitée, sous réserve que la valeur totale des matériels à réformer n'excède pas le plafond fixé par arrêté ministériel.

  16.4. La réforme de commandement est l'opération administrative par laquelle est décidée l'élimination, pour des raisons opérationnelles ou techniques, d'un ensemble de matériels de même type ressortissant à un ou plusieurs articles.

La réforme de commandement porte à la fois sur des matériels complets, la maintenance spécifique à ce matériel et, en cas d'impossibilité d'emploi à d'autres fins, les outillages de fabrication et d'entretien correspondants.

La DGGN prononce la réforme de commandement :

• des matériels à gestion centralisée déterminés par circulaire particulière ;

• de tous les matériels quel que soit leur mode de gestion lorsque la valeur totale des matériels à réformer excède le plafond fixé par arrêté ministériel.

Les chefs de corps prononcent la réforme de commandement des matériels à gestion centralisée qui ne figurent pas sur la circulaire précitée, sous réserve que la décision de principe ait été prise par la DGGN et que la valeur totale des matériels à réformer n'excède pas le plafond fixé par arrêté ministériel.

  16.5. Le retrait est l'opération administrative par laquelle est décidée l'élimination d'un matériel neuf, en bon état ou en cours d'usage, qui est :

• soit périmé au regard de l'âge ou de la date limite d'utilisation fixée préventivement par le constructeur ou par l'organisme militaire responsable de sa gestion ;

• soit sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ;

• soit en excédent des besoins après nivellements prononcés par les commandants de région de gendarmerie et autorités assimilées et par la DGGN.

Les retraits sont prononcés par la DGGN ou par les chefs de corps si une décision particulière de la DGGN le prescrit.

Les matériels en excédent des besoins sont les matériels en excédent des tableaux de dotations. Ils sont signalés par le chef de corps au commandant de région de gendarmerie ou à l'autorité assimilée qui prescrit les nivellements qui s'imposent et rend compte à la DGGN des excédents persistant après nivellement.

Les matériels d'exploitation devenus sans emploi sont signalés par le chef de corps au commandant de région de gendarmerie ou à l'autorité assimilée qui procède de la même façon.

  16.6. Les pertes, manquants et autres déficits comptables de matériels, dès qu'ils sont constatés, donnent lieu à rapport établi par le commandant de formation concerné. Dès qu'elle est signée par le chef de corps, cette pièce vaut décision administrative de constatation de perte.

Cette procédure n'est pas applicable aux pertes survenues à l'occasion des transports administratifs ou commerciaux qui donnent lieu à constatation et règlement dans les formes prescrites par instructions particulières.

  16.7. Les cessions de matériels peuvent être prescrites par le chef de corps dans les limites de compétence fixées par les arrêtés de délégation de pouvoirs et de signature du ministre. Les articles, dont la cession est autorisée, sont fixés par la DGGN.

  16.8. Les opérations de sortie des comptes consistent à effacer ou rayer des comptes du corps les matériels faisant l'objet d'un mouvement de sortie.

La sortie des comptes est effectuée par l'officier comptable des matériels, le plus tôt possible après la constatation ou la décision d'élimination, dans les conditions fixées au chapitre III.

  16.9. Sauf cas particuliers prévus par la réglementation en vigueur ou par le commandement qui peut prescrire des destructions, les matériels éliminés font l'objet d'une remise au service des domaines en vue de leur aliénation.

  16.10. Avant remise au service des domaines, les matériels font l'objet :

• d'une vérification minutieuse afin d'éviter la présence de matières dangereuses (essences, munitions, etc.) ;

• de dénaturation, lorsqu'ils présentent des risques d'emploi ou des dangers pour la sécurité publique ;

• de la suppression des marques spécifiques à la gendarmerie ;

• de l'apposition éventuelle de marques distinctives ;

• de prélèvements de pièces lorsque ceux-ci sont prescrits par l'autorité ayant prononcé l'élimination et qu'ils ne modifient pas la nature du bien à aliéner.

  16.11. La remise au service des domaines est effectuée à l'initiative du chef de corps ou de son représentant dans les délais les plus brefs afin que soit obtenu le meilleur prix aux adjudications. Elle est constatée par pièce signée contradictoirement par les représentants qualifiés du service des domaines et de l'autorité militaire.

Les matériels allotis sont stockés autant que possible dans les dépôts du service des domaines. En cas d'impossibilité, ils peuvent être conservés dans les magasins du corps ou des formations. Pour éviter tout litige, ils ne doivent faire l'objet d'aucun prélèvement ou modification, le corps assumant alors la responsabilité du gardien. Pour éviter l'encombrement des magasins et la dépréciation du matériel, toutes diligences sont faites pour que la vente intervienne le plus tôt possible.

  16.12. Un extrait du procès-verbal de la vente certifié par le service des domaines est délivré au corps qui en adresse un exemplaire à la DGGN.

Les matériels vendus doivent être enlevés dans les meilleurs délais des magasins du corps ou des formations où ils sont entreposés. Avant enlèvement, le corps assure vis-à-vis des acquéreurs la responsabilité du gardien. Compte tenu des charges qu'implique cette garde, il importe de faire respecter les délais d'enlèvement fixés par le service des domaines et, en cas de dépassement, de saisir ce dernier afin qu'il prenne à l'égard des acheteurs défaillants les sanctions prévues au cahier des charges des ventes du mobilier de l'Etat.

Lorsqu'après plusieurs tentatives d'adjudication, les matériels ne sont pas vendus, une solution est recherchée localement auprès du service des domaines en vue de dégager les magasins du corps ou des formations. Lorsque cette démarche n'aboutit pas, la DGGN peut prescrire la destruction. Elle est saisie à cet effet par rapport particulier du chef de corps auquel sont joints les procès-verbaux des ventes infructueuses.

2.4. Les mouvements internes de matériels.

2.4.1. Les mouvements internes de matériels.

  17.1. Les mouvements internes relatifs à la répartition des matériels entre les unités administratives du corps sont prescrits par le chef de corps en vue :

• soit de procéder à des nivellements quantitatifs ou qualitatifs ;

• soit de faire face à des besoins particuliers.

  17.2. Les mouvements internes relatifs à des changements de position administrative de matériels soit à l'échelon du corps, soit à l'échelon de certaines unités administratives seulement, sont prescrits par le chef de corps pour faire face aux besoins du service ou de la gestion.

Les mouvements internes tendant à placer des matériels en position de réserve ministérielle et en position de réserve de mobilisation ou tendant à sortir des matériels de ces positions ne peuvent être prescrits sans autorisation préalable de la DGGN. Cette autorisation peut revêtir un caractère ponctuel, périodique ou permanent.

Les mouvements relatifs aux prêts et locations de matériels à des directions et services relevant du ministère de la défense, à d'autres corps de la gendarmerie ou de formations provisoires de la gendarmerie font l'objet soit d'instructions ministérielles à caractère général, soit de décisions ministérielles particulières.

Les mouvements relatifs à la mise à disposition de matériels à des organismes extérieurs à la défense font l'objet soit de l'établissement d'une convention ou d'un protocole (concours apportés par la gendarmerie à des activités ne relevant pas directement de ses missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels) soit de marchés ou conventions (matériels mis à la disposition d'entreprises ou d'organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires).

  17.3. En fonction de leurs besoins propres et des impératifs de gestion, les unités administratives ont en compte :

• soit uniquement des matériels en position de service et en position de réserve de mobilisation ;

• soit des matériels en toutes positions administratives.

2.5. Les matériels en magasin.

2.5.1. Le magasin du corps.

  18.1. Le magasin du corps reçoit tous les matériels qui ne sont pas comptabilisés par les autres UA du corps, quelle que soient leurs positions, et principalement les matériels en approvisionnement et en attente. Il peut recevoir également des matériels consommables.

  18.2. Unité administrative unique, le magasin du corps peut, pour les besoins de la gestion, être organisé en éléments individualisés propres à chaque service technique du corps (service des matériels, service automobile, service des télécommunications, service du casernement, etc.).

  18.3. Les conditions de stockage et d'allotissement des matériels dans le magasin du corps sont fixées par le chef de corps en vue de permettre la vérification rapide et aisée des quantités et de l'état de conservation de ces matériels.

2.5.2. Les magasins des unités administratives.

  19.1. Les magasins où sont conservés, même pour une longue durée, des matériels en compte aux formations de gendarmerie ayant qualité d'UA ne constituent pas, en eux-mêmes, des UA.

  19.2. Certains locaux peuvent en outre être constitués en magasins pour la gestion des matériels consommables faisant l'objet du suivi particulier prévu à l'article 3.2. Ils ne constituent pas non plus des UA.

3. La comptabilité des matériels.

3.1. Principes.

  20.1. La comptabilité des matériels permet au corps :

• de connaître à tout moment :

  • le nombre des matériels en compte par article, par UA et par position administrative ;

  • au sein de chaque UA, le nombre de matériels en compte par article et par position administrative ;

  • les déficits et excédents comptables éventuels ;

• d'apprécier et de mettre en jeu les responsabilités éventuellement engagées ;

• d'organiser le suivi et la gestion des matériels.

A cette fin, elle enregistre les mouvements comptables de matériels au fur et à mesure de leur exécution. Par mouvement comptable, il faut entendre toute opération comptable modifiant, pour un article, pour une UA et pour une position administrative, le nombre des matériels en comptabilité.

  20.2. La comptabilité des matériels des corps permet à la DGGN :

• de mettre en place un système de suivi des matériels au niveau central ;

• de conduire la gestion centralisée des matériels ;

• de mettre en œuvre un système de comptabilité en valeur des matériels.

  20.3. L'automatisation de la comptabilité des matériels au niveau des corps permet en outre :

• de simplifier les tâches administratives et de réduire les risques d'erreur ;

• de faciliter la gestion des matériels ;

• d'améliorer le suivi des matériels au niveau central par échange direct des informations entre la comptabilité des corps et le système de gestion centralisé de la DGGN.

  20.4. La comptabilité des matériels est décrite dans des documents comptables de caractère permanent mis à jour, sur le vu de pièces comptables, au moyen d'opérations comptables.

3.2. Les documents comptables.

  21.1. Les documents comptables sont tenus par les corps et les unités administratives.

  21.2. Chaque corps tient :

• un fichier inventaire général ;

• un registre-journal des pièces justificatives (RJPJ), et un registre-journal des ordres de mouvement interne (ROM).

Le fichier inventaire général du corps donne la situation des comptes globaux du corps pour l'ensemble des matériels en comptabilité. Pour chaque article sont inventoriés le nombre des matériels en compte et leur répartition par position administrative et par UA.

Le RJPJ retrace chronologiquement :

• les mouvements externes des corps, c'est-à-dire tous ceux qui affectent les comptes globaux du corps, en précisant :

  • le nombre des articles concernés ;

  • les références des pièces justificatives des mouvements ;

• les recensements et vérifications exécutés par le chef de corps ou ses représentants qualifiés ou les autorités spécialement habilitées à cet effet par application des dispositions de l'article 27 ;

• les prises et les remises de service entre officiers comptables des matériels.

Le ROM retrace chronologiquement les mouvements internes, qui n'affectent pas les comptes globaux du corps, en précisant le nombre des articles concernés et les références des ordres de mouvement correspondants.

Les pages du RJPJ et du ROM sont numérotés chronologiquement et datées. Les mouvements y sont numérotés chronologiquement. La chronologie de la numérotation des mouvements prend effet chaque année.

  21.3. Chaque UA tient :

• d'une part, un fichier inventaire général de l'UA organisé dans les mêmes conditions que le fichier correspondant du corps :

• d'autre part et selon les cas :

  • des fiches inventaire individuel et des fiches inventaire individuel d'outillage décrivant les matériels distribués aux personnels ;

  • des fiches inventaire de formation et des fiches inventaire de local décrivant les matériels en compte dans les formations et non distribués aux personnels ;

  • des fiches inventaire de magasin décrivant les matériels stockés dans le magasin du corps.

Le fichier inventaire général de l'UA porte mention des recensements et vérifications exécutés par le chef de corps ou ses représentants qualifiés ou par les différents échelons de commandement.

  21.4. Lorsque la comptabilité est automatisée, les fichiers inventaires généraux du corps et des UA, ainsi que les registres comptables du corps, sont tenus par le système informatique du corps.

3.3. Les pièces comptables.

  22.1. Les pièces comptables comprennent les ordres de mouvement et les pièces justificatives des mouvements externes.

  22.2. L'ordre de mouvement est la pièce comptable par laquelle le chef de corps ou son représentant qualifié prescrit ou traduit un mouvement interne de matériels. L'ordre de mouvement précise le nombre des matériels et les UA concernés, les positions administratives, le cas échéant les références des pièces justificatives qui sont à l'origine du mouvement.

  22.3. Les pièces justificatives des mouvements externes modifiant les comptes globaux du corps sont :

• les factures (commerciales, militaires ou gendarmerie) ;

• les certificats administratifs pour les mouvements qui ne sont pas justifiés par factures ou dont la facture n'est produite qu'avec la dernière livraison du matériel attendu (cas de livraisons partielles successives), ou résultant de constitution ou de dissociation d'UC ;

• les certificats modificatifs pour les mouvements résultant de changement de codification ou d'une erreur d'identification d'article.

  22.4. Aux factures, certificats administratifs et certificats modificatifs sont jointes, le cas échéant, toutes pièces ou références utiles : prescription de la DGGN (ordre d'affectation, état de répartition, ordre de changement de codification, ordre de constitution ou de dissociation d'UC, etc.), et des commandements de région de gendarmerie (nivellements), procès-verbaux des commissions de réception et formules de réception, rapports de perte et de destruction, d'excédent comptable et de déficit comptable, décisions de réforme, décisions de retrait, etc…

3.4. Les opérations comptables.

  23.1. La comptabilité des mouvements externes d'entrée et de sortie de matériels se traduit à partir des pièces justificatives et pour chaque mouvement par :

• une inscription au RJPJ ;

• les inscriptions correspondantes de mise à jour du fichier inventaire général du corps et des UA concernées.

  23.2. La comptabilité des mouvements internes de matériels se traduit pour chaque mouvement par :

• l'établissement d'un ordre de mouvement ;

• une inscription au ROM ;

• les inscriptions correspondantes de mise à jour du fichier inventaire général du corps et des UA concernées.

4. Les contrôles.

4.1. La typologie des contrôles.

On distingue les vérifications comptables et les contrôles de gestion.

4.2. Les vérifications comptables.

  25.1. Les vérifications comptables ont pour objet de s'assurer :

• de la bonne tenue de la comptabilité, c'est-à-dire de la concordance entre documents comptables et pièces comptables et de l'inscription dans les documents comptables de toutes les opérations comptables exécutées ou prescrites ;

• de la concordance entre matériels en compte et matériels existants tant en nombre qu'en qualité.

  25.2. La vérification des comptes s'exécute par sondage ou par catégorie d'articles dans le cadre des directives du chef de corps, à l'initiative du chef des services administratifs et techniques, de l'officier comptable des matériels et des surveillants comptables. Elle est obligatoire et générale en cas de changement de l'officier comptable des matériels.

La vérification complète entre les comptes du corps et les comptes des UA est impérativement exécutée une fois par an lorsque la comptabilité n'est pas automatisée.

Les vérifications des comptes sont inscrites et décrites sur le RJPJ.

  25.3. La vérification des matériels existants s'exécute au moyen de recensements totaux ou partiels (par sondage, par catégorie d'article ou par unité administrative), prescrits par le chef de corps et effectués, soit par lui-même ou son représentant qualifié, soit par le chef des services administratifs et techniques, soit par l'officier comptable des matériels.

Elle s'exécute également au moyen de vérifications d'existants effectués, soit sur prescriptions du chef de corps, soit d'initiative par les commandants de formation et les surveillants comptables.

Sont considérées comme recensement ou comme vérification d'existants toutes opérations effectuées lors des visites, inspections et autres contrôles, dès lors qu'elles ont pour effet de constater l'existence ou l'état de certains matériels.

Les recensements et observations consécutives sont inscrits sur le fichier inventaire général de l'UA concernée, éventuellement sur le RJPJ.

  25.4. Le chef de corps :

• fixe l'ampleur des sondages ;

• fait exécuter les visites, les inspections et vérifications selon un programme qu'il arrête annuellement de telle sorte que les matériels soient recensés en totalité au moins une fois tous les quatre ans ;

• précise les catégories de matériels à surveiller particulièrement et celles pour lesquelles les vérifications peuvent être limitées ou espacées.

Les matériels sensibles (armement, munitions), sont recensés tous les ans ; les matériels attractifs (transmissions, informatique, optique, machines de bureau, appareils spéciaux de police de la route), tous les deux ans.

  25.5. Les vérifications comptables effectuées sont consignées par écrit dans des conditions fixées par circulaire et font l'objet de comptes rendus au chef de corps lorsqu'elles donnent lieu à observations.

  25.6. Les erreurs ou anomalies constatées dans les documents comptables à l'occasion des vérifications des comptes sont redressées au moyen des opérations comptables appropriées. Ces opérations comptables de redressement sont prescrites par le chef de corps par décision valant pièce justificative.

  25.7. Les excédents et déficits comptables constatés à l'occasion des recensements donnent lieu à des opérations comptables de redressement après exécution des formalités prévues aux articles 14.7 et 16.6.

4.3. Les contrôles de gestion.

  26.1. Les contrôles de gestion ont pour objet de s'assurer :

• de l'adéquation des moyens en matériels aux besoins des unités tant sur le plan quantitatif que qualitatif, de faire ainsi apparaître la validité des tableaux de dotations et les déficits ou excédents éventuels, de provoquer les modifications qui s'imposent (adaptation des tableaux de dotations, perception ou reversement, nivellement, remplacement ou remise à hauteur des matériels) ;

• de l'état d'entretien des matériels au regard de leurs conditions d'emploi et des moyens physiques et financiers qui y sont consacrés ; d'une manière générale de l'organisation des conditions du soutien des matériels ;

• de la bonne utilisation technique des matériels.

  26.2. Les contrôles de gestion s'exécutent par sondage ou par catégorie d'article dans le cadre des directives du chef de corps, à l'initiative du chef des services administratifs et techniques et des chefs de services techniques. Ils sont également exécutés d'initiative par tous les commandants de formation dans leur commandement.

  26.3. Les observations consécutives aux contrôles de gestion sont consignées chaque fois que possible dans les documents de gestion propres à chaque catégorie de matériels et font, dans tous les cas, l'objet de comptes rendus au chef de corps qui prend ou provoque à son niveau les mesures qu'il juge souhaitables.

4.4. Le rôle des autorités hiérarchiques et extérieures.

Des vérifications et contrôles sont exercés dans les corps par :

• les commandants de région de gendarmerie et autorités assimilés, l'inspecteur général de la gendarmerie dans le cadre de ses attributions et la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• les autorités militaires extérieures à la gendarmerie dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

5. Les attributions et les responsabilités des personnels.

5.1. Les attributions.

5.1.1. Le chef de corps.

  28.1. En charge de la gestion et de la comptabilité des matériels des formations placées sous son commandement, le chef de corps prend toutes mesures pour que :

• les unités soient équipées des matériels de dotation réglementaire, des matériels d'exploitation et des petits matériels d'usage courant dont elles ont besoin ;

• les matériels soient en bon état de fonctionnement et correctement entretenus ;

• la comptabilité soit réglementairement tenue et périodiquement vérifiée.

  28.2. A cet effet, il :

• prescrit et provoque les mouvements de matériels ;

• conduit et prescrit les contrôles de gestion sur pièce et sur place ;

• fixe les modalités des vérifications comptables ;

• veille à la qualification administrative et technique des personnels exerçant des attributions dans la gestion et la comptabilité des matériels.

  28.3. Dans l'exercice de ses attributions, le chef de corps est assisté par :

• le chef des services administratifs et techniques ;

• l'officier comptable des matériels ;

• les chefs des services techniques.

Il peut déléguer certaines de ses attributions à d'autres subordonnés.

5.1.2. Le chef des services administratifs et techniques.

  29.1. Sous l'autorité du chef de corps, le chef des services administratifs et techniques assure la direction des services administratifs et techniques du corps.

  29.2. A cet effet, il :

• prépare et fait exécuter les décisions du chef de corps ;

• exerce des contrôles d'initiative dans le fonctionnement interne des services administratifs et techniques ;

• dirige et contrôle l'activité de l'officier comptable des matériels et fait exécuter les prises et les remises de service ;

• procède à la vérification des comptes et vise le RJPJ et le ROM selon une périodicité fixée par le chef de corps et, en tout état de cause, au 31 décembre de chaque année ; lorsque la comptabilité n'est pas automatisée, il vise en outre, en cas de vérification, le fichier inventaire général du corps et des UA ;

• préside la commission de réception des matériels ou, le cas échéant, y participe en tant que membre ;

• participe à la procédure de passation des marchés du corps ; surveille les achats effectués par lettres et bons de commande ;

• contrôle les éliminations de matériels ;

• rend compte au chef de corps des abus ou irrégularités qu'il constate et lui soumet les mesures qui lui paraissent devoir être prises.

5.1.3. L'officier comptable des matériels.

  30.1. L'officier comptable des matériels est à la fois :

• comptable unique des matériels du corps ;

• chef du service des matériels ;

• responsable de l'UA magasin du corps ;

• détenteur dépositaire des matériels stockés dans le magasin du corps et ressortissant à son service.

  30.2. Comptable unique de tous les matériels, l'officier comptable :

• veille à l'exécution des mouvements prescrits ;

• contrôle qu'aucun retard n'est pris dans l'exécution des mouvements ordonnés et dans la prise en charge des matériels ;

• assure la mise à jour immédiate de la comptabilité ;

• établit les responsabilités encourues en cas de perte, de destruction et de détérioration ;

• procède à la vérification des comptes et vise à chaque clôture comptable le RJPJ, le ROM et les pièces justificatives ; lorsque la de vérification, le fichier inventaire général du corps et des UA concernées ;

• provoque les recensements de matériels et, à cette occasion, porte ses observations sur le fichier inventaire de l'UA concernée ; lorsque la comptabilité n'est pas automatisée, il procède à la vérification annuelle des comptes entre le corps et les UA ;

• assure le secrétariat de la commission de réception des matériels ;

• procède ou fait procéder au contrôle qualitatif et quantitatif des matériels :

  • livrés et non soumis à l'acceptation de la commission de réception,

  • proposés pour la réforme ou le retrait ;

• rend compte au chef des services administratifs et techniques des abus ou irrégularités qu'il constate et lui soumet les mesures qui lui paraissent devoir être prises.

5.1.4. Les chefs des services techniques.

  31.1. Les chefs des services techniques du corps (matériels, télécommunications, automobile, casernement, etc.), connaissent de toutes les questions relatives à la gestion et au maintien en condition des matériels ressortissant à leur service. Ils sont, dans leur domaine respectif, les conseillers techniques du chef de corps et de tous les échelons de commandement.

  31.2. A ce titre et dans le cadre des directives du chef de corps, ils :

• perçoivent et distribuent les matériels prévus par les tableaux de dotations, par instructions particulières de la DGGN et par le chef de corps ;

• approvisionnent le corps et, en particulier, préparent les achats à effectuer par marchés et procèdent aux achats qui ne nécessitent pas la passation de marchés ;

• contrôlent et certifient les états ou factures de fournitures, de confection, de réparation, d'entretien de matériels ou de prestations de service afférentes ;

• procèdent aux formalités préalables aux opérations comptables et aux saisies comptables et ont, à cet effet, tous pouvoirs de proposition ;

• vérifient les conditions techniques d'emploi des matériels ainsi que l'organisation et le fonctionnement de leur maintien en condition ;

• apprécient les conditions dans lesquelles les matériels doivent être réparés ou éliminés ;

• surveillent l'état des outillages et appareils et font strictement appliquer les règles d'hygiène et de sécurité du travail, notamment dans les ateliers ;

• s'assurent de la qualification professionnelle des spécialistes et de leur bonne utilisation ;

• exploitent les informations relatives aux coûts d'entretien des matériels ;

• rendent compte au chef de corps du résultat de leurs inspections et proposent les aménagements et modifications pouvant améliorer les moyens des formations.

5.1.5. Les commandants de formation.

  32.1. Sans préjudice des attributions qu'ils peuvent détenir au titre d'une qualité particulière, surveillant comptable ou détenteur dépositaire notamment, les commandants de formation participent à la gestion des matériels en compte dans les unités de leur commandement en :

• organisant la perception, la distribution et le reversement des matériels ;

• participant à l'approvisionnement des unités dans le cadre des délégations qui leur sont consenties par le chef de corps ;

• proposant les nivellements, affectations, remplacements et réformes de matériels ;

• exerçant les contrôles de gestion définis à l'article 26.

  32.2. Les observations et propositions formulées dans l'exercice de ces attributions sont adressées au chef de corps par la voie hiérarchique.

5.1.6. Les surveillants comptables et les détenteurs dépositaires.

  33.1. L'officier comptable des matériels est surveillant comptable des matériels en compte à l'UA « magasin du corps » et détenteur dépositaire des matériels qui y sont entreposés à l'exception de ceux dont sont constitués détenteurs dépositaires les chefs des services techniques.

Les chefs des services techniques sont constitués détenteurs dépositaires des matériels stockés dans les éléments individualisés du magasin du corps placés dans leurs attributions.

Les commandants de formation responsables d'UA sont constitués surveillants comptables et détenteurs dépositaires de tous les matériels en compte à l'UA.

  33.2. Les surveillants comptables sont responsables de la tenue des documents comptables de l'UA. A cet effet, ils accusent réception des matériels en apposant leurs signatures sur les ordres de mouvement. Ils en renvoient un exemplaire au corps ; ils tiennent à jour le fichier inventaire général de leur UA à l'aide de l'exemplaire qu'ils conservent. Lorsque la comptabilité est automatisée, ils signent les fiches inventaire général dont ils adressent un exemplaire au corps.

Ils procèdent à des vérifications comptables et rendent compte sans délai des pertes, destructions et détériorations constatées.

  33.3. Les détenteurs dépositaires sont responsables de la conservation des matériels en compte qui ne sont pas placés sous la responsabilité d'un détenteur dépositaire subordonné ou d'un détenteur usager.

Les chefs des services techniques, détenteurs dépositaires des matériels stockés dans les éléments individualisés du magasin du corps, signent à cet effet les fiches inventaire de magasin correspondantes.

5.1.7. Les détenteurs usagers.

  34.1. Sont constitués détenteurs usagers tous les militaires à qui sont remis des matériels de manière permanente, soit au titre d'une dotation individuelle, soit pour l'exercice de fonctions particulières.

  34.2. Les détenteurs usagers sont responsables de la conservation, du bon état et de la bonne utilisation du matériel qui leur est confié.

  34.3. Les matériels distribués aux personnels au titre d'une dotation individuelle sont suivis sur des fiches inventaire individuel établies par le commandant de formation responsable de l'UA, détenteur dépositaire, et signées par les détenteurs usagers.

  34.4. Les matériels mis à la disposition des personnels pour l'exercice de fonctions particulières (chefs d'atelier, chefs d'équipe de travaux, mécaniciens, gardes magasins, responsables de locaux administratifs, etc.), sont suivis sur des fiches inventaire de local adaptées à chaque besoin particulier (locaux administratifs et techniques, ateliers, magasins d'armes, etc.). Les fiches inventaire de local sont établies par le commandant de formation responsable de l'UA, détenteur dépositaire des matériels, et signées par les détenteurs usagers responsables des matériels.

  34.5. Les matériels d'outillage des ateliers distribués individuellement font en outre l'objet d'une fiche inventaire individuel d'outillage établie par le chef d'atelier, détenteur usager, et signée par le mécanicien, détenteur usager au deuxième degré, appelé détenteur utilisateur.

5.1.8. Les utilisateurs.

Lorsqu'un matériel est confié à un personnel au titre de l'exécution d'une mission ou d'une tâche déterminée, celui-ci exerce les attributions de simple utilisateur et n'est responsable que des pertes et détériorations survenues pendant le temps de l'utilisation.

5.2. Les responsabilités.

5.2.1. L'appréciation et la mise en jeu des responsabilités encourues.

Quelles que soient les fonctions assumées et les attributions exercées au regard de la gestion et de la comptabilité des matériels, la responsabilité du personnel est appréciée et mise en jeu conformément à la législation et à la réglementation relatives à la responsabilité pénale, disciplinaire et pécuniaire des militaires.

5.3. Les prises et les remises de service.

5.3.1. La prise et la remise de service entre comptables des matériels.

  37.1. Exécutées sous la responsabilité du chef des services administratifs et techniques, la prise et la remise de service entre deux officiers comptables des matériels donnent lieu à la reconnaissance et à l'acceptation par le comptable entrant des documents comptables mis à jour à la date de la prise de fonction. Cette date fixe dans le temps les opérations dont le nouveau comptable est responsable.

La reconnaissance des documents comptables vise à vérifier la concordance entre le fichier inventaire général du corps et, d'une part, le RJPJ et le ROM, d'autre part, les fichiers inventaire général des unités administratives.

Lorsque le grand nombre des matériels l'impose, le chef de corps peut autoriser le comptable entrant à effectuer la reconnaissance totale des matériels dans un délai maximum de trois mois. Passé ce délai, aucune réserve ne peut être admise de sa part.

Si les opérations de vérifications des existants se poursuivent après le départ du comptable sortant, celui-ci peut se faire représenter à ces opérations par un fondé de pouvoir dûment agréé.

  37.2. La prise et la remise de service sont inscrites sur le RJPJ et sur le répertoire des actes administratifs du corps. Elles donnent également lieu à l'établissement d'un procès-verbal signé contradictoirement par les comptables des matériels entrant et sortant et par le chef des services administratifs et techniques.

  37.3. Lorsqu'il y a désaccord entre les comptables entrant et sortant et que ce désaccord persiste après vérification exercée par le chef de corps (doute sur l'authenticité des documents comptables, excédents ou déficits comptables), ce dernier adresse à la DGGN, pour décision, deux exemplaires du procès-verbal accompagnés de toutes pièces justificatives et éléments d'appréciation utiles. Les responsabilités sont appréciées et les redressements comptables nécessaires prescrits à ce niveau.

  37.4. En cas d'absence de l'officier comptable des matériels, le chef de corps désigne pour assurer l'intérim un officier ou un sous-officier supérieur du corps qui perçoit procuration à cet effet. L'intérim ne donne pas lieu à prise et remise de service entre l'officier comptable et l'intérimaire. Elle est inscrite au répertoire des actes administratifs du corps.

En cas de décès, de disparition, de suspension ou d'empêchement de l'officier comptable, le chef de corps fait arrêter les comptes de l'ancien titulaire par le chef des services administratifs et techniques. Il désigne un officier comptable provisoire qui prend la responsabilité des opérations qu'il ordonne jusqu'à l'arrivée du nouveau titulaire, moment où il est procédé à la prise et à la remise définitives du service.

Le comptable décédé, disparu, suspendu ou empêché (ou ses ayants-cause) est représenté à la remise de service par un fondé de pouvoir agréé par le chef de corps.

5.3.2. La prise et la remise de service entre surveillants comptables et entre détenteurs dépositaires.

  38.1. Exécutée sous la responsabilité du chef hiérarchique de l'échelon immédiatement supérieur, la prise et la remise de service entre deux surveillants comptables ou deux détenteurs dépositaires de matériels donnent lieu à la reconnaissance et à l'acceptation par le surveillant comptable ou le détenteur dépositaire entrant des documents comptables mis à jour à la date de la prise de fonction. Cette date fixe le moment à partir duquel le nouveau surveillant comptable ou le nouveau détenteur dépositaire engage sa responsabilité.

La reconnaissance des documents comptables atteste que les matériels en compte ont été recensés en nombre et en qualité.

  38.2. La prise et la remise de service entre deux surveillants comptables sont inscrites sur le fichier inventaire général de l'UA.

La prise et la remise de service entre deux détenteurs dépositaires qui ne sont pas en même temps commandants de formation responsables d'UA sont inscrites sur la fiche inventaire de formation ou de magasin.

Les prises et remises de services donnent également lieu à l'établissement d'un procès-verbal signé contradictoirement par les surveillants comptables ou les détenteurs dépositaires entrant et sortant.

  38.3. Lorsqu'il y a désaccord entre les surveillants comptables ou les détenteurs dépositaires entrant et sortant et que ce désaccord persiste après vérification exercée par le chef des services administratifs et techniques ou le chef de corps (doute sur l'authenticité des documents comptables, excédent ou déficit comptable), ce dernier apprécie les responsabilités à son niveau, engage les procédures correspondantes et procède aux redressements comptables qui s'imposent.

  38.4. En cas d'absence du surveillant comptable ou du détenteur dépositaire, leurs attributions sont exercées par le militaire qui assume le commandement provisoire ou par intérim de la formation concernée.

5.3.3. Les changements de détenteurs usagers.

  39.1. Les changements de détenteurs usagers ne donnent pas lieu à prise et à remise de service. Ils sont constatés par établissement, modification ou annulation des fiches inventaire individuel, des fiches inventaires individuel d'outillage ou des fiches inventaire de local.

  39.2. Lorsqu'au moment de la restitution des matériels détenus il y a désaccord entre un détenteur dépositaire et un détenteur usager ou entre un détenteur usager et un détenteur utilisateur et que ce désaccord persiste après vérification exercée par le chef hiérarchique de l'échelon immédiatement supérieur, ce dernier adresse au chef de corps, pour décision, toutes pièces et éléments d'appréciation utiles. Le chef de corps exerce alors ses attributions dans les conditions prévues par l'article 38.3.