INSTRUCTION N° 275/DEF/CCC/SP DCSSA/AST/VET relative à l'agrément délivré par les commissariats et à l'homologation vétérinaire interarmées délivrée par le service de santé des armées, aux fournisseurs de denrées alimentaires destinées aux organismes de restauration ressortissant au ministère de la défense.
Du 20 novembre 1995NOR D E F T 9 5 6 1 1 8 7 J
1. Généralités.
1.1. Garanties exigées des fournisseurs.
Les acheteurs de denrées destinées aux organismes d'alimentation des armées doivent exiger que les personnes physiques ou morales, candidates à la fourniture de denrées alimentaires ou de prestations de service s'y rapportant, fournissent un minimum de garanties :
d'une part et comme tout contractant, garanties sur leurs capacités juridique, financière et logistique ;
d'autre part, s'agissant de fournisseurs de produits alimentaires présentant des risques pour la santé des consommateurs, notamment dans un contexte opérationnel, garanties sur leur capacité à maîtriser les risques sanitaires par un strict respect des règles d'hygiène et de salubrité.
1.2. Certification de garanties minimales.
Ces exigences impliquent pour les fournisseurs de denrées d'obtenir des armées, avant toute passation de marché ou de contrat, une « certification de garanties minimales », sanction d'évaluations préalables effectuées respectivement et en étroite coopération par les commissariats (capacité générale) et le service de santé des armées (maîtrise des risques sanitaires).
Les modalités selon lesquelles sont conduites les évaluations et le niveau de la certification accordée sont fonction de la nature des produits fournis.
Les produits sont classés en deux catégories :
produits présentant des risques sanitaires élevés, figurant sur une liste établie par le service de santé des armées en liaison avec les commissariats ;
autres produits.
La certification de garanties minimales est accordée sous la forme d'un « agrément commissariats » subordonné, pour les fournisseurs de produits à risques, à la délivrance par le service de santé des armées d'une « homologation vétérinaire interarmées » (HVIA).
Par ailleurs, une certification de garanties optimales, sous forme d'un « agrément qualité commissariats », peut être attribuée, selon une procédure particulière, aux fournisseurs titulaires d'une certification de l'association française pour l'assurance qualité (AFAQ).
Les fournisseurs agréés sont ensuite inscrits sur un catalogue des fournisseurs référencés par le comité de coordination des commissariats, commun à tous les acheteurs de denrées destinées aux armées.
1.3. Caractéristiques de l'agrément des commissariats et de l'homologation vétérinaire interarmées.
Les agréments et HVIA sont accordés a priori, sans préjudice des évaluations et suivis sanitaires et de conformité des produits, effectués par les acheteurs et le service de santé des armées lors de la réalisation des achats.
Ces procédures permettent aux acheteurs d'orienter le choix des fournisseurs et de fixer un plan de contrôle en cours de réalisation adapté au niveau de la garantie souhaité.
1.4. Objet de l'instruction.
La présente instruction a pour objet de définir les principes généraux applicables aux procédures d'agrément commissariats et d'homologation vétérinaire interarmées :
évaluations et contrôles à effectuer en fonction des produits et des fournisseurs ;
sanction des évaluations.
Les modalités pratiques de mise en œuvre de ces procédures feront l'objet d'instructions particulières du comité de coordination des commissariats et du service de santé des armées.
2. Procédures d'agrément commissariats et d'homologation vétéerinaire interarmées.
2.1. Principes.
Tout fournisseur de denrées, fabricant, transformateur, distributeur ou revendeur, consulté par un commissariat à l'échelon central ou local, fait l'objet d'une procédure d'agrément, comportant une évaluation de ses capacités générales.
Les fournisseurs de produits présentant des risques sanitaires élevés font, au préalable, l'objet d'une évaluation de la maîtrise des risques sanitaires, conduite par le service de santé des armées et concrétisée par une HVIA.
2.2. Schéma de la procédure d'agrément commissariats.
Tout fournisseur consulté par un acheteur relevant d'un service du commissariat et qui n'a pas encore fait l'objet d'une décision d'agrément doit fournir un dossier permettant d'évaluer ses capacités à contracter :
d'une part, capacités juridique, économique et financière ;
d'autre part, capacité techniques et logistique.
L'agrément est prononcé par le comité de coordination des commissariats au vu de ce dossier et, éventuellement, des constatations faites à l'occasion d'une visite des installations.
Il peut être valable pour l'ensemble des produits proposés ou limité à une ou plusieurs catégories, voire à un seul produit.
Il est prononcé pour une durée déterminée.
Il peut être annulé en cas d'incident grave ou répété lors de la réalisation de fournitures.
2.3. Schéma des procédures d'homologation vétérinaire interarmées et d'agrément pour les fournisseurs de produits à risque.
La procédure d'agrément des fournisseurs de produits à risques sanitaires élevés comporte outre l'examen du dossier d'agrément une évaluation de la maîtrise des risques sanitaires, effectuée par le service de santé des armées.
A l'issue de cette évaluation, le service de santé des armées prononce ou non une HVIA.
L'HVIA est accordée pour des produits ou familles de produits réalisés par un fournisseur sur un site industriel donné. Une mise à jour est effectuée au moins une fois tous les deux ans.
Les décisions relatives aux HVIA sont transmises au comité de coordination des commissariats.
La décision d'accorder ou de refuser l'agrément commissariats à un fournisseur est prise par le comité de coordination des commissariats au vu de la décision portant sur l'HVIA et du dossier d'évaluation des capacités générales du fournisseur. L'HVIA est une condition nécessaire mais non suffisante pour obtenir et conserver l'agrément commissariats. Le retrait de l'HVIA entraîne le retrait de l'agrément.
La conformité aux spécifications du cahier des charges des produits livrés par un fournisseur nouvellement agréé fait l'objet d'une vérification renforcée à l'occasion des premières réalisations.
En cas de non-conformité majeure l'agrément peut faire l'objet d'un retrait.
3.
3.1. Procédure d'« agrément qualité commissariats ».
Les fournisseurs déjà agréés, et homologués s'ils fournissent des produits à risques, et qui sont titulaires d'une certification de l'AFAQ peuvent demander à faire l'objet d'un « agrément qualité commissariats », conformément aux dispositions de l' instruction 35 /DEF/CCC du 09 juin 1992 (BOC, p. 2692 ; BOEM 540-0, 511-0 et 512).
L'évaluation des installations de ces fournisseurs porte, en particulier, sur le plan qualité présenté au regard des spécifications contenues dans le cahier des charges (conformité des produits).
L'évaluation est faite par une équipe d'audit « qualité » comprenant des auditeurs des commissariats et obligatoirement, lorsqu'il s'agit des fournisseurs de produits à risques titulaires d'une HVIA, d'un auditeur du service de santé des armées, vétérinaire biologiste des armées qualifié « auditeur qualité » qui participe à la certification des produits.
Les agréments « qualité » sont prononcés par le comité de coordination des commissariats au vu du rapport d'audit qui lui est adressé.
4.
4.1. Mise en application.
La présente instruction prend effet dès sa parution au Bulletin officiel des armées.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Yves BOURDAIS.
Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'air,
Lucien VINCENT.
Le commissaire général, directeur central du commissariat de l'armée de terre, président en exercice du comité de coordination des commissariats,
Jean-Claude LAMBERT.
Le médecin général inspecteur, directeur central du service de santé des armées,
Pierre METGES.