INSTRUCTION N° 1653/DEF/DCCAT/AG/CT relative à la tenue dans le service du commissariat de l'armée de terre d'un carnet d'enregistrement des documents cotés et paraphés.
Abrogé le 05 juin 2013 par : INSTRUCTION N° 3261/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG portant abrogation de textes. Du 18 avril 1985NOR
1. Dans chaque commissariat de l'armée de terre, est tenu un carnet conforme à l'imprimé N° 510/10 sur lequel sont enregistrés les documents qui doivent être réglementairement cotés et paraphés par le commissaire.
Les documents cotés et paraphés reçoivent, dans l'ordre chronologique de leur inscription au carnet et le jour même de leur signature par le commissaire, un numéro pris dans une série unique, annuelle et ininterrompue. Cette procédure leur confère leur caractère d'authenticité.
2. Le carnet d'enregistrement des documents cotés et paraphés n'a pas de durée déterminée. Registre de caractère authentique, il est lui-même tenu sans blanc, lacune, ni interligne. Il est coté et paraphé par le commissaire. Il est arrêté ne varietur, au dernier numéro utilisé, le 31 décembre de chaque année. La nouvelle série annuelle reprend au numéro 1, pour le premier document enregistré à partir du 1er janvier de l'année suivante.
Lorsqu'en cours d'année un carnet doit être renouvelé, il est arrêté ne varietur au dernier numéro enregistré. Le premier numéro d'enregistrement au nouveau carnet est le chiffre immédiatement supérieur au dernier numéro utilisé au précédent carnet, afin de respecter la continuité de la série annuelle.
3. Les listes, jointes en annexes (I, II, III et IV) à la présente instruction, indiquent les documents qui doivent être cotés et paraphés par le commissaire au profit des organismes du commissariat de l'armée de terre (1) et des corps de troupe et écoles.
Ces listes ne sont pas limitatives ; elles doivent être complétées si la cote et le paraphe de documents nouveaux sont prescrits par la réglementation ou réduites en cas de suppression de documents.
4. Les dispositions de la présente instruction sont applicables en temps de guerre pour tous les documents du temps de paix dont l'utilisation est maintenue, ainsi que pour les documents spécifiques du temps de guerre de même nature et importance.
5. Certains documents, bien que non soumis à la procédure de cote et de paraphe, doivent cependant être suivis par le commissariat de l'armée de terre qui les délivre. Une liste de ces documents figure en annexe V à la présente instruction.
6. Les dispositions de la circulaire no 1290/T/19/INT du 4 avril 1966 (BO/G, p. 161) et son modificatif du 5 août 1966 (BO/G, p. 685) sont abrogées.
Notes
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général de division,
LAPORTE.
Annexes
ANNEXE I. Documents cotés et paraphés au profit des directions et des commissariats de l'armée de terre.
Désignation des documents. | Imprimés. | Limitation de la durée d'utilisation. | Observations. |
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Carnet des documents cotés et paraphés | 510/10 | Sans. |
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Registres du courrier « arrivée et départ », classifié | — | Sans. |
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Registre d'inspection | — | Sans. |
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Registre A du vaguemestre | — | Sans. |
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Carnet B du vaguemestre | — | Sans. |
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Catalogue des ouvrages de bibliothèque | 510/7 | Sans. |
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Registre des constatations, blessures, infirmités et maladies survenues en service | 700/9 | Sans. |
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Catalogue des archives | 700/19 | Sans. |
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Carnet auxiliaire d'affranchissement de la correspondance | — | Sans. |
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Répertoire analytique des procès-verbaux | 510/9 | Sans. |
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Répertoire des exclus des marchés | — | Sans. |
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Répertoire de dépôt des offres | MPE 15 (1) | Sans. |
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Registre de dépôt des titres de créances et des réclamations (mle 9) (2) | — | Sans. |
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Registre des fonds, 40 m (2) | — | Annuel. |
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Carnet des liquidations (mle 14) | — | Sans. |
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Registre des engagements | — | Sans. |
|
Registre à souche des ordres de paiement modèle 20 | — | Sans. |
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Répertoire des fournisseurs ayant déposé leurs pièces | — | Sans. |
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Registre inventaire permanent du matériel | — | Sans. |
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(1) Cf. instruction no 2300/DEF/CGA/CCRM du 21 juin 1976(BOC, p. 2096) modifiée relative aux marchés passés par les services relevant du ministre de la défense, article 18.2. (2) Documents pouvant être informatisés. |
ANNEXE II. Documents cotés et paraphés au profit des centres territoriaux d'administration et de comptabilité (CTAC).
Désignation des documents. | Imprimés. | Limitation de la durée d'utilisation. | Observations. |
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Registre d'inspection | — | Sans. |
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Carnet de perception des fonds | 701/11 | Annuel. |
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Registre-journal des recettes et des dépenses | 730/204 | Sans. |
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Carnet de vérification de caisse | 730/208 | Sans. |
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Livre-journal | 720/211 | Sans. |
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Carnet de situation des disponibilités | 730/212 | Sans. |
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Carnet de développement des opérations du compte « dépenses » | 730/213 | Sans. |
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Carnet de développement des opérations du compte « opérations diverses » | 730/216 | Sans. |
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Carnet de développement des opérations du compte « avances aux sous-régisseurs » | 730/217 | Sans. |
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Registre-journal des recettes et dépenses (régie d'avance) | 730/218 | Sans. |
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ANNEXE III.
ANNEXE IV. Documents cotés et paraphés au profit des corps de troupe et écoles.
Désignation des documents. | Imprimés. | Limitation de la durée d'utilisation. | Observations. |
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Registre des actes administratifs | 700/1 | Sans. |
|
Répertoire des absents | 700/17 | Sans. | Tenu par les formations outre-mer. |
Registre répertoire des marchés et conventions | 700/18 | Sans. |
|
Catalogue des archives | 700/19 | Sans. |
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Registre de trésorerie | 701-1 bis | Sans. |
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Carnet de situation de caisse | 701-3 bis | Sans. |
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Carnet de perception des fonds | 701/11 | Annuel. |
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Registre-journal des recettes et dépenses (en cas d'utilisation de monnaie étrangère) | 701/15 | Sans. |
|
Carnet d'opérations de change | 701/16 | Annuel. |
|
Carnet des entrées et sorties des ouvrages de la bibliothèque | 801-0/04 | Sans. | Ecoles seulement. |
Compte du service des fourrages, fascicules 1 et 2 | 540/04 | Annuel. |
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Carnet de relevés des consommations | 702/117 | Sans. |
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ANNEXE V. Documents non cotés ni paraphés dont la délivrance est enregistrée par le commissariat concerné : commissariat local de l'armée de terre (CAT), commissariat administratif régional (COMAR), commissariat technique régional (CTR) (1)
Désignation des documents. | Imprimés. | Limitation de la durée d'utilisation. | Observations. |
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Carnet à souche d'ordres de mission 11 bis | — | Sans. |
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Carnet à souche de feuilles de déplacements mensuels 11 ter | — | Sans. |
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Carnet à souche de feuilles de déplacement changement de résidence 11 quater | — | Sans. |
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Liasses de déclarations d'expéditions S.N.C.F./wagon | — | Sans. |
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Liasses de déclarations d'expéditions SERNAM : |
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— messagerie | — | Sans. |
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— spécial express/direct express | — | Sans. |
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Liasses de lettres de voitures internationales convention internationale-marchandises (CIM) France-Allemagne : |
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— petite vitesse | — | Sans. |
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— grande vitesse | — | Sans. |
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Liasses de lettres de voitures spéciales militaires, régime interne Allemagne : |
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— petite vitesse | 533/19 | Sans. |
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— grande vitesse | 533/20 | Sans. |
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Carnets de bons de chemin de fer, unités constituées | 532*/1 | Sans. |
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Carnets de bons de chemin de fer, détachements | 532*/2 | Sans. |
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Bons de transport pour le trafic international | 532*/11 | Sans. |
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Déclaration pour la douane | FFA 302 | Sans. |
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Contrôle nominatif des cartes d'habillement officiers | — | Sans. |
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Contrôle des livrets de solde | 524-01/10 | Sans. |
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Contrôle des livrets de solde | 524-01/11 | Sans. |
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Registre des commandes des travaux particuliers | 550/08 | Sans. |
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