1. La documentation relative aux immeubles.

1.1. Buts de la tenue d'une documentation sur les immeubles.

Dans les limites territoriales, ou parfois fonctionnelles (cas d'échelons de conduite de travaux spécialisés), assignées à l'organisme qu'il commande, le chef d'arrondissement des travaux du génie a dans ses attributions :

• d'assurer la surveillance du domaine militaire et des zones de servitudes ;

• de proposer les travaux de conservation nécessaires dans les immeubles ;

• de fournir aux services techniques et administratif de la direction des travaux du génie (DTG) dont il relève, les éléments locaux d'information qui sont nécessaires aux études ;

• d'exécuter à son niveau certaines études ;

• d'assurer la maîtrise d'œuvre sur les chantiers en assumant la conduite et la surveillance des travaux en cours d'exécution ;

• d'assumer en permanence, auprès des autorités militaires locales, un rôle de conseiller technique.

Si l'exécution des missions correspondantes impose, de sa part et de celle de ses subordonnés, la connaissance approfondie des installations qui résulte d'une présence fréquente sur le terrain, il est non moins nécessaire que tout son personnel dispose, au siège du service, de la documentation minimale qui évite d'avoir besoin de se transporter à tout propos sur les lieux.

Les exigences auxquelles doit satisfaire cette documentation sont les suivantes :

• répondre immédiatement aux interrogations les plus fréquentes que comporte la part sédentaire du travail quotidien, en dégageant le maximum de temps pour les activités de chantier ;

• regrouper ces mêmes renseignements par thème de manière à disposer de sous-dossiers d'un maniement aisé en toutes circonstances ;

• simplifier la transmission des consignes lors des relèves et intérims ;

• fournir, d'emblée et sans compilation fastidieuse, les éléments de réponse aux questions les plus fréquemment posées par les autorités investies des pouvoirs d'inspection et de contrôle.

1.2. Contenu général de cette documentation.

La documentation répondant aux exigences formulées ci-avant doit comprendre l'essentiel des renseignements actuels et historiques d'ordre domanial, technique et administratif relatifs aux immeubles ; collectant les diverses informations dès qu'elles existent, elle doit donc également être périodiquement allégée de celles qui perdent de leur actualité ou qui peuvent, par la suite, y figurer sous une forme plus succincte.

Tenu pour une entité immobilière dont la définition sera précisée à l'article suivant, chaque dossier d'immeuble se subdivise en cinq sous-dossiers correspondant aux rubriques suivantes :

• description de l'immeuble ;

• travaux dont l'exécution incombe au service du génie ;

• travaux incombant aux organismes occupants ;

• sécurité des personnes et des biens ;

• renseignements divers.

Chaque sous-dossier comprend, réparties dans des chemises différentes, diverses pièces d'intérêt documentaire ou, lorsqu'elles sont trop volumineuses pour prendre place dans le dossier, une fiche signalant l'emplacement de leur classement dans les locaux du service.

Afin d'éviter d'inopportunes restrictions d'accès au dossier d'immeuble, il n'est pas prévu d'y insérer des documents classifiés.

1.3. Champ élémentaire d'un dossier d'immeuble.

D'une manière générale, il est ouvert un dossier par immeuble, c'est-à-dire par élément immobilier identifié, dans le fichier de gestion automatisée du domaine, par un numéro propre, composé de neuf chiffres.

Indépendamment de la nécessaire progressivité que comporte la mise en application de ce principe l'entité immobilière définie à l'alinéa précédent doit être adaptée aux circonstances locales, dans les cas fixés ci-après, afin d'éviter qu'une interprétation trop formaliste ne conduise à la création d'un nombre excessif de dossiers symboliques ou mal adaptés à leur objet :

• lorsque plusieurs éléments immobiliers se caractérisent par un nombre suffisant de critères communs (rattachement aux mêmes réseaux généraux ou installations techniques, formation d'un tissu patrimonial continu par vocation d'utilisation, notamment), il peut être ouvert un dossier unique, regroupant les renseignements les concernant ; il sera cependant veillé à ne pas accorder trop d'importance au critère de communauté d'occupation, lequel est insuffisamment durable pour être pris en compte dans le découpage des archives du service du génie ;

• lorsqu'un élément immobilier est particulièrement complexe et qu'il se compose d'entités ayant des vocations distinctes ou autonomes (grands camps, ilôts où sont hébergées distinctement des formations permanentes et des troupes de passage, zones bâties attenantes à des champs de tir ou à des espaces de manœuvre), le dossier peut comporter une partie principale commune et des annexes correspondant respectivement à ces diverses entités.

Lorsqu'un dossier unique est tenu simultanément pour plusieurs éléments immobiliers, sa couverture reproduit, dans l'ordre croissant, les numéros d'identification de ceux-ci. Une fiche, mise à la place normale de chacun d'eux dans la collection du dossier, signale sur quel numéro a été fait le regroupement.

Lorsque certains immeubles sont en cours d'aliénation, de changement d'affectation ou de transfert de gestion, etc., il peut ne pas être constitué de dossiers d'immeuble.

Pour certains immeubles (chambre de coupure, blockhaus, terrain désaffecté, etc.), la création et la composition des dossiers d'immeuble peuvent être laissés à l'initiative des directeurs des travaux.

2. Le dossier d'immeuble.

2.1. Plan d'ensemble du dossier.

Le dossier d'immeuble se compose des cinq sous-dossiers et de leurs subdivisions ci-après, dont la description détaillée est faite dans les chapitre III à VII suivants :

• Sous-dossier n^o 1. Description de l'immeuble.

  • 11. Surveillance du domaine.

  • 12. Gestion domaniale.

  • 13. Atlas des bâtiments, réseaux et installations techniques.

• Sous-dossier n^o 2. Travaux dont l'exécution incombe au service du génie.

  • 21. Travaux de conservation.

  • 22. Travaux d'adaptation mineure.

  • 23. Gros travaux d'adaptation.

  • 24. Travaux visant à économiser l'énergie.

  • 25. Travaux visant à réduire ou à éliminer les pollutions et nuisances.

  • 26. Ensemble des travaux.

• Sous-dossier n^o 3. Travaux incombant aux organismes occupants.

  • 31. Visites et inspections.

  • 32. Rapports avec les occupants.

  • 33. Programmation et exécution.

• Sous-dossier n^o 4. Sécurité des personnes et des biens.

  • 41. Protection contre l'incendie.

  • 42. Installations électriques.

  • 43. Installations diverses soumises à des contrôles techniques.

  • 44. Installations classées pour la protection de l'environnement.

  • 45. Installations de sécurité.

• Sous-dossier n^o 5. Renseignements divers.

  • 51. Renseignements divers, observations et remarques.

  • 52. Logements familiaux.

2.2. Nature des documents insérés au dossier.

Les documents dont l'insertion est prévue dans un dossier d'immeuble proviennent du service du génie lui-même, ou sont obtenus par celui-ci auprès des diverses autorités dont relèvent les organismes occupant les lieux. Ils se subdivisent, de ce fait, en catégories pouvant créer au service des obligations différentes.

  51. Documents internes au service du génie.

Ils peuvent, selon les sous-dossiers, avoir trois provenances distinctes.

  511. Certains existent dès à présent dans les archives, à des emplacements divers ou sous des formes légèrement différentes, ou bien sont normalement créés à l'occasion de l'exécution des missions courantes ; le travail nécessaire à la constitution du dossier d'immeuble se résume, pour ce qui les concerne, à leur insertion à la rubrique convenable ⁽²⁾ ou à leur signalement sur une fiche-répertoire lorsqu'ils sont trop volumineux.

Rappelés en tant que de besoin dans la présente, ils sont suffisamment utilisés pour ne pas y faire l'objet d'une description spécifique.

  512. D'autres sont des produits de traitement automatisé obtenus à partir des fichiers magnétiques (comptables ou domaniaux) ; ils sont insérés à la rubrique prévue et conservés pendant le temps prescrit, puis éliminés, avec ou sans saisie préalable de leurs éléments principaux dans un document plus synthétique.

Ils sont décrits dans les annexes 5 à 9.

  513. Les derniers consistent en plans, notices, listes et imprimés confectionnés ou tenus à jour spécifiquement, pour répondre à ceux des besoins du dossier d'immeuble qui ne sont pas satisfaits par les précédents.

Leur exploitation est régie par les prescriptions des annexes 3 et 4 ; les imprimés sont conformes aux modèles joints ou à ceux prescrits par les instructions les concernant (ces dernières sont citées à la suite de leur mention, soit dans le texte, soit en renvoi).

  52. Documents obtenus par le service du génie à d'autres sources.

Il s'agit de ceux qui, n'étant pas confectionnés par ses soins, présentent toutefois une certaine utilité à l'accomplissement de ses missions. Les rubriques correspondantes ont été prévues afin que les pièces de l'espèce puissent être classées de façon méthodique et uniforme, chaque fois que le service en est destinataire.

2.3. Adaptation du dossier selon les attributaires des immeubles.

Le dossier décrit par la présente est conçu pour répondre aux missions qu'assume le service du génie dans les immeubles de l'armée de terre ; il prend notamment en considération les responsabilités qui lui incombent en matière de gestion domaniale, d'étude et de réalisation des travaux, ainsi que de contrôle exercé sur l'entretien dû par les occupants.

Les relations avec les autres attributaires ne reposant pas toutes sur un partage strictement comparable des responsabilités, les dossiers ouverts pour les immeubles correspondants devront donc être aménagés en prenant en compte le fait que :

• la gestion domaniale peut n'incomber que partiellement au service ;

• l'organisme occupant peut être déchargé de l'entretien locatif ou, au contraire, se trouver habilité à exécuter en outre, sous contrôle technique du service ou non, des travaux d'adaptation mineure ;

• des documents tenus ordinairement par le génie peuvent, dans ces cas particuliers, prendre origine chez l'attributaire ou les organismes occupants qui relèvent de ce dernier.

3. La description de l'immeuble. sous-dossier n°  1.

3.1. Surveillance du domaine.

Cette rubrique permet de rassembler tous ceux des documents cités ci-après, ouverts au titre de l'immeuble considéré et concourant à la surveillance du domaine :

• copie du plan de bornage s'il existe et extrait du plan cadastral ;

• état détaillé des servitudes exercées au profit et subies au détriment du fonds, complété par les plans qui en matérialisent le contour sur le terrain (champs et stands de tir, polygones d'explosif, polygone d'isolement autour des dépôts de munitions, lignes téléphoniques à longue distance, lignes à très haute tension, zones non aedificandi, servitudes d'aqueduc, présence de carrières souterraines, faisceaux hertziens, réseaux de chaleur concédés, monuments et sites classés, etc.) ;

• procès-verbaux rédigés par les personnels assermentés du service et constatant des empiétements ou autres infractions à l'encontre du domaine militaire ;

• rapports ayant trait aux mêmes problèmes ;

• comptes rendus exceptionnels de visites ne figurant pas au registre de surveillance du domaine militaire ;

• état annuel des occupations précaires du domaine militaire ;

• conventions relatives aux raccordements de voies ferrées ;

• copies de réclamations éventuellement formulées par des tiers ;

• copies des correspondances échangées avec les riverains ;

• dernier procès-verbal (ou extrait) de réunion de la commission de casernement concernant l'immeuble ⁽³⁾⁽⁴⁾ ;

• états descriptifs des lieux dressés lors de leur remise à l'occupant actuel (ou lors de leur restitution au service du génie lorsqu'ils sont inoccupés) ⁽⁵⁾ ; il peut exister des états distincts, tous actuels, en cas de pluralité d'occupation ;

• états des dégradations imputables aux corps et services et aux personnels militaires et civils occupant actuellement les immeubles militaires ⁽⁶⁾, après enregistrement sur le registre correspondant tenu au niveau de la direction des travaux (6) ;

• comptes rendus de visites annuelles des immeubles occupés par des services étrangers au ministère de la défense ⁽⁷⁾.

3.2. Gestion domaniale.

Cette rubrique concerne à la fois des documents existants, des produits de traitement automatisé et des pièces ouvertes spécialement pour le dossier d'immeuble, dont l'énumération est faite ci-après dans l'ordre normal de création, le tri par origine apparaissant dans le tableau qui constitue l'annexe 10 :

• photocopie de la liste des locaux par bâtiment, l'original étant conservé par le secteur ; cet imprimé N° 505-1/21201décrit en annexe 3, ne constitue que l'auxiliaire utilisable à titre facultatif pour la rédaction du suivant ;

• photocopie de l'assiette d'immeuble, du modèle déjà utilisé comme préalable à l'émission des fiches ci-après, l'original étant conservé par le secteur et tenu au crayon ;

• fiches mécanographiques, dites FIM, exemplaires verts, des modèles en vigueur : A 1, A 2, B, C et D ; il s'agit des souches des exemplaires les plus récents de chacune ;

• produit de traitement appelé fiche immobilière, dite FIMO, Tø5 Bø2, remanié comme indiqué en annexe 9 ;

• fiche descriptive complémentaire imprimé N° 505-1/21202 détaillé en annexe 4 ; cette fiche est tenue au crayon et consigne ceux des renseignements immobiliers relatifs aux installations réglementées et particulières mais que la fiche immobilière précitée ne peut fournir actuellement ;

• zone(s) du plan d'occupation des sols (POS) dans laquelle se trouve inclus l'immeuble ainsi que l'extrait du règlement correspondant, avec le coefficient d'occupation des sols (COS) éventuel ;

• monographie historique tenue selon les instructions de l'annexe 2 et consignant les faits saillants de la vie de l'immeuble ; afin de ne pas nécessiter la reprise de la dactylographie « in extenso » à chaque nouvelle addition, cette monographie peut avantageusement être enregistrée sur machine à traitement de texte, une expédition de l'édition la plus récente étant insérée au dossier.

Réunie dans le cadre du système actuel de gestion automatisée du domaine (GAD), cette collection verra sa teneur allégée ou modifiée lorsque le nouveau dispositif du système d'aide à la gestion des ressources immobilières (SAGRI) aura été mis en place dans l'ensemble du service. Les produits « SAGRI » pourront toutefois être intégrés au dossier d'immeuble au fur et à mesure de leur élaboration ; ils se substitueront progressivement aux anciens produits provenant du système de gestion automatisée du domaine (GAD).

3.3. Atlas des bâtiments, réseaux et installations techniques.

Les documents contenus dans cette rubrique ont essentiellement pour support la collection du petit atlas des bâtiments militaires qui est valorisée, conformément aux directives de la notice formant annexe 1, pour en faire un outil plus accompli de connaissance des emprises, bâtiments, réseaux et installations techniques.

4. Les travaux dont l'exécution incombe au service du génie. sous-dossier n°  2.

4.1. Travaux de conservation.

Cette rubrique regroupe divers renseignements ayant trait aux travaux de conservation ⁽⁸⁾ effectués sur l'immeuble. Les documents correspondants sont :

• le programme pluriannuel des grosses réparations, ou plus simplement l'extrait concernant l'immeuble ; ce document peut avantageusement être enregistré et tenu à jour sur machine à traitement de texte ;

• les états récapitulatifs annuels intéressant les cinq dernières années et obtenus à partir de traitements automatisés ⁽⁹⁾ ; avant élimination des produits plus anciens, les renseignements saillants en sont extraits pour être incorporés à la monographie historique, à savoir l'année, la localisation, l'intitulé et le montant des grosses réparations ; l'exploitation de ces états est décrite en annexe 5 ;

• la liste des contrats d'entretien en cours de validité conclus par le service du génie et de leurs avenants éventuels avec indication de leurs dates respectives d'expiration ;

• les copies des contrats eux-mêmes ;

• la liste des contrats d'entretien et/ou d'exploitation des installations de chauffage conclus par le commissariat de l'armée de terre ou par l'exploitant ainsi que de leurs avenants éventuels et de leurs dates respectives d'expiration ;

• les copies de ces mêmes contrats, dans la mesure où il est possible de se les procurer auprès du commissariat de l'armée de terre ou auprès du corps concerné ; comme ceux touchant à l'entretien, ils peuvent aussi être archivés hors du dossier d'immeuble, la liste précisant alors leur lieu de classement ⁽¹⁰⁾.

4.2. Travaux d'adaptation mineure.

Pour les travaux d'adaptation mineure ⁽¹¹⁾, décidés par le commandement, la rubrique comporte :

• les états récapitulatifs annuels intéressant les cinq dernières années et obtenus à partir de traitements automatisés (9) ; l'élimination des produits les plus anciens est précédée par le report, dans la monographie historique, de renseignements touchant les opérations qui présentent un intérêt particulier, quel qu'en soit le montant, ainsi que de toutes celles dont le montant individuel est supérieur à deux fois le seuil des achats sur facture ; l'exploitation de ces états est décrite en annexe 6 ;

• la liste permanente des travaux d'adaptation mineure d'intérêt général qui sont à proposer par le service du génie ; cette liste, qui peut être avantageusement enregistrée sur machine à traitement de texte, est mise à jour par élimination des travaux exécutés et par addition de ceux reconnus nécessaires par le service local au cours de ses visites ou de ceux signalés comme tels à l'issue des inspections.

4.3. Gros travaux d'adaptation.

Pour les gros travaux d'adaptation ⁽¹²⁾ décidés par le commandement, la rubrique comporte :

• le schéma directeur d'infrastructure comprenant, en principe, le plan de masse approuvé et la fiche-programme (ou les documents en tenant lieu lorsque l'immeuble n'est pas attribué à l'armée de terre) ; cet ensemble de documents n'est pas établi systématiquement ;

• les états récapitulatifs annuels intéressant les cinq dernières années et obtenus à partir de traitements automatisés (9) ; avant élimination des produits qui ont cessé d'appartenir à cette période, les renseignements les plus saillants en sont extraits pour être incorporés à la monographie historique, à savoir : l'année, la localisation par bâtiment, l'intitulé et le montant des opérations dont l'estimation ou le coût final dépasse le double du seuil des achats sur facture ; l'exploitation de ces états est décrite en annexe 7.

4.4. Travaux visant à économiser l'énergie.

Pour les travaux destinés spécifiquement à économiser l'énergie, au sein des travaux d'adaptation appartenant aux deux catégories précédentes, une rubrique particulière comporte la fiche « éco-énergie » ouverte pour certains immeubles de l'armée de terre ou le document en tenant lieu ⁽¹³⁾ lorsqu'il a été dressé sur l'ordre du commandement.

4.5. Travaux visant à réduire ou éliminer les pollutions et nuisances.

Pour les travaux destinés spécifiquement à réduire ou éliminer les pollutions au sein des travaux de conservation et d'adaptation (art. 10, 11 et 12), une rubrique particulière fait apparaître par immeuble la liste des travaux exécutés par année sur les voiries et réseaux divers (VRD) et les équipements spéciaux, à savoir :

• systèmes collecteurs ou de traitement des eaux polluées (citerne des eaux acides des locaux batteries, …) ;

• zones des stockage et de distribution des carburants, des combustibles et des produits dangereux ;

• zones « polluantes » (aire de stationnement d'attente des véhicules ou engins devant les ateliers, …) ;

• sources de pollution atmosphérique (cheminées, …) et sonore (bancs d'essais moteurs, …), installations de traitement.

4.6. Ensemble des travaux.

Une rubrique particulière permet de conserver les renseignements communs à toutes les catégories de travaux. Elle comprend :

• le catalogue des ouvrages bénéficiant d'une garantie ou d'une présomption de responsabilité ; cet état, qui est mis périodiquement à jour, est exploité selon les directives de l'annexe 8 ;

• la fiche-répertoire des journaux de chantier ouverts pour l'immeuble ⁽¹⁴⁾ ;

• la chemise-répertoire des croquis d'attachement pris sur l'immeuble (14) et ceux des croquis correspondants qu'il a été décidé d'y conserver ;

• la chemise-répertoire des constats contradictoires établis sur l'immeuble (14) et ceux des constats contradictoires correspondants qu'il a été décidé d'y conserver ;

• la liste-répertoire des études ; y sont notamment signalées, au fur et à mesure, celles des études prescrites formellement par le commandement et ayant donné lieu à une estimation supérieure à une demi-fois le seuil des achats sur facture ; lorsque l'une d'entre elles est suivie d'une réalisation des travaux, l'inscription correspondante est biffée de manière telle qu'elle demeure toutefois lisible.

5. Les travaux incombant aux organismes occupants. sous-dossier n°  3.

5.1. Inspections et visites.

Diverses inspections des organismes occupants ou de l'infrastructure sont faites par le commandement (inspection générale, inspecteurs d'arme ou de service, inspecteur technique des bâtiments et travaux du génie, généraux commandants de région ou majors régionaux).

Les commandants de divisions, les commandants et directeurs du génie des régions militaires, le directeur des travaux du génie et le chef d'arrondissement des travaux du génie effectuent des visites d'immeubles.

Cette rubrique est destinée à conserver :

• les rapports d'inspection de l'année en cours et de l'année écoulée ou, du moins, ceux d'entre eux qui sont communiqués au service du génie, intégralement ou sous forme d'extraits relatifs à l'infrastructure ;

• les extraits des rapports de l'inspecteur technique relatifs à l'immeuble tels qu'ils sont éventuellement communiqués au service local par sa hiérarchie et les comptes rendus des visites d'immeubles effectuées par le service au cours de ces deux mêmes années ;

• les suites données aux uns et aux autres, l'objet de ce classement étant, notamment, de retrouver trace des diverses observations relatives à l'exécution, par les organismes occupants, de leurs obligations locatives.

Les pièces plus anciennes sont retirées du dossier pour être archivées globalement à l'arrondissement des travaux du génie ou pour être détruites, selon le degré de pérennité des renseignements qu'elles contiennent.

5.2. Rapports avec les occupants.

Cette rubrique constitue la mémoire des rapports entre les organismes occupants et le service du génie responsable de la conservation des immeubles ainsi que du contrôle technique de l'exécution des travaux. Elle comprend donc, essentiellement :

• les correspondances échangées à ce sujet avec les commandants des formations occupantes ;

• les observations et constats relatifs à des travaux exécutés par eux :

  • sans l'accord du service ;

  • non conformément aux règles de l'art et de la technique, et de nature à modifier l'état des lieux voire à influer sur la stabilité du gros œuvre.

Les correspondances les plus anciennes obéissent aux règles déjà fixées par l'article 16.

5.3. Programmation et exécution.

Cette rubrique comprend obligatoirement les documents suivants lorsqu'ils sont émis par le service :

• accords ou autorisations donnés de manière circonstanciée à des travaux devant être exécutés par les corps ou services occupants ;

• avis donnés sur les prévisions ou l'exécution des programmes de travaux de ces mêmes organismes ;

• bons de livraison de fournitures ou de matériaux à un corps ou service chargé de leur mise en œuvre ⁽¹⁵⁾.

Elle peut également comprendre ceux des documents qui, dressés par les organismes occupants, sont fournis au service du génie ; ce peut être le cas des programmes pluriannuels et annuels des travaux d'entretien locatif ainsi que du programme des travaux d'infrastructure envisagés par le corps.

Les documents les plus anciens sont retirés du dossier dans les conditions déjà fixées par l'article 16, et, s'il y a lieu, après mise à jour des atlas correspondants lorsqu'il contiennent la description de travaux effectivement exécutés.

6. La securité des personnes et des biens. sous-dossier n°  4.

6.1. Protection contre l'incendie.

Cette rubrique, qui est complétée par les plans de réseaux d'eau et d'installations techniques cités à l'article 9 ci-avant, comporte au moins :

• le ou les plus récemment émis de chacun des documents suivants (il peut y avoir pluralité lorsque l'immeuble fait l'objet de visites partielles) :

  • rapport(s) de visite, en principe biennale, de l'officier supérieur régional de protection contre l'incendie ⁽¹⁶⁾ ;

  • rapport(s) de visite complémentaire de l'officier désigné au sein de la direction des travaux (16) ;

  • procès-verbal (procès-verbaux) de réunion de la commission militaire ou civile de sécurité incendie lorsque l'immeuble constitue, ou contient, un ou plusieurs établissements recevant du public ;

• lorsqu'elles existent et sont communiquées au service, les suites données par le commandement à ces rapports et procès-verbaux (ou les décisions expresses et formelles de passer outre aux remarques et observations qu'ils contiennent) ;

• un plan détaillé des installations de protection et de détection automatiques lorsque l'immeuble en est équipé ;

• la liste des contrats de vérification et/ou d'entretien en vigueur concernant ces mêmes installations, indiquant leur date d'expiration ;

• copie de ces mêmes contrats lorsque le service du génie les possède ou les obtient ; dans le cas où ils sont trop volumineux, ils peuvent faire l'objet d'un classement indépendant, signalé sur la liste précédente ;

• la liste des caractéristiques de certains éléments d'ouvrages intéressant la protection contre l'incendie (fermetures ou parois coupe-feu, peintures intumescentes, revêtements ignifuges, …) ainsi que leur procès-verbaux de classement au feu.

6.2. Installations électriques.

Cette rubrique, qui est complétée par les plans d'atlas des installations électriques cités à l'article 9 ci-avant, comporte au moins :

• le plus récent des procès-verbaux de visite périodique des installations électriques ; dans le cas d'immeubles importants, visités par parties, il peut être inséré simultanément l'ensemble des procès-verbaux adéquats, ceux plus anciens étant archivés par collections à l'arrondissement ;

• dans le cas des immeubles importants, un plan de zonage des risques électriques faisant également apparaître la répartition sectorielle, en tranches annuelles, des visites périodiques à effectuer ;

• la liste du personnel du service du génie ainsi que celle des personnels occupants habilités à procéder à des interventions et vérifications sur les installations de l'immeuble, précisant les dates d'habilitation, de leur renouvellement, de leur péremption et le degré d'habilitation (classe et indice) ;

• la liste-répertoire des études faites pour l'exploitation des procès-verbaux de visite, permettant d'en retrouver facilement le détail dans le classement de l'arrondissement ;

• les suites données à ces études sous forme de travaux de mise en conformité ou les décisions expresses et formelles de passer outre lorsqu'il en existe. En regard des travaux effectués, est inscrite l'indication de la date de leur réalisation ainsi que les références des documents ayant permis cette réalisation ;

• un plan de localisation des éclairages de sécurité.

6.3. Installations diverses soumises à des contrôles techniques.

Cette rubrique vise l'ensemble des installations faisant l'objet de visites périodiques dans le cadre de la réglementation de droit commun applicable au sein du ministère de la défense (sécurité des personnes ou des biens, hygiène, sécurité et conditions du travail, installations existantes destinées à réduire ou éliminer les pollutions) ou de normes spécifiques (sécurité balistique des stands et champs de tir).

A titre indicatif, elle peut donc concerner, entre autres, les installations suivantes :

• transformateurs ;

• ascenseurs, monte-charges et monte-plats ;

• appareils de manutention et de levage d'infrastructure ;

• ponts élévateurs pour l'entretien des véhicules ;

• appareils à pression de gaz faisant partie de l'état des lieux ⁽¹⁷⁾ ;

• dépôts d'hydrocarbures et stations de distribution de carburants ;

• bassins de natation et piscines ;

• protection contre la foudre ;

• parcours d'entraînement équipés d'obstacles ;

• tours d'initiation au saut en parachute ;

• convoyeurs de tours de séchage de parachutes ;

• bancs d'essais de moteurs ;

• cheminées ;

• cuves à carburant ;

• champs de tir ;

• stands de tir.

Pour chacune des installations concernées, une chemise particulière contient au moins :

• le plus récent procès-verbal de visite, les autres étant classés à l'arrondissement des travaux du génie ;

• les suites données sous forme d'études et de travaux ou, lorsqu'elles existent, les décisions expresses et formelles de passer outre aux observations et remarques contenues dans les procès-verbaux ;

• la fiche de recensement des caractéristiques des transformateurs ;

• le contrat de vérification et d'entretien.

6.4. Installations classées pour la protection de l'environnement.

Cette rubrique comporte au moins :

• la copie du récépissé de déclaration ou de l'arrêté d'autorisation ;

• le plan de zonage ;

• le plus récent procès-verbal de visite, les autres étant classés à l'arrondissement des travaux du génie ;

• les suites données sous forme d'études et de travaux ou, lorsqu'elles existent, les décisions expresses et formelles de passer outre aux observations et remarques contenues dans les procès-verbaux ;

• la date de la dernière épreuve ainsi que les résultats de cette dernière ;

• la date de la prochaine épreuve.

6.5. Installations de sécurité.

Sous réserve de respecter les prescriptions des articles 2, dernier alinéa et 28.2, cette rubrique peut, le cas échéant, comprendre des documents divers (plans, etc.), concernant :

• la protection contre l'intrusion ;

• la protection des armureries et des zones sensibles ;

• les renvois d'alarmes.

7. Les renseignements divers. sous-dossier n°  5.

7.1. Renseignements divers, observations et remarques.

Cette rubrique est destinée à conserver les documents, de quelque nature qu'ils soient, contenant :

• diverses remarques du directeur des travaux du génie et du chef d'arrondissement des travaux du génie concernant le devenir de l'immeuble et le suivi des travaux (par exemple : caractère expérimental, enseignements à tirer pour une opération analogue) ;

• les observations des autorités dont relèvent les organismes occupants ou des chefs de ces organismes, ayant trait aux mêmes sujets (par exemple : enseignements pratiques tirés du déroulement d'une opération par l'officier, ou le fonctionnaire, désigné en qualité de coordonnateur de projet).

Sur les directives du commandant et directeur du génie de la région militaire ou du directeur des travaux du génie, divers renseignements particuliers, non prévus par le tableau général de composition, peuvent être insérés dans cette rubrique ; il sera cependant pris le plus grand soin à ne pas diminuer, ce faisant, les caractères de commodité et de maniabilité qui constituent l'intérêt premier du dossier d'immeuble.

7.2. Logements familiaux.

Dans le cas où l'immeuble est composé, en tout ou partie, de logements familiaux pour cadres mariés, cette rubrique comprend :

• le plus récent procès-verbal de la commission de garnison des logements, ou le repère de son classement lorsque plusieurs immeubles sont concernés ;

• le cas échéant, les correspondances échangées avec la société nationale immobilière en matière de travaux dans les logements ;

• en tant que de besoin, la liste-répertoire permettant d'identifier et de retrouver dans le classement particulier de l'arrondissement des travaux du génie les études effectuées en vue de la rénovation ou de la réhabilitation de logements.

8. Les modalités de tenue des dossiers.

8.1. Nombre d'exemplaires.

Le dossier concernant un immeuble est établi en un seul exemplaire conservé au siège de l'arrondissement des travaux du génie et à la libre disposition des chefs de secteurs.

A titre tout à fait exceptionnel, le dédoublement, total ou partiel, du dossier peut être admis au seul profit d'un secteur très isolé, l'unicité du document étant, en règle générale, la meilleure garantie de fiabilité des renseignements qu'il contient.

8.2. Processus de création.

  27.1. Rôle du directeur des travaux du génie.

A partir des directives générales données par les chapitres précédents, du modèle normalisé diffusé à chaque direction des travaux du génie et du fonds de documentation que constituent les archives permanentes, le directeur des travaux du génie arrête les détails du dossier-type qui sera tenu dans sa formation, en ayant le souci de minimiser le travail matériel que nécessite l'adaptation des ressources existantes.

Dans le cadre des objectifs qui lui sont assignés dans le temps, globalement par attributaire ou par type d'installations, il fixe à chacun de ses chefs d'arrondissement des travaux du génie l'ordre des réalisations en statuant, si nécessaire, sur les cas particuliers prévus par l'article 3 précédent. Il prescrit simultanément aux services technique et administratif de la portion centrale de sa direction d'ouvrir ou de reproduire les documents qui leur incombent et qui constituent l'ébauche du dossier ; la liste de ces derniers, qui dépend de l'organisation locale, doit être également arrêtée par ses soins.

  27.2. Rôle du chef d'arrondissement des travaux du génie.

Au reçu des instructions données par le directeur des travaux du génie, il entreprend la confection des pièces qui incombent en totalité à son arrondissement en faisant appel :

• aux moyens de ses secteurs pour procéder aux relevés nécessaires sur le terrain ;

• aux ressources organiques de son arrondissement (secrétariat, comptabilité, dessin) pour exploiter les renseignements d'archives et mettre en forme les résultats.

Lorsque l'ébauche confectionnée par la direction des travaux du génie sur la base du modèle normalisé lui est adressée, il la complète si nécessaire par les éléments en sa possession et lui adjoint la partie réalisée par l'arrondissement des travaux du génie, pour former le dossier d'immeuble proprement dit.

8.3. Consignes pour la tenue.

  28.1. Normes de présentation.

A l'exception des plans, imprimés et produits de traitement automatisé créés ou modifiés par la présente instruction, il est délibérément prévu de ne pas fixer de norme générale de présentation des documents afin de ne pas imposer l'utilisation des moyens de secrétariat et de dessin à des modifications purement formelles des divers supports documentaires existant dans le service.

  28.2. Documents classifiés.

Afin de ne pas nécessiter de précautions particulières d'accès et d'emploi, aucun dossier d'immeuble ne doit comporter de documents classifiés.

Il appartient au directeur des travaux dans le cadre des attributions précisées au paragraphe 27.1, 2e alinéa, de statuer cas par cas pour maintenir ou éliminer les documents insérés dans le dossier d'immeuble en respectant les règles en vigueur de conservation des documents classifiés. Il est conseillé de regrouper tous les documents classifiés d'immeuble dans des dossiers séparés enfermés dans l'armoire de sécurité du chef d'arrondissement.

  28.3. Tenue à jour.

Lorsque le dossier a été ouvert, sa tenue à jour incombe à l'arrondissement des travaux du génie qui continue à faire appel à la fois à ses moyens organiques de collecte des renseignements sur le terrain et à ceux de la direction des travaux du génie. Une fiche navette peut avantageusement permettre de s'assurer à intervalles réguliers que les documents fournis par ces derniers sont toujours d'actualité, notamment dans le cas des arrondissements des travaux du génie éloignés.

  28.4. Vie du dossier.

Afin de préserver sa maniabilité et sa fiabilité, le dossier d'immeuble comporte des documents périodiques dont il n'est conservé que la ou les éditions les plus récentes.

Selon le cas, les exemplaires qui en sont retirés :

• rejoignent leur place définitive dans des collections spécifiques tenues à l'arrondissement des travaux du génie (procès-verbaux de visite des installations électriques, par exemple) ;

• font l'objet d'un report sélectif dans une rubrique plus synthétique (états récapitulatifs de travaux résumés dans une monographie historique) au bout du temps de conservation prescrit ;

• sont purement et simplement remplacés par la nouvelle édition, et donc détruits (catalogue des ouvrages placés sous garantie).

8.4. Conservation.

Composé de pièces durables ou renouvelées, le dossier d'immeuble est un document permanent de l'arrondissement des travaux du génie. Il peut être consulté sur place, communiqué pour une courte durée aux diverses autorités du service ou faire l'objet de reproductions fragmentaires (en vue d'un travail donné ou de la préparation d'une inspection) sans que le principe de son unicité, fixé à l'article 26 ci-avant, puisse pour autant être transgressé.

Lorsqu'un immeuble cesse d'être affecté au ministère de la défense (changement d'affectation définitif, aliénation), le dossier d'immeuble suit le sort assigné par instruction particulière aux archives intermédiaires devenant sans emploi pour le service du génie.

8.5. Visas hiérarchiques.

Le chef d'arrondissement des travaux du génie vise les dossiers d'immeuble au moins une fois par an.

Le directeur des travaux du génie appose son visa sur les dossiers chaque fois qu'il l'estime nécessaire, la présentation ayant lieu en principe sur place lors de ses visites dans les arrondissements des travaux du génie.