CIRCULAIRE du ministre délégué auprès du ministre de l'économie, des finances et de la privatisation chargé du budget, relative à la modernisation des formules de virement des dépenses publiques. (Radié du BOEM 410).
Du 25 juin 1987NOR B U D R 8 7 0 3 0 8 2 C
1. Généralités.
En application du décret 65-97 du 04 février 1965 (1) modifié relatif aux modes et aux procédures de règlement des dépenses des organismes publics, le virement est le mode de règlement de droit commun des dépenses publiques.
Les virements peuvent s'effectuer soit par transfert de supports magnétiques, dans la mesure où l'équipement des services ordonnateurs et comptables le permet, soit au moyen d'un imprimé « Ordre de virement-avis de crédit » (virement sur formule).
La contexture de ce dernier document, inchangé depuis plus de vingt ans, est apparue inadaptée aux techniques modernes de gestion, notamment informatiques, et génératrice de coûts importants.
C'est la raison pour laquelle, parallèlement au développement des virements magnétiques, une réforme des virements sur formule a été entreprise en liaison avec la banque de France, la profession bancaire et le secrétariat d'Etat chargé des postes et télécommunications.
De nouveaux documents ont été expérimentés depuis le mois de décembre 1986 dans certaines administrations et ont donné satisfaction. Il convient maintenant de les mettre en œuvre dans l'ensemble des services de l'Etat et des établissements publics nationaux.
La présente circulaire a pour objet de porter le contenu de cette réforme à la connaissance des ordonnateurs et des comptables.
2. Objet et portée de la réforme.
La réforme des documents de virement répond à trois objectifs principaux :
moderniser la contexture des documents pour les adapter aux techniques informatiques et bureautiques ;
rationaliser le traitement des virements par les organismes financiers, en normalisant les informations portées sur les formules, afin de permettre leur saisie sur support magnétique ;
assurer l'information des créanciers des organismes publics sur l'objet des paiements qu'ils reçoivent.
L'adaptation aux normes et aux procédures spécifiques à chaque réseau financier, bancaire ou postal, a conduit à la création de deux documents distincts décrits en annexes nos 1 et 2. Ces deux documents ont été déposés à l'imprimerie nationale :
un ordre de virement conforme aux normes interbancaires pour le réseau des banques. Modèle N. 3.1 (imprimé N° 410*/37 joint) ;
un ordre de virement avec avis de crédit pour le réseau des centres de chèques postaux. Modèle N. 3.2 (imprimé N° 410*/38 joint).
Cette dualité facilitera l'intégration des opérations dans les chaînes de saisie et le traitement automatisé propres à chaque réseau financier.
Comme l'a démontré l'expérimentation menée dans plusieurs administrations, il ne devrait pas en résulter de problèmes majeurs pour les services ordonnateurs, dans la mesure où les modes de règlement font déjà l'objet d'un traitement différencié pour leur présentation aux comptables du Trésor puis à la banque de France ou aux centres de chèques postaux.
Il est précisé, toutefois, que le document « Ordre de virement » est accepté par le ministère des P. et T. sous réserve du respect de certaines conditions exposées dans l'annexe no 1.
Afin d'harmoniser les remises de virements aux différents organismes, le bordereau des règlements à effectuer a été simplifié dans sa présentation. Il doit être désormais produit par les ordonnateurs ou par les comptables selon le cas, quel que soit le nombre de formules inscrites sur le bordereau. Ce document est décrit en annexe no 3 et comporte les références : « Modèle N. 6 ».
3. L'information des créanciers.
L'amélioration de l'information des créanciers, et notamment des entreprises prestataires de services ou fournisseurs de collectivités publiques, est un aspect essentiel de la présente réforme.
Les centres de chèques postaux continueront, comme par le passé, à transmettre les avis de crédit aux créanciers.
Les banques, qui, pour la plupart, ont cessé d'adresser ce document, se sont engagées à restituer désormais à leurs clients, sur les avis d'opération ou les relevés de compte, les informations figurant sur l'ordre de virement :
le donneur d'ordre sur vingt-quatre caractères ;
le motif de l'opération (objet de la dépense) sur trente et un caractères.
Vous voudrez bien demander à vos services de veiller à ce que figurent, dans la zone « Motif », de manière abrégée si nécessaire, mais significative, les seules informations utiles à l'identification précise de la dépense pour le créancier, à l'exclusion de toute donnée purement administrative (par exemple : pour un règlement à une entreprise, le code client, le numéro de la facture ou la référence souhaitée par le fournisseur pour identifier de manière certaine l'objet du virement porté à son compte). S'agissant de fournisseurs habituels ou de titulaires de marchés publics, la nature et la formulation des références à porter dans cette zone pourraient être déterminées d'un commun accord entre ceux-ci et l'administration contractante.
J'attache une importance particulière au respect de ces prescriptions qui devraient faciliter les rapports entre l'administration et le public, et notamment les entreprises.
4. Mise en service des nouveaux imprimés.
L'utilisation des nouveaux imprimés sera obligatoire pour l'ensemble des virements sur formule effectués par l'Etat (ordonnateurs principaux et secondaires) et les établissements publics nationaux à compter du 1er janvier 1988.
Les conditions d'une éventuelle extension aux collectivités décentralisées feront l'objet de dispositions particulières en concertation avec les instances représentatives de ces collectivités.
Toutefois, les services de l'Etat ou les collectivités décentralisées qui le souhaitent peuvent utiliser les nouveaux imprimés dès leur mise à disposition par l'imprimerie nationale, qui devrait être effective au 1er octobre 1987.
Pour le ministre et par délégation :
Le directeur du cabinet,
D. BOUTON.
Annexes
ANNEXE N°1. L'ordre de virement (document bancaire)
1 Le format.
Le nouveau document respecte très exactement le grammage et les dimensions du virement interbancaire, c'est-à-dire :
longueur : 208 millimètres ;
hauteur : 101,6 millimètres ;
grammage : 60 grammes par mètre carré minimum.
2 La définition.
L'ordre de virement est un mode de règlement qui doit être établi, soit par l'ordonnateur soit par le comptable, selon les cas, et est transmis par le comptable après examen de la dépense, à la banque de France. Le virement est ensuite traité par la banque concernée pour porter la somme en cause au crédit du compte du bénéficiaire.
3 Les principales caractéristiques.
Le nouveau document ne comprend qu'un seul volet, de couleur bleu pâle. Il se distingue ainsi, nettement, de l'avis de crédit-ordre de virement postal.
Seules les informations indispensables à la saisie par les banques et celles qui seront restituées aux bénéficiaires (donneur d'ordre, motif de l'opération) apparaissent désormais sur l'ordre de virement.
La contexture des informations sur le nouveau document est conforme aux normes interbancaires appliquées sur les autres supports d'information, notamment magnétiques, ce qui facilitera ultérieurement le passage à ces nouveaux supports.
Afin que les nouveaux documents de virement soient désormais correctement établis, il convient que les ordonnateurs invitent dès à présent les créanciers à leur fournir systématiquement un RIB ou un RIP (dans le cas du virement postal).
4 Le contenu des différentes rubriques du document.
a)
Zone no 1 : établissement ordonnateur :
Contenu du cartouche : cette zone correspond à l'intitulé du compte débité figurant sur l'ancien document « Avis de crédit-ordre de virement » ; elle figure sur deux lignes.
Virement bancaire :
Première ligne : indiquer la mention « Banque de France », suivie du nom de la localité ;
Deuxième ligne : mentionner le nom du comptable remettant, le trésorier-payeur général pour les dépenses d'Etat.
Exemple : banque de France, Paris, payeur général du Trésor.
b)
Zone no 2 : motif de l'opération :
Cette zone correspond à l'objet de la dépense. L'attention des ordonnateurs est tout particulièrement appelée sur le soin qu'il convient d'apporter aux indications portées dans cette zone, dans la mesure où cette information sera restituée sur le relevé de compte transmis aux créanciers par les banques.
La rédaction du cartouche « Motif de l'opération » doit être significative pour les créanciers et un effort de synthèse devra être fait par les ordonnateurs, compte tenu du nombre de caractères disponibles.
La zone offerte aux ordonnateurs pour rédiger le motif de l'opération présente les caractéristiques suivantes :
Le cartouche prévu à cet effet comprend trente et un caractères ; au-delà de ces trente et un caractère l'information ne sera pas, sauf exception, restituée sur le relevé de compte.
Il est indiqué, toutefois, que le document « Ordre de virement », qui est normalement le document bancaire, peut être utilisé pour les virements postaux à la condition impérative de limiter à vingt caractères l'information contenue dans la zone « Motif » et étant précisé que, dans ces conditions, les CCP n'adresseront plus le volet « Avis de crédit » aux créanciers, mais restitueront, comme les banques, les informations figurant sur l'ordre de virement.
c)
Zone no 3 : le donneur d'ordre :
L'information relative au donneur d'ordre doit être portée en vingt-quatre caractères maximum dans le cartouche prévu à cet effet et sera restitué par les organismes bancaires sur le relevé de compte adressé aux créanciers ou sur tout autre document.
Cette zone permettra d'identifier l'expéditeur du virement et devra être significative tant pour le créancier que pour faciliter les recherches ultérieures.
Aussi a-t-il été décidé de retenir trois natures d'informations à porter dans ce cartouche et qui comportent les caractéristiques suivantes :
nom du ministère ordonnateur sur treize positions (nom significatif pour le créancier) ;
numéro minéralogique du département sur trois positions maximum ;
numéro du mandat ou de l'ordonnance de paiement sur six positions.
Pour la première zone, il y a lieu d'indiquer l'ordonnateur lorsque plusieurs interviennent sur le même ministère :
Exemples : Agriculture, 018-M 2432 ; Finances, DGI, 089-M 1854.
d)
Zone no 4 : la domiciliation bancaire :
Cette information doit être portée en vingt-quatre caractères maximum et correspondre aux références de l'établissement tenant le compte du bénéficiaire, c'est-à-dire le nom abrégé de l'établissement, la localité et le guichet.
e)
Zone no 5 : le compte à créditer :
L'identification du compte à créditer est sur vingt-trois caractères et se décompose en quatre blocs d'information :
code établissement : cinq chiffres ;
code guichet : cinq chiffres ;
numéro du compte à créditer : onze caractères maximum, cadrés à droite, sans ajouter de zéros si ce numéro est inférieur à onze caractères ;
clé RIB : deux chiffres.
Ces différentes mentions reprennent les informations portées sur le RIB qui devra être désormais fourni aux administrations.
f)
Zone no 6 : le bénéficiaire :
L'information relative aux nom, prénom ou raison sociale du titulaire du compte doit être portée sur une ligne de vingt-quatre caractères, telle qu'elle apparaît sur le RIB.
L'adresse n'a pas à être portée dans cette zone.
g)
Zone no 7 : la date :
Cette information, portée sur huit caractères (JJ MM AA), ne sera pas restituée sur le relevé de compte transmis aux bénéficiaires.
h)
Zone no 8 : le montant :
La zone relative au montant se présente sur douze caractères, centimes compris.
Naturellement, les virements supérieurs à douze caractères seront acceptés, mais ils devront faire l'objet d'une présentation séparée.
Pour des raisons de sécurité, l'attention des ordonnateurs est attirée sur le respect des règles suivantes :
les francs et les centimes doivent être séparés par une virgule, apposée sous le trait vertical pré-imprimé dans le cartouche « montant » ;
il convient de ne pas séparer les chiffres par bloc de trois ;
dans l'hypothèse où le montant ne recouvre pas l'intégralité du cartouche, il convient d'apposer des astérisques à partir de la limite gauche du cartouche jusqu'au premier chiffre du montant : exemple, ce qu'il ne faut pas faire : « 524 232,02 », ce qu'il faut faire : « ****524 232,02 ».
ANNEXE N° 2. L'avis de crédit - ordre de virement(document postal).
1 Le format.
Le document destiné aux virements postaux se présente selon les mêmes dimensions que le document utilisé pour les virements bancaires, c'est-à-dire :
longueur : 208 mm ;
hauteur : 101,6 mm.
Le grammage est cependant différent, il doit être de 95 grammes par mètre carré.
Le papier utilisé doit être amagnétique et conforme à la norme Afnor Q 14004 de décembre 1981 « Caractéristiques du papier pour impression en caractères magnétiques ».
2 La définition.
L'avis de crédit-ordre de virement est un mode de règlement qui doit être établi soit par l'ordonnateur, soit par le comptable, selon les cas et est transmis par le comptable, après examen de la dépense, à l'administration des PTT pour permettre de porter la somme au crédit du compte du bénéficiaire.
3 Les principales caractéristiques.
Le nouveau document se compose de deux volets servis à plat :
l'ordre de virement permet la saisie des informations par le centre des CCP ;
l'avis de crédit est transmis comme par le passé par les PTT au bénéficiaire pour son information lui permettant d'identifier l'origine et la nature de la somme portée sur son compte.
Le nouveau document postal est de couleur blanche et ses deux volets sont d'inégales dimensions :
l'avis de crédit : 108 mm, à gauche du document ;
l'ordre de virement : 100 mm, à droite du document.
Les deux volets sont séparés verticalement entre eux par une perforation qui pour résister à la tension exercée par les machines des CCP doit se présenter avec un pas de 1 sur 1. La qualité de cette perforation doit être respectée pour permettre une bonne manipulation du document.
Par ailleurs, il est précisé que l'impression sur le document ne commence qu'à 5 mm à partir de la gauche du volet « Avis de crédit » et se termine à 5 mm à droite avant la fin du volet « Ordre de virement ». Des traits verticaux matérialisent les limites de l'impression.
De plus, en bas du document et sur les deux volets, une zone de 15 mm, séparée du reste du document par un trait horizontal, doit être laissée libre pour permettre le marquage magnétique par l'administration des PTT.
Enfin, et d'une manière générale, le document comprend cinq natures d'informations qui sont matérialisées horizontalement par des traits séparateurs. Les cinq informations figurent sur l'« Avis de crédit » et seulement les deux dernières ainsi que le montant sur le volet « Ordre de virement » :
l'expéditeur du virement, le montant ;
les références du mandatement ;
l'objet de la dépense, les oppositions ;
le compte débité ;
le compte crédité.
4 Les différentes rubriques du document.
a)
Le volet « Avis de crédit ».
Cinq natures d'informations peuvent être distinguées :
Tout d'abord, le montant du virement et l'expéditeur :
le montant : il doit être porté entre les deux traits verticaux situés à droite de « BPF ». Le dernier chiffre ne doit pas être accollé au pointillé qui sépare les deux volets. Le montant peut se présenter sur douze chiffres, centimes compris. Les francs et les centimes sont séparés par une virgule et les différents chiffres ne doivent pas être espacés par blocs de trois. Enfin, il convient, comme pour le montant, inscrit sur l'ordre de virement bancaire, de porter des astérisques de protection sur la gauche du montant (cf. ANNEXE N°1) ;
l'expéditeur : les mentions « Ministère », « Ordonnateur » et « Département » peuvent être inscrites sur trente-cinq caractères maximum (une ligne pour chaque information). Ces informations doivent être portées en clair et être significatives pour le créancier comme il a été précisé pour l'ordre de virement (ch. annexe no 1).
Les références du mandatement : seules deux informations ont été conservées, la date d'émission du mandat et le numéro du mandat. Ces indications sont naturellement conformes à celles portées sur le mandat.
L'objet de la dépense et les oppositions :
objet : trois lignes sont prévues. Sur la première ligne (trente-deux caractères) il convient d'indiquer le montant des intérêts moratoires lorsqu'ils existent, après les mentions « dont IM ». Sur les deux autres lignes (2 × 39 caractères) ou sur les trois lignes s'il n'y a pas d'intérêts moratoires pour la dépense concernée, l'ordonnateur doit indiquer l'objet de la dépense de manière significative pour le créancier. Le total de la zone est donc de cent dix caractères maximum ;
oppositions : cette information n'a pas à être servie par les ordonnateurs.
Le compte débité : ces informations doivent être portées sur deux lignes :
la première pour le numéro du CCP et le nom du centre ;
la seconde pour la désignation du comptable.
Le compte crédité : cette information est également portée sur deux lignes :
la première pour le numéro du compte et le nom du centre ;
la seconde pour le nom du bénéficiaire.
Pour les CCP, le numéro de compte se présente avec sept chiffres maximum avec en plus une lettre. Ces indications figurent sur le RIP. Exemple : CCP 14 697 15 P Clermont-Ferrand.
Les nom et prénom du bénéficiaire ou raison sociale peuvent apparaître sur vingt-sept caractères.
b)
Le volet « Ordre de virement ».
Les trois informations portées sur ce volet, à savoir le montant, le compte débité et le compte crédité, présentent les mêmes caractéristiques que celles inscrites sur le volet « Avis de crédit » et décrites ci-dessus.
ANNEXE N° 3. Le bordereau des règleemnts à effectuer. (1)
410*/37 ORDRE DE VIREMENT.
410*/38 ORDRE DE VIREMENT
1 Les formats.
Deux hauteurs possibles ont été retenues pour l'imprimé type réglementaire en fonction de l'importance du nombre de règlements à inscrire par l'ordonnateur ou par le comptable. Le choix entre les deux documents est laissé, naturellement, à l'appréciation de ces derniers.
Les dimensions de cet imprimé peuvent être :
soit : longueur, 21 cm, hauteur, 43,2 cm ;
soit : longueur, 21 cm, hauteur, 29,7 cm.
2 La définition du document.
Ce document est établi par mode de règlement et regroupe de 1 à N créanciers. Il facilite le contrôle avant le règlement et, ensuite, est adressé aux différents organismes chargés de porter les sommes au compte des intéressés.
Le bordereau des règlements à effectuer (BRE) est établi soit par l'ordonnateur, soit par le comptable, selon les cas, même lorsqu'il n'existe qu'un seul créancier pour lequel un mode de règlement est édité.
Les différents modes de règlement sont les suivants :
virement bancaire sur la place ;
virement bancaire hors la place ;
virement postal interne ;
virement postal externe ;
virement caisse d'épargne ordinaire par comptable teneur du compte de la caisse d'épargne bénéficiaire ;
virement caisse nationale d'épargne par bureau de poste teneur de compte ;
virement chez un comptable du Trésor d'un même département ;
virement chez un comptable du Trésor de département autre que celui du comptable assignataire ;
chèque sur le Trésor ;
ordre de paiement ;
mandat-carte.
3 Les principales caractéristiques du document.
a)
Contenu
L'économie générale du document.
Le document comporte trois parties :
la partie supérieure permet d'identifier le document (le mode de règlement concerné) et l'expéditeur ;
la partie centrale énonce les informations propres aux créanciers et aux montants payés ;
la partie inférieure concerne le destinataire du document.
Contenu
La partie supérieure du document :
à droite du titre : il convient d'inscrire le mode de règlement, étant précisé qu'un seul doit être concerné par BRE (cf. liste ci-dessus) ;
à gauche : les informations relatives à l'expéditeur (ministère, ordonnateur et département) et au comptable assignataire doivent être portées en clair. En fonction de l'importance du libellé, chaque information peut figurer, le cas échéant, sur deux lignes, soit, au total, 100 caractères (2 × 50) ;
à droite :
Colonne no 1, « Numéro du bordereau » : sur six caractères maximum, ce numéro est chronologique par année de gestion, code ministère, ordonnateur, comptable et par mode de règlement ;
Colonne no 2, « Numéro du feuillet » : numéro de 1 à N.
b)
Contenu
Les différences par rapport à l'ancien document.
Pour un mode de règlement donné :
quel que soit le nombre de règlements, le BRE devra toujours être établi soit par l'ordonnateur et joint à l'appui du dossier de mandatement adressé au comptable assignataire, soit par le comptable. Le seuil de vingt règlements prévu par l' instruction du 18 septembre 1961 est abrogé ;
seules les informations concernant les organismes chargés d'assurer le règlement de la dépense y figurent. Les informations relatives aux retenues et oppositions ont été supprimées, dans la mesure où elles n'ont pas à être communiquées aux banques et aux CCP. De même, seul le net à payer est significatif pour l'organisme financier, ce qui a conduit à supprimer la colonne « Somme mandatée ». Enfin, la colonne « Observations » ne figure plus sur le nouveau document.
Contenu
La partie centrale du document :
Colonne no 3, « No » : ce numéro, sur cinq caractères maximum, de 1 à N, est attribué par créancier inscrit sur le BRE et permet de déterminer le nombre de créanciers portés sur le document ;
Colonne no 4, « Nom, prénom du créancier » : l'information portée dans cette colonne doit être identique à celle figurant sur le mandat et non à celle portée sur le mode de règlement (avis de crédit-ordre de virement ou ordre de virement), notamment en ce qui concerne les personnes morales : le libellé doit, en effet, être complet pour permettre aux comptables d'exécuter les oppositions qui leur sont notifiées.
L'attention des ordonnateurs est tout particulièrement attirée sur ce point, essentiel à une bonne exécution de la dépense publique.
Colonne no 5, « Compte à créditer » :
pour les virements, l'information est indiquée sur deux lignes ;
pour les autres modes de règlement (chèque sur le Trésor, ordre de paiement), il convient de porter le numéro du document concerné.
Colonne no 6, « Net à payer » : cette zone est servie par l'ordonnateur et correspond au montant revenant au créancier. Elle peut être modifiée par le comptable assignataire, après exécution d'oppositions, qui établit alors un nouveau BRE. Cette somme peut comprendre jusqu'à vingt caractères, centimes compris ;
Colonne no 7, « Total ou à reporter » : le report est effectué sur chaque feuille lorsque le document comprend plus d'un feuillet. Le total apparaît sur le dernier feuillet ou sur le feuillet unique. Ces informations sont servies par l'ordonnateur et éventuellement peuvent être modifiées par le comptable ; elles correspondent à la totalisation des sommes portées en colonne no 6 ;
4 Les différentes rubriques du document.
c)
La partie inférieure du document :
à gauche : l'identification du destinataire du règlement est fonction de la nature du mode de règlement concerné par le bordereau. Il peut s'agir d'un centre de chèques postaux, de la banque de… (en précisant la localisation) ou, enfin, d'une trésorerie générale ;
à droite : cette zone est servie par le comptable et s'adresse aux organismes chargés d'assurer le règlement des sommes portées sur le BRE.