1.

L'instruction n^o 500/DEF/C/30 de 1987 relative aux déplacements hors de la France métropolitaine ayant été abrogée par l'instruction n^o 44000/DEF/C/30 du 23 décembre 1987 (BOC, p. 148), il convient de définir la procédure particulière devant être appliquée pour les missions à destination de l'étranger, dont les dépenses sont imputées sur les crédits ⁽²⁾ gérés par la direction des services financiers — bureau administratif de la sous-direction des affaires générales et internationales.

2.

La présente instruction ne concerne que les missions à l'étranger imputables sur les crédits de la section commune, à l'exclusion des missions effectuées par le contrôle général des armées.

Il est souligné qu'actuellement les modalités de décompte de frais de missions temporaires à l'étranger sont régies pour le personnel civil par le décret 86-416 du 12 mars 1986 (BOC, p. 2684) et pour le personnel militaire par le décret 50-93 du 20 janvier 1950 (BO/G, p. 190 ; BO/M, p. 223 ; BOR/M, p. 25 ; BO/A, p. 308).

3.

Le dossier de mission à l'étranger, qui ouvre droit à l'allocation de devises étrangères, est constitué par une liasse de documents, du modèle donné en annexe I, regroupant :

• l'ordre de mission ;

• le mémoire de frais de mission ;

• la fiche d'allocation de devises ;

• la fiche justificative du montant de l'engagement,

  ainsi qu'une déclaration de perception de devises (modèle en annexe II).

Lorsque les conditions d'exécution de la mission n'ont pas été conformes à l'engagement, il est établi au retour un dossier complémentaire du modèle donné en annexe III.

Le mode d'utilisation de ces deux imprimés sera rappelé dans une circulaire d'application.

4.

Les niveaux de signatures des dossiers de mission sont précisés dans l'instruction n^o 44000/DEF/C/30 du 23 décembre 1987.

Pour les déplacements à l'étranger, le système de la liasse permettant de grouper en un seul document l'ordre de mission et le dossier financier, une seule signature, portée au bas de l'ordre de mission, est exigée.

Les autorités habilitées à signer les dossiers de mission sont autorisées à désigner des suppléants pouvant signer en cas d'absence ou d'empêchement des titulaires.

Les noms et qualités des autorités ainsi habilitées sont communiqués au cabinet du ministre, au contrôleur financier et à la direction des services financiers.

5.

Toutes les missions entrant dans le champ d'application de la présente instruction sont soumises au visa préalable du contrôleur financier près le ministère de la défense, qui en outre, pour les missions à l'étranger, délivre le « vu pour autorisation d'engagement de dépenses à l'étranger » permettant d'obtenir une allocation en devises étrangères, soit auprès de la banque de France, avant le départ, soit auprès d'un payeur à l'étranger, au cours de la mission.

Les dossiers de mission, assortis de l'accord préalable, doivent être déposés au service du contrôleur financier au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue pour le départ en mission.

6.

De manière à assurer la liquidation des dossiers dans les meilleures conditions, les personnels au retour de mission doivent compléter le mémoire de frais de mission en s'adressant au bureau des missions dont ils relèvent, même si les avances perçues paraissent couvrir le montant estimé de l'allocation devant être servie au missionnaire. En effet, en l'absence de présentation de mémoire de frais exposés, la mission ne peut être considérée que comme annulée et la réglementation contraint, dans ce cas, la direction des services financiers à émettre un titre de perception à l'encontre de l'agent pour la totalité des sommes éventuellement perçues à titre d'avances.

7.

Dans un délai minimum de cinq jours suivant la date de son retour, le missionnaire remet un dossier complet, signé, accompagné d'un relevé d'identité bancaire et, éventuellement des pièces justificatives prescrites, à son bureau des missions. Ce dernier, après vérification des documents, doit les transmettre dans les cinq jours à la direction des services financiers ⁽³⁾ aux fins de liquidation.

Les bureaux des missions informent, le cas échéant, la direction des services financiers des motifs qui retardent la transmission d'un dossier dans les délais fixés.

Il est rappelé que le montant des dépenses liées à des dossiers de missions qui n'ont pu être liquidées sur une gestion donnée s'impute, l'année suivante, sur les crédits accordés à l'état-major ou à la direction ayant commandé la mission.

8.

La présente instruction est applicable à compter du 1er janvier 1988.