CIRCULAIRE N° 22000/DEF/GEND/LOG/ADM relative à la comptabilité automatisée des deniers dans la gendarmerie.
Du 04 août 1988NOR D E F G 8 8 5 6 0 4 1 C
1.
1.1. GENERALITES.
1.1.1. Objet et champ d'application de la circulaire.
La présente circulaire a pour objet de définir les modalités d'application, aux corps de gendarmerie, des dispositions réglementaires relatives à la comptabilité des deniers.
Elle ne traite pas des procédures comptables propres à l'administration centrale (DGGN-DSF).
Elle s'applique intégralement en temps de paix à tous les corps de gendarmerie, dès lors qu'ils disposent de moyens automatisés de traitement de l'information. Les modèles d'imprimés servant à la comptabilité et la manière de les utiliser figurent en annexes.
Elle s'applique également aux corps de gendarmerie ne disposant pas de moyens automatisés de traitement de l'information, sauf pour ce qui concerne les dispositions des paragraphes 82 à 86, 101 et 102, de l'article 24 et des annexes II à V et VIII. Ces corps font application, aux lieu et place, des dispositions de l'instruction no 1000/DN/GEND/BS/BDG du 8 janvier 1973 (n.i. BO). Les dispositions des paragraphes 153, 162 à 164, 212 à 214 et 232 sont applicables mutatis mutandis.
1.1.2. Les ressources financières des corps.
Pour pouvoir aux besoins de leur gestion et du fonctionnement des formations, les corps de gendarmerie disposent, entre autres ressources, d'allocations financières parmi lesquelles on distingue :
les comptes en valeur tenus par la direction générale de la gendarmerie nationale, qui font l'objet de textes particuliers ;
les crédits délégués par l'administration centrale (ordonnateur principal) aux ordonnateurs secondaires de la gendarmerie ou externes à la gendarmerie, crédits qui sont soumis aux règles d'exécution de la dépense publique ;
les deniers qui sont des fonds mandatés par les ordonnateurs secondaires au profit des corps et qui constituent la trésorerie. Sont également des deniers les sommes dont font recette les corps auprès de leurs débiteurs.
Seule la comptabilité des règlements au moyen de deniers fait l'objet de la présente circulaire.
1.1.3. Destination des deniers.
Les deniers permettent au corps :
d'assurer le règlement de certains droits individuels acquis par le personnel (solde, indemnités de déplacement, etc.) ;
de payer les dépenses engagées pour la satisfaction des besoins matériels du personnel (alimentation, petits équipements par exemple) et des besoins collectifs des formations (chauffage, force motrice, transport, entretien des matériels par exemple).
Ils sont utilisés tant pour les dépenses de vie courante que pour les dépenses à caractère opérationnel.
1.1.4. Origine des deniers.
Les deniers dont disposent le corps proviennent :
des sommes qui lui sont mandatées par les ordonnateurs secondaires auxquels il est rattaché ;
des sommes qu'il mandate lui-même en tant qu'ordonnateur secondaire sur les crédits qui lui sont délégués par l'administration centrale ;
des sommes qui lui sont directement versées par ses débiteurs (parties prenantes individuelles, débiteurs occasionnels, administrations, autres corps etc.).
1.1.5. Les fonds.
51. Les deniers sont conservés :
au corps, sous la forme de numéraire et de valeurs de caisse ;
en dépôt sur un compte chèque postal (CCP) et un compte de dépôt au Trésor.
Le montant des ressources en numéraire ne doit pas excéder les besoins de trésorerie immédiats. Les sommes conservées sur le compte du Trésor doivent être réduites, ce compte servant de relais en cas de difficultés avec le CCP. Le reste des fonds est obligatoirement déposé sur le CCP.
Les chèques bancaires et postaux reçus et émis, éventuellement les mandats postaux, sont adressés sans délai à l'organisme financier correspondant, afin de réduire les délais des opérations de crédit et de débit.
Les directives d'utilisation des comptes chèques postaux, comptes de dépôt au Trésor et titres universels de paiement sont précisées en annexe I.
52. Sous l'angle de leur conservation les deniers sont également appelés « fonds ». L'ensemble des fonds disponibles ou des liquidités constituent les « fonds généraux du corps » qui sont notamment constitués par les fonds d'avance de solde et prestations familiales, d'alimentation et par l'avoir brut des masses.
53. Les consignes relatives à la protection de la caisse sont établies par l'officier comptable des deniers et soumises par le chef des services administratifs et techniques à l'approbation du chef de corps. La décision d'approbation est inscrite au répertoire des actes administratifs du corps.
La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse est conservée dans un coffre-fort scellé au mur et installé dans un local choisi par le chef de corps.
L'officier comptable détient en permanence la clef du coffre ; le chef des services administratifs en conserve le double. L'officier comptable est seul à connaître la combinaison permettant l'ouverture du coffre. Une enveloppe cachetée contenant cette combinaison est détenue par le chef de corps. La combinaison du coffre est modifiée chaque fois que nécessaire, notamment en cas de mutation ou d'intérim de l'officier comptable des deniers.
Aucune somme ou valeur étrangère aux fonds généraux du corps ne doit être déposée dans le coffre pour quelque motif que ce soit.
1.2. LA COMPTABILITE DES DENIERS.
1.2.1. Principes.
61. La comptabilité des deniers permet au corps :
De connaître à tout moment :
la situation des fonds, par catégorie de ressources, de comptes et de lignes budgétaires ;
les opérations de recette et de dépense exécutées ;
les déficits et excédents comptables éventuels ;
D'apprécier et de mettre en jeu les responsabilités éventuelles engagées ;
D'organiser la gestion des ressources financières et l'exécution du budget de fonctionnement.
A cet effet elle enregistre les mouvements de recette et de dépense au fur et à mesure de leur exécution.
62. La comptabilité des deniers permet à la direction générale de la gendarmerie nationale :
de suivre au plan central l'emploi des ressources de chaque corps ;
de conduire, par voie de conséquence, une politique générale d'attribution de crédits de fonctionnement et de répartition des avoirs.
63. L'automatisation de la comptabilité des deniers au niveau des corps permet en outre :
de simplifier les tâches administratives et de réduire les risques d'erreur ;
de faciliter la gestion des deniers ;
d'améliorer le suivi de l'utilisation des crédits au niveau central par échange direct des informations entre la comptabilité des corps et le système de gestion centralisé de la direction générale de la gendarmerie nationale.
64. La comptabilité des deniers est décrite dans des documents de caractère permanent mis à jour, au vu de pièces comptables, au moyen d'opérations comptables.
1.2.2. Les comptes.
Les comptes financiers sont des démembrements de la comptabilité générale des deniers au sein desquels sont suivies et appréciées les différentes opérations de recette et de dépense.
Par construction et sauf cas particulier aucun compte ne peut affecter plusieurs lignes budgétaires. En revanche, une ligne budgétaire peut être suivie dans plusieurs comptes.
L'ensemble des comptes sont regroupés en quatre catégories de comptes :
les comptes d'ordre sont des comptes qui n'affectent pas le montant des crédits dont dispose le corps, donc sa capacité à engager des dépenses, mais seulement les fonds. Les opérations de recette et de dépense qui y sont retracées ont un caractère provisoire et sont destinées à être rapidement balancées à zéro, en principe au cours de la gestion ;
les autres comptes retracent des opérations à caractère définitif, qui affectent aussi bien les crédits que les fonds du corps. On distingue :
les comptes budgétaires, qui correspondent aux seuls crédits budgétaires, tels qu'ils sont définis dans la réglementation relative aux budgets de fonctionnement ;
les comptes des masses, qui correspondent aux seuls crédits des masses, tels qu'ils sont définis dans la réglementation relative aux budgets de fonctionnement ;
les comptes particuliers, qui correspondent aussi bien à des crédits budgétaires qu'à des crédits des masses et auxquels est appliqué, pour améliorer le suivi particulier de certains crédits, le principe de l'affectation des recettes aux dépenses.
La nature et le nombre des comptes sont fixés par les chefs de corps en fonction de leurs besoins. Il existe au moins un compte par ligne budgétaire et un compte d'ordre. Les comptes particuliers sont créés uniquement sur décision de la direction générale de la gendarmerie nationale.
Les fonds, tels qu'ils sont définis à l'article 5, sont suvis dans des comptes, qui retracent également toutes les opérations de recette et de dépense.
1.2.3. Les documents comptables.
81. Les documents comptables sont des documents écrits soit manuellement, soit à l'aide de moyens mécaniques, soit édités à la demande par moyen informatique.
Dans la comptabilité automatisée des deniers les documents comptables sont pour l'essentiel édités par l'ordinateur du corps. Ils sont tenus à l'échelon du corps à l'exclusion de celui des formations subordonnées.
82. Chaque corps tient :
un registre-journal ;
un registre des comptes ;
un registre récapitulatif général ;
un registre des chèques émis et reçus.
83. Produit par l'ordinateur du corps, le registre-journal (RJ) (mle en annexe II) retrace chronologiquement, en utilisant une numérotation continue pour chaque année, l'ensemble des opérations de recette et de dépense du corps. Pour chaque opération, il indique la date et, par l'intermédiaire de codes, son rattachement :
à un compte financier ;
à un fonds ;
à une ligne budgétaire ;
à un budget de fonctionnement (lorsque plusieurs budgets de fonctionnement sont suivis dans une même comptabilité) ;
à un type de crédits apprécié au regard de la déconcentration dans la gendarmerie (hors ou sous contrôle du budget de fonctionnement).
Le registre-journal indique également la situation des fonds et des chèques.
Le registre-journal est édité, par session comptable, à chaque clôture comptable, c'est-à-dire à la fin de chaque jour ouvrable au cours duquel a été enregistrée au moins une opération de recette ou de dépense.
La clôture comptable du dernier jour ouvrable du mois s'appelle clôture comptable mensuelle. La clôture comptable du dernier jour ouvrable de l'année s'appelle clôture comptable annuelle.
Après chaque clôture comptable journalière, le registre-journal est signé par l'officier comptable des deniers. Les feuillets du registre-journal ne deviennent documents comptables au sens de la réglementation qu'après qu'ils ont été signés.
Après signature, les feuillets édités à chaque clôture comptable sont conservés dans un classeur suivant l'ordre chronologique de leur production. Ils doivent pouvoir être présentés sans délai lors de tout contrôle ou vérification. L'ensemble des feuillets conservés dans le classeur constitue le registre-journal.
84. Produit par l'ordinateur du corps, le registre des comptes (RC) (mle annexe III) retrace mensuellement et annuellement, à chaque clôture comptable mensuelle et annuelle, la situation cumulée des opérations de recette et de dépense effectuées au cours de la période concernée d'une part, depuis le début de l'année d'autre part, ainsi que le solde de ces opérations.
Un feuillet est édité pour chacun des comptes, tels qu'ils sont définis à l'article 7 ci-dessus. Pour chaque compte est précisé, par l'intermédiaire de codes, son rattachement aux lignes budgétaires, aux fonds et aux types de crédits appréciés au regard de la déconcentration (crédits hors ou sous contrôle du budget de fonctionnement).
Les feuillets sont conservés dans un classeur suivant l'ordre des catégories de comptes et des comptes financiers arrêté par le commandant de légion ou de formation assimilée et, dans cet ordre, suivant l'ordre chronologique de leur production. Ils doivent pouvoir être présentés sans délai lors de tout contrôle ou vérification. L'ensemble des feuillets conservés dans le classeur constitue le registre des comptes.
85. Produit par l'ordinateur du corps, le registre récapitulatif général (RRG) (mle en annexe IV) retrace mensuellement et annuellement, à chaque clôture comptable mensuelle et annuelle, la situation cumulée, par catégorie de comptes financiers et toutes catégories de comptes confondues, des opérations de recette et de dépense effectuées au cours de la période concernée d'une part, depuis le début de l'année d'autre part, ainsi que le solde des opérations.
Le registre récapitulatif général indique également la situation globale des fonds, ce qui permet de s'assurer de la concordance entre la comptabilité des opérations de recette et de dépense (comptes financiers) et la comptabilité des fonds.
A chaque clôture comptable mensuelle le registre récapitulatif général est signé par l'officier comptable des deniers. Les feuilles du registre récapitulatif général ne deviennent documents comptables au sens de la réglementation qu'après avoir été signés.
Après signature, les feuillets édités à chaque clôture comptable sont conservés dans un classeur suivant l'ordre chronologique de leur production. Ils doivent pouvoir être présentés sans délai lors de tout contrôle de vérification. L'ensemble des feuillets conservés dans le classeur constitue le registre récapitulatif général.
86. Produit par l'ordinateur du corps, le registre des chèques émis et reçus (RCER) (mle en annexe V) retrace chronologiquement à chaque clôture comptable mensuelle et annuelle, en utilisant une numérotation continue pour chaque année, les chèques émis par le corps et non encore débités et les chèques reçus par le corps et non encore crédités, en distinguant CCP, compte du Trésor et comptes bancaires.
Pour chaque chèque sont indiqués le numéro du titre, la date d'émission, le montant, le bénéficiaire ou le débiteur, la date de l'encaissement.
Le RCER retrace également la totalité du montant des chèques émis non débités et des chèques reçus non crédités, ainsi que le solde de ces montants.
Les feuillets édités sont conservés dans un classeur selon l'ordre chronologique de leur production. Ils doivent pouvoir être présentés sans délai lors de tout contrôle ou vérification. L'ensemble des feuillets conservés dans le classeur constitue le registre des chèques émis et reçus. Lors des vérifications des avoirs sur place, l'officier comptable procède à une clôture comptable et le feuillet du RCER ainsi produit sert de base à la vérification. Il est visé après vérification et conservé dans le classeur.
1.2.4. Les pièces comptables.
91. Les pièces comptables sont des documents écrits soit manuellement, soit à l'aide de moyens mécaniques, soit par procédé automatisé, qui génèrent et justifient les opérations de recette et de dépense.
A chaque pièce comptable dûment vérifiée doit correspondre une opération comptable.
La force probante des pièces comptables repose sur l'authenticité, la sincérité et l'exactitude des informations qui y sont mentionnées.
92. Les pièces comptables de recette sont :
les mémoires, effets et titres de paiement émis par des organismes publics ou privés extérieurs à la gendarmerie ;
les factures et titres de paiement émis par les corps et organismes de gendarmerie vis-à-vis du corps à raison des créances et de dettes contractées ou décidées entre eux ; signées par le commandant de légion ou de formation assimilée ou de l'organisme émetteur, les factures de gendarmerie sont autant que possible du modèle joint en annexe VI et ne doivent concerner en principe que les crédits placés sous contrôle du budget de fonctionnement ;
les décisions de commandement, bordereaux récapitulatifs et états émargés ou informatisés précisant ou retraçant une recette ;
les pièces de caisse, du modèle joint en annexe VII, établies par le corps lui-même, dans le cas où la recette ne peut être justifiée autrement (ex. : appel de charges émis par le corps à l'encontre du personnel pour la fourniture d'une prestation : chauffage, téléphone, etc.).
Par principe, les pièces de caisse ne sont établies que lorsqu'aucune autre pièce comptable ne peut justifier le montant de la recette ou lorsque la recette n'a fait l'objet que d'un simple titre de paiement. Lorsqu'une pièce de caisse est établie, les autres pièces deviennent pièces justificatives de la pièce comptable et sont conservées à l'appui.
93. Les pièces comptables de dépense sont :
les mémoires et factures émis par les contractants et fournisseurs publics et privés de la gendarmerie ; ces documents doivent être signés ou attestés par l'organisme émetteur ;
les mémoires et factures émis par les corps et autres organismes de gendarmerie à l'encontre du corps à raison des créances et dettes contractées ou décidées entre eux ; signées par le commandant de légion ou de formation assimilée ou de l'organisme émetteur, les factures de gendarmerie sont autant que possible du modèle joint en annexe VI et ne doivent concerner en principe que les crédits placés sous contrôle du budget de fonctionnement ;
les décisions de commandement, bordereaux récapitulatifs et états émargés ou informatisés précisant ou retraçant une dépense ;
les pièces de caisse, du modèle joint en annexe VII, établies par le corps lui-même, dans le cas où la dépense ne peut être justifiée autrement (ex. : dette contractée vis-à-vis d'un fournisseur qui ne délivre pas de facture à raison de la modificité de la somme engagée ; dette contractée vis-à-vis du personnel à raison de l'apurement positif d'un compte relatif à une prestation en nature : chauffage, éclairage, téléphone, etc.).
Par principe, les pièces de caisse ne sont établies que lorsqu'aucune autre pièce comptable ne peut justifier le montant de la dépense ou lorsque la dépense n'a fait l'objet que d'un titre de paiement. Lorsqu'une pièce de caisse est établie, les autres pièces deviennent des pièces justificatives de la pièce comptable et sont conservées à l'appui.
94. Pour être recevables, les pièces de dépense doivent comporter :
la certification du service fait ou de la livraison des matériels ; cette certification ne concerne ni les décisions de commandement, ni les pièces de caisse ;
le « bon à payer » délivré par le chef des services administratifs et techniques, comportant date, signature et timbre. Lorsque les mémoires et factures sont saisis par informatique, le « bon à payer » peut être apposé sur l'état récapitulatif informatique.
95. Les pièces comptables de recette et de dépense ne doivent comporter ni lacune, ni grattage, ni surcharge. Les rectifications doivent être affirmées par tous les signataires de la pièce.
96. Toutes les pièces comptables de recette et de dépense portent inscrit à l'encre le numéro d'ordre chronologique selon lequel l'opération comptable correspondante est enregistrée au RJ. Les pièces comptables sont identifiées par ce numéro.
97. Les pièces comptables de recette et de dépense, quelle que soit leur nature, sont conservées dans un classeur, suivant l'ordre chronologique de leur enregistrement. Lorsqu'une pièce comptable est « appuyée » par une ou plusieurs pièces justificatives, ces pièces, qui comportent le même numéro d'ordre chronologique, sont conservées dans le même dossier à l'appui de la pièce comptable. Pour faciliter les recherches et contrôles, un exemplaire du feuillet journalier du registre-journal peut précéder dans le dossier l'ensemble des pièces comptables de la journée correspondante.
Le classeur, dénommé « recueil chronologique des pièces comptables » (RCPC), est visé par l'officier comptable des deniers à son initiative et au moins à chaque clôture comptable mensuelle. Il est vérifié et visé par le chef des services administratifs et techniques et le commandant de légion ou de formation assimilée à leur initiative, à l'occasion des vérifications et contrôles auxquels ils procèdent. Le recueil doit pouvoir être présenté sans délai lors de tout contrôle et vérification.
98. Sont assimilées à ces pièces comptables les relevés des situations des fonds en dépôt émis par le CCP et le Trésor public. Ces situations ou relevés sont conservés dans l'ordre chronologique de leur production, dans un « recueil des relevés des situations de CCP » et un « recueil des relevés des situations du compte au Trésor ». Ces recueils doivent pouvoir être présentés sans délai lors de tout contrôle et vérification.
1.2.5. Les opérations comptables.
101. Les opérations comptables de recette et de dépense se traduisent, à partir des pièces comptables, par une signature au registre-journal et une mise à jour du registre des comptes, du registre récapitulatif général et du registre des chèques émis et reçus.
102. Les opérations comptables de recette et de dépense donnent simultanément lieu aux opérations matérielles suivantes :
Saisie comptable :
des références des pièces comptables ayant généré l'opération ;
du montant de l'opération ;
du rattachement de l'opération à une ligne budgétaire, à un compte financier, à un type de crédit, à un fonds ;
Edition automatique à la clôture comptable concernée :
du registre-journal ;
du registre des comptes ;
du registre récapitulatif général ;
du registre des chèques émis et reçus.
Inscription de la date et apposition de la signature de l'officier comptable des deniers, du chef des services administratifs et techniques et du commandant de légion ou de formation assimilée sur le registre-journal et le registre récapitulatif général comme indiqué à l'article 8 ci-dessus.
Effacement ou transfert dans la mémoire de l'ordinateur des informations correspondant à la session comptable concernée après signature du registre-journal par l'officier comptable des deniers.
103. Les opérations comptables de recette et de dépense sont effectuées dans la journée de la réception des situations des fonds en dépôt émises par le CCP et le compte du Trésor.
104. En fin de gestion annuelle, les comptes d'ordre sont balancés et présentés pour approbation au commandant de légion ou de formation assimilée.
1.3. L'EXECUTION DES OPERATIONS DE RECETTE ET DE DEPENSE.
1.3.1. Les opérations de recette.
Les recettes sont réalisées principalement par virement au CCP ; occasionnellement par virement au compte au Trésor du corps ou en numéraire auprès de l'officier comptable, cette dernière procédure devant conserver un caractère exceptionnel.
Les retraits de fonds effectués au CCP ou au compte au Trésor du corps, ainsi que la perception auprès du Trésor de mandats ordonnancés au profit du corps, entraînent obligatoirement l'établissement d'une pièce de caisse.
Les recettes doivent être effectuées dans les conditions fixées par les règlements, marchés ou conventions.
1.3.2. Les opérations de dépense.
121. Sauf dépenses de plein droit où prescrites par le commandement, le paiement n'intervient que sur présentation d'un titre de créance (facture, mémoire, ordre de versement au Trésor). Ce titre doit répondre aux conditions de forme et de fond prévues par les règlements sur la comptabilité publique.
Le corps doit exiger la production des factures ou des mémoires dans les délais fixés par les marchés et conventions.
Les titres de créance, dont le montant doit être payé par le corps, sont dispensés des droits de timbre et de quittance.
Les dépenses peuvent être payées :
par virement à un compte chèque postal ; ce mode de paiement est obligatoire :
pour toutes les dépenses supérieures au montant fixé par le ministre de l'économie, des finances et du budget ;
quel que soit le montant de la dépense, si le créancier le demande par écrit au comptable ;
au moyen d'un titre universel de paiement (TUP) ;
par prélèvement automatique sur le compte courant postal.
par chèque tiré sur le compte de dépôt de fonds au Trésor ;
en numéraire à la caisse du corps ou par chèque d'assignation, lorsque le règlement par virement n'est pas obligatoire.
Les deux derniers modes de paiement doivent rester exceptionnels.
122. Les paiements ne peuvent être versés qu'au véritable créancier justifiant de ses droits et seulement pour acquitter une fourniture ou un service fait. Avant tout paiement, l'officier comptable doit donc :
vérifier la régularité et l'exactitude des pièces produites ;
contrôler la désignation du titulaire de la créance et celle du compte à créditer, en se conformant aux prescriptions de la réglementation financière et comptable.
Le titre de créance doit être revêtu soit de l'acquit du créancier, soit d'une mention de règlement certifiée par l'officier comptable et portant référence au chèque émis ou accompagné de toute preuve réglementaire de paiement.
1.4. LES CONTROLES.
1.4.1. La typologie des contrôles.
On distingue les vérifications comptables et les contrôles de gestion.
1.4.2. Les vérifications comptables.
Les vérifications comptables ou vérifications des comptes ont pour objet de s'assurer de :
la concordance entre comptes et avoirs ; cette vérification s'exécute sur place ;
la bonne tenue de la comptabilité des deniers, c'est-à-dire la concordance entre documents comptables et pièces comptables et l'inscription dans les documents comptables de toutes les opérations comptables exécutées ou prescrites ; cette vérification s'exécute sur place ou sur pièces.
1.4.3. La vérification des avoirs.
151. Sans préjudice des opérations de vérification conduite par l'officier comptable avant signature journalière du registre-journal, les vérifications des avoirs sont exécutées, d'initiative ou sur directives du commandant de légion ou de formation assimilée, par l'officier comptable des deniers, le chef des services administratifs et techniques et par le chef de corps lui-même, selon une périodicité à arrêter par lui, ainsi que par le commissaire de l'armée de terre territorialement compétent et à son initiative.
L'officier comptable des deniers procède à une vérification des avoirs et des fonds une fois par semaine au moins ; le chef des services administratifs et techniques, en principe, à une vérification par mois ; le commandant de légion ou de formation assimilée à une vérification par trimestre. La vérification est obligatoire au moment du changement de l'officier comptable des deniers ou du chef des services administratifs et techniques.
L'automatisation de la comptabilité n'atténue en rien le devoir de vérification que les échelons de commandement doivent exercer avec assiduité et pertinance.
152. La vérification porte sur :
la concordance entre le montant des comptes financiers et le montant des fonds ;
la concordance entre les avoirs en caisse et la comptabilité des fonds ;
la concordance entre les feuillets des chèques émis, les talons utilisés des chéquiers et les relevés de situation du CCP et du compte du Trésor ;
la bonne tenue du carnet de situation de caisse ;
les conditions de conservation des avoirs ;
la tenue des carnets de chèques postaux et du Trésor.
153. La vérification est consignée par écrit sur le registre récapitulatif général et le registre des chèques émis et reçus spécialement arrêtés à cet effet. L'autorité ayant procédé à la vérification signe ces registres, fait précéder sa signature de la date et des observations qu'appelle de sa part le contrôle exécuté. La vérification du numéraire est effectuée au moyen du carnet de situation de caisse dont le modèle est fixé en annexe VIII.
1.4.4. La vérification des documents et pièces comptables.
161. La vérification des documents et pièces comptables est exercée sur place, d'initiative ou sur directive du commandant de légion ou de formation assimilée, par l'officier comptable des deniers, le chef des services administratifs et techniques ou le chef de corps lui-même selon une périodicité arrêtée par lui. La vérification est obligatoire au moment du changement de l'officier comptable des deniers et du chef des services administratifs et techniques. Les visas et observations sont apposés sur le dernier feuillet du registre général.
162. La vérification sur pièces incombe à l'ordonnateur secondaire des dépenses concernées, c'est-à-dire pour partie au commissaire de l'armée de terre territorialement compétent, pour partie à la cellule ordonnancement du corps.
A titre de simplification, le commissaire de l'armée de terre exerce la vérification des comptes relatifs aux chapitres budgétaires de solde et d'alimentation, la cellule ordonnancement du corps, la vérification des comptes relatifs aux chapitres budgétaires de fonctionnement.
163. A la fin de chaque mois, sont adressés successivement pour vérification et visa, d'une part au commissaire de l'armée de terre, d'autre part à la cellule ordonnancement du corps, le registre-journal, le registre des comptes (partie incombant au vérificateur), le registre récapitulatif général et le registre des chèques émis et reçus correspondant à la session comptable concernée, ainsi que toutes les pièces comptables (partie incombant au vérificateur) correspondant aux opérations effectuées au cours de la même période. Après vérification, ces documents sont retournés au comptable des deniers assortis du visa et éventuellement des observations appropriées. Celles-ci sont consignées par écrit sur le dernier feuillet du RJ de la période concernée.
Les vérifications de la cellule ordonnancement du corps sont conduites sous la responsabilité du chef des services administratifs et techniques ; les visas et observations sont apposés par le chef de corps, ordonnateur secondaire.
164. Les vérifications portent sur :
la bonne tenue des documents comptables (RJ, RC, RRG et RCER) dans les recueils et leur signature dans les conditions fixées par l'article 8 ci-dessus ;
la concordance des documents comptables entre eux ;
la concordance entre pièces comptables et documents comptables et notamment le fait que toutes les pièces comptables ont fait l'objet d'une opération comptable ;
le bien-fondé des pièces comptables et le respect des formes imposées par la réglementation, la véracité du service fait ;
la bonne tenue du recueil chronologique des pièces comptables ;
le nombre et la nature des pièces comptables en instance, notamment celles qui ont fait l'objet d'une opération de saisie dans la session comptable en cours ;
le nombre et la nature des chèques reçus en instance.
1.4.5. Le redressement des erreurs de comptabilité.
171. Lorsque des erreurs de comptabilité sont décelées par l'officier comptable des deniers, celui-ci provoque les mesures de redressement nécessaires, c'est-à-dire :
en cas de simple erreur ou de défaut de saisie de traitement informatique détecté avant la clôture comptable : renouvellement de l'opération comptable (nouvelle saisie informatisée) ;
en cas d'erreur de saisie, de traitement ou de comptabilité détectée après la clôture comptable : opération comptable de redressement ; les opérations comptables de redressement sont prescrites par le chef des services administratifs et techniques par décision écrite valant elle-même pièce comptable ; les opérations comptables de redressement s'inscrivent en atténuation de recette ou de dépense et non pas en recette ou en dépense additionnelle ;
en cas de perte ou de destruction de pièces comptables, délivrance de duplicata signé par le chef des services administratifs et techniques et l'officier comptable.
172. Les erreurs de comptabilité décelées par le commissaire de l'armée de terre, le commandant de légion ou de formation assimilée (ou la cellule ordonnancement du corps) et le chef des services administratifs et techniques donnent lieu aux mêmes opérations de redressement. Les redressements sont prescrits dans tous les cas par le chef de corps.
1.4.6. Déficits et excédents comptables et malversations.
En cas de déficit ou d'excédent comptable, c'est-à-dire de différence constatée entre les avoirs et la situation de la comptabilité ou en cas de malversation, notamment de fausses pièces comptables, le commandant de légion ou de formation assimilée saisit sans délai le commissaire de l'armée de terre territorialement compétent. Ce dernier :
effectue sur le champ des opérations de contrôle qui s'imposent ;
prescrit les opérations provisoires de régularisation nécessaires ;
dresse un procès-verbal (PV) rapportant notamment :
les dates et circonstances de son intervention ;
les causes constatées ou présumées du déficit ou de l'excédent, ainsi que son montant ;
les régularisations provisoires prescrites.
Si le dommage résulte d'une infraction pénale, plainte est déposée sans délai par le commandant de légion ou de formation assimilée auprès de l'officier de police judiciaire compétent, en vue de la mise en jeu éventuelle de la responsabilité pénale. Il en est rendu compte aussitôt à la direction générale de la gendarmerie nationale par la voie hiérarchique.
Après établissement du procès-verbal, le commissaire de l'armée de terre procède à une enquête administrative en vue de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à effectuer et les mesures conservatoires propres à garantir les recours ultérieurs de l'Etat.
A cet effet, le commandant de légion ou de formation assimilée adresse au commissaire de l'armée de terre un dossier comprenant :
un rapport détaillé sur les circonstances dans lesquelles s'est produit le dommage avec son avis sur les responsabilités encourues ;
un compte rendu du chef de services administratifs et techniques ;
un compte rendu de l'officier comptable des deniers ;
les explications écrites des sous-officiers et de toute autre personne dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale peut se trouver engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des circonstances ;
tout témoignage écrit utile.
A l'issue de l'enquête administrative, le commissaire de l'armée de terre établit un rapport indiquant :
les responsabilités engagées ;
les régularisations définitives envisagées ;
les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité est engagée.
L'ensemble du dossier comportant :
le PV du commissaire de l'armée de terre ;
les pièces établies ou transmises par le commandant de légion ou de formation assimilée ;
le rapport du commissaire de l'armée de terre,
est communiqué pour avis, par l'intermédiaire du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense, au commandant de circonscription de gendarmerie ou à l'autorité assimilée puis adressé à la direction générale de la gendarmerie nationale.
Le directeur de la gendarmerie nationale décide des mesures administratives à prendre. Sa décision est notifiée par la voie hiérarchique au commandant de légion ou de formation assimilée et au personnel concerné. Copie en est faite au commissaire de l'armée de terre. Les responsabilités pénales, disciplinaires ou civiles éventuellement engagées sont mises en jeu selon les procédures en vigueur sans préjudice des dispositions prévues ci-dessous.
Afin d'éviter dans toute la mesure du possible la mise en œuvre de la procédure judiciaire lorsqu'aucune infraction pénale n'a été relevée, il appartient au commandant de légion ou de formation assimilée de poursuivre le recouvrement amiable de la réparation du préjudice subi auprès de la personne concernée.
Ce recouvrement donne lieu de la part du débiteur ;
soit à versement en espèces dans la caisse ou par chèque au compte courant du corps ;
soit à retenue sur solde dans les conditions et suivant la quotité fixée par le règlement sur le service de la solde (BOEM 522), les sommes ainsi retenues étant versées au compte chèque postal du corps.
Dans le cas où la procédure amiable s'avère inopérante, le chef de corps peut le poursuivre par la voie judiciaire après autorisation du ministre (direction générale de la gendarmerie nationale, DGGN).
La copie du jugement rendu est adressée par le chef de corps aux destinataires de l'enquête administrative, dès que le jugement est signifié.
La comptabilité des deniers est régularisée définitivement dès que le recouvrement a été opéré ou dès que les dommages et intérêts ont été perçus.
1.4.7. Les contrôles de gestion.
191. Les contrôles de gestion ont pour objet de s'assurer :
de la concordance entre la comptabilité des deniers, le suivi des crédits et la comptabilité des engagements de dépense tels qu'ils sont tenus à la discrétion du commandant de légion ou de formation assimilée ;
de la concordance entre les objectifs visés et les résultats obtenus ;
de la diligence avec laquelle sont honorées les dettes et perçues les créances.
Dans cet esprit, la comptabilité des deniers n'est qu'un simple instrument d'appréciation, parmi bien d'autres, de la gestion financière des corps.
192. Les contrôles de gestion sont exécutés par sondage, à l'initiative du commandant de légion ou de formation assimilée, par lui-même et par le chef des services administratifs et techniques.
193. Les observations consécutives aux contrôles de gestion sont consignées chaque fois que possible dans les documents de gestion tenus par le corps et selon des modalités arrêtées par le chef de corps.
1.4.8. Le rôle des autorités extérieures.
Des vérifications et contrôles sont exercés dans les corps par :
les commandants de circonscription de gendarmerie, l'inspecteur technique de la gendarmerie, l'inspecteur général des armées, gendarmerie dans le cadre de ses attributions, les représentants qualifiés de la direction générale de la gendarmerie nationale ;
certaines autorités militaires et civiles extérieures à la gendarmerie dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur ;
les commissaires de l'armée de terre chargés de la vérification des comptes de la gendarmerie, dans les conditions rappelées aux articles 14 à 18 ci-dessus.
1.5. LES ATTRIBUTIONS ET LES RESPONSABILITES DES PERSONNELS.
1.5.1. Les attributions.
211. En charge de la gestion et de la comptabilité des deniers, le commandant de légion ou de formation assimilée :
autorise les engagements de dépense ou délègue son pouvoir à ses subordonnés après en avoir fixé les limites et les modalités ;
prend toutes mesures pour que la comptabilité soit réglementairement tenue et périodiquement vérifiée ;
conduit et prescrit les contrôles de gestion sur pièces et sur place ;
fixe les modalités des vérifications comptables exercées au sein du corps ;
se tient en liaison étroite avec le commissaire de l'armée de terre chargé de la vérification des comptes ;
veille à la qualification administrative et technique des personnels exerçant des attributions dans la gestion et la comptabilité des deniers.
212. Sous l'autorité du chef de corps, le chef des services administratifs et techniques (SAT) assure la direction générale du service des deniers. A cet effet, il :
prépare et fait exécuter les décisions du commandant de légion ou de formation assimilée ;
s'assure que l'officier comptable des deniers fait valoir en temps opportun les droits du corps et perçoit les ressources correspondantes ;
fixe la répartition des avoirs entre numéraire, compte chèque postal et compte du Trésor ;
apprécie l'emploi des moyens mis à la disposition de l'officier comptable des deniers pour garantir la sécurité des fonds (locaux coffre, mesures actives de sécurité, etc.) ;
exerce des contrôles d'initiative dans le fonctionnement interne du service des deniers ;
dirige et contrôle l'activité de l'officier comptable des deniers et fait exécuter les prises et remises de service ;
procède à la vérification des comptes et vise le RJ, le RRG et le RCER selon une périodicité fixée par le commandant de légion ou de formation assimilée ;
dirige et contrôle les vérifications mensuelles exécutées par la cellule ordonnancement du corps ;
vise les pièces comptables de dépense et délivre les « bons à payer » ;
cosigne les pièces de dépense émises sur le CCP et compte du Trésor du corps (chèques, lettre d'accompagnement des disquettes).
rend compte au commandant de légion ou de formation assimilée des irrégularités qu'il constate et lui soumet les mesures qui lui paraissent devoir être prises ;
se tient en liaison étroite avec le commissaire de l'armée de terre chargé de la vérification des comptes du corps ;
examine régulièrement les observations formulées par le commissaire de l'armée de terre sur les pièces et documents comptables qui lui sont transmises pour vérification mensuelle ;
assiste en tant que de besoin aux vérifications effectuées sur place par le commissaire de l'armée de terre.
213. L'officier comptable des deniers est également chef du service des deniers.
L'officier comptable :
veille à l'exécution des opérations de recette et dépense ;
contrôle qu'aucun retard n'est pris dans l'exécution de ces opérations ;
assure la conservation et le maniement des fonds ;
perçoit les recettes dont il donne quittance ;
paie les dépenses engagées de plein droit, celles décidées par le chef de corps et son délégué et celles consécutives aux factures ayant reçu le « bon à payer » du chef des SAT ;
assure la mise à jour immédiate de la comptabilité et vise à chaque clôture comptable journalière le RJ ;
recherche en cas de déficit ou d'excédent comptable, les fautes et erreurs commises ;
s'assure de la bonne tenue des classeurs constitutifs du registre-journal, du registre des comptes, du registre récapitulatif général et du registre des chèques émis et reçus ;
vise mensuellement le registre récapitulatif général ;
s'assure que les pièces comptables sont correctement certifiées, numérotées et classées au recueil chronologique des pièces comptables ;
s'assure que les pièces justificatives venant à l'appui des pièces comptables sont correctement classées ;
présente des pièces de dépense au chef des services administratifs et techniques pour recueillir le « bon à payer » ;
signe les pièces de caisse ;
s'assure que les relevés de situations du CCP et du compte au Trésor sont correctement classés au « recueil des situations » correspondants ;
cosigne les pièces de dépenses émises sur le CCP et compte du Trésor du corps (chèques, lettre d'accompagnement des disquettes).
procède régulièrement à tout contrôle approprié de la comptabilité et des avoirs ;
transmet en fin de mois, au commissaire de l'armée de terre et à la cellule ordonnancement du corps chargés de la vérification des comptes du corps, les pièces comptables et documents comptables dans les conditions fixées à l'article 16 ;
examine les observations formulées par le commissaire de l'armée de terre et la cellule ordonnancement du corps et propose au chef des services administratifs et techniques les mesures qui lui paraissent devoir en découler ;
assiste aux vérifications exécutées sur place par le commissaire de l'armée de terre ;
rend compte au chef des services administratifs et techniques des anomalies ou irrégularités constatées.
214. Les officiers, chef des autres services :
regroupent les pièces de dépenses, notamment les factures, en approuvent la régularité et la conformité avec les engagements pris ;
contrôlent que la certification du service rendu a été apposée par le commandant de formation concernée ou certifient eux-mêmes les factures ou pièces en tenant lieu ;
s'assurent que les imputations budgétaires ont correctement été inscrites sur les factures ou pièces en tenant lieu ;
s'assurent que les saisies comptables sont quotidiennement opérées au fur et à mesure de la réception des pièces de dépense.
215. Les sous-officiers affectés au service des deniers du corps sont responsables de leurs actions et des opérations comptables auxquelles ils procèdent devant l'officier comptable des deniers. Les sous-officiers affectés dans d'autres services gestionnaires et participant à la comptabilité des deniers sont responsables de leurs actions et des opérations auxquelles ils procèdent devant l'officier, chef du service dont ils relèvent.
216. Les autres militaires qui détiendraient temporairement des fonds provenant de la caisse du corps :
tiennent les documents de comptabilité fixés par la réglementation en vigueur ;
assurent le maniement des fonds qui leur sont confiés selon les modalités qui leur sont fixées.
1.5.2. Les responsabilités.
Quelles que soient les fonctions assumées et les attributions exercées au regard de la gestion et de la comptabilité des deniers, la responsabilité du personnel est appréciée et mise en jeu conformément à la législation et à la réglementation relatives à la responsabilité pénale, disciplinaire et pécuniaire des militaires.
1.6. LES PRISES ET REMISES DE SERVICE.
1.6.1. Les prises et remises de service entre comptables des deniers.
231. Exécutées sous la responsabilité du chef des services administratifs et techniques, la prise et la remise de service entre deux officiers comptables des deniers donnent lieu à la reconnaissance et à l'acceptation par le comptable entrant des documents comptables mis à jour à la date de prise de fonction. Cette date fixe dans le temps les opérations dont le nouveau comptable est responsable.
La reconnaissance des documents comptables vise à vérifier la concordance entre documents comptables et pièces comptables d'une part, la concordance entre les comptes et les fonds d'autre part. Elle donne toujours lieu à décompte des avoirs, des situations du CCP et du compte au Trésor et des carnets de chèques postaux et du Trésor en cours et vierges.
232. La prise et la remise de service sont inscrites sur le RJ et sur le répertoire des actes administratifs du corps. Elles donnent également lieu à l'établissement d'un procès-verbal signé contradictoirement par les comptables entrant et sortant et par le chef des services administratifs et techniques. Les réserves éventuellement formulées par les comptables entrant et sortant sont inscrites au procès-verbal.
233. Lorsqu'il y a désaccord entre les comptables entrant et sortant et que le désaccord persiste après vérification exercée par le commandant de légion ou de formation assimilée (doute sur l'authenticité des pièces comptables, excédent ou déficit comptable), ce dernier adresse à la direction générale de la gendarmerie nationale, après utilisation éventuelle de la procédure fixée au paragraphe 147, deux exemplaires du procès-verbal accompagnés de toutes pièces justificatives et éléments d'appréciation utiles. Les responsabilités sont appréciées et les redressements comptables nécessaires prescrits à ce niveau.
234. En cas d'absence de l'officier comptable des deniers, le commandant de légion ou de formation assimilée désigne pour assurer l'intérim un officier ou un sous-officier supérieur du corps. L'intérim donne lieu à prise et remise de service entre l'officier comptable et l'intérimaire et ouvre droit à l'indemnité de responsabilité.
235. En cas de décès, de disparition, de suspension ou d'empêchement de l'officier comptable, le commandant de légion ou de formation assimilée fait arrêter les comptes de l'ancien titulaire par le chef des services administratifs et techniques. Il désigne un officier comptable provisoire qui prend la responsabilité des opérations qu'il ordonne jusqu'à l'arrivée du nouveau titulaire, moment où il est procédé à la prise et à la remise définitive du service. La désignation de l'officier comptable provisoire et inscrite au répertoire des actes administratifs du corps.
Le comptable décédé, disparu, suspendu ou empêché (ou des ayants cause) est représenté à la remise de service par un fondé de pouvoir agréé par le commandant de légion ou de formation assimilée.
1.7. DISPOSITIONS TRANSITOIRES.
1.7.1.
Le registre des chèques émis et reçus et les mentions correspondantes au RJ et au RRG ne seront utilisés par les corps qu'après modification du programme informatique.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général,
FERRARA.
Annexes
ANNEXE I. Fonctionnement et utilisation des comptes chèques postaux et des comptes de dépôt de fonds au trésor et utilisation des titres universels de paiement et du prélèvement automatique.
PREMIERE PARTIE Dispositions générales.
Article premier Responsabilités.
Le commandant de légion ou de formation assimilée, le chef des services administratifs et techniques, le comptable des deniers conservent, à l'égard des opérations effectuées par l'intermédiaire du compte chèque postal et du compte au Trésor toutes les responsabilités prévues par la réglementation générale ou par la présente réglementation.
Dans tous les cas, la signature des titres de paiement en blanc est formellement interdite.
Il appartient au responsable de verser au compte courant postal ou au compte au Trésor les sommes en numéraire dont il n'a pas l'emploi immédiat.
Article 2 Conservation des formules.
Les carnets de chèques postaux, de chèques sur le Trésor, ou toute autre formule sont conservés par l'officier comptable, dans les mêmes conditions que l'encaisse en numéraire.
Ce dernier vérifie, aussi souvent que possible, l'intégralité des carnets neufs et la présence des formules non utilisées dans les carnets en cours d'usage.
Il enregistre sur un cahier les numéros des formules, carnet par carnet. Cette opération permet, en cas de perte ou de vol de chèques ou de chéquiers, de faire opposition auprès du centre de chèques postaux ou du comptable du Trésor.
Article 3 Dispositions à prendre en cas de perte ou de vol de chèques ou de carnets de chèques.
Immédiatement après la constatation de la disparition ou de la perte de formules ou de carnets de chèques, le commandant de légion ou de formation assimilée :
fait procéder auprès du centre de chèques postaux ou du comptable du Trésor, par téléphone ou par télégramme, à une demande d'opposition aux paiements présentés. Il confirme sa demande par lettre en précisant les numéros des formules manquantes ;
demande à l'officier de police judiciaire territorialement compétent de procéder à une enquête ;
établit un rapport donnant son avis sur les responsabilités encourues et l'adresse au commissaire de l'armée de terre compétent, accompagné des explications utiles :
du chef des services administratifs et techniques ;
de l'officier comptable des deniers.
Le centre de chèques postaux (ou le comptable du Trésor) adresse au corps une lettre accusant réception de la demande d'opposition et comportant toutes les indications utiles ainsi que les dispositions à prendre.
Dans le cas d'une affaire complexe, le commandant de légion ou de formation assimilée peut demander la clôture du compte chèque postal et l'ouverture d'un nouveau compte.
Article 4 Provision.
Aucun chèque ne doit être émis si son montant dépasse l'avoir net disponible au compte.
Les autorités signataires doivent donc s'assurer sous leur responsabilité, préalablement à toute émission, de l'existence d'une provision suffisante.
A cet égard, tout chèque doit être considéré comme débité dès son établissement.
Article 5 Contrôle.
Les commissaires de l'armée de terre, chargés de la vérification des comptes, s'assurent de la stricte application des présentes dispositions par les organismes qui leur sont rattachés.
Article 6 Paiement par virement, par chèques barrés et par chèques postaux d'assignation.
61. Sont obligatoirement payés par virement postal ou par chèque barré : les soldes, traitements, salaires et dépenses d'alimentation et de masses, lorsque leur montant est supérieur aux plafonds fixés par décret pour les paiements en numéraire.
62. Peuvent être payées par virement postal sur demande du créancier, toutes les autres dépenses, quel qu'en soit le montant.
63. Les créances non payées par virement peuvent être réglées par chèque postal d'assignation :
lorsque ce mode de paiement est formellement prévu par instruction particulière ;
sur demande des intéressés, les frais demeurant à leur charge.
64. L'obligation du paiement par virement ou par chèque n'est pas applicable aux créances ci-après :
créances dont les titulaires sont décédés ;
créances indivises ;
soldes, traitements et accessoires dus aux militaires ou aux fonctionnaires quittant le territoire métropolitain pour des raisons de service ;
créances pour lesquelles l'organisme ne serait pas libéré valablement par le virement au seul compte du titulaire ou de son représentant légal ou par l'acquit de ceux-ci ;
créances dont les titulaires ne peuvent légalement se faire ouvrir un compte en banque ou un compte chèque postal.
65. La facilité de paiement par chèque postal d'assignation n'est pas applicable aux créances faisant l'objet du paragraphe 64, à l'exception de celle visée au dernier alinéa.
DEUXIEME PARTIE Les comptes chèques postaux.
Section I Ouverture de comptes chèques postaux.
Article 7 Domiciliation du compte chèque postal.
En principe, l'ouverture du compte est demandée au centre de chèques postaux le plus proche.
Toutefois, le compte peut être ouvert auprès du centre qui détient déjà le compte chèque du trésorier payeur général assignataire des mandats émis habituellement au profit de l'organisme et détenteur du compte de dépôt de fonds au Trésor.
Article 8 Procédure d'ouverture d'un compte chèque postal.
La demande d'ouverture d'un compte chèque postal est rédigée sur un formulaire délivré par le service des PTT.
Il doit être complété et signé par l'autorité appelée à effectuer normalement les opérations sur le compte.
Lorsque les chèques doivent être signés par deux autorités, celles-ci présentent et signent conjointement la demande d'ouverture de compte portant mention explicite de l'obligation de double signature sur les chèques tirés.
La demande présente l'indication :
de l'intitulé du compte (à l'exclusion des noms de personnel et des sigles) ;
du nom des personnels habilités à effectuer des opérations sur le compte courant, de façon permanente en l'absence des titulaires ;
de l'interdiction d'emploi de chèques libellés « au porteur » (mention de cette interdiction est portée à l'encre rouge sur la demande d'ouverture).
La demande d'ouverture est transmise au bureau de poste le plus proche qui :
notifie au corps l'avis d'ouverture du CCP et le numéro de compte ;
lui fait parvenir des imprimés qui, revêtus de la signature des personnels habilités, doivent être adressés le plus rapidement possible au centre de chèques postaux.
Article 9 Personnels habilités à effectuer des opérations sur le compte chèque postal.
Tous les chèques sont signés conjointement par le comptable des deniers et par le chef des services administratifs et techniques qui, en cas d'absence ou d'empêchement, sont suppléés par des officiers désignés à l'avance. Ils peuvent être également signés par le commandant de légion ou de formation assimilée.
Article 10 Avoir en numéraire.
En principe, l'avoir en caisse ne doit pas être supérieur aux dépenses à couvrir entre deux retraits de fonds. Le chef de corps donne toute directive à cet effet.
Par mesure de sécurité, l'excédent doit être versé au compte chèque postal.
Article 11 Publicité à donner à l'existence du compte.
La plus large diffusion doit être assurée à l'existence du compte chèque postal.
Le numéro du compte et sa domiciliation doivent, en principe, figurer sur les documents de comptabilité et de correspondance administrative et, en particulier, sur toute demande de règlement au profit du corps.
L'existence du compte chèque postal doit, en outre, être portée à la connaissance de tous les organismes, créanciers et débiteurs en relation habituelle avec le titulaire du compte.
Section II Fonctionnement des comptes chèques postaux.
Article 12 Catégories d'opérations autorisées.
Les titulaires des comptes chèques postaux sont autorisés à émettre des chèques pour :
transférer une somme de leur compte à un autre compte chèque postal (chèque de virement) ;
transférer une somme de leur compte au compte d'un créancier ouvert dans une banque ;
payer des créanciers non titulaires d'un CCP lorsque ces paiements ne sont pas assujettis à l'obligation de virement (chèque d'assignation) ;
retirer des fonds à leur profit (chèque de retrait).
Article 13 Formules à employer.
Les formules à employer pour l'émission des chèques d'assignation, de virement ou de retrait sont obligatoirement celles fournies par les services postaux.
Il en est de même, en principe, lorsque ces titres sont collectifs.
Les formules fournies par les services postaux ne peuvent en aucun cas être modifiées.
Article 14 Rédaction des titres.
Les chèques, avis de débit ou avis de crédit et mandats doivent être établis très lisiblement (à l'encre ou à la machine à écrire) et l'indication du bénéficiaire doit figurer sur les titres ; l'usage de chèques « au porteur » est interdit.
Le tireur ne doit pas omettre d'inscrire sur le coupon réservé à la correspondance tous renseignements devant permettre au bénéficiaire du versement d'identifier exactement la somme qui lui est payée.
Au moment de l'émission, le tireur porte sur la souche :
la date ;
le montant ;
l'identité du bénéficiaire ;
l'objet du virement ou la référence de la pièce justificative (aux lieu et place des deux derniers renseignements).
Les autorités qualifiées pour signer les chèques apposent également leur visa sur la souche.
Les grattages, surcharges ou ratures, même approuvés, sont interdits sur les chèques et entraînent la nullité du titre altéré.
La formule inutilisable est, dans ce cas, annulée sur le champ par le signataire et laissée attenante à la souche correspondante, également annulée.
Article 15 Modification dans l'intitulé du compte, mutation, empêchement ou absence momentanée des autorités qualifiées pour signer les chèques.
Sont immédiatement signalés au centre de chèques postaux :
le changement de dénomination du corps ;
le changement de garnison (même lorsqu'il n'entraîne pas le transfert du compte dans un autre centre de chèques postaux) ;
le remplacement des personnels habilités (commandant de légion ou de formation assimilée, chef des services administratifs et techniques, officier comptable ayant signé la demande d'ouverture du compte) ou la constitution d'un intérim ; dans ce cas, le remplaçant établit une nouvelle demande.
Ce document, précisant que le signataire remplace l'officier sortant dans l'habilitation à effectuer des opérations sur le compte, est transmis au centre de chèques postaux.
Toute modification intervenant dans la désignation du suppléant doit faire l'objet d'une demande nouvelle du titulaire du compte.
En cas d'urgence, ce dernier prend toutes dispositions pour notifier au centre de chèques postaux les signataires provisoirement accrédités pour les opérations du compte chèque.
Section III Transfert et clôture du compte chèque postal.
Article 16 Transfert du compte chèque postal.
Lorsque le changement de garnison d'un corps ne permet plus de conserver des relations faciles avec le centre de chèques postaux habituel, le transfert du compte est demandé à ce dernier. A cet effet, le commandant de légion ou de formation assimilée adresse une demande portant l'indication du centre choisi et, s'il y a lieu, du nouvel intitulé à donner au compte.
Article 17 Clôture du compte chèque postal.
La clôture du compte chèque postal est demandée en cas de dissolution du corps. La demande, établie par l'organe liquidateur ou par l'autorité chargée de la reddition des comptes du corps, mentionne la destination à donner au solde créditeur. Cette demande est transmise au centre de chèques postaux. Le compte n'est clos qu'à la fin des opérations de liquidation.
Article 18 Dispositions communes.
Lors du transfert ou de la clôture de compte chèque postal, les carnets de chèques non utilisés et les formules vierges sont restitués contre reçu au centre de chèques postaux.
Toutes ces formules sont au préalable annulées sous la responsabilité de l'autorité ayant demandé la clôture du compte. Cette dernière doit veiller à ce que le centre de chèques postaux porte la mention « compte clôturé » sur le dernier relevé établi après le transfert ou la clôture.
Section IV Dépenses de fonctionnement des comptes chèques postaux.
Article 19 Correspondance avec le centre de chèques postaux.
La franchise postale s'applique à toutes les correspondances et pièces diverses échangées entre le titulaire et le centre de chèques postaux.
Article 20 Imprimés, taxes, frais divers.
Les imprimés d'usage général nécessaires au service de chèques postaux dans les organismes militaires sont délivrés gratuitement par le centre de chèques postaux sur demande du titulaire du compte.
Par contre, les imprimés spéciaux dont l'emploi serait ultérieurement prescrit, avec l'accord de l'administration des postes et télécommunications, sont réalisés localement.
Les taxes et droits divers perçus par l'administration des PTT sont mis à la charge du titulaire par inscription au débit de son compte.
Ce sont notamment :
la taxe relative à l'émission des chèques d'assignation et de retrait ;
le droit de commission afférent au recouvrement de certains chèques bancaires remis par les débiteurs ;
les droits perçus pour relevés de compte, notification d'avoir ou modification de l'intitulé du compte ;
la taxe relative au transfert de compte chèque ;
la commission de tenue de compte prélevée annuellement (cette commission n'est pas perçue l'année de l'ouverture du compte).
Article 21 Imputation des dépenses.
Les taxes, les droits divers perçus par le service des chèques postaux et toutes les dépenses résultant du fonctionnement du compte chèque postal sont à la charge du budget de fonctionnement du corps.
Section V Opérations effectuées sur le compte chèque postal.
Article 22 Règle générale.
Les comptes chèques postaux sont utilisés obligatoirement pour tous les règlements entre les organismes militaires titulaires de comptes chèques postaux et de comptes de dépôt de fonds au Trésor.
Seuls les chèques postaux barrés sont utilisés.
Il est interdit d'utiliser le compte chèque postal du corps pour des opérations privées.
De même, il est interdit à tous commandant de légion ou de formation assimilée, chef des services administratifs et techniques, officier comptable d'utiliser son compte chèque postal personnel pour la réalisation d'opérations administratives.
Article 23 Principales opérations de recette effectuées sur le compte chèque postal.
a). Virements effectués par débit au compte du Trésor ;
b). Virements effectués par des débiteurs titulaires d'un compte chèque postal ;
c). Virements effectués par mandats-cartes n° 1418 A, par des débiteurs non titulaires de comptes chèques postaux ;
d). Montant des mandats-cartes postaux adressés à l'organisme par un débiteur.
Une demande est déposée au bureau de poste local afin que tous les mandats de l'espèce soient dirigés sur le centre de chèques postaux de domiciliation du compte de la formation.
e). Montant des mandats ordinaires reçus par correspondance.
Ces titres, complétés dans le cadre prévu à cet effet, par l'indication du compte à créditer, sont transmis non acquittés au centre de chèques postaux, accompagnés d'un bordereau de paiement des mandats.
Selon les relations dans lesquelles ils sont échangés, les mandats appartiennent au régime intérieur, au régime E ou au régime international.
f). Montant des chèques tirés sur une banque et reçus en paiement d'un débiteur privé.
Ces titres, qui doivent désigner clairement le bénéficiaire (au recto ou en endos) sont barrés par celui-ci dès réception, si nécessaire.
Ils sont transmis immédiatement au centre de chèques postaux avec un bordereau d'encaissement après endos.
g). Montant des chèques postaux d'assignation et des chèques de virement remis directement à l'officier comptable ou à un commandant de formation.
Ces chèques sont complétés par le numéro du compte chèque postal de l'organisme et revêtus de la mention « bénéficiaire », apposée dans le cadre réservé à cet usage au verso.
Ils sont ensuite transmis au centre de chèques postaux pour être portés au crédit du compte du corps.
h). Montant des chèques de virement ou d'assignation émis par le titulaire du compte n'ayant pu être virés ou payés aux bénéficiaires ;
i). Versements effectués par le titulaire du compte lui-même au moyen d'un mandat de versement.
Les titres visés aux paragraphes d), e) et g) ci-dessus ne doivent en aucun cas être encaissés directement en numéraire par le commandant de légion ou de formation assimilée, le chef des services administratifs et techniques, le trésorier, le commandant de formation ou de détachement.
Article 24 Principales opérations de dépenses effectuées sur le compte chèque postal.
a). Virements au profit de créanciers militaires ou civils titulaires d'un compte chèque postal ;
b). Versements par chèques d'assignation au profit de créanciers ayant demandé le règlement de leurs créances par mandats-cartes, lorsque le montant de ces créances est inférieur au plafond fixé pour les paiements en numéraire ;
c). Retraits pour alimenter la caisse du corps ;
d). Virements au profit de certains organismes effectués au moyen du titre universel de paiement (TUP) utilisé comme ordre de virement.
Section VI Prescriptions particulières.
Article 25 Paiement par chèque d'assignation.
L'envoi de fonds au moyen de mandats-cartes ou de mandats ordinaires comportant versement de numéraire au guichet d'un bureau de poste est formellement interdit aux titulaires militaires de compte chèque postal.
En conséquence, lorsque le paiement par mandat-carte est demandé par le créancier, et à condition que ce paiement ne dépasse pas les limites autorisées, il est procédé à l'émission d'un chèque d'assignation qui, après inscription au débit du compte chèque, ne diffère en rien du mandat-carte ordinaire.
Article 26 Récupération du montant des taxes. Retenues diverses.
Les taxes perçues par l'administration des PTT pour les chèques d'assignation sont à la charge des usagers qui ont demandé ce moyen de paiement : leur montant est déduit de la somme due, le chèque étant émis pour la somme nette. La même procédure est utilisée lorsque le tireur du chèque opère des retenues à d'autres titres (opposition, pénalités, cotisations, etc.).
Article 27 Chèques bancaires reçus en paiement.
271. Conditions d'acceptation des chèques.
Aucun chèque d'un montant égal ou supérieur au plafond fixé par la réglementation ne doit être accepté s'il n'a, au préalable, été certifié par la banque sur laquelle il a été tiré.
Aux termes des dispositions de la loi, les chèques doivent être présentés au paiement dans les huit jours de l'envoi. S'ils ont été certifiés, la provision est conservée pendant le même temps à la disposition des porteurs.
Passé ce délai, les chèques peuvent néanmoins être présentés au paiement, mais aucun recours ne peut alors être exercé contre le tireur pour défaut de provision.
L'officier comptable doit donc se conformer aux indications ci-après :
les chèques sont obligatoirement barrés et ne doivent être acceptés que s'ils sont datés du jour ou de la veille du jour de leur remise ou de leur expédition par la poste ;
les chèques endossés sont remis ou doivent parvenir par la poste au plus tard le quatrième jour suivant celui de leur création ;
le nom du comptable ne doit pas figurer sur les titres qui lui sont remis ;
les chèques sont encaissés par l'intermédiaire du compte chèque postal.
272. Remise d'un chèque sans provision à l'officier comptable des deniers.
Lorsqu'un chèque bancaire, un chèque tiré sur un compte ouvert chez un comptable du Trésor, ou un chèque postal remis dans les conditions prévues ci-dessus est retourné par le centre de chèques postaux ou par le comptable du Trésor pour défaut de provision, la comptabilité est immédiatement régularisée.
Le débiteur défaillant doit être mis sur le champ en demeure, par pli recommandé avec accusé de réception postal, de se libérer dans les cinq jours suivant la réception du pli recommandé sous peine de poursuites.
Si le débiteur désintéresse le corps ou la formation dans les cinq jours, le chèque impayé lui est restitué.
Dans le cas contraire le commandant de légion ou de formation assimilée dépose plainte avec si nécessaire constitution de partie civile, auprès du procureur de la République du lieu d'implantation du corps ou de la formation ayant reçu le chèque.
L'original du chèque (dont copies certifiées sont prises) est joint à la plainte.
Lorsque l'effet non payé est un chèque tiré sur une banque ou un comptable du Trésor, la plainte déposée est portée par le même courrier à la connaissance du directeur des services fiscaux aux fins d'application de l'amende fiscale.
Section VII Nature des opérations.
Article 28 Généralités.
Les corps effectuent, en principe, les opérations sur le compte chèque postal, dans les formes communes à tous les titulaires de compte chèque.
Article 29 Justifications des opérations.
291. Documents fournis par le service des chèques postaux.
Les différentes opérations inscrites au crédit ou au débit du compte chèque postal sont constatées au moyen des avis de crédit ou des mentions portées sur les relevés de situation de compte transmis par le service des chèques postaux.
Les avis de crédit sont joints aux relevés auxquels ils se rapportent.
Ces derniers, qui donnent le détail des opérations et l'indication du nouvel avoir, sont adressés au titulaire du compte à la fin de chaque journée au cours de laquelle le compte a été mouvementé.
Les corps ou formations titulaires de comptes chèques postaux doivent conserver, classés dans l'ordre chronologique, les relevés adressés par le centre de chèques postaux.
292. Constatation sur les pièces justificatives de recette et de dépense.
Les expéditions ou copies de pièces justificatives sont complétées par la mention :
S'il s'agit d'une recette :
« crédit au compte chèque postal suivant avis du … ».
S'il s'agit d'une dépense :
« montant net réglé par chèque postal de virement (ou d'assignation) N° … de … francs :
En date du …
(Signature.) »
293. Incidents de paiement ou de virement.
Les deux causes principales de rejet des chèques sont le fait :
d'erreurs matérielles dans l'indication du numéro de compte ou du bénéficiaire ;
de la rédaction des titres sous le libellé abrégé, en ce qui concerne les sociétés ayant un intitulé particulièrement long de leur raison sociale.
En conséquence, l'officier comptable doit :
apporter un soin particulier à l'établissement des titres de paiement ;
s'abstenir d'émettre un chèque au nom du gérant ou du directeur de la société créancière ;
veiller à se faire communiquer l'intitulé véritable du compte courant postal du créancier.
Lorsqu'un chèque n'a pu être payé au bénéficiaire ou viré à son compte, le centre de chèques postaux en rétablit le montant au crédit du compte débiteur.
A réception de l'avis de crédit, l'officier comptable régularise immédiatement l'opération et procède, dès que possible, à l'émission d'un nouveau chèque.
Lorsqu'il s'agit d'un paiement par chèque d'assignation, le montant des taxes afférentes au chèque non payé reste à la charge du créancier, si le non-paiement résulte de l'erreur ou de l'omission de celui-ci.
Ces frais sont supportés par le budget de fonctionnement du corps dans tous les autres cas de non-paiement.
Article 30 Enregistrement des opérations.
Toutes les opérations au crédit ou au débit du compte chèque postal sont inscrites au registre des chèques émis et reçus.
Article 31 Contrôle des opérations.
L'officier comptable, dès réception du relevé des opérations accompagné des avis de crédit et de débit, s'assure de l'exactitude de ces documents et compare le solde inscrit sur le relevé avec la balance des opérations consignées sur le registre des chèques émis et reçus.
Les souches des chèques de virement et d'assignation, revêtues de la mention « débité » et complétées de la date réelle du débit, sont conservées dans les archives du titulaire du compte au même titre que les autres pièces comptables.
Le corps, l'autorité chargée de la vérification de ses comptes, et les membres du corps du contrôle général des armées peuvent obtenir gratuitement :
douze fois au maximum chaque année, l'indication du solde du compte chèque postal à une date déterminée ;
quatre fois au maximum chaque année, copie du relevé du compte journalier pour une période de dix jours.
En outre, il est toujours possible au corps d'obtenir à titre onéreux des communications supplémentaires des renseignements visés ci-dessus. Le montant des redevances correspondantes, porté au débit du compte chèque postal, est imputé au budget de fonctionnement.
TROISIEME PARTIE Les comptes de dépôt de fonds au trésor.
Section I Dispositions générales.
Article 32 Utilisation des comptes de dépôt de fonds au Trésor.
Les comptes au Trésor permettent :
de retirer aux PTT l'exécution de certaines opérations incombant normalement aux comptables du Trésor ;
de diminuer de façon conséquente le nombre d'opérations nécessitées par le virement des mandats émis par l'ordonnateur au profit de l'organisme et, dans la même proportion, les délais de perception en numéraire de leur montant ;
de disposer d'un moyen de règlement en cas d'indisponibilité du CCP.
En conséquence, ce compte ne doit être utilisé qu'exceptionnellement au paiement de créanciers privés et, en particulier, lorsque ces derniers, non titulaires d'un compte chèque postal, détiennent un compte bancaire ou un compte de fonds particulier chez un comptable du Trésor.
L'usage du chèque est interdit pour les règlements entre organismes dotés d'un compte chèque postal.
Article 60 Principes.
Le titre universel de paiement (TUP) est un mode d'encaissement qui permet aux organismes utilisant des ordinateurs, pour mettre en recouvrement leurs créances, d'automatiser à la fois l'opération de paiement et le contrôle des encaissements effectués pour leur compte par mandat ou virement postal. Parallèlement, il offre au débiteur la possibilité de choisir le type de règlement qu'il lui convient le mieux.
Article 61 Modalités d'utilisation.
Les TUP sont adressés par les organismes créanciers aux corps débiteurs qui ne doivent employer ces formules que comme ordre de virement.
Le carnet de chèque n'est pas utilisé. Le cadre rose figurant sur les deux volets de la formule TUP doit être complété par les références du CCP du corps, daté et signé suivant les dispositions fixées à l'article 9 supra pour ce qui concerne les opérations effectuées sur le compte chèque postal.
L'avis d'échéance ou la facture, ainsi que le talon du TUP sont joints à la pièce de caisse.
Sur l'extrait de compte envoyé au corps par le centre de chèque postaux figurent, à côté de la somme débitée, la mention TUP et le sigle de l'organisme destinataire (créancier).
Section II Ouverture des comptes de dépôt de fonds au Trésor.
Article 33 Relations avec le comptable du Trésor.
Les comptes au Trésor sont tenus par un trésorier-payeur général ou un receveur des finances.
Le corps doit choisir le comptable du Trésor le plus proche de son lieu de stationnement, ou encore le comptable assignataire des mandats émis à son profit.
Le titulaire du compte peut toutefois obtenir, sur sa demande, la facilité d'effectuer ses versements et retraits de fonds (à l'exclusion de toute autre opération) par l'intermédiaire d'un percepteur désigné par le trésorier-payeur général.
Article 34 Procédure d'ouverture du compte.
341. Demande d'ouverture.
La demande d'ouverture du compte est signée conjointement par le chef des services administratifs et techniques et l'officier comptable des deniers qui l'adressent au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) choisi pour la tenue du compte.
Cette demande présente l'intitulé que les demandeurs désirent donner à leur compte et indique, s'il y a lieu, l'adresse du percepteur le plus proche.
Par ailleurs, le verso de la demande doit comporter l'indication des autorités qualifiées pour effectuer des opérations sur le compte et de leurs suppléants, avec les spécimens de leur signature.
Les spécimens des signatures sont également apposés sur la fiche cartonnée établie en double exemplaire, communiqué par le comptable du Trésor chargé de la tenue du compte.
342. Notification de l'ouverture du compte au demandeur.
Le trésorier-payeur général (ou le receveur des finances) notifie l'ouverture du compte de dépôt de fonds au signataire de la demande avec l'indication du numéro qui lui est affecté et, s'il y a lieu, du percepteur chargé des fonctions d'intermédiaire.
Article 35 Personnels habilités à effectuer les opérations sur le compte.
Les personnels habilités à effectuer des opérations sur le compte du Trésor sont ceux désignés à l'article 9 ci-dessus.
Article 36 Publicité à donner à l'existence du compte.
A l'exception des notifications prévues ci-dessus aucune publicité particulière n'est à donner à l'existence du compte au Trésor.
Section III Fonctionnement des comptes de dépôt de fonds au Trésor.
Article 37 Nature des opérations.
371. Les sommes portées par le comptable du Trésor au crédit du compte de dépôt peuvent provenir :
de mandats émis au profit du corps ;
de versements effectués par le titulaire, en espèces, par virement ou par chèque ;
de versements effectués par des tiers.
372. La seule opération de dépense est l'émission de chèques.
Ces chèques peuvent être tirés au profit, soit :
du titulaire lui-même (retraits de fonds) ;
d'un créancier privé, en particulier lorsque celui-ci, non titulaire d'un compte chèque postal, possède un compte ouvert dans une banque ou chez un comptable du Trésor ;
du comptable du Trésor détenteur du compte de dépôt de fonds lorsque le titulaire désire alimenter son compte courant postal.
Article 38 Imprimés et formules à utiliser.
Les carnets de chèques à utiliser sont obligatoirement ceux fournis par le comptable du Trésor auprès duquel est ouvert le compte de dépôt de fonds.
Article 39 Rédaction des titres.
Les chèques sont établis très lisiblement à l'encre ou à la machine à écrire. Ils doivent toujours indiquer le bénéficiaire ; l'usage du chèque « au porteur » est interdit.
Au moment de l'émission du chèque, le tireur en porte sommairement les caractéristiques sur la souche correspondante. Les autorités habilitées à signer les chèques apposent obligatoirement leur visa sur celle-ci.
Lorsqu'il n'est pas émis en vue d'un retrait de fonds, le chèque est toujours accompagné d'une lettre d'envoi, rappelant les caractéristiques du titre et comportant tous renseignements devant permettre au bénéficiaire d'identifier exactement la somme qui lui est versée. Il n'y a pas lieu d'établir une lettre d'envoi lorsque le chèque est remis en main propre.
Aucune mention ou inscription quelconque ne doit être portée au verso du chèque, réservé aux endos successifs ou à l'acquit.
Les règles concernant l'interdiction de toute altération des chèques et des modalités d'annulation des titres inutilisables valables pour les chèques postaux sont applicables dans les mêmes conditions aux chèques tirés sur le compte au Trésor.
Article 40 Changement dans l'intitulé du compte, mutation ou absence momentanée des personnels habilités à signer les titres.
Les directives concernant le fonctionnement des comptes chèques postaux sont valables pour les comptes au Trésor, sous réserve que les notifications soient, en ce qui concerne ces derniers comptes, adressées au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) auprès duquel le compte est ouvert.
Les spécimens des signatures des personnels habilités à signer les chèques sont donnés sur de nouvelles fiches cartonnées établies en double exemplaire.
Ces nouvelles fiches annulent et remplacent les précédentes. Elles doivent donc comporter toutes les signatures accréditées, celles données antérieurement conservant leur validité.
Section IV Transfert et clôture des comptes de dépôt de fonds au Trésor.
Article 41 Transfert.
Lorsque le changement de garnison d'un corps nécessite le transfert de son compte au Trésor, les opérations de transfert du compte sont effectuées de la façon suivante, selon le cas considéré.
411. Les opérations sont effectuées directement à la caisse du trésorier-payeur général ou du receveur des finances.
Au moment de l'installation dans la nouvelle résidence, le corps demande l'ouverture d'un nouveau compte.
Dès réception de la notification d'ouverture de compte, le corps demande la clôture de l'ancien compte par lettre adressée au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) qui le détenait. Cette lettre, accompagnée d'un chèque émis au profit de ce comptable pour le solde du compte, doit demander le virement de cette somme au crédit du nouveau compte.
412. Les opérations sont effectuées par l'intermédiaire d'un percepteur.
Si la nouvelle garnison est située dans le même département que l'ancienne, il suffit au corps de demander au trésorier-payeur général, au moyen d'une lettre, d'autoriser le percepteur de la nouvelle résidence à effectuer les opérations de dépôt et de retrait pour son compte aux lieu et place de l'ancien comptable.
Si la nouvelle garnison est située hors du ressort du trésorier-payeur général qui détient le compte, le transfert de ce compte est effectué dans les mêmes conditions qu'au paragraphe 411. La demande de clôture du compte est toutefois transmise par l'intermédiaire du percepteur.
Article 42 Clôture définitive du compte.
La clôture du compte est demandée par lettre dans les circonstances et conditions prévues ci-dessus, au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) qui tient le compte.
Cette lettre est toujours accompagnée d'un chèque d'un montant égal au solde créditeur du compte, émis au profit du trésorier-payeur général (ou du receveur des finances). Elle mentionne, en outre, la destination à donner à cette somme selon les directives de la décision de dissolution.
La demande de clôture est transmise, s'il y a lieu, par l'intermédiaire du percepteur auprès duquel les opérations de versement et de retrait sont effectuées.
Article 43 Dispositions communes.
Lors du transfert ou de clôture de compte au Trésor, les carnets de chèques non utilisés et les formules vierges sont restitués contre reçu au comptable du Trésor qui tenait le compte.
Dans les cas visés ci-dessus, il est demandé au trésorier-payeur général (ou au comptable des finances) de porter la mention « compte clôturé » sur la dernière situation de compte adressée après l'exécution des mouvements prescrits sur la demande de transfert ou de clôture.
Section V Dépenses de fonctionnement.
Article 44 Correspondance avec l'agent du Trésor.
Les titulaires de comptes au Trésor ne disposent pas de la franchise postale pour les correspondances qu'ils adressent aux comptables du Trésor qui tiennent les comptes.
Art. 45
451. Les carnets de chèques sont délivrés gratuitement par le trésorier-payeur général ou le receveur des finances.
Les autres imprimés utilisés pour le service des comptes au Trésor ou dont l'usage pourrait être prescrit sont réalisés localement.
452. Aucune taxe n'est perçue par les comptables du Trésor à l'occasion des opérations effectuées sur le compte au Trésor.
En outre, ces opérations, de même que celles affectant le compte chèque postal, ne donnent pas lieu à la formalité du timbre-quittance.
Les frais comprennent notamment le prix de reliure et les timbres spéciaux dont l'achat dans le commerce serait nécessaire au fonctionnement du compte, ainsi que l'affranchissement des correspondances échangées avec le comptable du Trésor.
Article 46 Imputation des dépenses.
Les frais de correspondance engagés pour le service du compte au Trésor ainsi que toutes les autres dépenses (imprimés et frais divers) sont supportés par le budget de fonctionnement du corps.
Section VI Opérations effectuées sur le compte au Trésor.
Article 47 Règle générale.
Les comptes au Trésor peuvent :
recevoir en dépôt les fonds dont l'emploi n'est pas immédiat ;
être utilisés par les corps pour alimenter soit le compte chèque postal, soit, en numéraire, la caisse du corps ;
servir exceptionnellement au règlement de créances.
Il est interdit d'employer le compte au Trésor du corps pour la réalisation d'opérations privées. De même, il est interdit à tous commandant de légion ou de formation assimilée, chef des services administratifs, officier comptable d'utiliser son compte personnel ouvert auprès d'un comptable du Trésor, au titre du « service des fonds particuliers », pour effectuer des opérations administratives. La même interdiction s'applique à l'utilisation d'un compte personnel ouvert dans une banque.
Article 48 Principales opérations de recette effectuées sur le compte au Trésor.
Mandats émis par l'ordonnateur au profit du compte du Trésor du corps.
Virements en provenance du compte chèque postal du corps effectués sur ordre du titulaire.
Dépôt en numéraire effectué par le titulaire du compte de dépôt à la caisse d'un agent du Trésor.
Chèques tirés sur un compte de fonds particuliers ouvert chez un comptable du Trésor et remis à l'officier comptable par des débiteurs privés.
Ces titres sont encaissés dans les conditions fixées ci-dessus ; ils sont adressés au comptable du Trésor qui tient le compte de dépôt de l'organisme après endossement à son profit.
Article 49 Principales opérations de dépense effectuées sur le compte chèque postal.
Chèque émis à l'ordre du titulaire du compte de dépôt lui-même (retraits de fonds).
Chèque émis au nom d'un comptable du Trésor pour règlement d'une dette envers l'Etat ou en vue de faire alimenter son compte chèque postal.
Chèque émis au profit d'un créancier privé de l'Etat.
Section VII Exécution des opérations.
Article 50 Opérations de recette.
Les mandats émis au profit des corps titulaires d'un compte au Trésor doivent, en vue de leur inscription au crédit du compte, être revêtus par l'ordonnateur de l'indication du comptable du Trésor détenteur du compte et du numéro de celui-ci.
Ils sont accompagnés de l'avis de crédit réglementaire comportant ordre de virement.
Simultanément, l'ordonnateur avise directement le corps ou la formation bénéficiaire de l'émission du titre de paiement. Cet avis peut revêtir la forme d'un deuxième exemplaire de l'avis de crédit portant la mention « duplicata adressé pour information ».
Les sommes versées en numéraire à la caisse du trésorier-payeur général, du receveur des finances ou du percepteur désigné comme intermédiaire, donnent lieu à la délivrance d'un reçu par ces comptables.
Article 51 Opération de dépense.
Les retraits de fonds sont effectués sur le compte au Trésor, au moyen d'un chèque émis au nom du tireur et présenté à la caisse du trésorier-payeur général (ou du receveur des finances) détenteur du compte ou du percepteur agréé comme intermédiaire.
Ces comptables doivent être avisés au moins quarante-huit heures à l'avance des paiements qu'ils auront à assurer lorsque les décaissements prévus sont supérieurs à un montant fixé d'un commun accord.
Le règlement de créances d'un montant supérieur au plafond fixé pour les paiements en numéraire peut être effectué exceptionnellement au moyen d'un chèque barré sur le Trésor.
Le règlement par chèque sur le Trésor ne donnant lieu à aucune perception de taxe, ce titre est émis pour le montant exact des droits.
Les chèques tirés sur le compte au Trésor accompagnés de la lettre d'envoi sont transmis directement au bénéficiaire du titre par lettre recommandée ou remis en main propre contre récépissé.
La lettre d'envoi accompagnant le chèque émis au profit du comptable du Trésor dans le but d'alimenter le compte chèque postal ou de régler d'une dette envers l'Etat doit indiquer la destination à donner au montant du chèque.
Lorsque le nombre des parties prenantes titulaires d'un compte ouvert chez un comptable du Trésor le justifie, les règlements peuvent être exécutés par émission d'un seul chèque collectif au nom du comptable du Trésor, détenteur du compte de dépôt du corps, accompagné d'un relevé des virements à réaliser par ce comptable.
Section VIII Dispositions particulières.
Article 52 Récupération de frais.Retenues diverses.
Lorsque le titulaire d'un compte au Trésor doit effectuer diverses retenues sur le montant de la créance réglée au moyen d'un chèque (retenues pour opposition, pénalité, secours mutuels, etc.), le montant de ces retenues est déduit de la somme due, le chèque étant émis pour la somme nette. Le détail des retenues doit figurer sur la lettre d'envoi adressée au créancier en même temps que le chèque.
Les frais d'affranchissement de cet envoi sont, de même, à la charge du destinataire.
Article 53 Compte de fonds particulier.
Les chèques tirés sur un compte de fonds particulier ouvert chez un comptable du Trésor et remis au corps par un débiteur privé doivent, pour être acceptés et encaissés, remplir les conditions indiquées ci-dessus.
La conduite à tenir en cas de défaut de provision est la même que pour les chèques bancaires.
Section IX Justification, enregistrement et contrôle des opérations.
Article 54 Justification des opérations.
541. Les opérations effectuées sur le compte au Trésor donnent lieu à remise des pièces suivantes au titulaire du compte :
avis de crédit, transmis par le comptable du Trésor, à l'occasion du virement des mandats émis par l'ordonnateur au profit du corps ;
reçus délivrés lors de l'encaissement des chèques ou de versements en espèces ;
relevé mensuel détaillé des opérations effectuées pendant le mois écoulé, indiquant la date, la nature et le montant de chaque opération ; dans le cas où le nombre des opérations faites par le corps le justifierait, un envoi plus fréquent de ces relevés peut être demandé au comptable du Trésor ;
situation semestrielle de compte faisant apparaître, à une date déterminée, le solde du compte et le montant des opérations de crédit et de débit. Les autorités qualifiées pour effectuer les opérations sur le compte au Trésor doivent certifier l'exactitude de cette situation qui est ensuite renvoyée au comptable du Trésor.
542. Le virement des mandats émis par l'ordonnateur au profit du corps, les versements en espèces effectués par celui-ci à son compte et les chèques encaissés par le comptable du Trésor sont justifiés respectivement par l'avis de crédit ou le reçu délivré.
Les autres recettes, notamment en cas de transfert de fonds du compte chèque postal au compte au Trésor, font l'objet d'une recette de caisse, signée par l'officier comptable.
Les pièces de dépense (factures, mémoires, quittances, etc.) qui, exceptionnellement, sont réglées par chèque reçoivent, au moment du règlement, l'apposition de la mention : « montant net réglé par chèque sur le Trésor n° … de francs : … en date du …, (avis de débit du …).
(Signature.) »
Cette mention est complétée, s'il y a lieu, par le détail des retenues diverses précomptées sur le montant des sommes dues au créancier.
543. Le montant des chèques qui sont annulés après émission et visa est rétabli au crédit du compte par le trésorier-payeur général (ou le receveur des finances), sur présentation du chèque par le comptable des deniers au comptable du Trésor.
La comptabilité est régularisée dans les conditions prévues pour le service des comptes chèques postaux et les mentions portées sur les pièces justificatives de la dépense sont annulées.
Article 55 Enregistrement des opérations.
Toutes les opérations effectuées au crédit ou au débit du compte au Trésor sont inscrites au registre des chèques émis et reçus correspondant.
Les frais laissés à la charge du budget de fonctionnement du corps y sont également inscrits.
Article 56 Contrôle des opérations.
A la fin de chaque journée, l'officier comptable compare les indications consignées sur le RCER avec les pièces de recette et de dépense qu'il détient (avis de crédit, reçus, certificats de recettes, souches des chèques émis) et fait ressortir le solde créditeur du compte.
Les titulaires de comptes de dépôt peuvent obtenir, autant de fois qu'ils le jugent nécessaire, confirmation verbale du solde figurant au crédit du compte.
Les souches des chèques sont conservées dans les archives du titulaire du compte comme les autres pièces comptables.
De même, les documents appuyant les recettes ainsi que les relevés de compte, classés par journée et dans l'ordre chronologique, sont conservés à la disposition des autorités de contrôle.
Pour faciliter la vérification des comptes du corps, le commissaire de l'armée de terre local peut obtenir, 12 fois par compte et par année, communication du solde, et, 4 fois par compte et par année, le relevé des opérations figurant au compte pour une période de dix jours.
De même, les membres du corps du contrôle général des armées peuvent obtenir tous renseignements ou copies de comptes sans limitation d'objet, ni d'étendue.
Les indications de solde et relevés de compte sont, dans tous les cas, délivrés gratuitement par les comptables du Trésor.
Section X Dispositions particulières applicables aux troupes stationnées outre-mer.
Article 57 Généralités.
L'organisation administrative de certains territoires d'outre-mer et les règles particulières d'exécution du service dans les trésoreries des départements et territoires d'outre-mer peuvent faire obstacle à l'application intégrale des dispositions précédentes, notamment en ce qui concerne le fonctionnement des comptes de dépôt de fonds au Trésor et l'exécution des opérations sur ces comptes.
Il en est ainsi, en particulier, quand les dépenses autorisées ne peuvent être effectuées par émission de chèques et quand le règlement intérieur du service du Trésor ne prévoit pas l'établissement de relevés mensuels des opérations.
Les titulaires d'un compte doivent alors effectuer leurs opérations de dépense à l'aide de mandats.
Article 58 Règlement des dépenses par mandats sur le Trésor.
Le corps titulaire d'un compte de dépôt au Trésor à la possibilité d'effectuer par mandats sur le Trésor les opérations de dépenses autorisées.
A cet effet, il doit adresser au comptable du Trésor chargé de la tenue de son compte une demande de mandat sur le Trésor signée par le chef des services administratifs et techniques.
Le trésorier-payeur (ou le receveur particulier lui remet une déclaration d'émission de mandat portant l'empreinte de son timbre. L'imprimé est ultérieurement complété par l'accusé de réception du destinataire.
Article 59 Tenue du livret de compte chèque avec le Trésor.
Dans le cas visé ci-dessus, les mouvements de fonds sur le compte au Trésor sont suivis sur un livret de compte courant avec le Trésor et conservé par le chef des services administratifs et techniques.
Ces mouvements de fonds sont inscrits par les agents des finances, sous leur responsabilité. Les mentions ainsi apposées sont signées par ces agents (ou leur fondé de pouvoir) et appuyées de l'empreinte de leur timbre.
Lors de chaque opération est également porté le montant des chèques payés depuis le dernier mouvement.
Dans la dernière colonne du livret, l'officier comptable du corps mentionne les chèques et les mandats délivrés pour lesquels les agents du Trésor inscrivent en regard la date du paiement.
QUATRIEME PARTIE Les titres universels de paiement.
CINQUIEME PARTIE Le prélèvement automatique.
Article 62 Dispositions générales.
Le prélèvement automatique peut être utilisé pour le paiement de factures, mémoires, relevés émis par les services ou organismes publics.
L'autorisation de retrait automatique est donnée par le commandant de légion ou de formation assimilée.
Certaines garanties doivent être exigées des créanciers notamment :
un délai de dix jours minimum entre la date de production de la facture et celle du retrait ;
la possibilité de s'opposer au retrait en cas d'erreur manifeste ;
la possibilité de résilier l'autorisation à tout moment.
Article 63 Dispositions comptables.
A la réception du titre de créance l'officier comptable deniers doit :
vérifier son existence, son exactitude et son exigibilité ;
inscrire le montant au registre des chèques émis sans retard et avant échéance (cette opération est à considérer comme un « chèque émis non débité » jusqu'au prélèvement).
ANNEXE II. Registre-journal du 16 juin 1988.
Avoir précédent J — 1. | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
CCP : 53526 139,29 | Numéraire : 37991,46 | Trésor : 317,11 | Avoir total : 53564447,86. | ||||
Numéro écrit. | Mode REAL. | Libellé. | Code ORG. | Imputation. | Code HCSC. | Montant recettes. | Montant dépenses. |
1945 | 9 | Transfert de comptes. |
|
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|
|
|
| Gestion 1986. |
|
|
|
|
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|
| Solde officiers. | 1 | 314210000J | HC |
| — 528 767,22 |
|
| Solde officiers gestion 86. | 1 | 249W | HC |
| 528 767,22 |
|
| Soldes non officiers. | 1 | 314220000D | HC |
| — 19 063 496,77 |
|
| Solde non officiers gestion 86. | 1 | 250X | HC |
| 19 063 496,77 |
|
| Soldes appelés et volontaires féminines. | 1 | 314230000Y | HC |
| — 37 726,53 |
|
| Solde GA gestion 86. | 1 | 251Y | HC |
| 37 726,53 |
|
| Solde des réserves. | 1 | 314260000G | HC |
| — 197 756,64 |
|
| Solde réserves gestion 86. | 1 | 271V | HC |
| 197 756,64 |
|
| Allocations familiales. | 1 | 334210250L | HC |
| — 83 562,04 |
|
| Allocations familiales gestion 86. | 1 | 253A | HC |
| 83 562,04 |
|
| FA alimentation GA | 1 | 344110000J | HC |
| — 74 126,64 |
|
| FA alimentation GA gestion 86. | 1 | 254B | HC |
| 74 126,64 |
|
| Indemnités primes habillement. | 1 | 344210720M | HC |
| — 190 513,50 |
|
| Primes hab. s/off. gestion 86. | 1 | 256D | HC |
| 190 513,50 |
|
| Service de santé. | 1 | 344210740J | HC |
| — 4 781,32 |
|
| Service santé gestion 86. | 1 | 257E | HC |
| 4 781,32 |
|
| Indemnités de mission. | 1 | 344210811L | HC |
| — 76 807,64 |
|
| Missions HC gestion 86. | 1 | 258F | HC |
| 76 807,64 |
|
| Indemnités de mission. | 1 | 344210811L | SC |
| — 136 983,50 |
|
| Missions SC gestion 86. | 1 | 259G | HC |
| 136 983,50 |
|
| Indemnités de tournée. | 1 | 344210812M | HC |
| — 11 624,75 |
|
| Tournée HC gestion 86. | 1 | 260H | HC |
| 11 624,75 |
|
| Indemnités de tournée. | 1 | 344210812M | SC |
| — 59 306,25 |
|
| Tournées SC gestion 86. | 1 | 261J | HC |
| 59 306,25 |
|
| Transports personnels (IK). | 1 | 344210821X | HC |
| — 7 476,70 |
|
| IK HC gestion 86. | 1 | 262K | HC |
| 7 476,70 |
|
| Transports personnels (IK). | 1 | 344210821X | SC |
| — 8 816,85 |
|
| IK SC gestion 86. | 1 | 263L | HC |
| 8 816,85 |
|
| Indemnités de stage. | 1 | 344210830G | HC |
| — 68 333,60 |
|
| Stages HC gestion 86. | 1 | 264M | HC |
| 68 333,60 |
|
| Indemnités de stage. | 1 | 344210830G | SC |
| — 40 380,70 |
|
| Stages SC gestion 86. | 1 | 265N | HC |
| 40 380,70 |
|
| Usage véhicule personnel (cyclo et vélo). | 1 | 344210840T | HC |
| — 196,00 |
|
| Usage véhicules perso. gestion 86. | 1 | 266P | HC |
| 196,00 |
|
| Chang. résidence (transport personnes). | 1 | 344210850D | SC |
| — 762,40 |
|
| Chang. rés. transport pers. gestion 86. | 1 | 267R | HC |
| 762,40 |
|
| Chang. résidence (transport mobilier). | 1 | 344210860P | SC |
| — 221 665,40 |
|
| Chang. rés. transport mob. SC gestion 86. | 1 | 268S | HC |
| 221 665,40 |
|
| Chang. résidence (frais d'hôtel). | 1 | 344210870A | SC |
| — 51 485,00 |
|
| Chang. rés. frais d'hôtel gestion 86. | 1 | 269T | HC |
| 51 485,00 |
|
| Voyages de congé. | 1 | 344210880L | HC |
| — 714,00 |
|
| Voyages de congé gestion 86. | 1 | 270U | HC |
| 714,00 |
|
| Transport de matériels et frais obsèques. | 1 | 344210890X | SC |
| — 7 272,82 |
|
| Transport corps frais obsèques gestion 86. | 1 | 272W | HC |
| 7 272,82 |
|
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| Total |
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1946 | 9 | Transfert de comptes. Gestion 86 GA. |
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| Fonds de compensation alimentation. | 1 | 207A | HC | — 15 821,52 |
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| Compte de passage. | 1 | 200T | HC | 15 821,52 |
|
|
| GA PSIG Coulommiers. | 1 | 209C | HC | — 47 128,80 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 209Y | HC | 47 126,80 |
|
|
| GA PSIG Fleury-Mérogis. | 1 | 210D | HC | — 85 647,91 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 85 647,91 |
|
|
| GA Cie Fontainebleau. | 1 | 211E | HC | — 39 065,79 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 39 065,79 |
|
|
| GA PSIG Mantes-la-Jolie. | 1 | 212F | HC | — 7 263,81 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 7 263,81 |
|
|
| GA Cie Meaux. | 1 | 213G | HC | — 50 960,00 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 50 960,00 |
|
|
| GA PSIG Melun. | 1 | 214H | HC | — 100 742,23 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 100 742,23 |
|
|
| GA PSIG Montmorency. | 1 | 215J | HC | — 48 911,97 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 48 911,97 |
|
|
| GA PSIG Palaiseau. | 1 | 216K | HC | — 95 785,51 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 95 785,51 |
|
|
| GA Paris. | 1 | 217L | HC | — 91 887,16 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 91 887,16 |
|
|
| GA PSIG Pontoise. | 1 | 218M | HC | — 86 255,75 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 86 255,75 |
|
|
| GA PSIG Provins. | 1 | 219N | HC | — 100 080,52 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 100 080,52 |
|
|
| GA PSIG Rambouillet. | 1 | 220P | HC | — 62 101,01 |
|
|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 62 101,01 |
|
|
| GA Cie Saint-Germain-en-Laye. | 1 | 221R | HC | — 92 180,03 |
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|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 92 180,03 |
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|
| GA HT Trappes. | 1 | 222S | HC | — 33 890,23 |
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|
| Gestions précédentes alimentation GA. | 1 | 205Y | HC | 33 890,23 |
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| Total |
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Position des fonds. | |||||||
CCP : 53 526 139,29 | Numéraire : 37 991,46 | Trésor : 317,11 | Avoir total : 53 564 447,86. | ||||
Position des chèques. | |||||||
Chèques émis non débités. CCP = 175 900,00. Trésor = 0. | Chèques reçus non crédités = 39 300. | Solde des chèques émis et reçus = 215 200,00. | |||||