1. Règles générales.

1.1. Définitions de l'engagement.

On distingue l'engagement comptable de l'engagement juridique.

L'engagement comptable précède l'engagement juridique. Il est effectué à l'échelon central, pour les dépenses non déconcentrées, où il fait l'objet d'un visa, et, à l'échelon local, pour les dépenses déconcentrées, où il fait l'objet d'un avis.

L'engagement comptable provoque l'indisponibilité corrélative, dans les écritures du contrôleur financier et des services intéressés, des crédits de paiement ou des autorisations de programme.

L'engagement juridique est l'acte par lequel un établissement du service de santé des armées crée ou constate à son encontre une obligation entraînant une charge financière pour l'Etat.

Il résulte d'une obligation telle qu'un marché, une convention, une commande, un décret, un arrêté ministériel ou même d'une simple décision prise dans les conditions réglementaires.

1.2. Forme de l'autorisation d'engagement.

Sous-délégation d'autorisation d'engagement (S/DAED) pour les dépenses non déconcentrées ou déconcentrées (titre III).

Notification d'autorisation de programme (NAP) (titre V).

1.3. Personnes autorisées.

Le pouvoir de contracter des obligations juridiques pour le compte de l'Etat n'est pas lié à la qualité d'ordonnateur.

Les autorités habilitées à signer les marchés et les bons de commande émis par les directions et services du ministère de la défense sont désignées par l'arrêté du 6 octobre 1986, cité en référence.

Il prescrit que sont habilités à engager l'Etat par des achats ou des travaux commandés selon la procédure de l'article 123 du code des marchés publics les agents désignés par un ordre écrit du directeur du service ou de l'établissement auquel ils appartiennent.

Les chefs d'établissement du service de santé peuvent donc autoriser des personnels (militaires ou civils) placés sous leurs ordres à engager l'Etat selon la procédure de l'article 123 du code des marchés publics.

Les personnes autorisées sont responsables devant leur mandant des engagements qu'elles signent. Cette responsabilité n'exclut pas celle exercée en la matière par le chef d'établissement.

Les autorisations délivrées par le chef d'établissement, sont des décisions à caractère exclusivement nominatif, limitées au domaine de compétence des personnels concernés. A ce titre, elles sont révocables à tout instant et doivent être renouvelées à chaque changement intervenu dans l'affectation ou l'emploi des personnels. Elles sont portées sur le registre des actes administratifs de la formation.

Elles ne peuvent pas être sous déléguées par leurs titulaires.

Les personnes autorisées exercent leurs prérogatives dans la limite de crédits annuels qui sont alloués par écrit à leur centre de responsabilité par le chef d'établissement.

1.4. Sous-délégation d'autorisation d'engagement de dépenses (S/DAED) et les notifications d'autorisation de programme (NAP).

Les crédits accordés à l'établissement font l'objet de S/DAED ou NAP. Elles peuvent être :

• globales ;

  ou

• par type de dépenses (commandes sur facture, contrats, marchés…).

Les crédits relatifs à des opérations particulières ou à des contrats de recherche font l'objet de S/DAED ou NAP spécifiques.

Le cumul des S/DAED doit respecter la règle de la spécialité budgétaire. Elle s'effectue pour un même chapitre et un même article conformément aux alinéas 1 et 2 ci-dessus.

1.5. Les engagements.

  5.1. Réalisation de l'engagement.

Les engagements sont réalisés dans la limite des autorisations ouvertes.

Chaque engagement juridique fait l'objet d'un bon de commande-reçu (imprimé N° 620-9*/70) joint à la présente instruction et d'une écriture portant référence de la pièce d'engagement, à savoir : le marché, le contrat, la commande ou la décision de l'autorité ayant délégué sa signature.

  5.2. Evaluation de l'engagement.

Si, au moment où l'engagement juridique est contracté, le montant de la dépense n'est pas connu, il est effectué sur une évaluation aussi précise que possible.

  5.3. Apurement de l'engagement.

Le montant de chaque engagement juridique inscrit en comptabilité peut constituer une simple prévision qui sera réajustée par une opération comptable lors de la liquidation de la dépense. L'opération comptable consiste à désengager la somme engagée par passation de l'écriture inverse en se référant à l'engagement initial et à rengager le montant exact de la dépense.

En cas de factures multiples se référant à un même engagement, ce dernier ne peut être soldé qu'au reçu de la dernière facture.

Ces ajustements doivent constituer des corrections à l'engagement initial et non l'adjonction d'opérations nouvelles qui doivent faire l'objet d'un nouvel engagement.

  5.4. Annulation d'un engagement.

L'annulation d'un engagement s'opère également par la procédure de l'écriture inverse.

  5.5. Engagements anticipés.

Les engagements peuvent être effectués à partir du 1er décembre au titre de la gestion suivante.

Dans la limite du montant des autorisations ouvertes, des engagements de dépenses ordinaires autres que les dépenses de personnel peuvent être pris au titre de l'année suivante, sous réserve que l'exécution du service ne puisse intervenir avant le 1er janvier de cette nouvelle année.

  5.6. Date limite des engagements.

La date limite des engagements est fixée :

Au 30 novembre, pour les dépenses ordinaires.

Toutefois, en cas d'urgence ou de nécessité dûment justifiée, pour des besoins nés après le 30 novembre, dont la satisfaction ne peut attendre le 1er janvier suivant, la date limite peut-être repoussée au 31 décembre ;

Au 31 décembre, pour les dépenses de personnels :

• les dépenses afférentes à des indemnités pour frais de déplacements, missions ou tournées ;

• les dépenses payées par les régisseurs d'avances ;

• les dépenses sur autorisation de programme.

Au 20 janvier de la gestion suivante pour les engagements de dépenses sur les crédits ouverts après le 30 novembre par une loi, un décret ou un arrêté et pour les opérations de régularisation (règlement de cessions, apurement de provisions).

  5.7. Engagements non soldés.

Les engagements dont l'exécution n'est pas intervenue au 31 décembre au plus tard ou dont l'ordonnancement n'a pu être opéré avant la clôture de la gestion (20 janvier) sont annulés puis repris au titre de la gestion suivante.

2. La comptabilité des dépenses engagées.

2.1. Buts de la comptabilité des dépenses engagées.

La comptabilité des dépenses engagées a pour but :

• de connaître à tout moment la disponibilité des ressources ;

• d'éviter que les crédits budgétaires et les autorisations de programme soient détournés de leur objet ;

• de veiller en permanence à ce que les charges contractées demeurent en deçà des ressources accordées.

2.2. Organisation de la comptabilité des engagements de dépenses.

La comptabilité des dépenses engagées est tenue dans tous les établissements du service de santé des armées.

Il n'existe qu'une seule comptabilité des dépenses engagées par établissement. Elle est à la charge du chef du service d'administration générale et financière dans les hôpitaux, de la gestion financière dans les écoles et du chef des services administratifs dans les établissements de ravitaillement.

2.3. Prescriptions générales de la comptabilité des dépenses engagées.

La comptabilité doit impérativement présenter :

• le montant de chaque sous-délégation, autorisation d'engagement ou autorisation de programme ainsi que leur cumul ;

• le montant de chaque engagement juridique contracté ;

• le montant disponible à l'engagement.

2.4. Traduction comptable de l'engagement.

Chaque engagement juridique ou annulation d'engagement fait l'objet d'une écriture dans la comptabilité.

2.5. Opérations de fin de gestion.

S'ils n'ont pas été entièrement soldés avant la clôture de la gestion et s'ils ne se rapportent pas à des dépenses auxquelles l'établissement aurait renoncé, les engagements juridiques doivent être :

• annulés au moyen d'une écriture dans la comptabilité de l'ancienne gestion ;

• réinscrits dans la comptabilité de la nouvelle gestion.

3. La comptabilité automatisée des dépenses engagées.

3.1. Objectifs de la comptabilité automatisée.

La comptabilité automatisée des dépenses engagées répond à la nécessité de fournir les informations comptables telles qu'elles sont définies dans les chapitres précédents. En outre, les possibilités informatiques permettent de donner un certain nombre d'informations de gestion.

3.2. Procédure comptable.

La procédure comptable consiste à l'édition, pour chaque jour, de deux états :

• le journal des opérations, document comptable retraçant les écritures relatives aux crédits, engagements et factures ;

• la situation journalière des engagements, document comptable donnant le montant des ressources disponibles à l'engagement.

De plus, il indique le montant cumulé des engagements initiaux et des liquidations, les pourcentages des liquidations et des engagements par rapport aux crédits.

Ces deux documents doivent être présentés à la signature du gestionnaire dans les hôpitaux et établissements de ravitaillement, du chef des services administratifs dans les écoles.

3.3. Dispositions particulières.

Lorsque le chef d'établissement a autorisé plusieurs personnes à engager des dépenses, un journal des opérations et une situation journalière des engagements limités à leur domaine de compétence sont édités à leur intention dans les conditions fixées à l'article précédent.

3.4. Informations indispensables au suivi de l'engagement des dépenses.

Des informations regroupées dans des fichiers particuliers permettent de suivre les engagements, par fournisseur, par type de dépenses et de respecter le seuil des marchés.

3.5. Informations de gestion.

Pour le suivi interne de sa gestion, l'établissement peut faire une analyse de ses engagements par paragraphe et sous-paragraphe budgétaire.

3.6. Editions relatives à la liquidation et au paiement des dépenses.

Le système comptable automatisé des dépenses engagées édite notamment les fiches de liquidation, les certificats de non-opposition, les bordereaux récapitulatifs des pièces de dépenses adressées pour mandatement à l'ordonnateur imprimé N° 620-9*/75 et les bordereaux récapitulatifs des dépenses payées par le régisseur d'avances (modèle 17 du ministère de l'économie et des finances).

4. Dispositions diverses.

4.1. Archivage.

Les documents comptables (le journal des opérations et la situation journalière des engagements) ainsi que les fiches fournisseurs sont conservés pendant cinq ans.

4.2. Textes modifiés.

(Modifié : erratum 22/10/1992.)

Les articles 138 à 149 de l'instruction n^o 1400-24/DCSSA du 16 mars 1967 prise pour l'application de l'arrêté du 8 février 1967 portant organisation et fonctionnement des hôpitaux des armées.

Les paragraphes 12.1, 12.2, 12.3 de l'article 12 de la circulaire 1600 /DEF/DCSSA/AAF/GF du 24 juin 1986 relative à l'exécution du budget du service de santé des armées, sont abrogés.

4.3. Entrée en vigueur.

La présente instruction entrera en vigueur à compter du 1er juillet 1990.