INSTRUCTION N° 350/DEF/DCSSA/RH/CH relative à la notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et des sous-officiers féminins du service de santé des armées.
Abrogé le 06 février 2006 par : INSTRUCTION N° 200/DEF/DCSSA/CH relative à la notation des militaires du service de santé des armées. Du 06 mars 2002NOR D E F E 0 2 5 0 5 6 9 J
Préambule.
Prise en application du décret 83-1252 du 31 décembre 1983 susvisé, la présente instruction a pour objet de préciser les conditions réglementaires d'établissement, de communication et de contrôle de la notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées (MITHA) soumis aux lois et règlements applicables aux officiers ou aux sous-officiers.
Cette instruction qui s'applique également aux sous-officiers féminins du service de santé des armées (SOFSSA), s'articule en trois titres et comporte cinq annexes et six imprimés répertoriés.
1. Dispositions générales.
1.1. Principes.
Conformément aux dispositions de l'article 25 de la loi portant statut général des militaires du 13 juillet 1972, modifiée, les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et les sous-officiers féminins du service de santé des armées sont notés au moins une fois par an.
La notation annuelle des militaires consiste en une évaluation de leurs qualités morales, de leurs aptitudes physiques, intellectuelles et professionnelles, de leur manière de servir pendant une période donnée, de leur capacité à bénéficier d'un avancement et à tenir des emplois de responsabilités.
Elle doit, compte tenu des conséquences qui en découlent pour les intéressés au plan du déroulement de carrière, satisfaire à trois impératifs :
I. Procurer à l'administration centrale tous les renseignements indispensables à la mise en œuvre d'une saine gestion du personnel notamment pour ce qui concerne :
la sélection des meilleurs pour l'avancement ;
l'adéquation de la ressource en personnel aux emplois ;
l'orientation de carrière de chacun.
II. Apporter à l'intéressé une information précise sur la façon dont sa manière de servir est perçue par les autorités hiérarchiques.
III. Inciter le personnel concerné à conforter les acquis et, le cas échéant, à améliorer son comportement.
La notation constitue un faisceau d'appréciations permettant d'évaluer au mieux les mérites, le comportement et les aptitudes du personnel noté. En conséquence, elle doit être :
complète et précise de façon à fournir tous les éléments nécessaires aux décisions de gestion ;
objective de manière à rendre compte exactement sans sévérité ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes mais aussi des déficiences et des limites de chacun constatées pendant la période de notation concernée ;
relative, à l'exception des appréciations portées en premier ressort, afin de permettre la comparaison entre eux, du personnel MITHA ou SOFSSA d'un même corps et d'un même grade, ce qui exige qu'une gradation soit respectée dans l'éloge comme dans la critique de la manière de servir des MITHA ou des SOFSSA ;
sélective et exempte d'appréciations surfaites pour permettre d'effectuer des choix précis.
De plus, la notation annuelle devant être un facteur de progrès pour le personnel noté. Il importe qu'à l'occasion de sa communication, il lui soit fourni tous les éléments d'informations lui permettant de se situer par rapport au personnel de même corps, de même grade et de même ancienneté.
Cette dernière exigence implique que les notateurs définissent essentiellement les qualités et les défauts de chaque personnel noté en se référant à des règles communes qui sont précisées dans le guide de notation annexé à la présente instruction.
2. La procédure de la notation.
2.1. Les autorités intervenant dans le processus de notation.
Le militaire est noté à un ou deux niveaux par les autorités dont il relève.
Les deux échelons intervenant dans la procédure de notation, sont expressément désignés chaque année par une circulaire ministérielle publiée au Bulletin officiel des armées.
Les filières de notation ainsi déterminées sont d'application stricte et ne peuvent en aucun cas être modifiées sans l'accord préalable de l'administration centrale (direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie »).
Par ailleurs, une appréciation intermédiaire doit obligatoirement être formulée pour le personnel servant au sein des hôpitaux d'instruction des armées selon les dispositions suivantes :
les MITHA et SOFSSA affectés dans les services cliniques et techniques ainsi que dans les services administratifs, seront évalués selon le cas par le MITHA surveillant du service clinique ou technique concerné ou par le gestionnaire pour ce qui concerne les services administratifs ;
l'appréciation intermédiaire des MITHA chargés de l'encadrement des personnels affectés dans les services cliniques et techniques, relèvera de la responsabilité de l'infirmier principal ou du personnel d'encadrement MITHA en assurant la fonction.
L'encart 4 « appréciation intermédiaire » de la feuille de notes est réservé à cet effet.
2.2. Les attributions des différents notateurs.
La responsabilité de la notation est partagée entre le chef de service ou une autorité ayant la compétence technique pour apprécier les qualités professionnelles du noté en premier ressort et le médecin-chef de la formation hospitalière ou l'autorité militaire de premier niveau de la formation d'emploi du noté (chef de corps ou autorité équivalente) pour le deuxième et dernier ressort.
Le noté et le notateur doivent vérifier l'exactitude des informations administratives portées en première page de la feuille de notes (imprimé no 621-4*/01 ou 621-4*/03) et, le cas échéant, signaler à la direction centrale du service de santé des armées les modifications qui s'imposent.
L'autorité notant en premier ressort se prononce dans l'absolu et doit s'attacher à bien connaître l'intéressé, de manière à porter sur lui des appréciations complètes et précises et à proposer une note chiffrée.
Pour ce faire, si le premier notateur n'est pas placé au plus près du militaire noté, il doit consulter l'autorité civile ou militaire d'emploi afin de recueillir tous les éléments d'information utiles et relatifs à la manière de servir.
L'autorité appelée à formuler une appréciation intermédiaire (Cf. art. cité supra) devra s'attacher à faire ressortir, selon le cas, les caractéristiques dominantes du noté au plan des aptitudes professionnelles « techniques » ou « administratives » de manière à permettre de mieux situer le noté parmi ses pairs.
L'autorité notant en dernier ressort arrête la notation pour l'année considérée en apportant ses propres appréciations ainsi qu'en fixant la note chiffrée définitive.
La connaissance personnelle du noté n'est pas indispensable pour le dernier notateur. A ce niveau, il s'agit essentiellement d'un fusionnement des travaux de notation effectués au profit de l'ensemble du personnel d'un même corps.
2.3. Les documents de la notation.
Les documents utilisés au cours de la procédure de notation comprennent :
La feuille de notes (imprimé no 621-4*/01 ou 03) destinée à recueillir la notation annuelle donnée par les autorités hiérarchiques, en dehors des travaux d'avancement.
La partie administrative de ce document est prérenseignée par une procédure automatisée. Il est mis en place par l'administration centrale. Toutes les erreurs ou omissions constatées sur ce document devront obligatoirement être signalées, par l'intermédiaire d'un avis de changement de position adressé à la DCSSA, sous- direction « ressources humaines ».
Il faut cependant souligner, en ce qui concerne certaines rubriques (décorations, certificats, brevets et diplômes professionnels), que seuls sont pris en considération les titres les plus récents ou les plus importants.
Le feuillet intercalaire de notes (imprimé no 621-4*/02 ou 04), prévu pour recevoir, d'une part la notation des autorités n'ayant pas la qualité de premier notateur telle qu'elle est définie par la circulaire annuelle relative aux filières de notation, d'autre part, toutes les notations intermédiaires du fait d'une mutation en cours d'année du premier notateur ou du noté ou bien encore, à l'occasion de stages ou de missions extérieures.
Le relevé annexe des observations (imprimé no 621-4*/05 ou 06). Cet imprimé est renseigné lorsque le noté formule des observations dans un délai de huit jours francs après la communication de sa notation en premier ressort.
Le bordereau récapitulatif des feuilles de notes (annexe I ou II), destiné exclusivement à l'autorité chargée de centraliser les feuilles de notes, qui fait apparaître, pour chaque personnel noté, le relevé des notes chiffrées attribuées au cours des quatre dernières années, ainsi que la note maximale attribuable pour chaque grade et chaque échelon.
En cas d'erreur matérielle constatée sur ce document, il appartient à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation d'en rendre compte immédiatement à la direction centrale du service de santé des armées et d'apporter, à l'encre rouge, les rectifications appropriées.
Ce document renseigné et visé par l'autorité précitée est adressé à la direction centrale du service de santé des armées avec l'ensemble des feuilles de notes.
Le relevé de punitions et récompenses qui fait apparaître :
les punitions non amnistiées ou non effacées ;
les récompenses attribuées.
2.4. La périodicité de la notation.
Il faut distinguer la notation annuelle et les notations intermédiaires par suite de mutation du noté ou du premier notateur.
I. La notation annuelle couvre la période allant du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.
II. La notation intermédiaire est nécessaire en cas de mutation entre le 1er décembre de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours :
du personnel noté ;
du chef de service hospitalier pour tout le personnel qu'il doit noter en premier ressort ;
de l'autorité notant en premier ressort les personnels servant dans les formations non hospitalières.
III. Cette notation intermédiaire est facultative pour une mutation entre le 1er juin et le 30 novembre :
du chef de service ou de l'autorité notant en premier ressort : elle n'intervient que si le personnel placé sous ses ordres manifeste un changement dans sa manière de servir ;
du personnel noté : elle n'intervient que si l'autorité notant en premier ressort a constaté un changement dans la manière de servir de ce personnel muté.
Dans ces derniers cas, le feuillet intercalaire de notes correspondant est joint à la notation annuelle du militaire.
Chaque fois que la nécessité s'en fait sentir, le premier notateur peut solliciter l'avis d'une autorité non accréditée mais en contact permanent ou occasionnel avec le noté. Cet avis est recueilli sur un feuillet intercalaire de notes.
Des notations intermédiaires peuvent également être établies sur un feuillet intercalaire (imprimé no 621-4*/02 ou 04) à l'occasion de missions extérieures ou de stages dans les conditions définies à l'article 16 ci-après.
Chaque fois qu'un feuillet intercalaire de notes est établi, il doit obligatoirement être joint à la notation annuelle, après avoir été porté à la connaissance de l'intéressé et émargé par ses soins.
En tout état de cause, les appréciations portées par les notateurs ne peuvent concerner que la seule période de référence de notation annuelle comprise entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours.
La notation attribuée par le premier notateur, l'appréciation intermédiaire ainsi que la notation définitive, établie par le dernier notateur, doivent être arrêtées, dans le cadre de la notation annuelle, à une date postérieure au 31 mai.
Les règles relatives à la notation des militaires en cas de mutation s'appliquent, dans les mêmes conditions, au moment de la mise en service détaché et au moment de la réintégration dans les armées.
2.5. La transmission de la feuille de notes.
Chaque année, au cours du premier trimestre, la direction centrale du service de santé des armées diffuse en deux exemplaires la feuille de notes des MITHA et des SOFSSA aux autorités chargées de centraliser les travaux de notation et d'effectuer le fusionnement des travaux d'avancement.
Dans le cas où l'autorité précitée n'assure pas simultanément le rôle de dernier notateur, elle adresse les feuilles de notes aux formations d'emploi des intéressés. Les feuilles de notes ainsi mises en place auprès de chaque autorité notant en dernier ressort seront transmises aux premiers notateurs.
L'ensemble des feuilles de notes (exemplaires originaux) renseignées par les différents notateurs et communiquées aux intéressés, devra parvenir à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » (DCSSA/RH/CH) à une date précisée annuellement par une circulaire ministérielle.
Il appartient également aux fusionneurs de joindre à l'expédition des feuilles de notes à l'administration centrale, un exemplaire du ou des bordereau(x) récapitulatif(s) des notations (imprimé annexe I et/ou II) obligatoirement renseigné(s), daté(s) et signé(s) par leurs soins.
2.6. La communication de la notation.
Conformément aux dispositions de l'article 25 de la loi portant statut général des militaires, la communication des notes est obligatoire.
Le personnel noté doit recevoir communication des notes et appréciations de tous les échelons du commandement intervenant dans la procédure de notation annuelle.
Les notes et appréciations annuelles sont communiquées à deux reprises :
une première fois, au moment où elles sont attribuées par l'autorité notant en premier ressort ;
une seconde fois, lorsqu'elles ont été définitivement arrêtées par l'autorité notant en dernier ressort (le personnel servant au sein des hôpitaux des armées prend également connaissance, lors de cet entretien, de l'appréciation intermédiaire qui lui a été attribuée).
Toutefois, au sein des hôpitaux des armées et pour ce qui concerne les seuls personnels MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ou les sous-officiers féminins du service de santé des armées, l'autorité notant en dernier ressort peut déléguer ses attributions au gestionnaire ou au surveillant principal.
Les modalités concernant la communication de la notation sont précisées au chapitre IV du guide annexé à la présente instruction.
La communication définitive des notes au personnel noté doit être obligatoirement assurée :
avant le 31 décembre de l'année, pour le personnel ne concourant pas pour un avancement de grade au choix ;
avant la date fixée par la circulaire annuelle relative aux travaux de notation et d'avancement, pour le personnel concourant pour un avancement de grade au choix.
Si pour une raison de force majeure (mutation, mission extérieure, congés maladie ou déplacement de longue durée), les notes ne peuvent être communiquées en temps voulu (1re ou 2e communication) au cours d'un entretien , la mention provisoire doit être portée sur la feuille de notes par le premier notateur. Dans ce cas, une copie de la notation arrêtée en premier ou en dernier ressort est adressée au personnel noté par voie postale pour émargement (envoi en recommandé avec accusé de réception).
En tout état de cause, la notation en dernier ressort ne peut pas être arrêtée tant que la preuve matérielle de la communication en premier ressort n'est pas acquise.
Au cours de la communication de la notation, outre la feuille de notes, le personnel noté prend connaissance des feuillets intercalaires de notes qui auraient pu être établis dans le cadre des dispositions des articles 16 et 17 de la présente instruction.
Cependant, il est précisé que les notes et appréciations, portées sur les feuillets intercalaires de notes, rédigés au cours de détachements, de missions de courte durée ou de stages, ne sont que des éléments d'information destinés à aider le premier notateur, seul responsable de la notation annuelle au premier niveau, dans la rédaction de la feuille de notes ou bien encore le dernier notateur, lors de l'arrêt définitif de la feuille de notes.
Au cours d'un entretien, le premier notateur communique personnellement au personnel noté ses appréciations. Il remet à l'intéressé sa feuille de notes et lui laisse un temps suffisant pour qu'il puisse en prendre connaissance. Dès que le noté a terminé la lecture de sa feuille de notes, le premier notateur commente les différentes rubriques, dresse le bilan de la période écoulée depuis la précédente notation et développe plus particulièrement les points sur lesquels le militaire doit faire des efforts pour progresser.
Au stade de la communication en premier ou dernier ressort, il y a lieu de rappeler que la signature du noté atteste de la réalité de la communication des notes mais ne vaut en aucun cas approbation du contenu de la feuille de notes ou du feuillet intercalaire de notes. En conséquence, le noté ne peut donc pas refuser d'apposer sa signature sur les documents qui lui sont communiqués. Au niveau du premier ressort le personnel noté dispose d'un délai de huit jours francs pour formuler ses observations sur le relevé annexe (imprimé no 621-4*/05 ou 621-4*/06) obligatoirement joint à la feuille de notes de l'intéressé.
Les modalités de l'exercice du droit à bénéficier d'un délai de réflexion, ainsi que celles du recueil des observations éventuellement formulées après la communication en premier ressort font l'objet d'une directive particulière prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées, sous direction « ressources humaines », bureau « chancellerie ».
Toute modification de notes et appréciations intervenant après la communication en premier ou dernier ressort, soit après la rectification d'une erreur matérielle constatée dans la rédaction, soit à l'issue de l'exercice du droit de recours prévu à l'article 10 cité ci-après, doit être communiquée au militaire dans les formes réglementaires.
Toutes les difficultés rencontrées en la matière doivent être signalées à la direction centrale du service de santé des armées, sous direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » dans les délais les plus brefs.
2.7. L'évaluation.
Au cours de la procédure de notification de la notation précisée ci-dessus, une évaluation du personnel noté s'impose obligatoirement à tous les premiers notateurs. La réglementation n'a pas fixé de cadre rigide pour l'organisation matérielle de cet entretien dont le caractère capital est toutefois souligné eu égard à l'importance qu'elle revêt pour le déroulement de carrière de chaque personnel noté.
Elle doit donc être considérée comme un véritable outil de gestion du personnel. Sa pratique doit permettre, en outre, une meilleure connaissance de la ressource humaine et de son potentiel. Elle est de nature à développer la qualité des relations humaines au sein de la formation.
Cette évaluation doit impérativement débuter par une appréciation des performances accomplies par rapport aux objectifs clairement définis par la hiérarchie.
Les différentes phases de l'évaluation sont précisées, à titre d'exemple, dans le guide joint en annexe V.
2.8. La délivrance d'une copie de la feuille de notes.
Le noté peut, s'il le souhaite, obtenir une copie de sa feuille de notes arrêtée en dernier ressort en application de la procédure décrite dans l'instruction relative à la communication des dossiers (1). La copie doit être effectuée à partir de l'exemplaire original.
Cette procédure impliquant, de l'intéressé, l'établissement d'une demande expresse qui sera insérée dans le dossier du personnel, vise avant tout à éviter une duplication de documents administratifs confidentiels sans aucun contrôle. Elle permet à chaque administré, au prix d'une démarche administrative simple, d'obtenir la copie de sa notation sans pour autant banaliser la duplication du document confidentiel et risquer une diffusion à un tiers.
2.9. L'exercice du droit de recours.
Tout personnel qui estime devoir contester sa notation annuelle définitive arrêtée par le dernier notateur, est en droit d'exercer un recours auprès de la commission instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 .
Les modalités de l'exercice du droit de recours en matière de notation font l'objet de directives particulières prises sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées, sous direction « ressources humaines », bureau « chancellerie ».
2.10. Le contrôle de la notation.
Les règles définies par la présente instruction sont d'application stricte. En conséquence, il appartient aux notateurs en premier et dernier ressorts de procéder au contrôle de leur propre travail mais également de celui effectué par le ou les échelon(s) subordonné(s). Un contrôle supplémentaire est assuré par l'administration centrale (DCSSA/RH/CH).
2.11. La commission centrale de notation.
La commission centrale de notation du personnel MITHA et SOFSSA a pour mission de :
veiller à la régularité des opérations de notation ;
procéder à l'examen des réclamations concernant la notation ;
donner son avis sur les propositions de modifications des filières de notation émanant de ses membres et d'autorités du service de santé des armées ou extérieures à celui-ci ;
proposer, à la décision du directeur central du service de santé des armées, toute mesure qu'elle estime nécessaire dans le cadre de la notation notamment pour remédier à certaines erreurs ou dérives qui pourraient être constatées ou signalées.
Elle est présidée par le médecin général des armées, inspecteur général du service de santé des armées et comprend les membres suivants :
le directeur adjoint du service de santé des armées ;
le sous-directeur « ressources humaines » ;
le sous-directeur « hôpitaux ».
3. Dispositions pratiques et règles particulières
3.1. La rédaction de la notation.
La notation constitue l'un des éléments déterminants du choix définitif des candidats à l'avancement de grade. Les autorités qui en sont chargées doivent veiller à la cohérence des différentes appréciations qu'elles ont à porter.
Les « appréciations d'ensemble » servent essentiellement à motiver les décisions du notateur. Ces motivations ne sauraient donc :
reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis et susceptibles d'apparaître ultérieurement comme manifestement inexacts ;
se fonder pour l'essentiel sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté ;
faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale (appelée à être effacée du dossier individuel de l'intéressé en application des dispositions législatives ou réglementaires) ou bien encore d'un manque de disponibilité lié à l'octroi de congés statutaires accordés de plein droit (congé parental par exemple).
De telles motivations sont en effet susceptibles de recours. Le cas échéant, elles risquent d'entraîner l'annulation pure et simple de la feuille de notes contestée.
3.2. La note chiffrée.
Une note chiffrée est attribuée à chaque personnel noté. Cette note chiffrée est proposée par l'autorité notant en premier ressort en fonction des qualités du noté et par rapport à une note maximale attribuable. La note maximale attribuable pour chaque grade et chaque échelon est fixée en annexe III pour les MITHA et en annexe IV pour les SOFSSA.
Il n'existe aucune note plancher. Les autorités appelées à noter du personnel sur un feuillet intercalaire, à l'occasion de missions de courte durée ou de stages, ne proposent aucune note chiffrée.
L'arrêt définitif de la note chiffrée est du ressort exclusif du dernier notateur.
La note chiffrée permet essentiellement de situer le personnel de même corps, de même grade et de même ancienneté par rapport aux autres.
A l'échelon du dernier notateur, le caractère relatif de la notation doit prendre toute sa signification. Sa connaissance des effectifs placés sous son autorité doit lui permettre d'établir une comparaison valable entre les personnels de même corps, de même grade et de même ancienneté.
La proposition de la note chiffrée effectuée par le premier notateur ne lie en aucun cas le second notateur chargé d'arrêter la note définitive.
La note chiffrée définitive peut être inférieure à celle proposée par le premier notateur sans que le dernier notateur ait à apporter des justifications.
Seule la baisse de la note chiffrée proposée et/ou définitive, par rapport à celle attribuée au titre de la notation de l'année précédente, doit être justifiée au niveau de l'appréciation générale, par le premier et/ou le dernier notateur.
Toutefois, il est précisé que la baisse de la note chiffrée (proposée ou définitive), générée par un reclassement d'échelon ou un changement de grade, n'appelle aucune justification de la part des notateurs en premier ou en dernier ressort.
3.3. Cas particulier du personnel momentanément sans emploi.
Le personnel placé en :
congé exceptionnel sans solde, pour convenances personnelles d'une durée supérieure à six mois ;
congé parental ;
congé de longue maladie, de longue durée pour maladie, pour raisons de santé ou de réforme temporaire,
et affecté en section « passagers » dans un organisme d'administration entre le 1er décembre et le 31 mai de l'année, est noté dans le cadre de la notation annuelle par les autorités dont il relevait dans son ancienne affectation.
Lorsque la mutation au titre de l'organisme d'administration intervient entre le 1er juin et le 30 novembre, le personnel est noté par l'autorité de l'ancienne affectation intervenant en premier ressort si un changement dans la manière de servir le justifie.
Le personnel qui n'a assuré aucun service durant l'année au titre de laquelle la notation est effectuée fait l'objet d'une feuille de notation établie par le commandant de l'organisme d'administration portant simplement, dans l'encart I « appréciation d'ensemble » la mention suivante : « n'a assuré aucun service au titre de cette année et ne peut donc être valablement noté ».
Cette appréciation est rédigée par l'autorité militaire de premier niveau (chef de corps ou autorité équivalente) de l'organisme d'administration de l'intéressé.
3.4. La notation du personnel participant à des missions extérieures ou en stage.
Le personnel participant à des missions extérieures ou à des stages de courte ou de moyenne durée peut faire l'objet de la part du commandement local d'une appréciation sur son comportement.
Cette appréciation est rédigée sur un feuillet intercalaire.
Dans ce cas, il n'est effectué aucune proposition de note chiffrée par le premier ou le dernier notateur intervenant dans la procédure de notation.
Toutefois cette notation intermédiaire est obligatoire, dès lors que la durée de la mission ou du stage est supérieure à trois mois ou lorsque la notation est exigée par un texte particulier (circulaire annuelle relative aux filières de notation par exemple). Après avoir été revêtu des signatures du notateur et du noté, ce document, établi en double exemplaire devra, d'une part être adressé à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » et d'autre part être expédié dans les meilleurs délais à l'autorité d'emploi de l'intéressé (ceci afin de fournir des éléments d'information utiles dans le cadre de la notation annuelle).
3.5. La notation du personnel placé en service détaché.
Le personnel MITHA et SOFSSA placé en service détaché est noté, au titre de l'article 12 du décret 74-338 du 22 avril 1974 , modifié par les seules autorités dont il relève dans son emploi de détachement.
La feuille de notes du personnel, transmise par l'administration centrale à l'autorité désignée pour centraliser les travaux de notation, est retournée par cette dernière à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » après avoir été complètement renseignée puis portée à la connaissance du noté.
Les autorités civiles d'emploi appelées à noter le personnel militaire placé en service détaché sont désignées par une circulaire annuelle qui prévoit également les modalités de communication et de transmission des feuilles de notes.
Le personnel MITHA et SOFSSA placé en service détaché pour exercer des fonctions électives n'est pas noté durant la période de son détachement.
3.6. Date d'entrée en vigueur.
La présente instruction entrera en application dès réception.
L' instruction 200 /DEF/DCSSA/RH/CH du 03 février 2000 , modifiée relative à la notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et des sous-officiers féminins du service de santé des armées, est abrogée.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général des armées, directeur central du service de santé des armées,
Michel MEYRAN.
Annexes
ANNEXE I. Bordereau récapitulatif des feuilles de notes concernant les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux officiers.
Figure 1. Bordereau récapitulatif des feuilles de notes concernant les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux officiers.
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ANNEXE II. Bordereau récapitulatif des feuilles de notes concernant les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux sous-officiers féminins du service de santé des armées.
Figure 2. Bordereau récapitulatif des feuilles de notes concernant les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux sous-officiers féminins du service de santé des armées.
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ANNEXE III. Note maximale attribuable par échelon et par grade. Corps des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées.
| Corps et grades. | Échelons. | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1er échelon | 2e échelon | 3e échelon | 4e échelon | 5e échelon | 6e échelon | 7e échelon | 8e échelon | 9e échelon | 10e échelon | 11e échelon | 12e échelon | 13e échelon | |
| Corps des infirmiers principaux. | |||||||||||||
| Infirmier principal de 1er classe. | 186 | 192 | 196 | 198 | 200 | 200 | |||||||
| Infirmier principal de 2e classe. | 182 | 185 | 188 | 192 | 198 | 198 | 200 | ||||||
| Corps des directeurs d'école paramédicale. | |||||||||||||
| Directeur d'école paramédicale. | 174 | 177 | 181 | 187 | 190 | 200 | 200 | 200 | |||||
| Corps des infirmiers surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Infirmier surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des infirmiers de bloc opératoire surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Infirmier de bloc opératoire surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des infirmiers anesthésistes surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Infirmier anesthésiste surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des puéricultrices surveillantes-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Puéricultrice surveillante-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des masseurs-kinésithérapeutes surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Masseur-kinésithérapeute surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des manipulateurs d'électroradiologie médicale surveillants-chefs. | |||||||||||||
| Manipulateur d'électroradiologie médicale surveillant-chef. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des techniciens de laboratoire surveillants-chefs. | |||||||||||||
| Technicien de laboratoire surveillant-chef. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des orthophonistes surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Orthophoniste surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des orthoptistes surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Orthoptiste surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des diététiciens surveillants-chefs des services médicaux. | |||||||||||||
| Diététicien surveillant-chef des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Corps des sages-femmes. | |||||||||||||
| Sage-femme surveillante-chef. | 166 | 172 | 178 | 184 | 190 | 200 | |||||||
| Sage-femme chef d'unité. | 166 | 172 | 178 | 184 | 190 | 200 | |||||||
| Sage-femme. | 146 | 152 | 158 | 164 | 170 | 176 | 182 | 190 | 200 | ||||
| Corps des infirmiers. | |||||||||||||
| Infirmier surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Infirmier de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Infirmier de classe normale. | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des infirmiers de bloc opératoire. | |||||||||||||
| Infirmier de bloc opératoire surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Infirmier de bloc opératoire de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Infirmier de bloc opératoire de classe normale. | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des infirmiers anesthésistes. | |||||||||||||
| Infirmier anesthésiste surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Infirmier anesthésiste de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Infirmier anesthésiste de classe normale. | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des masseurs-kinésithérapeutes. | |||||||||||||
| Masseur-kinésithérapeute des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Masseur-kinésithérapeute de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Masseur-kinésithérapeute de classe normale | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des orthophonistes. | |||||||||||||
| Orthophoniste surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Orthophoniste de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Orthophoniste de classe normale | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des orthoptistes. | |||||||||||||
| Orthoptiste surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Orthoptiste de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Orthoptiste de classe normale | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des diététiciens. | |||||||||||||
| Diététicien surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Diététicien de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Diététicien de classe normale | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des manipulateurs d'électroradiologie médicale. | |||||||||||||
| Manipulateur d'électroradiologie médicale surveillant des services médicaux. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Manipulateur d'électroradiologie médicale de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Manipulateur d'électroradiologie médicale de classe normale | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des techniciens de laboratoire. | |||||||||||||
| Technicien de laboratoire surveillant. | 173 | 176 | 179 | 182 | 186 | 190 | 200 | ||||||
| Technicien de laboratoire de classe supérieure. | 156 | 164 | 173 | 185 | 200 | ||||||||
| Technicien de laboratoire de classe normale. | 144 | 150 | 156 | 164 | 172 | 180 | 188 | 200 | |||||
| Corps des préparateurs en pharmacie. | |||||||||||||
| Préparateur en pharmacie de classe normale. | 144 | 152 | 160 | 166 | 172 | 180 | 192 | 200 | |||||
| Cadre des aides-préparateurs en pharmacie. | |||||||||||||
| Aide-préparateur. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Corps des aides de pharmacie. | |||||||||||||
| Aide de pharmacie de classe supérieure. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Aide de pharmacie de classe normale. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Corps des aides de laboratoire. | |||||||||||||
| Aide de laboratoire de classe supérieure. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Aide de laboratoire de classe normale. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Cadre des aides d'électroradiologie. | |||||||||||||
| Aide d'électroradiologie de classe supérieure. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Aide d'électroradiologie de classe normale. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Corps des aides-soignants. | |||||||||||||
| Aide-soignant de classe exceptionnelle. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Aide-soignant de classe supérieure. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Aide-soignant de classe normale. | 140 | 144 | 148 | 152 | 158 | 164 | 170 | 178 | 186 | 194 | 200 | ||
| Corps des secrétaires médicaux. | |||||||||||||
| Secrétaire médical de classe exceptionelle. | 171 | 175 | 179 | 183 | 187 | 192 | 200 | ||||||
| Secrétaire médical de classe supérieure. | 174 | 180 | 184 | 188 | 190 | 192 | 196 | 200 | |||||
| Secrétaire médical de classe normale | 150 | 152 | 155 | 158 | 161 | 164 | 168 | 174 | 180 | 186 | 192 | 196 | 200 |
ANNEXE IV. Note maximale attribuable par grade. Corps des sous-officiers féminins du service de santé des armées.
| Grade. | Note maximale. | Observations. |
|---|---|---|
Adjudant-chef. Adjudant. Sergent-chef. Sergent. | 200 points. | Lors de la première notation effectuée après et au titre d'un changement de grade, la dernière note chiffrée définitive obtenue par l'intéressé dans son ancien grade doit être, au minimum, abaissée de :
|
ANNEXE V. Guide pour la notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et des sous-officiers féminins du service de santé des armées.
Préambule.
Le présent guide a pour but de fournir aux différents échelons hiérarchiques, intervenant dans la procédure de notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées (MITHA) et des sous-officiers féminins du service de santé des armées (SOFSSA), des précisions non contenues dans l'instruction relative à la notation.
1 Les caractéristiques de la notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et des sous-officiers du service de santé des armées.
La notation est un acte de commandement qui doit être entièrement dépourvu de tout laxisme.
L'obligation de la communication des notes ne doit pas conduire à surnoter les qualités ni à minimiser les points faibles du personnel noté.
1.1 La double subordination.
Un militaire infirmier et technicien des hôpitaux des armées doit faire l'objet d'une double appréciation : en tant que militaire et en tant que technicien. Il est essentiel que la notation fasse apparaître chacune de ces deux qualités.
1.2 La relativité de la notation.
La notation n'a pas de signification dans l'absolu, à l'exception de celle attribuée par le premier notateur.
Elle doit permettre de situer le personnel MITHA ou SOFSSA noté, en regard de l'ensemble du personnel de même corps et de même grade. Cette notion de relativité impose, à chaque promotion au grade supérieur, des exigences nouvelles.
1.3 La continuité de la notation.
Les décisions concernant l'avancement et les affectations ne reposent pas sur la notation d'une seule année. C'est, en fait, l'aboutissement d'un travail de notation qui leur est antérieur et le fruit des observations de plusieurs autorités hiérarchiques.
1.4 Le caractère formateur de la notation.
La notation est la sanction d'une formation. Le jugement de ses supérieurs hiérarchiques, pour la période de notation concernée, est indispensable au personnel MITHA ou SOFSSA pour développer et orienter ses capacités et ses aptitudes.
2 Les autorités intervenant en matière de notation.
Les autorités intervenant en matière de notation des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et des sous-officiers féminins du service de santé des armées, sont expressément désignées par une circulaire annuelle relative aux filières de notation dont les dispositions sont d'application stricte.
2.1 Différents ressorts de la notation.
La feuille de notes comporte deux ressorts de notation.
2.1.1
La notation en premier ressort est confiée :
au chef de service hospitalier ou de service technique commun pour les personnels affectés dans un service d'hospitalisation ou dans un service technique commun ;
à un officier désigné par l'autorité notant en deuxième et dernier ressort pour le personnel servant en secteur hospitalier mais hors d'un service d'hospitalisation ou technique commun. Cet officier est généralement le chef de service de l'intéressé ;
à l'autorité désignée par la circulaire annuelle pour les formations non hospitalières.
Le premier notateur doit toujours être en mesure d'apprécier les qualités techniques du personnel noté. Il peut, s'il le souhaite, recueillir les avis des autorités de la chaîne hiérarchique fonctionnelle.
2.1.2
La notation en deuxième et dernier ressort est confiée :
au médecin-chef de la formation pour les hôpitaux ;
à l'autorité désignée par la circulaire annuelle pour les autres formations.
2.1.3 L'appréciation intermédiaire.
Pour le personnel MITHA et SOFSSA exclusivement en service dans les hôpitaux d'instruction des armées, une appréciation intermédiaire est portée selon l'affectation des notés, soit par le personnel d'encadrement MITHA, soit par l'officier du corps technique et administratif, gestionnaire.
Cette appréciation est portée :
par le personnel d'encadrement exerçant les fonctions de surveillant du service ou du département sur les feuilles de notes du personnel paramédical et administratif affecté dans les services cliniques ou techniques communs de l'hôpital ;
par le surveillant principal sur les feuilles de notes du personnel d'encadrement des services cliniques ou techniques communs de l'hôpital ;
par le gestionnaire sur les feuilles de notes du personnel MITHA et SOFSSA affecté dans les services administratifs de soutien de l'hôpital.
3 Les documents de la notation.
3.1 Les documents.
Deux documents permettent de recueillir la notation des MITHA et des SOFSSA : la feuille de notes et le feuillet intercalaire de notes.
Il existe également un bordereau récapitulatif des notations, à l'usage exclusif de l'autorité chargée de centraliser les travaux de notations.
3.2 La présentation des documents.
3.2.1 La feuille de notes.
Deux modèles de feuille de notes existent :
un pour les MITHA infirmiers principaux et personnels d'encadrement soumis aux lois et règlements applicables aux officiers (imprimé no 621-4*/01) ;
un commun aux autres MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux SOFSSA (imprimé no 621-4*/03).
Ces deux modèles diffèrent l'un de l'autre par :
le libellé de l'intitulé ;
la liste des critères d'appréciation ainsi que les possibilités d'emploi.
Les feuilles de notes sont éditées annuellement par le centre de traitement de l'information médicale des armées (CeTIMA) et sont destinées à recueillir, selon une procédure définie ci-après, les notes et appréciations établies par les différentes autorités hiérarchiques, durant la période officielle de notation (1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours).
Chaque feuille de notes comprend deux parties :
la partie administrative ;
la partie réservée à la notation proprement dite.
Chaque feuille de notes est constituée de deux feuillets (un original et un duplicata).
3.2.1.1 La partie administrative.
Elle comprend tous les renseignements nécessaires à la notation :
état-civil ;
situation militaire ;
qualifications ;
échelon détenu dans le grade au 31 décembre de l'année au cours de laquelle est établie la notation, date d'échéance de cet échelon ;
note chiffrée attribuée au titre de l'année précédente, note chiffrée maximale attribuable.
Cette partie administrative est établie par procédure informatique.
3.2.1.2 La partie réservée à la notation.
Chaque notateur dispose d'un emplacement de notation adapté au ressort qui lui est dévolu. Chaque élément de base de la notation et les différentes rubriques sont définis dans les différents chapitres du paragraphe II énumérés ci-dessous.
Deux ressorts sont prévus.
En premier ressort sont établis tous les éléments de base de la notation :
analyse de la personnalité (point 1) ;
appréciation d'ensemble (point 1) ;
possibilités d'emploi (point 1) ;
proposition d'attribution de la note chiffrée (point 1) ;
communication de la notation en premier ressort (point 2) ;
Au deuxième et dernier ressort sont attribuées les rubriques suivantes :
appréciation d'ensemble (point 4) ;
- évaluation des résultats dans l'emploi (point 4) ;
- attribution de la note chiffrée définitive (point 4).
3.2.2 Le feuillet intercalaire de notes.
Il existe également deux modèles :
un pour les infirmiers principaux et personnel d'encadrement (imprimé no 621-4*/02) ;
un pour les autres catégories de personnel (imprimé no 621-4*/04).
Ce feuillet intercalaire est destiné à recueillir les appréciations des autorités d'emploi quand celles-ci n'ont pas la qualité de premier notateur.
Il est également utilisé pour le recueil de la notation du premier notateur ou de tous les notateurs de la chaîne hiérarchique (à l'occasion des opérations de notations intermédiaires) dans les conditions prévues par l'instruction.
3.2.3 Les autres documents.
3.2.3.1 Le relevé annexe des observations.
Le relevé annexe est destiné à recevoir les observations éventuelles du personnel noté, la date de dépôt du dossier, les observations de l'autorité notant en premier ressort, le visa du noté ainsi que celui de l'autorité notant en dernier ressort.
3.2.3.2 Le bordereau récapitulatif des feuilles de notes.
Édité annuellement par le CeTIMA, le bordereau récapitulatif est destiné à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation.
Établi pour chaque corps des MITHA et grade des SOFSSA, il fait apparaître :
le numéro d'ordre ;
le numéro annuaire ;
les grades, noms et prénoms ;
le récapitulatif des notes chiffrées attribuées au titre des quatre années précédentes ;
la note chiffrée définitivement arrêtée par le dernier notateur.
Document de travail, de synthèse et de contrôle, le bordereau récapitulatif destiné à l'usage exclusif de l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation, renseigné et signé par ses soins, est obligatoirement joint aux feuilles de notes des MITHA et des SOFSSA adressées à la direction centrale du service de santé des armées.
3.2.3.3 Le relevé éventuel des récompenses et punitions pour la période visée par la notation.
Ce document, rédigé sur papier libre, n'appelle aucun commentaire particulier. Il est cependant rappelé que le relevé des punitions ne doit faire apparaître que celles qui ne sont pas amnistiées ou qui n'ont pas fait l'objet d'un effacement quadriennal.
4 La procédure de notation.
4.1 La notation en premier ressort.
Dans le déroulement de la procédure de la notation, le rôle du notateur en premier ressort revêt un caractère fondamental car, c'est en s'appuyant sur ses appréciations que l'autorité notant en deuxième et dernier ressort, jugera du potentiel du personnel MITHA ou SOFSSA noté, en regard de l'ensemble des personnels de même corps et de même grade, qu'ils ont respectivement à noter.
Trois phases peuvent être distinguées dans le travail du premier notateur.
4.1.1 Première phase : l'observation du personnel.
Pendant la période à laquelle se rapporte la notation, le notateur observe le comportement en service du personnel qu'il doit noter.
La notation doit reposer sur une connaissance approfondie du personnel noté acquise non seulement par l'observation de son comportement quotidien en service, mais aussi par le dialogue aux cours d'entretiens périodiques.
4.1.2 Deuxième phase : l'analyse.
L'observation du personnel conduit à une analyse de la personnalité par le biais de la cotation d'un certain nombre de critères et ainsi qu'à la détermination des possibilités d'emploi. Elle doit permettre de dégager les qualités et les possibilités du personnel noté au regard des exigences du service.
Elle est complétée par une appréciation d'ensemble qui amène à proposer une note chiffrée par rapport à une note chiffrée maximale.
4.1.3 Troisième phase : la rédaction de la notation.
Elle correspond, avec l'appréciation d'ensemble, à un travail de synthèse.
Toute différence importante, par rapport aux appréciations antérieures, doit être justifiée ou expliquée dans la synthèse générale.
L'exécution des deuxième et troisième phases nécessite quelques précisions sur les définitions employées.
4.1.3.1 L'analyse de la personnalité au moyen des critères.
La liste de ces critères figurant au point 1. de la feuille de notes varie selon qu'il s'agit d'un personnel MITHA d'encadrement ou d'un autre personnel.
On distingue :
1. Les critères d'appréciation du personnel d'encadrement.
1.1. Qualités militaires.
1.2. Capacités d'encadrement.
1.3. Capacités pédagogiques.
1.4. Capacités d'organisation.
1.5. Qualités relationnelles.
1.6. Esprit d'équipe.
1.7. Esprit d'initiative.
1.8. Intelligence, compréhension.
1.9. Dévouement, disponibilité.
1.10. Dynamisme, efficacité.
1.11. Conscience professionnelle.
1.12. Maîtrise de soi, réaction en situation critique.
2. Les critères d'appréciation des autres catégories de personnel.
2.1. Qualités militaires.
2.2. Qualités relationnelles.
2.3. Esprit d'équipe.
2.4. Esprit d'initiative.
2.5. Capacités d'organisation.
2.6. Intelligence, compréhension.
2.7. Dévouement, disponibilité.
2.8. Dynamisme, efficacité.
2.9. Connaissances professionnelles.
2.10. Conscience professionnelle.
2.11. Souci du perfectionnement.
2.12. Maîtrise de soi, réaction en situation critique.
4.1.3.2 Méthode d'évaluation à l'aide des critères.
Chacun des critères est évalué selon une échelle graphique à cinq points. Dans le but d'obtenir une procédure de notation aussi homogène que possible, le premier notateur dispose d'une grille d'évaluation qui est détaillée ci-après.
Chacune des colonnes de la grille d'évaluation est repérée par les signes ++, +, +-, -, - -. Il faut faire une croix dans une et une seule case choisie au regard de chacune des qualités appréciées. Les positions intermédiaires sont proscrites.
Nul ne peut posséder toutes les qualités mentionnées au degré le plus haut (+ +). Le notateur doit s'astreindre à n'utiliser les cotations supérieures qu'à bon escient et après mûre réflexion. La répétition des cotations supérieures doit faire l'objet d'un commentaire approprié au niveau de l'appréciation d'ensemble.
Chaque critère est décrit sous la forme d'une définition en deux parties : une formulation négative, qui donne lieu à une appréciation négative si les faits et les observations y correspondent, une formulation positive qui donne lieu à une appréciation positive si les faits et les observations y correspondent.
De plus, sous chacune des parties de la définition sont mentionnés plusieurs exemples qui non seulement précisent ces définitions mais indiquent également le degré d'écart positif ou négatif.
Des remarques ont été formulées pour plusieurs critères afin d'uniformiser la technique d'appréciation des différents responsables de la notation.
Les appréciations sont notées au moyen des symboles suivants :
+ + : pour ce critère, le noté possède de manière prononcée les caractéristiques positives décrites dans le guide sous le symbole +.
+ : pour ce critère, le noté possède des caractéristiques positives décrites dans le guide sous le symbole +.
+ - : pour ce critère, on n'a pu déceler aucun fait ou aucune observation caractéristique justifiant l'émission d'une appréciation + +, +, -, --.
- : pour ce critère, le noté possède les caractéristiques négatives mentionnées dans le guide sous le symbole -.
-- : pour ce critère, le noté possède de manière prononcée les caractéristiques négatives décrites dans le guide sous le symbole -.
Le premier notateur pourra utilement se reporter à la grille de critères d'évaluation ci-après :
Table 1. Grille des critères d'évaluation.
| Critère d'évaluation. | Très supérieur à la normale (remarquable). (+ +) | Supérieur à la normale (excellent). (+) | Égal à la normale. (+ -) | Inférieur à la normale (passable). (-) | Très inférieur à la normale (médiocre). (- -) |
|---|---|---|---|---|---|
Qualités militaires. | |||||
Discipline. | Très discipliné. | A le sens de la discipline. | Ne fait pas l'objet d'une remarque défavorable. | Peu discipliné, fait parfois l'objet de remarques à ce sujet. | N'a aucun sens de la discipline. Insubordonné. |
Tenue. | Toujours en tenue exemplaire. | Tenue impeccable. | Tenue correcte. | Tenue négligée ou fantaisiste. | Manifeste un profond laisser-aller. |
Présentation. | Présentation exemplaire. | Présentation impeccable. | Présentation correcte. | Présentation laissant parfois à désirer. | Mauvaise présentation. |
Adhésion à l'institution militaire. | Adhère totalement à l'institution militaire. Porte spontanément l'uniforme. | Fait preuve d'une bonne adhésion à l'institution militaire. | Adhère à l'institution militaire. | Fait preuve d'une adhésion modérée à l'institution militaire. | N'adhère pas à l'institution militaire, ne porte jamais l'uniforme. |
Capacités d'encadrement. | Possède une autorité naturelle. A le goût de l'encadrement. Sait se faire respecter de ses subordonnées. | S'impose aisément. | S'impose sans grande difficulté. | S'impose avec une certaine difficulté. | N'a aucune autorité. Ses ordres ne sont jamais exécutés. Ne sait pas se faire respecter de ses subordonnés. N'a aucun goût pour l'exercice de l'autorité. |
Capacités pédagogiques. | Explique de façon exceptionnelle. A un goût déterminé pour la pédagogie dont il aimerait faire son activité principale. | Explique de façon remarquable, et recherche les occasions de le faire. | Explique normalement lorsque l'occasion se présente, et le fait sans difficulté. | A des difficultés à expliquer. N'a pas un goût particulier pour expliquer. | Ne sait pas expliquer et n'en a aucun goût. |
Capacités d'organisation. | Sait organiser son travail de façon remarquable et en contrôle soigneusement le déroulement. | Organise très bien son travail et en contrôle le déroulement. | Organise son travail d'une manière correcte et en contrôle le déroulement. | Manque de sens de l'organisation et ne contrôle pas toujours le déroulement de son travail. | N'a aucun sens de l'organisation, ne contrôle pas le déroule-ment de son travail. |
Qualités relationnelles. | |||||
Avec ses supérieurs. Avec ses collègues de travail. Avec les autres personnels de l'établissement. Avec les malades, avec les familles. | Fait toujours preuve d'une grande correction et de beaucoup de tact. A le sens de l'humain. Est parfaitement apte sur le plan psycho-logique à l'exercice de ses fonctions. | Fait preuve de tact et de correction. Est humain. Très apte sur le plan psychologique à l'exercice de ses fonctions. | Est correct. Est assez humain. Est apte sur le plan psychologique à l'exercice de ses fonctions. | Manque parfois de correction et de tact. Manque d'humanité. Peu apte psychologiquement à l'exercice de ses fonctions. | Manque totalement de correction et de tact envers les malades, les familles ou ses collègues de travail. Inapte psychologique-ment à l'exercice de ses fonctions. |
Esprit d'équipe. | A parfaitement le sens du travail en commun. Excellentes relations dans l'équipe de travail. | A le sens du travail en commun. Bonnes relations avec les membres de l'équipe. | S'intègre dans l'équipe de travail. Relations correctes avec les membres de l'équipe. | S'intègre difficilement dans l'équipe de travail. | N'a aucun sens du travail en commun. Relations très difficiles avec les membres de l'équipe. |
Intelligence. Compréhension. | Comprend très rapidement ce qui lui est expliqué et agit en conséquence. | Comprend vite et agit bien. | Comprend après des explications normales. | A souvent besoin d'explications complémentaires. | Ne comprend pas ou interprète mal les explications qui lui sont données. |
Dévouement. Disponibilité. | Toujours présent à son poste. Ne ménage ni son temps, ni ses efforts ; volontaire pour toutes les missions extérieures à son service. Très dévoué. Très disponible. | Dévoué et disponible. | Présent à son poste. Exécute son travail normalement. | Peu dévoué et peu disponible. | S'absente souvent de son poste. Nécessite une surveillance constante. Jamais volontaire pour les missions extérieures à son service. |
Dynamisme. Efficacité. | Remarquablement dynamique et efficace. Règle les problèmes en un temps minimum, quelles que soient les difficultés rencontrées. | Très dynamique et très efficace. | Normalement efficace et dynamique. | Manque de dynamisme. Efficacité laissant à désirer. A besoin d'être stimulé. | Manque totalement de dynamisme et d'efficacité. Renonce devant la moindre difficulté. A besoin d'être stimulé. |
Conscience professionnelle. | Exécute son travail d'une manière absolument irréprochable. Remarquablement scrupuleux et consciencieux. | Très appliqué dans son travail. Scrupuleux. Fait preuve d'une conscience professionnelle. | Fait son travail correctement. | Manque d'application. Travail laissant à désirer. Manque de conscience professionnelle. | Manque totalement d'application. Travail toujours mal fait. Peu consciencieux. |
Maîtrise de soi. Réaction en situation critique. | Conserve dans tous les cas un calme remarquable et poursuit son activité avec une parfaite assurance. | Conserve son calme en situation critique et poursuit ses activités de façon satisfaisante. | Sait conserver son calme dans les circonstances difficiles. Réagit normalement en situation critique. | Ne conserve pas toujours son calme en situation critique. A parfois des réactions inadaptées. | Ne conserve jamais son calme dans des circonstances difficiles ou contraignantes et ne poursuit que difficilement ses activités. |
Connaissances professionnelles. | Remarquables. Connaît parfaitement son métier. | Excellentes. Connaît bien son métier. | Connaît son métier. | A encore à apprendre. | Très médiocre. |
Souci du perfectionnement. | Se tient constamment au courant des techniques nouvelles. Toujours volontaire pour progresser (stages, formations, etc.). | Cherche à améliorer ses connaissances lorsque ceci lui est proposé. | Maintient à niveau ses connaissances professionnelles. | Ne fait aucun effort pour améliorer ses connaissances. | Est réfractaire à toute idée d'amélioration de ses connaissances. |
4.1.3.3 L'appréciation d'ensemble.
A partir de l'analyse qu'il vient d'effectuer, le premier notateur doit, sous forme d'une synthèse précise et détaillée, caractériser la personnalité du noté et compléter l'ensemble des appréciations déjà portées. Aucune contexture rigide n'est imposée pour sa présentation.
Le notateur doit toutefois rédiger cette appréciation d'ensemble en faisant obligatoirement apparaître les traits marquants du noté, ses points forts et ses points faibles, ses capacités, son comportement, sa manière de servir et la valeur des services rendus.
Les imprécisions ou omissions peuvent avoir une signification péjorative. Elles engagent la responsabilité du notateur.
Le notateur peut éventuellement faire mention des conditions ayant pu influer sur la manière de servir pendant l'année (environnement général, situation personnelle et familiale, etc.). Il doit veiller tout particulièrement à la cohérence de cette synthèse d'ensemble avec les appréciations qui la précèdent.
Afin de permettre une orientation de carrière du noté et la meilleure utilisation de ses compétences, le notateur précise quelles sont ses aptitudes particulières, compte tenu d'une formation complémentaire éventuelle à définir.
Il est rappelé que l'appréciation d'ensemble ne peut :
reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis et susceptibles d'apparaître ultérieurement comme « manifestement inexacts » ;
se fonder pour l'essentiel sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté ;
faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale (appelée à être effacée du dossier individuel de l'intéressé en application des dispositions législatives ou réglementaires) ou bien encore d'un manque de disponibilité lié à l'octroi de congés statutaires accordés de plein droit (congé parental par exemple).
De telles remarques sont en effet susceptibles de recours. Le cas échéant, elles risquent d'entraîner l'annulation pure et simple de la feuille de notes contestée.
4.1.3.4 Attribution d'une note chiffrée.
4.1.3.4.1 Pour les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées.
La note chiffrée est plafonnée en fonction du grade et de l'échelon détenu dans le grade au 31 décembre de l'année au cours de laquelle est établie la notation, compte tenu des éventuelles réductions d'ancienneté d'échelon précédemment attribuées à l'intéressé au titre de cet échelon.
La note maximale attribuable pour chaque grade de chaque échelon est déterminée par le tableau décrit en annexe III de l'instruction. Cette note maximale attribuable est pré-imprimée sur la feuille de notes de façon automatisée.
Le premier notateur attribue la note chiffrée qu'il estime devoir proposer au profit du personnel noté en s'attachant à permettre, le cas échéant, une augmentation progressive de cette note pour les années ultérieures ; il n'est donc pas souhaitable systématiquement d'attribuer la note maximale autorisée lors d'un franchissement d'échelon.
A contrario, aucune note « plancher » n'est imposée.
4.1.3.4.2 Pour les sous-officiers féminins du service de santé des armées.
Pour ce qui concerne les SOFSSA, la note chiffrée maximale est fixée à 200 points pour tous les grades de la hiérarchie. Cependant, lors de la première notation effectuée après et au titre d'un changement de grade, la dernière note chiffrée définitive obtenue par l'intéressé dans son ancien grade doit être, au minimum, abaissée de :
10 points pour le personnel promu au grade de sergent-chef ;
15 points pour le personnel promu au grade d'adjudant ;
20 points pour le personnel promu au grade d'adjudant-chef.
D'autre part, afin de sauvegarder d'une année sur l'autre les possibilités de progression de la note chiffrée, il est imposé au premier notateur de n'attribuer, au maximum que 4 points de hausse chaque année à chacun des personnels notés, cette progression maximale annuelle de 4 points ne devant être effective que pour les plus méritants.
4.1.3.5 Possibilités d'emploi.
Pour les personnels des services d'hospitalisation et des services techniques communs, il convient de préciser les éventuelles possibilités d'emploi dans le domaine de l'encadrement ou de l'enseignement par cochage d'une ou de plusieurs des cases apparaissant sur les feuilles de notes de ces catégories de personnel.
Dans le cas où le service pourrait bénéficier des capacités du noté dans d'autres domaines que l'encadrement ou la formation, il conviendra de le préciser dans l'encart prévu à cet effet.
4.1.3.6 Rédaction et signature de la feuille de notes.
Afin d'obtenir une lecture aisée des deux exemplaires de la feuille de notes, les cotations et appréciations faites devront être dactylographiées.
Il est souligné qu'il y a obligation pour l'autorité compétente en premier ressort de signer la notation attribuée quel qu'en soit l'auteur. Les mentions telles que « notes données par telle autorité » sont à proscrire.
4.1.3.7 Communication de la notation en premier ressort.
Dès lors que la notation en premier ressort est arrêtée et rédigée, le premier notateur communique la notation au noté selon les modalités précisées au titre II, article 7 de l'instruction et au point 4 du présent guide.
Le premier notateur doit faire dater et signer par chaque personnel noté sa feuille de notes à l'emplacement prévu à cet effet.
4.2 L'appréciation intermédiaire.
Afin de fournir un maximum de renseignements au dernier notateur, chargé d'arrêter définitivement la notation du personnel MITHA et SOFSSA servant au sein des hôpitaux, les appréciations du premier notateur sont complétées par une appréciation intermédiaire rédigée par le personnel d'encadrement MITHA ou par le gestionnaire.
Cette appréciation portée par ces dernières autorités prend généralement en compte, un groupe de personnels plus nombreux et leur connaissance concourt à harmoniser la notation et à faciliter une comparaison valable.
Elle fournit des éléments d'informations dans des domaines spécifiques qui n'ont pas été nécessairement abordés par le premier notateur mais qui sont absolument utiles au dernier notateur. En conséquence, ces appréciations intermédiaires porteront sur :
Pour le personnel d'encadrement : l'implication et l'efficacité du personnel d'encadrement dans le domaine de la participation aux actions communes et à la recherche de la satisfaction des objectifs définis par la chefferie.
Pour le personnel paramédical et administratif des services cliniques ou techniques communs :
la qualité de la prise en charge individuelle ou collective du ou des malade(s) du service ou du département ;
l'implication dans le fonctionnement général du service ou du département.
Pour le personnel des services administratifs de soutien : sa participation aux actions individuelles ou collectives visant à l'amélioration des services rendus ainsi qu'aux projets définis par la chefferie.
Remarque importante.
Cette appréciation intermédiaire, généralement dactylographiée, est portée à la connaissance du noté en même temps et dans les mêmes conditions que la notation arrêtée en dernier ressort.
Elle ne peut en aucun cas, contenir un jugement de valeur sur la notation attribuée par le premier notateur ou tendre à minorer ou majorer les appréciations portées par cette dernière autorité, notamment pour ce qui concerne la note chiffrée proposée.
4.3 La notation en deuxième et dernier ressort.
Le rôle du notateur en deuxième et dernier ressort consiste à vérifier que la notation du premier notateur et le cas échéant, l'appréciation intermédiaire sont objectives et conformes aux règles imposées.
L'autorité notant en dernier ressort porte ses appréciations d'ensemble et se prononce sur :
l'appréciation d'ensemble ;
les résultats dans l'emploi ;
la note chiffrée définitive.
4.3.1 L'appréciation d'ensemble.
L'autorité notant en dernier ressort dégage les aptitudes particulières du personnel noté et tente de le situer par rapport à l'ensemble du personnel de même grade.
Il justifie toute contradiction éventuelle d'appréciation avec le premier notateur ou avec l'autorité ayant porté une appréciation intermédiaire.
4.3.2 Les résultats dans l'emploi.
Le dernier notateur apprécie les résultats du noté, par rapport aux autres personnels de même technicité, en tenant compte de son grade et de son ancienneté.
Le notateur dispose de six possibilités d'appréciation :
exceptionnel ;
remarquable ;
très bon ;
bon ;
assez bon ;
insuffisant.
Il s'agit de retenir, parmi ces six possibilités, celle qui qualifie le mieux le personnel noté par rapport aux autres personnels de la formation possédant la même qualification, en inscrivant une croix dans la case correspondante.
4.3.3 Détermination de la note chiffrée définitive.
Il appartient au dernier notateur d'arrêter la note chiffrée de façon définitive. Elle seule, sert de base pour la notation pour l'année suivante.
En préliminaire, il y a lieu de souligner que le déroulement de carrière d'un personnel MITHA ou SOFSSA n'est pas déterminé par la seule note chiffrée attribuée annuellement.
En réalité, en matière d'avancement, c'est un ensemble de faits marquants qui sont pris en compte (cursus de carrière, obtention de qualifications, résultats obtenus dans l'emploi, disponibilité…).
La note chiffrée permet essentiellement de situer le personnel de même corps, de même grade et de même ancienneté par rapport aux autres.
Compte tenu de ce qui précède, il est de la responsabilité de chaque notateur en dernier ressort de veiller à l'équité et à la cohérence lors de la détermination de la note chiffrée définitive. Pour ce faire, le dernier notateur (dans le cas où il correspond à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation) pourra utilement se reporter au bordereau récapitulatif des feuilles de notes qui fait apparaître pour chaque personnel, les notes définitives attribuées au titre des quatre dernières années.
Il appartient également, à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation de renseigner le document précité en y mentionnant pour chaque personnel, la note chiffrée attribuée définitivement.
Seule la baisse de la note chiffrée proposée et/ou définitive, par rapport à celle attribuée au titre de la notation de l'année précédente, doit être justifiée au niveau de l'appréciation générale, par le premier et/ou le dernier notateur.
Toutefois, il est précisé que la baisse de la note chiffrée (proposée ou définitive), générée par un reclassement d'échelon ou un changement de grade, n'appelle aucune justification de la part des notateurs en premier ou en dernier ressort.
4.4 La communication de la notation.
La communication des notes est obligatoire et elle doit être exécutée selon les dispositions fixées à l'article 7 de l'instruction relative à la notation des MITHA et des SOFSSA auxquelles les notateurs en premier et deuxième ressort doivent se référer.
Les notes et appréciations annuelles sont communiquées à deux reprises :
une première fois, au moment où elles sont attribuées par l'autorité notant en premier ressort ;
une seconde fois, lorsqu'elles ont été définitivement arrêtées par l'autorité notant en dernier ressort.
Au cours de cette dernière communication, le noté prend également connaissance de l'appréciation intermédiaire qui lui a, le cas échéant, été attribuée par le personnel chargé de l'encadrement technique des paramédicaux ou par le gestionnaire.
4.4.1 La communication de la notation en premier ressort.
C'est au premier notateur, au cours d'un entretien, d'assurer la communication des notes après avoir rempli les chapitres de la feuille de notes relevant de son ressort.
La première communication des notes consiste :
pour le noté à lire les appréciations sur la feuille de notes ainsi que, le cas échéant, celles figurant sur le (ou les) feuillet(s) intercalaire(s) de notes ;
pour le notateur à dresser le bilan de la période écoulée par un examen des résultats obtenus.
Cette première communication comprend obligatoirement une évaluation conformément aux dispositions de l'article 8 de l'instruction susvisée.
L'évaluation s'impose à tous les premiers notateurs. La réglementation n'a pas fixé de cadre rigide pour l'organisation matérielle de cet entretien dont l'importance est toutefois soulignée dans tous les documents réglementaires (instructions, circulaires et directives annuelles).
Occasion privilégiée de la communication, elle doit être soigneusement préparée pour être efficace. Il doit s'agir d'une réflexion commune et non pas d'un monologue ou d'une conversation à bâtons rompus.
L'écoute du personnel MITHA ou SOFSSA fait apparaître qu'il attend et accepte beaucoup plus qu'on ne l'imagine, la mise à jour de ses lacunes pour pouvoir les corriger rapidement et mieux réaliser ses ambitions.
En conséquence, il apparaît comme un devoir de la hiérarchie de donner à chaque personnel, le moyen de se situer et de progresser.
Le notateur doit, de ce fait, avoir la volonté d'y consacrer le temps nécessaire, de faire un bilan aussi objectif que possible et d'admettre le dialogue.
L'évaluation doit permettre de développer la communication et le dialogue. Elle n'est pas exclusive, d'autres échanges entre le noté et le notateur peuvent avoir lieu au cours de l'année.
Elle peut se décomposer en :
Une première séquence : l'établissement d'un bilan.
Ce bilan consiste, pour le notateur, d'une part, à mesurer avec le noté le degré d'atteinte des objectifs qui lui ont été, le cas échéant, assignés et d'autre part, à lui faire connaître l'appréciation portée sur sa manière de servir en faisant ressortir les points forts et les points faibles.
Cette première étape ne doit pas pour autant se résumer à un monologue du notateur que le noté écoute « de façon passive » mais plutôt se présenter sous la forme d'un dialogue au cours duquel le noté peut faire valoir ses difficultés dans l'accomplissement de son service (manque de moyens, manque de personnel) et ses réussites marquantes.
Chaque rubrique de la notation doit être commentée.
Une seconde séquence : la détermination des axes d'effort et des suggestions pour le court et le moyen terme.
Elle peut être consacrée à l'analyse des dispositions qui sont de nature à permettre au noté de progresser soit dans son comportement, soit dans sa qualification professionnelle ; il s'agit là aussi d'un dialogue constructif entre notateur et noté.
Cette seconde phase peut se terminer par la détermination des objectifs à atteindre au cours du cycle de notation suivant avec, le cas échéant, la détermination du calendrier des rendez-vous.
Une troisième et dernière séquence : la conclusion.
Elle doit mettre un terme à l'entretien par la communication proprement dite des documents qui constituent la notation annuelle. Après en avoir pris connaissance et obtenu les réponses aux questions éventuelles, le noté date et signe la feuille de notes ainsi que tous les documents communiqués.
A ce stade, il faut rappeler que la signature du noté atteste de la communication des notes mais ne vaut en aucun cas approbation du contenu de la feuille de notes ou du feuillet intercalaire de notes. En conséquence, le noté ne peut donc pas refuser d'apposer sa signature sur les documents qui lui sont communiqués.
Au niveau du premier ressort le personnel noté dispose d'un délai de huit jours francs pour faire connaître ses remarques éventuelles sur le relevé annexe des observations (imprimé no 621-4*/05 ou 621-4*/06) obligatoirement joint à la feuille de notes de l'intéressé.
Les modalités de l'exercice de ce droit à bénéficier d'un délai de réflexion ainsi que les conditions de recueil des observations faites par le noté font l'objet d'une directive particulière prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées, sous- direction « ressources humaines », bureau « chancellerie ».
4.4.2 La communication de la notation définitive.
La deuxième communication des notes au personnel est effectuée obligatoirement par l'autorité ayant noté en deuxième et dernier ressort lorsque le personnel MITHA est soumis aux lois et aux règlements applicables aux officiers.
Pour ce qui concerne les MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ainsi que les SOFSSA, cette deuxième communication relève également de la compétence de l'autorité notant en deuxième et dernier ressort.
Toutefois, dans les hôpitaux des armées, l'autorité notant en deuxième et dernier ressort peut déléguer cette attribution :
soit à l'officier du corps technique et administratif, chef de service pour ce qui concerne le personnel MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux SOFSSA, affectés dans les services administratifs de soutien ;
soit au surveillant principal, (ou au surveillant chef ou surveillant en exerçant les fonctions) pour ce qui concerne les MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux SOFSSA affectés dans les services cliniques ou techniques communs.
Cette délégation en matière de communication doit être prise sous la forme d'une décision établie en double exemplaire par l'autorité notant en deuxième et dernier ressort. Un exemplaire de cette décision doit être adressé à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie », à titre de compte rendu, avec les travaux de notation.
Au cours de cette deuxième communication, le noté prend également connaissance de l'appréciation intermédiaire qui lui a, le cas échéant, été attribuée par le personnel MITHA chargé de l'encadrement technique des paramédicaux ou par le gestionnaire.
Le militaire noté prend ainsi connaissance au cours d'un nouvel entretien d'évaluation des appréciations portées par l'autorité notant en deuxième et dernier ressort.
Le dernier notateur doit faire dater et signer par chaque personnel noté sa feuille de notes à l'emplacement prévu à cet effet.
Il est rappelé que même au stade de la seconde communication des notes, les remarques et observations présentées par le noté, soit verbalement, soit par écrit sur la feuille de notes, ne sont pas considérées comme une demande de recours.
L'exercice du droit de recours auprès de la commission instituée par le décret 2001-407 du 7 mai 2001, fait l'objet d'une directive particulière prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées , sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie ».
4.5 L'acheminement des feuilles de notes.
La feuille de notes de chaque personnel, établie en double exemplaire, parvient chaque année, par la voie hiérarchique, à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation dans le courant du premier trimestre de l'année.
Les deux exemplaires de la feuille de notes sont pré-renseignés par l'administration centrale. La partie administrative prend en compte la période allant du 1er janvier au 31 décembre de l'année au cours de laquelle est effectuée la notation.
Après avoir été renseignées et arrêtées par le dernier notateur et après la dernière communication à l'intéressé, les feuilles de notes doivent impérativement recevoir la destination suivante :
l'exemplaire original est adressé à la direction centrale, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » par l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation ;
le second exemplaire de la feuille de notes reste dans la formation d'emploi du noté : il est classé dans le dossier du personnel de l'intéressé après enregistrement.
Les feuilles de notes destinées à l'administration centrale [avec le cas échéant, un exemplaire original du ou des feuillet(s) intercalaire(s) éventuellement établi(s)] doivent obligatoirement être accompagnées du ou des bordereau(x) récapitulatif(s) des notations, renseigné(s), daté(s) et signé(s) par l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation.
L'ensemble de ces documents originaux (feuilles de notes, feuillets intercalaires et bordereaux récapitulatifs) doit impérativement être expédié, sous sa responsabilité, par le dernier notateur ou l'autorité chargée du fusionnement à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie », en recommandé et sous pli confidentiel.
La date limite de retour des travaux de notation à l'administration centrale est fixée annuellement par circulaire ministérielle.
Enfin, il est précisé que le circuit interne des feuilles de notation ainsi que les échéanciers de production des travaux de notation par les premiers notateurs ainsi que par les notateurs intermédiaires sont de la compétence exclusive du dernier notateur.
4.6 L'insertion de la feuille de notes.
Dès que l'intéressé a pris connaissance de sa notation, et sauf engagement d'une procédure de recours, le deuxième exemplaire de la feuille de notes (avec le cas échéant une copie du feuillet intercalaire de notes) est inséré dans le dossier personnel de l'intéressé.
4.7 La délivrance d'une copie de la feuille de notes.
Le noté peut, s'il le souhaite, obtenir une copie de sa feuille de notes arrêtée en dernier ressort en application de la procédure décrite dans l'instruction relative à la communication des dossiers.
Cette procédure impliquant de l'intéressé l'établissement d'une demande expresse qui sera insérée dans le dossier personnel peut toutefois paraître lourde ; en fait elle vise avant tout à éviter une duplication de documents administratifs confidentiels sans aucun contrôle. Elle permet à chaque administré, au prix d'une démarche administrative en définitive simple, d'obtenir la copie de sa notation sans pour autant banaliser la duplication du document confidentiel et risquer une diffusion à un tiers.