Préambule.

La présente instruction provisoire détermine les procédures de ravitaillement des bases aériennes en effets d'habillement et en articles d'équipement et les règles de distribution de ces mêmes articles au personnel et aux unités de l'armée de l'air.

La refonte de ces procédures résulte de l'informatisation de la fonction « matériel » sur les bases aériennes.

C'est pourquoi cette instruction provisoire prend effet au fur et à mesure de la mise en œuvre des applications informatiques sur chaque base aérienne.

A terme donc, sera définitivement abrogée l'instruction n^o 29100/DEF/DCCA/MAT/2 du 17 mars 1981 (BOC, p. 1599 ; Abrogée le 17 février 1992, BOC, p. 949)

La présente instruction provisoire s'applique pleinement aux effets neufs et, sauf dispositions contraires, aux effets « cours de durée » (CD).

Ses dispositions sont applicables en temps de paix comme en temps de guerre, sous réserve du fonctionnement régulier des communications et des systèmes informatiques.

1. Généralités.

Dans le corps de la présente instruction provisoire, il faut entendre :

• par « ravitaillement », les opérations de recomplètement du stock du service des matériels du commissariat (SMC) des bases aériennes, par prélèvement sur celui des établissements centraux du commissariat de l'air (ETCA) ;

• par « distribution », les sorties du SMC permettant d'assurer les premières mises en effets d'habillement, leur renouvellement, le recomplètement des dotations, au bénéfice du personnel d'active et de réserve, ou des unités.

L'informatisation de la fonction « matériel » sur les bases aériennes permet d'améliorer les procédures de ravitaillement et de distribution.

Les objectifs recherchés ont visé principalement une simplification du travail du personnel du SMC, une plus grande rigueur dans les procédures, un service rendu aux administrés plus efficace.

Grâce à l'informatisation, sont désormais rendues possibles :

• l'automaticité du ravitaillement des bases aériennes ;

• la satisfaction sans délai des demandes du personnel et des unités, par prélèvement direct sur le stock du SMC ;

• une meilleure gestion des stocks.

Le mécanisme général des distributions et du ravitaillement est le suivant :

• Le stock du SMC est calculé de manière à assurer, de façon instantanée, l'habillement du personnel de réserve à la mobilisation ou à couvrir quatre mois de fonctionnement, si le résultat atteint par ce second calcul est supérieur au premier. Ce calcul de stock sera, dans un proche avenir, automatisé ;

• l'habillement du personnel est assuré par la base aérienne à l'issue d'un traitement informatique qui détermine notamment la taille des effets, à partir des mensurations de chacun ;

• le stock comporte plusieurs seuils : maximum, d'approvisionnement, critique ;

• l'approvisionnement est, par principe, calculé et déclenché de façon automatique par comparaison des stocks existants aux seuils. Il existe néanmoins, par exception, des procédures manuelles d'approvisionnement.

Enfin, dans un souci de cohérence et de meilleure maîtrise des stocks par les divers éléments du service, les stocks d'effets et d'articles sont considérés « en approvisionnement » au sens de la réglementation sur la comptabilité des matériels, jusqu'à leur distribution aux forces c'est-à-dire jusqu'à leur sortie du SMC.

2. Autorités et services responsables de la mise en oeuvre des procédures.

2.1. Au niveau central (DCCA).

L'habillement reste, par principe, centralisé ; la DCCA est donc responsable du fonctionnement global du système.

A partir des ressources budgétaires allouées, la DCCA :

• fixe les dotations individuelles et collectives en effets d'habillement nécessaires à l'accomplissement des missions de l'armée de l'air ;

• détermine, annuellement, les modalités particulières de gestion de certains effets ;

• établit et lance le programme annuel des réalisations.

Parallèlement, la DCCA définit et suit les niveaux de stocks des ETCA. De même elle fixe les règles permettant la détermination des niveaux et des seuils des stocks des SMC.

Elle fixe l'ensemble des paramètres de ravitaillement et de distribution.

Elle assure la gestion globale des stocks et procède aux nivellements d'effets neufs entre ETCA. La DCCA est enfin responsable du contrôle de gestion de l'habillement qui repose essentiellement sur des informations recueillies par procédure informatisée.

2.2. Au niveau local (DCA).

2.2.1.

Par délégation du directeur central du commissariat de l'air, chaque directeur du commissariat en région aérienne est notamment responsable des actions suivantes :

• fixation des niveaux de stocks neufs et « CD » des SMC après contrôle du respect des règles de calcul (en phase manuelle) ;

• répartition et ordres de mise en place des articles n'ayant pas fait l'objet de calculs de stocks par chaque base aérienne, ex. : effets nucléaire biologique chimique (NBC), effets spécifiques « cession », nouveaux articles, etc. ;

• gestion des ressources locales en neuf et en « CD » aboutissant à des nivellements de base à base ou, après accord de la DCCA, à des réintégrations en établissement ;

• contrôle du respect des niveaux de stocks des SMC ;

• arbitrage des mises en place d'effets par l'établissement en cas de stock insuffisant à satisfaire toutes les demandes ;

• instruction des demandes de ravitaillement non automatiques, de caractère exceptionnel, puis décision d'affectation ;

• instruction des demandes de modification des dotations individuelles et collectives ;

• participation aux études techniques et aux expérimentations d'effets.

2.2.2.

Par son action de surveillance administrative et de contrôle de gestion, la DCA vérifie la qualité de l'habillement individuel et collectif, les comptabilités et les existants ainsi que l'adaptation des moyens à la mission.

2.2.3.

La DCA est pleinement responsable de la gestion des effets et des articles dont elle assure la réalisation.

2.3. Au niveau de l'ETCA.

L'ETCA est chargé de réceptionner, de stocker, d'entretenir et de ravitailler les effets et les articles réalisés à l'échelon central. En principe, il exerce ces fonctions à l'égard des effets neufs exclusivement.

Le ravitaillement des bases aériennes qui lui sont abonnées est assuré selon les règles fixées au chapitre 3 de la présente instruction provisoire.

L'ETCA participe en outre :

• aux études techniques et au suivi des expérimentations ;

• à l'assistance informatique des bases aériennes abonnées et à la surveillance du bon fonctionnement des transmissions de données, en liaison avec le service informatique du commissariat de l'air (SICA).

2.4. Au niveau de la base aérienne.

2.4.1. Le commissaire de base.

Le commissaire de base répartit entre les unités les effets attribués à la base au titre des dotations collectives. Dans le cadre des distributions individuelles, il ordonne tous les mouvements exceptionnels, non prévus par l' instruction 20000 /DEF/DCCA/MAT/2 du 25 mai 1989 , qu'il inscrit sur un registre particulier détenu par le bureau de vérification du commissaire (BVC).

Dans le cadre de ses attributions générales au titre de la surveillance de l'administration intérieure et de ses responsabilités dans le fonctionnement des services administratifs, le commissaire de base vérifie la satisfaction des besoins du personnel stationné sur la base aérienne en matière d'habillement, veille au respect de la réglementation et vérifie la bonne application des règles et procédures comptables.

Il tient à jour un tableau de bord retraçant les consommations en effets d'habillement et en articles d'équipement individuel. Ces renseignements sont fournis par des procédures informatisées.

Il instruit les demandes de modification des dotations et de modification des niveaux de stocks.

2.4.2. Le chef du service des matériels du commissariat (SMC).

Placé sous la responsabilité directe du chef des services administratifs, le chef du SMC est détenteur dépositaire des matériels stockés au SMC, et comptable de l'ensemble des matériels du commissariat de la base aérienne, conformément à la circulaire provisoire citée en sixième référence.

Il procède au calcul des stocks neufs et « CD ».

Il est chargé de l'approvisionnement du SMC. Il organise la distribution des articles à délivrer après avoir contrôlé la réalité des besoins exprimés et des droits ouverts selon les instructions en vigueur.

Le chef du SMC est responsable de la bonne tenue de la comptabilité. Il fait tenir les dossiers d'habillement des administrés, veille à leur mise à jour et contrôle l'actualité des mensurations des ayants droit.

3. Le ravitaillement du SMC.

Il est déclenché par une procédure informatisée qui peut être automatique ou non automatique.

3.1. La procédure automatique.

Cette procédure est utilisée pour le recomplètement normal du stock du SMC de la base aérienne.

Le principe retenu est celui d'un ravitaillement automatisé à périodicité mensuelle et à quantités variables déterminées par comparaison du stock disponible détenu à la date fixée avec les seuils suivants :

3.1.1. Le seuil maximum.

Il détermine le stock maximum qui correspond à quatre mois de besoins par article de ravitaillement. Pour les articles dont sont dotés les réservistes, le seuil maximum doit permettre l'équipement total et instantané du personnel rappelé à la mobilisation. Si le besoin correspondant à quatre mois de fonctionnement est supérieur à celui résultant de l'équipement des réservistes, c'est le premier qui est retenu.

Le stock mobilisation prend en compte :

• les effectifs temps de guerre de la base aérienne ;

• les dotations individuelles pour ces personnels.

Le calcul du seuil maximum est, dans un premier temps, effectué de manière manuelle par le SMC ; à défaut, les tableaux de volant habillement (TVH) fixés par l'instruction n^o 9200 s'appliquent. Ultérieurement, le calcul sera automatisé.

3.1.2. Le seuil d'approvisionnement du stock.

Ce seuil est fixé à 50 p. 100 du seuil maximum. L'approvisionnement automatique est déclenché dès que le stock disponible par article de ravitaillement est inférieur à 50 p. 100 du seuil maximum.

3.1.3. Le seuil critique.

Il est égal à 20 p. 100 du seuil maximum, il permet à tout moment, donc en dehors de toute périodicité mensuelle, un approvisionnement non automatique.

3.1.4. Le mécanisme de ravitaillement.

Au dixième jour du mois, le SMC rapproche, par procédure informatisée, le fichier inventaire, des seuils d'approvisionnement arrêtés pour chaque article de ravitaillement. Il en découle une commande égale à la différence entre le seuil maximum et le stock réel. Le nombre ainsi déterminé s'impose aux autorités de la base aérienne. Le système prévu ne gérant pas les « dus », la commande ne tient compte ni des « dus » ni des mouvements en cours.

La commande calculée est envoyée par le réseau de transmission des données informatiques à l'ETCA. Celui-ci recomplète le stock à concurrence des quantités demandées.

Cette procédure est applicable aux effets neufs.

3.1.5. L'évolution des seuils.

Les seuils sont principalement fonction des effectifs et des dotations ou des coefficients de renouvellement. Si l'un des paramètres varie, affectant sensiblement les seuils, de façon positive ou de façon négative, de nouveaux calculs doivent être réalisés à l'initiative de la base aérienne ; les nouveaux stocks doivent être mis en place par la DCA après contrôle du bien-fondé de la démarche et des résultats obtenus.

Ultérieurement, ces nouveaux calculs seront effectués avec l'aide de l'informatique.

3.2. Procédure non automatique.

3.2.1. L'absence de seuils.

Il n'y a pas de seuils, notamment dans les situations suivantes :

• lorsque la détermination des besoins et des stocks est autoritaire (effets NBC, article nouveau…) ;

• lorsque s'appliquent des règles de gestion particulières (effets de plongée, de survie, certains effets outre-mer…) ;

• lorsque, sur une base aérienne, la population d'ayants droit à un effet, est trop faible.

Dans ces différentes hypothèses, la procédure est :

• l'initialisation de la demande par la base aérienne ou la DCA selon le cas, par procédure non automatique ;

• la décision et répartition de la DCA (exceptionnellement par la DCCA) ;

• la mise en place par l'ETCA.

3.2.2. Une situation anormale.

La situation d'une base aérienne peut être considérée comme anormale dès que le stock dont elle dispose ne peut couvrir un besoin spécifique (seuil critique atteint, déclenchement d'une opération extérieure…).

Dans cette hypothèse, la base aérienne peut provoquer à tout moment un approvisionnement non automatique par l'intermédiaire de la DCA.

3.2.3. Le cours de durée.

Par principe, il est simplement calculé, sur chaque base aérienne, un seuil maximum d'effets « CD », par article de ravitaillement.

Ce seuil est fixé par la DCA sur proposition de la base aérienne. Il appartient à la DCA de gérer les ressources d'effets « CD » au mieux des intérêts financiers de l'armée de l'air, des besoins de chacune des bases aériennes qui lui sont territorialement rattachées et dans le respect des dotations prévues par la réglementation.

Cette action doit déboucher sur des nivellements réguliers, de bases libératrices à bases incorporatrices, prononcés par la DCA.

3.3. Les ruptures de stock en ETCA.

En cas de stock insuffisant à satisfaire tous les approvisionnements automatiques, la répartition du stock disponible est effectuée au prorata des demandes des bases aériennes, sauf dispositions contraires arrêtées par la DCA.

La commande non satisfaite est automatiquement annulée, le réapprovisionnement automatique ne prend donc pas en compte les « dus ».

En cas de rupture de stock dans un article de groupement donné, un article de substitution peut être ravitaillé conformément aux dispositions fixées par la DCCA.

Sur ordre de la DCCA des nivellements entre ETCA peuvent être réalisés, les DCA pouvant, à défaut, procéder à des nivellements entre bases aériennes.

4. La distribution.

4.1. Les règles générales de distribution.

L'habillement et l'équipement des jeunes recrues, des cadres (premières mises et renouvellements) ainsi que du personnel de réserve sont assurés par prélèvement sur le stock du SMC.

Les dotations de chaque ayant droit sont fixées par l' instruction 20000 /DEF/DCCA/MAT/2 du 25 mai 1989 .

Tous les documents de mouvement édités sont enregistrés et comportent un numéro du registre journal modèle 35.

4.2. Distribution lors d'une chaîne d'incorporation (active, réserve).

Cette procédure concerne des ayants droit nominativement désignés et s'applique aux appelés comme aux engagés, au personnel d'active comme au personnel de réserve, aux effets neufs comme aux effets « CD ».

Dès l'arrivée de chaque administré sur la base aérienne d'incorporation, ses mensurations sont prises et un dossier d'habillement est ouvert pour chacun d'eux, par le SMC, sous la responsabilité du chef du SMC.

Ces mensurations alimentent par ailleurs un fichier central qui permet notamment le calcul des commandes annuelles et la gestion des stocks.

Le SMC procède au calcul automatique des tailles et pointures des effets à délivrer à partir :

• des mensurations individuelles ;

• des tables de corrélations « mensurations tailles » ;

• des dotations ouvertes.

Il fait ensuite procéder à la distribution puis à l'essayage.

Il édite enfin un feuillet de perception en quatre exemplaires qui reçoivent les destinations suivantes :

• 1 exemplaire archivage dans le dossier de l'intéressé ;

• 1 exemplaire archivage dans le dossier de l'intéressé ;

• 1 exemplaire à l'appui de la comptabilité ;

• 1 exemplaire à l'ayant droit ;

• 1 exemplaire à l'unité d'appartenance [centre d'instruction militaire (CIM), centre d'instruction des fusiliers commandos (CIFC), groupement école (GE), etc.].

Dans l'hypothèse où la taille calculée ne convient pas, il est délivré un autre effet adapté, après essayage.

En cas de rupture de stock, le SMC peut distribuer :

• soit un article de substitution conformément aux directives spécifiques de la DCCA ;

• soit un article d'un état différent de celui prévu par la dotation (neuf à la place de « CD » ou vice versa).

4.3. Distribution à l'occasion des renouvellements.

(Modifié : 1^er mod.)

L'instruction n^o 20000 détermine, les dotations, les quantités à détenir et les durées minimales d'utilisation des articles pour chaque catégorie de personnel.

L'administré qui prend droit à un ou plusieurs effets se rend au SMC. Dans la mesure du possible, dans un but de simplification, il regroupe ses demandes afin de n'effectuer qu'un voire deux mouvements par an.

Le magasinier :

• vérifie les informations administratives concernant l'intéressé ;

• procède à la mise à jour éventuelle des mensurations ;

• contrôle l'ouverture du droit ;

• calcule la taille ou la pointure des effets souhaités à partir des mensurations mémorisées, et des tables de corrélations mensurations-tailles ;

• vérifie l'existence dans les stocks du SMC de l'effet à délivrer ;

• délivre l'effet et le fait essayer par le bénéficiaire. Si la taille remise ne lui convient pas, un échange est possible.

Le cas échéant, la magasinier fait procéder à une rectification des mensurations du bénéficiaire.

En cas de rupture de stock, selon le cas, soit il peut être distribué un article de substitution si cela est prévu par la DCCA soit la satisfaction de la demande est différée.

La mise à jour des données comptables et du dossier d'habillement de l'administré se fait par procédure informatique.

Il y a édition automatisée d'un bulletin comptable de facturation en deux exemplaires signés conjointement par le livrancier (magasinier) et le bénéficiaire. Un exemplaire vient à l'appui de la comptabilité, l'autre exemplaire est remis à l'avant droit.

4.4. Distribution au titre d'une cession onéreuse.

Chaque année, une circulaire fixe la liste et le prix des articles d'habillement et d'équipement individuel susceptibles d'être cédés aux parties prenantes individuelles.

Lors d'une vente, l'édition d'un bulletin de facturation est facultative : elle n'est effectuée qu'à la demande du client. En revanche, elle est obligatoire dans le cas des échanges ou d'annulation de ventes.

4.5. Distribution à une unité.

Le responsable du SMC vérifie le bien-fondé de la demande et la validité de l'ordre d'affectation.

Il édite un bulletin comptable de facturation. Le magasinier signe ce document en tant que mandataire livrancier, le réceptionnaire en tant que mandataire bénéficiaire. Un exemplaire vient à l'appui de la comptabilité provisoire.

Les deux autres exemplaires du document sont adressés au détenteur bénéficiaire pour signature et retour d'un exemplaire pour appuyer la comptabilité définitive du SMC.

4.6. Réintégrations.

Les réintégrations individuelles (appelés à l'issue de leur service national, personnel de réserve à l'issue d'une période, etc.) donnent lieu à contrôles quantitatif et qualitatif de la part du SMC.

Un bulletin de facturation est édité en trois exemplaires (un pour la comptabilité, un pour le dossier habillement de l'intéressé, un pour le livrancier). Livrancier et SMC signent le bulletin comptable de facturation. Il peut également être établi un bulletin de facturation collectif.

En cas de réintégration par une unité, le SMC, sur la base du bulletin manuel de reversement, passe les mouvements et édite un bulletin comptable de facturation établi en deux exemplaires, à titre d'ordre et de compte rendu d'exécution de mouvement. Après signature du livrancier et du SMC, un exemplaire est remis au livrancier, l'autre reste à l'appui de la comptabilité.

4.7. Echanges.

L'échange s'analyse, en pratique et en comptabilité, comme une réintégration suivie d'une distribution. Il ne peut s'agir que d'un échange nombre pour nombre. En revanche, l'état peut varier : « neuf » contre « neuf » ou « CD » contre « CD » mais aussi « neuf ». Il importe au SMC, dans ces deux dernières hypothèses de s'assurer que l'échange est justifié par des considérations soit de sécurité des vols soit de sécurité du travail.