Avis du contrôle financier n^o 3524 du 23 avril 1992.

Introduction.

La présente instruction fixe, conformément aux dispositions prévues par l'article 28 du décret 90-144 du 14 février 1990 , relatif à la comptabilité des matériels de la défense, les règles comptables qui s'appliquent aux objets de musées ainsi qu'aux ouvrages de bibliothèques et à la documentation détenus par les organismes relevant du ministère chargé de la défense, à l'exclusion des musées ayant le statut d'établissement public.

Cette instruction fixe les règles particulières applicables à la gestion et à la comptabilité des objets et ouvrages précités.

Cette instruction traite successivement :

• des objets de musées ;

• des ouvrages de bibliothèques et documentation.

1. Les objets de musées.

1.1. Définitions, nature et positions.

1.1.1. Définition et champ d'application.

Les objets de musées sont des objets et des matériels de toute nature et de toute provenance, rassemblés par des organismes autorisés du ministère chargé de la défense, afin de témoigner d'une histoire, d'une technique.

Ils sont affectés à des musées ou à des salles d'honneur qui doivent en assurer la conservation, l'entretien et la mise en valeur. Les objets de musées utilisés pour l'apparat des immeubles, parcs, cours et jardins des armées sont comptabilisés au titre d'un musée ou d'une salle d'honneur.

  1.1. Les objets de collection

sont les objets de musées dont l'inscription à l'inventaire visé à l'article 14.3 atteste la dénomination en cette qualité. Leur prise en compte au titre du patrimoine doit être justifiée par leur caractère exemplaire et leur préservation doit être assurée.

  1.2. Les objets de muséographie

sont les objets de musées qui sont conservés en vue de permettre le maintien en état, ou la mise en valeur des objets de collection.

Sont notamment classés objets de muséographie les éléments d'objets de collection, les rechanges, les matières et fournitures diverses, qui constituent des matériels consommables, au sens de l'article 1.3 de l'instruction n^o 11000/DEF/DSF/CC/1 du 15 février 1990 relative aux modalités d'application de certains articles du décret du 14 février 1990 précité.

Un élément d'un objet de musée peut être classé objet de collection au lieu d'objet de muséographie, s'il a une grande valeur historique ou marchande. Cela pourrait être le cas, par exemple, d'un moteur ou d'un altimètre rare ou premier d'une longue série. Cet objet sera classé « objet de collection » par inscription à l'inventaire visé à l'article 14.3 et comptabilisé comme tel.

  1.3. Les matériels de la défense,

utilisés par les musées et les salles d'honneur, qui ne sont ni objets de collection, ni objets de muséographie, sont comptabilisés selon les règles communes de comptabilité des matériels de la défense et n'entrent donc pas dans le champ d'application de la présente instruction particulière.

1.1.2. Nature des objets de musées.

  2.1. La décision de classer un objet de musée en objet de collection, non consommable par définition, est prise par le directeur du musée ou le responsable de la salle d'honneur, en fonction de critères définis par l'ordonnateur-répartiteur. Elle se traduit par l'inscription de l'objet à l'inventaire visé à l'article 14.3.

  2.2. Les objets de muséographie sont classés consommables et soumis à une comptabilité simplifiée d'emploi ou de consommation, à définir par chaque armée, direction ou service.

1.1.3. Identification des objets de musées.

Les objets de musées sont identifiés à l'aide d'un système particulier de nomenclature propre à chaque musée ou salle d'honneur, permettant leur classement par nature ou groupes constitués en vue d'une destination commune ; ces ensembles sont appelés sections.

Chaque objet de collection doit, en outre, porter un numéro d'inventaire individuel permettant son suivi, conformément à l'article 8.3.

1.1.4. Prix d'inventaire.

Les objets de musées ne sont pas systématiquement dotés d'un prix d'inventaire.

Une valeur doit être estimée à l'occasion des locations, des prêts et des cessions.

1.1.5. Position des objets de musées.

Les objets de musée sont placés dans l'une des deux positions suivantes, auxquelles peuvent être associées des subdivisions de position visant à connaître leur emploi, leur destination, leur état ou leur degré de disponibilité :

• en service dans le musée : objets dont le musée ou la salle d'honneur est affectataire ; ils sont exposés en présentation statique ou dynamique, entreposés dans les réserves, prêtés à des organismes extérieurs ou en attente ;

• en dépôt : objets mis à la disposition du musée ou de la salle d'honneur par un organisme ou une personne physique ou morale qui en reste propriétaire ou affectataire, ou qui a conservé un droit sur les objets déposés ; ils sont suivis séparément en comptabilité.

1.2. Attributions et responsabilité des personnels.

1.2.1. Désignation, attributions et responsabilité.

Les ordonnateurs-répartiteurs, détenteurs et comptables des objets de musées sont désignés et exercent leurs fonctions dans les conditions définies par le décret du 14 février 1990 et l' instruction générale du 15 mars 1990 précités, ainsi que l'instruction particulière relative au mode de désignation des détenteurs et des comptables des matériels de la défense.

1.3. Procédure comptable.

1.3.1. Mouvements des objets de musées.

Les mouvements des objets de musées se classent en mouvements externes et mouvements internes.

Les mouvements externes ont pour effet de modifier les existants et font l'objet d'opérations de prise en compte initiale et de sortie définitive des comptes.

Les mouvements internes se limitent à la mobilité des existants à l'intérieur d'une section ou entre deux sections.

Les mouvements internes à une même section sont de la compétence des détenteurs-dépositaires, ceux entre deux sections, de celle du directeur du musée ou du responsable de la salle d'honneur. Les mouvements entre deux sections entraînent la modification de la référence de la section sur le registre-inventaire, ainsi que sur la fiche d'inventaire.

1.3.2. Prise en compte initiale.

Après vérification de leur nombre et de leur état, le détenteur-dépositaire apprécie l'intérêt muséographique des objets reçus et propose leur classement au directeur du musée ou au responsable de la salle d'honneur.

Les dispositions à appliquer sont les suivantes :

  8.1. Pour les matériels pouvant servir d'« objets de muséographie » : remise au magasin et prise en compte sur fiche de magasin ;

  8.2. Pour les objets jugés sans intérêt : restitution à leur propriétaire, s'agissant de personnes physiques ou morales, autres que l'Etat, et avec leur accord ;

  8.3. Pour les matériels classés « objets de collection » :

• l'inscription au registre-journal ;

• l'établissement d'une fiche d'inventaire par objet, à laquelle sont joints les documents justificatifs ;

• l'inscription au registre-inventaire ;

• le classement de la fiche d'inventaire par le comptable.

1.3.3. Sortie des comptes.

L'utilisation des objets de muséologie entraîne la sortie des comptes. Elle se traduit par l'inscription sur la fiche de magasin, de la destination donnée au matériel concerné et, éventuellement, de la référence de l'ordre de mouvement.

La sortie définitive des comptes des objets de collection de la défense (élimination, cession, perte ou déficit) et la sortie des comptes du musée ou de la salle d'honneur (changement d'affectation comptable) résultent d'une décision du ministre, ordonnateur-répartiteur principal, ou de l'autorité délégataire et comprend, outre l'application des procédures en vigueur, les formalités suivantes :

• inscription au registre-journal ;

• mise à jour de la fiche d'inventaire de l'objet, à laquelle sont joints les documents justificatifs de sortie ;

• mise à jour du registre-inventaire ;

• archivage de la fiche d'inventaire par le comptable.

1.3.4. Perte, détérioration ou destruction d'objets de collection.

En cas de perte, de détérioration ou de destruction d'un objet de collection, le détenteur établit un compte rendu qu'il adresse au directeur du musée ou au responsable de la salle d'honneur.

Ce dernier peut prescrire une enquête afin de déterminer les circonstances du dommage et la responsabilité des personnels en cause. Le procès-verbal dressé par le comptable, auquel est joint le compte rendu et éventuellement les conclusions de l'enquête, est transmis à l'ordonnateur-répartiteur pour décision.

L'ordonnateur-répartiteur ordonne l'exécution des formalités comptables, pour lesquelles il a reçu délégation de pouvoirs, ou soumet le dossier à la décision du ministre, sans préjudice de la mise en jeu éventuelle de la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire (cf.  inst. 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 .

1.3.5. Dépôts.

La prise en dépôt d'objets de musées, par un musée ou une salle d'honneur, doit être précédée de la signature d'une convention entre les parties, conforme au modèle annexé à la présente instruction.

A cette convention, qui devra garantir l'Etat contre tout recours à son encontre, doit être joint un inventaire détaillé, de telle sorte que l'identification de chaque objet puisse être effectuée sans ambiguïté.

La comptabilité des objets pris en dépôt est réduite à l'archivage des conventions et inventaires, ainsi qu'à l'exécution des vérifications visées à l'article 15.

1.3.6. Dons.

(Modifié : 1^er mod.)

L'acceptation d'un don d'une valeur qui n'est pas modique, au sens de l'article premier de l' instruction 5502 /DEF/DAG/CX/1 du 11 octobre 1993 ou qui est assorti de charges doit être soumise au ministre, ordonnateur-répartiteur principal, par l'ordonnateur-répartiteur compétent.

Jusqu'à publication de l'arrêté d'acceptation, la comptabilité des objets est réduite à la tenue d'un inventaire particulier et à la conservation des correspondances qui marquent la volonté du donateur.

1.3.7. Locations et prêts.

  13.1. Par principe, les locations s'effectuent dans le cadre des dispositions législatives de l'article L. 46 du code du domaine de l'Etat.

Sauf directive contraire de l'ordonnateur-répartiteur, la décision de louer un objet est prise par le directeur du musée ou le responsable de la salle d'honneur.

  13.2. Toutefois, des prêts peuvent être consentis dans les conditions prévues à l'article 3238 de l' instruction ministérielle 1661 /MA/DSF/CG/4 du 15 février 1967 sur le rôle des autorités chargées de la gestion et de la réglementation de la comptabilité des matériels.

  13.3. S'agissant d'un mouvement comptable interne, le prêt ou la location n'entraîne qu'un changement de subdivision de position administrative suivi d'un enregistrement par le comptable sur un registre spécifique.

Le prêt ou la location est toujours consenti pour une durée limitée, pouvant être reconduite après échange de correspondances et constatation de visu, selon les modalités fixées par l'ordonnateur-répartiteur, de l'existence, de l'état et du bon usage des objets.

Une convention est à établir avec le bénéficiaire. Ce document, signé contradictoirement, précise les conditions de l'opération, en particulier :

• le but et la durée de celle-ci ;

• la description, la valeur des objets et la reconnaissance de leur état par le bénéficiaire ;

• la nature des dépenses mises à la charge du bénéficiaire avec indication de la procédure de recouvrement et le cas échéant l'imputation budgétaire ;

• l'obligation de restitution des objets en l'état initial ;

• les conditions particulières à respecter pour l'exposition statique ou dynamique des objets, afin d'assurer notamment leur préservation et la sécurité des personnes ;

• la prise en compte des risques encourus ;

• l'obligation pour le bénéficiaire, hormis l'Etat, de souscrire préalablement au prêt, une assurance couvrant les dommages, préjudices et frais, et portant garanties dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

1.3.8. Les documents de la comptabilité.

  14.1. La fiche d'inventaire des objets de collection.

Cette fiche est établie par le comptable immédiatement après la réception de l'objet.

Elle est établie en deux exemplaires, l'original est conservé par le comptable, le double est destiné au responsable de la section concernée, en vue de constituer le fichier d'inventaire de section.

Elle indique :

• la dénomination de l'objet et sa description, notamment son état, et toutes indications permettant de l'identifier (auteur, constructeur, type et numéro de série…) ;

• la provenance ou la destination de l'objet et la référence de l'ordre de mouvement éventuel ;

• le numéro d'inventaire et la section attribuée à l'objet ;

• la référence du mouvement porté au registre-journal.

Cette fiche est visée par le comptable. Les documents justificatifs lui sont adjoints ainsi que, éventuellement, les photographies qui permettront l'identification de l'objet lors des vérifications, récolements ou recensements.

L'ensemble des fiches d'inventaire, classées dans l'ordre des numéros du registre-inventaire, constituent le fichier d'inventaire général du musée ou de la salle d'honneur.

  14.2. Le registre-journal.

Le registre-journal des objets de collection est coté et paraphé par le directeur du musée ou le responsable de la salle d'honneur. En cas d'informatisation, les feuillets du listing sont obligatoirement numérotés dans une série continue.

Tenu par le comptable, il est destiné à recevoir la mention, dans l'ordre chronologique, de tous les mouvements externes des objets de collection. Un numéro de chronologie annuelle, porté sur le fichier-inventaire, est affecté à chaque mouvement.

Ce registre fait apparaître le numéro d'ordre chronologique, la dénomination de l'objet, la date et la nature de l'opération, ainsi que le numéro d'inventaire affecté à l'objet.

Le registre-journal est certifié par le comptable en fin d'année ou de gestion, puis visé par le directeur du musée ou le responsable de la salle d'honneur.

  14.3. Registre-inventaire des objets de collection.

Tous les mouvements concernant les objets de collection sont portés au registre-inventaire selon un ordre chronologique et continu.

Chaque inscription mentionne la date et la nature de l'opération, la dénomination de l'objet, la référence du mouvement enregistré au registre-journal, et la section à laquelle est affecté l'objet.

Le registre-inventaire est coté et paraphé par le directeur du musée ou le responsable de la salle d'honneur. En cas d'informatisation, les feuillets du listing sont obligatoirement numérotés dans une série continue. Il est certifié par le comptable et visé par le directeur lors des passations de service.

  14.4. Les extraits d'inventaire.

Un extrait d'inventaire est établi pour chaque section. Ces extraits font apparaître au regard du numéro d'inventaire général, la dénomination de l'objet de collection affecté à la section, la date et la nature de l'opération. Le double des fiches est classé dans le même ordre que les mouvements portés sur l'extrait d'inventaire.

Les extraits d'inventaire sont certifiés par le comptable et détenus par le détenteur-dépositaire.

  14.5. Comptabilité informatique.

La comptabilité des objets de collection peut être informatisée si la sauvegarde des données est assurée (cf. art. 3.7 de l' instruction générale du 15 mars 1990 précitée).

Dans ce cas :

• les fiches d'inventaire des objets de collection sont éditées et archivées sous la responsabilité du comptable ;

• le registre-journal, le registre-inventaire et les extraits d'inventaire sont édités sur support papier, au minimum chaque fin d'année et lors des remises et prises de service entre comptables ou entre détenteurs-dépositaires, pour servir de procès-verbal et d'archives ;

• ces documents sont authentifiés selon les prescriptions des paragraphes 14.2, 14.3 et 14.4.

1.3.9. Vérification, récolement, recensement.

  15.1. Les modalités et conditions d'exécution des vérifications, récolements et recensements sont définies par l'instruction particulière relative aux vérifications, récolements et recensements.

  15.2. Les autorités hiérarchiques et celles qui sont chargées de missions d'inspection procèdent aux récolements et recensements qu'elles jugent utiles lors des visites de contrôle, et s'assurent que les vérifications sont exécutées selon les prescriptions fixées par les textes réglementaires.

  15.3. Les vérifications, récolements et recensements ainsi que leurs résultats sont mentionnés sur les inventaires concernés, ou leur sont annexés.

Le procès-verbal de constatation établi par le comptable, ainsi que les conclusions de l'enquête prescrite éventuellement par le directeur du musée ou le responsable de la salle d'honneur, en cas de déficit ou d'excédent, sont adressés aux autorités compétentes selon la procédure définie à l'article 10.

1.3.10. Conservation de la comptabilité.

Les inventaires et autres pièces de la comptabilité des objets de collection doivent être conservés pour une durée illimitée.

Toutes les précautions doivent être prises pour assurer la pérennité des archives comptables.

2. Les ouvrages de bibliothèques et documentation.

2.1. Définitions, nature et positions.

2.1.1. Définitions.

Les ouvrages de bibliothèques et la documentation sont la matérialisation de connaissances de toute nature, fixées sur tous supports.

Les ouvrages de bibliothèques et la documentation sont dénommés « documents » dans les articles suivants.

Les documents qui accompagnent un matériel de la défense, sont comptabilisés conformément au décret du 14 février 1990 et à l' instruction générale du 15 mars 1990 précités.

Les autres documents sont comptabilisés selon les règles définies aux articles suivants.

2.1.2. Nature des documents.

Les documents sont classés « non consommables » ou « consommables » par le directeur de la bibliothèque ou du centre de documentation en fonction de critères définis par l'ordonnateur-répartiteur.

Certains documents de grande valeur historique ou marchande peuvent être classés objets de collection. Dans ce cas ils seront comptabilisés comme indiqué dans la première partie de la présente instruction.

2.1.3. Identification des documents.

Les documents sont identifiés par le système de nomenclature qui leur est propre, ou à défaut, par un système défini par le directeur de la bibliothèque ou du centre de documentation.

Les documents sont classés en fonction de leur emploi, de leur archivage ou de leur degré de classification.

Un numéro d'identification individuel est attribué aux documents « non consommables ».

Un numéro de dossier est attribué aux documents « consommables ».

2.1.4. Prix d'inventaire.

Les documents ne sont pas systématiquement dotés d'un prix.

Les bibliothèques et centres de documentation, qui pratiquent le prêt, doivent être en mesure d'établir la valeur de remplacement des documents prêtés.

2.1.5. Position des documents.

Les documents sont placés dans l'une des deux positions suivantes, auxquelles peuvent être associées des subdivisions de position visant à connaître leur emploi, leur destination, leur état ou leur degré de disponibilité :

• en service : documents dont la bibliothèque ou le centre de documentation est affectataire ; ils sont exposés, entreposés dans les réserves, prêtés à des organismes extérieurs ou en attente ;

• en dépôt : documents mis à la disposition de la bibliothèque ou du centre de documentation par un organisme ou une personne physique ou morale qui en reste propriétaire ou affectataire, ou qui a conservé un droit sur les documents ; ils sont suivis séparément en comptabilité.

2.2. Attributions et responsabilité des personnels.

2.2.1. Désignation, attributions et responsabilité.

Les ordonnateurs-répartiteurs, détenteurs et comptables sont désignés et exercent leurs fonctions dans les conditions définies par le décret du 14 février 1990 et l' instruction du 15 mars 1990 précités.

2.3. Procédure comptable.

2.3.1. Mouvements.

Les mouvements de documents se classent en mouvements externes et mouvements internes.

Les mouvements externes ont pour effet de modifier les existants et font l'objet d'opérations de prise en compte ou de sortie des comptes.

Les mouvements internes visent à enregistrer soit une modification d'emplacement, soit un changement de subdivision de position administrative ou de section.

2.3.2. Prise en compte.

La perception de documents provoque sans délai l'exécution des opérations de réception ; la réception quantitative a pour but de vérifier la concordance de la livraison inscrite sur la facturation ou l'ordre de mouvement, la réception qualitative vise à contrôler le contenu et la présentation du produit reçu.

La prise en compte des documents « non consommables », réalisée immédiatement après la réception, se traduit par :

• l'inscription des pièces justificatives au registre-journal ;

• l'établissement d'une ou plusieurs fiches d'inventaire ;

• l'enregistrement des documents sur le registre-inventaire ;

• l'inscription éventuelle de la référence du registre-inventaire sur le document.

La prise en compte d'un document « consommable » peut donner lieu à son inscription au registre-journal et au report de la référence correspondante sur le document concerné.

2.3.3. Dépôts.

La prise en dépôt de documents, par une bibliothèque ou un centre de documentation, doit être précédée de la signature d'une convention entre les parties, conforme au modèle annexé à la présente instruction.

A cette convention, qui devra garantir l'Etat contre tout recours exercé à son encontre, doit être joint un inventaire détaillé, de telle sorte que l'identification de chaque document puisse être effectuée sans ambiguïté.

La comptabilité des documents pris en dépôt est réduite à l'archivage des conventions et inventaires, ainsi qu'à l'exécution des vérifications visées à l'article 30.

2.3.4. Dons.

Les dons d'une valeur qui n'est pas réellement insignifiante au sens du paragraphe I de l'instruction n^o 1025/DN/DAAJC/CX/2 du 30 décembre 1970 ou assortis de charges, sont soumis à l'acceptation du ministre, ordonnateur-répartiteur principal, par l'ordonnateur-répartiteur compétent.

Jusqu'à publication de l'arrêté d'acceptation, la comptabilité des documents reçus est réduite à la tenue d'un inventaire particulier et à la conservation des correspondances qui marquent la volonté du donateur.

2.3.5. Sortie des comptes.

L'ordonnateur-répartiteur définit les conditions et les procédures de cession et d'élimination des documents en tenant compte, notamment, des textes législatifs et réglementaires relatifs aux archives et à la communication des documents.

La sortie des comptes d'un document « non consommable » consiste à inscrire l'opération sur le registre-journal, à renseigner le registre-inventaire, et à archiver la fiche d'inventaire.

Les pièces justificatives de la sortie des comptes des documents « non consommables » sont visées par le directeur de la bibliothèque ou du centre de documentation.

La sortie des comptes des documents « consommables » peut faire l'objet de procès-verbaux d'élimination.

2.3.6. Prêts d'ouvrages.

Les bibliothèques et centres de documentation peuvent être autorisés par l'ordonnateur-répartiteur à pratiquer des prêts temporaires d'ouvrages. Ces opérations doivent être inscrites sur un document mentionnant les obligations de l'emprunteur et portant sa signature.

2.3.7. Les documents de la comptabilité.

La comptabilité peut être informatisée si la sauvegarde des données est assurée.

Conformément aux dispositions de l'article 25 du décret du 14 février 1990 précité, les documents comptables doivent être conservés pendant une durée au moins égale à cinq ans après la sortie des comptes du matériel considéré, puis versés dans un dépôt d'archives.

  29.1. Registre-journal.

Toutes les pièces justificatives relatives aux mouvements externes sont inscrites au registre-journal sous un numéro d'ordre chronologique annuel.

Tenu par le comptable, le registre-journal comporte le numéro d'ordre, la désignation et les références des pièces justificatives, la désignation sommaire des documents, leur nature « consommable » ou « non consommable ».

S'ils ne sont pas informatisés, les registres-journaux sont cotés et paraphés par le directeur de la bibliothèque ou du centre de documentation. En cas d'informatisation, les feuillets du listing sont obligatoirement numérotés dans une série continue. Les registres-journaux sont certifiés par le comptable à la fin de chaque année et lors des passations de service.

  29.2. Les fiches d'inventaire.

A la réception des documents « non consommables », la fiche d'inventaire est établie en deux exemplaires par le comptable.

La fiche d'inventaire est référencée au numéro de registre-inventaire. Elle est complétée, au regard de chaque document, par le numéro d'enregistrement correspondant au registre-journal.

L'ensemble de ces fiches classées dans l'ordre des numéros du registre-inventaire constitue le fichier d'inventaire de la bibliothèque ou du centre de documentation.

  29.3. Registre-inventaire des documents « non consommables ».

Tenu par le comptable, ce registre mentionne le numéro d'ordre chronologique, la dénomination et les références du document, la référence d'entrée au registre-journal, la quantité, l'emplacement ou subdivision de position, la référence de sortie au registre-journal en cas de sortie définitive des comptes.

S'il n'est pas informatisé, le registre-inventaire est coté et paraphé par le directeur de la bibliothèque ou du centre de documentation. En cas d'informatisation, les feuillets du listing sont obligatoirement numérotés dans une série continue. Lors des passations de service, le registre-inventaire est certifié par le comptable, et visé par le directeur.

  29.4. Les extraits d'inventaire.

Quel que soit le support considéré, un extrait d'inventaire est établi pour chaque section. Ces extraits font apparaître au regard du numéro d'inventaire général, la dénomination du document affecté à la section, la date et la nature de l'opération.

Le double des fiches d'inventaire est classé dans le même ordre que les mouvements portés sur l'extrait d'inventaire.

2.3.8. Vérification, récolement, recensement.

  30.1. Les modalités et conditions d'exécution des vérifications, récolements et recensements sont définies par l'instruction particulière relative aux vérifications, récolements et recensements.

Un compte rendu des vérifications effectuées est adressé chaque année à l'ordonnateur-répartiteur.

  30.2. Les autorités hiérarchiques et celles qui sont chargées des missions d'inspection procèdent aux récolements et recensements qu'elles jugent utiles lors des visites de contrôle et s'assurent que les vérifications sont exécutées selon les prescriptions fixées par les textes réglementaires.

  30.3. Les vérifications, récolements et recensements ainsi que leurs résultats, sont mentionnés sur les inventaires concernés, ou leur sont annexés.

2.3.9. Entrée en vigueur.

La présente instruction abroge et remplace dès sa publication toutes dispositions contraires figurant dans les instructions et circulaires spécifiques du ministère de la défense.