1. Contenu

Avis du contrôle financier n^o 11059 du 14 décembre 1993.

2. Définitions.

  1.1. Les vérifications.

Les vérifications consistent en un rapprochement :

• entre l'inventaire particulier que détient le détenteur (dépositaire ou usager) et l'inventaire général détenu par le comptable ;

• à partir de l'inventaire particulier, entre les existants comptables et les existants réels dont le détenteur a la charge.

  1.2. Les récolements.

Les récolements consistent à vérifier, à partir de l'inventaire particulier du détenteur, préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable, que les existants réels sont conformes aux existants en écritures.

  1.3. Les recensements.

Les recensements consistent à compter, peser, mesurer le matériel, puis à comparer les résultats ainsi obtenus aux écritures portées sur les inventaires du détenteur (dépositaire ou usager) et du comptable.

3. Rôle et attributions des autorités et agents.

  2.1. Les détenteurs exécutent les opérations de vérifications en effectuant un rapprochement entre l'inventaire et les existants dont il ont la charge et inversement.

Les comptables exécutent les opérations de vérifications en effectuant un rapprochement entre l'inventaire général et les inventaires particuliers (collationnement d'inventaire), entre les pièces justificatives et les inventaires (vérification d'écritures). Il sont chargés de la consignation sur les documents comptables des résultats des opérations de vérifications, récolements et recensements.

  2.2. Les autorités disposant d'une compétence de surveillance, d'inspection ou de contrôle sur le matériel peuvent prescrire l'exécution de vérifications, récolements ou recensements, ou procéder personnellement à des récolements ou recensements.

4. Modalités d'exécution des vérifications, récolements et recensements.

  3.1. Les opérations de vérifications, récolements et recensements peuvent porter sur tout ou partie du matériel détenu par un ou plusieurs détenteurs. Les opérations sont qualifiées de :

• complètes lorsqu'elles portent sur la totalité des matériels ;

• partielles ou par sondages sur échantillon représentatif, lorsqu'elles visent un nombre limité de ces matériels.

  3.2. Une instruction propre à chaque armée, direction ou service précise les modalités d'exécution des opérations précitées et fixe le pourcentage d'articles concernés, ainsi que la composition de l'échantillon de sondage.

5. Périodicité.

Hormis le cas de la passation de service entre détenteurs-dépositaires et entre comptables, conformément à l'article 3.6 de l' instruction générale 11000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 , les opérations de vérifications, récolements et recensements peuvent être mises en œuvre selon la périodicité suivante :

  4.1. Les vérifications complètes doivent être accomplies selon une périodicité qui est fixée pour chaque armée, direction ou service. Elle ne peut en aucun cas dépasser cinq ans.

  4.2. Des événements conjoncturels, en temps de paix comme en temps de guerre, peuvent imposer la mise en œuvre de sondages et vérifications en France métropolitaine, dans les départements et les territoires d'outre-mer à l'occasion d'opérations extérieures.

  4.3. En cas d'incertitude sur la rigueur de la gestion d'un détenteur-dépositaire ou d'un comptable, un récolement peut être ordonné. Lorsque le résultat d'un récolement met en évidence une situation confuse, il doit être procédé à un recensement complet.

6. Constatation des résultats.

Toute opération de vérification, récolement ou recensement donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal faisant ressortir, le cas échéant, les différences constatées.

En cas d'excédents et de déficits simultanés, aucune compensation en valeur n'est autorisée.

L'enregistrement des opérations et l'exploitation des procès-verbaux s'effectuent selon les modalités fixées par les instructions propres à chaque armée, direction ou service, ceci conformément aux dispositions prévues au dernier alinéa de l'article 32.32 de l' instruction 1661 /MA/DSF/CG/4 du 15 février 1967 et à l'article 3.6 de l'instruction générale précitée.

7. Mise en jeu des responsabilités.

La responsabilité des comptables et des détenteurs-dépositaires peut être engagée lorsque les opérations de vérifications, récolements ou recensements conduisent à constater des différences entre les existants comptables et les existants réels.

En ce qui concerne le cas particulier des officiers assurant le stockage et la garde des matériels en approvisionnement, leur responsabilité pécuniaire peut être engagée dans les conditions fixées par l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 , dont il est fait mention à l'article 2.1.5 de l'instruction générale précitée, modifiée.

8. Entrée en vigueur.

La présente instruction abroge et remplace dès sa publication toutes dispositions contraires figurant dans les instructions et circulaires spécifiques du ministère de la défense.

9. Préambule.

La présente instruction fixe, conformément aux dispositions prévues à l'article 22 du décret 90-144 du 14 février 1990 , relatif à la comptabilité des matériels de la défense, les règles applicables aux opérations de vérifications, récolements et recensements concernant les matériels de la défense.

Cette instruction précise les conditions dans lesquelles s'effectuent les opérations de rapprochement entre les inventaires tenus par le comptable et le détenteur, et les existants réels, ou inversement. Elle arrête les modalités pratiques d'exécution de ces rapprochements ainsi que celles concernant la périodicité, la consignation des résultats, et également les procédures relatives à la détermination des responsabilités éventuellement engagées.