CIRCULAIRE N° 17896/ARM/SIMMAD/SDSC/DGBF/B.PCE relative à l'établissement d'un ordre d'envoi du matériel aéronautique en intervention technique au niveau du soutien industriel (bon modèle 63).
Du 08 décembre 2017NOR A R M L 1 7 5 2 7 2 5 C
1. Introduction.
1.1. Objet de la circulaire.
La présente circulaire a pour objet d'harmoniser et de décrire la procédure relative à l'envoi d'un matériel, de gestion de biens structure intégrée du maintien en condition opérationnelle (MCO) des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD), en intervention technique troisième niveau (NTI3) au niveau de soutien industriel (NSI).
1.2. Domaine d'application.
Cette circulaire s'applique aux trois armées dans le cadre du traitement d'un « ordre d'envoi en intervention technique » appelé bon modèle 63 (BM 63) présenté en annexe II.
Ce document, renseigné conformément à l'annexe II., tient lieu :
-
d'ordre d'envoi en réparation au NSI pour l'unité ;
-
d'ordre d'exécution pour l'industriel (MCO) ;
- de pièce justificative de mouvement et de transfert de responsabilité du matériel.
1.3. Intervenants.
Le rôle des différents acteurs est décrit dans l'instruction citée en cinquième référence.
Le suivi des matériels en réparation au NSI est assuré par le « correspondant étatique (CE) » positionné :
-
pour l'armée de l'air et l'aéronautique navale : au sein du bureau prêts, cessions, éliminations (PCE) de la sous-direction supply chain (SDSC) de la SIMMAD ;
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pour l'armée de terre : au sein du neuvième régiment de soutien aéromobile (RSAM) de Montauban, pour les biens expédiés par l'entrepôt central de Montauban.
Il assure la fonction de « détenteur de biens (DB) », dès lors que les matériels sont pris en charge par les industriels.
2. Décomposition des tâches et attributions des acteurs.
2.1. Ordre d'envoi en réparation.
L'ordre d'envoi en réparation d'un matériel aéronautique est du ressort exclusif de la SIMMAD (cf. annexe I. point 1.).
2.1.1. Expéditeur.
L'édition de la liasse du BM63 est effectuée directement sur le site de l'expéditeur désigné du matériel.
Après avoir préparé l'envoi du matériel et validé sa sortie administrative et logistique (1), l'expéditeur :
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détruit les feuillets 1bis, 4 et 8 du BM63 ;
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joint au matériel les feuillets 1, 2, 3, 6 et 7 du BM63 ;
-
adresse le feuillet 5 du BM 63 au DB auquel il est rattaché. Lorsque l'expéditeur et le DB se confondent, le feuillet 5 est détruit ;
-
conserve le feuillet 9 du BM63 comme pièce justificative de sortie provisoire.
2.1.2. Industriel.
Lors de la réception du matériel par l'industriel, celui-ci accuse réception en transmettant le feuillet 2 paraphé en case 33 au CE concerné.
2.1.3. Correspondant étatique.
Dès réception du feuillet 2, le CE prend à sa charge le suivi administratif du matériel. Le CE informe le DB concerné de ce transfert de responsabilité, via le système d'information logistique (SIL) auquel le BM63 est rattaché.
2.1.4. Détenteur de biens.
Le DB demeure le responsable du bien jusqu'à l'accusé de réception de l'industriel auprès du CE. À défaut, le DB applique la procédure objet de l'annexe IV.
2.2. Retour du matériel réparé.
2.2.1. Industriel.
Dès que la réparation est effective, l'industriel adresse à l'unité destinataire le matériel accompagné du feuillet 6 du BM63 et d'un bordereau de livraison (BL) en deux exemplaires. Parallèlement, l'industriel adresse (cf. annexe I. point 2.) :
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au CE concerné le feuillet 1 du BM63 mentionnant les références d'expédition ;
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au représentant du service du management de la qualité/service de la qualité (SMQ/SQ) le feuillet 3 du BM63 valant achèvement des travaux de réparation.
Le feuillet 7 est conservé par l'industriel.
2.2.2. Destinataire (échelon local).
Après les vérifications réglementaires, le destinataire réceptionne et prend en compte le matériel en renseignant le feuillet 6 accompagnant le matériel. À défaut, il initialise un dossier de litige avec l'industriel.
Il retourne un exemplaire du BL vers l'industriel à titre de compte-rendu, fait suivre le feuillet 6 du BM63 vers le DB concerné et passe les mouvements « technico-logistiques » appropriés sur son SIL.
2.2.3. Détenteur de biens.
À la réception du feuillet 6, le DB concerné :
-
valide le retour du matériel (solde le BM63) ;
-
archive le feuillet 6 du BM63.
2.2.4. Correspondant étatique.
Le CE s'assure, au travers du feuillet 1, de la conformité de clôture du BM63 dans les SIL et retransmet le feuillet 1 acquitté à l'industriel.
2.3. Retour du matériel non réparé.
2.3.1. Industriel.
L'absence de couverture contractuelle ou financière peut, à titre d'exemple, être à l'origine du retour d'un matériel non réparé. (cf. annexe I. point 3.)
Dans ce contexte, l'industriel :
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appose la mention « matériel non réparé » en précisant le motif sur le bordereau de livraison ainsi que sur les feuillets 1et 6 du BM 63 ;
-
retourne le matériel en l'état vers l'expéditeur accompagné du BL et du feuillet 6 du BM 63 ;
-
transmet le feuillet 1 du BM63 vers le CE à titre de compte-rendu ;
-
détruit les feuillets 3 et 7.
2.3.2. Destinataire.
Dès la réception dudit matériel par l'unité expéditrice initiale, celle-ci doit effectuer les opérations suivantes :
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transmission du feuillet 6 vers le DB et retour d'un exemplaire du BL vers l'industriel à titre de compte-rendu ;
-
verse le matériel en position attente ou lui affecte le statut ad hoc ;
-
passe les mouvements « technico-logistiques » appropriés sur son SIL.
2.3.3. Détenteur de biens.
La situation administrative et logistique est mise à jour par le DB concerné à la réception du feuillet 6. Le BM 63 est soldé sous statut « matériel non réparé ».
2.3.4. Correspondant étatique.
Le CE s'assure, au travers du feuillet 1, de la conformité de clôture du BM63 dans le SIL et retransmet le feuillet 1 acquitté à l'industriel.
2.4. Matériel jugé irréparable par l'industriel.
Un matériel placé en intervention technique au NSI, peut parfois se trouver dans un état (cf. annexe I. point 4.) :
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rendant la réparation impossible (élément technique), ou ;
-
engageant un montant de réparation jugé trop onéreux [élément financier (2)].
Dans ce cas, et en fonction des clauses intégrées au marché, l'industriel doit émettre un état de proposition de réforme (EPR) (cf. annexe V.) vers le CE.
Cet EPR est l'unique document reconnu par la SIMMAD dans le cadre du suivi des matériels en réparation au NSI. Après étude de l'EPR par les services de la SIMMAD, l'industriel devra, selon éléments spécifiés par le gestionnaire de biens (GdB) :
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détruire le matériel après avoir ou non, au préalable, prélevé les composants jugés réutilisables ;
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ou remettre le matériel tel quel ou après l'avoir dénaturé à l'administration des domaines [Direction nationale d'interventions domaniales (DNID)] ;
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ou réparer et restituer le matériel réparé à l'unité désignée par le GdB SIMMAD. Dans ce cas, il convient de se reporter au point 2.2. de la présente circulaire ;
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ou restituer le matériel non réparé à l'unité désignée par le GdB SIMMAD. Dans ce cas, il convient de se reporter au point 2.3.de la présente circulaire.
2.4.1. Industriel.
L'EPR doit être transmis au CE en charge du matériel. Lorsque la décision d'élimination a été prononcée par le GdB SIMMAD, et que le procès-verbal (PV) d'élimination établi par le CE a été transmis à l'industriel, ce dernier a l'obligation d'éliminer ce matériel et d'en référer au CE (transmission d'un procès-verbal de constatation de destruction attestant de l'élimination effective du matériel ou du bon de remise aux services des domaines).
2.4.2. Correspondant étatique.
Le CE reçoit l'EPR initialisé par l'industriel. Après instruction en interne SIMMAD, l'EPR est soumis à la décision du GdB SIMMAD. En cas de validation, il sert à l'établissement d'un PV d'élimination qui est transmis à l'industriel par le CE (cf. annexe VI.).
Si la décision d'élimination est prise, le CE procède à la sortie définitive des comptes du matériel (apurement du BM63) sous condition de retour du PV de constatation de destruction (cf. annexe VIII.) ou du bon de remise aux services des domaines.
En l'absence d'une automatisation des SILs, il prévient également le DB de cette décision pour permettre à celui-ci de mener les actions afférentes à son niveau (mise à jour de son suivi local ou central apurement dans LIALOG si nécessaire).
Dans le cas contraire, il convient de se reporter aux points 2.2 et 2.3. de la présente circulaire.
3. Suivi et mise à jour.
La SIMMAD assure le suivi et la mise à jour de cette circulaire.
4. Dispositions diverses.
La circulaire n° 17896/DEF/SIMMAD/SDTL/BRR du 4 décembre 2008 relative à l'établissement d'un ordre d'envoi au matériel aéronautique en intervention technique au niveau du soutien industriel (bon modèle 63) est abrogée.
La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.
Pour la ministre des armées et par délégation :
Le colonel,
sous-directeur Supply chain de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautique du ministère de la défense,
Xavier DIBON.
Annexes
Annexe I. Descriptif des procédures d'envoi et de retour des matériels.
1. Procédure d'envoi en réparation.
2. Procédure de retour d'un matériel réparé.
3. Procédure de retour d'un matériel non réparé.
4. Procédure de retour d'un matériel jugé irréparable.
Annexe III. Guide relatif à l'utilisation du bon modèle 63.
1. Présentation du document.
L'ordre d'envoi de matériel(s) aéronautique(s) en intervention technique au niveau du soutien industriel (BM63) est un document interarmées constitué de dix feuillets distincts, numérotés 1, 1bis, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 et 9 soumis à un schéma de circulation différent.
Pour les distinguer, si possible, ils sont pré-imprimés à l'aide d'encre de couleurs différentes sur du papier blanc :
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vert pour les n° 1 et 1 bis ;
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bleu pour les n° 2 et 3 ;
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rouge pour les n° 4 et 5 ;
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bistre pour les n° 6 et 7 ;
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violet pour les n° 8 et 9.
À défaut ils sont imprimés par imprimante N&B.
Dans le cadre de la présente circulaire et du nouveau schéma de circulation des différents feuillets du BM63, il s'avère que le feuillet 1 bis du BM63 n'est plus exploité et que les feuillets 4 et 8 ne sont plus utilisés. Dans ce contexte et à des fins d'allègement, il convient désormais de détruire les feuillets 1 bis, 4 et 8 avant tout envoi de matériel(s) en réparation.
Le BM 63 est divisé en cases regroupées en quatre parties :
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deux cadres relatifs à la gestion de biens (« cases n° 1 à 19 » et « cases n° 52 à 55 ») ;
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un cadre réservé à l'expéditeur du matériel (« cases n° 20 à 31 ») ;
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un cadre réservé à l'industriel (« cases n° 32 à 51 »), lui-même subdivisé en trois parties :
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la première concerne la réparation (« cases 32 à 43 ») ;
-
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la seconde est réservée au prix (« cases 44 à 47 ») ;
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la dernière sert à l'identification du matériel après intervention technique (« cases n° 48 à 51 »).
2. Rôle du document.
Le BM 63 est une pièce justificative de transfert de responsabilité dans le cadre des mises à disposition à un tiers à des fins d'intervention technique NSI. Il tient lieu d'ordre d'exécution pour l'industriel et permet au CE de contrôler le statut et l'état patrimonial des matériels en cours de réparation.
3. Contenu du document.
3.1. Premier cader réservé à la gestion de biens (« cases n° 1 à 19 »).
Cette première partie de l'imprimé est pré renseignée lors de l'édition du BM 63.
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« case n° 1 » : numéro de bon modèle 63.
Ce numéro identifie le bordereau, les cases suivantes permettant d'identifier l'organisme qui attribue ce numéro ;
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« case n° 2 » : référence demande de mise en commande (DMC).
Cette case contient le numéro de la DMC à laquelle se rattache le bordereau ;
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« case n° 3 » : n° de poste DMC.
Cette case contient, lorsqu'il peut être indiqué, le numéro de poste de la DMC auquel se rattache l'ordre d'envoi ;
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« case n° 4 » : animation.
Cette case contient le numéro de la cellule d'animation associée ;
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« case n° 5 » : urgence.
Cette case contient un code d'urgence qui peut être 0 (zéro), 1 (un), A ou B : 0 ou A pour les travaux urgents 1 ou B pour les travaux normaux ;
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« case n° 6 » : organisme gestionnaire.
Cette case contient le nom et l'adresse complète du CE ;
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« case n° 7 » : expéditeur.
Cette case contient le nom et l'adresse complète de l'organisme chargé de l'envoi du matériel en intervention technique ;
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« case n° 8 » : industriel.
Cette case contient le nom et l'adresse complète de l'organisme chargé de l'intervention technique;
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« case n° 9 » : DQP/SQ (service de la qualité)
Nota. Le SMQ/SQ a succédé à la DQP/SQ).
Cette case contient le nom et l'adresse de la service management qualité/service qualité mandaté, le cas échéant au titre du contrat ;
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« case n° 10 » : adresse retour du matériel.
Cette case contient le nom et l'adresse du destinataire du matériel après intervention technique ;
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« case n° 11 » : numéro de gestion.
Cette case contient le numéro de gestion du matériel expédié en intervention technique (numéro de nomenclature interarmées(1) ou équivalent ayant la même forme accompagné d'un préfixe ou d'un suffixe éventuellement) ;
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« case n° 12 »: C. organisation du traité de l'Atlantique Nord (OTAN) FAB.
Cette case contient le code entreprise du fabricant du matériel (une lettre, quatre chiffres) ;
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« case n° 13 » : référence fabricant.
Cette case contient la référence du matériel chez le fabricant identifié par le code de la « case n° 12 ». Lorsque le matériel est connu sous plusieurs références fabricant, la case est renseignée du signe « réf. mult. ». L'unité doit alors préciser la référence (« case n° 13 ») et le code fabricant (« case n° 12 ») du matériel expédié en intervention technique ;
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« case n° 14 » : C. analytique direction des constructions aéronautiques (DCAé).
Cette case contient le code analytique direction technique des constructions aéronautiques (DTCA) (deux chiffres, un tiret, deux chiffres, un tiret, un chiffre, un tiret, un chiffre) associé au matériel ;
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« case n° 15 » : désignation.
Cette case contient la désignation du matériel ;
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« case n° 16 » : quantité à expédier.
Cette case contient la quantité objet de cet ordre d'envoi ;
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« case n° 17 « : quantité prévue.
Cette case contient la quantité prévue, lorsqu'elle est connue, par la DMC pour le matériel considéré ;
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« case n° 18 » : quantité déjà expédiée.
Cette case contient la quantité, lorsqu'elle est connue, déjà expédiée au titre de la DMC. Cette quantité ne tient pas compte de celle indiquée « case 16 », c'est à dire qu'elle doit être strictement inférieure à celle indiquée « case n° 17 » et peut être nulle ;
-
« case n° 19 » : observations.
Cette case est libre.
3.2. Cadre réservé à l'expéditeur (« cases n° 20 à 31 »).
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« case n° 20 » : numéro de série ou type.
Cette case est pré-renseignée à l'édition du BM63 ;
-
« case n° 21 » : quantité expédiée.
Cette case contient la quantité effectivement expédiée ;
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« case n° 22 » : n° de registre journal.
Concerne le numéro registre journal de l'expéditeur ;
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« case n° 23 » : nombre colis.
Cette case contient le nombre de colis utilisés par l'utilisateur au titre de ce BM63 ;
- « case n° 24 » : référence rapport technique spécial (RTS) ou fiche d'intervention technique (FIT).
Référence document(s) d'accompagnement à renseigner ;
-
« case n° 25 » : examen de garantie/normal.
À renseigner si un examen technique normal ou de garantie est demandé.
Dans ce cas :
-
inscrire « oui » en face d'examen ;
-
barrer la mention inutile (normal ou de garantie).
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« case n° 26 » : date et visa magasin.
Cette case contient la date et le visa de l'expéditeur ;
-
« case n° 27 » : expertise normale/urgente.
À renseigner si une expertise technique normale ou urgente est demandée.
Dans ce cas :
-
inscrire « oui » en face d'expertise ;
-
barrer la mention inutile (normale ou urgente).
- « case n° 28 » : référence de la décision.
Cette case contient la référence de la décision d'expertise ou d'examen ;
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« case n° 29 » : date et numéro DEA.
Cette case contient la date et le numéro de la déclaration d'expédition administrative (DEA) ou de la lettre de voiture ou de l'état d'encaissage ;
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« case n° 30 » : observations.
Cette case doit être utilisée pour mentionner :
- si le matériel est expédié dans un conteneur, il convient alors de préciser le NOI du conteneur et éventuellement son NR de série ;
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si le SMQ/SQ doit établir un compte rendu suite à examen de garantie ou normal (cf. « case n° 25 ») ;
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« case n° 31 » : date et visa d'emballage.
Date et visa de l'expéditeur.
3.3. Cadre réservé à l'industriel (« cases n° 32 à 51 »).
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« cases n° 32 et 33 » : réception réalisée le/par/émargement.
Date et visa de l'industriel ;
Ces renseignements sont obligatoires pour permettre la prise en compte par le CE (transfert de responsabilité) ;
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« cases n° 34 et 35 » : contrôle usine effectué le/par/émargement.
Pas de remarque particulière ;
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« cases n° 36 et 37 » : quantités réparables/irréparables.
Ces cases contiennent les quantités de matériels jugés réparables ou irréparables. La somme des deux nombres indiqués (« case 36 » + « case 37 ») doit être égale à celle indiquée dans la « case n° 21 » ;
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« case n° 38 » : date approx fin inter.
Cette case contient la date approximative de fin d'intervention ;
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« case n° 39 » : observations.
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« cases n° 40 à 43 » : réintégrations successives.
Ces cases contiennent les quantités (40), dates (41), référence(s) de bordereau de livraison (42) et noms des destinataires (43), des réintégrations lorsque celles-ci sont fractionnées ;
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« case n° 44 » : prix facture (hors taxe).
Cette case contient le prix total hors taxes de l'intervention technique ;
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« case n° 45 » : prix rech. industriel.
Cette case contient le prix hors taxe des rechanges fournis par l'industriel pour l'intervention technique ;
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« case n° 46 »: val. rech. stock état.
Cette case contient le prix hors taxe des rechanges prélevés au stock état pour l'intervention technique ;
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« case n° 47 » : observations.
Libre ;
- « case n° 48 » : numéro de gestion.
Cette case contient le numéro de gestion après intervention technique. Cette information ainsi que l'ancienne nomenclature doivent figurer sur le bordereau de livraison du matériel dans le cas où ces deux numéros sont différents ;
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« cases n° 49 et 50 » : C. OTAN fab. et référence fabricant.
Cette case contient le code entreprise du fabricant et la référence après intervention technique. Cette information ainsi que l'ancien code entreprise et l'ancienne référence article doivent figurer sur le bordereau de livraison du matériel dans le cas où elles sont différentes ;
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« case n° 51 » : numéro de série ou type.
Cette case contient le numéro de série ou le type de matériel après intervention technique.
Nota. Ce numéro peut être différent de celui expédié (cas de certains contrats).
3.4. Deuxième cadre réservé à la gestion de biens (« cases n° 52 à 55 »).
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« cases n° 52 et 53 » : numéro de registre journal et visa du CE prenant le matériel en compte pendant l'intervention technique.
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« cases n° 54 et 55 » : date et visa du DB attestant le retour du matériel d'intervention technique.
3.5. Numéro du feuillet.
Il apparaît en haut et à droite de l'imprimé.
Annexe IV. Suivi des matériels aéronautiques expédiés en réparation au niveau de soutien industriel.
Le suivi en gestion de biens et administratif des matériels placés en intervention technique dans le secteur industriel est du ressort exclusif du CE désigné par le directeur central de la SIMMAD.
Dès l'envoi d'un matériel en intervention technique au NSI, le DB doit être aussitôt informé par l'unité expéditrice (transmission du feuillet 5).
Si au cours du deuxième mois suivant la date d'expédition (M + 2), l'industriel n'a pas adressé le feuillet 2 du BM63 (accusé de réception) au CE, il convient au DB de le réclamer sans délai par courrier officiel. Cet accusé de réception est le seul document qui justifie le transfert de responsabilité des matériels. Sous réserve que l'industriel ne donne aucune suite aux diverses lettres de relance du DB, il appartient à ce dernier de saisir le CE à compter du sixième mois suivant la date d'expédition du matériel (M + 6) conformément à la procédure décrite ci- dessous.
Dans le cas où l'industriel ne fournit aucune réponse aux différentes relances effectuées, il appartiendra alors au DB de transmettre le dossier au CE, qui se chargera, au besoin avec le bureau « commandes et réparations » (BCR) concerné de la SIMMAD, de prendre contact avec l'industriel en question.
