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Archivé DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE LA MARINE : sous-direction « administration-finances » ; bureau « administration des unités »

CIRCULAIRE N° 101/DEF/DCCM/ADM/UNITES relative aux indicateurs de pilotage du contrôle externe des formations et organismes de la marine relevant des autorités de commandement.

Du 06 janvier 2005
NOR D E F B 0 5 5 0 3 5 7 C

Autre(s) version(s) :

Précédent modificatif : Circulaire N° 0-66348-2007/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 09 novembre 2007 modifiant la circulaire n° 101/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 6 janvier 2005 relative aux indicateurs de pilotage du contrôle externe des formations et organismes de la marine relevant des autorités de commandement.

Référence(s) : Instruction N° 15/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 15 novembre 2002 portant organisation et modalités de mise en oeuvre du contrôle externe des formations exercé par le commissariat de la marine.

b). Note-circulaire n° 194/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 21 septembre 2004 (n.i. BO).

Pièce(s) jointe(s) : Deux annexes.

Texte(s) abrogé(s) :

Circulaire n° 231/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 16 octobre 2002 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM 140.3.8.

Référence de publication : BOC, 2005, p. 2155.

1. La présente circulaire diffuse en annexe le recueil des indicateurs de pilotage du contrôle externe (RIPCE) prévu par l\'instruction citée en référence portant définition et modalités de mise en oeuvre de l\'audit pour la vérification des comptes et la surveillance administrative.

2. (Modifié : Circulaire du 09/11/2007.) Ces indicateurs sont destinés à permettre aux services administratifs et financiers du commissariat de la marine (SERVAFIM) de piloter leur activité et d\'en rendre compte périodiquement à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM).

3. (Modifié : Circulaire du 09/11/2007.) À ce titre, ils doivent être mis à jour chaque mois et transmis à la DCCM, sous-direction « administration finances », bureau administration des unités (DCCM/ADM/UNITES), par le contrôleur de gestion de la direction locale du commissariat selon la périodicité suivante :

trimestriellement, avant le 15 du mois suivant la fin du trimestre (15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier) ;
occasionnellement, à la demande de la DCCM.

4. Afin de faciliter leur lecture et leur synthèse, ces indicateurs font l\'objet d\'une formalisation qu\'il convient de scrupuleusement respecter.

5. La présente circulaire est applicable à compter du 1er janvier 2005.

6. La circulaire n°231/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 16 octobre 2002 (n.i. BO) relative aux indicateurs normalisés concernant l\'audit de vérification des comptes et de surveillance administrative est abrogée.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,

Pierre-Marie ARRECKX.

Annexes

Annexe I. Définitions.

(Remplacée : Circulaire du 09/11/2007.)

1. Les indicateurs ne concernent que les formations et organismes relevant des autorités de commandement, ce qui exclut notamment l\'ensemble des organismes du service du commissariat.

2. La « comptabilité » ou « l\'équivalent comptabilité » pour les matières non spécifiquement comptables, est une unité de compte correspondant à la gestion complète d\'un domaine administratif homogène précisément identifié.

3. Les comptabilités des formations rattachées et organismes administrés sont comptabilisées au même titre que celles des formations autonomes.

Ainsi, pour une base navale qui administre cinq formations rattachées, le SERVAFIM comptabilisera :

une comptabilité, par domaine, pour la formation de rattachement ;
une comptabilité pour chaque domaine mis en œuvre au sein de chaque formation rattachée (vivres, matériel, coopérative par exemple) et organismes totalement dépourvus de moyens administratifs propres (sémaphores, par exemple, la partie matériel comptant pour un).

4. S\'agissant de la comptabilité des matériels, les comptabilités suivantes seront distinguées :

la comptabilité du matériel d\'emploi commun ;
la comptabilité des rechanges (gestion centralisée) ;
la comptabilité du matériel de l\'aéronautique navale.

5. En matière de surveillance administrative, les deux comptabilités relevant de la vérification des comptes (trésorerie et administration financière du personnel) ne constituent qu\'une comptabilité « dépenses à bon compte ».

Annexe II. Recueil d'indicateurs de pilotage du contrôle externe.

1.1 Suivi du plan annuel d'audit.

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	La formation (valeur absolue).
Périodicité de la mesure.	Mensuelle, avec restitution trimestrielle à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	Contrôler dans l\'année 100 p. cent des formations à risque élevé (plan annuel).

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Notion de formation : par formation, il faut entendre les formations autonomes, les formations rattachées et les organismes divers disposant d\'une personnalité autonome par rapport à une formation de rattachement (cercles et foyers...). Nombre lissé de formations à risque élevé : nombre de formations dont l\'indice de risque est supérieur à 2 X (n° T/4) (analyse des risques de 1er niveau). Cette donnée est révisée tous les six mois, à l\'occasion de la mise à jour du plan annuel d\'audit (courbe rouge). Nombre de formations contrôlées incluses dans le plan annuel d\'audit : donnée cumulée à partir du 1er janvier (une formation est considérée comme contrôlée dès lors que le compte-rendu d\'audit a été signé) (base de l\'histogramme en bleu). Nombre de formations contrôlées en marge du plan annuel d\'audit : donnée cumulée à partir du 1er janvier (une formation est considérée comme contrôlée dès lors que le compte-rendu a été signé) (sommet de l\'histogramme en jaune). Autres organismes audités : donnée cumulée à partir du 1er janvier (une formation est considérée comme contrôlée dès lors que le compte-rendu d\'audit a été signé) (non représenté sur l\'histogramme). Cette donnée inclut les services du commissariat de la marine.
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.	L\'indicateur ne prend pas en compte la taille des formations (nombre de comptabilités, volume des mouvements comptables...) ni l\'intensité des contrôles effectués.
Modalités d\'interprétation.	À la fin du quatrième trimestre, la courbe (cible) doit traverser l\'histogramme à la jonction de sa base et de son sommet. Si elle traverse le sommet de l\'histogramme, la cible n\'a pas été atteinte. La courbe ne peut arithmétiquement pas traverser la base de l\'histogramme.

1.2 Couverture des comptabilités à risque (vérification des comptes).

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Une comptabilité ou équivalent comptabilité (valeur absolue).
Périodicité de la mesure.	Trimestrielle avec restitution à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	1. Contrôler et identifier, pendant le trimestre, un nombre égal de comptabilité à risque élevé. 2. Minimiser le report des comptabilités à vérifier d\'un trimestre sur l\'autre.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Nombre de comptabilités en charge : nombre de comptabilités dont la vérification des comptes est confiée au SERVAFIM. Nombre de comptabilités à risque élevé à vérifier : reliquat à vérifier (au 1er jour du trimestre) des comptabilités à risque supérieur à 2 identifiées au cours des trimestres précédents + nombre de comptabilités à risque supérieur identifiées pendant le trimestre, ventilées dans les catégories trésorerie ou administration financière du personnel (point bleu). Nombre de comptabilités à risque élevé identifiées pendant le trimestre : nombre de comptabilités à risque supérieur à 2 identifiées pendant le trimestre, ventilées dans les catégories trésorerie ou administration financière du personnel (point jaune). Nombre de comptabilités à risque élevé vérifiées pendant le trimestre : nombre de comptabilités à risque supérieur à 2 vérifiées pendant le trimestre, ventilées dans les catégories trésorerie ou administration financière du personnel. Une comptabilité est considérée comme vérifiée dès lors que le procès-verbal de vérification des comptes a été signé (base de l\'histogramme en rouge). Nombre de comptabilités à risque acceptable vérifiées pendant le trimestre : nombre de comptabilités à risque inférieur à 2 vérifiées pendant le trimestre, ventilées dans les catégories trésorerie ou administration financière du personnel. Une comptabilité est considérée comme vérifiée dès lors que le procès-verbal de vérification des comptes a été signé (sommet de l\'histogramme en vert).
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.

L\'indicateur ne prend en compte ni l\'importance des comptabilités ou équivalents comptabilités (nombre de comptabilités, volume des mouvements comptables...) ni l\'intensité des vérifications effectuées.
L\'indicateur ne permet pas d\'avoir la certitude que toutes les comptabilités à risque sont vérifiées.

Modalités d\'interprétation.

Sur le long terme, le point jaune doit se situer à la jonction de la base et du sommet de l\'histogramme.
Lorsque le SERVAFIM prend du retard par rapport à sa cible, il se situe dans le sommet de l\'histogramme.
Lorsque le SERVAFIM rattrape son retard, il se situe dans sa base.
L\'écart entre le point jaune et le point bleu mesure le report des comptabilités à vérifier d\'un trimestre sur l\'autre. Il doit tendre vers zéro (le point bleu ne peut arithmétiquement pas se situer en dessous du point jaune).

1.3 Couverture des comptabilités à risque (surveillance administrative).

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Une comptabilité ou équivalent comptabilité (valeur absolue).
Périodicité de la mesure.	Trimestrielle avec restitution à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	1. Contrôler et identifier, pendant le trimestre, un nombre égal de comptabilité à risque élevé. 2. Minimiser le report des comptabilités à vérifier d\'un trimestre sur l\'autre.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Nombre de comptabilités en charge : nombre de comptabilités dont la surveillance administrative est confiée au SERVAFIM. Nombre de comptabilités à risque élevé à vérifier : reliquat à vérifier (au 1er jour du trimestre) des comptabilités à risque supérieur à 2 identifiées au cours des trimestres précédents + nombre de comptabilités à risque supérieur identifiées pendant le trimestre, ventilées dans les différentes catégories (point bleu). Nombre de comptabilités à risque élevé identifiées pendant le trimestre : nombre de comptabilités à risque supérieur à 2 identifiées pendant le trimestre, ventilées dans les différentes catégories trésorerie (point jaune). Nombre de comptabilités à risque élevé contrôlées pendant le trimestre : nombre de comptabilités à risque supérieur à 2 vérifiées pendant le trimestre, ventilées dans les différentes catégories. Une comptabilité est considérée comme vérifiée dès lors que le procès-verbal de vérification des comptes a été signé (base de l\'histogramme en rouge). Nombre de comptabilités à risque acceptable contrôlées pendant le trimestre : nombre de comptabilités à risque inférieur à 2 vérifiées pendant le trimestre, ventilées dans les différentes catégories. Une comptabilité est considérée comme vérifiée dès lors que le procès-verbal de vérification des comptes a été signé (sommet de l\'histogramme en vert).
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.

Modalités d\'interprétation.

2.1 Résultat des contrôles des comptabilités à risque élevé.

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Une comptabilité ou un équivalent comptabilité (valeur absolue)
Périodicité de la mesure.	Mensuelle, avec restitution trimestrielle à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	La proportion de comptabilités faibles ou perfectibles doit être supérieure à celle relevée pour les comptabilités à risque acceptable.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Total des comptabilités à charge : nombre de comptabilités dont le contrôle (vérification des comptes et surveillance administrative) est confié au SERVAFIM. Total des comptabilités auditées : nombre de comptabilités à risque 3 ou 4 contrôlées pendant le trimestre (une comptabilité est considérée comme contrôlée dès lors que le compte-rendu de surveillance administrative a été signé). Administration faible: nombre de comptabilités cotées 4 au cours du trimestre. Administration perfectible : nombre de comptabilités cotées 3 au cours du trimestre. Administration satisfaisante : nombre de comptabilités cotées 2 au cours du trimestre. Administration excellente : nombre de comptabilités cotées 1 au cours du trimestre.
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.	Parce qu\'il ne concerne que les comptabilités à risque élevé, l\'indicateur donne une vision plus négative que la réalité de la qualité moyenne de l\'administration des formations.
Modalités d\'interprétation.	La répartition des résultats des contrôles est donnée sous la forme d\'un diagramme par secteur.

2.2 Résultat des contrôles des comptabilités à risque acceptable.

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Une comptabilité ou un équivalent comptabilité (valeur absolue).
Périodicité de la mesure.	Mensuelle, avec restitution trimestrielle à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	Le nombre de comptabilités faibles ou perfectibles doit être égal à zéro.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Total des comptabilités à charge : nombre de comptabilités dont le contrôle (vérification des comptes et surveillance administrative) est confiée au SERVAFIM. Total des comptabilités auditées : nombre de comptabilités à risque 1 ou 2 contrôlées pendant le trimestre (une comptabilité est considérée comme contrôlée dès lors que le compte-rendu de surveillance administrative a été signé). Administration faible : nombre de comptabilités cotées 4 au cours du trimestre. Administration perfectible : nombre de comptabilités cotées 3 au cours du trimestre. Administration satisfaisante : nombre de comptabilités cotées 2 au cours du trimestre. Administration excellente : nombre de comptabilités cotées 1 au cours du trimestre.
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.	Parce qu\'il ne concerne que les comptabilités à risque acceptable, l\'indicateur donne une vision plus positive que la réalité de la qualité moyenne de l\'administration des formations.
Modalités d\'interprétation.	La répartition des résultats des contrôles est donnée sous la forme d\'un diagramme par secteur.

2.3 Qualité de l'analyse du risque.

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Graphique « nombre d\'écarts » : ratio (pourcentage). Graphique « amplitude des écarts » : écarts de cotation.
Périodicité de la mesure.	Mensuelle, avec restitution trimestrielle à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	Graphique « nombre des écarts » : les résultats conformes à l\'analyse doivent atteindre 60 p. cent. Graphique « amplitude des écarts » : la courbe doit s\'approcher de +1 ou -1.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Évaluation du risque: correspond à l\'évaluation telle qu\'elle est faite dans le plan annuel d\'audit ou lors de sa mise à jour. Résultat du contrôle: correspond à l\'indice de risque à l\'issue de l\'audit.
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.	Le graphique « amplitude des écarts » ne représente que les analyses s\'étant révélées erronées.
Modalités d\'interprétation.	Le graphique « amplitude des écarts » fait apparaître la moyenne des écarts des comptabilités pour lesquelles le risque a été sous-évalué et surévalué. La courbe ne peut donc pas se situer entre -1 et +1.

3.1 Suivi des recommandations (surveillance administrative - régularité).

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Ratio (pourcentage).
Périodicité de la mesure.	Mensuelle, avec une restitution trimestrielle à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	1) Approbation d\'au moins 80 p. cent des recommandations par l\'autorité responsable de la surveillance administrative. 2) Mise en œuvre de 100 p. cent des recommandations approuvées par l\'autorité responsable de la surveillance administrative.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Nombre de recommandations formulées : total des recommandations(régularité) formulées dans le dernier compte-rendu de surveillance administrative des formations ou organismes contrôlés pendant le trimestre. Nombre de recommandations approuvées par l\'autorité responsable de la surveillance administrative : total des recommandations (régularité) formulées dans le dernier compte-rendu de surveillance administrative des formations ou organismes contrôlés pendant le trimestre et approuvés par l\'autorité responsable de la surveillance administrative. Nombre de recommandations mises en œuvre par les formations : total des recommandations (régularité) formulées dans le dernier compte-rendu de surveillance administrative des formations ou organismes contrôlés pendant le trimestre et mises en œuvre par ces entités. Taux d\'approbation des recommandations = (nombre de recommandations (régularité) approuvées par l\'autorité organique / nombre de recommandations (régularité) formulées) × 100. Taux de mise en œuvre des recommandations = (nombre de recommandations (régularité) mises en oeuvre / nombre de recommandations (régularité) approuvées par l\'autorité responsable de la surveillance administrative) × 100.
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM ou DICOM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM ou DICOM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM ou DICOM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.	Le taux de suivi des recommandations ne porte que sur les formations et organismes contrôlées dans le trimestre.
Modalités d\'interprétation.	Néant.

3.2 Suivi des recommandations (surveillance administrative - opportunité et efficacité).

Commentaires :

Description de l\'indicateur.

Unité de mesure.	Ratio (pourcentage).
Périodicité de la mesure.	Mensuelle, avec une restitution trimestrielle à la DCCM (avant le 15 avril, 15 juillet, 15 octobre, 15 janvier).
Objectif.	1) Approbation d\'au moins 80 p. cent des recommandations par l\'autorité responsable de la surveillance administrative. 2) Mise en œuvre de 100 p. cent des recommandations approuvées par l\'autorité responsable de la surveillance administrative.

Élaboration et qualités de l\'indicateur.

Nature précise des données de base.	Nombre de recommandations formulées : total des recommandations(opportunité et efficacité) formulées dans le dernier compte-rendu de surveillance administrative des formations ou organismes contrôlés pendant le trimestre. Nombre de recommandations approuvées par l\'autorité responsable de la surveillance administrative : total des recommandations (opportunité et efficacité) formulées dans le dernier compte-rendu de surveillance administrative des formations ou organismes contrôlés pendant le trimestre et approuvés par l\'autorité responsable de la surveillance administrative. Nombre de recommandations mises en œuvre par les formations : total des recommandations (opportunité) formulées dans le dernier compte-rendu de surveillance administrative des formations ou organismes contrôlés pendant le trimestre et mises en œuvre par ces entité Taux d\'approbation des recommandations = (nombre de recommandations (opportunité et efficacité) approuvées par l\'autorité organique / nombre de recommandations (opportunité et efficacité) formulées) × 100. Taux de mise en œuvre des recommandations = (nombre de recommandations (opportunité et efficacité) mises en oeuvre / nombre de recommandations (opportunité) approuvées par l\'autorité responsable de la surveillance administrative) × 100.
Mode de collecte des données de base.	À renseigner par chaque SERVAFIM ou DICOM.
Services ou organismes responsables de la collecte des données de base.	SERVAFIM ou DICOM.
Service responsable de la synthèse des données.	SERVAFIM ou DICOM au niveau local. DCCM au niveau central.
Validation de l\'indicateur.	Indicateur validé par le chef de la section « audit » puis par le contrôleur de gestion de la DCM.

Modalités d\'interprétation de l\'indicateur.

Limites et biais connus.	Le taux de suivi des recommandations ne porte que sur les formations et organismes contrôlées dans le trimestre.
Modalités d\'interprétation.	Néant.