La présente circulaire précise les modalités d'exécution de la notation au titre de l'année 2003 et du travail d'avancement pour l'année 2004, en ce qui concerne :

• 1. Les médecins, les pharmaciens chimistes, les vétérinaires biologistes et les chirurgiens-dentistes des armées, officiers de carrière.

• 2. Les officiers du corps technique et administratif du service de santé des armées, officiers de carrière.

Les dispositions relatives à la notation s'appliquent également aux officiers sous contrat, ceux régis par le décret 2000-511 du 08 juin 2000 , ainsi que ceux recrutés au titre de l'article 98-1 de la loi du 13 juillet 1972, modifiée.

1. Dispositions concernant la notation.

1.1. Dispositions générales.

  I. Principes.

L'attention des autorités destinataires est attirée sur le fait que les conditions réglementaires d'établissement, de communication, de révision et de contrôle de la notation des officiers du service de santé sont fixées par l' instruction 250 /DEF/DCSSA/RH/CH du 21 février 2003 .

Ces dispositions sont d'application stricte et ne sauraient souffrir aucune dérogation.

  II. Documents à utiliser.

Le bulletin de notes d'officier (imprimé n^o 621-2*/10) est destiné à recueillir la notation des autorités hiérarchiques, en dehors des travaux d'avancement.

La partie administrative de ce document est pré-renseignée par une procédure automatisée. Il est mis en place par l'administration centrale à qui doit être obligatoirement signalée, par l'intermédiaire d'un bulletin individuel de liaison, toute erreur ou omission.

Il faut cependant souligner, en ce qui concerne certaines rubriques (décorations et titres universitaires), que seuls sont pris en considération les titres les plus récents ou les plus importants (la saisie est effectuée à partir des justificatifs reçus par la sous-direction « ressources humaines », bureau « personnel officiers » ou par le bureau « chancellerie »).

Le feuillet intercalaire de notes (imprimé n^o 621-2*/11) lorsque son utilisation est prévue par la réglementation.

Le relevé annexe des observations (imprimé n^o 621-2*/12).

Un relevé des punitions ou des récompenses (ANNEXE VII) ci-joint, dont a fait l'objet chaque officier noté utilement proposable pour le grade supérieur. Ce document sera obligatoirement joint au bulletin de notes d'officier.

Le bordereau récapitulatif des bulletins de notes d'officiers (imprimé n^o 621-2*/13) destiné exclusivement à l'autorité notant en dernier ressort, fait apparaître, pour chaque officier noté, le relevé des niveaux globaux chiffrés attribués au cours des quatre dernières années, ainsi que le nombre total de barreaux pouvant normalement être accordé pour chaque corps d'officiers.

Ce document renseigné et visé par le dernier notateur, est adressé à la direction centrale du service de santé des armées avec l'ensemble des bulletins de notes d'officiers.

En cas d'erreur matérielle constatée, il appartient à chaque dernier notateur d'en rendre compte immédiatement à la direction centrale du service de santé des armées et d'apporter, à l'encre rouge, les rectifications appropriées.

1.2. Dispositions pratiques.

  I. Généralités.

Les différentes autorités intervenant dans la procédure de notation des officiers du service de santé des armées sont expressément désignées par une circulaire ministérielle annuelle (citée en dernière référence) qui est d'application stricte. Toute demande de modification doit être impérativement adressée à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » (avant le 1er septembre de l'année précédant le travail de notation).

Il appartient aux autorités hiérarchiques de vérifier que la notation des notateurs précédents est conforme aux règles imposées avant d'arrêter et de transmettre leurs propres appréciations au niveau hiérarchique supérieur.

Dans le souci d'éviter des rejets ou des contentieux en matière de notation, un soin tout particulier devra être apporté au respect des normes, fixées par l'instruction de cinquième référence.

A ce sujet, il est précisé que le rapport n'est pas exigé pour les niveaux globaux chiffrés 1 et 2 et lorsqu'il s'agit d'un maintien dans le cadre de la baisse technique :

• la communication de la notation (les relevés et rapports, éventuellement établis, devront être obligatoirement joints au bulletin de notes d'officier et être portés, en même temps que ce dernier, à la connaissance de l'officier noté) ;

• l'exercice du droit de recours.

Enfin pour conclure, il est rappelé que toutes les opérations concernant la baisse technique du niveau global chiffré relèvent de la compétence exclusive de la direction centrale du service de santé des armées.

  II. Calendrier indicatif de production des travaux.

Afin de permettre le bon déroulement des travaux de notation et de fusionnement, il importe que chaque échelon respecte les délais qui lui sont impartis pour l'exécution des tâches. A cet effet, le calendrier ci-après fixe l'échéancier des dates de transmission de l'ensemble des documents aux différentes autorités intervenant en matière de notation.

Date de réception des documents par le fusionneur.	Date indicative de réception des travaux par chaque autorité au niveau supérieur (hors hôpitaux).
	Premier ressort.	Deuxième ressort.	Troisième et dernier ressort.
Dernière semaine de mars.	3 avril 2003.	12 mai 2003.	26 mai 2003.

 

  III. Acheminement des bulletins de notes d'officiers.

Les dispositions à respecter pour la transmission des bulletins de notes d'officiers sont fixées au titre II, article 6 de l' instruction 250 /DEF/DCSSA/RH/CH du 21 février 2003 .

  Remarque importante.

Il est rappelé que la notation annuelle couvre la période allant du 1er avril au 31 mars de l'année suivante.

L'attention des notateurs en premier ressort est particulièrement attirée sur le fait que la date de la signature du bulletin de notes d'officier, établi par leurs soins au titre du premier ressort, ne peut être antérieure au 31 mars 2003.

Il va de soi que la notification de la notation, attribuée en premier ressort, ne peut être également antérieure à cette date.

Toute notation non conforme, sur le plan du respect de cette date, sera rejetée par l'administration centrale.

  Rappel de certaines dispositions importantes.

  Au niveau du premier notateur.

Afin de permettre à la notation de remplir son rôle en matière de sélection des cadres et d'adéquation des officiers aux emplois, il importe que :

• les points forts et les points faibles de l'officier noté soient obligatoirement précisés sans excès ni faiblesse. Pour ce faire, si le premier notateur n'est pas placé au plus près du militaire noté, il doit consulter l'autorité civile ou militaire d'emploi afin de recueillir tous les éléments d'information utiles et relatifs à la manière de servir ;

• la procédure de la communication des notes ainsi que celle relative à l'entretien d'évaluation définies aux articles 7 et 8 de l'instruction de cinquième référence soient strictement respectées ;

• le droit au délai de réflexion de huit jours après la communication doit être respecté ;

• les feuillets intercalaires de note, lorsqu'ils ont été établis, sont obligatoirement joints au BNO après communication à l'officier concerné.

  Au niveau du deuxième notateur.

Il est rappelé qu'à ce niveau :

• la transmission du BNO au deuxième notateur (par le premier notateur) ne peut intervenir tant que les formalités de la communication n'ont pas été accomplies ;

• la proposition de répartition de barreaux, dans le respect de la règle du tiers, ne présente qu'un caractère indicatif et ne lie en aucune façon l'autorité chargée d'arrêter la notation en dernier ressort.

  Au niveau du dernier notateur.

Le respect de la règle du taux de progression présente un caractère impératif. Toutes difficultés rencontrées, en la matière, pourront faire l'objet d'un rapport particulier établi par le dernier notateur. En vue de sa présentation à la commission centrale de notation, ce rapport devra être obligatoirement joint aux travaux de notation adressés à la direction centrale du service de santé des armées.

C'est à ce stade que la notation acquiert son caractère définitif.

Afin d'éviter toute difficulté contentieuse, l'autorité notant en dernier ressort doit impérativement arrêter la notation à une date postérieure au 31 mars 2003.

2. Dispositions concernant l'avancement.

2.1. Dispositions générales.

  I. Principes.

Les dispositions réglementaires concernant l'avancement sont fixées par les décrets portant statuts particuliers des différents corps d'officiers du service de santé des armées. A ces conditions statutaires s'ajoutent, dans certains cas, des conditions particulières (barres pratiques), objet des annexes I à V de la présente circulaire.

Il est par ailleurs précisé que les modalités relatives à l'avancement décrites ci-après sont également applicables aux officiers servant sous contrat au titre du décret 2000-511 du 08 juin 2000 .

L'établissement des travaux d'avancement, pour ce qui concerne la première phase, est à la charge du premier notateur pour tous les officiers proposables placés sous son autorité à la date du 1er octobre 2002.

Par la suite, chaque autorité intervenant dans la procédure de notation en deuxième et dernier ressorts est appelée à statuer en matière de travaux d'avancement.

Les vérifications utiles seront effectuées aux différents niveaux de fusionnement concernés afin que tous les officiers proposables soient compris dans le travail d'avancement.

Chaque notateur doit s'assurer, à son niveau, que toutes les formalités, relatives au recueil des éléments d'information relatifs à l'avancement, soient respectées pour tous les officiers proposables relevant de son autorité.

  II. Documents à utiliser.

• 1. La fiche individuelle relative au classement préférentiel des officiers utilement proposables (ANNEXE VIII) est renseignée, pour chaque officier utilement proposable, par le numéro de classement et la mention d'appui par chaque notateur intervenant dans la procédure de l'avancement.

  Après avoir été complétées et visées successivement par les premier et deuxième notateurs, ces fiches sont également renseignées par le dernier notateur qui les fait parvenir à la direction centrale du service de santé des armées avec les bulletins de notes d'officiers correspondants et l'ensemble des documents relatifs à la notation et à l'avancement.

  Il est rappelé que les mentions de classement et d'appui doivent être déterminées à chaque niveau de notation avec le plus grand soin.

  Les renseignements relatifs au classement et à la mention d'appui sont précisés aux points II et III de l'article 4 de la présente circulaire.

• 2. La liste récapitulative par catégorie de choix (ANNEXE IX) est utilisée lorsque plusieurs notateurs en deuxième ressort relèvent d'un même notateur en dernier ressort et dans l'hypothèse où les documents pré-imprimés (annexes X à XVI) n'ont pas été fournis par l'administration centrale. En effet, dans ce cas les différents deuxièmes notateurs ne reçoivent pas les annexes X à XVI et doivent, en conséquence, fournir au fusionneur leur classement (ordre de préférence et mention d'appui) en établissant et en lui faisant parvenir l'annexe IX.

  Sa rédaction est du ressort exclusif de chaque deuxième notateur. Les modalités d'établissement de cette liste sont précisées ci-après.

  Inscription sur les listes récapitulatives.

  L'inscription sur les listes récapitulatives (ANNEXE IX) sera effectuée à partir des mentions de classement et d'appui indiquées sur les fiches individuelles (ANNEXE VIII) en respectant les modalités pratiques énumérées ci-après :

  Sur chaque liste, les candidats à inscrire seront répartis en deux groupes :

  • a).  Le premier groupe comprendra les candidats utilement proposables, répartis par catégorie de choix et inscrits, dans chacune de ces catégories, en suivant l'ordre de la liste d'ancienneté. Le numéro de classement et d'appui sera exprimé (dans la colonne 4), pour chaque candidat, de la même façon que sur la fiche individuelle (annexe VIII).

  • b).  Le second groupe comportera successivement : les officiers non utilement proposables, les officiers non proposables et les officiers proposés pour la liste complémentaire en raison de leur position de non- activité ou de leur admission à la retraite avant la limite d'âge, au cours de l'année 2003.

  Le numéro de classement des intéressés sera remplacé, selon le cas, au numérateur par l'une des mentions suivantes : « Non utilement proposable », « Non proposable », « Liste complémentaire ».

• 3. L'état de classement des officiers utilement proposables (ANNEXE X) prérenseigné est adressé :

  • soit au troisième notateur (lorsqu'il est le seul à relever du dernier notateur) pour être vérifié et complété avant son expédition au dernier notateur ;

  • soit directement à l'autorité notant en dernier ressort pour être renseigné en totalité.

  Ce document récapitule tous les numéros de classement et les mentions d'appui donnés pour chaque officier par les premier et deuxième notateurs.

  Établi par corps et par grade, il fait apparaître le fusionnement par catégorie de choix (ancien, moyen, jeune) (annexe X) et sert au niveau de la direction centrale du service de santé des armées de support pour l'élaboration du travail d'avancement.

  En conséquence, avant de porter ses propres renseignements, il appartient au dernier notateur de vérifier avec minutie l'exactitude et la cohérence des mentions attribuées au niveau des premier et deuxième ressorts.

• 4. La liste des officiers non utilement proposables (ANNEXE XII), la liste des officiers non proposables (ANNEXE XIV) et la liste complémentaire (ANNEXE XVI) sont adressées au dernier notateur pour être contrôlées, à son niveau, avant d'être retournées à l'administration centrale avec l'ensemble des travaux.

  Ces documents permettent de vérifier qu'aucun officier relevant de l'autorité notant en dernier ressort n'ait été omis dans le travail d'avancement.

  Après contrôle et l'apport éventuel de corrections dans les emplacements adaptés et laissés libres à cet effet, ces listes sont adressées par le fusionneur à la direction centrale du service de santé des armées avec l'ensemble des documents relatifs à la notation et à l'avancement.

  III. Composition du travail d'avancement.

Le travail d'avancement se divise en deux parties :

• 1. La première partie concerne tous les officiers réunissant les conditions minimales statutaires et les conditions particulières précisées dans les annexes I à V, pour faire l'objet en 2003 d'une proposition d'avancement au choix.

  Cette première partie est constituée :

  Pour chaque officier utilement proposable :

  • des exemplaires du bulletin de notes (imprimé n^o 621-2*/10) de l'année 2003 accompagnés, obligatoirement lorsqu'ils sont établis, des rapports justificatifs, des différents relevés ainsi que des feuillets intercalaires de notes (imprimé n^o 621-2*/11) ;

  • d'un exemplaire de la fiche individuelle de classement préférentiel (ANNEXE VIII).

  Pour l'ensemble des officiers proposables :

  • de la liste récapitulative par catégorie de choix (ANNEXE IX) dans les cas évoqués au point II.2 de l'article 3 ;

  • de l'état de classement des officiers utilement proposables (ANNEXE X).

• 2. La seconde partie comprend :

  • les exemplaires du bulletin de notes de l'année 2003 des officiers qui ne satisfont pas aux conditions précédentes ;

  • la liste des officiers non utilement proposables (ANNEXE XII) ;

  • la liste des officiers non proposables (ANNEXE XIV) ;

  • la liste complémentaire (ANNEXE XVI).

  Il appartient à chaque dernier notateur de vérifier l'existence et la conformité de ces documents avant leur expédition à la direction centrale du service de santé des armées.

2.2. Dispositions pratiques.

  I. Procédure.

Le premier notateur renseigne, en ce qui le concerne, une fiche individuelle relative au classement préférentiel jointe en annexe VIII. Il regroupe les bulletins de notes des officiers concernés et les fiches de classement et transmet l'ensemble du travail d'avancement au deuxième notateur avec un bordereau d'envoi collectif et nominatif.

Contrairement aux documents individuels, relatifs à la notation, l'annexe VIII portant le classement et les mentions d'appui, ne donne lieu à aucune communication à l'officier concerné.

• 1. Il appartient à chaque deuxième notateur :

  • de renseigner pour chaque officier utilement proposable la fiche (ANNEXE VIII) ;

  • d'établir un classement distinct des officiers utilement proposables selon l'autorité de fusionnement dont ils relèvent. Deux procédures sont à envisager selon qu'il reçoit ou non les états de classement édités par procédure informatique (annexes X à XVI).

  • a).  Le deuxième notateur est destinataire des états prérenseignés (annexes X à XVI). Dans ce cas, il :

    • reporte sur l'état de classement (ANNEXE X) le classement et la mention d'appui du premier notateur. Éventuellement, s'il constate des erreurs dans les informations portées sur l'état ou si un officier proposable a été omis, il apporte les corrections qui s'imposent à l'encre rouge ;

    • ajoute son classement et ses mentions d'appui. Il doit impérativement veiller à la cohérence entre son classement, ses mentions d'appui et les appréciations portées sur le bulletin de notes d'officier (y compris le niveau global chiffré). Il date et signe l'état de classement (ANNEXE X), vérifie et signe les annexes XI, XIV et XVI. Il adresse ensuite au dernier notateur l'ensemble des bulletins de notes d'officiers, des fiches individuelles (ANNEXE VIII) ainsi que tous les états (annexes X à XVI).

  • b).  Le deuxième notateur n'est pas destinataire des états de classement (annexes X à XVI) parce que ceux-ci sont envoyés directement aux fusionneurs (c'est le cas par exemple pour les états de classement destinés aux directeurs du service de santé et aux chefs du service de santé, etc.).

    Dans ce cas, il établit une liste récapitulative du modèle joint en annexe VIII pour les officiers dépendant d'un même fusionneur selon les modalités fixées au point II.2 de l'article 3. Il regroupe les bulletins de notes des officiers concernés et les fiches de classement (ANNEXE VIII) renseignées par les deux premiers notateurs et lui-même, dans les listes récapitulatives (ANNEXE IX) et transmet l'ensemble à l'autorité notant en dernier ressort.

• 2. L'autorité notant en dernier ressort :

  • ajoute sur les fiches individuelles de classement, reçues du deuxième notateur, son propre classement et ses mentions d'appui ;

  • reporte sur les états de classement ou, le cas échéant, les listes récapitulatives, (ANNEXE IX) qui lui sont parvenus directement (éventuellement après les avoir corrigés selon les modalités exposées au paragraphe petit a) ci-dessus), le classement et les mentions d'appui des premier et deuxième notateurs ;

  • complète l'état annexe X (ou la liste récapitulative annexe IX) par son propre classement, ses mentions d'appui et le niveau global chiffré attribué à chaque officier, au titre de l'année 2003 ;

  • date et signe tous les états de classement, ainsi que les listes récapitulatives dans lesquelles il insère les bulletins de notes d'officiers ;

  • transmet l'ensemble du travail d'avancement à la direction centrale du service de santé des armées.

  II. Classement.

Le classement des personnels proposés est effectué par catégorie de choix (choix ancien, moyen ou jeune). En aucun cas, les personnels relevant d'une catégorie de choix différente ne peuvent faire l'objet d'un classement commun. Il est exprimé, pour les seuls officiers utilement proposables, sous la forme d'une fraction faisant apparaître :

• au numérateur : le numéro de préférence parmi les officiers proposables dans la même catégorie de choix ;

• au dénominateur : le nombre d'officiers du même grade dans la même catégorie de choix.

  III. Mentions d'appui.

Chaque notateur, intervenant dans la procédure des travaux d'avancement, dispose de quatre mentions à l'appui de ses propositions :

TSA : « tout spécialement appuyé ».

L'inscription s'impose absolument, le report à l'année suivante constituerait une anomalie.

TA : « très appuyé ».

L'inscription est très souhaitable, le report à l'année suivante serait regrettable.

P : « proposé ».

L'inscription peut être raisonnablement envisagée. Toutefois le report à l'année suivante est tout à fait admissible.

A : « peut attendre ».

L'inscription n'est pas souhaitable ; le report à l'année suivante est préférable.

Remarque importante. Pour tous les corps d'officiers, de la catégorie CHOIX JEUNE, la mention d'appui TSA ne peut être utilisée que dans la limite de 50 p. 100 des effectifs utilement proposables dans le grade concerné. Le volume ainsi déterminé est, le cas échéant, arrondi à l'unité supérieure.

  IV. Fusionnement.

Les opérations de fusionnement en matière d'avancement sont effectuées au niveau de chacun des ressorts de notation.

Les différentes autorités intervenant en matière de fusionnement des travaux d'avancement sont expressément désignées par la circulaire ministérielle citée en dernière référence.

Il est rappelé que les opérations de fusionnement sont effectuées pour chaque corps, par grade et par catégorie de choix (ancien, moyen et jeune).

  V. Envoi du travail à l'administration centrale.

La notation et le travail d'avancement devront être adressés, sous pli confidentiel, à la direction centrale du service de santé des armées, bureau « chancellerie ». La date limite de réception de ces travaux à l'administration centrale sera fixée ultérieurement par message.

Les bulletins de notes d'officiers (et le cas échéant, les feuillets intercalaires de notes), les rapports justificatifs, le bordereau récapitulatif des bulletins de notes d'officiers (imprimé n^o 621-2*/13), les fiches individuelles de classement (ANNEXE VIII), les listes récapitulatives (annexe IX lorsqu'elles sont établies) ainsi que tous les états (annexes X à XVI) doivent parvenir à la direction centrale du service de santé des armées en un seul exemplaire.

3. Dispositions particulières pour les personnels en service dans les hôpitaux ainsi que dans les centres d'expertises du personnel navigant.

Les dispositions relatives à la notation et à l'avancement décrites ci-dessus sont applicables au personnel officier servant dans les hôpitaux, notamment pour tout ce qui concerne les attributions du premier notateur exercées par le médecin-chef de l'hôpital.

Cependant, dans le cadre de leur rattachement direct à la direction centrale du service de santé des armées, l'élaboration des travaux de notation et d'avancement incombant aux hôpitaux font l'objet de directives particulières prises sous le présent timbre.

Par ailleurs, le travail de notation et d'avancement concernant les officiers servant au sein de ces organismes devra parvenir, sous pli confidentiel, à la direction centrale du service de santé des armées, bureau « chancellerie », le 15 mai 2003, terme de rigueur.

4.

4.1. Texte abrogé.

La circulaire 374 /DEF/DCSSA/RH/CH du 07 mars 2002 relative à la notation en 2002 et au travail d'avancement en 2003 des officiers d'active du service de santé des armées (officiers de carrière et officiers sous contrat) est abrogée.