Préambule.

En vue de permettre au service des essences des armées (SEA) de garantir la qualité des produits délivrés aux organismes de la défense et aux clients hors défense, un contrôle est réalisé aux différentes étapes de l\'exploitation selon des modalités précisées dans les instructions de 3^e et 4^e références. Ce contrôle est d\'autant plus capital sur les territoires outre-mer ou en opérations extérieures (OPEX) du fait des risques accrus de détérioration des produits dûs aux conditions climatiques ainsi qu\'aux conditions de stockage souvent dégradées par rapport à la métropole.

Ce contrôle conduit les établissements et détachements du SEA à faire analyser par le laboratoire du service des essences des armées (LSEA) des échantillons de produits dont les modalités de prélèvement sont précisées dans l\'instruction de 2^e référence.

La présente circulaire a pour objet de définir les modalités d\'acheminement vers le LSEA des échantillons de produits délivrés en dehors de la métropole.

Elle ne reprend pas les dispositions relatives à la demande d\'analyse, du degré d\'urgence de l\'analyse, etc. qui sont décrites dans l\'instruction de 2^e référence.

Les sigles utilisés dans la présente circulaire sont donnés en annexe I.

1. Champ d'application.

La présente circulaire s\'applique à tous les organismes du SEA stationnés dans les territoires ultramarins ⁽¹⁾ ainsi qu\'aux détachements du SEA en soutien des forces prépositionnées ou des forces déployées dans le cadre d\'une OPEX ou d\'un exercice.

Elle concerne l\'ensemble des échantillons de produits prélevés dans le cadre des procédures de contrôle qualité indiquées dans les instructions de 3^e et de 4^e références. Elle s\'étend à tout échantillon de produit ou matériel devant être envoyé au LSEA dans le cadre d\'une expertise, du contrôle des millipores, etc.

2. Responsabilités et attributions.

2.1. Direction centrale du service des essences des armées.

Le chef de la section « Ressource Distribution 2 » (RD2) du bureau « exploitation » (SDE1) de la DCSEA est le correspondant du SEA auprès des armées, chargé des questions relatives au transport du fret militaire.

À ce titre, avant le déclenchement d\'une nouvelle opération ou d\'un exercice à l\'étranger, il est chargé de définir en liaison avec le bureau « soutien opérationnel » (SDE3) de la DCSEA, les modalités d\'acheminement des échantillons de produits depuis le théâtre vers la métropole. S\'il ne possède pas suffisamment d\'éléments préalables, la procédure est alors définie en début d\'opération/exercice avec l\'autorité du SEA présente sur place (adjoint interarmées du soutien pétrolier (AISP), chef de détachement) en fonction des moyens aériens disponibles localement.

Destinataire de l\'ensemble des messages d\'expédition et de réception émis, il assure le suivi des transports d\'échantillons. Le cas échéant, en cas de difficultés, il est chargé de modifier la procédure mise en place afin de rétablir la situation.

2.2. Autorités locales du service des essences des armées.

Les chefs de détachement de liaison du SEA outre-mer (DLSEA OM) ainsi que les AISP sur les théâtres d\'opération ou les exercices à l\'étranger (à défaut les chefs de détachement) sont responsables, chacun dans leur domaine de compétence, de la bonne exécution de la présente circulaire.

En liaison avec les bureaux de transit locaux, ils proposent au chef de la section RD2 de la DCSEA, la procédure d\'acheminement des échantillons la plus adaptée à la situation logistique locale (liaisons aériennes militaires ou civiles disponibles, bases aériennes ou aéroports de destinations en métropole, etc.).

Ils veillent au respect des délais nécessaires à une bonne exploitation entre le moment de l\'expédition de l\'échantillon et celui de la réception des résultats de l\'analyse et rendent compte à la section RD2 de toute difficulté dans l\'exécution de la procédure mise en place.

2.3. Établissements et détachements du service des essences des armées.

La traçabilité de l\'acheminement des échantillons jusqu\'au LSEA est de la responsabilité de l\'établissement/du détachement expéditeur.

Les chefs d\'établissement outre-mer et les chefs de détachement du SEA en opération ou en exercice sont responsables de l\'expédition des échantillons dans le respect de la procédure mise en place, de la réglementation relative au transport de matières dangereuses définie par l\'international air transport association (IATA) et des règles administratives et douanières en vigueur.

Les chefs d\'établissement en métropole - Dépôts essences-air (DEA) ou centres de ravitaillement des essences (CRE) - peuvent être amenés à devoir réceptionner et transférer des échantillons vers le LSEA. Ils sont alors désignés par la DCSEA, sous couvert de leur hiérarchie.

2.4. Laboratoire du service des essences des armées.

Le LSEA est destinataire de l\'ensemble des échantillons.

À ce titre, il participe à la traçabilité de l\'acheminement des échantillons dans la mesure où il a connaissance des envois qui sont effectués par les différents établissements/détachements.

3. Dispositions pratiques.

3.1. Procédure d'acheminement.

Un échantillon peut être expédié par voie aérienne militaire (VAM) ou par voie aérienne civile (VAC).

Trois cas de figure peuvent se présenter   :

• P1 : transport direct par voie aérienne civile en utilisant le marché de transport interarmées,
  
• P2 : transit par voie aérienne militaire vers une base militaire en métropole,
  
• P3 : transit par voie aérienne militaire vers un aéroport civil.

Le mode d\'expédition le plus sûr et le plus rapide doit être privilégié, dans l\'ordre des priorités présenté ci-dessus.

Le chef du DLSEA OM ou l\'AISP, après avoir contacté le bureau de transport local, indique au chef de la section RD2 quels modes d\'acheminement sont disponibles localement. Ce dernier rédige alors un message décrivant la procédure d\'acheminement propre au territoire/théâtre en précisant les différentes étapes du cheminement des échantillons jusqu\'au LSEA et les missions des acteurs associés.

Une fois la procédure mise en place, le chef du DLSEA OM ou l\'AISP veille au bon déroulement des dispositions indiquées et rend compte au chef de la section RD2 de tout dysfonctionnement pouvant remettre en question cette procédure.

3.2. Modalités d'expédition des échantillons.

Quels que soient les modes d\'acheminement utilisés, les dispositions suivantes sont applicables.

Les échantillons de produits doivent être transportés dans des emballages conformes à la réglementation des transports de matières dangereuses définie par l\'IATA. Pour le transport des carburants et des lubrifiants et produits divers (LPD) non conditionnés, les échantillons sont transportés dans des valises de type VA3 possédant un agrément ONU.

Au moment de l\'expédition de l\'échantillon, le chef d\'établissement ou de détachement procède à la rédaction des documents de transport de transit et de douane suivants qu\'il transmet au bureau de transport local :

• formulaire FR 302 (douanes) ;
  
• état valorisé ;
  
• TM 4 ;
  
• déclaration de matières dangereuses de l\'IATA ;
  
• lettre de transport aérien (LTA) dans le cas de transport par VAC ;
  
• demande d\'analyse.

Cette liste n\'est pas exhaustive et dépend de la situation locale.

Dans tous les cas l\'adresse du destinataire de l\'échantillon est la suivante :

Laboratoire du service des essences des armées
302, chemin de Sainte-Marthe
13014 MARSEILLE
FRANCE

Une fois l\'échantillon envoyé, il rédige le message d\'expédition de l\'échantillon décrit en annexe V de la présente circulaire aux destinataires précisés au point 4.

Il rend compte à son autorité supérieure (chef du DLSEA OM ou AISP) de tout dysfonctionnement dans la mise en œuvre de la procédure d\'acheminement.

3.3. Réception des échantillons par le LSEA.

Une fois les échantillons reçus, le LSEA envoie un message à l\'expéditeur l\'informant que son échantillon est parvenu au LSEA, avec copie à la DCSEA. Dans certains cas, précisés dans la procédure, le message peut être également envoyé à d\'autres destinataires, pour des raisons de facturation par exemple.

Si aucun échantillon n\'est parvenu, deux semaines après la date d\'expédition du territoire, il en rend compte au chef de la section RD2 qui mène alors des investigations auprès des différents intervenants de la procédure.

De même, il rend compte à la section RD2 de toute difficulté dans l\'exécution des procédures mises en place qui nécessiteraient d\'être modifiées.

4. Dispositions particulières.

Les procédures associées aux différents modes d\'acheminement sont décrites ci-après et schématisées en annexes II à IV.

4.1. Transit par voie aérienne civile en utilisant le marché de transport interarmées.

Lorsque l\'échantillon est acheminé par voie aérienne civile par le marché de transport interarmées, il arrive directement au LSEA via un aéroport civil (en général, celui de Marseille Marignane).

Pour chaque envoi, un bon de transport de marchandises par avion (BTMA) est établi et adressé directement au titulaire du marché par la personne localement habilitée à établir et signer les bons de commandes pour les services expéditeurs du ministère de la défense (à identifier par l\'autorité du SEA localement - chef du DLSEA.

OM ou AISP). Les BTMA sont dématérialisés (application « TACITE ») à l\'exception de ceux émanant des pays non-détenteurs du réseau internet pour lesquels les bons de commandes sont adressés au titulaire dudit marché sur support « papier » par télécopie.

Si le BTMA est dématérialisé, le titulaire, via l\'application « TACITE », récupère les informations dématérialisées et établit la lettre de transport aérien (LTA) correspondante. Dans le cas contraire, une copie du BTMA est jointe au fret par le service expéditeur afin de permettre au titulaire d\'établir cette LTA.

Les destinataires du message de compte rendu d\'expédition sont les suivants :

• LSEA ;
  
• DCSEA/RD2.

4.2. Transit par voie aérienne militaire vers une base militaire en métropole.

Lorsque l\'échantillon est acheminé par voie aérienne militaire vers une base aérienne en métropole, il est récupéré par le chef du DEA de la base à l\'escale et acheminé vers le LSEA par la voie habituellement utilisée par le DEA pour ses propres échantillons.

Les destinataires du message de compte rendu d\'expédition sont les suivants :

• LSEA ;
  
• escale de la base aérienne ;
  
• DEA de la base aérienne ;
  
• DCSEA/RD2.

4.3. Transit par voie aérienne militaire vers un aéroport civil.

Lorsque l\'échantillon est acheminé par voie aérienne militaire vers un aéroport civil en métropole, la procédure de transfert de l\'échantillon est définie par le chef de la section RD2 en fonction des moyens disponibles sur l\'aéroport d\'arrivée.

Si l\'échantillon est acheminé par voie terrestre civile ou militaire, le choix du moyen routier est du ressort de l\'antenne fret de l\'aéroport d\'arrivée, en fonction des disponibilités.

Dans certains cas, un établissement du SEA peut être désigné, sous couvert de sa hiérarchie pour récupérer l\'échantillon à l\'aéroport et l\'acheminer vers le LSEA par la voie qu\'il utilise habituellement pour ses propres échantillons.

La liste des destinataires du message de compte rendu d\'expédition est indiquée dans la procédure décidée par le chef de la section RD2. Ils sont, par exemple :

• LSEA ;
  
• antenne fret de l\'aéroport d\'arrivée ;
  
• le cas échéant, établissement du SEA chargé de récupérer les échantillons ;
  
• DCSEA/RD2.

4.4. SILCENT ou autre système de suivi logistique.

L\'utilisation de système de suivi logistique de type SILCENT mis en place sur certains territoires ultramarins et théâtres d\'opérations extérieures  peut être envisagée si et seulement si le LSEA a moyen d\'accéder aux informations transmises. Dans ce cas, les modalités d\'utilisation d\'un tel système seront précisées dans une procédure validée par le chef de la section RD2 (cf. point 3.1).

5. Texte abrogé.

La circulaire n° 5607/DEF/DCSEA/SDE/1/TD/186/00 du 22 juillet 2002 relative à l\'acheminement des échantillons de produits pétroliers en provenance d\'outre-mer  destinés au laboratoire du service des essences des armées, est abrogée.

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