ANNEXE I. Présentation matérielle.

1 Formats et couleurs du papier.

Les formats A 3 (29,7 × 42) et A 4 (21 × 29,7) sont les seuls adaptés pour la correspondance officielle.

Les pièces de correspondance s'établissent sur papier blanc. Toutefois, d'autres couleurs peuvent être adoptées pour les imprimés (bordereaux, …), fiches et annexes de pièces relatives à des réflexions ou ayant une classification d'un niveau particulier (selon des modalités arrêtées par le commandement). Certains papiers ou couleurs d'encre (bleu, …) sont à éviter pour l'emploi de documents pouvant être photocopiés.

2 Polices de caractère.

Les polices de caractère suivantes sont utilisées :

• dans un environnement APPLE : times 12 ;

• dans un environnement PC : times new roman 12.

3 Marges.

L'harmonie de la présentation doit toujours être recherchée. La marge de gauche est comprise entre 4 cm et 5 cm pour permettre de relier le document ou recevoir annotations ou timbres humides matérialisant la circulation du courrier. La marge de droite doit être de 1 cm.

4 Règles de présentation.

La présentation matérielle d'un document doit aider la lecture, la compréhension et faciliter les modifications. Pour ce faire, il est prescrit de séparer les documents volumineux en fascicules, titres, chapitres ou sections et de les faire précéder d'un sommaire.

Toutes les pages doivent être numérotées en haut et à droite en utilisant les automatismes des logiciels de traitement de texte à l'exception des documents dont la pagination doit obéir à des règles strictes définies par d'autres textes (documents classifiés notamment).

En dehors des documents d'opérations, des notes-express, des bordereaux, des états et des situations généralement préformatés, les écrits doivent être présentés en respectant les règles indiquées ci-après. Tout écrit comporte :

• l'en-tête de la première page ;

• le corps du texte ;

• l'attache de signature ;

• la liste de diffusion ;

• éventuellement des annexes et des appendices.

4.1 En-tête de la première page.

L'en-tête est l'identité du document. Il est composé des éléments mentionnés ci-dessous.

4.1.1 En haut et au milieu.

La mention de protection ou de classification ⁽¹⁾ éventuelle (conformément au guide technique pour la protection des documents).

Les mots RÉPUBLIQUE FRANÇAISE pour toute pièce adressée à une autorité étrangère.

La mention MINISTÈRE DE LA DÉFENSE pour toute pièce émanant de l'administration centrale.

4.1.2 En haut et à gauche.

Le lieu et la date.

4.1.3 En haut et à droite.

Sur les écrits émis par les états-majors dotés du système informatisé de traitement du courrier (SITRAC), au-dessus de l'attache générale, la lettre P (écrit d'intérêt permanent à caractère général) ou N (écrit non permanent) utilisée pour le suivi SITRAC du courrier.

L'attache générale : la mention MARINE NATIONALE, suivie de l'appellation des échelons organiques et rédacteurs et du timbre précédé d'un numéro chronologique.

En dessous du timbre, pour les grands états-majors reliés au système informatique de traitement du courrier, le numéro SITRAC.

Éventuellement, pour le courrier classifié, le cachet de déclassification sera apposé sous le timbre (se reporter au guide technique pour la protection des documents).

4.1.4 Dans le premier tiers de la page.

L'adresse de la lettre ou la nature du document (DIRECTIVE, TRANSMISSION, …). L'adresse d'une lettre comporte les grade, prénom, nom et fonction de l'expéditeur ainsi que les grade ou rang et fonction du destinataire, à l'exclusion de toute abréviation ⁽²⁾.

4.1.5 Au-dessous de l'adresse et alignés à gauche.

L'objet, qui résume succinctement avec précision et clarté, la question traitée (le même libellé est conservé lorsqu'il y a plusieurs correspondances sur le même sujet).

Les références qui, repérées par les lettres a), b), c) énumèrent les pièces selon leur nature (loi, arrêté, décret, directive, instruction) auxquelles le rédacteur se réfère (numéro, origine, date et, le cas échéant, classement et page du document) et dans l'ordre chronologique croissant.

Les éventuelles pièces jointes (nombre et nature).

Le ou les documents abrogés s'il y a lieu.

4.2 Corps du texte.

S'il y a lieu, un sommaire aussi clair que possible est joint. Le texte doit être aéré de façon constante du début à la fin en appliquant les dispositions mentionnées ci-dessous :

Réserver des intervalles conséquents avant et après les titres de paragraphe.

Faire apparaître nettement la hiérarchie des titres en les soulignant et en les séparant du reste du texte par des intervalles suffisants ; les titres de paragraphe seront dactylographiés en lettres majuscules et ceux des sous-paragraphes en lettres minuscules (première lettre en majuscule).

Lorsque le corps du texte en comporte, les paragraphes et les sous-paragraphes doivent être numérotés de 1 à n en utilisant le système décimal limité à trois chiffres, en respectant les principes suivants : les numéros de paragraphes sont en retrait dans la marge de gauche, les numéros des sous-paragraphes sont alignés sur la marge de gauche et le texte est toujours aligné sur la marge de gauche.

Dans les écrits à caractère technique ou opérationnel, ou dans les documents d'une certaine ampleur, une numérotation supplémentaire limitée à quatre chiffres peut être utilisée (le chiffre des centaines indique le chapitre, et le chiffre des unités précise le paragraphe : le chiffre 0703 marque le troisième paragraphe du septième chapitre).

Dans les ordres d'opérations, le numérotage obéit à des règles particulières qui figurent dans le guide pour la rédaction des documents d'état-major.

Placer des tirets ou des points en début de ligne pour séparer les parties d'un sommaire ou d'une énumération.

Par ailleurs, les prescriptions suivantes doivent être appliquées :

Éviter l'abus des majuscules dont l'emploi pour les textes non destinés au Journal officiel ou au Bulletin officiel ⁽³⁾ suit les règles données en appendice I.2.

Se conformer aux règles relatives à l'orthographe technique et à la typographie des unités et des symboles rappelées respectivement en appendice I.4 et I.5.

N'utiliser les abréviations ou les sigles qu'après les avoir fait figurer une première fois entre parenthèses à la suite du terme ou de l'expression qu'ils représentent (voir appendice I.3). Les mots composant le terme ou l'expression reprise sous la forme d'un sigle ne doivent pas commencer par une majuscule s'ils n'entrent pas dans les cas particuliers développés en appendice I.4 (ex. : la direction du personnel militaire de la marine, DPMM).

4.3 La signature.

L'attache de signature peut revêtir plusieurs formes. Elles sont données en appendice I.6.

4.4 La liste de diffusion.

En bas de la première page, séparée du texte par un trait, la liste de diffusion énumère les destinataires et les copies. Elle se présente comme suit :

DESTINATAIRE(S) : …

COPIE(S) EXTERIEURE(S) : …

COPIE(S) INTERIEURE(S) : …

ou

DESTINATAIRE(S) : …

COPIE(S) EXTERIEURE(S) : …

COPIE(S) INTERIEURE(S) : …

COPIE(S)…

(visa acquis).

En regard de ces rubriques ou de certains titres abrégés, peuvent se trouver les mentions «  à titre de compte rendu », «  à titre d'information », « avec (ou sans) pièces jointes » (a.p.j. ou s.p.j.).

Les destinataires et copies sont toujours inscrits en titre abrégé conformément au répertoire d'adresses postales ; les abréviations de grade et de fonction sont interdites sauf en ce qui concerne les fiches.

Il peut apparaître que dans des comptes rendus ou des procès-verbaux, les parties prenantes soient nommément désignées et qu'en tant que « participant » elles aient à recevoir une copie directement. Cette transmission nominative se fait sous la responsabilité du rédacteur. Dans ce cas, dans la liste de diffusion, apparaîtra parmi les destinataires la mention «  intéressé(s) », le nom du destinataire étant surligné dans la liste des participants figurant à l'intérieur du document.

Lorsque la formule utilisée est «  Diffusion : voir in fine » ou « Destinataires : in fine », la liste complète des destinataires est reportée sur une feuille séparée placée en fin de document. Cette formule peut éventuellement être utilisée dans l'en-tête d'une note-express ou d'un bordereau.

La désignation dans l'adresse d'un bureau particulier est interdite. Pour faciliter l'acheminement des écrits au sein d'un état-major, une mention d'aide à l'attribution peut être incluse dans la liste des destinataires. Dans ce cas, l'autorité rédactrice fait figurer dans la liste des destinataires et copies une « mention d'aide à l'attribution  » placée entre parenthèses à la suite du titre abrégé du destinataire et du nombre d'exemplaires adressés. L'attributaire principal est, dans la mention d'aide à l'attribution, placé en premier et souligné.

Exemple : EMM (3) (PL/EPG — PL/ORA).

4.5 Annexes et appendices.

Tout développement à caractère technique ou de détail non nécessaire à la compréhension générale du texte figure dans une annexe.

Les annexes sont annoncées au cours du texte et repérées par des chiffres romains dans l'ordre où elles sont citées. Quand elles sont en grand nombre, leur liste doit figurer dans une annexe récapitulative ou dans le sommaire du document. Elles ne sont normalement pas signées sauf si la question traitée engage la responsabilité du rédacteur.

Un appendice est une annexe à une annexe. Il est repéré par un chiffre romain caractérisant l'annexe, suivi d'un chiffre arabe 1, 2, 3…

Exemple : Annexe 1 et Appendice 2 s'écrit Appendice I.2.

4.6 Exemple.

Figure 1. INSTRUCTION

APPENDICE I.1. Composition du timbre.

La structure du timbre doit permettre l'identification de l'autorité origine et la désignation du domaine couvert par le document. Il est formé obligatoirement d'un premier sigle identifiant l'autorité origine, puis éventuellement d'un, voire de plusieurs autres sigles précisant le service ou le bureau rédacteur et enfin obligatoirement d'un dernier sigle indiquant le degré de protection ou de classification ⁽⁴⁾.

Les sigles sont séparés par des barres de fraction.

Figure 2. COMPOSITION DU TIMBRE

 

1 Sigle identifiant l'autorité origine.

Pour les commandants de force, de région, d'arrondissement maritime, de la marine, les formations à terre et les escadrilles de sous-marins, le sigle identifiant correspond au titre abrégé conformément au répertoire d'adresses postales.

(Ex. : ALFOST, CECLANT, COMMANDO HUBERT, CEPPOL.)

Pour les bâtiments de surface et les sous-marins, le sigle est celui de l'adresse télégraphique.

(Ex. : JEAN BART, D'ENTRECASTEAUX,QM ANQUETIL ⁽⁵⁾, LE TRIOMPHANT.)

Pour l'aéronautique navale, le sigle est celui :

• de l'adresse télégraphique pour les bases d'aéronautique navale, pour les escadrilles et pour les flottilles ;

• du titre abrégé pour les autres formations.

2

Contenu

Le ou les sigles précisant le service, le bureau rédacteur ou le domaine couvert par le document sont définis au niveau de chaque unité.

Contenu

Les mots mentionnés ci-dessous débutent obligatoirement par une majuscule :

• nom de famille dans les en-têtes, dans les attaches de signature ⁽⁷⁾ ainsi que dans le corps du texte ;

• nom d'œuvre ou d'ouvrage ;

• nom de lieux (ex. : Paris, Neuf-le-Château ;

• nom commun employé comme nom propre de lieu, de pays, de monument (ex. : le camp des Garrigues) ;

• substantif et adjectif précédant ou suivant le substantif qui, réunis par un trait d'union, forment le nom composé d'un État, d'une région, d'une province, d'une mer, d'une île, d'un lac, d'une ville, d'un monument, d'un département, d'un lieu-dit (ex. : les États-Unis, l'Extrême-Orient, Belle-Ile, le Palais-Royal, le fort du Mont-Valérien) ;

• adjectif commun employé comme nom propre et donné comme tel à une mer, une montagne ou un fleuve (ex. : la mer Rouge, le mont Blanc, le fleuve Jaune) ;

• nom de vent, de constellation, de point cardinal, de fête religieuse, d'ordre (religieux, civil ou militaire), date historique (ex. : le Mistral, Cassiopée, l'Orient, Noël, la Légion d'honneur, l'ordre de la Libération, le 11 Novembre) ;

• les mots Assemblée, Conseil, Constitution, Corps, Etat, Nation, Organisation, République, dans les expressions telles que : l'Assemblée nationale, le chef de l'Etat ;

• nom d'aéronef (ex. : Rafale, Lynx, Super-étendard modernisé).

Le bon sens dans l'emploi des majuscules veut que l'on mette une majuscule à un mot considéré comme entité (ex. : la Marine pour la marine nationale, l'armée de Terre, l'armée de l'Air, le ministre de la Défense ou le Ministre si l'on fait référence à son ministre de tutelle).

Contenu

Les mots : chapitre, article, colonne, figure, folio, page, paragraphe, etc., ne sont pas abrégés au cours d'une phrase lorsqu'ils sont précédés de l'article, mais doivent être abrégés quand ils sont entre parenthèses ou entre deux virgules.

On écrit donc « l'article 2 de la loi du 14 avril 1832… ».

Mais on doit écrire le mot « article » en abrégé dans une citation telle que « … la loi du 14 avril 1832 art. 2, … » ou «  la loi du 14 avril 1832 (art. 2)… ».

Conformément à l'usage suivi par le Journal officiel, dans les lois, décrets, arrêtés et instructions, en tête des articles, le mot « article » est toujours écrit en abrégé : « Art.  ».

C'est ainsi que l'on doit écrire «  Art. 1er  », puis « Art. 2  » sauf dans l'hypothèse où les textes ne comportent qu'un seul article, auquel cas on écrit « Article unique ».

3

Contenu

Chaque commandant de force ou de formation fixe la liste des timbres utilisés sous son autorité ainsi que les conditions dans lesquelles ils doivent être employés (notamment le ou les officiers habilités à signer par délégation les documents émis sous chaque timbre).

Contenu

Le signe § ne s'emploie que devant des chiffres (ex. : § 4 ou § 2 et 3), mais s'écrit en entier après l'article ou un déterminatif (ex. : le paragraphe 4).

4

Contenu

La référence à un document comporte le numéro d'ordre chronologique, le timbre et la date d'émission (ex. : n^o 186/ALFOST/OPS/NP du 26 août 1981).

Contenu

Le mot saint ou sainte faisant partie d'un nom d'homme, de rue, de place, de monument ou de lieu ne s'abrège pas (ex. : le maréchal de Saint-Arnaud, l'école de Saint-Cyr).

APPENDICE I.2. Règles d'emploi des majuscules

La multiplication des lettres capitales dans le corps d'un texte rompt l'harmonie de la composition et donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture. Aussi, les règles mentionnées ci-dessous sont adoptées dans la correspondance officielle.

1

Contenu

Les mots dont la liste figure ci-dessous sont entièrement dactylographiés en majuscule :

• titre de document (ex. : INSTRUCTION, CIRCULAIRE, ORDRE) ;

• intitulé de chapitres et de paragraphes ;

• titre abrégé conformément au répertoire d'adresses postales (ex. : EMM, ALFOST) dans les destinataires et copies ;

• nom de navire (ex. : le FOCH, le CHARLES DE GAULLE, LE TEMERAIRE) ⁽⁶⁾ ;

• nom de série de bâtiments ou d'aéronefs (ex. : les LA FAYETTE, les RAFALE) (6).

Contenu

Les abréviations ne doivent être utilisées que dans la mesure où elles sont d'usage courant ou si elles ont été explicitées une première fois (cf.  circ. 1153 /M/CM du 19 octobre 1957 BO, p. 2957).

APPENDICE I.3. Abréviations.

5

Les mots monsieur, messieurs, madame, mesdames, mademoiselle ou mesdemoiselles s'abrègent respectivement comme suit : M., MM., Mme, Mmes, Mlle et Mlles.

APPENDICE I.4. Règles d'orthographe technique.

1 Généralités.

1.1

Il convient d'apporter la plus grande attention à l'orthographe technique et aux termes dont le mauvais usage ou la mauvaise orthographe peut provoquer de graves confusions.

1.2

Dans un texte qui n'est pas particulièrement technique, on écrit de préférence les nombres en toutes lettres ainsi que les unités (ex. : il a été traîné sur une longueur de cinq mètres).

2 Orthographe usuelle dans la marine.

Le nom de série d'aéronefs et de bâtiments est indiqué par «  le nom repère » sans marque du pluriel (ex. : les LA FAYETTE, les RAFALE, les LYNX…).

Il convient d'écrire le TCD « FOUDRE », le SNLE «  LE TRIOMPHANT »… (consulter : la « situation des forces maritimes de la marine nationale », édition annuelle).

3 Abréviations.

Dans un texte, les unités de mesure s'écrivent en entier lorsqu'elles sont associées à un chiffre ou à un nombre entier. Leur symbole ou leur abréviation sont employés tant dans les formules que dans le texte lorsqu'elles sont associées à des nombres décimaux.

Exemple : 5 mètres, 10,5 m.

Dans les textes non techniques ou opérationnels on doit écrire en lettres les nombres auxquels on n'entend donner aucun caractère particulier de numérotation (ex. : des dix bâtiments vendus, trois sont encore à livrer).

Dans les abréviations par emploi d'initiales, les initiales choisies sont généralement composées par la première lettre de chaque mot, écrite en majuscule.

4 Barre de fraction.

La barre de fraction apparaît dans les symboles d'unités composées pour séparer les unités représentant la ou les grandeurs qui figurent au dénominateur de la formule de dimension.

Pour exprimer la division, il est recommandé de recourir au trait oblique ; mais les chiffres du dénominateur ne doivent pas être accompagnés d'une ou de plusieurs lettres formant ou non la terminaison « ème » caractéristique des adjectifs ordinaux.

C'est ainsi que l'on devra écrire 1/25.

Les taux d'intérêt doivent s'écrire 4 %, 5 % et les proportions 4 p. 100.

5 Fuseaux horaires.

Le fuseau horaire auquel se réfèrent les heures données doit être précisé en tête du document s'il peut y avoir le moindre doute.

Chaque fois qu'une confusion sera possible sur le jour, employer le groupe date-heure (ex. : 130841Z NOV 98).

Les dates doivent être écrites en chiffres, suivis du mois en toutes lettres.

Le terme « minuit » doit être évité et remplacé par 2359 ou 0001.

Éviter les temps imprécis comme « aube » et «  crépuscule  ».

Pour désigner une nuit, écrire : nuit du 29/30 avril ou nuit du 29 au 30 avril.

6 Heures.

Les symboles d'unités séparent les quantités énoncées sans aucune ponctuation (ex. :8 h 42 m 35 s ou 08h42m36s).

7 Positions.

Le texte doit être rédigé de façon à éviter toute ambiguïté, en particulier les positions à la mer peuvent être données en latitude, longitude ou par azimut, distance d'une position repère, si cette dernière n'est pas trop éloignée.

L'expérience montre que la deuxième méthode suscite moins d'erreurs que la première.

Une bonne précaution consiste à indiquer les positions très importantes par les deux méthodes.

8 Symbole des unités. (8)

8.1

On peut évidemment écrire les unités en toutes lettres. Dans ce cas, même si l'unité rappelle le nom d'un savant, la première lettre est toujours en minuscule et la règle du pluriel s'applique.

(Ex. : 735 watts, un mètre-newton.)

On peut également employer les symboles légaux pour désigner les unités.

8.2

L'usage de ces symboles est soumis à un certain nombre de règles simples qui sont énumérées ci-dessous :

• les symboles se placent après les décimales et non pas entre le nombre et ses décimales (ex. : 0,50 m) ;

• les symboles ne prennent pas la marque du pluriel (ex. : 7 km) ;

• lorsque le symbole du multiple ou du sous-multiple d'une unité comporte un exposant, celui-ci ne se rapporte pas seulement à la partie du symbole qui désigne l'unité mais à l'ensemble du symbole ;

• après les symboles ne pas mettre de point sinon le point terminal quand on est à la fin d'une phrase. On écrit « ce secteur a une longueur de 20 km et une largeur de 5 km ».

8.3

Des tableaux des principaux symboles d'unités sont rassemblés en appendice I.5.

9 Virgules.

Le signe séparant le chiffre des unités de la première décimale est une virgule.

(Ex. : 121,5.)

Les tranches de trois chiffres à gauche de la virgule sont séparées par des intervalles élargis et non par des points.

(Ex. : 1412387,64.)

APPENDICE I.5. Tableaux des principales unités et symboles.

1 Multiples et sous-multiples.

Facteur puissance de 10 multipliant l'unité.	Signification.	Nom du préfixe.	Symbole précédent immédiatement l'unité affectée.
1012	Mille milliards	Téra	T
109	Un milliard	Giga	G
106	Un million	Méga	M
103	Mille	Kilo	k
102 (100)	Cent	Hecto	h
10	Dix	Déca	da
10- 1	Un dixième	Déci	d
10- 2 (100)	Un centième	Centi	c
10- 3	Un millième	Milli	m

 

2 Électricité, atomistique.Radioactivité.

Ampère Milliampère	A mA	Coulomb	C
Volt	V	Ohm	Ω
Millivolt	mV	Microhm	µΩ
Kilovolt	kV	Mégohm	MΩ
Mégavolt	MV
Volt-ampère	VA	Electron-volt	eV
Kilovolt-ampère	kVA	Kiloélectron-volt	keV
Mégavolt-ampère	MVA	Mégaélectron-volt	MeV
Ampère-heure	Ah	Becquerel	Bq
		Curie	Ci
		Gray	Gy
		Sievert	Sv
		Rem	rem
		Röntgen	R

 

3 Angles, masses, longueurs, surfaces, volumes, période et temps.

Angles.		Masses.
Degré	°	Tonne	t
Grade	gr	Quintal	q
Centigrade	cgr	Kilogramme	kg
Radian	rad	Hectogramme	hg
Milliradian	mrad	Gramme	g
Minute d'angle	“	Décigramme	dg
Seconde d'angle	¿	Centigramme	cg
Tour	tr	Milligramme	mg
Longueur.		Surfaces (S).
Mille marin (1)	M	Kilomètre carré	km2
Nautique	Nq	Mètre carré	m2
Kilomètre	km	Centimètre carré	cm2
Hectomètre	hm
Mètre	m	Hectare	ha
Décimètre	dm
Centimètre	cm	Mille carré	M2
Millimètre	mm	Volumes (V).
(1) Les termes milles nautique ou « nautiques » ne doivent être employés que dans les documents de caractère opérationnel. La terminologie correcte est mille marin ou mille (cf. ouvrage no 1 du service hydrographique et océanographique de la marine).		Mètre cube	m3
		Centimètre cube	cm3
		Millimètre cube	mm3
Période (T).		Hectolitre	hl
		Litre	l
Hertz	Hz
		Temps (t).
Jour		d ou j
Heure		h
Minute		min
(m est admis seulement lorsqu'il est immédiatement suivi d'un chiffre exprimant les secondes et qu'aucune ambiguïté n'est possible)
Seconde		s
Milliseconde		ms

 

4 Travail et puissance, force et pression, température et chaleur, intensité, monnaie.

Travail ou énergie (W).		Puissance (P).
Erg	erg	Watt	W
Joule	J	Kilowatt	kW
Kilogrammètre	kgm	Hectowatt	hW
Watt-heure	Wh	Mégawatt	MW
Hectowatt-heure	hWh	Milliwatt	mW
Kilowatt-heure	kWh	Volt-ampère	VA
Cheval-heure	chh	Cheval-vapeur	ch
Force.		Pression.
Newton	N	Pascal	Pa
Décanewton	daN	Bar	bar
		Milibar	mbar
Dyne	dyn
Tonne-force	tf	Tonne-force par mètre carré	tf/m2
Kilogramme-force	kgf	Kilogramme-force par centimètre carré	kgf/cm2
Gramme-force	gf	Gramme-force par millimètre carré	gf/mm2
Température.		Chaleur.
Degré Celsius (centésimal)	°C	Calorie	cal
		Kilocalorie	kcal
Degré Fahrenheit	°F	Thermie	th
		Millithermie	mth
Degré Kelvin	°K
		Frigorie	fg
Intensité (I).		Monnaie.
Décibel	dB	Franc	F
		Franc français	FF
Accélération de la pesanteur	g	Un million de francs	1 MF
		Un millier de francs	1 kF
		Euro	Ä ou EUR

 

5 Vitesses.

5.1

Les vitesses des aéronefs, bâtiments, torpilles sont exprimées en nœuds dont le symbole est « nd  » toujours au singulier.

5.2

Les vitesses des aéronefs et engins peuvent également s'exprimer en nombre de mach (rapport de la vitesse vraie de l'aéronef à la célérité du son dans l'air qu'il traverse). Le symbole est « mach  » suivi d'un nombre.

5.3

D'une manière générale  :

Les vitesses sont exprimées par le quotient d'une longueur (ou d'un angle) par un temps. Les symboles des vitesses doivent donc s'inscrire comme une fraction : — dont le numérateur est le symbole de l'unité de longueur (ou de l'unité d'angle) employée ; — dont le dénominateur est le symbole de l'unité de temps employée ; — dont la barre est le symbole du signe de la division. Pour les symboles usuels des quotients, c'est la barre oblique qui est recommandée.
Exemple :
Vitesses linéaires.		Vitesses angulaires.
Kilomètre par heure	km/h	Radians par seconde	rad/s
Mètre par seconde	m/s	Tours par minute	tr/min

 

APPENDICE I.6. La signature.

1 Règle générale.

Le chef d'un échelon de commandement signe personnellement les écrits émis en son nom.

L'attache de signature comporte alors la mention de ses grade, prénom, nom et fonction.

Ses attributions administratives, définies par les lois et les règlements, sont parfois trop abondantes pour pouvoir être exercées personnellement. Aussi est-il nécessaire de permettre à l'autorité de déléguer sa signature.

Il s'agit d'une mesure d'organisation interne. Elle ne dessaisit pas le délégant de ses attributions.

Toute délégation de signature doit être autorisée par un texte. L'acte portant délégation de signature doit indiquer le nom de la personne qui reçoit délégation et les domaines pour lesquels celle-ci est accordée.

Ce pouvoir de délégation revêt l'une des formes prévues par l' instruction 221 /DEF/SGA du 08 mars 1996 [réf.g] à savoir : « Par délégation  ». « Par ordre  », « Par empêchement  », « Par intérim  ».

2 Délégation de signature dans l'administration centrale.

2.1

La correspondance de l'administration centrale peut être soit signée au nom du ministre de la défense soit au nom du chef d'état-major de la marine. Dans tous les cas les autorités autorisées à signer le sont par écrit et nominativement.

Les attaches de signature à utiliser sont les suivantes :

Destinataire.	Texte à caractère exécutoire.	Texte sans caractère exécutoire.
Administration centrale du ministère de la défense.	Le chef d'état-major de la marine, Par ordre, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (1).
Forces, unités, et organismes extérieurs à la marine.	Pour le ministre de la défense et par délégation, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (2).	Pour le ministre de la défense et par délégation, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (2) ou Le chef d'état-major de la marine Par ordre, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (1).
Bulletin officiel des armées.	Pour le ministre de la défense et par délégation, le (grade, Prénom, NOM, fonction) (2).
(1) De l'autorité ayant reçu nominativement l'habilitation de signer par ordre du chef d'état-major de la marine. (2) De l'autorité désignée comme titulaire de la délégation de signature du ministre.

 

2.2

En cas d'absence ou d'empêchement du titulaire de la délégation de signature ou de l'habilitation à signer par ordre, ce sont les suppléants de ces autorités qui signent ; les attaches à utiliser sont alors :

Destinataire.	Texte à caractère exécutoire.	Texte sans caractère exécutoire.
Administration centrale du ministère de la défense.	Le chef d'état-major de la marine, Par ordre, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (1).
Forces, unités, et organismes extérieurs à la marine.	Pour le ministre de la défense et par délégation, Par empêchement du (fonction) (2) le (grade, Prénom, Nom, fonction) (3).	Pour le ministre de la défense et par délégation, Par empêchement du (fonction) (2) le (grade, Prénom, Nom, fonction) (3) ou Le chef d'état-major de la marine Par ordre, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (1).
Bulletin officiel des armées.	Pour le ministre de la défense et par délégation, Par empêchement du (fonction) (2) le (grade, Prénom, NOM, fonction) (3).
(1) De l'autorité désignée comme suppléant du titulaire de l'habilitation à signer par ordre et qui se voit, en cas d'empêchement ou d'absence du titulaire, accorder dans les mêmes conditions l'habilitation à signer par ordre du chef d'état-major de la marine. (2) De l'autorité titulaire de la délégation de signature du ministre. (3) De l'autorité désignée comme suppléant du titulaire de la délégation de signature du ministre.

 

3 Délégation de signature dans les régions et forces maritimes.

Les commandants de région ou d'arrondissement maritime peuvent déléguer leur signature dans les conditions définies par arrêté du ministre chargé des armées ⁽⁹⁾.

Par ailleurs, certaines autorités locales délégataires de pouvoirs du ministre sont autorisées à déléguer leur signature en matière de décisions individuelles concernant le personnel militaire ⁽¹⁰⁾.

4 Modalités pratiques de mise en œuvre des délégations.

4.1

Lorsque la notion de suppléance peut être mise en œuvre, la décision de l'autorité habilitant certains de ses collaborateurs à signer par ordre devra prévoir que cette habilitation, en cas d'absence ou d'empêchement du titulaire, est consentie dans les mêmes conditions au suppléant.

Dès lors et après publicité, l'attache de signature sera la suivante :

Le commandant du…

Par ordre, le (grade, Prénom, Nom)

(fonction habituelle du signataire),

4.2

En cas d'intérim l'adresse ne change pas, en revanche l'attaché de signature sera :

Pour le commandant du… et par intérim

Le (grade, Prénom, Nom)

(fonction habituelle de l'intérimaire)

4.3

Lorsqu'un document est signé par une autorité assurant l'intérim d'une fonction dont le titulaire est normalement habilité à signer par ordre, l'attache de signature est alors la suivante :

• Le commandant du…

• Par ordre,

• Pour le (fonction de l'autorité remplacée) et par intérim

• Le (grade, Prénom, Nom)

  (fonction habituelle de l'autorité assurant l'intérim).

5 Remarque.

Le nom patronymique doit être orthographié ainsi qu'il figure sur les actes d'état civil. Lorsque le traitement de texte ne le permet pas, il convient de rajouter manuellement les accents ou apostrophes nécessaires lorsque le nom est écrit en capitales d'imprimerie pour les textes devant être au insérés Bulletin officiel des armées.

ANNEXE II. Spécimens des écrits et modalités d'utilisation.

Les différents écrits utilisés dans la marine nationale se regroupent en trois grandes familles :

• la correspondance d'usage courant qui permet l'échange d'idées et d'informations entre les différents échelons de commandement ;

• la correspondance destinée aux autorités supérieures qui, apportant également des informations, appelle une décision ou un arbitrage ;

• la correspondance destinée aux autorités subordonnées qui exprime la ou les décisions, précise les domaines de l'action à mener ou de la mission.

Les spécimens de ces écrits figurent dans les appendices mentionnés ci-après.

Pour faciliter leur emploi par les rédacteurs, leurs caractéristiques principales sont encadrées.

Correspondance d'usage courant.

Appendice II.1. Lettre.

Appendice II.2. Note-express.

Appendice II.3. Transmission.

Appendice II.4. Bordereau.

Correspondance destinée à une autorité supérieure.

Appendice II.5. Compte rendu/Procès-verbal.

Appendice II.6. Rapport.

Appendice II.7. Fiche.

Appendice II.8. Etats et situations.

Correspondance destinée à une autorité subordonnée.

Appendice II.9. Décision.

Appendice II.10. Instruction/Circulaire/Directive/Ordre.

Appendice II.11. Note.

Courrier électronique.

Appendice II.12. Mail transmettant un écrit officiel.

Appendice II.13. Télécopie.

APPENDICE II.1.

Figure 3. Lettre

 

APPENDICE II.2.

Figure 4. NOTE-EXPRESS.

 

APPENDICE II.3.

Figure 5. TRANSMISSION

 

APPENDICE II.4.

Figure 6. BORDEREAU

 

APPENDICE II.5.

Figure 7. COMPTE-RENDU OU PROCÈS VERBAL

 

APPENDICE II.6.

Figure 8. RAPPORT

 

APPENDICE II.7.

Figure 9. FICHE

 

APPENDICE II.8.

Figure 10. ETATS ET SITUATIONS

 

APPENDICE II.9.

Figure 11. Décision

 

APPENDICE II.10.

Figure 12. Instruction/circulaire/directive/ordre

 

APPENDICE II.11.

Figure 13. Note

 

APPENDICE II.12.

Figure 14. Modèle de courrier électronique transmettant un écrit officiel.

 

APPENDICE II.13.

Figure 15. TELECOPIE.

 

ANNEXE III. Principaux mots, expressions, formules et locutions à employer dans la correspondance officielle. Formules protocolaires de courtoisie.

1 Principaux mots, expressions, formules et locutions à employer dans la correspondance officielle.

1.1 Formules usuelles pour les écrits d'information.

Pour faire connaître un fait ou une idée :

• le supérieur : informe, fait connaître, porte à la connaissance, fait observer, attire l'attention, communique ;

• l'égal : informe, fait connaître, porte à la connaissance, attire l'attention ;

• le subordonné : rend compte, porte à la connaissance, appelle l'attention.

1.2 Formules usuelles pour les écrits appelant une décision.

Pour soumettre une proposition le subordonné « suggère  » si l'objet de la proposition dépasse ses responsabilités propres et « propose » si cette proposition est de son ressort.

Pour adresser une demande le subordonné «  demande  », «  demande de bien vouloir  », «  sollicite (à réserver aux demandes à caractère personnel)  ».

Pour indiquer le prix attaché à la décision le subordonné écrit «  j'appelle l'attention sur la gravité (ou l'urgence)  ».

1.3 Formules usuelles pour les écrits exprimant une décision.

Le supérieur « prie » ou « prie de vouloir bien  ».

1.4 Formules usuelles pour les écrits adressant ou transmettant un document.

Pour adresser un document :

• le supérieur  : adresse, envoie, retourne ou renvoie, transmet ;

• l'égal : adresse, retourne ou renvoie, transmet ;

• le subordonné : adresse, fait parvenir, transmet.

1.5 Formules complémentaires permettant de transmettre un document.

1.6 Formules à éviter.

Les formules lourdes ou impropres doivent être évitées, par exemple :

• quant à : employé dans le sens de sur  ;

• dans le cadre de, sur le plan, il s'avère que, en pièces jointes (dans le texte d'un écrit) ;

• l'état-major pense…, la division «  opérations  » propose que…, etc.

2 Formules protocolaires de courtoisie.

2.1

Dans la correspondance officielle, les formules protocolaires de courtoisie ne sont utilisées que dans les lettres destinées aux autorités et personnalités civiles françaises ou étrangères et aux militaires étrangers. Elles doivent être variées et nuancées suivant la qualité des correspondants et la nature plus ou moins officielle de leurs rapports. Elles précèdent immédiatement la signature. Elles peuvent être élaborées dans les cas simples en tenant compte des indications ci-après.

La formule de courtoisie comporte successivement :

Une expression telle que :

• « Daignez agréer  » (révérencieux) ;

• « Je vous demande de bien vouloir agréer  » (déférent) ;

• « Veuillez agréer, je vous prie » qui marque un degré de courtoisie proche de la déférence ;

• «  Je vous prie d'agréer  », « Veuillez agréer  » (courtoisie) ;

• «  Recevez  » ou «  Agréez  » qui en raison de leur caractère impératif, ne sauraient être employées qu'à l'égard d'égaux ou de subordonnés.

La formule d'appel du destinataire qui correspond à l'appellation règlementaire (celle du grade dans les forces armées par exemple : Amiral, Commandant).

Une formule telle que :

• «  Assurance » : c'est le terme général employé dans la correspondance officielle. À noter que les assurances (au pluriel) ne s'emploient qu'avec la «  haute » ou la « très haute considération  » ;

• «  Expression  » : ce terme est d'usage dans les relations privées ; c'est également celui qui sera employé dans une correspondance militaire non officielle lorsqu'elle s'adresse à un supérieur hiérarchique ;

• «  Hommages » : ce terme est réservé aux femmes mariées ⁽¹⁾ ainsi qu'aux souverains ;

«  Salutations » : ce terme ne s'emploie que dans la correspondance commerciale.

Enfin, une expression telle que :

• « Considération  » : c'est le terme d'usage courant dans une correspondance adressée à une personne civile ; selon son rang on écrit :

  • « Ma (très) haute considération  » ;

  • « Ma considération la plus distinguée » ;

  • « Ma considération (très) distinguée ⁽²⁾ (cas courant) » ;

• « Sentiments » (1) : ce terme correspond à des relations privées courantes, c'est aussi celui qui est utilisé dans une correspondance militaire non officielle adressée à un supérieur hiérarchique à l'exclusion de « considérations ». À son égard, les sentiments sont « respectueux », « dévoué » ⁽³⁾.

2.2

Selon le rang du signataire et du destinataire, on emploie des formules variées.

À titre d'exemple, un officier général pourra employer les formules détaillées dans les tableaux ci-dessous en les adaptant à ses correspondants. Si le destinataire est une femme, et bien que la réglementation soit toujours en cours d'évolution, il convient d'adapter la formule d'appel et la formule finale selon les règles fixées par la circulaire du Premier ministre du 11 mars 1986 .

2.3

Un officier s'adressant à un supérieur hiérarchique dans une correspondance protocolaire à caractère non officiel peut écrire  :

• « Je vous demande de bien vouloir agréer  » ; (Amiral)

• « Veuillez agréer je vous prie », l'expression de mes sentiments très respectueux. »