Nota. Pour faciliter la mise à jour de la présente instruction, les renvois 9, 17, 28, 61 et 96 ont été laissés disponibles.

1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction fixe les règles d'organisation et de fonctionnement des cercles d'officiers, des cercles de sous-officiers et des cercles mixtes (d'officiers et de sous-officiers) de l'armée de terre.

1.2. Vocation et organisation générale des cercles.

1.3. Catégories.

Les cercles d'officiers de l'armée de terre sont classés en deux catégories en fonction de la qualité des installations et des services qu'ils mettent à la disposition de la clientèle.

Le classement d'un cercle d'officiers dans la première catégorie fait l'objet d'une décision du ministre de la défense (état-major de l'armée de terre), sur proposition du commandant organique (11).

1.4. Activités.

1.5. Fondement juridique.

Elle s'appuie sur les dispositions :

• de l'article premier du décret-loi du 19 octobre 1939 ⁽⁴⁾ modifié portant organisation des cercles d'officiers, de sous-officiers et de soldats de l'armée de terre ;

• du décret 81-732 du 29 juillet 1981 ⁽⁵⁾ modifié portant organisation et fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 02 novembre 1982 ⁽⁶⁾ modifié portant délégation de pouvoirs à certaines autorités militaires, en matière d'organisation et de fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées ;

• de l' arrêté du 31 janvier 1992 ⁽⁷⁾ relatif à la surveillance administrative et technique au sein des armées, de la gendarmerie nationale et des services interarmées.

1.6. Champ d'application.

Elle est applicable à tous les cercles (officiers, mixtes, sous-officiers) de l'armée de terre, quel que soit leur lieu d'implantation.

Elle ne s'applique pas au cercle national des armées qui, en raison de son caractère spécifique, est placé sous l'autorité directe du ministre de la défense (cabinet) pour tout ce qui concerne les modalités d'application à cet organisme de la réglementation sur les cercles.

1.7. Définitions.

Les activités sociales et culturelles, créées au profit des cadres militaires en service dans une garnison ou dans un corps de troupe de l'armée de terre, sont réunies au sein d'organismes appelés selon le cas :

• cercles d'officiers ;

• cercles de sous-officiers ;

• cercles mixtes, lorsque les effectifs ne justifient pas la création de cercles distincts.

Afin d'assurer le support de ces activités, il peut être créé autant de cercles que nécessaire ⁽⁸⁾. Ces cercles peuvent fonctionner au bénéfice :

• d'un corps de troupe, d'un établissement assimilé ou d'une école et portent le nom du corps, de l'établissement ou de l'école auprès duquel ils sont implantés ;

• de plusieurs corps ou organismes assimilés et sont alors dénommés cercles de garnison.

Les cercles sont généralement supportés par un corps de troupe, un établissement ou une école.

1.8. Régime juridique.

Les cercles sont des organismes administratifs à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale.

Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière et sont habilités à recevoir des dons, legs ⁽⁹⁾ et allocations. Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés.

Ils n'ont pas de but lucratif.

Ces organismes, placés sous la tutelle du ministre de la défense (état-major de l'armée de terre) et soumis aux investigations du contrôle général des armées, peuvent ester en justice (9).

1.9. Exercice du pouvoir de tutelle.

Selon les dispositions de l' arrêté du 02 novembre 1982 visé à l'article premier de la présente instruction, les cercles sont soumis au contrôle d'une autorité de tutelle, agissant par délégation du ministre de la défense, dans les conditions définies ci-dessous. Cette tutelle s'exerce sur tous les actes à l'exclusion de ceux concernant :

• leur création et leur dissolution, l'acquisition des biens immobiliers (qui ne font pas l'objet d'une délégation) ;

• l'opposition aux décisions des conseils d'administration d'ester en justice et d'accepter des dons et legs (qui n'est pas déléguée à l'échelon des chefs de corps).

1.9.1. Cercles de corps de troupe, d'établissement ou d'école. (10)

La tutelle de ces cercles est exercée respectivement par le chef de corps, le directeur d'établissement ou le commandant d'école par délégation du ministre de la défense.

A ce titre, en particulier, l'autorité exerçant la tutelle désigne le président (cf. infra, art. 15.1) et le vice-président (cf. infra, art. 16.1) du conseil d'administration.

1.9.2. Cercles de garnison et cercles interarmées dont la tutelle est exercée par l'armée de terre.

Quel que soit leur organisme support, la tutelle de ces cercles est exercée par le commandant de circonscription militaire de défense (CMD) ⁽¹¹⁾, qui peut déléguer sa signature à l'un de ses adjoints.

A ce titre, en particulier, le commandant de CMD ou son adjoint désigne, sur proposition du chef de corps support du cercle, le cas échéant des autres chefs de corps de la garnison, le président et le vice-président du conseil d'administration (sauf dans le cas où ce dernier est affecté pour emploi par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

1.10. Règle générale.

Selon les ressources dont ils disposent et l'importance des moyens mis en œuvre (locaux, matériels d'équipement et d'ameublement, etc.), les cercles assurent au profit de leurs membres et des familles (cf. infra, art. 8 et 9) :

• certaines prestations permettant aux cadres d'active de faire face aux sujétions particulières de service, notamment en matière de restauration et d'hébergement ;

• des activités d'information, de culture, de loisirs et d'entraide.

1.11. Prestations.

Les prestations proposées par les cercles à leurs membres se répartissent en trois groupes : restauration, hôtellerie, et culture-détente-loisirs.

Ces activités sont définies, dans chaque organisme, par un règlement particulier soumis à l'approbation du conseil d'administration avant transmission à l'autorité de tutelle. Le conseil d'administration désigne les membres des commissions (restauration-bar, hôtellerie, bibliothèque, etc.) dans les conditions décrites ci-après (art. 17.1).

1.11.1. Restauration.

L'activité « restauration » assure, à titre onéreux, un service de petit déjeuner, déjeuner et dîner dans les conditions matérielles et de tarification prévues par le règlement particulier de cette activité.

L'organisation de cette activité (salles, service à table, libre-service, cafétéria, etc.) est arrêtée par le conseil d'administration, sur proposition de la commission « restauration ».

Lorsque les circonstances le justifient, le commandant organique (11) peut autoriser :

• les cadres militaires et le personnel civil du ministère de la défense à prendre leurs repas à l'ordinaire ⁽¹²⁾ ;

• un ordinaire à fournir des repas à un cercle ⁽¹³⁾.

1.11.2. Hôtellerie.

L'activité « hôtellerie » a la charge de procurer des chambres aux membres du cercle et d'en assurer l'entretien.

Le conseil d'administration, qui arrête le tarif de location des chambres et approuve le règlement de l'hôtel, décide des modalités d'occupation de ces chambres et d'acquittement des tarifs y afférents.

1.11.3. Culture-détente-loisirs.

1.11.3.1. Salles de réunion et de consommation.

Les activités de détente et de loisirs, mises en place par les cercles pour leurs membres et les familles, s'organisent autour des salles de réunion et de consommation.

A ce titre, la salle de réunion peut recevoir divers agencements destinés à favoriser le confort des usagers et être aménagée en :

• salle de lecture et de correspondance ⁽¹⁴⁾ proposant journaux et revues ;

• salle de télévision.

En ce qui concerne l'activité « bar », les autorités de direction des cercles doivent veiller particulièrement à l'application des dispositions législatives ou réglementaires :

• en matière de fiscalité des débits de boissons, visant notamment la déclaration de profession et l'acquittement d'un droit de licence approprié ANNEXE VI.3 ;

• en matière d'hygiène et de sécurité, tant en ce qui concerne les conditions de travail du personnel que la conformité avec les règlements de locaux et installations destinés à recevoir du public ANNEXE V.1 et ANNEXE V.2 ;

• en matière de vente des tabacs manufacturés, seuls les cercles titulaires d'une licence de troisième ou de quatrième catégorie (art. L. 22 du code des débits de boissons et des mesures contre l'alcoolisme) ou d'une licence restaurant (art. L. 23 2° du même code) sont autorisés à vendre des tabacs.

Les cercles peuvent être équipés en distributeurs automatiques de boissons et denrées. Les dispositions concernant l'exploitation de ces appareils sont précisées en annexe II.4.

1.11.3.2. Bibliothèque.

Les cercles peuvent comporter une bibliothèque. Si tel est le cas, mention de son existence doit figurer sur le procès-verbal de création du cercle ; ceci implique qu'une bibliothèque ne peut être supprimée sans une modification de ce procès-verbal ⁽¹⁵⁾

L'activité de la bibliothèque doit être orientée par le conseil d'administration du cercle de manière à satisfaire trois objectifs : l'information, l'enrichissement culturel et la détente des usagers.

Dans toute la mesure du possible, une salle de lecture spécifique doit être mise à leur disposition.

L'organisation et le fonctionnement de la bibliothèque font l'objet de l'annexe II.5.

Lorsqu'un cercle est doté d'une bibliothèque, l'existence d'une commission de bibliothèque, dont les membres sont désignés par le conseil d'administration, est obligatoire.

Le contrôle de fonctionnement et la surveillance administrative des bibliothèques de cercle s'effectuent dans les mêmes conditions que ceux des autres activités du cercle. Toutefois, le chef du service historique de l'armée de terre est inspecteur technique de leurs fonds historiques ⁽¹⁶⁾

1.11.3.3. Clubs et salles de jeux.

Le conseil d'administration peut développer les activités « jeux » en décidant la création de clubs (bridge, billard, etc.).

L'équipe de direction, qui anime chacun de ces clubs, veille à l'application du règlement propre à chaque activité, et en particulier au respect des conditions d'accès ⁽¹⁷⁾ : nul ne peut être admis dans les clubs sans être membre du cercle.

1.11.3.4. Salles de spectacle, de cinéma.

Des manifestations artistiques, culturelles et récréatives peuvent être organisées dans les locaux du cercle :

• conférences ;

• matinées et soirées artistiques ;

• séances de cinéma ;

• bals ;

• fêtes enfantines ;

• toutes réunions et réceptions ayant le caractère de fêtes données par le cercle, avec l'approbation de l'autorité de tutelle.

La salle des fêtes du cercle peut être mise à la disposition des membres pour l'organisation :

• de réunions ayant un caractère familial ;

• de congrès et assemblées d'associations de cadres militaires (de réserve, retraités, etc.) agréées par le ministre de la défense ;

• de manifestations ayant un caractère récréatif, social ou de bienfaisance organisées par des sociétés militaires.

Le tarif de location des salles est fixé par le conseil d'administration.

1.11.3.5. Salle d'éducation physique et équipement sportif.

Les activités sportives en salle ou de plein air font l'objet de décisions de création par le conseil d'administration qui approuve le règlement de chaque activité et fixe le taux des cotisations ou abonnements.

1.12. Locaux.

Outre les salles destinées à accueillir les différentes activités, le cercle doit comporter des locaux de service conçus en tenant compte des normes de sécurité :

• un bureau pour le vice-président, un pour le gérant et, si nécessaire, un pour le comptable ;

• des locaux à usage de magasin (réserves d'approvisionnement pour les activités « restauration », « bar », etc.) ;

• des locaux à usage de cuisine ;

• des locaux sanitaires réservés respectivement au personnel d'exploitation du cercle et à la clientèle.

2. Création, modification d'activités, modification nominale, dissolution.

2.1. Contenu

(Modifié : 2^e mod.)

2.2. Création.

2.3. Modification nominale.

2.4. Dissolution.

2.5. Reddition des comptes.

2.6. Principe.

La création des cercles est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

2.7. Création d'un cercle.

Toute décision de création d'un cercle est prise après examen d'un dossier de présentation. Dès la publication de l'arrêté ministériel, un procès-verbal de création est rapporté.

2.7.1. Dossier de présentation.

Etabli par l'autorité devant assurer la tutelle ⁽¹⁸⁾, ce dossier est constitué notamment :

• d'un rapport d'ordre général motivant la demande de création envisagée, décrivant l'importance des formations intéressées, l'effectif potentiel des usagers, et désignant, s'il s'agit d'un cercle de garnison, un corps de rattachement ;

• d'une description détaillée de l'immeuble choisi (si possible avec plan, photographies, indication de la situation géographique) ;

• d'un rapport complémentaire indiquant les conditions particulières qu'il serait nécessaire de faire mentionner par le loueur au contrat-type lors de l'élaboration du bail (s'il s'agit, exceptionnellement, d'un immeuble à prendre en location) ;

• d'un état portant énumération succincte des différentes activités envisagées pour le cercle ;

• d'un devis approximatif des dépenses de première installation : matériels d'équipement et d'ameublement, aménagements immobiliers, etc. ;

• d'un devis présentant les mesures financières à prendre à l'échelon régional ou local pour permettre l'installation et le démarrage de l'organisme.

Ce dossier de présentation est alors soumis successivement pour avis :

• au directeur local du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense ;

• au directeur local du génie en CMD ;

• au commandant de CMD ;

• au commandant organique (11), par la voie commandement, qui le transmet au ministre [direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT)] pour décision.

2.7.2. Arrêté de création.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de création du cercle précise :

• la date d'ouverture de l'organisme ;

• la catégorie dans laquelle il est classé ;

• l'adresse postale ;

• le commissariat de rattachement.

Dès publication de l'arrêté de création, le ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction administration générale) notifie au cercle son numéro matricule administratif.

2.7.3. Procès-verbal de création.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes rapporte un procès-verbal de création du cercle.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de création de l'organisme, mentionne notamment :

• la date et le lieu de création ;

• la catégorie de classement de l'organisme ;

• les activités ;

• la composition du patrimoine initial (deniers et matières) et son origine.

L'original du procès-verbal de création est conservé par la direction du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense (ou par le commissaire du commissariat de rattachement lorsqu'il existe) qui en transmet des copies certifiées conformes :

• une au cercle pour ses archives ;

• une au centre territorial d'administration et de comptabilité de rattachement ;

• une au commandant de CMD ;

• une au commandant organique, par la voie commandement ;

• une au ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions.

2.8. Création d'une annexe.

Des annexes peuvent être créées dans les garnisons, unités, détachements isolés où la création d'un cercle ne se justifie pas.

La décision de création d'une annexe est du ressort du commandant organique (11).

Le dossier, présenté par le président du conseil d'administration, revêtu de l'avis de l'autorité de tutelle du cercle ⁽¹⁹⁾ et éventuellement des avis des commandants des formations où sera implantée l'annexe, est adressé au commandant organique (11) par la voie administrative.

Ce dossier doit comporter, parmi les justifications, les règles de fonctionnement de l'annexe et les moyens mis à sa disposition.

Si le fonctionnement de cette annexe ne peut être assuré qu'avec l'apport de ressources complémentaires provenant du fonds non ministériel d'entraide des cercles, un dossier annexe sera établi conformément aux dispositions du paragraphe 5.4 ci-après.

Un avenant au procès-verbal de création du cercle sera rapporté. Copie en sera adressée aux autorités destinataires de la copie du procès-verbal de création.

2.9. Création d'une activité.

La décision du conseil d'administration portant création d'une activité du cercle ⁽²⁰⁾, est soumise pour approbation à l'autorité de tutelle.

Lorsque le fonctionnement de cette activité implique, à la charge de la CMD et/ou au commandant organique (11), la mise à la disposition du cercle de ressources immobilières et/ou matérielles et/ou financières, il est constitué un dossier de présentation qui comprend :

• un rapport d'ordre général indiquant l'effectif potentiel des usagers, les modalités d'implantation immobilière, en particulier s'il s'agit d'une installation à l'intérieur des locaux du cercle ou de l'occupation de tout ou partie d'un immeuble nouveau ; dans ce dernier cas, doivent être précisées la situation géographique de l'immeuble et les conditions particulières qu'il sera nécessaire de faire mentionner par le loueur au contrat-type, lors de l'élaboration du bail ⁽²¹⁾ ;

• un devis approximatif des dépenses de première installation à prévoir pour le fonctionnement de l'activité nouvelle (aménagements immobiliers, achat de mobilier, de matériel, etc.) ;

• et, dans le cas de l'activité « restauration », le bilan financier prévisible ⁽²²⁾.

Ce dossier ⁽²³⁾ est transmis pour accord préalablement au commandant organique (11).

La création de la nouvelle activité fait l'objet d'un avenant ⁽²⁴⁾ au procès-verbal de création du cercle qui est établi par le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme. Cet avenant mentionne :

• la date à partir de laquelle l'activité nouvelle commence à fonctionner ;

• la composition et l'origine du patrimoine initial permettant de la faire fonctionner.

2.10. Moyens mis en œuvre.

Les cercles peuvent être installés dans des immeubles du domaine de l'Etat ⁽²⁵⁾ ou dans des immeubles n'appartenant pas à l'Etat 2.2.

Ils reçoivent lors de leur création :

• une allocation de première installation et/ou une avance remboursable consentie sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide ⁽²⁶⁾ tenu à la disposition du commandant de CMD (11) 28.2 ;

• des matériels fournis par l'Etat à titre de première dotation, ou éventuellement par d'autres cercles, en particulier à l'occasion de la dissolution de ces organismes.

2.11. Principe.

La modification nominale d'un cercle est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), sur proposition de l'autorité militaire.

2.12. Modification nominale d'un cercle.

La décision de modification nominale d'un cercle est prise après examen d'un dossier de présentation.

Dès la publication de l'arrêté ministériel, un procès-verbal de modification nominale est établi.

2.12.1. Dossier de présentation.

Etabli par le conseil d'administration, ce dossier comporte, soit la décision entraînant la modification nominale du cercle, soit les raisons qui président à cette modification nominale (en règle générale, pour faire suite à la modification nominale du corps dont relève le cercle ou quand un cercle de garnison devient cercle de corps ou inversement).

Ce dossier est soumis successivement pour avis :

• à l'autorité de tutelle du cercle ;

• au directeur du commissariat en CMD (par l'intermédiaire du CAT de rattachement lorsqu'il existe) ;

• au commandant organique (11) ou au commandant de CMD lorsqu'il s'agit d'un cercle de garnison, qui le transmet au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision.

2.12.2. Arrêté de modification nominale.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de modification nominale du cercle précise notamment la nouvelle dénomination ainsi que la date de prise d'effet.

2.12.3. Procès-verbal.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme établit un procès-verbal de modification nominale.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de modification nominale, mentionne notamment :

• la date de la modification nominale ;

• la nouvelle dénomination de l'organisme.

L'original du procès-verbal de modification nominale est conservé par le commissaire rapporteur qui en établit des copies certifiées conformes recevant les destinations prévues à l'article 523.

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions.

2.13. Principe.

La dissolution des cercles est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

2.14. Dissolution d'un cercle.

Toute décision de dissolution d'un cercle est prise après examen d'un dossier de présentation. Dès la publication de l'arrêté ministériel, un procès-verbal de dissolution est rapporté.

2.14.1. Dossier de présentation.

Etabli par le conseil d'administration, ce dossier comporte, soit la décision entraînant la dissolution du cercle, soit les propositions concluant à cette dissolution ⁽²⁷⁾.

Après avis du directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD, le dossier est transmis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) par le commandant organique (11) pour les cercles de corps de troupe, par le commandant de CMD (11) pour les cercles de garnison.

2.14.2. Arrêté de dissolution.

Inséré au Bulletin officiel des armées, l'arrêté de dissolution du cercle précise la date de cessation d'activité du cercle.

2.14.3. Procès-verbal de dissolution.

Le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme, après avoir procédé à l'arrêté provisoire des comptabilités deniers et matières, rapporte un procès-verbal de dissolution du cercle.

Ce procès-verbal, qui fait référence à l'arrêté de dissolution, mentionne notamment :

• la date de dissolution ;

• la détermination et la destination des biens et avoirs ⁽²⁸⁾ ;

• le nom de la personne désignée pour assurer la liquidation et la reddition des comptes.

L'original du procès-verbal de dissolution est conservé par le commissaire raporteur qui en établit des copies certifiées conformes recevant les destinations prévues à l'article 5.23 ⁽²⁹⁾.

Les avenants aux procès-verbaux sont établis et transmis dans les mêmes conditions.

2.15. Dissolution d'une activité.

La dissolution d'une activité résulte d'une décision du conseil d'administration ⁽³⁰⁾. Après approbation de cette décision par l'autorité de tutelle, un avenant est établi au procès-verbal de création du cercle par le commissaire chargé de la vérification des comptes de l'organisme.

Les archives d'une activité dissoute sont conservées par le cercle support de cette activité, lorsque l'organisme continue à fonctionner.

2.16. Dévolution des biens et de l'avoir d'un cercle dissous.

Les deniers disponibles après liquidation des comptes sont versés au fonds non ministériel d'entraide des cercles d'officiers (cercles d'officiers et cercles mixtes) ou des cercles de sous-officiers selon le cas 28.1. Le centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ⁽³¹⁾ détenteur du fonds non ministériel d'entraide des cercles (d'officiers ou de sous-officiers) est chargé de payer les dettes non encore réglées avant reddition des comptes.

Les matériels, matières, denrées et boissons sont restitués aux services pourvoyeurs s'ils proviennent de prêts ; sur proposition du commandant organique (11) pour un cercle de corps de troupe ou du commandant de CMD (11) pour un cercle de garnison, ils sont attribués à des organismes analogues (cercle, foyer, cantine), ou réformés ⁽³²⁾ s'ils sont réalisés sur les ressources du cercle ou proviennent d'une dévolution antérieure.

Le service historique de l'armée de terre est consulté pour la dévolution des ouvrages et documents de bibliothèque ; il peut, à cette fin, effectuer sur place une liaison d'officier ou de conservateur de bibliothèque.

2.17. Procédure.

Dès réception de l'arrêté de dissolution du cercle, le gérant procède dans les plus brefs délais, sous le contrôle du conseil d'administration et la conduite du vice-président du cercle :

• aux opérations de clôture du (ou des) livret(s) de caisse d'épargne ⁽³³⁾ ;

• éventuellement au remboursement des bons du Trésor (remboursement à échéance, ou remboursement par anticipation lorsque ces titres ont été souscrits depuis trois mois au moins) ;

• au recouvrement des créances et au règlement des dettes ;

• à la liquidation des avoirs deniers et matières, aux conditions fixées par le commandant organique (11), conformément aux dispositions susmentionnées (art. 6.4) ;

• aux opérations de clôture du compte courant postal.

Les comptabilités deniers et matières sont alors transmises au commissaire chargé de la vérification des comptes, après arrêté définitif par le vice-président du cercle et visa du président du conseil d'administration.

Les archives comptables sont remises au CTAC (31) détenteur du fonds non ministériel d'entraide des cercles (d'officiers ou de sous-officiers) et chargé de la reddition des comptes du cercle dissous, dans le cas où le recouvrement des créances ou le règlement des dettes n'aurait pu avoir lieu en totalité.

Un procès-verbal de reddition des comptes est rapporté par le commissaire chargé de la vérification des comptes du CTAC à l'issue de ces opérations ; il doit constater notamment la destination donnée aux archives du cercle, la clôture du compte courant postal.

2.18. Archives.

Au terme de ces opérations, les archives administratives et comptables de l'organisme dissous sont versées au dépôt des archives administratives du commissariat de l'armée de terre à Crouelle ⁽³⁴⁾.

3. Membres des cercles.

3.1. Ayants droit.

Les cadres militaires, ainsi que le personnel civil du ministère de la défense de rang équivalent, ont accès aux cercles en qualité :

• soit de membre de droit ;

• soit de membre adhérent sur simple demande, et après acquittement d'une cotisation dans les conditions décrites à l'article 10 de la présente instruction.

  La famille (conjoint et enfants à charge) d'un membre de cercle bénéfice de l'accès à ce cercle, selon les modalités définies par le règlement de l'organisme.

  Les membres de droit et les membres adhérents des cercles figurent dans les tableaux ci-après.

3.2. Contenu

Table 1. CERCLES D'OFFICIERS ET CERCLES MIXTES.

Catégories de membres.

Observations.

I. Membres de droit (a). 11. Officiers de carrière en situation d'activité et personnel assimilé en activité de service.12. Officiers en position de service détaché.13. Officiers de réserve servant en situation d'activité. 14. Officiers sous contrat. 15. Aspirants en activité de service.16. Officiers de réserve et personnel assimilé pendant les périodes de manœuvres, stages, instruction, etc.17. Scientifiques du contingent.18. Officiers de réserve ayant souscrit un contrat d'engagement spécial dans la réserve (ESR), pendant la durée de celui-ci.   II. Membres adhérents (a).A) Sur simple demande : 21. Officiers de carrière en position de non-activité pour tout autre motif que par mesure disciplinaire. 22. Officiers généraux de la 2e section. 23. Officiers retraités. 24. Officiers de réserve et personnel assimilé en dehors des périodes d'activité de service. 25. Conjoints survivants non remarié des officiers d'active, des officiers retraités et des officiers de réserve servant en situation d'activité (b) ou (c). 26. Personnel civil des catégories A et B relevant du ministère de la défense (d). 27. Assistants ou assistantes auxiliaires de service social (c). B) Sur demande agréée par le conseil d'administration du cercle : 28. Conjoints survivants non remariés des officiers de réserve (c). 29. Personnel civil des catégories A et B retraité du ministère de la défense.   III. Autres membres. 31. Hautes personnalités civiles françaises et étrangères (f). 32. Officiers et personnel assimilé des armées étrangères (g).

(a) Personnel appartenant à l'armée de terre (ou à une autre armée, ou aux services communs s'il n'existe pas de cercle propre à leur armée ou service commun d'appartenance). (b) Si le conjoint survivant appartient au corps des sous-officiers il est admis au cercle d'officiers à condition de ne pas revêtir la tenue militaire. (c) Accès aux cercles moyennant le paiement d'une cotisation en principe égale à la moitié de celle prévue pour le conjoint militaire. (d) Cf. loi 84-16 du 11 janvier 1984 (BOC, p.208) modifiée. Lorsqu'il est en mission officielle, le personnel civil des catégories A et B du ministère de la défense dispose, d'office et sans paiement de cotisation, du libre accès aux cercles. (e) Cf. décret no 91-783 du 1er août 1991 NOR PRMG9170315D (BOC, p. 2868). Les assistants et assistantes de service social doivent bénéficier des avantages liés à la catégorie des membres de droit [cf. renvoi (38) ci-après]. (f) Outre-mer uniquement et sur autorisation du commandant supérieur des troupes délivrée à titre exceptionnel. (g) Pendant la durée de leur mission ou de leur stage auprès des services du ministère de la défense.

 

Table 2. CERCLES MIXTES ET CERCLES DE SOUS-OFFICIERS.

Catégories de membres.

Observations.

I. Membres de droit (a). 11. Sous-officiers et personnel assimilé en activité de service (d). 12. Sous-officiers en position de service détaché. 13. Sous-officiers de réserve et personnel assimilé pendant le service militaire ou les manœuvres, stages, séances d'instruction. 14. Sous-officiers de réserve ayant souscrit un contrat d'engagement spécial dans la réserve (ESR), pendant la durée de celui-ci.   II. Membres adhérents (a). A) Sur simple demande : 21. Sous-officiers de carrière en position de non-activité pour tout autre motif que disciplinaire. 22. Sous-officiers retraités. 23. Sous-officiers de réserve et personnel assimilé en dehors des périodes d'activité de service. 24. Conjoints survivants non remariés des sous-officiers d'active et des sous-officiers retraités (b). B) Sur demande agréée par le conseil d'administration du cercle : 25. Conjoints survivants non remariés des sous-officiers de réserve (b).   III. Autres membres. 31. Sous-officiers et personnel assimilé des armées étrangères (c).

(a) Personnel appartenant à l'armée de terre (ou à une autre armée, ou aux services s'il n'existe pas de cercle propre à leur armée ou service commun d'appartenance). (b) Accès aux cercles moyennant le paiement d'une cotisation en principe égale à la moitié de celle prévue pour le conjoint militaire. (c) Pendant la durée de leur mission ou de leur stage auprès des services du ministère de la défense. (d) Sous-officiers de carrière, sous-officiers pendant la durée légale (PDL).

 

3.3. Droits attachés à la qualité de membre.

3.4. Cotisations.

3.5. Radiation.

En cas de changement d'affectation des officiers, sous-officiers et personnel assimilé en activité de service, leur famille, lorsqu'elle ne les rejoint pas, est autorisée à continuer à bénéficier des activités et installations du cercle de leur dernière affectation.

Les membres des cercles, autres que les membres de droit, sont radiés sur demande adressée aux autorités de direction des cercles.

3.6. Exclusion.

En cas d'infraction au règlement du cercle ou de faute grave contre la bienséance, tout membre du cercle peut faire l'objet, de la part du conseil d'administration :

• d'un avertissement ;

• d'une exclusion temporaire ou définitive, en ce qui concerne les membres adhérents ;

• d'une interdiction d'accès à certaines activités, en ce qui concerne les membres de droit.

Dans ces deux derniers cas, les sanctions doivent être prononcées à la majorité des voix du conseil, après que l'intéressé ait été entendu par le président du conseil d'administration.

La décision est notifiée à l'intéressé par le président du conseil d'administration.

La décision d'exclusion concernant un cadre militaire relevant d'une autorité étrangère à l'armée de terre est notifiée par l'intermédiaire de cette autorité.

Les cotisations versées restent acquises au cercle.

3.7. Conditions d'accès.

3.7.1. Généralités.

Tout membre d'un cercle ⁽³⁵⁾ bénéficie pour lui-même et pour sa famille (conjoint et enfants à charge) des installations et activités de ce cercle et des autres cercles auxquels il a accès, dans les conditions fixées par le règlement de chaque organisme.

Les officiers et sous-officiers, membres de droit (Article 8, § I des tableaux 1 et 2) ont libre accès à toutes les activités des cercles moyennant le règlement des prestations fournies.

Les membres adhérents [cités à l'art. 8, tableau 1, alinéas 21, 22, 23, 25 et 27 ⁽³⁶⁾ et tableau 2 alinéas 21, 22 et 24] ont accès à tous les cercles de garnison, après paiement, au cercle auprès duquel ils ont postulé, de la cotisation correspondant à leur grade. Ils ont alors libre accès à toutes les activités de ces cercles moyennant le règlement des prestations fournies.

Les autres membres adhérents (Article 8 tableau 1, alinéas 24, 26, 28 et 29 et tableau 2, alinéas 23 et 25) ont accès au seul cercle dont le conseil d'administration a agréé leur demande et à toutes les activités de ce cercle, moyennant le paiement de la cotisation et le règlement des prestations fournies. Cependant, lors d'un déplacement de courte durée, ces membres adhérents peuvent en outre avoir accès aux principaux cercles de garnison, dans la limite des places disponibles et selon les dispositions du règlement de chaque organisme.

Le règlement du cercle précise les conditions dans lesquelles les membres peuvent accéder aux activités de ce cercle et notamment :

• la réservation des chambres, en ce qui concerne l'activité « hôtellerie » ;

• l'admission des invités des membres du cercle et les modalités selon lesquelles ils peuvent bénéficier des différentes activités ⁽³⁷⁾.

3.7.2. Activité « restauration ».

3.7.2.1. Membres des cercles.

Pour chaque cercle, les priorités d'accès à l'activité « restauration » sont déterminées dans l'ordre d'énumération des catégories d'ayants droit figurant à l'article 8 de la présente instruction, en tenant compte de la capacité d'accueil des organismes considérés.

Dans les cercles mixtes, l'accès à l'activité « restauration » s'effectue de la manière suivante :

• salles réservées aux officiers pour les catégories de membres énumérées au tableau 1 ;

• salles réservées aux sous-officiers pour les catégories de membres énumérées au tableau 2.

3.7.2.2. Cadres militaires n'appartenant pas à l'armée de terre.

Ce personnel peut bénéficier de certaines activités (restauration, bar) des cercles de l'armée de terre partout où il n'existe pas d'organismes similaires relevant de leurs armées respectives, dans les mêmes conditions que les officiers et sous-officiers de l'armée de terre ⁽³⁸⁾.

Par mesure de réciprocité, les officiers et sous-officiers de l'armée de terre peuvent être autorisés à prendre leurs repas dans les organismes similaires des autres armées si, dans les garnisons où ils se trouvent il n'existe pas de cercle de l'armée de terre comportant une activité « restauration » (36).

3.7.2.3. Personnel civil du ministère de la défense.

Lorsqu'il n'a pas pu être créé une cantine ⁽³⁹⁾ à leur profit, le personnel civil du ministère de la défense ⁽⁴⁰⁾, en service, en stage ou en mission dans la garnison est autorisé, sur décision de l'autorité de tutelle, à prendre leurs repas dans un cercle, sans avoir à acquitter la cotisation demandée aux membres adhérents.

Cette décision est prise, dans chaque cas particulier, sur proposition du conseil d'administration de l'organisme et revêt une forme collective.

3.7.2.4. Militaires du rang.

Outre-mer, les militaires du rang isolés, de passage ou affectés dans une garnison où il n'existe pas d'ordinaire, peuvent être autorisés, exceptionnellement, à prendre leurs repas dans un cercle de sous-officiers ou dans un cercle mixte : ils doivent disposer de locaux distincts de ceux fréquentés par les membres du cercle ⁽⁴¹⁾.

3.8. Cartes de membre.

3.8.1. Etablissement des cartes.

Il est délivré une carte de membre de cercle :

• sur demande aux membres de droit pour eux-mêmes et leur famille afin que celle-ci puisse accéder aux cercles isolément ; la demande est adressée au cercle de l'unité ou de la garnison d'affectation du membre de droit ;

• lors du paiement de la cotisation, aux membres adhérents.

Les usagers du cercle doivent pouvoir justifier de leur identité, et, dans le cas des membres adhérents et des familles, pouvoir présenter la carte du cercle.

Il n'est établi qu'une carte par famille, l'accès aux cercles s'effectuant sur présentation :

• pour les membres de droit, de la carte d'identité militaire ou de la carte de circulation SNCF ;

• pour les membres adhérents et pour les familles (conjoint et enfants à charge), de la carte de membre du cercle ⁽⁴²⁾.

3.8.2. Comptabilité des cartes.

La comptabilité des cartes de membres de cercle, tenue sous forme de liste, de registre ou de fichier (de modèle non imposé) indique pour chaque membre au minimum :

• les nom, prénoms et grade ;

• l'affectation ou l'adresse ;

• la date d'admission et de radiation ;

• la situation de famille, le nombre et la date de naissance des enfants ;

• le numéro de la carte de membre.

3.9. Obligations des membres du cercle.

Les membres du cercle, leur famille et leurs invités sont tenus de se conformer aux prescriptions du règlement de l'organisme, particulièrement en ce qui concerne l'utilisation des installations mises à leur disposition et les conditions d'accès aux diverses activités.

Le règlement du cercle précise les restrictions apportées au fonctionnement de l'organisme, notamment en ce qui concerne :

• l'accès des enfants à certaines activités ou à certains locaux ;

• la pratique des jeux d'argent ;

• les discussions d'ordre politique ou religieux, etc.

En cas de départ, de radiation ou de démission, la carte de membre de cercle doit être restituée par son titulaire à l'autorité qui l'a délivrée.

3.10. Taux des cotisations.

Les tarifs des cotisations d'accès aux cercles sont fixés annuellement par une délibération du conseil d'administration de chaque organisme et sont arrêtés ⁽⁴³⁾ s'ils n'ont pas fait l'objet d'une opposition de la part de l'autorité de tutelle.

3.10.1. Membres de droit.

Les membres de droit des cercles ne sont pas astreints au paiement d'une cotisation. Toutefois, ils ont la possibilité de cotiser volontairement au cercle de leur choix.

Aucun avantage particulier ne peut être exigé en contrepartie de cette cotisation.

3.10.2. Membres adhérents.

Les membres adhérents des cercles versent obligatoirement une cotisation.

Ne sont pas tenus d'acquitter une cotisation :

• les officiers et sous-officiers des armées étrangères en mission ou en stage auprès des services du ministère de la défense, dans l'ensemble des cercles de métropole, des FFA et d'outre-mer ;

• les hautes personnalités civiles françaises et étrangères, dans les cercles d'outre-mer, où leur admission a été autorisée à titre exceptionnel par le commandant supérieur des troupes ;

• le personnel civil du ministère de la défense conformément aux dispositions de l'article 9.1.2.3.

3.11. Versement des cotisations.

Le versement des cotisations est effectué selon les modalités suivantes :

• a).  Cotisations volontaires des membres de droit : mensuellement ou annuellement, par versement individuel.

• b).  Cotisations des membres adhérents : annuellement, par versement individuel.

La possibilité d'acquitter la cotisation par versements échelonnés peut être autorisée, le cas échéant, par le conseil d'administration.

4. Administration et direction.

4.1. Les organes et autorités d'administration et de direction.

Les organes et autorités d'administration et de direction des cercles sont constitués par :

• le conseil d'administration ;

• le président du conseil d'administration ;

• le vice-président du conseil d'administration ;

• les commissions d'activité.

4.2. Le conseil d'administration.

4.3. Le président du conseil d'administration.

4.4. Le vice-président du conseil d'administration.

4.5. Les commissions d'activité.

4.6. Personnel de gestion et d'exécution.

Le vice-président du conseil d'administration dispose pour l'exécution du service :

• d'un gérant choisi obligatoirement hors du conseil d'administration ;

• de personnel d'exécution : comptable, cuisiniers, bibliothécaire, serveurs, agents de service, etc.

La mise à disposition de ce personnel est prévue au tableau d'effectifs et de dotations théoriques paix des formations concernées ANNEXE I.2.

Dans les cercles de garnison dont l'encadrement est confié au commissariat de l'armée de terre, le vice-président du conseil d'administration dispose de sous-officiers adjoints dont l'un assure les fonctions de gérant.

4.7. Le gérant.

4.8. Responsabilité du personnel.

4.9. Composition.

Le conseil d'administration est composé :

• d'un président ;

• d'un vice-président ;

• de membres, au nombre de cinq au moins et quinze au plus ⁽⁴⁴⁾ élus par les membres du cercle.

4.10. Élection et mandat.

A la création du cercle, l'autorité devant assurer la tutelle convoque les cadres militaires et assimilés en activité de service dans la garnison, en vue de l'élection du conseil d'administration pour un mandat de trois ans renouvelable.

Les élections se déroulent dans les conditions décrites en annexe I.4.

En cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion, l'autorité de tutelle peut dissoudre le conseil d'administration.

4.11. Attributions.

Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président, au minimum tous les six mois ou sur demande d'un tiers au moins de ses membres.

Il informe l'autorité détenant les compétences de surveillance administrative (43.2.2 ci-après) de la date de la convocation pour lui permettre d'assister aux délibérations, avec voix consultative, en tant que conseiller de gestion.

4.11.1. Délibérations obligatoires.

Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :

• états prévisionnels des recettes et des dépenses (programme d'emploi des ressources), et décisions modificatives ;

• compte financier ;

• acquisitions ou aliénations des biens propres du cercle ⁽⁴⁵⁾ ;

• fixation des tarifs appliqués aux usagers et des cotisations des membres adhérents ;

• modalités d'embauche du personnel (45) ;

• demandes d'avances ou de prêts aux fonds d'entraide ;

• règlement du cercle ;

• acceptation des dons et legs (45) ;

• décision d'ester en justice (45).

4.11.2. Autres délibérations.

En outre, le conseil d'administration délibère pour :

• proposer à l'autorité de tutelle la création d'activités nouvelles, la modification ou la suppression d'activités existantes ;

• arrêter les dispositions à observer pour assurer la sécurité des fonds, des locaux, des marchandises et des matériels ;

• approuver le règlement du cercle élaboré par le vice-président, ainsi que les règlements particuliers concernant chaque activité ;

• fixer le nombre et la composition des commissions ;

• déterminer le montant maximum des sommes à détenir au titre du fonds de trésorerie (coffre-fort du gérant et caisses des diverses activités) ;

• autoriser l'ouverture d'un compte de dépôt auprès de la succursale de la caisse d'épargne ou exceptionnellement d'un compte bancaire 26.1 et ANNEXE III.1, ainsi que les opérations concernant la clôture de ce compte, les versements et retraits de fonds ;

• demander l'autorisation d'effectuer des placements financiers, selon les modalités déterminées à l'annexe III.2 ;

• autoriser certaines dépenses 32.1.2 et des gratifications au personnel ;

• fixer la rémunération du personnel civil qui peut être embauché par le cercle.

4.11.3. Procédure des délibérations.

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, la moitié au moins des membres sont présents.

Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix, le président ayant voix prépondérante en cas de partage.

Le vice-président assiste avec voix consultative aux délibérations du conseil d'administration et supplée le président en cas d'absence ou d'empêchement de ce dernier.

Le conseil d'administration peut inviter le gérant ou toute autre personne qualifiée à assister, avec voix consultative, à ses séances.

Les délibérations du conseil d'administration sont consignées, à l'occasion de chaque séance, sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par l'autorité de tutelle. Elles sont signées par le président du conseil d'administration et portent les signatures des membres du conseil ainsi que l'avis motivé de ceux qui n'adhèrent pas aux décisions de la majorité.

4.12. Décisions.

Les décisions du conseil d'administration sont adressées pour approbation à l'autorité de tutelle qui en accuse réception. Une copie est transmise à l'autorité compétente en matière de surveillance administrative (43.2.2 ci-après).

Elles deviennent définitives un mois après leur transmission, à moins que l'autorité de tutelle n'y fasse opposition ou décide de prolonger ce délai d'un mois supplémentaire.

4.13. Désignation.

Le président du conseil d'administration est désigné, par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle sur l'organisme, parmi les officiers en activité de service dans l'unité ou la garnison ⁽⁴⁶⁾.

Il est nommé pour un an ; ses fonctions peuvent être reconduites.

4.14. Attributions.

Exerçant la haute direction du cercle, le président :

• veille à l'application des instructions ministérielles, des décisions de l'autorité de tutelle, et au respect du règlement du cercle ;

• vérifie la caisse et la comptabilité chaque fois qu'il le juge utile et au minimum tous les six mois. Il appose à cette occasion son visa sur les documents vérifiés ;

• prescrit le cas échéant au vice-président toutes enquêtes et vérifications qu'il estime nécessaires ;

• ordonne, en cas de besoin, toutes mesures immédiates qu'exigerait la sauvegarde des intérêts du cercle, la marche d'une activité ou le rythme des dépenses ;

• vise, avant envoi à l'autorité de tutelle :

  • le programme d'emploi des ressources Article 31 et se fait présenter toutes les situations comptables ou de gestion ;

  • les décisions et avis du conseil d'administration ;

  • les demandes de placement de fonds ;

• vise les demandes d'ouverture et de clôture du compte courant postal et du compte local de la caisse d'épargne, ou du compte bancaire, ainsi que le registre (modèle non imposé) de suivi des placements de fonds ;

• surveille le choix des fournisseurs ;

• assiste à la passation de service (empêchement, permission du titulaire) ou de fonctions (mutation du titulaire) entre vice-présidents du cercle. A cette occasion, il vise les comptabilités arrêtées par le vice-président sortant ;

• signe les contrats [embauchage de personnel civil ⁽⁴⁷⁾, assurances, locations d'appareils, etc.] ;

• vise tous les mois le cahier de suggestions mis à la disposition des usagers du cercle [(53)] ;

• représente le cercle en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Dans les garnisons où le vice-président du conseil d'administration assure simultanément ses fonctions dans un cercle d'officiers et dans un cercle de sous-officiers, le président du conseil d'administration du cercle de sous-officiers doit être un officier de grade ou d'ancienneté de grade supérieur.

4.15. Désignation.

Désigné par l'autorité de tutelle dans les mêmes conditions que le président, le vice-président du conseil d'administration ⁽⁴⁸⁾ assure la direction courante de l'organisme ⁽⁴⁹⁾. En cas d'absence ou d'empêchement du vice-président, le président du conseil d'administration peut déléguer sa signature à une autre personne.

Dans les cercles de garnison dont l'encadrement est confié au commissariat de l'armée de terre, l'officier affecté pour emploi par la direction centrale du commissariat est de plein droit vice-président du conseil d'administration. En cas d'absence ou d'empêchement, son suppléant est désigné par le directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD.

La vice-présidence du conseil d'administration d'un cercle de sous-officiers peut être confiée à un sous-officier.

Le vice-président est responsable devant le président du conseil d'administration. Il est nommé pour un an ⁽⁵⁰⁾ ; ses fonctions peuvent être reconduites.

Il dispose de personnel de gestion chargé de l'exécution du service. Ses fonctions sont toujours distinctes de celles du gérant.

Les fonctions de vice-président du conseil d'administration sont incompatibles avec celles de commissaire de corps de troupe ou d'école, de chef des services administratifs et de trésorier.

4.16. Attributions.

Le vice-président du conseil d'administration est chargé de la préparation et de l'exécution des décisions du conseil. Dans les domaines suivants, il doit notamment :

4.16.1. Réglementation et discipline.

Etablir le règlement du cercle et le soumettre à l'approbation du conseil d'administration.

Veiller à l'application de ce règlement, des instructions ministérielles ⁽⁵¹⁾ et de celles émanant de l'autorité de tutelle, des propositions des commissions d'activité approuvées par le conseil d'administration.

Diriger les diverses activités du cercle, et en particulier faire observer :

• la bonne tenue générale de l'activité « restauration » (respect des dispositions réglementaires en matière d'hygiène et de sécurité concernant les conditions de travail du personnel, l'entretien des locaux et du matériel ; surveillance de la qualité et de la composition des repas, de la rapidité du service de salle, etc.) ;

• l'ordre et la discipline dans l'établissement ;

• les diverses interdictions (jeux d'argent, discussions d'ordre politique ou religieux, etc.).

4.16.2. Sécurité des fonds, locaux et marchandises.

Proposer au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux, des matériels et des marchandises.

Préparer les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds puis soumettre ces textes à l'approbation du conseil d'administration ; proposer toutes mesures d'actualisation de ces consignes et veiller particulièrement à leur application.

Veiller à ce que les consignes relatives à chaque activité soient connues de tout le personnel intéressé, notamment lors du changement de titulaire des postes concernés ou des suppléances.

Faire verser sans retard par le gérant sur le compte courant postal ou, exceptionnellement, lorsque la situation l'exige, dans la caisse du trésorier du corps support ou sur le compte bancaire du cercle, les fonds en excédent du montant maximal du fonds de trésorerie fixé par le conseil d'administration. Le versement dans la caisse du corps n'est pas effectué à titre de dépôt : il donne lieu à la remise immédiate, en contrepartie, d'un chèque de virement de même montant, établi séance tenante au profit du cercle.

4.16.3. Achats de marchandises.

Faire réaliser l'approvisionnement en denrées et boissons, chaque fois que la possibilité est offerte, auprès des établissements du service du commissariat de l'armée de terre, et dans le cadre des marchés [commissions de circonscription pour l'approvisionnement en denrées (CCAD) etc.].

S'adresser, autant que possible, pour les autres achats, aux fournisseurs agréés du service en faisant jouer la concurrence.

S'assurer que le gérant respecte ces prescriptions, contrôle les achats qu'il effectue, et paie rapidement et régulièrement les fournisseurs.

Veiller au bon entretien des approvisionnements, à l'utilisation intégrale des denrées et liquides par les activités concernées (restauration, bar) et à la rentrée régulière des fonds.

4.16.4. Vérification des comptabilités.

Contrôler l'activité du gérant en veillant en particulier à la rentrée régulière des recettes, vérifier la tenue de la comptabilité, contresigner les chèques établis et signés par le gérant sur le compte courant postal ou le compte bancaire du cercle.

Procéder inopinément, et au moins une fois par mois, à la vérification de la caisse (en dehors des arrêtés de fin de mois) et au recensement des marchandises et des matériels. Il appose à cette occasion son visa daté sur les documents qu'il vérifie.

Présenter chaque fin de mois au président du conseil d'administration les documents comptables après les avoir vérifiés et arrêtés.

Procéder à l'arrêté des comptes et à l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de fonctions entre gérants.

Préparer le programme d'emploi des ressources du cercle Article 31 et le soumettre à la délibération du conseil d'administration.

4.17. Désignation.

Les commissions sont chargées, sous la responsabilité du conseil d'administration, de la conduite d'une ou plusieurs activités du cercle (restauration, bar, hôtellerie, bibliothèque, etc.).

Leur nombre et leur composition sont déterminés par décision du conseil d'administration. Selon l'importance de l'activité concernée, le nombre de membres de chaque commission ne doit pas être inférieur à trois ni supérieur à sept.

Le président et les membres des commissions sont choisis au sein du conseil d'administration et nommés par ce dernier. En ce qui concerne la commission de l'activité restauration, deux membres supplémentaires seront choisis ⁽⁵²⁾ parmi les volontaires, dans le personnel civil de la défense prenant leur repas habituellement au cercle dans le cadre de l'article 9.1.2.3 ci-dessus ; ce choix sera soumis à l'approbation du président du conseil d'administration.

Dans les cercles mixtes, les membres doivent être choisis pour un tiers au moins parmi les officiers (qui exercent également la présidence des commissions) et pour deux tiers au plus parmi les sous-officiers.

Dans les cercles de sous-officiers, la présidence des commissions est exercée par un sous-officier et, en ce qui concerne les cercles de garnison, le conseil d'administration désigne en son sein les membres des commissions :

• partie parmi les sous-officiers du corps auquel le cercle est rattaché ;

• partie parmi les sous-officiers en activité de service dans la garnison et n'appartenant pas au corps considéré.

Les fonctions sont annuelles et peuvent être reconduites. Les présidents et membres des commissions d'activité peuvent être relevés de leurs fonctions par le conseil d'administration.

4.18. Attributions.

Chaque commission d'activité se réunit sur convocation de son président chaque fois que nécessaire, et au minimum une fois par trimestre, pour :

• élaborer le règlement particulier de l'activité dont elle est chargée ;

• en assurer la surveillance générale et en suivre la situation financière et comptable ;

• étudier et présenter au conseil d'administration toute suggestion qu'elle juge utile ⁽⁵³⁾ ou qui lui est présentée par les membres du cercle.

En ce qui concerne l'activité « restauration », la commission d'activité :

• propose les prix des repas, des suppléments et des boissons ainsi que l'actualisation de ces prix, et les soumet à l'approbation du conseil d'administration ;

• détermine les conditions de fonctionnement de cette activité touchant notamment les opérations suivantes :

  • achats importants ;

  • conservation des approvisionnements ;

  • réparation et entretien des matériels ;

  • aménagements immobiliers et décoration des locaux ;

  • heures des repas, nombre maximum de repas servis, etc. ;

• examine mensuellement la comptabilité de l'activité et propose toutes les améliorations estimées utiles ;

• donne son avis sur les engagements de dépenses, autres que ceux relatifs au fonctionnement du service courant qui entrent dans les attributions du vice-président du conseil d'administration ;

• peut, si elle le juge opportun, étudier certaines questions d'organisation générale et de fonctionnement et faire parvenir ses suggestions au conseil d'administration.

4.19. Fonctionnement.

Chaque commission d'activité ne peut délibérer qu'en séance et en présence de deux tiers au moins de ses membres. Elle est convoquée par son président. Le vice-président du conseil d'administration assiste aux séances avec voix consultative.

Lors des délibérations, le président doit communiquer aux membres de la commission tous les documents de nature à faciliter l'examen des questions traitées. Pour les affaires importantes ou lorsqu'il en est requis par un membre de la commission, le président est tenu de présenter ses explications par écrit.

Toute proposition formulée par un membre de la commission doit être mise en délibération.

La commission se prononce à la majorité des voix. Le président recueille les voix en commençant par l'officier ou le sous-officier le moins élevé en grade et, à égalité de grade, par le moins ancien. Il émet son opinion en dernier : en cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Les délibérations de la commission sont consignées, à l'occasion de chaque séance, sur un registre (de modèle non imposé) coté et paraphé par le président du conseil d'administration. Les procès-verbaux de séance doivent porter la signature des membres présents. Les membres qui n'adhèrent pas à l'avis de la majorité peuvent consigner en séance les motifs de leur opposition.

Les résultats des délibérations sont soumis au conseil d'administration.

4.20. Désignation.

La fonction de gérant est confiée soit à un personnel militaire sous-officier, soit à un personnel civil.

Le gérant militaire est désigné, par l'autorité de tutelle :

• pour les cercles d'officiers et les cercles mixtes, parmi les sous-officiers en activité de service dans la garnison ;

• pour les cercles de sous-officiers, parmi les sous-officiers en activité de service dans le corps support du cercle.

Le gérant civil est embauché par contrat de travail écrit, signé par le président du conseil d'administration. Le contrat, établi dans les formes d'un contrat de droit commun 43.2, doit préciser les conditions de travail, de rémunération et de mise en cause des responsabilités du gérant. Les litiges relatifs à l'exécution du contrat de travail du gérant relèvent de la juridiction administrative.

Le gérant est assisté, le cas échéant, de personnel chargé d'un ou plusieurs secteurs d'activité.

4.21. Attributions.

Le gérant est chargé, sous l'autorité du vice-président du conseil d'administration, de tous les détails du fonctionnement du cercle.

A ce titre, il doit notamment, dans les domaines suivants :

4.21.1. Fonctionnement général.

Diriger le personnel d'exploitation pour l'exécution de l'ensemble du service du cercle.

Assurer le bon fonctionnement de l'activité « restauration », en ce qui concerne notamment :

• le respect des conditions d'hygiène et de sécurité (locaux, personnel, matériels) ;

• les achats de marchandises selon les directives reçues du vice-président du conseil d'administration 16.2.3 et la procédure prévue à l'article 32.2 de la présente instruction ;

• l'établissement des menus ;

• la bonne conservation des approvisionnements, la préparation des repas et l'exécution du service.

Contrôler les ventes de boissons et denrées effectuées au titre de l'activité « bar » à l'occasion des opérations décrites à l'article 33.2.2 de la présente instruction.

S'assurer du respect des prix de vente et tarifs des prestations.

Veiller à la bonne tenue des locaux et à l'entretien des matériels.

4.21.2. Tenue des comptes.

Etablir et signer les chèques qu'il soumet au contreseing du vice-président du conseil d'administration.

Signer, conjointement avec ce dernier, les demandes de retrait de fonds déposés au compte ouvert à la succursale locale de la caisse d'épargne ou, exceptionnellement, dans une banque, ainsi que les demandes de récupération de fonds placés ⁽⁵⁴⁾.

Effectuer, aidé s'il y a lieu d'un ou plusieurs comptables, les opérations concernant les recettes et dépenses, les entrées et sorties de matériels et approvisionnements.

Arrêter la caisse, une fois par semaine et porter les résultats sur le carnet de vérification de caisse (ou le document réglementaire prévu à cet effet).

Tenir les divers registres et documents de comptabilité et de gestion énumérés à l'article 39 de la présente instruction, et les arrêter avant leur présentation au vice-président du conseil d'administration.

Veiller à la sécurité des fonds détenus en caisse et à la sécurité des approvisionnements.

Verser les fonds en excédent du maximum autorisé par le conseil d'administration au compte courant postal ou, exceptionnellement, dans la caisse du corps ou bien au compte bancaire 16.2.2.

S'assurer en permanence, en tant que comptable des deniers et matières de l'organisme, de la concordance entre :

• les écritures et la situation de caisse ;

• l'inventaire et les existants en magasin ;

• l'inventaire et les existants des matériels en service.

Effectuer, en présence du vice-président du cercle, l'arrêté des comptes et l'inventaire du matériel et des marchandises à l'occasion de la passation de service entre gérants.

4.22. Principes.

Le président, le vice-président et les membres du conseil d'administration ⁽⁵⁵⁾, le gérant et le personnel d'exploitation du cercle peuvent encourir la mise en jeu de leur responsabilité dans les domaines disciplinaire, pécuniaire et pénal. Une même faute peut faire l'objet d'une sanction touchant un ou plusieurs de ces domaines, dans les conditions définies ci-dessous.

4.23. Nature des sanctions encourues.

4.23.1. Responsabilité disciplinaire.

Les sanctions disciplinaires qui peuvent être infligées aux militaires, pour manquement au devoir ou négligence, sont celles définies par le règlement de discipline générale dans les armées ⁽⁵⁶⁾.

Elles concernent :

• le président et les membres du conseil d'administration ;

• le vice-président du conseil d'administration, en cas d'erreurs ou d'irrégularités commises dans sa gestion ou par le gérant ;

• le gérant militaire et les membres des commissions d'activité pour toute négligence grave dans l'exercice de leurs fonctions.

Les sanctions qui peuvent être infligées au personnel civil embauché par le cercle sont celles définies par leur contrat de travail.

4.23.2. Responsabilité pécuniaire.

Les militaires sont pécuniairement responsables en cas de faute personnelle détachable de l'exécution du service et ayant causé un préjudice matériel ⁽⁵⁷⁾. Le montant de l'imputation découlant de la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire ne peut dépasser la valeur de ce préjudice.

La responsabilité pécuniaire du personnel civil peut être mise en jeu en application des dispositions contractuelles qui le lient au cercle.

4.23.3. Responsabilité pénale.

Elle n'est pas exclusive de l'une ou l'autre des sanctions précédemment décrites et peut s'exercer dans tous les cas de manœuvres frauduleuses ayant causé ou ayant eu pour but de causer un préjudice matériel au cercle.

5. Fonctionnement.

5.1. Règles de fonctionnement.

Sous réserve de l'aide qui leur est apportée conformément aux dispositions de la présente instruction, les cercles, organismes à vocation sociale et culturelle sans but lucratif, font face, avec leurs ressources propres, à leurs dépenses de fonctionnement courant.

Les recettes et les dépenses des cercles, pour l'ensemble de leurs activités, sont suivies dans une comptabilité unique : il est tenu une seule caisse et ouvert un seul compte postal ou, exceptionnellement, bancaire.

La gestion différenciée que peut exiger chacune des activités, selon sa nature et son importance, n'exclut en effet en aucune manière, l'unité de responsabilité, de comptabilité et de caisse au sein de chaque cercle.

Chaque organisme doit, par ailleurs, constituer :

• un fonds d'amortissement 31.4 ;

• un fonds d'investissement 31.5 ;

• un fonds d'indemnisation des salariés privés d'emploi 31.6.

Les dispositions prises par le conseil d'administration pour l'application du présent article doivent figurer dans les règlements particuliers de chaque activité.

5.2. LOCAUX ET MATERIELS.

5.2.1. Locaux.

5.2.2. Matériels et moyens divers.

5.2.3. Sécurité et contrats d'assurance.

5.2.4. Bâtiments du domaine de l'Etat.

Les cercles sont installés en principe dans des bâtiments du domaine de l'Etat. Aucun loyer n'est dû pour cette occupation.

Les dépenses relatives aux travaux d'aménagement et à l'entretien des locaux sont réglées selon les modalités définies ci-après (§ 22.3.).

5.2.5. Autres bâtiments.

A défaut de bâtiments militaires disponibles ou en cas d'impossibilité majeure, les cercles peuvent être installés ⁽⁵⁸⁾

• à l'Etat ;

• à des collectivités locales ;

• à des particuliers.

Dans ces deux derniers cas, les locaux sont pris à bail dans les conditions suivantes :

• les cercles d'officiers et les cercles mixtes passent eux-mêmes leurs baux, éventuellement avec le concours du service du génie ;

• les baux des cercles de sous-officiers sont passés par le service du génie ; les frais de location sont à la charge de l'Etat.

5.2.6. Aménagement et entretien des locaux.

Les travaux d'aménagement, d'amélioration ou d'extension sont à la charge du cercle. Ils ne sont exécutés en principe qu'avec l'accord préalable du service du génie s'il s'agit d'un immeuble de l'Etat, ou du bailleur s'il s'agit d'un immeuble loué.

L'entretien locatif des cercles est assuré :

• par le corps support pour les cercles mixtes et les cercles de sous-officiers des corps de troupe et des écoles ;

• par les cercles eux-mêmes dans les autres cas (cercles de garnison de sous-officiers ou mixtes et cercles d'officiers en général). Dans la mesure où il l'estime nécessaire, le commandant de CMD peut prononcer le rattachement d'un cercle de garnison à un corps support. Dans ce cas, le budget de fonctionnement de ce corps pourra être amené à participer aux frais de l'entretien locatif du cercle.

Tous les autres travaux sont à la charge du service du génie s'il s'agit d'un immeuble de l'Etat, ou du bailleur s'il s'agit d'un immeuble loué.

5.2.7. Énergie, eau.

Les dépenses relatives aux fournitures d'énergie et d'eau incombent normalement aux cercles.

Toutefois, pour tenir compte des sujétions de service imposées aux cadres, ces dépenses peuvent faire l'objet d'une subvention annuelle accordée par le commandant organique (11), sur les crédits du budget de fonctionnement.

5.2.8. Mise à disposition.

Les matériels d'équipement courant et d'ameublement des cercles peuvent provenir ⁽⁵⁹⁾ :

• de la dévolution des matériels et mobiliers de cercles dissous ;

• d'excédents réalisés à l'occasion de modifications d'activités d'autres cercles ;

• de prêts du commissariat de l'armée de terre, sur proposition du directeur du commissariat, pour faire face à des charges ponctuelles et limitées dans le temps ;

• d'achats dans le commerce réglés sur les ressources du cercle qui peut bénéficier, le cas échéant, de subventions ou d'avances remboursables du fonds non ministériel d'entraide. Les dépenses concernant l'achat de matériels en complément de dotation, l'entretien et le renouvellement de ces matériels sont à la charge du cercle (fonds d'amortissement ou fonds d'investissement) ;

• de la location, lorsque l'ameublement et le matériel d'exploitation se trouvent dans un immeuble loué par le cercle ; les frais supplémentaires se rapportant à la location de ces matériels sont à la charge du cercle.

Les gros matériels, et notamment ceux qui sont spécifiques à l'activité « restauration », sont généralement fournis, installés et renouvelés par l'Etat. Lorsque les cercles, dans le cadre d'une amélioration, souhaitent financer et installer de tels matériels, ils doivent obligatoirement en confier la maîtrise d'œuvre aux services compétents (génie, commissariat de l'armée de terre).

Les moyens en véhicules nécessaires au fonctionnement du cercle sont prévus au tableau d'effectifs et de dotations du cercle.

Ces véhicules sont soutenus par le corps support qui fournit le carburant nécessaire.

5.2.9. Cessions et ventes.

Lorsque, par suite de modifications d'activités ou pour tout autre motif, des matériels ou mobiliers sont excédentaires par rapport aux besoins du cercle, les dispositions suivantes sont appliquées :

• s'ils proviennent de prêts ou d'attributions, ils sont reversés au service attributaire ;

• s'ils proviennent d'une dévolution antérieure ou s'ils ont été réalisés par le cercle sur ses ressources, ils peuvent être dévolus ou cédés à des organismes analogues ou vendus dans le commerce local, après délibération du conseil d'administration, et le cas échéant, pour les ouvrages et documents des fonds historiques de la bibliothèque, après consultation du service historique de l'armée de terre.

Le produit des ventes ou des cessions est attribué au cercle qui le porte en recettes dans la comptabilité.

5.2.10. Réforme.

Lorsque l'état des matériels et mobiliers justifie leur réforme, le conseil d'administration prend sur avis de la commission d'activité, les dispositions suivantes :

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers attribués par l'Etat, il propose le reversement dans le magasin du service pourvoyeur. La réforme est prononcée à la diligence de ce service ;

• s'il s'agit de matériels ou de mobiliers appartenant au cercle ou provenant d'une dévolution antérieure, il prononce la réforme et fixe la destination à donner aux objets réformés (destruction ou vente) ;

• s'il s'agit d'ouvrages des fonds historiques, et particulièrement d'ouvrages anciens, le service historique de l'armée de terre est informé des propositions de réforme et fixe la destination des ouvrages réformés.

5.2.11. Mesures de sécurité.

Le vice-président propose au conseil d'administration les mesures destinées à assurer la sécurité des locaux où est admis le public ⁽⁶⁰⁾ et contracte une assurance (de préférence multirisques) selon les modalités définies ci-après.

5.2.12. Assurances.

5.2.12.1. Incendie.

Les cercles doivent conclure un contrat d'assurance les garantissant contre les risques suivants :

• dommages causés :

  • aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'Etat ;

  • aux objets mobiliers et articles dont ils sont propriétaires ou qui sont mis à leur disposition par des tiers ;

  • aux objets de toutes sortes appartenant à des personnes privées dont ils peuvent être dépositaires du fait de leurs activités (vestiaire, etc.) ;

• recours des tiers ou voisins relatifs à ces dommages ;

• risques locatifs, lorsque les cercles occupent des locaux ne relevant pas du domaine de l'Etat.

5.2.12.2. Responsabilité civile.

1. Cas général.

Le contrat annuel doit assurer la couverture des risques à concurrence d'un montant limité, mais qui ne peut être inférieur à 5,9 millions de francs (valeur 1991) pour :

• tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents pouvant être imputés aux cercles (y compris ceux d'intoxication alimentaire) et causés par le personnel qu'ils emploient, les matériels qu'ils utilisent, les locaux ou immeubles qu'ils occupent et les activités pratiquées ;

• toutes les victimes, qu'elles soient ou non protégées par des statuts particuliers.

2 Manifestations organisées dans les locaux des cercles.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion de manifestations doivent être couverts par une assurance complémentaire, adaptée au type de manifestation en cause et conclue pour sa durée. Le montant de la prime est prélevé sur le bénéfice de la manifestation ou pris en charge par les organisateurs.

5.2.12.3. Vol.

Dans la mesure où le contrat comporte une clause le garantissant contre les risques de vol, doit être prévue la couverture de tous les dommages susceptibles de résulter de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux sur les biens propres du cercle et sur ceux dont la garde lui a été confiée.

Les clauses types devant obligatoirement figurer dans le contrat, mises à part les garanties définies ci-dessus, sont indiquées en annexe II.2.

Ne doivent pas être pris en compte par le contrat d'assurance :

• les appareils à jeux et appareils distributeurs de denrées et boissons pris en location qui sont assurés par le propriétaire ;

• les articles placés en dépôt-vente qui demeurent sous la responsabilité du déposant.

Ces dispositions doivent figurer dans les contrats liant le cercle aux propriétaires des appareils ou des articles placés en dépôt-vente.

5.3. RESSOURCES.

5.3.1. Origine des ressources.

Les ressources des cercles ont une double origine selon qu'elles résultent :

• de l'encaissement de recettes provenant de leur propre fonctionnement ;

• des fonds d'entraide ou de dons, legs ou libéralités.

5.3.2. Avoir en deniers.

L'avoir en deniers des cercles est constitué par l'avoir en caisse (numéraire et valeurs de caisse), les fonds déposés au centre de chèques postaux ou à la banque, ainsi que ceux placés au titre de placements divers.

5.3.3. Fonds d'entraide des cercles.

Dans le but d'aider les cercles, de faciliter l'établissement de ceux nouvellement créés ou de favoriser les améliorations à apporter aux cercles existants, il est institué :

• des fonds non ministériels d'entraide dans chaque circonscription militaire de défense ou territoire :

  • le fonds non ministériel d'entraide des cercles d'officiers et des cercles mixtes ;

  • le fonds non ministériel d'entraide des cercles de sous-officiers ;

• des fonds ministériels d'entraide à l'échelon central :

  • le fonds ministériel d'entraide des cercles d'officiers et des cercles mixtes ;

  • le fonds ministériel d'entraide des cercles de sous-officiers.

5.3.4. Fonds non ministériels d'entraide.

(Modifié : 1^er mod.)

5.3.5. Fonds ministériels d'entraide.

(Modifié : 1^er mod.)

5.3.6. Ressources internes.

Elles concernent essentiellement les recettes provenant :

• des cotisations versées par les membres Article 10 ;

• de la vente des tickets de repas aux usagers 33.1.2 ;

• de la vente des consommations dont le prix et la marge bénéficiaire sont fixés par le conseil d'administration ;

• des redevances versées par les bénéficiaires de certaines activités à titre de participation aux frais (chambres de passage, tennis, piscine, etc.) ;

• des recettes de spectacles, fêtes et manifestations diverses autorisées par le commandement ;

• des recettes provenant des cessions ou des ventes de matériels, effectuées dans les conditions fixées à l'article 23 de la présente instruction ;

• de la location de salles à des associations ou groupes ayant un caractère militaire.

5.3.7. Ressources externes.

Elles peuvent avoir diverses origines :

• allocations versées, pour les repas pris par les aspirants PDL, les scientifiques du contingent, les sous-officiers PDL et éventuellement les militaires du rang (autres que caporaux-chefs à solde mensuelle) employés par le cercle :

  • par la formation ayant ces militaires en compte : la somme versée est égale à la prime d'alimentation troupe augmentée des suppléments de prime et pour les aspirants, scientifiques du contingent et sous-officiers PDL, des surprimes correspondantes ;

  • le cas échéant, par le fonds de compensation non ministériel d'alimentation, en métropole, après avis des commandants organiques et décision du directeur local du commissariat de l'armée de terre ; hors métropole, sur décision des autorités visées en renvoi (11), après avis du directeur local du commissariat de l'armée de terre ;

• subventions accordées au titre du budget de l'action sociale des armées :

  • pour les repas servis aux usagers dont l'indice de rémunération est au plus égal à celui fixé par le ministre, ou percevant une rémunération brute mensuelle au plus égale au traitement brut afférent à cet indice, augmenté de l'indemnité de résidence de la dernière zone ⁽⁶¹⁾ ; ces primes sont perçues en fin de mois sur un état de perception, imprimé N° 135/13 ;

  • pour les repas servis au personnel civil du ministère de la défense autorisé ⁽⁶²⁾ à prendre ses repas dans un cercle aux taux prévus pour cette catégorie d'ayant droit ⁽⁶³⁾ ;

  • indemnités pour charges aéronautiques ⁽⁶⁴⁾ ;

  • dotation budgétaire représentant la participation aux dépenses de chauffage et d'éclairage des locaux réservés à l'activité « restauration » ;

  • allocations ou avances provenant du fonds non ministériel d'entraide des cercles et attribuées par le commandant de CMD (11) Article 28 ;

  • libéralités, dons ou legs exempts de conditions, de charges ou d'affectations immobilières, dont l'acceptation doit être soumise à l'avis préalable du commissaire chargé de la surveillance administrative du cercle et à la décision du conseil d'administration ;

  • avantages accordés aux bibliothèques de garnison ⁽⁶⁵⁾.

5.3.8. Compte courant postal ou compte bancaire.

Les cercles disposent obligatoirement d'un compte courant postal unique. Dans les départements et territoires d'outre-mer et à l'étranger, s'il n'existe pas de centre de chèques postaux, le compte courant du cercle peut être ouvert auprès des services du Trésor français ou, exceptionnellement, dans une banque.

L'ouverture ou la clôture du compte courant postal et les opérations effectuées sur ce compte sont réalisées selon les modalités fixées par l'annexe III.1.

5.3.9. Placements de fonds.

Un certain nombre de placements peuvent être effectués auprès d'organismes de l'Etat ou placés sous la tutelle de l'Etat, sur décision du conseil d'administration et sous la responsabilité du président du conseil d'administration.

L'annexe III.2 précise les conditions dans lesquelles de tels placements peuvent être effectués.

5.3.10. Sécurité des fonds et des recettes.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds (système de garde et/ou dispositif d'alerte électronique) sont élaborées par le vice-président du conseil d'administration du cercle qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent préciser :

• le montant maximum ⁽⁶⁶⁾ :

  • des fonds que le gérant est autorisé à conserver dans son coffre-fort ;

  • des sommes que le gérant peut laisser à la disposition des responsables des activités ;

• les mesures à prendre pour mettre en sûreté les recettes journalières encaissées par les responsables d'une ou plusieurs activités (restauration, hôtellerie, bar, bibliothèque, etc.).

Elles sont incluses dans les mesures de sécurité à appliquer par le personnel participant à la surveillance du casernement et à la sécurité des installations ANNEXE III.5.

5.3.11. Fonds d'intervention.

Les fonds d'intervention mis à la disposition de certaines autorités militaires dans les conditions précisées par l' instruction 1665 /DEF/DCCAT/AG/CT du 19 décembre 1991 (BOC, p. 4441) peuvent être comptabilisés par le cercle sur un compte intitulé « fonds d'intervention ».

5.3.12. Ressources.

Les ressources des fonds non ministériels d'entraide proviennent :

• du versement mensuel par chacun des cercles ⁽⁶⁷⁾ d'une quote-part déterminée à l'aide d'un pourcentage ⁽⁶⁸⁾ des recettes encaissées par chacun d'eux au titre de ses diverses activités ⁽⁶⁹⁾ ;

• du versement mensuel par chacun des cercles d'une quote-part ⁽⁷⁰⁾ de la cotisation payée par les membres ;

• des apports en deniers provenant de la dévolution des biens des cercles dissous ;

• du produit de la vente dans le commerce local des matériels réformés ou excédentaires provenant des cercles dissous ;

• des libéralités, dons et legs après autorisation du commandant de CMD (11) ;

• des allocations accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur le fonds ministériel d'entraide (des cercles d'officiers et des cercles mixtes, ou des cercles de sous-officiers selon le cas) ;

• du remboursement par les organismes des avances qui leur ont été consenties.

5.3.13. Fonctionnement.

Les fonds non ministériels d'entraide détenus et comptabilisés par le centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) ⁽⁷¹⁾ sont tenus à la disposition du commandant de CMD (11). Cette autorité décide, après consultation du directeur du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense ou du territoire, de leur emploi.

L'aide apportée aux cercles par les fonds non ministériels d'entraide doit répondre à un besoin réel.

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables) peuvent être formulées par le commandant organique :

• au moment de la création d'un cercle 5.5 ;

• lors de l'élaboration du programme d'emploi des ressources du cercle 3.1 ;

• exceptionnellement, en cours d'année, pour faire face à des situations imprévisibles. Le dossier qui appuie cette demande est constitué d'un exemplaire de la dernière situation mensuelle de gestion et d'une étude détaillée effectuée par le conseil d'administration. Il est transmis aux autorités administratives et hiérarchiques dans les mêmes conditions que les demandes d'allocations planifiées.

En outre, les ressources des fonds non ministériels d'entraide des cercles peuvent, sur décision du commandant de la CMD (11) et après avis du directeur du CAT en CMD, participer au financement des dépenses occasionnées par les actions de promotion, de cohésion ou par des invitations ⁽⁷²⁾ de personnalités civiles et/ou militaires.

Les décisions d'attribution d'allocations ou d'avances remboursables doivent toujours être motivées. Dans le cas d'une avance remboursable, la décision précise les conditions et délais de remboursement.

Le directeur local du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense doit être consulté préalablement à toute décision d'attribution d'une allocation (ou d'une avance remboursable) ou d'une mise à la charge du fonds non ministériel d'entraide de dettes qui n'ont pu être réglées sur l'avoir d'un cercle dissous.

Lorsque le commandant du CMD (11) estime devoir passer outre à l'avis restrictif ou défavorable du directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD, il rend compte de la décision qu'il a prise au ministre (état-major de l'armée de terre) ; la décision en cause ainsi que l'avis émis sont adressés en copie à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, par le directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD, après exécution. Cette procédure exceptionnelle n'est appliquée que lorsque l'avis restrictif ou défavorable du directeur du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense porte sur la régularité de l'allocation envisagée.

Si, après dissolution d'un cercle, les opérations de liquidation des comptes font apparaître des dettes qui ne peuvent être entièrement payées sur son avoir, le règlement de ces dettes doit être effectué sur l'avoir du fonds non ministériel d'entraide auquel le cercle dissous cotisait.

5.3.14. Ressources.

Les ressources des fonds ministériels d'entraide proviennent :

• du versement mensuel d'un pourcentage ⁽⁷³⁾ des ressources encaissées par les fonds non ministériels d'entraide ;

• d'un pourcentage fixé à vingt pour 100 (20 p. 100) des sommes provenant de la liquidation des biens et de l'avoir des cercles dissous ;

• des libéralités, dons et legs après autorisation du ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

5.3.15. Fonctionnement.

Les fonds ministériels d'entraide sont détenus et comptabilisés par un centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) désigné par le ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

Les demandes d'allocations (ou d'avances remboursables), établies par le commandant de CMD, revêtues de l'avis du directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD, sont adressées à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale).

Ces demandes doivent comporter toutes indications et justifications concernant l'objet de l'allocation sollicitée et mentionner la participation éventuelle du fonds non ministériel d'entraide des cercles au financement de l'opération pour laquelle la demande est établie.

Les allocations accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur les fonds ministériels d'entraide sont toujours versées au profit d'un fonds non ministériel d'entraide des cercles d'officiers et des cercles mixtes ou des cercles de sous-officiers, selon le cas (exception faite pour les cercles ne cotisant pas à un fonds non ministériel d'entraide et auxquels les allocations sont versées directement).

Dans le cas d'une avance remboursable, la décision d'attribution fixe les conditions et délais de remboursement.

Des allocations ponctuelles peuvent être accordées par le ministre (état-major de l'armée de terre) sur les fonds ministériels d'entraide des cercles pour financer des dépenses occasionnées par les actions de promotion, de cohésion ou par des invitations (72 bis) de personnalités civiles et/ou militaires.

5.4. UTILISATION DES RESSOURCES.

5.4.1. Principes.

Les cercles doivent faire face, avec l'ensemble de leurs ressources, à leurs dépenses de fonctionnement, d'entretien courant et d'amélioration.

Ils doivent en outre constituer :

• un fonds d'amortissement ;

• un fonds d'investissement ;

• un fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi.

Ces fonds sont suivis dans des rubriques particulières ouvertes au registre des comptes.

L'unité de caisse et de comptabilité caractérisant chaque cercle n'est pas incompatible avec une gestion spécifique à chacune des activités de ce cercle.

5.4.2. Suivi de la gestion des ressources.

5.4.3. Dépenses.

(Modifié : 1^er mod.)

Les dépenses effectuées par les cercles doivent être en conformité avec la vocation sociale et culturelle de ces organismes.

5.4.4. Situation de gestion.

A la fin de chaque mois, le gérant du cercle renseigne une situation mensuelle de gestion, imprimé N° 135/7, établie en deux exemplaires, dont l'un est adressé au commissaire chargé de la surveillance administrative de l'organisme, et l'autre présenté à l'examen du président du conseil d'administration.

Ce document indique :

• l'avoir comptable (donné par la balance du registre-journal des recettes et des dépenses, imprimé N° 135/1). Cet avoir doit correspondre à l'avoir en caisse : numéraire et compte courant postal ou bancaire, compte de dépôt de fonds ;

• la valeur des stocks en marchandises, matières et objets de consommation, relevée dans les registres inventaires du magasin et de ses annexes ;

• les opérations à régulariser (dépenses engagées, dettes, recettes prévues non recouvrées) ;

• l'évolution du chiffre d'affaires et des bénéfices réalisés.

Les situations de gestion sont également présentées au conseil d'administration à chacune de ses réunions. En fonction des résultats le conseil d'administration décide des orientations à prendre en matière de gestion pour les diverses activités du cercle.

5.4.5. Fiches de gestion.

5.4.5.1. Fiche journalière de gestion.

Pour déterminer avec précision les recettes et les dépenses journalières, il est établi une fiche journalière de gestion, imprimé N° 135/8

Ce document tenu obligatoirement apporte des informations précises en matière d'effectifs et de composition de menus ; il développe, dans un bilan de fin de journée, le volume des recettes et des dépenses.

Il permet en outre de donner des indications utiles en matière de valeur des vivres utilisés par repas servi, tant pour la journée considérée qu'au niveau du cumul pour le mois en cours.

5.4.5.2. Fiche de gestion pour repas spéciaux.

Les repas spéciaux sont soumis à la taxe sur le chiffre d'affaires.

Afin de déterminer leurs coûts et de faire payer aux bénéficiaires le prix de cette prestation le gérant du cercle établit une fiche, imprimé N° 135/9

5.4.6. Etablissement du programme d'emploi des ressources (PER).

A la fin de chaque année, il est établi un PER du cercle pour l'année suivante. Ce programme (imprimé N° 135/20) établi en trois exemplaires revêt un caractère pluriannuel pour les réalisations importantes.

Il s'agit d'un état prévisionnel des recettes et des dépenses qui doit constituer le « plan d'action » du conseil d'administration de chaque organisme. Il comporte à cet effet toutes indications relatives à la gestion (améliorations, remplacement de matériels arrivés à limite d'usage, réalisation de nouveaux matériels, création de nouvelles activités) ; les dépenses correspondantes sont chiffrées.

Deux exemplaires, revêtus de l'avis de l'autorité de tutelle (pour les cercles de corps de troupe), sont adressés à l'autorité unique de tutelle (AUT) (par l'intermédiaire du commissariat de rattachement lorsqu'il existe) pour avis. Le dossier est ensuite transmis à la direction locale du commissariat de l'armée de terre (DICAT) en CMD pour examen.

Si le cercle ne sollicite aucune aide sur le fonds non ministériel d'entraide, le programme, une fois approuvé, est renvoyé directement à l'organisme par la direction locale du commissariat de l'armée de terre en CMD.

Si une aide du fonds non ministériel d'entraide est demandée sous forme d'allocation ou d'avance remboursable 28.2, la direction locale du commissariat de l'armée de terre en CMD étudie le bien-fondé de cette demande sur la base de la situation mensuelle de gestion ⁽⁷⁴⁾ établie au titre du dernier mois de l'année et de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses pour l'année à venir. Un exemplaire du PER est transmis, avec son avis ⁽⁷⁵⁾ et ses propositions quant à l'allocation à accorder, au commandant de CMD (11), pour décision.

5.4.7. Fonds d'amortissement.

Le fonds d'amortissement est destiné à supporter les dépenses effectuées pour l'entretien et le renouvellement de l'installation et des matériels. Il est constitué progressivement à partir des excédents de recettes. La méthode du calcul de l'amortissement des matériels est décrite en annexe III.4.

5.4.8. Fonds d'investissement.

Le fonds d'investissement est destiné à couvrir les dépenses d'amélioration, d'extension et l'achat de matériels nouveaux. Comme le fonds d'amortissement, il est constitué progressivement à partir des excédents de recettes. Son importance est déterminée par le conseil d'administration en tenant compte des améliorations et extensions inscrites au PER.

Le fonds d'investissement fait également recette des allocations éventuellement accordées par le commandant de CMD (11).

5.4.9. Fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi.

Ce fonds est destiné à régler les indemnités de licenciement du personnel civil (gérant, personnel d'exploitation) embauché par le cercle. Les modalités d'attribution de ces indemnités sont définies en annexe II.3.

5.4.10. Engagement des dépenses.

5.4.10.1. A l'initiative du gérant.

Sous le contrôle du vice-président du conseil d'administration, le gérant engage toutes les dépenses de fonctionnement courant, et notamment :

• achats des denrées et boissons ;

• frais de correspondance, achat de produits d'entretien, etc. ;

• salaires du personnel civil embauché par le cercle et charges sociales s'y rapportant, conformément aux décisions prises par le conseil d'administration ;

• taxes et impôts divers ANNEXE VI.2, primes d'assurance.

5.4.10.2. Après délibération du conseil d'administration.

5.4.10.2.1. Dépenses d'installation et d'équipement.

Installation, amélioration et décoration des locaux du cercle.

Achat ou location ⁽⁷⁶⁾, entretien et remplacement du matériel nécessaire au fonctionnement des diverses activités.

5.4.10.2.2. Subventions et allocations diverses.

Subventions et participations diverses : participation à des œuvres d'entraide et de solidarité intéressant le milieu militaire, relations entre le corps et les associations des anciens combattants, etc.

Gratifications au personnel (en tenant compte de la réglementation fiscale en vigueur).

Allocation accordée au président des sous-officiers.

5.4.10.2.3. Autres dépenses.

Les dépenses occasionnées par les actions de promotion ou de cohésion peuvent être couvertes par les cercles ou les fonds non ministériels d'entraide des cercles ⁽⁷⁷⁾.

5.4.11. Procédure des achats.

5.4.11.1. Commandes.

Les achats de marchandises ou de matériels résultent des commandes ⁽⁷⁸⁾ passées conformément aux dispositions de l'article 19.2 de la présente instruction.

Les commandes peuvent être passées par lettre, par téléphone ou par contacts directs avec les fournisseurs ⁽⁷⁹⁾.

5.4.11.2. Livraison.

La livraison représente l'opération essentielle : elle déclenche le processus comptable.

Pour toute livraison de marchandises ou de matériels réalisés dans le commerce, le gérant établit un bulletin de réception ⁽⁸⁰⁾ qu'il peut signer, soit en vertu d'une délégation écrite accordée par le vice-président du conseil d'administration du cercle, soit occasionnellement en l'absence de celui-ci.

Selon le cas, le gérant doit prendre immédiatement en compte :

• à l'inventaire particulier des objets, denrées et boissons en magasin (imprimé N° 135/6) les marchandises reçues ;

• à l'inventaire général des matériels (imprimé N° 135/5) les matériels d'équipement du cercle.

En outre, un bulletin de réception est également établi pour toute marchandise et tout matériel remis gratuitement par les fournisseurs. Ces marchandises et matériels sont alors pris en compte dans les conditions définies ci-dessus.

5.4.12. Procédure des paiements.

5.4.12.1. Procédures habituelles.

Les paiements sont effectués par chèques ou par titres de paiement signés par le gérant et contresignés par le vice-président du conseil d'administration du cercle.

Les conditions d'établissement des chèques sont décrites en annexe III.1.

Le gérant conserve dans son coffre-fort tous les carnets de chèques (vierges ou non) et les souches des chéquiers ⁽⁸¹⁾.

5.4.12.2. Prélèvement automatique.

La procédure par prélèvement automatique peut être utilisée pour le paiement des factures émises par les services ou organismes publics.

Toutefois, certaines garanties doivent être exigées des créanciers, notamment :

• un délai de dix jours minimum entre la date de production de la facture et celle du retrait ;

• la possibilité de s'opposer au retrait en cas d'erreur manifeste ;

• la possibilité de résilier l'autorisation à tout moment.

5.4.12.3. Paiements en numéraire.

Les menues dépenses sont payées en numéraire par le gérant au moyen du fonds de trésorerie dont le montant doit être rigoureusement adapté aux dépenses pour lesquelles il est institué, et dont le plafond est fixé et révisé par décision du conseil d'administration sur proposition de son vice-président.

5.4.12.4. Délais de paiement.

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l'article 41 de la loi n^o 73-1193 du 27 décembre 1973 (n.i. BO ; JO du 30, p. 14139), le paiement par des entreprises commerciales de leurs achats de produits alimentaires périssables ne doit pas excéder un délai de trente jours suivant la fin du mois de livraison.

En conséquence, l'attention des autorités exerçant la surveillance du fonctionnement du cercle est appelée sur ces dispositions. Il leur appartient de veiller à ce que le règlement des factures afférentes à la fourniture des produits en cause soit effectué le plus rapidement possible et sans dépasser le délai prévu.

5.5. PROCEDURES DES VENTES.

5.5.1. Activités.

5.5.2.

Rédaction réservée(Réservé.)

5.5.3. Restauration.

5.5.3.1. Tarifs des repas.

Les tarifs des repas sont fixés, pour chaque catégorie d'ayants droit, de telle sorte qu'ils ne constituent en aucun cas une charge supplémentaire pour l'Etat ou pour les autres catégories d'ayants droit. Ils doivent donc être établis en fonction :

• de la nécessité, pour l'activité « restauration » de couvrir toutes ses dépenses (approvisionnement, rémunération du personnel, chauffage, éclairage, eau, entretien, etc.) au moyen de ses ressources propres ;

• de l'aide financière apportée par l'Etat pour l'alimentation de certaines catégories d'ayants droit Article 25 ;

• des charges particulières qui frappent les repas pris par certaines catégories d'ayants droit ANNEXE VI.1, § IV) ;

• de la nécessité de constituer un fonds d'amortissement des matériels 31.4 et ANNEXE III.4, un fonds d'investissement 31.5 et un fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi 31.6.

Les tarifs des repas sont déterminés en conseil d'administration sur la base du prix de revient moyen du repas ANNEXE IV.1.

Lorsque le même service (menu, choix des plats, mode de distribution, confort, etc.) est proposé à tous les consommateurs sans distinction de grade, différents tarifs sont appliqués concernant :

• le personnel en activité de service :

  • ouvrant droit à la subvention au titre du budget de l'action sociale des armées ⁽⁸²⁾ ;

  • n'ouvrant pas droit à cette subvention ;

• les autres usagers : ceux-ci acquittent les prestations de l'activité « restauration » selon des tarifs ⁽⁸³⁾ tenant compte des charges supplémentaires que ces usagers peuvent entraîner pour cette activité, notamment sur le plan de la fiscalité.

Le tableau ci-après précise les conditions d'accès à l'activité restauration ainsi que les tarifs qui doivent être appliqués.

Catégorie personnel.	Cercle (1).	Prime ASA (3).	TVA.	Adhés.
I. Militaires d'active.
11. Pendant les périodes de service. 12. En dehors des périodes de service. 13. En mission.	O, SO, M (2) O, SO, M (2) O, SO, M (2)	X
II. Militaires des réserves en dehors des périodes de convocation, militaires retraités et conjoints survivants non remariés.	O, SO, M (2)		X	X
III. Personnel civil de la défense en activité. 31. Pendant les périodes de service.
311. Catégories A et B. 312. Autres catégories. 32. En mission, toutes catégories.	O, M. M, SO O, SO, M (2)	X X
331. Catégories A et B. 332. Autres catégories.	O, M. Aucun.		X	X
IV. Autres usagers.
41. Famille des membres (enfant et conjoint) 42. Bénéficiaires de repas spéciaux. 43. Invités, accompagnant un membre.	O, SO, M (2) O, SO, M (2) O, SO, M (2)		X X X
(1) O = cercle officiers ; SO = cercle sous-officiers ; M = cercle mixtes. (2) Selon le rang du consommateur, les structures d'accueil existantes et les circonstances. (3) Selon l'indice de rémunération. Cf. instruction 3928 /DEF/ASA/DDA/AG/2 du 10 mai 1976 (BOC, p. 2205) modifiée.

 

5.5.3.2. Tickets de repas.

5.5.3.2.1. Etablissement des tickets.

Des tickets de couleurs différentes ⁽⁸⁴⁾, mentionnant le nom du cercle et le prix du repas, sont établis pour chaque prestation offerte par l'activité restauration (petit déjeuner, déjeuner, dîner, boisson courante, supplément, repas du dimanche et des jours fériés, etc.) et par catégorie d'ayants droit lorsque les tarifs appliqués le justifient.

5.5.3.2.2. Dissolution et conservation des tickets.

Les tickets de repas et de suppléments aux repas, lorsqu'ils sont imprimés avant la vente, sont remis au gérant par le vice-président du conseil d'administration contre reçu émargé. Ils sont placés dans le coffre-fort du cercle.

Ils sont délivrés par le gérant à titre onéreux aux ayants droit (cf. tableau ci-dessus) et remis par le consommateur au personnel de service.

A l'issue de chaque repas, les tickets remis au personnel de service par les membres du cercle sont datés, groupés en liasses, dénaturés et conservés par le gérant jusqu'à vérification du carnet d'enregistrement (décrit ci-après) par le vice-président du conseil d'administration : ce dernier détruit alors les liasses.

5.5.3.2.3. Comptabilité des tickets.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas, imprimé N° 135/12, indique notamment pour chaque journée :

• le nombre et la valeur des tickets vendus et des tickets remboursés aux consommateurs. Le montant de la recette (valeur globale des tickets vendus) et de la dépense (valeur globale des tickets remboursés) est inscrit quotidiennement au registre-journal des recettes et des dépenses (imprimé N° 135-1) ;

• le nombre et la valeur des tickets consommés, c'est-à-dire remis au personnel de service par les consommateurs ainsi que le nombre de subventions auquel peut prétendre le cercle.

Le carnet d'enregistrement des tickets de repas, tenu sur un registre formé de doubles feuillets dont l'un est détachable, est arrêté le dernier jour du mois. Les duplicata sont adressés, avec les documents comptables de la période correspondante, au commissaire chargé de la vérification des comptes du cercle.

5.5.3.3. Cartes de repas.

5.5.3.3.1. Principes.

Lorsque l'importance de la prestation à assurer le justifie, et quel que soit le mode de distribution des repas (service à table ou libre service), le système basé sur l'utilisation de tickets de repas peut être remplacé par un système comportant l'utilisation :

• de cartes de repas de couleurs différentes, représentant une valeur fixe ou variable, rechargeables ou non ;

• d'une caisse enregistreuse programmable.

La caisse enregistreuse, placé en fin de chaîne de distribution, doit permettre :

• d'enregistrement sur une bande la qualité de l'usager ⁽⁸⁵⁾ et les plats qu'il a choisis ⁽⁸⁶⁾, ainsi que la date de consommation et l'identification (midi ou soir) des repas ;

• de débiter la carte de l'usager de la somme à régler avec indication de la date du débit ou d'un numéro d'ordre ⁽⁸⁷⁾. Lorsqu'il s'agit d'une carte magnétique, l'usager reçoit un ticket facture à chaque repas.

Les cadres militaires PDL et les militaires du rang sont dotés d'une carte spéciale.

5.5.3.3.2. Distribution et conservation des cartes.

Les cartes de repas sont remises au gérant par le vice-président du conseil dans les mêmes conditions que les tickets 33.1.2.2. Elles sont placées dans le coffre-fort du cercle.

Les cartes non rechargeables, entièrement débitées, et restituées au cercle par l'usager ⁽⁸⁸⁾, sont classées par journées et par catégories. Elles sont conservées par le gérant, avec les bandes de la caisse enregistreuse, jusqu'à vérification du carnet d'enregistrement (décrit ci-après) par le vice-président du conseil d'administration : ce dernier détruit alors les cartes.

5.5.3.3.3. Comptabilité des cartes.

Le carnet d'enregistrement des cartes de repas, imprimé N° 135/12bis, indique notamment pour chaque journée :

• la valeur et éventuellement le nombre des cartes vendues ainsi que les sommes remboursées aux consommateurs. Le montant de la recette (valeur globale des cartes vendues) et de la dépense (total des sommes remboursées) est inscrit quotidiennement au registre-journal des recettes et des dépenses, imprimé N° 135/1 ;

• la recette enregistrée par la caisse automatique ;

• le nombre de repas servis, ainsi que le nombre de subventions auquel peut prétendre le cercle.

Le carnet d'enregistrement des cartes de repas, tenu sur un registre formé de doubles feuillets dont l'un est détachable, est arrêté le dernier jour du mois. Les duplicata sont adressés, avec les documents comptables de la période correspondante, au commissaire chargé de la surveillance administrative du cercle.

5.5.4. Bar.

5.5.4.1. Principes.

Chaque responsable de bar dispose pour assurer son service d'une avance en numéraire dont le montant est fixé par le conseil d'administration. Cette avance permet au responsable de bar de constituer le volant d'articles, dont la liste type est fixée par le gérant, nécessaires au fonctionnement normal du bar, et de disposer de monnaie suffisante.

5.5.4.2. Fonctionnement.

Le gérant remet à chaque responsable de bar l'avance en numéraire contre émargement du cahier des prises en charges successives, imprimé N° 135/27, propre au bar et constituant valeur de caisse (le montant de chaque avance n'est pas porté en dépense au registre-journal du cercle).

Chaque soir, le responsable dresse une feuille de recettes et de dépenses, imprimé N° 135/4 sur laquelle il inscrit au tableau I les quantités vendues ⁽⁸⁹⁾, au tableau II les menues dépenses qu'il aurait eu à effectuer (celles-ci devant être exceptionnelles). Il procède ensuite à l'arrêté et à la balance de ce document.

Puis il recomplète son volant de marchandises, selon la liste type, auprès du gérant du cercle contre remise de la somme correspondant au prix de vente des articles.

Le gérant inscrit en recettes au registre-journal, imprimé N° 135/1, le montant inscrit au tableau I de la feuille des recettes et des dépenses (montant qui a permis de recompléter le volant de marchandises) et en dépenses le montant inscrit au tableau II. Il délivre à chaque responsable de bar un état de cession, imprimé N° 135/28.

Le gérant doit contrôler en détail, au moins une fois par semaine, la consistance de l'avance consentie ; le vice-président du conseil d'administration, une fois par mois. Le résultat de ces contrôles est inscrit sur les registres ou documents réglementaires.

5.6. DEFICITS.

5.6.1. Constatation des déficits.

Les déficits de fonds, de marchandises ou de matériels sont immédiatement signalés ⁽⁹⁰⁾ à l'autorité de tutelle et au commissaire du corps ⁽⁹¹⁾ qui doit sur le champ :

• effectuer les vérifications de caisse, de comptabilité et les inventaires de marchandises et de matériels en vue de chiffrer le montant du déficit ;

• prescrire les opérations provisoires de régularisation à effectuer ;

• rapporter un procès-verbal ⁽⁹²⁾ relatant :

  • la date et les circonstances de son intervention ;

  • les causes constatées ou présumées du déficit ;

  • le montant du déficit ;

  • les régularisations provisoires prescrites ;

• transmettre ce procès-verbal à la DICAT en CMD de rattachement ⁽⁹³⁾ ;

• joindre un exemplaire de ce procès-verbal aux comptes de l'organisme.

Dans le cas d'une affaire résultant d'une faute personnelle détachable du service, quel qu'en soit le montant, ou consécutive à un vol ou à un détournement dont le montant ne relève pas des délégations consenties au commandant de CMD (11) pour un cercle de garnison, au commandant de la chaîne organique (11) pour les cercles de corps, d'arrondissement ou d'école, la DICAT en CMD (93) adresse, sans délai, un exemplaire de ce procès-verbal ⁽⁹⁴⁾ :

• au contrôle général des armées (contrôle central) ;

• à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale) ;

• au commandement de la CMD ou de la chaîne organique (11) ;

• à l'organisme concerné.

Dans les autres cas, une copie du procès-verbal est adressée à toutes les autorités énumérées ci-dessus, à l'exception du contrôle général des armées (contrôle central).

Si le déficit résulte d'un acte passible de poursuites judiciaires, le président du conseil d'administration doit immédiatement :

• demander à la gendarmerie de procéder à une enquête ;

• rendre compte à l'autorité exerçant le pouvoir de tutelle de tout acte de procédure judiciaire ;

• se constituer partie civile.

5.6.2. Mise en cause des responsabilités.

5.6.3. Recouvrement des sommes mises à charge.

La décision de mise à charge étant prise, le président du conseil d'administration doit poursuivre, au profit du cercle, le recouvrement des imputations prononcées.

En règle générale, ce recouvrement est poursuivi par voie amiable ; le débiteur se libère par versement volontaire au profit du cercle.

Les comptes du cercle sont régularisés définitivement dès que le recouvrement a été effectué ou lorsque toutes les voies de recouvrement (amiables ou contentieuses) se sont révélées infructueuses.

5.6.4. Enquête administrative.

Après établissement du procès-verbal visé à l'article 35 ci-dessus, le commissaire chargé de la vérification des comptes procède à une enquête administrative afin de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre en vue de garantir les recours ultérieurs du cercle.

A cet effet, le président du conseil d'administration adresse à l'autorité de tutelle ⁽⁹⁵⁾ un dossier comprenant :

• son rapport indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;

• un compte rendu établi par le vice-président du conseil d'administration du cercle ;

• un compte rendu établi par le gérant du cercle ;

• les explications écrites des autres personnels (militaires et civils) dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale pourrait être engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des constatations faites ;

• le procès-verbal de gendarmerie.

Ce dossier est ensuite transmis par l'autorité de tutelle à la direction locale du commissariat de l'armée de terre en CMD. Il comporte :

• l'avis de l'autorité de tutelle concernant les responsabilités encourues ;

• les propositions de cette même autorité sur les régularisations à envisager.

La direction locale du commissariat de l'armée de terre en CMD indique à son tour :

• les responsabilités à mettre en cause ;

• les régularisations définitives envisagées ;

• les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité pécuniaire est engagée.

Le dossier ainsi constitué est transmis au commandant du CMD ou de chaîne organique (11) qui le soumet avec son avis au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) pour décision, dans les cas déterminés au § 36.2 ci-dessous.

Lorsque l'affaire a été portée devant un tribunal, une copie intégrale du jugement devra compléter le dossier administratif déjà transmis.

5.6.5. Décision de mise à charge.

Quelles que soient les causes du déficit constaté (mauvaise gestion, vol, détournement, etc.) et sa nature (fonds, marchandises, matériels), seul le montant de ce déficit ⁽⁹⁶⁾ détermine l'autorité compétente pour prendre la décision de mise à charge :

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est inférieur ou égal à celui pour lequel le ministre ⁽⁹⁷⁾ est saisi, sont de la compétence du commandant de CMD ou de chaîne organique (11). Une copie de la décision prise doit être adressée au ministre (97) ;

• les affaires ayant entraîné un préjudice dont le montant est supérieur au seuil fixé par dépêche ministérielle, ainsi que celles qui présentent des difficultés particulières sont soumises au ministre (97). Les dossiers en cause doivent alors comporter les avis et propositions du commandant de CMD ou de chaîne organique (11).

Pour apprécier le montant du préjudice subi par le cercle, seule la valeur résiduelle du matériel doit être retenue.

Toute décision, qu'elle soit prise par lui-même ou par le ministre, est notifiée par le commandant de CMD ou de chaîne organique (11) à l'autorité de tutelle (à l'exception des cercles de garnison), au président du conseil d'administration du cercle et aux personnels à l'encontre desquels une décision de mise à charge est prononcée.

Une copie de cette décision est adressée au directeur local du commissariat de l'armée de terre en circonscription militaire de défense.

6. Comptabilité.

6.1. Documents d'administration générale.

Sous la responsabilité et le contrôle du président du conseil d'administration, le gérant du cercle tient les documents énumérés au présent article.

6.2. Documents et pièces comptables.

Le gérant du cercle est chargé de tenir :

• une comptabilité deniers, permettant d'établir en permanence la situation financière de l'organisme et de ses diverses activités ;

• une comptabilité matières visant :

  • d'une part, à la constatation de l'avoir en matériels, objets, ouvrages de bibliothèques, etc., appartenant au cercle ;

  • d'autre part, à la représentation des stocks de denrées et boissons destinés à la vente.

Le cercle utilise les documents et pièces comptables suivants :

Désignation	Imprimé	Référence (*)
A) Comptabilité deniers.
Registre-journal des recettes et des dépenses.	135/1	41
Registre des comptes.	135/2	41
Carnet de vérification de caisse.	135/3	41
Feuille de recettes et de dépenses.	135/4	41
Situation mensuelle de gestion.	135/7	31
Pièce de caisse.	—	31
B) Comptabilité matières.
Inventaire général des matériels.	135/5	32, 42
Registre-inventaire des marchandises.	135/6	32, 42
Carnet des emballages consignés.	135/11
Bulletin de réception.	135/21	32
C) Activité « restauration ».
Fiche journalière de gestion.	135/8	31
Fiche de gestion pour repas spéciaux.	135/9	31
Fiche de calcul du prix de revient moyen du repas	135/10	A.IV.1
Carnet d'enregistrement des tickets repas.	135/12	33
Carnet d'enregistrement des cartes de repas.	135/12 bis	33
Etat de perception des primes revenant au cercle au titre des subventions accordées par l'Etat.	135/13	41
Registre des visites des autorités chargées du contrôle des denrées.	135/14
D) Activité « bibliothèque ».
Registre des entrées.	135/15	42.A.II.5
Catalogue des publications périodiques.	135/16	42.A.II.5
Catalogue des fiches de prêt (ouvrages).	135/17	42.A.II.5
Catalogue des fiches de prêt (lecteurs).	135/18	42.A.II.5
Inventaire des ouvrages et du mobilier.	135/19	A.II.5
E) Divers.
Programme d'emploi des ressources.	135/20	31
(*) Articles de l'instruction. A = annexe de l'instruction.

 

Les dispositions concernant la tenue des documents sont précisées :

• soit dans la notice figurant en tête de chaque imprimé, pour les documents correspondant à un modèle général (cf. tableau ci-dessus) ;

• soit dans les instructions relatives à l'automatisation de la comptabilité des cercles, pour les documents correspondant à un modèle particulier ;

• soit dans une instruction relative à l'application du plan comptable en vigueur.

6.3. Plan comptable.

Le plan comptable commun aux activités des cercles établit une codification des comptes à tenir. Il est adapté aux conditions particulières de fonctionnement des organismes dans le but :

• de faciliter le suivi de gestion par activité au sein d'une comptabilité unique ;

• de préparer la tenue du registre des comptes.

A cet effet, le plan est articulé pour suivre dans des comptes distincts :

• les dépenses et recettes au titre des frais généraux (compte 1) ;

• les dépenses et recettes afférentes aux opérations diverses et au fonds d'indemnisation des travailleurs privés d'emploi (compte 2) ;

• les recettes et les dépenses du fonds d'amortissement (compte 3) et du fonds d'investissement (compte 4) ;

• les recettes et les dépenses de chacune des activités : « restauration » (compte 5), « hôtellerie » (compte 6), « bar » (compte 7), et les autres activités (comptes 8 et suivants).

  A l'intérieur de ces comptes, les recettes et dépenses sont classées par rubriques (ou sous-comptes).

  La liste et le contenu des comptes du plan comptable des cercles sont donnés à l'annexe III.3.

6.4. Comptabilité deniers.

Elle regroupe les recettes et les dépenses concernant l'ensemble des activités du cercle ; ces opérations sont inscrites ⁽⁹⁸⁾successivement sur les documents comptables suivants :

• le registre-journal des recettes et des dépenses, imprimé N° 135/1, composé d'un ensemble de doubles feuillets dont le duplicata est détachable ⁽⁹⁹⁾, permet l'inscription au jour le jour de toutes les opérations en deniers effectuées par l'organisme ;

• le registre des comptes, imprimé N° 135/2, formé d'un ensemble de folios réunis dans une reliure, est divisé en autant de comptes et de sous-comptes que nécessaire afin de permettre :

  • la ventilation méthodique des recettes et des dépenses par activités ;

  • l'individualisation des opérations effectuées sur le fonds d'amortissement et sur le fonds d'investissement ;

• le carnet de vérification de caisse, imprimé N° 135/3, est destiné à établir la situation de l'avoir en deniers de l'organisme, lors d'une vérification effectuée par une autorité qualifiée.

Dans le cadre de la comptabilité automatisée (logiciel SRL), les registres et carnets peuvent avoir des présentations qui diffèrent légèrement de la présentation traditionnelle.

Une comptabilité particulière est tenue par le responsable de chaque activité (barman, bibliothécaire, etc.) au titre de l'enregistrement des opérations comptables propres à cette activité. A cet effet sont portés sur une feuille de recettes et de dépenses, imprimé N° 135/4, l'avance en numéraire quotidiennement accordée au titre de fonds de trésorerie et les recettes perçues dans la journée, les paiements que le responsable de l'activité est autorisé à effectuer.

Ce dernier procède chaque soir à l'arrêté et à la balance de ce document, puis en verse le montant dans la caisse du cercle par le gérant du cercle au titre des subventions ⁽¹⁰⁰⁾ accordées à l'activité « restauration » sur le budget de l'action sociale des armées 25.2. Le gérant renseigne, à la fin de chaque mois, un état de perception des primes revenant au cercle au titre des subventions accordées par l'Etat, imprimé N° 135/13, certifié par le vice-président du conseil d'administration puis adressé au commissaire chargé de la vérification des comptes du cercle.

6.5. Comptabilité matières.

Elle permet de suivre les mouvements (entrées-sorties) (98) des matériels, articles ou produits alimentaires détenus par le cercle, au moyen de documents constitués d'un ensemble de fiches. Il s'agit :

• de l'inventaire général des matériels, imprimé N° 135/5 ;

• du registre-inventaire des marchandises, imprimé N° 135/6, propre à chaque activité ;

• des inventaires propres à l'activité « bibliothèque » ⁽¹⁰¹⁾ ;

• du registre des entrées, imprimé N° 135/15 ;

• du catalogue des publications périodiques, imprimé N° 135/16 ;

• du catalogue des fiches de prêt (« ouvrages » et « lecteurs »), imprimés N° 135/17 et N° 135/18.

6.6. Contrôle et vérification des comptes. Surveillance de l'administration.

6.7. Archives.

Les documents d'ordre administratif et comptable sont conservés et archivés dans les conditions prévues par l'instruction pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures des corps de troupe (34)

6.8. Répertoire-classeur.

Toutes les pièces relatives à l'administration du cercle sont classées par ordre chronologique et selon un numéro d'ordre annuel dans un répertoire-classeur.

Il s'agit notamment de :

• l'arrêté de création du cercle ;

• les décisions de création, de modification ou de dissolution d'activités ou de structures ;

• les directives ou instructions diverses ;

• les correspondances du chef de corps concernant le cercle ;

• les décisions de désignation du personnel de direction, de gestion et d'exploitation du cercle ;

• le règlement intérieur du cercle ;

• les contrats d'embauchage du personnel civil ainsi que toutes les décisions le concernant ;

• les contrats d'assurances souscrits et leurs avenants ;

• les contrats et marchés passés éventuellement avec les fournisseurs et leurs avenants ;

• les instructions et notes de service émanant du commissariat de l'armée de terre, ainsi qu'un exemplaire des feuilles de vérification et d'observations ;

• éventuellement les arrêtés de dissolution des organismes ayant généré le cercle ;

• etc.

Le répertoire-classeur est contrôlé par le président du conseil d'administration à son initiative.

6.9. Registre des délibérations.

Le registre des délibérations comporte, dans l'ordre chronologique, les procès-verbaux des différentes réunions ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration du cercle.

Il comporte également les comptes rendus des réunions des commissions d'activité lorsqu'il apparaît au responsable d'activité que ceux-ci doivent y figurer à raison des décisions prises.

Chaque procès-verbal ou compte rendu de réunion est signé par tous les membres du conseil d'administration ou de la commission d'activité.

Ce registre est ouvert par le gérant et contrôlé par le président du conseil d'administration, à son initiative.

6.10. Cahier de réclamations et de suggestions.

Il est tenu au moins un cahier de réclamations et suggestions par cercle. Lorsque l'importance des activités le justifie, il peut être tenu autant de registres de réclamations qu'il y a d'activités, le registre principal étant celui du cercle.

Sur ces cahiers, les membres du cercle inscrivent leurs réclamations et suggestions. Celles-ci sont obligatoirement signées par leur auteur. Le cahier est présenté par le gérant au conseil d'administration du cercle et à son président en temps opportun pour que le président du cercle ou le conseil d'administration puisse utilement l'exploiter.

Le ou les cahiers de réclamations et de suggestions sont, avant usage, cotés et paraphés par le président du conseil d'administration. Ils sont contrôlés à son initiative et présentés au conseil d'administration pour exploitation.

6.11. Contrôle et vérification des comptes.

Le contrôle et la vérification des comptes des cercles ont pour but de s'assurer de la réalité, de l'exactitude et de la conformité de toutes les opérations comptables conformément aux dispositions législatives et réglementaires.

Ces opérations doivent permettre d'établir la corrélation entre les existants réels et les écritures comptables. Les résultats sont portés sur les registres et documents réglementaires.

Elles doivent être effectuées inopinément, selon des périodicités bien définies, par les autorités désignées ci-après.

6.11.1. Contrôle interne des comptabilités.

Le contrôle interne de la comptabilité est exercée inopinément et personnellement par :

• le président du conseil d'administration, sur place, une fois par semestre (cf. § 15.2 supra) ;

• le vice-président du cercle, sur place, une fois par mois (cf. § 16.2.4 et 33.2.2 supra) ;

• le gérant, sur place, une fois par semaine (cf. § 19.2 et 33.2.2 supra).

Ces contrôles ne peuvent pas se cumuler entre eux ou avec un arrêté périodique de comptabilité.

Les anomalies constatées donnent lieu :

• soit à une rectification immédiate, lorsqu'il s'agit d'une erreur d'ordre comptable ;

• soit à la mise en œuvre de la procédure décrite à l'article 35 lorsqu'il y a fraude, détournement, perte ou déficit.

6.11.2. Vérification des comptes.

La vérification des comptes des cercles est effectuée, pour le compte du ministre de la défense, par le commissaire désigné à cet effet par le directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD ⁽¹⁰²⁾.

A ce titre, il reçoit copie :

• des décisions de création, de modification de structures ou d'activités, de dissolution du cercle ;

• des décisions du conseil d'administration concernant le fonctionnement du cercle ;

• du règlement du cercle ;

• des décisions du commandant de CMD (11) accordant des prêts, allocations ou secours sur les fonds d'entraide non ministériels des cercles ;

• des décisions d'attribution des avoirs des cercles dissous.

La vérification des comptes est faite :

• sur pièces, mensuellement, à partir des documents comptables adressés par le cercle ;

• sur place, de façon inopinée, au moins une fois par an. A cette occasion le commissaire vise tous les documents comptables après s'être assuré de l'existence des avoirs du cercle (vérification de caisse, recensements des matériels et des marchandises).

Le vice-président du conseil d'administration, ou son suppléant désigné par l'autorité de tutelle, doit assister aux vérifications sur place.

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables, relevées lors de l'exercice de la vérification des comptes, sont consignées sur une feuille de vérification transmise au président du conseil d'administration ; celui-ci fait effectuer les régularisations nécessaires et répond aux remarques formulées.

6.12. Surveillance de l'administration.

6.12.1. Surveillance intérieure des cercles.

Pour les cercles de corps de troupe, cette surveillance est exercée de façon permanente par le chef de corps qui est responsable de l'administration intérieure de l'ensemble de sa formation. Pour l'exercice de cette prérogative, il peut déléguer sa signature au commissaire ou au chef des services administratifs de sa formation. Cette délégation est mentionnée sur le registre des actes administratifs de la formation.

Pour les cercles de garnison, cette surveillance est exercée par le président du conseil d'administration.

6.12.2. Surveillance administrative et technique.

La surveillance administrative et technique porte sur l'appréciation des actes d'administration (création de nouvelles activités, moyens d'exploitation, etc.) et des actes de gestion (emploi des ressources, tarifs appliqués, etc.). Elle constitue une prérogative :

• du commandant de la chaîne organique dont dépend le corps auquel appartient le cercle ;

• du commandant de la CMD pour les cercles de garnison.

Ces autorités peuvent déléguer leur signature ⁽¹⁰³⁾ aux directeurs locaux du commissariat de l'armée de terre en CMD chargés de la vérification des comptes (cf. § 43.1.2. supra).

La surveillance administrative et technique du cercle s'exerce plus particulièrement :

• lors de l'examen du programme d'emploi des ressources (PER) ;

• en cours de gestion :

  • au vu des décisions du conseil d'administration ;

  • au vu du suivi de l'exécution des objectifs inscrits au PER ;

  • lors de l'examen des situations mensuelles de gestion ;

  • sur place :

    • au moment des revues groupées ;

    • lors des vérifications inopinées effectuées par le commissaire chargé de la vérification des comptes s'il dispose d'une délégation de compétence du commandement ;

• en fin de gestion, lors de l'examen des comptes et du bilan annuel.

Le directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD, titulaire d'une délégation de signature, s'assure en outre :

• de la conformité des contrats de travail du personnel civil embauché par le cercle selon les règles du droit commun ;

• de l'existence des clauses obligatoires à prévoir dans les contrats d'assurance et les contrats de location d'appareils à jeux et de distributeurs automatiques.

Lorsque les actions menées dans le cadre de la surveillance administrative et technique font apparaître :

• des manquements en matière d'organisation et de respect des procédures ;

• des anomalies dans la régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion ;

• des carences dans les fonctions logistiques et techniques, les faits constatés sont signalés par feuille de surveillance au président du conseil d'administration.

6.13. Feuille d'observations.

Lorsque la nature et la gravité des faits le justifient, une feuille d'observations est adressée par le directeur local du commissariat de l'armée de terre en CMD :

• à l'autorité de tutelle ;

• à l'autorité organique ayant délégué sa compétence de surveillance administrative et technique ;

• au commandant de la CMD ou au commandant militaire de l'Ile-de-France (CMIDF), du territoire sur lequel se trouve implanté le cercle, lorsqu'il n'est pas autorité de tutelle, ni autorité organique.

7. Dispositions finales.

7.1. Textes abrogés.

La présente instruction abroge et remplace l'instruction n^o 1632/DEF/INT/AG/CT du 5 août 1983 (BOC, p. 5291), ses seize modificatifs et ses trois errata et lacirculaire n^o 20215/DEF/3/2/INT du 2 juillet 1974 (BOC, 1976, p. 3275)..