Préambule.

Chaque année, les services rendus par les fonctionnaires de l'État dans leur poste donnent notamment lieu à l'attribution d'une notation par chaque chef de service.

Cette procédure, qui ne se résume pas à l'obtention d'une note chiffrée, constitue une obligation statutaire et un acte essentiel de management destiné à apprécier la manière de servir des intéressés.

L'attention apportée au travail de notation annuel et la qualité de celui-ci sont pris en considération pour l'appréciation professionnelle des cadres et chefs de service.

Le régime de notation des fonctionnaires de l'État repose sur des appréciations portées par des cadres, en qualité de supérieurs hiérarchiques, sur la manière de servir de leurs collaborateurs de tous niveaux.

Toutefois, des disparités non négligeables sont apparues dernièrement, d'une part, dans l'attribution des notes chiffrées aux fonctionnaires du ministère de la défense (inflation de notes hors marge), et, d'autre part, en ce qui concerne la qualité de la rédaction de l'appréciation littérale.

Chaque notateur juridique doit prêter une attention toute particulière aux travaux de notation afin de noter de la manière la plus équitable possible ses subordonnés.

Ainsi, la présente instruction valant nouveau guide du notateur tend, au regard de la nouvelle réglementation en vigueur, à harmoniser autant que faire se peut la manière de noter des chefs de service et à appeler l'attention des destinataires sur les novations introduites par le décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 et l'arrêté du 9 juillet 2003.

Ce document se veut surtout un outil pratique d'information à destination de l'ensemble des utilisateurs (supérieurs hiérarchiques, notateurs juridiques, services gestionnaires, organisations syndicales, fonctionnaires notés…).

Contribuer à l'établissement d'une notation plus équitable et plus objective, donc mieux admise, expliciter le nouveau régime de notation des fonctionnaires de l'État, tel est l'objectif poursuivi par le présent guide.

Les destinataires du guide l'utiliseront comme base pour procéder à une large campagne d'information des notateurs relevant de leur autorité.

Une attention particulière devra être portée à cette opération qui est essentielle pour la compréhension du nouveau dispositif et, en conséquence, la qualité des prochaines campagnes de notation.

Ce guide fait l'objet d'une mise en ligne sur le site Internet du ministère de la défense (www.defense.gouv.fr/sga), sur l'Intradef défense à l'adresse indiquée ci-dessous, d'une insertion au Bulletin officiel des armées, de l'édition d'un céderom et d'une présentation au format Power-point (présentation téléchargeable sous Intradef).

Ces supports peuvent être demandés à la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil, bureau des affaires communes (DFP/GPC/BAC) 26, boulevard Victor, 00463 Armées.

Téléphone : 01.45.52.86.86.

Télécopie : 01.45.52.83.34.

Par messagerie électronique : dfp-gpc-bac_wanadoo.fr

Adresse Intradef : http://www.sga.defense.gouv.fr/accueil>vie>professionnelle>civils

1. Les dispositions nouvelles.

En application du titre II du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et d'avancement des fonctionnaires de l'État et de l'arrêté du 9 juillet 2003, les principales nouveautés apportées au régime de notation précédemment en vigueur au ministère de la défense concernent les points suivants :

1.1. Suppression de la condition de quatre mois de services effectifs afin de noter un fonctionnaire.

La condition de quatre mois de présence effective dans le service d'emploi est supprimée : tout fonctionnaire, titulaire ou stagiaire, en activité durant la période de référence de la campagne de notation (ANNEXE II) doit désormais recevoir une notation.

En conséquence, tout fonctionnaire présent au moins un jour dans son service, du 1er janvier au 31 décembre de l'année de notation, doit être noté.

Exemples :

Un fonctionnaire stagiaire, un fonctionnaire réintégré au cours de la période de référence (ex. : le 10 novembre de l'année de notation) suite à un congé parental, à une disponibilité, à un congé de longue maladie, etc. est noté. Le notateur juridique apprécie donc sa manière de servir du 10 novembre au 31 décembre de l'année de notation.

Un fonctionnaire ayant travaillé du 1er janvier au 15 mai durant la période de référence puis, placé à compter du 16 mai en congé parental, en disponibilité, en congé de longue maladie etc. est noté. Le notateur juridique apprécie donc sa manière de servir du 1er janvier au 15 mai de l'année de notation.

Dans l'hypothèse où la présence effective d'un fonctionnaire dans son emploi a été très limitée, le notateur juridique précise dans la fiche de notation de l'intéressé qu'une appréciation exacte des mérites professionnels de cet agent est prématurée. Il mentionne toutefois les premières observations qu'appellent de sa part les services rendus par l'agent ainsi que les conditions de son insertion dans l'équipe de travail.

1.2. Suppression du mécanisme de notation dit « hors marge ».

Lorsque la manière de servir d'un fonctionnaire paraissait le justifier, le notateur juridique pouvait précédemment, à titre exceptionnel, attribuer une note située en dehors de la marge positive définie pour chaque échelon.

L'expérience des dernières années a montré de multiples errements en la matière, certains notateurs procédant à des notations hors marge dans la perspective d'un avancement potentiel de grade ou par changement de corps, situation susceptible de créer des iniquités à l'égard d'agents tout aussi performants dont le notateur se tenait à la règle commune.

L'excellence des services d'un fonctionnaire proposé pour un avancement doit donner lieu à un rapport spécial de proposition.

Il a donc été décidé de procéder à la suppression de ce dispositif particulier à compter de la campagne de notation 2003 de sorte que les bornes hautes et basses, définies pour chaque échelon, constituent désormais des limites intangibles.

Toutefois, les bénéficiaires de ces notations, en 2002, les conservent à titre personnel.

1.3. Nouvelles modalités de répartition des réductions de temps de service.

La notation chiffrée a une influence sur l'avancement d'échelon. Ainsi, la durée moyenne de temps passé dans chaque échelon par l'agent peut être, le cas échéant, réduite ou augmentée selon l'évolution de la notation chiffrée qu'il a obtenue.

Après avis de la commission administrative paritaire centrale (CAPC), il est attribué, en fonction de l'évolution des notes annuelles des fonctionnaires du corps, des réductions de temps de service (RTS) ou des majorations de temps de service (MTS) par rapport à l'ancienneté moyenne exigée par le statut du corps pour accéder à l'échelon supérieur.

Les titres III et IV du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 introduisent de nouveaux principes régissant l'avancement des fonctionnaires de l'État articulés autour, d'un mode de répartition des RTS fondé sur l'évolution de la note chiffrée, et d'un élargissement de l'assiette des RTS distribuables.

En effet, alors que le décret 59-308 du 14 février 1959 ⁽¹⁾ autorisait la répartition, pour des fonctionnaires appartenant à un même corps d'un nombre total de mois de RTS pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur égal à autant de mois que les 75 p. 100 des agents notés comptaient d'unités (à l'exclusion des agents ayant atteint l'échelon sommital de leur classe ou de leur grade), le nouveau régime étend cette proportion à 90 p. 100 des effectifs notés.

Par ailleurs, 20 p. 100 de l'effectif des agents notés du corps dont la notation aura connu l'année N une évolution maximale par rapport à l'année N - 1 bénéficieront de RTS égales à trois mois. Les autres agents notés (30 p. 100) dont la valeur professionnelle aura été reconnue recevront un mois de RTS.

1.4. Marge d'évolution de la note chiffrée : nouveau fondement de l'attribution des réductions de temps de service pour l'avancement d'échelon.

Aux termes de l'ancien système de notation des fonctionnaires du ministère de la défense, les réductions ou majorations de temps de services (RTS/MTS) étaient allouées au regard de la valeur absolue de la note chiffrée attribuée à l'agent, déterminée à partir d'une note de référence, elle-même encadrée par une plage de notation prévue par un barème.

En application de l'article 13, 1^o et 2^o du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002, seuls 20 p. 100 des fonctionnaires notés d'un corps n'ayant pas atteint l'échelon terminal de leur grade peuvent obtenir une évolution maximale de leur notation chiffrée et donc bénéficier d'une RTS de trois mois. Les autres fonctionnaires du corps n'ayant pas atteint l'échelon terminal de leur grade (30 p. 100 des agents notés) dont la valeur professionnelle est reconnue reçoivent un mois de RTS.

En conséquence, dans le cadre de l'allocation des RTS, c'est dorénavant l'évolution de la note chiffrée (ex. : + 1 point ou + 2 points) d'une année sur l'autre et non plus la notation chiffrée en valeur absolue (ex. : 60) qui servira de référence à la distribution de ces réductions du temps passé dans l'échelon.

L'effectif global par corps des agents bénéficiaires de RTS est égal dans le nouveau système, comme dans le précédent, à 50 p. 100 des agents n'ayant pas atteint l'échelon sommital de leur grade.

Exemple.

Un attaché d'administration centrale du ministère de la défense classé au 6e échelon du grade d'attaché est noté 62 au titre de l'année 2002 (année N - 1).

En 2003 (année N), cet agent pourra, le cas échéant, après réunion de la commission d'harmonisation préalable des notations chiffrées compétente, bénéficier de RTS si sa note chiffrée est de 63 ou de 64.

C'est l'évolution (+ 1 ou + 2 points) de sa note chiffrée de 2002 à 2003 et non plus sa valeur absolue sur l'exercice (ex. : 64) qui lui permettra de prétendre, en concurrence avec les autres fonctionnaires de son corps, au bénéfice de réductions de temps de service.

Les fonctionnaires notés dans un échelon, dont la durée est fixe, sont notés dans les mêmes conditions que les autres agents et concourent aux cal cul s d' assiette de trois populations d'agents notés.

Le cas échéant, les mois de RTS non utilisables en raison de la durée fixe de certains échelons sont mis à la disposition de l'administration centrale, après avis des commissions administratives paritaires centrales (CAPC) compétentes.

1.5. Création de commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

Les attributions et les modalités de fonctionnement de ces commissions sont précisées au chapitre V du présent guide.

1.6. Notation des fonctionnaires bénéficiant d'un changement de corps au choix ou d'un avancement de grade (au choix ou par examen professionnel) et de certains fonctionnaires bénéficiant d'un changement d'échelon à la durée moyenne : le réajustement technique d'alignement.

Les agents qui accèdent au choix au corps supérieur ou qui bénéficient d'une promotion de grade à l'intérieur de leur corps se voient appliquer, si nécessaire, par leur service gestionnaire, consécutivement à leur reclassement dans leur corps ou grade d'accueil et compte tenu des marges d'évolution des barèmes entre les corps ou grades, un réajustement technique d'alignement (RTA) à l'effet de les situer dans le barème encadrant leur nouvel échelon de classement.

En raison de son caractère d'automaticité, ce réajustement constitue une opération détachée des opérations de notation proprement dites de sorte qu'il n'engendre pas l'attribution de RTS à ses bénéficiaires.

Le niveau de note obtenu par RTA sert de base à la notation de l'agent.

Exemple de changement de grade avec RTA.

Un contrôleur des transmissions du ministère de la défense classé au 7e échelon du grade de contrôleur, est noté 63 au titre de l'année 2002 (année N - 1).

En 2003 (année N), cet agent est promu au choix dans le grade des contrôleurs des transmissions de classe supérieure et reclassé au 1er échelon de ce grade.

Cet agent se verra attribuer en 2003, dans ce nouveau grade, un réajustement technique d'alignement (RTA) à l'effet de le situer dans le barème (64-66-74) encadrant son nouvel échelon de classement.

Toutefois, compte tenu des développements précités, l'augmentation éventuelle de sa note par rapport à celle de l'année N n'entraînera pas de réductions de temps de service à son profit, mais constitue le nouveau point de départ de sa notation chiffrée.

L'attribution de RTS à un agent promu par changement de corps ou de grade au titre de sa première année de notation dans le nouveau corps ou grade, si elle ne peut être exclue par principe, n'est pas de bonne gestion et doit être évitée.

Dans des cas exceptionnels, une opération de réajustement technique d'alignement peut intervenir en cas de changement d'échelon, à l'effet de positionner l' agent à la borne basse du barème afférent au nouvel échelon, s'il ne l'avait atteinte.

Exemple de changement d'échelon.

Une assistante de service social, classée au 3e échelon (53-55-65) du grade d'assistant de service social, est notée 54 en 2002 (année N - 1) au titre de sa deuxième année dans l'échelon.

En 2003 (année N), cet agent accédant au 4e échelon de son grade se verra attribuer la note chiffrée de 55, constituant la borne basse de l'échelon considéré (55-57-67).

Le niveau de note ainsi obtenu constitue la base de la notation dans le nouvel échelon.

1.7. Notation des fonctionnaires recrutés en application de la loi n o  70-2 du 2 janvier 1970.

Le personnel militaire en activité de service, recruté sur demande agréée par le ministre de la défense, au titre de l'article 3 de la loi 70-2 du 02 janvier 1970 , est successivement placé dans trois positions distinctes :

Les intéressés sont mis à la disposition d'une administration d'accueil en qualité de stagiaires durant une période de deux mois.

A l'issue de cette période probatoire, ils sont placés auprès de cette administration en position de service détaché durant une année (prolongée une fois le cas échéant).

Au terme de cette année, ces agents peuvent solliciter une intégration dans le corps des fonctionnaires titulaires dont relève l'emploi considéré.

Les agents recrutés en application de la loi n^o 70-2 sont notés, dès leur année de détachement, quelle que soit la durée des services effectifs accomplis durant la période de référence de la campagne de notation des fonctionnaires (ANNEXE IX).

En conséquence, la manière de servir des intéressés au cours de la période de détachement (année N) est prise en compte lors des opérations de notation conduites en année N + 1. Dans ce cadre, l'agent est positionné, en principe, à la note de référence correspondant au 1er échelon du 1er grade de son futur corps d'accueil.

A leur reclassement en échelon, les intéressés bénéficient d'un réajustement technique d'alignement (RTA) à l'effet de les situer dans le barème encadrant leur nouvel échelon de reclassement.

Le niveau de note ainsi obtenu constitue la base de la notation dans le nouvel échelon.

Exemple de réajustement technique d'alignement d'un fonctionnaire recruté en application de la loi n^o 70-2 du 2 janvier 1970.

A l'issue d'une période probatoire de deux mois, un agent bénéficiaire de la loi n^o 70-2 est placé en position de service détaché dans le corps des secrétaires administratifs (SA) pour une durée d'un an, du 1er novembre 2002 au 31 octobre 2003.

Ayant accompli deux mois de services effectifs au cours de l'année 2002 (du 1er novembre au 31 décembre 2002), l'agent détaché est noté au titre de 2002 au regard des deux mois précités. Dans ce cadre, l'intéressé est positionné à la note de référence (52) correspondant au 1er échelon du 1er grade du corps de SA (corps de détachement).

Après son reclassement en échelon le 1er novembre 2003 dans le corps des SA, ce fonctionnaire est noté au titre de 2003 au regard des services accomplis en qualité de fonctionnaire détaché (du 1er janvier au 31 octobre de l'année 2003).

L'intéressé bénéficie d'un réajustement technique d'alignement à l'effet de le situer dans le barème encadrant son échelon de reclassement (barème de 64-66-72 pour un reclassement au 8e échelon du grade de secrétaire administratif de classe normale).

Les opérations de réajustement technique d'alignement (RTA) ne peuvent être pratiquées que dans des cas limités et selon les modalités précisées en pages par le présent guide.

Le RTA n'est pas applicable au cas d'agents qui ont accédé à un corps par voie de concours interne, externe ou sur titres ou dans le cadre d'un processus de titularisation ou au moyen d'un recrutement dit « sans concours ».

1.8. Application de la fiche de notation des « attachés » à l'ensemble des corps de fonctionnaires de catégorie A du ministère de la défense.

L'utilisation de la fiche de notation des attachés d'administration centrale et des membres du corps administratif supérieur, des détenteurs des emplois de chef des services déconcentrés ou de conseiller pour les affaires administratives, des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés est étendue aux autres corps de fonctionnaires de catégorie A, à savoir :

• ingénieurs d'études et de fabrications (IEF) ;

• inspecteurs des transmissions ;

• conseillers techniques de service social.

En conséquence, cette fiche dont le modèle figure en annexe III servira de base à la notation de l'ensemble des corps susmentionnés à partir de la campagne de notation 2003.

1.9. Création d'un barème de notation propre au corps des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense

[ décret 97-1144 du 12 décembre 1997 ⁽²⁾, modifié].

Les services déconcentrés chargés des anciens combattants constituent des administrations civiles au sens des deux décrets du 10 mai 1982 ⁽³⁾ modifiés, dans lesquelles les directeurs sont notés par les préfets responsables de ces services.

Afin d'harmoniser les conditions de notation de l'ensemble des fonctionnaires en inscrivant le système de notation chiffrée des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés dans la logique de cette nouvelle réglementation, un nouveau barème de notation, par grades et échelons, compris entre 50 et 100 points, a été élaboré pour ce corps de catégorie A (annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003).

Par ailleurs, la notation des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense demeure effectuée au moyen de la fiche de notation (ANNEXE III) définie pour l'ensemble des corps de fonctionnaires de catégorie A du ministère de la défense.

1.10. Conditions de notation des fonctionnaires mis à la disposition pour emploi d'un organisme autre que celui qui les gère (participations internes).

Ces fonctionnaires sont notés par leur service employeur (cf. infra point 2.5. Situations particulières).

2. Conditions de notation des fonctionnaires.

Les conditions de notation des fonctionnaires varient suivant la situation juridique qui a été la leur au cours de la période de référence.

2.1. Période de référence.

La période de référence constitue le cadre chronologique de la notation.

C'est une donnée fondamentale puisqu'elle sert à déterminer si le fonctionnaire doit être noté, et dans quelles conditions [par quel supérieur hiérarchique et quel notateur juridique, dans quel(s) corps…].

La période de référence s'étend du 1er janvier au 31 décembre de l'année de notation aussi bien pour les fonctionnaires des services déconcentrés que pour ceux en fonctions en administration centrale.

Chaque fonctionnaire ayant accompli au moins un jour en position d'activité (ANNEXE II) durant la période de référence fait l'objet d'une notation.

L'échelon à prendre en considération est celui de l'agent au 31 décembre de l'année de référence.

2.2. Calendrier des travaux de notation.

Le calendrier de principe des travaux de notation est le suivant :

2.2.1. Lancement de la campagne de notation, octobre de l'année de notation (année N).

L'administration centrale (direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil) diffuse une dépêche destinée à lancer les travaux de notation. Cette dépêche rappelle les différentes étapes du calendrier des opérations de notation ainsi que certaines modalités substantielles à destination des notateurs juridiques et des services gestionnaires de personnel.

2.2.2. Fin de l'édition des fiches de notation, 31 janvier (au plus tard) de l'année N + 1.

Ces fiches sont éditées dès prise en compte des avancements d'échelon selon les modalités décrites au point 7.

2.2.3.

Achèvement du travail préparatoire des notateurs juridiques, dernier jour du mois de février de l'année N + 1, terme de rigueur.

2.2.4.

Envoi des bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées au secrétariat des commissions d'harmonisation préalable, avant le 15 mars de l'année N + 1.

2.2.5.

Date limite de réunion des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées : 15 avril de l'année N + 1.

2.2.6.

Date limite de saisie des notations dans SIGALE : 15 mai de l'année N + 1.

2.2.7.

Fin des entretiens de notation des fonctionnaires : 1er juin de l'année N + 1 au plus tard.

2.2.8. Envoi des fiches de notation pour exploitation en CAP : à partir du 1er juin de l'année N + 1.

Le respect de ce calendrier conditionne l'examen des réductions de temps de service (RTS) ainsi que du plus grand nombre possible de requêtes en révision de notation par les commissions administratives paritaires (CAP) au cours du 2e semestre de l'année au cours de laquelle ont été réalisés les travaux de notation (N + 1).

2.3. Corps concernés par le nouveau dispositif de notation (arrêté du 9 juillet 2003).

La liste des corps concernés par le nouveau dispositif de notation figure en annexe I de l'arrêté du 9 juillet 2003.

Toutefois, il est précisé que le système de notation ne concerne pas les fonctionnaires suivants :

• les fonctionnaires tenant des emplois de direction en administration centrale : directeurs, chefs de service, sous-directeurs ;

• les administrateurs civils ; les agents relevant de corps interministériels (conservateurs généraux et conservateurs du patrimoine, conservateurs des bibliothèques, bibliothécaires adjoints spécialisés, assistants des bibliothèques, professeurs et personnels de direction des établissements d'enseignement, traducteurs des affaires étrangères, chargés d'études documentaires) ;

• les fonctionnaires appartenant à des corps propres aux établissements publics administratifs (EPA) du ministère de la défense.

2.4. Cas général.

Constituent la population à noter, par corps : tous les fonctionnaires ayant accompli au moins un jour en position d'activité au cours de la période de référence (du 1er janvier au 31 décembre).

Cette population se subdivise en deux sous-groupes : les agents qui ont atteint l'échelon terminal de leur grade d'une part, les agents dans la situation inverse d'autre part.

En conséquence, les fonctionnaires en activité, y compris les stagiaires, quelle que soit la durée de services effectués au cours de la période de référence sont notés.

Les notateurs juridiques, déterminés à l'article premier de l'arrêté du 9 juillet 2003, et dans les conditions définies aux chapitres suivants sont, sauf exception prévue dans le présent guide, ceux qui emploient le fonctionnaire lors des travaux de notation. Ce pouvoir s'attache à la qualité de supérieur hiérarchique.

Pour le fonctionnaire qui lors des travaux de notation n'est plus en situation d'activité, le notateur juridique est le dernier employeur.

Cependant, certains agents reçoivent application de règles spécialement adaptées à la situation administrative particulière dans laquelle ils se trouvent.

2.5. Situations particulières.

2.5.1. Fonctionnaires titulaires d'un mandat syndical.

2.5.1.1. A temps complet.

Les fonctionnaires dispensés de service à temps complet au titre de l'exercice d'un mandat syndical et les secrétaires techniques des fédérations syndicales sont notés par l'administration centrale (DFP).

Les projets de fiche de notation des fonctionnaires se trouvant dans cette situation, établis sans proposition de note chiffrée, mais complétés dans la rubrique « Appréciation littérale » par la mention : « l'intéressé est déchargé de service à temps complet pour exercer un mandat syndical » ou « … un emploi de secrétaire technique », seront adressés à la DFP par le services gestionnaires au cours de la première quinzaine de février.

La situation des syndicalistes titulaires d'un mandat exercé à temps complet qui ne sont pas classés au dernier échelon de leur grade fait l'objet d'un examen particulier par la DFP de sorte que, sur le moyen terme, leur situation en matière de RTS soit similaire à celle des fonctionnaires du même grade.

2.5.1.2. A temps partiel.

Les fonctionnaires exerçant un mandat syndical à temps partiel ne font pas l'objet d'un traitement différent de celui de l'ensemble des fonctionnaires du corps auquel ils appartiennent et sont donc notés dans les mêmes conditions.

Ils ne peuvent être pénalisés en raison de leurs absences réglementées résultant de l'exercice de leurs fonctions syndicales.

2.5.2. Fonctionnaires détachés.

Dans cette position administrative, les fonctionnaires sont considérés comme détachés à la date d'effet prévue à l'arrêté de détachement, qui coïncide généralement avec la date de prise de fonctions.

Il est rappelé que les fonctionnaires détachés font l'objet d'une double notation, la première dans leur corps d'origine et la seconde dans leur corps d'accueil, lorsque le détachement a été prononcé dans un autre corps de fonctionnaires.

2.5.2.1. Détachements entrants.

Les fonctionnaires originaires d'autres départements ministériels, de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière, détachés auprès du ministère de la défense dans l'un des corps concernés par la présente instruction, sont notés dans les mêmes conditions que les fonctionnaires du corps d'accueil, en fonction des éléments du barème applicable aux grade et échelon dans lesquels ils sont classés au 31 décembre de l'année de notation.

Les établissements ou services qui assurent leur gestion doivent adresser à leur organisme d'origine, en sus de la fiche de notation qui leur est applicable, une copie du barème relatif au corps dont ils relèvent.

Cet envoi est destiné à permettre à cet organisme de procéder, à la notation du fonctionnaire, dans son corps ou cadre d'emploi d'origine, conformément aux dispositions de l'article 27 du décret 85-986 du 16 septembre 1985 .

2.5.2.2. Détachements sortants.

Les fonctionnaires appartenant à un corps concerné par la présente instruction, détachés auprès d'une autre administration, établissement, service ou entité d'emploi, se voient attribuer, dans leur corps d'origine, une note chiffrée déterminée en fonction du grade et de l'échelon détenu après confrontation de la notation attribuée par l'entité d'accueil avec celle des agents se trouvant au même niveau hiérarchique dans leur corps d'origine.

Les services qui détiennent le dossier de ces fonctionnaires adressent à l'administration ou à l'organisme de détachement une fiche de notation en lui demandant de bien vouloir la compléter et la retourner au service gestionnaire accompagnée de toutes les indications utiles.

La fiche de notation du détaché sortant, classée dans le dossier individuel, est ensuite adressée par le service gestionnaire, soit à l'administration centrale (corps disposant d'une commission administrative paritaire centrale) soit à l'autorité régionale (corps disposant d'une commission administrative paritaire locale) pour visa de l'instance consultative compétente.

2.5.2.3. Détachements spécifiques.

2.5.2.3.1. Fonctionnaires détachés dans un organisme non soumis aux lois n o  83-634 du 13 juillet 1983 et n o  84-16 du 11 janvier 1984 précitées ainsi qu'à la loi n o  84-53 du 26 janvier 1984 et la loi n o  86-53 du 9 janvier 1986 portant respectivement dispositions statutaires relatives aux fonctions publiques territoriale et hospitalière. (4) (5)

Les fonctionnaires détachés sortant sur un emploi (et non dans un corps) sont notés par les soins de leur service gestionnaire après recueil des éléments communiqués par leur service.

La notation des intéressés est établie par le notateur juridique dont ils relèvent au sein du ministère de la défense au vu de ces éléments (art. 28, premier alinéa du décret 85-986 du 16 septembre 1985 ).

2.5.2.3.2. Fonctionnaires du ministère de la défense détachés pour accomplir une période de scolarité préalable à leur titularisation dans un emploi permanent ou pour suivre un cycle de préparation à un concours.

Ces fonctionnaires (élèves des instituts régionaux d'administration ou du cycle préparatoire au concours d'entrée à l'école nationale d'administration...) sont notés dans leur corps d'origine par reconduction de la note attribuée l'année précédente.

2.5.2.3.3. Fonctionnaires titulaires du ministère de la défense accédant par voie de concours à un autre corps du département en qualité de stagiaire

(ex. : adjoint administratif lauréat du concours de secrétaire administratif du ministère de la défense).

Ces agents sont détachés, en qualité de stagiaire, dans le corps auquel ils ont accédé par voie de concours. Le principe de la double notation du fonctionnaire détaché s'applique. Une fiche de notation est établie pour chacun des corps. La notation dans le corps d'origine de l'agent est établie par reconduction de la dernière notation acquise.

2.5.2.3.4. Fonctionnaires du ministère de la défense détachés dans un corps de ce même ministère

(ex. : attaché d'administration centrale détaché en qualité d'attaché de service administratif, inspecteur des transmissions détaché dans le corps des ingénieurs d'études et de fabrications…).

Deux fiches de notation (une pour chacun des corps d'appartenance statutaire du fonctionnaire) sont établies mais leur contenu est identique, en ce qui concerne l'appréciation synthétique et l'appréciation littérale. La notation chiffrée dans le corps d'origine de l'agent est établie par reconduction de la dernière notation acquise.

Le notateur juridique est celui qui emploie le fonctionnaire dans son corps de détachement.

2.5.2.3.5. Fonctionnaires détachés pour remplir une fonction publique élective ou auprès de parlementaires.

Ces fonctionnaires conservent la note qui leur a été attribuée au titre de l'année précédant leur détachement en vertu de l'article 28, deuxième alinéa du décret 85-986 du 16 septembre 1985 .

2.5.2.3.6. Fonctionnaires affectés dans les établissements et services de DCN, mis à la disposition ou détachés au profit de l'entreprise nationale.

2.5.2.3.6.1. Fonctionnaires mis à la disposition de l'entreprise nationale.

Conformément à l'article 3 du décret 2002-832 du 03 mai 2002 , le pouvoir de gestion des fonctionnaires mis à la disposition de l'entreprise nationale DCN relève, notamment en matière de notation, du ministre de la défense.

Il leur est fait application du système de notation et des procédures appliquées aux fonctionnaires en activité au ministère de la défense. Toutefois, leur notateur juridique est :

• le directeur de la fonction militaire et du personnel civil et/ou le chef de service, adjoint au directeur de la fonction militaire et du personnel civil pour les fonctionnaires appartenant à un corps classé en catégorie A ;

• le sous-directeur de la gestion du personnel civil de la direction de la fonction militaire et du personnel civil pour les fonctionnaires appartenant à un corps classé en catégorie B ;

• le chef du bureau de gestion des personnels civils mis à la disposition de DCN, pour les fonctionnaires appartenant à un corps classé en catégorie C.

C'est toutefois à l'autorité d'emploi des fonctionnaires concernés, c'est-à-dire DCN société nationale (SN), qu'il appartient :

• de remplir les feuilles de note des intéressés en précisant leurs fonctions ;

• de compléter leur grille d'appréciation synthétique et leur appréciation littérale en veillant à leur cohérence ;

• de proposer des notes chiffrées en tenant compte des possibilités d'évolution de celles-ci et en respectant les proportions de RTS distribuables, définies par l'article 13, 1er et 2^o du décret 2002-832 du 03 mai 2002 .

Les propositions de notes chiffrées, reportées sur un bordereau récapitulatif du modèle figurant en annexe X sont adressées à la DFP, cellule chargée de la gestion du personnel mis à la disposition de DCN [cellule de gestion (CG)/DCN].

Les fiches de notation sont également adressées à la cellule.

Des réunions de concertation préalable aux commissions d'harmonisation des notes chiffrées sont organisées au niveau de la cellule avec des représentants de l'autorité d'emploi DCN.

Les commissions d'harmonisation préalable des notes chiffrées des fonctionnaires mis à la disposition de la société nationale sont présidées par le sous-directeur de la gestion du personnel civil ou l'un de ses adjoints.

Le chef de la cellule de gestion du personnel mis à la disposition de DCN y participe en qualité de rapporteur.

Les bordereaux récapitulatifs des notes sont adressés à l'issue des travaux des commissions d'harmonisation aux représentants de l'autorité d'emploi DCN qui finalisent alors les travaux de notation.

Les notes chiffrées définitives des fonctionnaires mis à la disposition de DCN sont ensuite adressées aux bureaux de gestion des corps concernés dans un bordereau récapitulatif, établi sur le modèle figurant en annexe X.

2.5.2.3.6.2. Fonctionnaires détachés auprès de l'entreprise nationale.

La notation des fonctionnaires détachés sur un contrat proposé par DCN est établie par la cellule chargée de la gestion du personnel mis à la disposition de la société, à partir des fiches d'évaluation mises en place par celle-ci, intégrées à la fiche de notation du ministère de la défense.

Un document qualifiant des critères essentiels communs à la fiche de notation propre au ministère de la défense et à la fiche d'évaluation de DCN sera arrêté. Il permettra de déterminer la note chiffrée attribuée à chaque fonctionnaire détaché, en concertation avec l'employeur DCN, et son évolution par rapport à l'année précédente.

Les notateurs juridiques de ces fonctionnaires sont les chefs de service visés au 2.5.2.3.6.1 ci-dessus.

Les fonctionnaires détachés dans le cadre de DCN continuent à bénéficier de RTS. Des réunions de concertation préalable aux commissions d'harmonisation des notations chiffrées sont organisées au niveau de la cellule avec des représentants de l'autorité d'emploi DCN.

Les notations chiffrées définitives sont arrêtées après réunion des commissions d'harmonisation spécifiques.

Les bordereaux récapitulatifs des notes chiffrées définitives établis pour chaque corps sont transmis par la cellule aux bureaux de gestion des corps concernés.

C'est à l'employeur DCN qu'il appartient de communiquer leurs notes aux fonctionnaires mis à la disposition et détachés conformément aux dispositions du point 6 du présent guide.

Dans l'éventualité où certains d'entre eux introduiraient des recours en révision de notation auprès des présidents des commissions administratives paritaires (CAP) compétentes, DCN les adresse dans les meilleurs délais à la cellule et y joint les éléments d'appréciation nécessaires à la rédaction de l'avis motivé du notateur juridique.

2.5.3. Fonctionnaires placés en congé de formation.

Ces fonctionnaires, qui sont en position d'activité, sont notés par reconduction de la note attribuée l'année précédente, s'ils ont été en congé de formation à temps complet durant la période de référence et, selon leur activité professionnelle, s'ils ont été en congé de formation à temps partiel.

2.5.4. Fonctionnaires mutés au cours de la période de référence.

Il est rappelé que le notateur juridique d'un fonctionnaire muté au cours de la période de référence est le chef de l'établissement ou du service qui emploie l'agent au moment des travaux de notation.

La mutation ne saurait en tant que telle justifier une diminution de note.

Le notateur juridique procède à un examen attentif de la notation du fonctionnaire muté en liaison avec son précédent organisme d'emploi. Les fonctions tenues dans l'établissement d'origine doivent être systématiquement mentionnées dans la fiche de notation ainsi que la date de prise de fonctions dans le nouvel emploi.

S'agissant des fonctionnaires en provenance d'établissements restructurés, cette prescription doit être particulièrement observée.

La mobilité fonctionnelle, élément déterminant dans l'enrichissement des parcours professionnels et l'acquisition des compétences, ne peut justifier une baisse de la notation lors de la première notation dans le nouvel emploi, hormis le cas exceptionnel d'inadaptation avérée aux nouvelles fonctions, qui doit être explicité au niveau de l'appréciation littérale.

2.5.5. Fonctionnaires en fonction à l'étranger.

Les fonctionnaires en fonction à l'étranger bénéficient de règles de notation spécifiques. Ils sont notés par les soins de leur service gestionnaire compte tenu des éléments d'appréciation communiqués par le chef de service auprès duquel ils sont affectés.

2.5.6. Fonctionnaires mis à la disposition pour emploi d' un organisme du ministère de la défense autre que celui qui les gère : participations internes ou « PARTIN ».

Ces fonctionnaires sont notés par leur service employeur et concourent à la réalisation des effectifs d'agents notés de ce dernier (et non par leur service gestionnaire).

Ils doivent donc être nettement distingués des fonctionnaires mis à la disposition d'organismes extérieurs au ministère de la défense.

2.5.7. Cas particuliers.

2.5.7.1. Fonctionnaires mis à disposition, servant à l'extérieur du ministère de la défense au titre des participations externes (PARTEX).

Ils sont notés par leur service gestionnaire à partir des éléments communiqués par leur service d'emploi.

Dans le cas d'une mise à disposition auprès d'un organisme associatif, les éléments communiqués sont établis par le président de cet organisme.

2.5.7.2. Fonctionnaires hors directions et services d'emploi (HDSE) de la délégation générale pour l'armement (DGA).

Les agents appartenant à cette population dans laquelle se trouvent des fonctionnaires en PARTIN, en PARTEX, mis à disposition, ou « mis pour emploi » sont notés, selon le cas de figure, en application des paragraphes précédents.

2.5.7.3. Fonctionnaires « mis pour emploi » au service de soutien de la flotte (SSF) et à la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD).

Les intéressés sont notés en 2003 en application de l'article 12215 de l'instruction n^o 301319/DEF/SGA/DFP/PER/2 du 15 mai 2001 ⁽⁶⁾.

2.5.8. Fonctionnaires stagiaires.

Il convient de souligner que le décret 94-874 du 07 octobre 1994 modifié ne réglemente pas le régime de notation des stagiaires.

Alors que la période d'activité des stagiaires nouvellement affectés à la défense est réputée débuter le jour de leur prise de fonctions, celle des stagiaires déjà en service au ministère de la défense, est réputée débuter à compter du lendemain de la date de l'arrêté de nomination (sauf si cet arrêté prévoit une date d'effet particulière).

L'accomplissement de quatre mois d'activité effectifs dans un emploi en qualité de stagiaire au cours de l'année de référence ne constitue plus une condition pour être noté.

Le notateur juridique précise dans la fiche de notation d'un stagiaire affecté depuis peu de temps dans le service qu'une appréciation exacte des mérites professionnels de cet agent est prématurée. Il mentionne toutefois ses observations sur la capacité du stagiaire à s'intégrer dans une équipe de travail et à faire preuve de conscience professionnelle.

Il en est de même pour tout agent dont la durée d'affectation dans le service est très limitée au regard de la période de référence (fonctionnaire réintégré suite à un congé parental, à une disponibilité, à un congé de longue maladie, détaché entrant…).

Le cas du fonctionnaire muté est évoqué au point 2.

En conséquence, tout fonctionnaire stagiaire ou titulaire ayant accompli au moins un jour en position d'activité dans son poste est noté ; il n'y a donc plus lieu de distinguer en l'espèce la situation des stagiaires qui occupaient un emploi public au sein du département préalablement à leur nomination dans leur nouveau corps défense, de celle des stagiaires qui n'occupaient pas d'emploi public au sein du ministère de la défense.

2.6. Détermination du notateur juridique.

Il appartient au chef de service d'apprécier la collaboration de ses subordonnés et de les noter en vertu de l'article 55 de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 .

Ce pouvoir s'attache à la qualité de supérieur hiérarchique.

2.6.1. Agents en fonctions à l'administration centrale.

2.6.1.1. Fonctionnaires de catégories A et B.

Ont la qualité de notateur juridique, tous les directeurs et chefs de service d'administration centrale, quels que soient la catégorie et le nombre de fonctionnaires notés.

2.6.1.2. Fonctionnaires de catégorie C.

Ont la qualité de notateur juridique, tous les sous-directeurs ou chargés de sous-direction d'administration centrale, quel que soit le nombre de fonctionnaires notés.

2.6.2. Agents en fonctions dans les services déconcentrés.

Peuvent se voir attribuer la qualité de notateur juridique, sous réserve qu'ils soient officiers supérieurs ou agents de catégorie A, tous les chefs de service et d'établissement en services déconcentrés, quels que soient la catégorie et le nombre de fonctionnaires notés.

2.6.3. Fonctionnaires exerçant leur activité au sein de l'entreprise nationale DCN (cf. supra points 2.5).

2.6.4. Conseillers techniques et assistants de service social.

2.6.4.1.

Les directeurs locaux de l'action sociale ont la qualité de notateur juridique en ce qui concerne les membres des corps de conseillers techniques et d'assistants de service social.

2.6.4.2.

Le sous-directeur des actions sociales de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP) a la qualité de notateur juridique pour les agents appartenant à ces deux corps et affectés outre-mer ou à l'étranger.

2.7. Détermination de la note chiffrée.

Il est recommandé de bien situer le fonctionnaire noté au regard de son corps d'appartenance.

A ce propos, il convient de préciser que la situation de l'agent noté s'apprécie, non à la date à laquelle les travaux de notation sont entrepris, mais au regard de la période de référence au titre de laquelle la notation est effectuée.

Pour ce faire, le notateur devra répondre aux questions suivantes :

Quelle est la période de référence afférente à la notation ?

Quelle est la situation du fonctionnaire dans ce corps (stagiaire, titulaire, détaché, titulaire d'un mandat syndical à temps complet, etc.) ?

A-t-il accompli au moins un jour de travail en position d'activité dans son service ?

Dans quel échelon était-il classé au 31 décembre de l'année de référence et quelle est la plage de notation correspondante ?

Y a-t-il lieu à réajustement technique d'alignement (RTA) et celui-ci a-t-il été arrêté par le service gestionnaire ?

Quelle note et quelle marge d'évolution lui ont été notifiées l'année précédente (N - 1) ?

Chaque notateur affecte au fonctionnaire noté, une note déterminée à partir des barèmes établis par corps, grades et échelons qui figurent en annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003.

Pour l'attribution de la note chiffrée, l'échelon à prendre en considération est celui détenu par le fonctionnaire concerné au 31 décembre de l'année de notation. Dans l'hypothèse où l'acte prononçant l'avancement d'échelon est attendu mais non intervenu, le fonctionnaire est noté dans l'échelon prévu compte tenu de la durée moyenne applicable ainsi que des RTS déjà acquises, le cas échéant.

Pour chaque corps, grade et échelon, la note de référence correspond à la notation d'un agent dont les aptitudes professionnelles et la manière de servir donnent satisfaction, compte tenu de son grade et de son ancienneté de service dans son corps.

Pour l'attribution de la note chiffrée, le notateur juridique dispose d'une plage de notation, variable selon les grades, encadrant la note de référence correspondant à l'échelon de l'agent noté, qui lui permet de moduler par points entiers dans la limite de deux points par période de deux années la note chiffrée attribuée en fonction de la manière de servir de l'intéressé.

Le notateur indique au regard de la note chiffrée allouée la borne haute, la borne basse et la note de référence correspondant à l'échelon détenu par le fonctionnaire noté.

Par ailleurs, il indique la marge d'évolution (+ 1, + 2) appliquée à la note chiffrée attribuée l'année N - 1, après comparaison entre cette note et celle allouée l'année N.

Dans l'attente de la modification complète des fiches de notation pour la notation 2005, il appartiendra à chaque notateur juridique de mentionner, pour 2003, à l'encre rouge, au-dessus de l'encadré de la fiche de notation consacré à la note chiffrée, la marge d'évolution appliquée à la note chiffrée 2003 par rapport à celle attribuée en 2002.

De même, et compte tenu des délais d'adaptation des applications informatiques, les termes d'« Appréciation professionnelle » et d'« Appréciation générale » ont été maintenus sur les fiches de notation bien que l'on doive lire « Appréciation synthétique » et « Appréciation littérale ».

Si le fonctionnaire a bénéficié d'un réajustement technique d'alignement (RTA), le niveau de note est indiqué dans la case de la fiche de notation prévue à cet effet.

La marge d'évolution négative est limitée à deux points par période de deux ans. Toutefois, la baisse de la note chiffrée doit être très fortement argumentée et justifiée dans l'appréciation littérale. Elle ne peut être appliquée que dans des cas où le fonctionnaire a gravement démérité de sorte que l'efficacité du service s'en est trouvée affectée.

C'est l'évolution positive de la note qui détermine l'attribution de bonifications d'ancienneté pour l'avancement d'échelon (RTS).

L'indication de la marge d'évolution de l'agent est essentielle, la répartition des RTS s'effectuant dorénavant au regard de l'évolution de la note chiffrée et non plus par rapport à sa valeur absolue.

Par ailleurs, l'attention du notateur est appelée sur les points suivants :

• il est nécessaire de prendre en compte la durée d'échelon lors de la détermination de la note chiffrée. En effet l'attribution, dès l'accès à l'échelon, d'une note élevée et, a fortiori, à la borne haute, conduira à la stagnation de la note du fonctionnaire jusqu'au prochain changement d'échelon ;

• le respect d'une moyenne quelconque dans la notation des agents appartenant à un même échelon ou un même grade ne se justifie plus.

A l'occasion de la mise en œuvre du nouveau régime de la notation chiffrée, les notateurs sont invités à tenir compte des réductions de temps de service éventuellement obtenues au titre de 2002, avant de fixer, pour chaque fonctionnaire, la marge d'évolution positive de la note chiffrée, nulle ou négative (+ 2, + 1, + 0 ou - 2, - 1).

Compte tenu du nouveau régime juridique de répartition des RTS (art. 13 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 et 2.II de l'arrêté du 9 juillet 2003), chaque notateur juridique peut attribuer aux fonctionnaires une augmentation de note chiffrée, d'une année sur l'autre, dans la limite de deux points par période de deux années.

Exemple.

Un adjoint administratif du ministère de la défense classé au 5e échelon du grade d'adjoint administratif (1re année dans l'échelon) est noté 60 au titre de l'année 2002 (année N - 1).

En 2003 (année N), cet agent pourra recevoir :

• soit une note inférieure à 60 (cas exceptionnel) ;

• soit une note de valeur identique ;

• soit une note chiffrée augmentant de + 1 ou + 2 points maximum (61 ou 62) ce qui conduit à attribuer 1 mois (pour une note de 61) ou 3 mois (note de 62) de RTS.

Au titre de l'année 2004 (année N + 1), on pourra attribuer à l'intéressé :

• soit une note inférieure (cas exceptionnel) ;

• soit une note de valeur identique (pas d'évolution) ;

• soit une note majorée d'un point, si la note en 2003 est de 61 ce qui conduit à attribuer un mois de RTS.

L'agent qui a obtenu 62 en 2003 ne peut voir évoluer sa note chiffrée en 2004 car le capital de points d'évolution sur deux ans (+ 2) est épuisé.

L'intéressé retrouve, en 2005, les deux points de capital d'évolution de sa note chiffrée.

La note chiffrée s'apprécie donc pour un même fonctionnaire par période consécutive de deux ans : « 2003/2004 » puis, « 2005/2006 » et ainsi de suite.

3. Modalités d'attribution des réductions et majorations de temps de service.

3.1. Nouveau fondement : l'évolution de la note chiffrée.

3.1.1. Évolution maximale de la note chiffrée : deux points.

En application de l'article 13, 1^o du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002, l'évolution de la note chiffrée constitue dorénavant le fondement de la répartition des RTS.

La marge d'évolution maximale a été fixée à deux points par période de deux années par l'article 2, II de l'arrêté du 9 juillet 2003.

En conséquence, 20 p. 100 des fonctionnaires notés du corps considéré dont la note chiffrée aura connu une progression de deux points par rapport à celle de l'année précédente bénéficieront de trois mois de réductions de temps de service.

3.1.2. Évolution de la note : un point.

Par ailleurs, l'évolution à la hausse de la note de un point conditionne l'attribution de RTS, un mois, à 30 p. 100 des fonctionnaires notés du corps concerné.

Les proportions de 20 p. 100 de RTS à trois mois et de 30 p. 100 de RTS à un mois sont impératives à l'échelle du corps de fonctionnaires concerné.

3.2. Assiette élargie à 90 p. 100 des fonctionnaires notés par corps.

L'article 12 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 procède à un élargissement de la masse de RTS disponibles à l'échelle du corps de fonctionnaires considéré.

Il sera réparti, désormais, une enveloppe de mois de réductions de temps de service égales à 90 p. 100 de l'effectif des agents notés du corps (hors fonctionnaires ayant atteint le dernier échelon de leur grade).

Cette masse de RTS sera également plus conséquente dès lors que les fonctionnaires ayant moins de quatre mois de services effectifs, qui n'étaient précédemment pas notés, abonderont dorénavant l'enveloppe globale de RTS.

3.3. Intervention des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

L'harmonisation est principalement destinée à assurer le respect des proportions de RTS distribuables définies à l'article 13 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 soit 20 p. 100 des fonctionnaires du corps bénéficiaires de trois mois de RTS et 30 p. 100 recevant un mois de RTS.

Ce point est développé au point 5 du présent guide.

3.4. Majorations de temps de service.

Des majorations de la durée de service requise pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur peuvent, après avis de la commission administrative paritaire compétente, être appliquées chaque année, sans toutefois qu'aucune d'elles ne puisse être supérieure à la réduction maximum qui est susceptible d'être accordée aux fonctionnaires les mieux notés du même corps (trois mois).

Ces majorations ne sont pas utilisables au niveau des notateurs juridiques et sont, après recueil de l'avis des CAPC, mises à la disposition de l'administration centrale (DFP).

4. Contenu et établissement de la fiche de notation.

L'attention des notateurs juridiques est appelée sur la nécessité de renseigner avec soin et précision l'ensemble des rubriques des deux modèles de fiche de notation figurant en annexes III et IV. Ces dernières constituent, en effet, des documents de référence importants pour la carrière d'un fonctionnaire et, en particulier, pour son avancement.

4.1. Modèles de fiches de notation.

L'une à l'usage des fonctionnaires de catégorie A (attachés d'administration centrale, du corps administratif supérieur des services déconcentrés, détenteurs des emplois de chef de services déconcentrés ou de conseiller pour les affaires administratives, directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense, ingénieurs d'études et de fabrications, inspecteurs des transmissions et conseillers techniques de service social).

L'autre à destination des fonctionnaires de catégories B et C listés en annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003.

La fiche de notation des fonctionnaires de catégorie A, utilisée précédemment pour les corps d'attachés d'administration centrale, du corps administratif supérieur des services déconcentrés, les détenteurs des emplois de chef de services déconcentrés ou de conseiller pour les affaires administratives et les directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense, est ainsi étendue aux corps d'ingénieurs d'études et de fabrications, d'inspecteurs des transmissions et de conseillers techniques de service social.

Chacun des deux modèles de fiche de notation comprend notamment une grille d'appréciation synthétique constituée d'un ensemble de critères d'appréciation correspondant aux fonctions exercées par les fonctionnaires concernés.

Les fonctions exercées par l'agent et spécialement les points forts de son activité au cours de l'année de notation doivent être décrites de manière précise et complète en excluant l'emploi de sigles dont la notoriété n'est pas établie. Le nombre d'agents éventuellement encadrés, classés par niveau, doit être systématiquement indiqué.

Le texte de l'appréciation littérale du fonctionnaire doit être rédigé en cohérence avec l'évolution de la note chiffrée et la grille d'appréciation synthétique. Le notateur se reportera avec profit aux annexes I et V qui précisent notamment les conditions dans lesquelles l'appréciation littérale doit être établie.

Aussi, à partir des deux modèles de fiche de notation sont énumérés, ci-après, les points devant faire l'objet d'une attention particulière.

4.2. Élaboration de la fiche de notation.

La fiche de notation figurant en annexe III est à utiliser pour la notation des fonctionnaires appartenant à des corps de catégorie A et en annexe IV pour les corps de catégories B et C.

4.2.1. Formation initiale.

Après renseignement de la rubrique relative à l'identité de l'agent, à sa situation statutaire et à ses diplômes, par les soins du service gestionnaire, le notateur juridique vérifie, au besoin avec l'agent, les indications portées sur la fiche.

4.2.2. Trois précédents postes occupés (pour les fonctionnaires de catégorie A).

Le service gestionnaire mentionne dans cette rubrique les trois derniers postes occupés par l'agent que l'affectation dans ces postes résulte d'une mutation géographique ou d'une mutation fonctionnelle, d'un détachement… et cela quel que soit le corps d'appartenance de l'intéressé au cours de la période durant laquelle il a exercé ses fonctions.

Par ailleurs, il convient de préciser le niveau d'emploi exercé et le domaine ou la spécialité d'emploi (administration générale, ressources humaines, juridique, gestion économique et financière, communication, informatique, international, marchés…) en indiquant les périodes d'activité.

4.2.3. Fonctions actuelles exercées.

Après avoir renseigné la date de prise de fonctions de l'intéressé, le chef de service dresse la liste des activités du fonctionnaire en précisant les principales caractéristiques du poste occupé (adjoint au chef de bureau, chef de gérance ou de section, chargé d'études au sein du bureau, rédacteur, secrétaire, vaguemestre…).

Il lui appartient de décliner les activités occasionnelles ou secondaires du fonctionnaire noté et de mentionner le personnel civil et/ou militaire encadré par l'agent en indiquant les effectifs et les niveaux d'emploi (A, B, C) de ce personnel.

4.2.4. Renseignement de la grille d'appréciation synthétique au moyen d'un ensemble de critères.

La grille d'appréciation synthétique est renseignée par le supérieur hiérarchique direct en mettant une croix dans la colonne correspondant au jugement porté au regard de chaque critère.

Outre les capacités personnelles et relationnelles, le notateur évalue le professionnalisme de l'agent noté, sa capacité à s'organiser, le volume de travail effectué et, le cas échéant, son aptitude à l'encadrement.

Le positionnement des croix doit permettre une progression au sein du poste. En conséquence, il est recommandé aux responsables hiérarchiques de ne pas placer la majorité des croix dans les colonnes « Excellent » dès la prise d'un nouveau poste de façon à ne pas bloquer le fonctionnaire dans sa marge d'évolution et à conserver un caractère significatif à la grille.

L'annexe V donne une définition précise des critères à apprécier afin d'aider le supérieur hiérarchique direct dans son travail de renseignement de la grille d'appréciation synthétique.

L'usage des colonnes « Excellent » et « Insuffisant » doit être réservé aux fonctionnaires dont la manière de servir correspond expressément à ces critères.

Tout notateur utilisant l'une ou l'autre de ces colonnes doit justifier précisément cette utilisation dans le texte de l'appréciation littérale.

Par ailleurs, la colonne « Non apprécié » de la grille d'appréciation synthétique propre aux fonctionnaires de catégorie A, pourra être utilisée, en tant que de besoin, dans l'hypothèse où la présence récente de l'agent dans son poste ne permet pas d'évaluer un des critères de la grille et dans celle où la nature de l'emploi ne comporte pas l'exercice de certaines fonctions (ex. : cadre chargé de mission sans encadrement).

Enfin, on distingue traditionnellement la note chiffrée des appréciations littérales qui décrivent de façon plus explicite la valeur professionnelle des fonctionnaires notés.

4.2.5. Appréciation littérale sur la manière de servir.

Avec un vocabulaire personnalisé et approprié, le chef de service détaille l'appréciation qu'il porte sur son collaborateur, sa capacité à évoluer, voire à exercer des fonctions supérieures.

Il convient de veiller, dans la rédaction de cette rubrique, à la cohérence et à l'adéquation entre l'appréciation et la position des croix dans la grille.

4.2.6. Note chiffrée pour l'année en cours.

Figurent désormais dans cette rubrique, outre la note chiffrée elle-même, la marge haute, la marge basse et la note de référence de l'année de notation (année N), au regard desquelles la note chiffrée de l'année N a été établie, la note chiffrée de l'année précédente (année N - 1) encadrée par le créneau afférent à l'échelon détenu à l'époque.

Après avoir déterminé et indiqué la note chiffrée allouée l'année N au fonctionnaire noté, il appartient à chaque notateur juridique de mentionner, au stylo rouge, au-dessus de l'encadré consacré à la notation chiffrée, la marge d'évolution positive (+ 1 ou + 2 points), nulle ou exceptionnellement négative de la note chiffrée attribuée, au titre de l'exercice de notation après comparaison avec celle de l'année N - 1 (2002).

Il appartient aux notateurs de bien distinguer, lors des travaux de notation, entre fonctionnaires appartenant à des corps de catégories A, B ou C en ce sens que le niveau de compétences et d'expertise requis est évidemment gradué selon la catégorie d'appartenance. Les capacités managériales doivent être appréciées avec davantage d'exigence pour les fonctionnaires de catégorie A pour lesquels il y a là un élément essentiel d'appréciation.

4.2.7. Visa de la commission administrative paritaire centrale ou locale.

Cette rubrique permet de faire figurer les visas rendus sur la notation par la commission administrative paritaire compétente.

5. Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées ; rôle, compétences, composition, organisation et fonctionnement.

Le nouveau régime de notation, largement structuré autour des modalités d'attribution des RTS impose une préparation du travail de notation chiffrée dont l'objectif est d'assurer la mise en œuvre du dispositif prévu par l'article 13 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002.

En effet, une population d'agents notés n'ayant pas atteint le dernier échelon de leur grade, devra être répartie, au titre de l'année de notation, en quatre groupes distincts regroupant :

• les agents dont les résultats professionnels justifient qu'ils soient particulièrement distingués, par l'attribution de deux points d'évolution maximale de la note chiffrée ;

• les agents dont les résultats conduisent à les distinguer par l'attribution d'un point d'évolution de cette note ;

• les agents qui, sans avoir démérité, conservent le niveau de note chiffrée acquis l'année précédente et dont la situation devra être spécialement examinée dans le cadre des travaux de notation de l'année N + 1 ;

• les agents qui, compte tenu d'observations sévères sur leur manière de servir, voient le niveau de leur note chiffrée baisser.

Le premier groupe compte 20 p. 100 des agents, appelés à bénéficier de trois mois de RTS, le second compte 30 p. 100 des agents, appelés à bénéficier d'un mois de RTS, le troisième (et le quatrième groupe s'il existe) compte(nt) 50 p. 100 des agents.

Parmi ces derniers, nul ne bénéficie, au titre de l'année de notation, de RTS ; les agents dont la note est en baisse peuvent se voir appliquer une majoration de temps de service en échelon après recueil de l'avis de la CAPC.

Les proportions ci-dessus rappelées sont applicables par corps et à l'échelon national ; les RTS étant attribuées aux fonctionnaires après recueil de l'avis de la CAPC du corps concerné.

La répartition des agents des différents corps sur l'ensemble du territoire et dans diverses entités d'emploi, la diversité des effectifs concernés, la nécessité de respecter le pouvoir de notation des chefs de service et d'assurer l'homogénéité des travaux de notation, conduisent à la mise en place de commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

Les rôle et compétences de ces commissions, leur composition et leur organisation, les procédures applicables sont précisées ci-après.

5.1. Rôle et compétences.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées ont une compétence attachée à la préparation du travail de notation qui ne doit pas être confondue avec le pouvoir de notation, qui appartient aux chefs d'établissement ou d'unité ayant la qualité de notateur juridique.

A ce titre, les commissions d'harmonisation :

5.1.1.

Vérifient l'observation stricte des proportions d'agents entrant dans la première population à distinguer (20 p. 100), et dans la seconde (30 p. 100).

5.1.2.

Vérifient que ne figurent pas dans la liste des 20 p. 100, des agents qui figuraient déjà l'année précédente dans l'une des deux listes des 20 p. 100 et 30 p. 100 (vérification au titre de la notation 2004).

5.1.3.

Vérifient que ne figurent pas dans la liste des 30 p. 100, des agents qui figuraient déjà l'année précédente dans la liste des 20 p. 100 (vérification au titre de la notation 2004).

5.1.4.

Constatent l'existence de fractions d'unités (« rompus ») non utilisées à l'issue des calculs (20 p. 100, 30 p. 100) et organisent, entre les services concernés, la répartition de ces fractions utilisables soit au titre de l'année de notation, soit au titre de l'année suivante.

Les fractions résultant du calcul des 20 p. 100 permettent de compléter la liste des agents bénéficiant d'une évolution de deux points ; les fractions résultant du calcul des 30 p. 100 sont affectées à la liste des agents bénéficiant d'une évolution d'un point.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées doivent élaborer un schéma conforme aux dispositions du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 comportant 50 p. 100 des agents pour une évolution de note chiffrée (+ 2 ou + 1) dont 20 p. 100 pour une évolution de 2 points.

Afin de ne pas dépasser, au plan national, ces proportions réglementaires, aucun « arrondi » de calcul n'est possible.

5.1.5.

Prennent connaissance des propositions des chefs de service concernant la répartition des agents notés entre les populations décrites ci-dessus et spécialement la première regroupant 20 p. 100 des agents.

5.1.6.

S'assurent que ces propositions, formulées par corps, se situent en cohérence avec la structure du corps et que les agents distingués pour bénéficier d'une évolution de leur note chiffrée (+ 2, + 1) sont harmonieusement répartis entre les différents grades du corps.

Tout schéma tendant à privilégier un grade est à proscrire absolument.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées ne peuvent en aucun cas substituer leur appréciation sur les mérites professionnels des agents à celle formulée par les chefs de service employeurs, seuls compétents en matière de notation.

Le classement, par ordre alphabétique, des agents dans l'une des trois populations d'agents notés (quatre le cas échéant) relève de la seule responsabilité des employeurs et des notateurs juridiques dont ils relèvent (cas où l'employeur n'a pas la qualité de notateur juridique).

5.1.7.

Examinent la situation en matière de notation des agents parvenus au dernier échelon de leur grade, auxquels sont applicables les marges d'évolution de deux points et un point mais non les proportions de 20 et 30 p. 100 destinées à assurer la répartition des réductions de temps de service pour l'avancement d'échelon.

Il est rappelé à cet égard :

• qu'un agent bénéficiant de deux points d'augmentation au titre de l'année N ne pourra obtenir une nouvelle évolution de sa note chiffrée avant l'année N + 2 ;

• que la notation chiffrée ne doit pas être considérée comme un élément déterminant pour les travaux d'avancement par changement de grade ou de corps, l'appréciation littérale et le classement préférentiel de l'agent, dans son service d'emploi et aux différents niveaux de classements intermédiaires, étant examinés en priorité.

5.2. Composition et organisation.

5.2.1. Composition.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées regroupent l'ensemble des chefs de service relevant d'une même commission d'harmonisation (cf. infra) représentés personnellement ou par l 'un de leurs adjoints directs, et accompagnés, en tant que de besoin, de l'agent responsable du dossier.

Elles sont présidées, selon le cas (cf. infra, effectifs concernés et conditions de présidence) :

• par le notateur juridique, lorsqu'elles ont pour objet de préparer le travail de notation de l'ensemble d'unités ou d'établissements relevant de ce notateur (par exemple, en administration centrale, pour la notation des personnels de catégorie C, le sous-directeur notateur juridique préside une commission regroupant l'ensemble des chefs de bureau concernés) ;

• par l'autorité délégataire des pouvoirs de gestion du ministre de la défense en vertu des dispositions de l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 ⁽⁷⁾ et de l' arrêté du 24 octobre 2000 ⁽⁸⁾ modifié pris pour son application dont relève organiquement un ensemble de notateurs juridiques ;

• par le chef de service s'il emploie au moins 50 agents d'un même corps ;

• par le directeur local d'action sociale ;

• par l'autorité centrale d'emploi [direction du personnel militaire de l' armée de terre (DPMAT), direction du personnel militaire de l'armée de l'air (DPMAA)…] ;

• par le ministre (DFP).

5.2.2. Organisation.

Le nouveau régime de notation demeure sans incidence sur la responsabilité des chefs de service employeurs en matière de notation, ce qui suppose que la notation chiffrée de l'agent soit arrêtée par le notateur juridique et au plus près de l'agent.

Toutefois, la situation des effectifs de certains services ou unités, ne permet pas de procéder, au niveau du service ou de l'unité, à une équitable répartition des agents entre les populations décrites ci-dessus, l'assiette de calcul des 20 p. 100 (cinq agents au moins d'un même corps) n'étant pas réalisée.

Des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées doivent donc être mises en place, à divers niveaux pour tenir compte de la diversité des situations d'emploi et des corps d'appartenance des fonctionnaires notés.

Les règles générales d'organisation des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées, fondées sur les effectifs constatés par corps et sur le dispositif de déconcentration issu du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 et la catégorie (A, B, C) à laquelle appartient le corps considéré, sont précisées dans les tableaux ci-après :

5.2.2.1. Fonctionnaires appartenant à un corps de catégories B et C.

Effectifs de fonctionnaires à noter par corps.	Nature de la commission d'harmonisation.	Positionnement et acteurs.
De 2 à 5 fonctionnaires.	Commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI).	Services déconcentrés. Délégataires intermédiaires (*) du pouvoir de gestion prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 . Administration centrale. DFP.
De 6 à 49 fonctionnaires inclus.	Commission préparatoire d'harmonisation (CPH).	Services déconcentrés. Délégataires intermédiaires (*) du pouvoir de gestion prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 . Administration centrale. Directeurs, chefs de service.
50 fonctionnaires et au-delà.	Commission préparatoire d'harmonisation propre (CPHP) au service, à l'établissement, à l'unité administrative.	Tous services. Chef du service employeur de l'effectif concerné et ses collaborateurs employeurs directs des agents.
Fonctionnaires pris en charge par les commissions préparatoires en 1re phase (CPHPI, CPH et CPHP).	Commission d'harmonisation de synthèse (CHS).	Services déconcentrés. Délégataires intermédiaires (*) du pouvoir de gestion prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 . Administration centrale. DFP.
Corps des assistants de service social.	Commission d'harmonisation de synthèse au niveau de la direction locale d'action sociale (CHSDLAS).	Directeur local de l'action sociale, assisté de la conseillère technique de direction, rapporteur, et chefs de districts sociaux.
(*) Dits « régionaux ».

 

Dans les cas exceptionnels, où l'effectif de cinq agents d'un même corps n'est pas réalisé au niveau de l'autorité délégataire des pouvoirs de gestion ministériels, une commission d'harmonisation est placée auprès de l'entité centrale d'emploi des fonctionnaires concernés.

Cette commission examine le cas des agents notés seuls au niveau du délégataire intermédiaire des pouvoirs de gestion ministériels et de ceux appartenant, à ce niveau, à une population de moins de six agents dont la situation a été préalablement examinée par la CPHPI « régionale ».

Il peut donc exister des agents d'un même corps relevant de commissions d'harmonisation situées à différents niveaux.

La mise en place d'une commission au niveau de l'entité centrale d'emploi ne peut être utilisée dans les autres hypothèses ; la procédure de notation devant demeurer conforme à l'organisation déconcentrée de la gestion du personnel civil.

5.2.2.2. Fonctionnaires appartenant à un corps de catégorie A.

Compte tenu des effectifs concernés, et du fait que la gestion des carrières et des parcours professionnels est opérée au plan national, la situation de ces cadres est examinée selon les modalités précisées dans le tableau figurant ci-après.

Effectifs de fonctionnaires à noter par corps.	Nature de la commission d'harmonisation.	Positionnement et acteurs.
De 2 à 5 fonctionnaires.	Commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI).	Services déconcentrés. Délégataires intermédiaires (*) du pouvoir de gestion prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 . Administration centrale. DFP.
De 6 à 49 fonctionnaires inclus.	Commission préparatoire d'harmonisation (CPH).	Services déconcentrés. Délégataires intermédiaires (*) du pouvoir de gestion prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 . Administration centrale. Directeurs, chefs de service.
50 fonctionnaires et au-delà.	Commission préparatoire d'harmonisation propre (CPHP) au service, à l'établissement, à l'unité administrative.	Tous services. Chef du service employeur de l'effectif concerné et ses collaborateurs employeurs directs des agents.
Population de fonctionnaires par entité d'emploi.	Commission d'harmonisation de synthèse par entité d'emploi (CHSEE).	Entité centrale concernée.
Population de fonctionnaires entière.	Commission d'harmonisation nationale (CHN).	DFP.
Corps de conseillers techniques de service social.	Commission préparatoire au niveau de la direction locale d'action sociale (CPDLAS).	Directeurs locaux de l'action sociale.
Corps de conseillers techniques de service social.	Commission d'harmonisation nationale (CHN).	DFP/sous-direction des actions sociales (SDAS), inspecteur technique des actions sociales (ITAS) rapporteur.
(*) Dits « régionaux ».

 

Les agents notés seuls au niveau de l'autorité délégataire intermédiaire sont pris en charge par la CHSEE et pour l'administration centrale, par la CHN.

5.2.2.3. Corps de catégorie A de l'ordre technique (ingénieurs d'études et de fabrications, inspecteurs des transmissions) et de l'ordre administratif (corps dits « d'attachés »).

Commission d'harmonisation de synthèse par entité d'emploi : DPMAT, DPMAA, état-major de la marine (EMM), DGA/direction des ressources humaines (DRH), direction centrale du service des essences des armées (DCSEA), direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN), direction du service national (DSN), direction des statuts, des pensions et de la réinsertion sociale (DSPRS), DFP/GPC à l'égard des fonctionnaires non pris en charge par les CHSEE ci-dessus (compétentes à l'égard des fonctionnaires de leur portion centrale).

Commission d'harmonisation nationale (DFP).

5.2.2.4. Corps de conseillers techniques de service social.

Les directeurs locaux de l'action sociale président une commission préparatoire d'harmonisation compétente à l'égard des agents placés sous leur autorité.

Le sous-directeur des actions sociales de la DFP préside la commission d'harmonisation nationale réunissant les directeurs locaux de l'action sociale.

L'inspecteur technique des corps de conseillers et assistants de service social participe à ces travaux en qualité de rapporteur.

5.2.3. Conditions de présidence des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

5.2.3.1.

Les commissions préparatoires d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI) sont présidées par l'autorité délégataire du pouvoir de gestion ministériel, ou l'un de ses adjoints directs désigné pour ce faire.

5.2.3.2.

Les commissions préparatoires d'harmonisation (CPH) sont présidées par l'autorité délégataire du pouvoir de gestion ministériel, ou l'un de ses adjoints directs, ou un chef de service désigné pour ce faire.

5.2.3.3.

Les commissions préparatoires d'harmonisation propres (CPHP) à un service sont présidées par le chef de service ou l'un de ses adjoints directs désigné pour ce faire.

5.2.3.4.

Les commissions d'harmonisation de synthèse par entité d'emploi (CHSEE/DPMAT, etc.) et les commissions d'harmonisation nationales (CHN) sont présidées par l'autorité désignée pour ce faire par le directeur auprès duquel elles siègent.

Cette autorité est choisie parmi les subordonnés directs du directeur concerné et doit avoir la qualité d'officier général, de chef de service ou de sous-directeur d'administration centrale.

5.3. Procédures applicables.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées sont convoquées par le président sitôt terminée l'exploitation des travaux de notation chiffrée transmis par l'ensemble des chefs de service relevant de la commission.

Il est dressé un procès-verbal des travaux de chaque commission, sur le modèle de celui figurant en annexe XI, précisant notamment :

• la date de la réunion ;

• l'identité de l'ensemble des participants ;

• les effectifs d'agents notés concernés par corps et par service ou unité administrative relevant de la commission ;

• les modalités du calcul des fractions d'unités non utilisées par un service ou une unité administrative ;

• le total d'unités disponibles après somme des fractions d'unités ;

• le, ou les, service(s) bénéficiaire(s) de ces unités et obtenant donc un nombre d'agents évoluant de deux points supérieurs à 20 p. 100, ou évoluant d'un point supérieur à 30 p. 100 ;

• l'identité des agents bénéficiaires du calcul précédent, par corps.

Les travaux de la commission sont décrits sur le bordereau de synthèse figurant en annexe XII.

Le procès-verbal, comportant en annexe les bordereaux récapitulatifs est adressé d'une part, à l'ensemble des chefs de service concernés, à charge pour eux d'en faire opérer la diffusion pour assurer l'information des agents, d'autre part, au président de la CAPL concernée, si elle existe et enfin, au président de la CAP centrale (DFP/GPC).

A réception du procès-verbal de la commission, les chefs de service procèdent à l'achèvement des travaux de notation chiffrée des agents ; les notes étant alors définitives.

Les commissions d'harmonisation compétentes à l'égard des marges d'évolution des notes chiffrées, ne reçoivent pas les fiches de notation des agents et n'ont à connaître de la situation de ceux-ci en matière de notation chiffrée que dans la limite du travail de répartition des rompus.

Les chefs de service présents, ou leurs représentants peuvent évoquer, en séance, diverses situations particulières qui leur paraissent pouvoir justifier de l'attribution d'une fraction d'unité disponible (« rompu »).

Toutefois, une exception à cette règle est admise pour les commissions préparatoires d'harmonisation compétentes à l'égard des personnels isolés (CPHPI) qui doivent être informées des appréciations portées sur la manière de servir des fonctionnaires pour assurer la juste répartition de ceux-ci dans les populations de « 20 p. 100 » et « 30 p. 100 » de bénéficiaires de RTS.

Le président de la commission d'harmonisation, après avoir entendu les observations des représentants des chefs de service, recherche une solution de consensus entre ceux-ci, à défaut, décide de cette répartition pour l'année de notation considérée.

Il appartient aux entités centrales d'emploi et aux autorités délégataires des pouvoirs de gestion ministériels visées à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 d'assurer, compte tenu de la répartition des effectifs dans les différents corps de fonctionnaires, l'organisation des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées dans le cadre prévu par la présente instruction.

6. L'entretien de notation.

6.1. Considérations d'ordre général : préparation de l'entretien.

Cet entretien est obligatoirement conduit par un agent de catégorie A ou un officier supérieur.

La communication de la notation est effectuée au cours d'un entretien de notation, conduit par le notateur juridique ou l'un de ses collaborateurs de niveau I.

Lorsque le noté est lui-même un fonctionnaire de niveau I, l'entretien doit être obligatoirement conduit par le notateur juridique ou par l'un de ses adjoints directs.

Cet entretien est obligatoire. Il constitue une étape indispensable dans le processus de la notation.

L'entretien annuel est donc l'occasion d'un véritable dialogue entre le notateur et le fonctionnaire noté.

Les fonctionnaires notés sont reçus en entretien de manière individuelle. Tout entretien mettant en présence plusieurs agents notés est à proscrire formellement. L'agent ne peut demander à être accompagné d'un tiers pour cet entretien.

L'agent noté doit être avisé de la date et de l'heure de l'entretien quelques jours à l'avance. Le notateur doit se rendre disponible et planifier ses rendez-vous.

Il doit réunir certains éléments concrets sur la situation professionnelle du collaborateur qu'il s'apprête à recevoir.

6.2. Objectifs de l'entretien de notation.

L'entretien de notation doit remplir deux fonctions principales :

• une fonction de dialogue ;

• une fonction d'analyse des résultats et de définition d'objectifs.

6.2.1. Fonction de dialogue.

Le notateur doit parler à son collaborateur mais aussi se préparer à l'écouter.

Il lui revient la responsabilité d'instaurer un climat de confiance propice à l'échange d'informations entre les participants à cet entretien.

Le notateur présente la notation et développe ses appréciations portées sur l'activité professionnelle de son collaborateur en toute objectivité et en se fondant sur les faits.

Il suscite l'expression de l'agent noté sur sa propre perception de son travail, de ses résultats, de ses besoins, de ses motivations et, le cas échéant, de ses difficultés ainsi que sur la manière dont il envisage son avenir professionnel.

6.2.2. Fonction d'analyse des résultats et de définition d'objectifs.

Cet entretien est l'occasion de faire le bilan de la période écoulée en analysant l'ensemble des difficultés qui ont pu être rencontrées aux fins d'envisager les moyens susceptibles d'être mis en place pour y remédier.

En fonction de l'emploi tenu par l'agent et des caractéristiques de son service, la définition d'objectifs clairs, simples et réalistes doit être, dans la mesure du possible, recherchée.

Lors de l'entretien, le notateur prend soin de déceler les potentialités de son collaborateur, son souhait d'exercer des responsabilités plus importantes ou d'assumer de nouvelles fonctions.

Il est judicieux de réfléchir ensemble à l'évolution prévisible du poste tenu (contenu et liaisons potentielles avec d'autres parties du service).

Par ailleurs, il convient d'envisager, le cas échéant, l'adaptation du collaborateur aux exigences professionnelles du poste de travail dans sa situation actuelle ou future.

Dans l'hypothèse où il décèlerait certaines lacunes, le notateur doit pouvoir, par ailleurs, conseiller utilement telle ou telle formation professionnelle.

En conclusion, cet entretien ne revêt pas de formalisme particulier, mais doit être propice à instaurer un climat de confiance et à trouver des axes constructifs pour les deux parties en présence.

L'entretien devient un outil privilégié de communication et de gestion.

Le champ d'application de cet entretien est susceptible, au-delà de ces deux fonctions principales, d'évoluer à moyen terme en application du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 dont le titre I instaure un entretien d'évaluation des fonctionnaires.

6.3. Communication des éléments constitutifs de la notation.

Au cours de l'entretien de notation, le fonctionnaire reçoit communication de la note chiffrée et de l'ensemble des éléments composant sa fiche de notation. L'intéressé en prend connaissance, porte, le cas échéant, ses observations dans l'emplacement réservé à cet effet puis date et signe sa fiche de notation.

L'attention des notateurs juridiques est appelée sur la nécessité de faire signer et dater la fiche de notation par le fonctionnaire noté qui reçoit copie de celle-ci à l'issue de l'entretien.

Ce dernier dispose d'un délai de quarante-huit heures, à compter de l'entretien, pour porter des observations, s'il le souhaite, sur sa fiche de notation.

Pour ce faire, il se rend au service gestionnaire qui lui remet dans les locaux du service, l'original de sa fiche de notation.

Il est rappelé que le fait d'apposer sa signature ne signifie pas que l'agent approuve la notation dont il fait l'objet. Cette communication qui vaut notification de la notation, fait courir les délais de recours.

Dans l'hypothèse où le fonctionnaire noté refuserait d'apposer sa signature sur la fiche de notation, le notateur mentionne ce refus de manière explicite à l'emplacement normalement réservé à la signature de l'agent.

Puis, le notateur date et signe au-dessous de la mention qu'il aura portée.

Par ailleurs, les fonctionnaires absents du service pendant la période des entretiens de notation reçoivent communication de la photocopie de leur fiche de notation par courrier avec avis de réception ou par courrier simple contre récépissé.

Le fonctionnaire doit retourner le récépissé ainsi que la fiche de notation datée et signée dans les quinze jours suivant sa réception.

Passé ce délai et bien que la fiche de notation n'ait pas été adressée par l'intéressé au service gestionnaire compétent, la commission administrative paritaire du corps considéré pourra se réunir aux fins d'examiner les fiches de notations des membres du corps de fonctionnaires concerné.

7. Modalités de saisie des notations chiffrées dans SIGALE.

Les listes des notateurs juridiques sont envoyées chaque année à la DFP/GPC.

Il est demandé de transmettre, dans les mêmes conditions, à la DFP/GPC/1/BDD (banque de données) SIGALE avec copie à la gérance du corps concerné (et aux présidents des CAPL compétentes pour les corps de secrétaires administratifs, d'adjoints administratifs, d'ouvriers professionnels et de techniciens supérieurs d'études et de fabrications), les modifications éventuelles de ces listes qui permettront d'actualiser les tables informatiques des notateurs juridiques. Les documents transmis porteront au regard de chaque notateur la mention « nouveau notateur » ou « ancien notateur à invalider » selon le cas.

Les deux modèles de fiche de notation mentionnés au point 4, à l'exception des fiches de notation concernant les fonctionnaires notés sur 20, ne devront être édités qu'après prise en compte des avancements d'échelon de l'année N (2003) consécutifs aux réductions de temps de service (RTS) accordées au titre de la notation de l'année N - 1, après lancement de la dernière campagne d'avancement d'échelon N et de la première campagne d' avancement d'échelon N + 1.

7.1. Fonctionnaires appartenant à un corps d'administration centrale, fonctionnaires rémunérés sur les crédits d'administration centrale (y compris ceux de la délégation générale pour l'armement et de DCN) et fonctionnaires des services déconcentrés chargés des anciens combattants.

Pour l'ensemble de ces fonctionnaires, dans le cadre de la mise en œuvre du système de gestion informatisée du personnel (SIGALE), le bureau central de gestion concerné de la DFP/GPC sera chargé d'effectuer la saisie des notes chiffrées au vu des copies de bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées dont le modèle figure en annexe X renseignés par les notateurs juridiques.

7.2. Fonctionnaires des services déconcentrés en fonctions dans les états-majors et services communs.

Pour les fonctionnaires des services déconcentrés en fonction dans les états-majors et services communs (EMSC), la saisie des notes chiffrées est effectuée par les directions locales du service national pour les fonctionnaires des services déconcentrés relevant de la direction du service national et par les autorités régionales pour les fonctionnaires des services déconcentrés relevant des EMSC.

7.3. Fonctionnaires relevant des commandements supérieurs et des commandements des forces armées.

Cette opération est assurée par la DFP/GPC, au vu des copies de bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées (ANNEXE X) qui lui sont adressés par les COMSUP et les COMFOR après avoir été dûment renseignés par les notateurs juridiques.

7.4. Fonctionnaires des services déconcentrés en fonctions à la délégation générale pour l'armement.

Pour chaque corps de fonctionnaires des services déconcentrés en fonctions à la DGA, il appartient à la DGA/DRH d'adresser à la DFP/GPC (gérance concernée) les copies des bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées (modèle précité) renseignés par les notateurs juridiques intéressés.

7.5. Fonctionnaires employés par l'entreprise nationale DCN.

Concernant les fonctionnaires des services déconcentrés mis à la disposition de la société nationale DCN ou détachés dans le cadre de la société nationale DCN, la cellule de gestion DCN (GPC/CGDCN) adresse aux bureaux de gestion d'administration centrale concernés les copies de bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées.

8. Examen de la notation et des réductions de temps de service par les commissions administratives paritaires.

8.1. Examen de la notation.

8.1.1. Corps dotés de commissions administratives paritaires locales.

En application de l'article 10 II, 11^o de l'arrêté 25 février 2003, les commissions administratives paritaires locales constituées pour les corps de secrétaires administratifs, de techniciens supérieurs d'études et de fabrications, d'adjoints administratifs et ouvriers professionnels ont compétence pour examiner les fiches de notation établies à l'égard des fonctionnaires des corps précités.

8.1.2. Corps non dotés de commissions administratives paritaires locales.

Pour les corps de fonctionnaires autres que ceux énumérés au point 8.1.1, l'examen des fiches de notation est de la compétence des commissions administratives paritaires centrales.

Il appartient aux différents services gestionnaires d'adresser, selon les corps d'appartenance, les fiches de notation soit aux commissions administratives paritaires locales soit aux commissions administratives paritaires centrales.

8.2. Examen des réductions de temps de service et des majorations de temps de service.

Les réductions de temps de service sont réparties entre les fonctionnaires de chaque corps considéré distingués par une évolution positive de leur notation chiffrée après avis de la CAPC compétente.

Dans cette perspective, pour chaque corps de fonctionnaire, la commission administrative paritaire compétente reçoit, de chaque commission d'harmonisation préalable des notations chiffrées compétente pour le corps considéré, l'ensemble des copies des bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées et des procès-verbaux des travaux de chaque commission.

Des majorations de temps de service peuvent être attribuées à des fonctionnaires dont la manière de servir est insuffisante après avis de la CAPC du corps d'appartenance des fonctionnaires considérés.

9. Contestation de la notation.

Après avoir reçu communication de sa fiche de notation, le fonctionnaire dispose de deux mois, à compter de la notification de sa notation (c'est-à-dire à compter de la date de signature de la fiche de notation) pour en demander la révision.

Cette contestation peut prendre trois formes explicitées ci-après.

9.1. Contestation de la notation devant le supérieur hiérarchique direct.

Le fonctionnaire noté peut adresser un recours gracieux à son supérieur hiérarchique pour solliciter la révision de sa notation.

Cette action a pour effet d'interrompre et de conserver le délai de recours contentieux précité ⁽⁹⁾.

9.2. Contestation de la notation devant la commission administrative paritaire compétente : la requête en révision de notation.

En sus du recours gracieux, le fonctionnaire peut solliciter la CAP (art. 55 de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 et 25 du décret 82-451 du 28 mai 1982 ) du corps auquel il appartient aux fins de procéder à un nouvel examen de sa notation.

Cette demande prend la forme d'une requête en révision de notation qui doit être présentée dans les deux mois à compter de la signature de la fiche de notation, sous peine de forclusion.

Cette requête peut porter sur l'appréciation synthétique ou littérale, sur la note chiffrée proprement dite, les deux ou les trois éléments de manière concomitante.

Pour cela, l'agent adresse une lettre au président de la CAP concernée revêtue obligatoirement de l'avis motivé de son notateur juridique. Sont jointes à cette lettre les fiches de notation de l'année considérée et des deux exercices de notation précédents.

Au terme de cette procédure, chaque commission administrative paritaire centrale ou locale compétente pour les corps d'adjoints administratifs, de secrétaires administratifs, de techniciens supérieurs d'études et de fabrications et d'ouvriers professionnels du ministère de la défense (art. 10, II, 11^o et 10, III, 1^o de l'arrêté du 25 février 2003) rend :

• soit un avis favorable par lequel elle propose au chef de service la révision de la notation attaquée ;

• soit un avis défavorable portant rejet de la requête en révision déposée par l'intéressé ;

• soit un avis partagé (partage des voix) au terme duquel la commission est considérée comme ayant formulé un avis mais, comme n'ayant adopté, ni une position favorable, ni une position défavorable au regard de la requête en révision.

Quel que soit le vote émis par la CAP, son président transmet au notateur juridique l'avis de cette instance et informe de cette transmission, par écrit et par la voie hiérarchique, le fonctionnaire concerné.

Afin d'éclairer le notateur juridique, à qui il appartient d'arrêter la décision finale, le président de la CAP prend soin de lui indiquer, le cas échéant, l'unanimité des membres de cette instance.

Dans l'hypothèse où la CAP aurait émis, à l'unanimité de ses membres, un vote favorable à la révision de la notation contestée, le notateur juridique s'efforcera de tenir compte de cet avis au moment de prendre sa décision définitive.

En tout état de cause, le requérant doit être informé par le notateur juridique de la suite qui aura, en dernier lieu, été réservée à sa requête en révision de notation.

Cette information doit également être communiquée au président de la CAP qui s'est prononcé sur la requête ; lequel en fait communication lors de la prochaine séance de la commission.

9.3. Contestation juridictionnelle de la notation : le recours pour excès de pouvoir.

La décision du chef de service établissant la notation est susceptible d'être attaquée par la voie du recours pour excès de pouvoir (10) devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois qui commence à courir à compter de la notification de la note chiffrée.

La présente instruction abroge l' instruction 403323 /DEF/DFR/GPC 380352 /DEF/DGA/DPAG/SPC du 09 février 1990 relative à la notation des fonctionnaires du ministère de la défense, valant guide du notateur.

Elle est applicable à compter de la notation des fonctionnaires du ministère de la défense attribuée au titre de l'année 2003.