Préambule.

La loi du 22 octobre 1999 portant organisation de la réserve militaire et du service de défense, dispose dans son article 6 que les réservistes ont la qualité de militaires lorsqu'ils exercent une activité pour laquelle ils sont convoqués en vertu de leur engagement à servir dans la réserve opérationnelle ou au titre de la disponibilité.

A ce titre, en application des articles 25 (1er alinéa) et 104-1 de la loi du 13 juillet 1972 , modifié, portant statut général des militaires, les réservistes sont notés au moins une fois par an.

Prise en application du décret 83-1252 du 31 décembre 1983 , modifié, relatif à la notation des militaires, la présente instruction a pour objet de préciser les conditions réglementaires d'établissement, de communication, et de contrôle de la notation des réservistes de la réserve opérationnelle du service de santé des armées.

Cette instruction s'articule en trois titres et comporte une annexe et un imprimé répertorié.

Elle s'applique à tous les corps du service de santé des armées tels qu'ils sont définis par l' arrêté du 13 octobre 2003 relatif au rattachement des militaires de la réserve opérationnelle du service de santé des armées aux différents corps statutaires.

Elle s'applique également aux étudiants volontaires pour servir dans la réserve du service de santé des armées.

1. Dispositions générales.

1.1. Principes.

En application des dispositions du décret 83-1252 du 31 décembre 1983 , modifié, relatif à la notation des militaires, la notation annuelle des militaires consiste en une évaluation de leurs qualités morales, de leurs aptitudes physiques, intellectuelles et professionnelles, de leur manière de servir pendant une période donnée, et de leurs capacités à tenir des emplois de niveau plus élevé.

Les appréciations portées sur le bulletin de notation du réserviste ont pour but de renseigner les autorités militaires dont il relève sur sa valeur individuelle, la qualité de ses services et ses perspectives d'emploi.

La notation a également pour objectif d'apporter au réserviste noté une information précise sur la façon dont sa manière de servir est perçue par ses autorités hiérarchiques et l'inciter à conforter ses acquis ou, le cas échéant, à améliorer son comportement.

Constituant un faisceau d'appréciations permettent de mieux connaître le comportement, les mérites et les aptitudes du réserviste noté, la notation doit, compte tenu des conséquences qui en découlent, être impérativement :

• complète et précise, de façon à fournir tous les éléments nécessaires aux décisions de gestion ;

• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité, ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes, mais aussi des déficiences et des limites de chacun constatées pendant la période de notation concernée ;

• relative, à l'exception de certaines appréciations, afin de permettre la comparaison entre eux, des réservistes d'un même grade, ce qui exige qu'une gradation soit respectée dans l'éloge comme dans la critique de la manière de servir des officiers ;

• sélective, et exempte d'appréciations surfaites pour permettre d'effectuer des choix précis.

La notation ne pourra atteindre ce but que dans la mesure où les autorités hiérarchiques intervenant dans cette procédure et, en particulier le premier notateur, prennent le soin de porter un jugement solidement étayé à partir de l'observation du comportement du réserviste pendant le service et au quotidien, mais également par des évaluations des performances qui doivent être effectuées chaque fois que l'occasion leur en est donnée en cours d'année.

Ceci implique, bien évidemment, que les réservistes notés aient reçu, au préalable, de la part de leur autorité hiérarchique, des directives précises quant aux objectifs quantitatifs et/ou qualitatifs à atteindre.

De plus, il y a lieu de prendre en considération que la notation est un acte de commandement qui doit être entièrement dépourvu de tout laxisme. L'obligation de communication des notes ne doit pas conduire à surestimer les qualités, ni à minimiser les points faibles de l'officier noté.

2. La procédure.

2.1. Les autorités intervenant dans le processus de notation.

Le réserviste de la réserve opérationnelle du service de santé des armées est noté à deux degrés. Le premier notateur (ou notateur en premier ressort) est le commandant de la formation administrative d'affectation du réserviste. Le second notateur (ou notateur en dernier ressort) est le directeur du service de santé dont relève l'intéressé.

2.2. Les attributions des différents notateurs.

La responsabilité de la notation est partagée entre l'autorité exerçant les fonctions de commandant de la formation administrative et le directeur du service de santé dont relève le réserviste.

Le noté et le premier notateur doivent vérifier l'exactitude des informations administratives portées sur le bulletin de notation (imprimé n^o 621-5*/10) et, le cas échéant, signaler à la direction centrale du service de santé des armées, les modifications qui s'imposent.

L'autorité notant en premier ressort se prononce dans l'absolu et doit s'attacher à bien connaître l'intéressé, de manière à porter sur lui des appréciations complètes et précises.

Le directeur du service de santé dont relève le réserviste, notant en dernier ressort, rend la notation définitive et arrêtant la note chiffrée pour l'année considérée et apporte ses observations. Il confirme ou infirme les appréciations portées par le notateur précédent et doit impérativement justifier dans son appréciation, d'une part, toute proposition de baisse de note chiffrée par rapport à celle arrêtée l'année précédente et, d'autre part, les divergences éventuelles entre son analyse et celle du premier notateur. Il doit situer chaque noté par rapport aux autres réservistes du même grade dans le même corps.

Lorsque le réserviste est amené à exercer sous contrat d'engagement à servir dans la réserve (ESR) dans des formations administratives différentes, le directeur du service de santé notant en second ressort peut demander l'avis du ou des différents commandants des formations administratives d'emploi.

La connaissance personnelle de l'officier noté n'est pas indispensable pour les notateurs en second ressort. A ce niveau, il s'agit essentiellement d'un fusionnement des travaux de notation effectués au profit de l'ensemble des réservistes d'un même corps.

2.3. La périodicité de la notation.

La procédure de notation se déroule entre le 1er janvier et le 1er mai de l'année « n » et couvre la période allant du 1er janvier au 31 décembre de l'année « n — 1 ». Les appréciations portées par les différents notateurs ne peuvent concerner que cette seule période de référence.

2.4. Les documents de la notation.

Les documents utilisés au cours de la procédure de notation comprennent :

  5.1. Le bulletin de notation (imprimé n^o 621-5*/10), destiné à recueillir la notation annuelle donnée par les autorités hiérarchiques du réserviste comprend deux parties :

• la partie administrative ;

• la partie réservée à la notation proprement dite.

  5.1.1. La partie administrative (encart I).

Elle permet d'identifier le réserviste noté.

  5.1.2. La partie réservée à la notation.

Chaque notateur dispose d'un emplacement de notation adapté au ressort qui lui est dévolu.

Le premier ressort (encart I).

A ce niveau sont établis tous les éléments de base de la notation :

Analyse de la personnalité du réserviste noté (encart I, point A); le notateur en premier ressort évalue le réserviste en portant une note chiffrée sur les quatre critères suivants :

• 1. Qualités physiques (de 0 à 5) : cette note a pour but de renseigner les autorités militaires sur l'état de résistance du noté.

• 2. Esprit militaire (de 0 à 5) : il s'agit de juger ici l'esprit de discipline du noté et son comportement général.

• 3. Personnalité et aptitude au commandement (0 à 5) : Ce critère permet de mettre en valeur le sens de l'initiative et de l'organisation de l'intéressé et de son aptitude à diriger une équipe.

• 4. Participation et valeur des services rendus (de 0 à 10) : pour ce critère; il est tenu compte de la qualité des services réellement effectuées au cours de la période de notation par le réserviste concerné, de son aptitude à l'emploi, la ponctualité, l'intérêt porté au service, son dévouement (etc.) et des résultats obtenus.

La note globale du réserviste est le résultat de l'addition des critères 2, 3 et 4.

Appréciation d'ensemble qui développe les points forts et les points faibles, ainsi que des résultats dans l'emploi du réserviste (encart I, point B).

Le dernier ressort (encart III).

Cet emplacement est réservé à l'autorité qui arrête de façon définitive la notation pour ce qui concerne :

• la notation chiffrée définitive (encart III, point D) : le notateur a la possibilité d'attribuer une note chiffrée dont la valeur se situe entre — 5 et + 5 par rapport à celle proposée par le premier notateur. Le créneau ainsi défini permet de nuancer la notation faite en premier ressort et de mettre en valeur les réservistes les plus méritants ;

• la valeur globale du noté (encart III, point E) qui est déterminée selon le tableau de concordance suivant :

  Note.	Niveaux.
  21 à 25	1. Excellent.
  16 à 20	2. Très bon.
  11 à 15	3. Bon.
  6 à 10	4. Moyen.
  0 à 5	5. Insuffisant.

   

• les observations sur la manière de servir du réserviste concerné (encart III, point F).

  5.2. Le procès-verbal de notation (annexe), qui récapitule l'ensemble des notes attribuées aux réservistes d'une direction du service de santé concernés par cette procédure, permet d'informer la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) du déroulement de la procédure de notation et notamment, des difficultés rencontrées par les intervenants de la chaîne de notation.

2.5. La transmission des documents de la notation.

Au cours du mois de janvier de l'année « n », chacune des directions du service de santé adresse au centre de traitement de l'information médicale des armées (CeTIMA) une liste nominative des réservistes devant être notés.

Dans le courant du mois de février de l'année « n », les bulletins de notation pré-imprimés sont adressés aux directeurs du service de santé. Ces derniers les mettent ensuite en place, sous leur responsabilité, auprès de chaque premier notateur.

Après communication au réserviste de sa notation annuelle attribuée au titre du premier ressort, l'autorité ayant statué transmet l'exemplaire du bulletin de notation au notateur en dernier ressort.

Le notateur en dernier ressort arrête définitivement la notation du réserviste et procède ou fait procéder à la communication de la notation définitive au réserviste concerné. Il renseigne ensuite le procès-verbal de notation qui est adressé à la direction centrale du service de santé des armées (sous-direction ressources humaines; bureau réserves et aumônerie) avant le 1er mai de l'année « n ».

Le bulletin de notes est inséré dans le dossier individuel du noté.

2.6. La communication des notes.

Conformément aux dispositions de l'article 5 du décret 83-1252 du 31 décembre 1983 , modifié, relatif à la notation des militaires, la communication des notes est obligatoire.

Les notes et appréciations annuelles sont communiquées à deux reprises, à tous les réservistes :

• une première fois, au moment où elles sont attribuées par l'autorité notant en premier ressort ;

• une seconde fois, lorsqu'elles ont été définitivement arrêtées par l'autorité notant en dernier ressort.

Le réserviste noté doit également recevoir communication des avis de tous les échelons du commandement intervenant dans la procédure de notation annuelle.

Au cours d'un entretien, le premier notateur communique personnellement au réserviste noté ses appréciations. En application des dispositions du deuxième alinéa de l'article 5 du décret du 31 décembre 1983 précité, le noté dispose d'un délai de huit jours francs, à compter de l'entretien de notation pour porter ses observations sur le bulletin de notation.

Seule l'existence de circonstances particulières peut justifier l'absence d'entretien individuel lors de la communication du bulletin de notation établi au premier degré de notation. Dans ce cas, une copie de la notation arrêtée en premier ressort est adressée au réserviste par voie postale pour émargement (en recommandé avec accusé de réception).

Au stade de la communication en premier ou en dernier ressort, il y a lieu de rappeler que la signature du noté atteste de la réalité de la communication des notes mais ne vaut en aucun cas approbation du contenu du bulletin de notation.

La communication de la notation en second ressort peut être faite par l'intermédiaire du notateur en premier ressort.

2.7. La délivrance d'une copie du bulletin de notation.

Le noté peut, s'il le souhaite, obtenir une copie de son bulletin de notation arrêté en dernier ressort, en application de la procédure décrite dans l'instruction relative à la communication des dossiers ⁽¹⁾. La copie doit être effectuée à partir de l'exemplaire original.

Cette procédure implique, de la part de l'intéressé, l'établissement d'une demande expresse qui sera insérée dans le dossier du personnel. Elle vise avant tout à éviter une duplication de documents administratifs confidentiels sans aucun contrôle. Elle permet à chaque administré, au prix d'une démarche administrative simple, d'obtenir la copie de sa notation sans pour autant banaliser la duplication du document confidentiel et risquer une diffusion à un tiers.

2.8. L'exercice du droit de recours.

Tout réserviste qui estime devoir contester sa notation annuelle définitive arrêtée par le dernier notateur, est en droit d'exercer un recours auprès de la commission instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 .

2.9. Le contrôle de la notation.

Les règles définies par la présente instruction sont d'application stricte. En conséquence, il appartient à chaque notateur de procéder au contrôle de son propre travail, mais également de celui effectué par les échelons qui lui sont subordonnés.

3. Dispositions pratiques et règles particulières.

3.1. La rédaction de la notation.

La notation constitue l'un des éléments déterminants pour le renouvellement du contrat, pour les propositions de décoration, ainsi que pour le choix des candidats à l'avancement de grade ou pour la progression en échelon dans le grade selon le corps considéré. Les autorités qui en sont chargées doivent donc veiller à la cohérence des différentes appréciations qu'elles ont à porter, notamment pour ce qui concerne la détermination de la note chiffrée définitive.

Les « appréciations d'ensemble », ainsi que les rapports justificatifs servent essentiellement à motiver les décisions du notateur. Ces motivations ne sauraient donc :

• reposer sur de simples impressions ou sur des faits mal établis et susceptibles d'apparaître ultérieurement comme « manifestement inexacts » ;

• se fonder pour l'essentiel sur des jugements sans rapport avec la manière de servir du noté ;

• faire explicitement mention d'une sanction disciplinaire ou pénale (appelée à être effacée du dossier individuel de l'intéressé en application des dispositions législatives ou réglementaires).

De telles motivations sont en effet susceptibles de recours. Le cas échéant, elles risquent d'entraîner l'annulation pure et simple du bulletin de notes d'officier contesté.

3.2. Date d'entrée en vigueur.

La présente instruction entre en application dès réception.

L' instruction 9753 /DEF/DCSSA/PERS/RA du 28 juin 1985 , modifiée, relative à la notation des officiers, aspirants et militaires infirmiers de réserve des hôpitaux des armées et aux contrôles périodiques auxquels ils sont soumis avec ou sans utilisation du bulletin de renseignements est abrogée.