Préambule.

Conformément à l'article 16 du décret n^o 66-911, le ministre de la défense (service de l'action sociale des armées) peut faire assurer la surveillance administrative des établissements par les services des commissariats de l'armée de terre, de la marine et de l'air.

Dans ce cadre, la présente instruction a pour objet de :

• préciser le cadre général du contrôle de l'administration et, notamment, de la surveillance administrative appliquée aux établissements de l'institution de gestion sociale des armées (IGeSA), organisme sui generis doté de la personnalité morale et observant, pour sa gestion financière et comptable, les règles du droit privé ;

• décrire son champ d'application et ses modalités d'exercice par le ministère de la défense.

Elle précise également les modalités d'exercice de la surveillance technique par les services compétents du ministère de la défense.

1. Généralités.

La surveillance administrative et technique a pour objet de s'assurer que les établissements de l'IGeSA exercent leurs activités conformément aux objectifs fixés et dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires.

Elle consiste à vérifier l'efficacité et la régularité des actes d'administration et de gestion des établissements et permet ainsi d'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en oeuvre pour les atteindre.

Dans ce cadre, la surveillance administrative et technique permet a posteriori :

• de s'assurer que l'action administrative est accomplie dans le respect des lois et règlements en vigueur ;

• de vérifier que les établissements peuvent exercer toutes leurs activités et qu'ils reçoivent les moyens correspondants ;

• de s'assurer que les opérations de contrôle interne sont exécutées et que les suites appropriées y sont apportées ;

• de recenser les difficultés éventuelles afin que soient apportées les modifications d'ordre interne ou externe susceptibles d'améliorer l'action administrative.

2. Définitions (rappel).

2.1. L'appréciation de régularité.

L'appréciation de régularité consiste à rechercher la conformité des opérations administratives et techniques aux lois et à la réglementation en vigueur. Cette action s'inscrit dans la continuité des actions de vérification des comptes qui examinent la conformité objective et l'exactitude des opérations comptables et des existants.

2.2. L'appréciation d'efficacité.

L'appréciation d'efficacité consiste à évaluer d'une part, les résultats obtenus au regard des objectifs visés et d'autre part, les moyens mis en oeuvre pour les atteindre. Cette appréciation peut être complétée par une appréciation d'efficience, c'est-à-dire d'atteinte optimisée d'un effet dans l'utilisation d'une ressource.

3. Contrôle de l'administration.

3.1. Généralités.

À partir des directives données par le ministère de la défense, les appréciations de régularité et d'efficacité doivent permettre à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP) qui a la responsabilité de la surveillance administrative et technique, de porter une appréciation globale et détaillée sur les résultats obtenus au regard des moyens mis en oeuvre.

Le contrôle de l'administration des établissements gérés par l'IGeSA consiste à examiner les actes d'administration et de gestion en vue d'en vérifier la conformité aux règles préétablies et l'adéquation aux objectifs fixés.

Indépendamment des missions de contrôle conduites par les corps d'inspection ou les autorités investies des pouvoirs d'inspection, appartenant ou non au ministère de la défense (inspection générale des finances, cour des comptes, contrôle général des armées, …), le contrôle de l'administration est exercé au niveau interne et au niveau externe.

3.2. Le contrôle interne.

Le contrôle interne regroupe l'ensemble des procédures nécessaires à l'administrateur de l'IGeSA pour s'assurer du bon fonctionnement administratif de l'institution.

L'IGeSA est un établissement public doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière. À ce titre, l'administrateur de l'IGeSA exerce avec l'aide d'une cellule d'audit interne le contrôle interne de l'ensemble des établissements qui lui sont confiés et plus particulièrement de ceux qui sont propres à l'IGeSA et en conventionnement.

Par ailleurs, dans leurs domaines fonctionnels, les directeurs et responsables de département du siège de l'IGeSA exercent un contrôle administratif de l'ensemble de l'IGeSA, du niveau central au niveau local. Enfin, les chefs d'antenne régionale, les directeurs d'établissements, des centres sociaux et de centres de vacances, à caractère permanent ou temporaire, exercent également, à leur niveau et dans les établissements de leur ressort, un contrôle administratif.

3.3. Le contrôle externe.

Le contrôle externe de l'administration des établissements gérés par l'IGeSA relève d'autorités extérieures à l'institution, appartenant ou non au ministère de la défense.

Il comporte la vérification des comptes et la surveillance administrative et technique.

4. Vérification des comptes.

4.1.

 La gestion financière et comptable de l'IGeSA est soumise aux règles de droit privé. Les comptes annuels sont préparés par le trésorier comptable central et arrêtés par l'administrateur.

4.2.

 L'organisation et l'exercice de la vérification des comptes de l'IGeSA sont de la responsabilité d'un expert-comptable, commissaire aux comptes, dont la nomination relève d'une décision du conseil de gestion de l'IGeSA. Les résultats sont analysés a posteriori par la tutelle.

4.3.

 La vérification des comptes gérés localement a pour objet le contrôle des opérations comptables et financières réalisées par les établissements afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires. Cette vérification peut être réalisée par les commissariats des différentes armées et concerne principalement les caisses particulières des établissements (bar, matériels en compte, denrées alimentaires, argent de poche des enfants notamment).

5. La surveillance administrative et technique.

5.1. Généralités.

La surveillance administrative et technique s'applique à tous les établissements gérés par l'IGeSA ⁽¹⁾ ; les maisons familiales, les centres de loisirs et de vacances de jeunes et les établissements sociaux (établissements d'accueil de jeunes enfants, maisons d'enfants et d'adolescents à caractère social, centres sociaux, lycée d'enseignement professionnel, centres de santé). L'ensemble de ces maisons, centres et établissements sera regroupé sous le vocable d'établissements sociaux et médico-sociaux.

Dans les établissements sociaux et médico-sociaux gérés par l'IGeSA, elle concerne :

• l'emploi des ressources humaines, des fonds et des matières dont les établissements sont détenteurs ou qui leur sont confiés par le ministère de la défense. Cet emploi doit être conforme aux lois, règlements et instructions ministérielles en vigueur ;

• la stricte application des directives relatives aux conditions d'exercice de l'administration au sein de l'IGeSA ;

• les conditions de mise en oeuvre des règlements internes en veillant au strict respect des intérêts et droits tant de l'État que de ses ressortissants.

5.2. Points d'application.

La surveillance administrative et technique consiste à porter, pour les établissements sociaux et médico-sociaux gérés par l'IGeSA, une appréciation sur l'ensemble :

• des différents domaines de la vie administrative comprenant la vie courante et les activités, la condition du personnel de l'IGeSA et des ressortissants de la défense, l'alimentation, l'infrastructure, la gestion des équipements ;

• des ressources financières et en nature (budget de fonctionnement, aides éventuelles en nature, approvisionnements, matériels) ;

• des activités techniques qu'il s'agisse de soutien médical, infrastructure, pédagogique et éducatif.

5.3. Autorité responsable de la surveillance administrative et technique.

5.3.1.

 La surveillance administrative et technique relève de la responsabilité du ministre de la défense/direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP), dans le cadre de la tutelle exercée sur l'IGeSA conformément à la loi n^o 66-458 portant création de l'IGeSA.

5.3.2.

 La surveillance administrative peut être, sur demande écrite du directeur de la fonction militaire et du personnel civil, déléguée aux directeurs centraux des services des commissariats de l'armée de terre, de la marine et de l'air, selon une répartition des établissements précisée en annexes, conformément à l'article 16 du décret n^o 66-911 relatif à l'IGeSA et dans les domaines précisés au point 6.

5.3.3.

 La surveillance technique peut être, sur demande écrite du directeur de la fonction militaire et du personnel civil, déléguée aux directeurs centraux des services compétents, selon une répartition des établissements précisée en annexes et dans les domaines précisés au point 6. Elle peut également être exercée, à leur initiative, par les services disposant de prérogatives propres dans ce domaine.

5.3.4.

 Générale, nominative et exercée au nom du ministère de la défense (DFP), la délégation devient caduque en cas de cessation des fonctions soit du délégant, soit du délégataire.

6. Domaine d'application de la surveillance administrative et technique.

Le ministère de la défense (DFP) est plus particulièrement chargé de vérifier que les dispositions législatives et réglementaires sont bien appliquées dans les différents établissements sociaux et médico-sociaux gérés par l'IGeSA dans les domaines suivants :

• application du droit du travail ;

• règles de gestion des matériels du commissariat (dotation, gestion des stocks, réforme du matériel…) ;

• procédure d'achat et, en matière de travaux, respect du code des marchés publics ;

• tenue de la documentation officielle ;

• directives de la DFP/AS ;

• réglementation en matière d'assurance ;

• réglementation en matière de transport des personnes ;

• emploi du personnel diplômé pour les activités ;

• règles d'hygiène (cuisine, infirmerie...) ;

• règles de sécurité (EPR, incendie, handicapés...) ;

• normes d'infrastructure (externes et propres à la défense) ;

• emploi des crédits locatifs ;

• respect des activités et conformité des prestations proposées ;

• respect de la procédure pédagogique et éducative ;

• application des remarques effectuées lors des différents contrôles officiels.

7. Exercice de la délégation.

7.1. Rôle de l'autorité déléguée.

L'autorité déléguée représente l'autorité délégante et, comme telle, vérifie, recense, inspecte, interroge, conseille et rend compte.

En fonction des erreurs ou manquements constatés, elle propose à l'autorité délégante, les mesures correctrices qui sont décidées par cette dernière et prescrit immédiatement les mesures conservatoires, lorsque la protection des personnes ou des avoirs est en jeu.

Le rapport de surveillance administrative et technique comporte en particulier :

• la revue des anomalies et irrégularités constatées et l'indication des mesures de redressement préconisées ;

• l'appréciation de l'organisation et du fonctionnement de l'administration assortie, le cas échéant, de propositions d'amélioration ;

• les propositions de modifications des textes réglementaires en vigueur.

7.2. Modalités de l'exercice par délégation de la surveillance administrative.

Au niveau central, la direction de la fonction militaire et du personnel civil/sous-direction des actions sociales élabore une directive générale annuelle qui fixe des orientations pour les différentes autorités délégataires chargées de la surveillance administrative et technique (objectifs à atteindre, activités visées, suivi des recommandations émises antérieurement).

L'exercice de la surveillance administrative et technique s'effectue sur le site des différents établissements concernés. La visite donne lieu à l'établissement d'un rapport sous forme libre de la part de l'autorité déléguée. Une copie de ce rapport est adressée à l'administrateur de l'institution de gestion sociale des armées.

7.3. Suivi des recommandations.

Lorsqu'un rapport est établi, il appartient à la DFP/AS, en étroite collaboration avec l'IGeSA, de veiller à la mise en oeuvre des mesures prescrites.

8. Application.

Le directeur de la fonction militaire et du personnel civil est chargé de l'application de la présente instruction.