Les commissaires de l\'air, agissant ès qualités et dans la limite de leur compétence territoriale, sont habilités d\'une part, à dresser des procès-verbaux sous forme authentique, d\'autre part, à conférer par voie d\'homologation le caractère d\'authenticité aux procès-verbaux rapportés par leurs suppléants.

Cette attribution est une conséquence de l\'état d\'« officiers publics » reconnu aux commissaires de l\'air ⁽¹⁾. Il s\'ensuit que les procès-verbaux qu\'ils établissent ou homologuent sont soumis, tant sur le fond que sur la forme, aux prescriptions légales et réglementaires s\'appliquant aux actes dressés par les officiers publics ⁽²⁾.

Le caractère authentique attaché au contenu des procès-verbaux entraîne pour leurs rapporteurs l\'obligation de respecter un certain nombre de règles formelles tendant à interdire toute altération ultérieure, afin de leur conserver toute leur force probante et de ne permettre leur contestation que par la procédure de l\'inscription de faux.

La présente circulaire a pour objet de préciser les principes qui doivent être scrupuleusement observés lors de l\'établissement et de l\'enregistrement des procès-verbaux.

1. Établissement des procès-verbaux.

1.1. Règles de forme.

1.1.1. Présentation.

Les procès-verbaux sont établis de façon lisible et indélébile sur un papier offrant toute garantie de conservation. Les signatures et paraphes qui y sont apposés doivent également être indélébiles.

Suivant leur destination et l\'usage qui doit en être fait, les différents exemplaires d\'un même procès-verbal qui peuvent, selon le cas, être obtenus par dactylographie ou par duplication suivant les normes définies ci-dessous, prennent la dénomination de minute, expédition ou copie.

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1.1.1.1. La minute.

Exemplaire original conservé dans les archives du commissaire de l\'air établissant le procès-verbal, elle ne peut être que manuscrite ou dactylographiée. Dans ce cas, elle doit être établie sur papier fort par impression directe de la machine.

Lorsqu\'un procès-verbal comprend plusieurs feuillets :

• chaque page de texte est numérotée et le nombre de pages est indiqué à la fin de l\'acte ;

• chaque feuillet est paraphé par le commissaire de l\'air et tous les signataires de l\'acte, sous peine de nullité des mentions portées sur les feuillets non paraphés.

Aux termes de l\'article 14. du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971, « les notaires ne peuvent se dessaisir d\'aucune minute, si ce n\'est dans les cas prévus par la loi et en vertu d\'un jugement ». Cette prescription est également applicable aux commissaires de l\'air en leur qualité d\'officiers publics.

1.1.1.2. Les expéditions et copies.

Elles peuvent être manuscrites et sont alors écrites avec une encre indélébile, ainsi que les mentions, signatures et paraphes qui y sont apposés.

Les expéditions, qui sont toujours établies sur papier fort, peuvent également être obtenues par dactylographie, duplication ou photocopie. Si elles sont dactylographiées, elles doivent l\'être par impression directe de la machine.

Les copies qui peuvent être établies sur papier pelure sont obtenues par interposition de papier carbone, lors de la frappe de la minute ou de l\'expédition ou également par duplication ou photocopie.

La mention « Expédition » ou « Copie » doit être portée de façon apparente sur la première page du procès-verbal.

Les expéditions et copies doivent respecter les paraphes et les alinéas de la minute. Elles sont certifiées conformes par le commissaire de l\'air qui les établit et qui appose sa signature et l\'empreinte de son cachet officiel personnel en cuivre à l\'effigie de la liberté laurée.

Lorsque les procès-verbaux doivent être soumis à la décision de l\'autorité supérieure (général commandant la région aérienne, ministre) seule une expédition de ces procès-verbaux doit être adressée par la voie hiérarchique à l\'autorité habilitée à statuer sur leurs conclusions. Dans les autres cas une copie est suffisante.

La décision faisant suite à un procès-verbal doit toujours être annexé, en original, à la minute du procès-verbal auquel elle se rapporte, que cette décision soit portée sur l\'expédition par l\'autorité l\'ayant prise ou qu\'elle fasse l\'objet d\'une notification séparée.

Les expéditions ainsi que les copies peuvent être valablement fournies à titre de documents d\'études ou de compte rendu, mais ne sauraient avoir en justice la même force probante que la minute, sauf cas de disparition de celle-ci et dans les conditions prévues à l\'article 1335. du code civil. Elles n\'ont d\'autres valeurs que celles d\'un simple renseignement établissant l\'existence de l\'exemplaire original.

1.1.2. Rédaction.

Aux termes des articles 7. à 10. du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 :

• les procès-verbaux doivent être rédigés en un seul et même contexte, lisiblement, sans blanc, lacune ni interligne, sauf toutefois ceux qui constituent les intervalles normaux paragraphes et alinéas ;

• les abréviations sont autorisées dans la mesure où leur signification est précisée au moins une fois dans l\'acte ;

• les renvois sont portés soit en marge, soit au bas de la page, soit à la fin de l\'acte :

  • les renvois portés en marge ou au bas de la page sont, à peine de nullité, paraphés par le commissaire de l\'air et les autres signataires de l\'acte ;

  • les renvois portés à la fin de l\'acte sont numérotés. S\'ils précèdent les signatures, il n\'y a pas lieu de les parapher ;

• il ne doit y avoir ni surcharge, ni interligne, ni addition dans le corps de l\'acte et les mots et les chiffres surchargés, interlignés ou ajoutés sont nuls. Le nombre des mots et des nombres rayés est mentionné à la fin de l\'acte. Cette mention est paraphée par le commissaire de l\'air et les autres signataires du procès-verbal ;

• les dates sont à mentionner en toutes lettres. Il en est de même pour les sommes, à moins qu\'elles ne constituent le terme ou le résultat d\'une opération ou qu\'elles ne soient répétées ;

• les procès-verbaux doivent porter mention des noms, prénoms, qualités et résidence du rapporteur et des personnes en cause, à quelque titre que ce soit. Tous doivent signer le procès-verbal ⁽³⁾. Si une personne ne sait, ne peut ou ne veut pas apposer sa signature, le commissaire de l\'air en fait mention à la fin du procès-verbal.

1.1.3. Documents complémentaires.

Lorsqu\'un procès-verbal est accompagné de documents qui en complètent les énonciations, ces documents doivent être :

• mentionnés clairement, un à un, dans le corps du procès-verbal, où ils doivent pouvoir être identifiés par leur objet, leur auteur, leur date, leur numéro, etc. ;

• annexés, autant que possible en original, à la minute du procès-verbal avec laquelle ils forment un ensemble qui ne doit jamais être dissocié.

Si un procès-verbal ne peut être clos immédiatement (en dehors du cas des procès-verbaux dits de « continuité »), le commissaire de l\'air doit l\'arrêter provisoirement et le compléter au fur et à mesure de son information par un ou plusieurs « appendices ». Les « appendices » sont de véritables procès-verbaux. Ils doivent en conséquence être établis dans les mêmes conditions et avec les mêmes garanties.

1.1.4. Contexture du procès-verbal sous forme d'imprimé.

(Ajouté : 1^er mod. du 21/10/1982.)

Pour les procès-verbaux destinés à constater une perte, un déficit ou un excédent de fonds, un modèle est donné en annexe.

Néanmoins pour leur rédaction il convient de se conformer aux dispositions réglementaires générales qui président à l\'établissement de tout procès-verbal.

1.2. Règles de fond.

Les affirmations d\'un officier public, exprimées dans un acte authentique, sont tenues pour conformes à la vérité d\'une manière si certaine que la preuve du contraire ne peut être apportée que par la procédure, longue et difficile à dessein, de l\'« inscription de faux ».

Cette force probante exceptionnelle ne s\'attache qu\'aux faits énoncés par l\'officier public comme les ayant accomplis lui-même ou comme s\'étant passés en sa présence dans l\'exercice de ses fonctions. Les faits, ou les dires, s\'appuyant sur les témoignages, ne possèdent pas la même force et peuvent être contestés sans recourir à l\'inscription de faux.

La date du procès-verbal est également une énonciation authentique. Elle ne saurait donc être fixée pour paraître respecter une réglementation que les circonstances ont conduit à ne pas appliquer en fait.

Lorsqu\'un commissaire de l\'air n\'est prévenu qu\'après un certain délai d\'un événement qu\'il aurait dû être appelé à constater immédiatement, il lui appartient de relater l\'exacte vérité.

Si par impossibilité matérielle, ou pour toute autre cause, le commissaire de l\'air ne peut établir un procès-verbal qu\'en se rapportant au témoignage d\'autrui, il agit alors comme il est indiqué ci-après, en exposant les motifs qui l\'ont empêché d\'appliquer les règles prescrivant son intervention personnelle.

Il doit donc :

• rapporter fidèlement le témoignage, que celui-ci soit oral ⁽⁴⁾ ou écrit ⁽⁵⁾ ;

• porter, s\'il y a lieu, une appréciation motivée sur ce témoignage.

Dans le cas où le commissaire de l\'air rapporte, d\'après certains témoignages, un événement qui s\'est passé antérieurement, il devra préciser :

• la date de réception du témoignage ;

• le nom du témoin ;

• la date à laquelle s\'est passé cet événement et dans quelles circonstances.

Les conclusions du commissaire de l\'air, qui sont l\'expression d\'un jugement personnel, n\'ont pas le caractère d\'authenticité qui s\'attache aux faits eux-mêmes. Elles s\'appuient sur les faits rapportés et sur la règle administrative pour formuler une proposition ou une décision, et doivent être exprimées en toute objectivité en n\'ayant en vue que la sauvegarde des intérêts légitimes de l\'Etat et le respect des droits des personnes.

2. Enregistrement des procès-verbaux.

Les procès-verbaux, établis ou homologués par le commissaire de l\'air, doivent être enregistrés sur un répertoire analytique dont le modèle est joint en annexe.

Le commissaire de l\'air n\'est tenu d\'enregistrer que les documents dressés ou homologués par ses soins. Les procès-verbaux établis à l\'issue de conférence, réunion de travail ou autre, ne doivent pas être considérés comme des actes authentiques et par conséquent donner lieu à inscription au répertoire ⁽⁶⁾.

Les rapporteurs des procès-verbaux étant soit les commissaires de la direction régionale du commissariat de l\'air, soit les commissaires de base, il est tenu un répertoire analytique par direction et par base aérienne sur laquelle est affectée un commissaire de base ⁽⁷⁾. En revanche, il n\'est pas tenu de répertoire par les suppléants, les procès-verbaux dressés par ceux-ci devant obligatoirement être homologués par le commissaire de l\'air, seront enregistrés sur le répertoire de ce dernier.

Les procès-verbaux doivent être enregistrés à leur date réelle, c\'est-à-dire au fur et à mesure de leur établissement ou de leur homologation. Les inscriptions doivent donc se suivre rigoureusement et sans interligne dans l\'ordre chronologique.

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2.1. Procès-verbaux établis par le commissaire de l'air.

Dès qu\'un événement se produit, le procès-verbal doit être ouvert et l\'inscription portée simultanément au répertoire.

Si, par suite de circonstances accidentelles, l\'enregistrement d\'un procès-verbal n\'a pas eu lieu en temps utile, il est interdit d\'intercaler l\'inscription à la date correspondante. L\'acte doit être, aussitôt l\'omission reconnue, inscrit au répertoire avec sa date à la suite des procès-verbaux déjà enregistrés.

En ce qui concerne les procès-verbaux de continuité, leur enregistrement doit être effectué à la date de leur ouverture, en ayant soin de mentionner celle de leur clôture dans la colonne « Observations » du répertoire analytique.

2.2. Procès-verbaux homologués.

L\'homologation, qui se traduit par un visa du commissaire de l\'air, sanctionne l\'approbation du procès-verbal rapporté par un suppléant.

Elle confère le caractère authentique audit procès-verbal. Avant de procéder à cette formalité, il est donc indispensable que le commissaire de l\'air s\'assure de la validité de fond et de la régularité de forme de ces documents.

Ces derniers sont ensuite enregistrés à la date de l\'homologation dans les mêmes conditions que ci-dessus.

2.3. Appendice.

Chaque appendice doit être inscrit au répertoire à sa date propre. Il doit, en outre, être mentionné « pour mémoire » dans la colonne « Observations », en regard de l\'inscription du procès-verbal initial.

3. Cas particulier : procès-verbal de perte, déficit ou excédent de fonds.

(Nouvelle rédaction : 1^er mod. du 21/10/1982.)

En cas d\'absence prolongée du commissaire de base, son suppléant devra rendre compte immédiatement par message au directeur régional du commissariat.

Suivant les circonstances et le montant en cause, le directeur régional du commissariat pourra charger un commissaire, officier supérieur de la direction, de procéder sur place à l\'homologation du procès-verbal établi. Ce procès-verbal sera alors inscrit sur le répertoire analytique de la direction régionale du commissariat. »

4. DISPOSITIONS RELATIVES AUX SUPPLÉANTS.

(Ajouté : Instruction du 10/02/2011.)

Le commissaire habilite ses suppléants parmi les officiers qui ne sont pas chargés de la gestion de fonds ou de matériel. La décision d\'habilitation est enregistrée au registre des actes administratifs de la formation.