La présente circulaire a pour objet d\'actualiser la circulaire n° 327425/DEF/SGA/DRH-MD/GCPC du 1^er août 2008 modifiée, relative à l\'application des dispositions des décrets n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 et n° 2007-1942 du 26 décembre 2007 sur la formation tout au long de la vie des agents de l\'État.

En effet, l\'entretien de formation fait désormais partie intégrante de l\'évaluation dont il constitue le volet « formation ». Il s\'agit d\'un élément essentiel de l\'entretien professionnel qui permet l\'adéquation entre les compétences nécessaires sur le poste actuel (ou qui seront nécessaires dans le cadre de l\'évolution des métiers, des structures ou du parcours professionnel) et les compétences détenues par l\'agent. La mise en cohérence des deux documents servant à recueillir les besoins de formation des agents s\'avère donc nécessaire. Telle est la raison pour laquelle une simplification du modèle du compte rendu d\'entretien de formation a été opérée. Ce modèle unique, plus simple d\'usage permettra une meilleure appréhension de la part des supérieurs hiérarchiques chargés de mener l\'entretien de formation. Par ailleurs, la collecte et la saisie des besoins de formation au sein du module formation du système d\'information des ressources humaines (SIRH ALLIANCE), seront également rendu plus aisées par l\'utilisation d\'un formulaire unique de compte rendu d\'entretien de formation regroupant les mêmes informations.

La circulaire n° 327425/DEF/SGA/DRH-MD/GCPC du 1^er août 2008 est modifiée comme suit :

1. Point 2. « UNE NOUVELLE TYPOLOGIE DES ACTIONS DE FORMATION. ».

Deuxième alinéa.

Après : « FAE » ;

Ajouter : « FIPP ».

2. Point 2.1. « Formation professionnelle statutaire. ».

Deuxième alinéa.

Après : « pour appellation formation d\'adaptation à l\'emploi (FAE) » ;

Ajouter : « ou formation d\'intégration et de prise de poste (FIPP) ».

3. Point 3.2.1. « Le document d\'orientation à moyen terme concernant la formation. ».

3.1. Deuxième alinéa.

3.1.1. Remplacer : « le 5^e accord cadre » ;

Par : « l\'accord cadre ».

3.1.2. Remplacer : « la période 2008-2011 » ;

Par : « une période déterminée ».

3.2. Troisième alinéa.

3.2.1. Supprimer : « Le cas échéant ».

3.2.2. Remplacer : « peut-être » ;

Par : « est ».

4. Point 3.2.3.

4.1. Au troisième alinéa.

Supprimer : « (attachés d\'administration) ».

4.2. Après le septième alinéa.

Ajouter la partie traitant du volet formation de l\'entretien professionnel ainsi que de la manière de remplir l\'annexe I. suivante :

« L\'entretien de formation fait désormais partie intégrante de l\'évaluation dont il constitue le volet « formation ». Le formulaire utilisé pour l\'entretien de formation (pour les agents ne bénéficiant pas de l\'entretien professionnel) est donc le même que celui du volet formation de l\'entretien professionnel. Comme le reste de l\'entretien professionnel, ce volet « formation » doit être préparé tant par l\'agent que par son supérieur hiérarchique, notamment en consultant préalablement l\'offre de formation proposée et en préparant pour chaque demande l\'intitulé exact et le code du stage.

Dans le cadre de l\'entretien professionnel, une fois l\'entretien terminé, ce formulaire devra être dupliqué afin qu\'un exemplaire reste avec le compte rendu d\'entretien professionnel (pour garder une cohérence d\'ensemble du document). L\'autre exemplaire sera transmis au responsable de formation en charge de la programmation de formation de l\'établissement dont dépend l\'agent.

Ce formulaire a été extrêmement simplifié et il prend en compte la mise en place du module formation dans le SIRH Alliance. Une partie des informations est d\'ailleurs directement incrémentée par les données contenues dans le SIRH. Il est conçu pour servir de « fil rouge » à la conduite de cette partie de l\'entretien professionnel. Les formations d\'intégration et de prise de poste statutaires définies par arrêté peuvent être abordées lors de l\'entretien, dans le cours du dialogue, mais n\'apparaissent pas dans ce formulaire.

1. Identification de l\'agent.

Ce « bloc » d\'identification, nécessaire puisque ce formulaire sera isolé du reste du document pour être traité par le responsable de formation, sera incrémenté directement par les données d\'Alliance.

2. Bilan des formations demandées lors de l\'entretien (N-2).

Là encore, les données contenues dans Alliance permettent d\'incrémenter le libellé et le code de chacune des demandes de formation formulées lors de l\'entretien (N-2). La case « Réalisée » sera automatiquement cochée si la formation a été effectivement suivie. Il ne restera plus à l\'agent et à l\'évaluateur qu\'à cocher la case « Mise en pratique » si les compétences acquises lors de cette formation ont pu être effectivement mises en pratique sur le poste depuis la réalisation de la session de formation.

3. Demandes de formation continue à l\'initiative de l\'administration.

Les demandes au titre de l\'administration doivent refléter les priorités de formation définies par le chef d\'établissement et communiquées aux différents cadres menant les entretiens. Ces priorités constituent elles-mêmes la déclinaison, en fonction des spécificités de l\'établissement, du schéma directeur de formation élaboré par l\'autorité centrale d\'emploi. C\'est donc au travers de cette priorisation des demandes de l\'administration que la politique de formation de l\'employeur se traduit.

Ces formations relèvent obligatoirement de la formation continue. Le code de leur typologie (formation à l\'adaptation immédiate au poste de travail : A1, formation liée à l\'évolution prévisible des métiers : B1 ou formation liée au développement des qualifications : C1) est donc à inscrire dans la case en début de ligne.

Le cadre a préparé l\'entretien. Il a donc consulté l\'offre de formation. Si la formation qu\'il désire faire suivre à l\'agent existe dans cette offre, il a noté le libellé exact et le code de cette formation. Il suffit donc de retranscrire ces informations dans les cases correspondantes.

Trois demandes de formation au maximum peuvent être à l\'initiative de l\'administration et elles sont obligatoirement priorisées avec une seule P1, une seule P2 et une seule P3.

Si le cadre ne demande qu\'une formation pour l\'agent qu\'il reçoit en entretien et qu\'il estime que cette formation n\'est pas prioritaire, il peut très bien ne lui donner qu\'une priorité P2 ou P3.

Si aucune demande n\'est formulée par l\'administration, il faut le formaliser et inscrire le code Z0 dans la typologie et « aucune demande » dans le libellé de la formation.

Les stages proposés dans l\'offre de formation indiquent souvent le niveau de compétences qui est à atteindre à l\'issue de la formation : (S)ensibilisation - (A)pplication) - (M)aîtrise - (E)xpertise.

Il suffit d\'indiquer dans la case « Niveau » la lettre qui correspond : S, A, M ou E.

Il est bien évident que l\'on ne demandera pas à un agent qui possède un niveau « S » dans une compétence donnée d\'atteindre directement le niveau « E ». C\'est le niveau immédiatement supérieur à celui que possède l\'agent qui doit être visé.

Le fait qu\'une formation soit nécessaire à un agent pour qu\'il puisse atteindre les objectifs qui lui ont été assignés ne doit pas être systématisé et doit même rester relativement exceptionnel. Une seule demande de formation peut donc raisonnablement concourir à l\'atteinte des objectifs fixés à l\'agent (s\'il en faut plus, c\'est que les objectifs n\'ont pas été correctement définis) et elle doit obligatoirement être la P1 de l\'administration. Cocher dans ce cas la case « Objectifs ».

4. Demandes de formation continue à l\'initiative de l\'agent et autres modalités de mise en œuvre du projet professionnel.

Le code de la typologie de la formation demandée (voir légende) est à inscrire dans la case en début de ligne.

L\'agent a préparé l\'entretien. Il a donc consulté l\'offre de formation. Si la formation qu\'il désire suivre existe dans cette offre, il a noté le libellé exact et le code de cette formation. Il suffit donc de retranscrire ces informations dans les cases correspondantes. Un code stage indéfini est utilisé lorsqu\'un besoin de formation n\'a pas trouvé de formalisation dans le référentiel de stages. L\'agent doit dans ce cas exprimer clairement sa demande.

Trois demandes de formation au maximum peuvent être à l\'initiative de l\'agent et elles sont obligatoirement priorisées avec une seule P1, une seule P2 et une seule P3.

Si l\'agent ne demande qu\'une formation et qu\'il estime que cette formation n\'est pas prioritaire, il peut très bien ne lui donner qu\'une priorité P2 ou P3.

Si aucune demande n\'est formulée par l\'agent, il faut le formaliser et inscrire le code Z0 dans la typologie et « aucune demande » dans le libellé de la formation.

Les stages proposés dans l\'offre de formation indiquent souvent le niveau de compétences qui est à atteindre à l\'issue de la formation : (S)ensibilisation - (A)pplication) - (M)aîtrise - (E)xpertise.

Il suffit d\'indiquer dans la case « Niveau » la lettre qui correspond : S, A, M ou E.

Il est bien évident que l\'agent qui possède un niveau « S » dans une compétence donnée ne cherchera pas à atteindre directement le niveau « E ». C\'est le niveau immédiatement supérieur à celui qu\'il possède qui doit être visé.

Si l\'agent envisage de mobiliser des heures au titre du droit individuel à la formation (DIF) pour suivre une formation, il suffit de cocher la case. Il s\'agit ici seulement d\'une indication, mais qui est nécessaire pour que le responsable de formation puisse re-contacter ultérieurement l\'agent afin de formaliser la demande d\'utilisation des heures de DIF.

Les cases « Capital DIF ... » sont pré-remplies par le responsable de formation préalablement à l\'entretien. La case « Estimation de la durée ... » est à renseigner si, pour une formation pour laquelle l\'agent envisage de mobiliser son DIF, le nombre d\'heures de cette formation est indiqué dans le descriptif du stage dans l\'offre de formation. ».

5. Remplacer les annexes I., II., III., IV. et V. par les annexes I., II., III., IV. et V. ci-jointes.