INSTRUCTION N° 1269/DEF/DCMAT/SDA/RM/RD modifiant l'instruction n° 7601/DEF/DCMAT/SDA/RM/RD du 1er février 2000 (BOC, p. 1879) sur la comptabilité et la gestion des matériels ressortissant au matériel de l'armée de terre et au service des essences des armées détenus par les formations de l'armée de terre.
Du 17 janvier 2005NOR D E F T 0 5 5 0 1 5 3 J
L' instruction 7601 /DEF/DCMAT/SDA/RM/RD DEF/DCSEA/SDE/2/MAINT/SOUT du 01 février 2000 est modifiée comme suit :
1. Dans l'entre-deux-barres, rubrique « Pièces jointes ».
Corriger pour lire :
« Dix-sept annexes, douze imprimés répertoriés et trois documents édités. »
2. Dans le sommaire.
2.1. Au point 3.
Corriger pour lire :
« 3. Gestion quantitative et nominative des parcs de matériels complets. »
2.2. Imprimés répertoriées.
Supprimer la ligne suivante :
« No 703/06. Carnet permanent C 6. »
3. Rubrique « Tableau des abréviations et sigles utilisés ».
3.1.
Supprimer les abréviations et leur libellé suivants :
3.1.1.
« CMIDF/commandement militaire d'Ile-de-France ».
3.1.2.
« SCMAT/service central de la maintenance de l'armée de terre ».
3.2.
Ajouter l'abréviation et son libellé suivant :
« BML/bureau maintenance logistique (exservices techniques). »
4. Point 1.1.3.
4.1. Au quatrième tiret.
Au lieu de :
« — l'appellation « directeur local de service » désigne indistinctement le directeur du matériel (DIRMAT) en région terre ou auprès du commandement militaire de l'Ile-de-France (CMIDF) ou le directeur régional du service des essences des armées (DRSEA) »,
Lire :
« — l'appellation « directeur local de service » désigne indistinctement le directeur régional du matériel (DIRMAT) en région terre (RT) ou le directeur régional du service des essences des armées (DRSEA). »
4.2. Au dernier tiret.
Supprimer : « … le commandement militaire de l'Ile-de-France et… ».
5. Point 1.2.4.
5.1. Au quatrième tiret.
Au lieu de :
« — des matériels ACSS (3) »,
Lire :
« — des articles contrôlés de la sécurité des systèmes d'information (ACSSI) (3). »
5.2.
Remplacer le texte du renvoi (3) en bas de page par le texte suivant :
« (3) Cf. ordre de base de l'armée de terre pour les ACSSI et le chiffre (OBATAC) no 7/DEF/EMAT/BSIC/SSIC/76/-- du 20 juin 2002, modifié (n.i. BO). »
6. Point 1.10.3.
Remplacer le texte du dernier alinéa par le texte suivant :
« La désignation du comptable est mentionnée au registre des actes administratifs et au registre auxiliaire de la formation comptable. »
7. Point 2.1.1.
Remplacer le texte du dernier tiret par le texte suivant :
« — un inventaire des matériels détenus, appelé « inventaire détenteur », appuyé des pièces justificatives.
Il se présente :
soit sous la forme d'un document édité par le comptable à partir de l'inventaire général, il est tenu sous la responsabilité de chacun des détenteurs dépositaires rattachés au comptable des matériels ;
soit sous la forme informatisée, avec accès aux données le concernant. »
8. Point 2.3.1.
Ajouter à la fin du troisième alinéa le texte suivant :
« Le détenteur dépositaire, ayant accès à son inventaire dans la base de données du comptable, sous réserve qu'il puisse le visualiser et l'éditer à sa convenance et que le comptable des matériels lui en accorde l'autorisation, peut ne pas tenir un inventaire détenteur à son niveau. »
9. Point 2.4.3.
Au lieu de : « …du chef des services techniques… »,
Lire : « … du chef du BML… ».
10. Point 3.
Changer le titre du point par le titre suivant :
« Gestion quantitative et nominative des parcs de matériels complets. »
11. Point 4.2.
11.1.
Ajouter in fine du deuxième alinéa le texte suivant :
« … ; pour les matériels pétroliers, elle relève de la compétence de la DRSEA de rattachement ».
11.2. Au troisième alinéa.
Au lieu de : « … à la DIRMAT, au moins une fois par an… »,
Lire : « …à la DIRMAT et à la DRSEA, au moins une fois par an… ».
12. Point 5.1, neuvième tiret.
Au lieu de : « … d'un montant global ou d'un prix inventaire unitaire inférieur à 30 euros »,
Lire : « … d'un montant global inférieur ou égal à 50 euros pour un événement et dont les prix inventaires unitaires sont inférieurs ou égales à 30 euros ».
13. Point 5.2.2.1, dernier alinéa.
Au lieu de : « … la sous-direction contrôle… »,
Lire : « … la sous-direction technique ou le bureau munitions… ».
14. Point 6.2.2.
Remplacer le texte du troisième alinéa par le texte suivant :
« La vérification des existants est effectuée selon un programme de telle sorte que chaque matériel soit vérifié en totalité au moins une fois tous les deux ans (tous les ans pour les ACSSI) sous la responsabilité du détenteur dépositaire. »
15. Point 7.1.2, deuxième alinéa.
Au lieu de : « … du chef des services techniques… »,
Lire : « … du chef du BML… ».
16. Point 7.3.2.
Au lieu de :
« Le chef des services techniques… »,
Lire :
« Le chef du BML… »
17. Point 7.8.1.
17.1.
Remplacer le texte du point par le texte suivant :
« 7.8.1. Généralités.
La documentation technique détenue par une formation, dès lors qu'elle n'a pas un caractère consommable (le carnet de bord d'un véhicule est consommable), doit faire l'objet d'un suivi.
À ce titre, les documents techniques reçus sont transmis au comptable des matériels qui procède à leur reconnaissance, à leur acceptation, et en assure la remise aux détenteurs dépositaires, en fonction des tableaux de diffusion ou des directives particulières.
Ces documents doivent être suivis par le SIMAT ou, pour les formations non équipées SIMAT, en procédure manuelle au moyen du catalogue méthodique du modèle C 55 (imprimé no 703/55 ou son équivalent informatique).
Ce catalogue constitue l'inventaire général de tous les existants et le relevé de tous les mouvements affectant ces existants.
Le suivi au niveau des détenteurs dépositaires se fait au moyen d'un inventaire détenteur de modèle libre (qui peut prendre la forme d'un catalogue méthodique C 55 secondaire).
Les modalités de gestion de la documentation technique font l'objet de l'annexe VI bis à la présente instruction.
Les responsables techniques de la formation, chef du BML, comptables des matériels et chefs d'ateliers, doivent veiller à ce que les ateliers, les unités et les formations rattachées soient correctement dotés en documentation technique et que celle-ci soit actualisée.
Il convient, pour cela, de se référer aux catalogues des documents techniques (13) qui décrivent les documents existants. »
17.2. En bas de page, renvoi (13).
Ajouter in fine le texte suivant : « … (MAT E1000 pour le répertoire électronique des références documentaires techniques) ».
18. Point 8.3.3, premier alinéa.
Au lieu de : « … du SCMAT… »,
Lire : « … de la DCMAT/SDT… ».
19. Point 8.5, premier alinéa.
Au lieu de : « … le chef des services techniques… »,
Lire : « … le chef du BML… ».
20. Annexes.
20.1. Annexe I, point 32.
Au lieu de :
« 32. Instruction no 2000/DEF/EMA/EMP/BTMAS du 9 juillet 1988 (BOC, p. 4361) modifiée, sur les conditions de la circulation automobile militaire, sa surveillance et son contrôle »,
Lire :
« 32. Instruction 2000 /DEF/EMA/OL/5 du 15 septembre 2003 (BOC, 2004, p. 611) relative à la circulation automobile au sein du ministère de la défense. »
20.2. Annexe III. Dans le tableau.
20.2.1. Au point 2.
Supprimer la phrase suivante dans la colonne « Observations » :
« Dans tous les cas établir un avis de versement/perception. »
20.2.2. Au point 3, colonne « Nature mouvements ».
Au lieu de :
« 3. Changement de code EMAT 8 (avec ou sans changement de numéro individuel ou numéro d'immatriculation) »,
Lire :
« 3. Changement de code EMAT 8 :
avec ou sans changement de numéro d'invidualisation ;
avec changement de type de gestion (quantitative/nominative). »
20.3. Annexe V.
20.3.1. Au point 1.2.1, schéma « Traitement d'un mouvement de parc ordonné par un DUM SIMAT (cas général) ».
Au lieu de :
« SCMAT »,
Lire :
« DCMAT/SDT. »
20.3.2. Aux points 1.2.2.1 et 1.2.2.3, dans les notas.
Au lieu de : « … des instructions no 13000/DEF/DCMAT/SDOE/ORG du 6 janvier 1994 et no 31609/DCMAT/RPA/1 du 24 octobre 1983 modifié (cf. annexe I, repères 21 et 32) »,
Lire : « … de l' instruction 13000 /DEF/DCMAT/SDOE/ORG du 06 janvier 1994 (cf. annexe I, repère 21) ».
20.3.3. Aux points 1.2.2.1, 1.2.2.2 et 1.2.2.3, dans les notas.
Au lieu de : « … circulaire no 2150/DEF/EMAT/LOG/EOE du 6 février 1999… »,
Lire : « … circulaire 2250 /DEF/EMAT/LOG/EOE du 04 juin 2002 … ».
20.3.4. Au point 3, deuxième tiret.
Au lieu de :
« — en dessous de ce trait , la mention manuscrite suivante est apposée :
« Le (grade, nom) comptable soussigné certifie que toutes les pièces justificatives destinées à appuyer les opérations d'entrée et de sortie de matériels effectuées pendant la période du … au … ont bien été inscrites au présent registre-journal ». »,
Lire :
« — en dessous de ce trait, les mentions manuscrites suivantes sont apposées :
a). « Le (grade, nom) comptable soussigné certifie que toutes les pièces justificatives destinées à appuyer les opérations d'entrée et de sortie de matériels effectuées pendant la période du … au … ont bien été inscrites au présent registre-journal. »
(suit la signature du comptable, ou celles des comptables entrant et sortant quand il y a changement de comptable).
b). « Vu et vérifié le présent registre-journal portant inscription de … pièces justificatives numérotées de … à … que nous nous sommes fait présenter et dont nous avons constaté la régularité et la validité. »
(suit la signature du commandant de la formation comptable). »
20.3.5. Au point 4.1.
Remplacer le texte du troisième alinéa par le texte suivant :
« Outre les informations relatives au mouvement du matériel (identification du matériel : code gestion, désignation, numéro d'individualisation si gestion nominative, quantité mouvementée), ils comportent une case observations destinée à toutes les informations jugées utiles par le comptable (motif du mouvement, référence de l'ordre de mouvement, modalités d'exécution, etc.). »
20.4.
Remplacer l'annexe VI bis par la nouvelle annexe VI bis ci-jointe.
20.5. Annexe VII.
20.5.1. Au point 2.2.
Ajouter in fine du premier alinéa : « … (un an pour les ACSSI) ».
20.5.2. Au point 2.3.
Ajouter in fine du dernier alinéa :
« Pour ce qui concerne les articles contrôles de la sécurité des systèmes d'information (ACSSI), ceux-ci doivent faire l'objet d'une ligne récapitulative qui rend compte de la part des ACSSI contrôlés. »
20.5.3. Au point 2.4.
Au lieu de :
« Visa du chef des services techniques »,
Lire :
« Visa du chef du BML. »
20.6. Annexe VIII.
20.6.1. Au point 2, rubrique « Détail des pertes, détériorations, destructions, déficits ou excédents ».
Au lieu de : « … d'un montant global ou d'un prix inventaire inférieur à 30 euros sont exclus de la procédure »,
Lire : « … d'un montant global inférieur ou égal à 50 euros pour un événement et dont les prix inventaires unitaires sont inférieurs ou égales à 30 euros sont exclus de la procédure ».
20.6.2. Au point 4, premier tiret.
Au lieu de : « … instruction no 2000/DEF/EMA/ENP/BTMAS du 9 juillet 1988… »
Lire : « … instruction 2000 /DEF/EMA/OL/5 du 15 septembre 2003 … ».
20.7. Annexe X.
20.7.1. Rubrique « Modèle d'inventaire des unités collectives de formation ».
Dans le titre, ajouter : « 5.6 ».
20.7.2. En bas de page.
Au lieu de :
« Destinataire :
DIRMAT »,
Lire :
« Destinataires :
DIRMAT.
DRSEA. »
20.8. Annexe XV.
Remplacer le texte du point 1.2 par le texte suivant :
« 1.2. Le registre auxiliaire à l'inventaire général.
Le registre auxiliaire à l'inventaire général (cf. point 2 de l'annexe V, imprimé no 703/03) s'est substitué au carnet permanent C 6 (ex-imprimé no 703/06). »
20.9. Annexe XVI, dans le tableau.
20.9.1.
Supprimer la ligne correspondant à l'imprimé no 703/06.
20.9.2.
Au lieu de :
« 703/55* (1). Catalogue méthodique des documents C 55 (1) »,
Lire :
« 703/55* (2). Catalogue méthodique des documents C 55 (2). »
20.9.3. Imprimé n o 562/16, colonne « Intitulé ».
Au lieu de :
« Certificat administratif (cité pour mémoire : fonction reprise par la « demande d'émission de DUM ») »,
Lire :
« Certificat administratif modèle 16. »
20.9.4.
Ajouter dans la case des renvois, le renvoi (2) suivant :
« (2) Pour les formations automatisées, ces informations sont gérées par le SIMAT. »
21. Imprimés répertoriés.
21.1.
Remplacer les imprimés répertoriés no 703/03, no 703/13, no 703/14, no 703/16 et no 703/55 par les nouveaux imprimés répertoriés no 703/03, no 703/13, no 703/14, no 703/16 et no 703/55 ci-joints.
21.2.
Supprimer l'imprimé répertorié no 703/06.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le général, directeur central du matériel de l'armée de terre,
Michel BERTHELEMY.
L'ingénieur général, directeur central du service des essences des armées,
Michel SCHMITZ.
Annexes
Annexe VI bis. Comptabilité des documents techniques en service
1 Prise en charge des documents techniques en service.
1.1
Tous les documents techniques (2)reçus à la formation sont transmis au comptable des matériels, qui procède à leur reconnaissance et en assure la remise aux demandeurs ou la répartition entre les parties prenantes intéressées, en fonction des tableaux de diffusion ou des directives particulières du commandant de la formation.
Cette disposition ne concerne pas les publications périodiques, qui sont remises directement au service au bénéfice duquel l'abonnement a été souscrit.
1.2
Le comptable des matériels est seul habilité à donner récépissé sur les factures administratives et les bordereaux de livraison.
Ces pièces ne sont pas enregistrées au registre journal ; elles reçoivent le récépissé sous la forme suivante :
« Le (grade et nom), comptable des matériels, certifie que les documents techniques faisant l'objet de la présente facture (ou du présent bordereau) ont été reçus et inscrits au catalogue méthodique des documents techniques du bénéficiaire. »
(Date et signature.)
Il enregistre l'entrée des documents techniques et les fait prendre en compte par les détenteurs dépositaires.
Les pièces justificatives des mouvements (factures administratives, bordereaux…) sont conservées à son niveau.
1.3
Les détenteurs dépositaires suivent leurs documents techniques au moyen d'un inventaire détenteur de modèle libre.
L'inventaire du détenteur est mis à jour au vu des documents transmis par le comptable.
2 La gestion de la documentation technique.
La gestion de la documentation technique se fait par le SIMAT ou, pour les formations non équipées SIMAT, en procédure manuelle au moyen du catalogue méthodique du modèle C 55 (imprimé no 703/55 ou son équivalent informatique).
Le catalogue C 55 est, en principe, constitué de feuillets mobiles à marge perforée réunis dans une reliure. Il comporte, en début de catalogue :
une page réservée à l'enregistrement du nom des comptables successifs et à la date de leur prise de fonction ;
une page réservée aux opérations de vérification.
Quand il est automatisé, il doit être procédé à une édition semestrielle qui demeure l'ouvrage de référence.
3 Vérification périodique de la documentation technique en service.
3.1
Le comptable s'assure de la bonne tenue de l'inventaire détenteur et des vérifications périodiques qui doivent être faites. Les documents techniques perdus, détériorés ou périmés sont portés sur un état de radiation, établi par le comptable des matériels soumis à l'approbation du commandant de la formation.
L'état de radiation est établi en un original et en autant de copies qu'il y a de détenteurs intéressés (modèle donné à titre indicatif au point 3.4 de la présente annexe). Il énumère les documents techniques à rayer des inventaires détenteurs ou le nombre d'exemplaires à porter en sortie, le motif de la radiation ou de la sortie ainsi que la destination à donner aux documents techniques devenus inutilisables (à verser aux vieux papiers ou à détruire).
Le comptable des matériels conserve et classe l'original de l'état de radiation. Les détenteurs dépositaires reçoivent une copie, au vu de laquelle ils procèdent à la mise à jour de leur inventaire.
3.2
Lorsque les manquants sont la conséquence d'un défaut de surveillance ou d'une négligence grave mettant en jeu la responsabilité des détenteurs, le commandant de formation peut prendre les sanctions disciplinaires qui s'imposent.
3.3
Le catalogue méthodique des documents techniques C 55 (inventaire général) est soumis annuellement au visa du commandant de la formation.
3.4 Modèle de l'état de radiation de document technique en service.
Figure 1. État de radiation de document technique en service.
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