INSTRUCTION N° 41500/DEF/GEND/RH/ETG relative à la notation des volontaires dans les armées servant en gendarmerie nationale.
Abrogé le 15 janvier 1993 par : INSTRUCTION N° 1600/P/DEF/GEND/P/ETG relative à la notation des militaires d'active de gendarmerie (édition 1994). Du 16 octobre 1998NOR D E F G 9 8 5 6 1 2 7 J
Prise en application du décret du 31 décembre 1983 susvisé, la présente instruction a pour objet de préciser les conditions d'établissement, de communication et de révision de la notation des volontaires dans les armées servant en gendarmerie nationale (gendarmes adjoints).
1. Buts et qualités de la notation.
La notation annuelle des volontaires consiste en une évaluation de leurs qualités morales, de leurs aptitudes physiques, intellectuelles et professionnelles, de leur manière de servir pendant une période donnée, de leur capacité à accéder à l'avancement et à occuper certains emplois à court et moyen termes.
La notation contribue à la saine gestion du personnel en donnant au commandement une connaissance aussi précise que possible des caractéristiques de chaque militaire. Elle apporte, en outre, à l'intéressé une information sur la façon dont sa manière de servir est perçue et doit l'inciter, le cas échéant, à corriger certains comportements et à produire des efforts pour mieux répondre à ce qui est attendu de lui.
Pour atteindre de tels buts, la notation doit être :
objective et équitable, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessives, des mérites et des aptitudes de chacun, mais aussi de ses déficiences et de ses limites ;
complète et précise, de façon à fournir au commandement tous les éléments nécessaires à ses décisions ;
relative, afin de permettre une comparaison entre militaires d'un même grade ou de la même hiérarchie de grade, ce qui implique de faire preuve de mesure dans l'éloge comme dans la critique.
Rendant compte des mérites actuels du militaire, de la qualité des services rendus dans l'emploi tenu et du potentiel qui lui est supposé, la notation ne doit être influencée, en principe, ni par les notations précédentes qui peuvent être contredites ou tempérées, ni de façon systématique par une sanction qui aurait été infligée depuis la notation précédente, ni par l'origine, l'âge, l'ancienneté ou les titres du militaire, ni par le fait que celui-ci est candidat à une carrière en gendarmerie. En outre, l'obligation de communiquer les notes ne doit pas conduire au laxisme. Acte de commandement, la notation implique courage intellectuel.
2. Attributions des différents notateurs.
Les deux échelons intervenant dans le processus de notation sont mentionnés en annexe I.
L'autorité qui note au premier degré s'attache à bien connaître le militaire noté de manière à porter sur lui des appréciations complètes et précises ; si elle n'est pas placée au plus près de ce militaire, elle doit consulter l'autorité sous les ordres de laquelle il sert directement. Cette consultation ne doit toutefois pas donner nécessairement lieu à la rédaction d'un projet élaboré.
Le dernier notateur, dont le commandement s'exerce sur une population de référence plus importante, veille à la qualité et à la relativité de la notation. A ce titre, il confirme ou infirme les appréciations portées par le premier notateur. Il arrête la notation.
3. Périodicité de la notation.
3.1. Principes.
En application de l'article 25 du statut général des militaires, les gendarmes adjoints doivent être notés au moins une fois au cours de chaque année civile. Au nom du principe de l'annualité de la notation, il convient de veiller à ce que la période d'observation empiète effectivement sur l'année de référence.
A tout moment une notation complémentaire peut être établie dans les conditions définies au paragraphe 3.3 ci-dessous.
La période d'observation s'étend à la date d'établissement de la dernière notation au premier degré à la date d'établissement de la nouvelle notation au premier degré. Cette période s'impose au dernier notateur qui, s'il veut faire référence à des faits survenus postérieurement, provoque l'établissement d'une notation complémentaire.
3.2. Notation annuelle.
La notation annuelle est établie si possible avant le terme du neuvième mois du contrat en cours pour permettre au commandant de légion (ou autorité assimilée) qui aura à se prononcer, le cas échéant, sur un renouvellement de contrat de disposer de tous les éléments nécessaires pour arrêter sa décision.
Lorsque le premier notateur est muté, il doit dans la mesure du possible noter avant son départ tous les gendarmes adjoints placés sous son commandement dont le contrat en cours va atteindre le terme du septième mois.
Lorsqu'un gendarme adjoint est muté, ce dernier doit être noté avant son départ par les autorités dont il relevait avant sa mutation (sauf s'il a déjà été noté au titre du contrat en cours).
Dans l'hypothèse où, par suite d'une mutation ou d'un congé, la période d'observation est inférieure à six mois, les différents échelons hiérarchiques peuvent reconduire la notation précédente en le justifiant.
Quand une notation particulière est établie à la suite d'un stage, d'un détachement ou d'un déplacement, elle est transmise par la voie hiérarchique au notateur au premier échelon qui en assure l'exploitation et la joint à la notation annuelle établie par ses soins et correspondant à la période d'observation en cours à la date de fin de stage, de détachement ou de déplacement.
3.3. Notation complémentaire.
Cette notation peut intervenir à l'initiative des échelons de notation précédemment définis. Elle doit être traitée par eux de la même façon que la notation annuelle qu'elle complète.
Elle se justifie notamment, en cas de modification du comportement du militaire, survenue ou révélée postérieurement à l'établissement de sa dernière notation.
La période d'observation de la notation complémentaire part de la date d'établissement de la dernière notation au premier degré jusqu'à la date d'établissement de cette notation complémentaire.
4. Établissement et transmission des feuilles de notes.
La notation des gendarmes adjoints, à l'exception de ceux visés au paragraphe 4.4 ci-dessous, est établie en quatre exemplaires sur l'imprimé de feuille de notes gendarme adjoint (annexe VII).
4.1. Gendarmes adjoints servant dans une formation de gendarmerie.
Le premier notateur renseigne la feuille de notes à l'aide de la grille des critères d'observation du comportement (annexe II) et conformément aux dispositions du guide de notation objet de l'annexe III. Il est tenu compte des souhaits exprimés dans la fiche bilan du militaire noté (annexe VI) pour la rédaction de la rubrique « orientation-emploi(s) envisageable(s) ».
Après avoir procédé à la communication prévue au paragraphe 5.2, il insère un exemplaire dans le carnet de notes qu'il détient et transmet les autres au dernier notateur.
Le dernier notateur complète la feuille de notes, arrête la notation, la communique, ou la fait communiquer, selon les modalités fixées au paragraphe 5.2, insère un exemplaire dans le carnet qu'il détient, adresse un des deux exemplaires restants au commandant de légion ou autorité détentrice du dossier du personnel et retourne le dernier exemplaire au militaire noté.
4.2. Gendarmes adjoints détachés à l'intérieur de la gendarmerie ou servant dans un détachement de circonstance pour une durée égale ou supérieure à deux mois.
Les intéressés font l'objet de la part de l'autorité d'emploi d'une notation particulière de forme libre sur une feuille intercalaire. Cette notation est établie d'initiative par l'autorité d'emploi en fin de détachement ou, en cas de besoin, sur demande de l'autorité notant en dernier ressort.
4.3. Gendarmes adjoints servant dans un organisme ne relevant pas de la gendarmerie.
La notation est effectuée sur la feuille de notes habituelle. Toutefois, lorsque le premier notateur est une autorité civile ne dépendant pas du ministère de la défense, les rubriques « orientation-emploi(s) envisageable(s) » et « niveau note » ne sont pas renseignées.
Après communication, selon les modalités fixées au paragraphe 5.2 ci-après, tous les exemplaires de la notation sont adressés à l'autorité de gendarmerie qui note en dernier ressort le gendarme adjoint, lequel effectue les opérations prévues au paragraphe 4.1, troisième alinéa.
4.4. Elèves gendarmes adjoints.
Les notes attribuées à l'issue de la période de formation en école sont portées sur la feuille de notes élève gendarme adjoint (annexe VIII).
Cette notation est adressée au commandant de légion sous les ordres duquel sont placés les élèves gendarmes adjoints à l'issue de leur période de formation en école.
5. Communication de la notation.
5.1. Principes.
Les notes et appréciations annuelles sont communiquées à tous les militaires :
une première fois, au moment où elles sont attribuées par le premier notateur ;
une seconde fois, lorsqu'elles sont arrêtées par le dernier notateur.
La seconde communication des notes concerne tous les volontaires même lorsque les notes attribuées au premier échelon n'ont pas été modifiées. Elle doit intervenir en tout état de cause un mois avant le terme normal du contrat.
Si, pour une raison de force majeure, les notes ne peuvent être communiquées en temps voulu (première ou deuxième communication), mention provisoire doit en être portée sur la feuille de notes par le premier notateur, qui doit alors effectuer la communication dès que les circonstances le permettent.
5.2. Procédure.
5.2.1. Première communication des notes.
Le premier notateur communique personnellement ses appréciations. Préalablement à l'entretien et au moins une heure avant celui-ci, il transmet à l'intéressé sa feuille de notes, puis il le reçoit afin de dresser le bilan de la période écoulée depuis la précédente notation et développer plus particulièrement les points sur lesquels le militaire doit faire des efforts pour progresser.
En fin d'entretien, le militaire émarge tous les exemplaires. Chaque militaire noté peut apporter les observations éventuelles que lui suggère sa notation, dans le cartouche prévu à cet effet.
La première communication peut également être faite par voie postale sous enveloppe nominative cachetée (envoi en recommandé administratif) dans l'hypothèse où l'entretien personnel est matériellement impossible, en cas de déplacement de longue durée du militaire noté, par exemple. Le notateur doit s'entretenir avec le noté si cela devient possible.
5.2.2. Seconde communication des notes.
Cas général.
Après avoir arrêté la notation à son niveau, le dernier notateur communique ou fait communiquer sans retard par le notateur au premier degré, ses notes définitives.
Dès réception des feuilles de notes, le notateur au premier degré communique soit au cours d'un entretien, soit par courrier sous enveloppe nominative cachetée, la notation définitive au militaire concerné.
Après en avoir pris connaissance, le militaire signe la rubrique prévue à cet effet concernant la communication de la notation au dernier degré après avoir apporté ses remarques éventuelles.
Le notateur au premier degré regroupe les notations ainsi communiquées et les transmet dans les conditions prévues au paragraphe 4.1.
5.2.3. Communication de la notation complémentaire.
Toute notation complémentaire est communiquée au militaire noté après établissement dans les mêmes conditions que la notation annuelle.
5.3. Modification des notes et appréciations.
Toute modification des notes et appréciations intervenant après la communication des notes, à la suite soit d'une demande de révision de la notation, soit de l'exercice du droit de recours prévu à l'article 13 du règlement de discipline générale dans les armées, doit être communiquée au militaire dans les mêmes conditions que ci-dessus.
5.4. Délivrance d'un exemplaire de la feuille de notes.
Lors de la communication de leur notation annuelle définitive, les volontaires conservent un exemplaire de la feuille de notes.
6. Révision de la notation.
6.1. Principes.
Le droit de demander la révision de la notation est indépendant du droit de recours prévu à l'article 13 du règlement de discipline générale dans les armées.
Les remarques ou observations éventuellement présentées par le militaire, lors de la première ou de la dernière communication de ses notes, soit verbalement, soit par écrit sur une feuille de notes, ne sauraient être considérées comme des demandes de révision.
Présentée par écrit selon le modèle joint (annexe IV), la demande de révision est adressée au notateur dont la notation est contestée. Elle doit être déposée devant cette autorité dans un délai de huit jours francs à compter du lendemain du jour de la communication des notes, attesté par la date portée sur la feuille de notes.
Le militaire qui formule une demande de révision de sa notation doit en rendre compte à son supérieur hiérarchique immédiat, sauf le cas où la demande est adressée à celui-ci.
L'autorité saisie d'une demande de révision de notation doit répondre dans les meilleurs délais. Il est rappelé qu'elle n'a pas l'obligation de motiver la décision de non-agrément qu'elle serait amenée à prendre. Cette décision est en outre portée à la connaissance de l'autorité ayant le pouvoir de statuer en matière d'avancement.
La demande de révision peut porter sur tous les éléments de la notation.
L'autorité qui donne une suite favorable à une demande de révision doit veiller à ce que la modification apportée ne soit pas en contradiction avec les autres éléments constitutifs de la notation.
6.2. Modalités.
Le notateur communique sa décision par écrit selon le modèle joint (annexe V). En cas d'agrément, il se fait adresser, s'il y a lieu, tous les exemplaires de la feuille de notes en vue de leur rectification ou de leur remplacement. Dans ce cas, les anciennes feuilles de notes sont détruites.
La notation révisée est communiquée à l'intéressé qui porte sur les feuilles de notes la mention « pris connaissance le… de la notation portant sur la période du … au … modifiée à la suite de ma demande de révision », puis transmise selon les modalités fixées au paragraphe 5.2.
7. Dispositions diverses.
La présente instruction entrera en application dès réception.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le directeur général de la gendarmerie nationale,
Bernard PREVOST.
Annexes
ANNEXE I.
ANNEXE II.
ANNEXE III. Guide notation.
1 Opérations à réaliser.
Le travail de notation comporte, du moins au premier degré, deux opérations.
1.1 Appréciation des qualités foncières.
Elle fait appel à une bonne observation reposant sur plusieurs qualités.
1.1.1 L'objectivité.
Le notateur doit s'efforcer d'éviter les préjugés, les idées reçues ou conçues hâtivement à partir de ses premières impressions. Il doit juger le comportement du subordonné dans un poste ou des fonctions données et dans un temps limité (au maximum une année).
1.1.2 L'attention.
Le notateur doit rester attentif à tout fait nouveau ou changement susceptible d'éclairer son jugement. Seul un faisceau d'observations permet de dégager des conclusions pertinentes dont la validité repose sur le double fait qu'elles s'accordent entre elles et expliquent les comportements du militaire.
1.1.3 La patience.
Cette qualité est l'essence même d'une observation discrète et naturelle. Elle permet d'éviter la description et l'appréciation du personnel à partir de traits fragmentaires ou d'actions isolées. Seuls les contacts fréquents supérieur-subordonné et la continuité de ceux-ci sont de nature à éviter la cristallisation sur un fait isolé ou les seules impressions récentes.
1.1.4 L'équité.
L'impartialité de la notation résulte en partie de la prudence du notateur lors de l'interprétation des comportements.
Il y a donc lieu de replacer systématiquement tout fait isolé dans son contexte. La recherche d'une quantification et d'une qualification des événements est de nature à lever toute équivoque et à éviter les interprétations liées trop étroitement à la personnalité du notateur.
1.2 Détermination du niveau de note.
Contribuant à situer les volontaires les uns par rapport aux autres au sein d'une même hiérarchie (aspirants, maréchaux des logis, militaires du rang), le niveau de note tient compte de tous les éléments dont dispose le notateur (évaluation des qualités foncières, réussite dans l'emploi, évolution de la manière de servir, responsabilités réellement assumées, aptitude à occuper tous les emplois de son grade ou certains seulement, notations complémentaires, avis recueillis, etc.).
Il n'y a pas de taux de progression pour les gendarmes adjoints.
1.2.1 Plages de notes.
Les niveaux susceptibles d'être attribués doivent se situer sur une plage de notes de 1 à 6 (1 — Mauvais, 2 — Faible, 3 — Bon, 4 — Très bon, 5 — Excellent, 6 — Remarquable).
A titre indicatif, un gendarme adjoint noté pour la première fois et qui réussit à s'adapter à son nouveau milieu devrait être apprécier au niveau 3 — Bon.
1.2.2 Modification du niveau de note.
Le niveau de note peut être modifié par les deux échelons de notation pour des raisons de comportement du noté.
La baisse du niveau de note résulte de l'attribution d'un niveau de note inférieur à celui attribué pour la période de notation précédente par le notateur du même échelon.
Une promotion de grade ou un changement de notateur ne peuvent justifier à eux seuls l'abaissement du niveau de note.
Toute modification du niveau de note, quels qu'en soient les motifs et à quelque niveau qu'elle se situe, donne lieu impérativement à des appréciations littérales circonstanciées.
Le dernier notateur, disposant de populations de référence plus importantes, est en mesure d'effectuer les réajustements nécessaires pour que l'évolution des niveaux de notes se fasse de façon harmonieuse et cohérente.
2 Directives particulières pour l'établissement de la feuille de notes.
La rédaction des feuilles de notes est réalisée à l'aide de l'outil informatique. Les différents notateurs disposent à cet effet de masques de saisie reproduisant les modèles d'imprimés présentés en annexes VII et VIII.
2.1 Rubrique « Qualités foncières ».
Les niveaux sont indexés en se référant scrupuleusement aux définitions figurant dans les grilles objet de l'annexe II. Les positions intermédiaires (croix à cheval sur deux colonnes) ne sont pas admises.
Dans l'hypothèse où le militaire ne peut être apprécié dans un critère, une croix est portée dans la colonne « Non apprécié ».
2.2 Rubrique « Orientation, emploi(s) envisageable(s) ».
Cette rubrique doit permettre au premier notateur de se prononcer sur l'orientation de l'intéressé, au vu des souhaits exprimés par le militaire noté lors de la rédaction de la fiche bilan (annexe VI).
Cette estimation doit résulter non seulement de sa valeur intrinsèque, mais aussi de la qualité du travail fourni, de l'expérience acquise et, le cas échéant, de son aptitude à poursuivre une carrière au sein de la gendarmerie en cas de candidature à un emploi de sous-officier de gendarmerie ou de la spécialité emplois administratifs et de soutien de la gendarmerie (EASG).
Elle doit également, en tant que de besoin préciser si l'intéressé réunissant les conditions souhaite bénéficier d'une reconversion.
2.3 Rubrique « Appréciation littérale ».
Cette rubrique est destinée à préciser la manière de servir et le comportement du militaire ainsi que les résultats qu'il a obtenus et les points sur lesquels un effort particulier lui est demandé.
Elle permet la prise en compte des différents avis écrits ou oraux recueillis par le notateur et des notations complémentaires attribuées au cours de l'année écoulée.
L'appréciation littérale ne doit pas faire état de sanctions disciplinaires, celles-ci pouvant être effacées ou amnistiées. Elle doit, en revanche, indiquer clairement les tendances habituelles du noté qui ont éventuellement conduit à la commission de fautes graves.
2.4 Rubrique « Niveau notes ».
Cf. paragraphe 1.2.
2.5 Rubrique « Communication de la notation ».
Cette rubrique n'a pour seul objet que de matérialiser la communication de la notation.
Si le militaire refuse d'émarger sa feuille de notes, mention en est portée sur celle-ci par l'autorité compétente (premier notateur en ce qui concerne la communication de sa propre notation ; dernier notateur ou autorité désignée par lui en ce qui concerne l'ensemble de la notation annuelle).
3 Procédure de transmission.
La notation des gendarmes adjoints se faisant à deux degrés, sa transmission s'effectue de la façon suivante :
saisie de la notation premier degré sur le masque de saisie « notation gendarme adjoint » ;
impression de la feuille de notes ;
signature du notateur premier degré et émargement du noté ;
transmission vers le deuxième degré d'une disquette comportant la notation premier degré de l'intéressé ;
saisie de la notation deuxième degré ;
impression de la feuille de notes (qui comporte alors l'ensemble de la notation premier et deuxième degrés) ;
retour sous forme papier de l'ensemble de la notation annuelle vers l'intéressé pour émargement ;
remise d'une copie au militaire après émargement ;
retour de cette notation annuelle « émargée » vers les autorités désignées, pour insertion aux différents échelons dans le carnet de notes du gendarme adjoint.
4 La fiche bilan personnel (annexe VI).
4.1 But.
Elle permet au gendarme adjoint qui le désire de faire connaître ses desiderata en vue de l'examen de sa situation personnelle présente et à venir.
4.2 Utilisation du document.
« La fiche bilan personnel » est adressée par le premier notateur à chaque gendarme adjoint dans la période qui précède l'établissement de la notation annuelle.
Le volontaire qui le désire renseigne le document et le retourne au premier notateur avant une date fixée par ce dernier.
Le premier notateur exploite le document à l'occasion de l'établissement de la notation et lors de l'entretien qu'il a avec le noté.
La fiche bilan personnel est conservée jusqu'à la fin du contrat de volontariat.