INSTRUCTION N° 116/DEF/EMM/MG/AG relative à la mission, à l'organisation et au fonctionnement du bureau des passages de l'état-major de la marine.
Abrogé le 08 mars 2002 par : INSTRUCTION N° 140/DEF/EMM/MG/AG relative à l'organisation et au fonctionnement du bureau des passages de l'état-major de la marine. Du 05 février 1999NOR D E F B 9 9 5 1 0 1 2 J
1. Missions.
Le bureau des passages de l'état-major de la marine (EMM) est l'organisme chargé de la mise en route du personnel militaire et civil de la marine et de leur famille, par voie aérienne civile (VAC) ou militaire (VAM) et par voie ferroviaire.
Il a compétence pour les déplacements effectués aux frais de l'État dans les conditions suivantes :
mutation outre-mer et à l'étranger (aller et retour) ;
mission outre-mer et à l'étranger (aller et retour) ;
mission en métropole (aller et retour) pour le personnel en service en région parisienne ;
renvoi du personnel dans ses foyers ;
passage gratuit de faveur pour le personnel militaire (aller et retour) ;
congé bonifié pour le personnel civil (aller et retour).
Il est responsable de la réservation, de l'émission et de la délivrance de billets, de l'établissement de passeports et de la recherche de visas, ainsi que de la convocation du personnel et de sa famille pour leur mise en route.
Les procédures de mise en route du personnel muté ou placé en mission sont précisées en annexe II.
Le bureau des passages renseigne le personnel sur les horaires, tarifs et formalités relatifs à ses déplacements.
Il peut également être utilisé par le personnel à titre onéreux pour ses déplacements privés.
2. Organisation.
Le bureau est un organisme mixte, composé de personnel militaire, de personnel civil de la défense et d'agents de la société titulaire du marché cité en annexe I, référence h).
2.1. Responsabilités.
Placé sous l'autorité du capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine, par l'intermédiaire du commissaire de la marine affecté au bureau « affaires générales du major général de la marine », il est dirigé par un chef d'agence détaché par le titulaire dudit marché.
2.2. Notation.
Le personnel civil est noté par le commandement de la marine à Paris. Le personnel militaire est noté par le capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine. Dans les deux cas, l'avis du chef du bureau des passages est requis.
3. Fonctionnement.
3.1. Répartition de l'activité.
Le personnel civil et militaire de la marine est responsable de la gestion administrative des affaires militaires (VAM, passeports et visas, convocations).
Le personnel mis à disposition par le titulaire du marché est responsable de la gestion commerciale (billetterie).
Toute demande est dans un premier temps traitée par le personnel militaire, qui examine prioritairement la possibilité d'un déplacement par VAM.
Les propositions de places sur les vols planifiés, transmises par le bureau emploi de la division « opérations logistique » de l'état-major de la marine et non utilisées pour le personnel muté sont exploitées si possible pour le personnel placé en mission.
Les déplacements sur les vols hors potentiel utilisable mis en place par l'armée de l'air [annexe I, réf. e)] sont mis en œuvre selon la procédure définie en annexe III.
3.2. Horaires d'ouverture.
Lundi au vendredi :
8 h 45 — 12 heures/13 h 30 — 18 heures (voie aérienne).
8 h 45 — 11 h 30/13 heures — 17 heures (voie ferrée).
Samedi :
8 h 45 — 11 h 30.
En dehors des jours ouvrables, une astreinte à Paris (ou région parisienne) est effectuée par le personnel de l'agence commerciale.
Le personnel militaire effectue une permanence au bureau des passages de 9 heures à 11 h 30 et de 14 heures à 16 heures. Toutefois, en basse saison (15 septembre-15 mars), ce personnel est autorisé à effectuer une astreinte à Paris, dès lors que les dossiers ont tous été remis. A cette fin, un téléphone mobile est attribué au personnel militaire d'astreinte, qui rallie l'état-major de la marine sur ordre de l'officier de service de l'état-major de la marine.
3.3. Contrôle de l'activité du bureau.
Le chef du bureau des passages rend compte au capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine de l'activité du bureau sous forme de :
bilan annuel (volume des facturations, analyse du trafic aérien) ;
tableau de bord mensuel, comprenant les indicateurs fixés par ailleurs ;
vérification, par sondage effectué par le personnel militaire auprès d'agences de voyage du secteur privé, des tarifs pratiqués par le titulaire du marché.
4. Texte abrogé.
L'instruction no 254/DEF/EMM/AG du 6 août 1991, relative à l'organisation, aux attributions et au fonctionnement du bureau des passages de l'état-major de la marine est abrogée.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le vice-amiral d'escadre, major général de la marine,
Philippe MALLARD.
Annexes
ANNEXE I. Liste des références.
a). Décret 92-159 du 21 février 1992 (BOC, p. 990) fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels militaires sur le territoire métropolitain de la France.
b). Instruction ministérielle 109250 /TC/SAD du 13 juillet 1954 (BOC, p. 2820) modifiée relative aux modalités de rapatriement par voie anormale des personnels militaires en service hors métropole.
c). Instruction provisoire no 648/DEF/DCCM/ADM/SDPS du 18 mai 1995 (n.i. BO) relative au traitement automatisé des dépenses liées aux déplacements du personnel militaire administré par la marine.
d). Instruction no 90/DEF/DPMM/2/E du 25 octobre 1996 (BOC, p. 4389) relative aux affectations pour l'outre-mer du personnel non officier de la marine abrogée par l' instruction 91 /DEF/DPMM/2/E du 04 juillet 2000 (BOC, p. 3085) relative aux affectations pour l'outre-mer du personnel non officier de la marine.
e). Instruction 6622 /DEF/EMA/COIA/BTMAS du 31 mai 1997 (BOC, p. 2743) relative aux transports aériens exécutés au profit du ministère de la défense par les moyens de la force aérienne de projection (édition 1997).
f). Circulaire no 296/DEF/CMa/1 du 7 avril 1987 (BOC, p. 1755) modifiée relative à l'établissement des bons individuels de transport abrogée par la circulaire 842 /DEF/DCCM/ADM/SDPS du 11 juillet 2000 (BOC, p. 3105).
g). Circulaire 229 /DEF/EMM/PL/RH du 27 avril 1992 (BOC, p. 1822) relative à la procédure de mise en route des personnels militaires et civils de la marine et de leurs familles à destination de l'outre-mer.
h). Marché no 97-01-034 relatif à la réservation, l'émission et la délivrance de billets et d'excédents de bagages du 30 décembre 1997 (n.i. BO).
ANNEXE II. Procédures de mise en route.
1 Mutations outre-mer et étranger.
1.1 Mutation sans famille.
1.1.1 Rôle des formations d'origine.
Conformément à l'instruction citée en annexe I, référence d), les formations font établir les passeports et mettre à jour les carnets de vaccination. Ces pièces sont remises aux intéressés qui les conservent.
Les formations adressent dès que possible au bureau des passages l'ordre de débarquement du personnel, en mentionnant avec précision les coordonnées du débarquant où pourra lui être adressée sa convocation de mise en route.
1.1.2 Rôle du bureau des passages.
Dès réception de l'ordre de désignation du personnel établi par la direction du personnel concernée, le bureau des passages ouvre un dossier voyageur.
Il recherche, en priorité, un déplacement sur VAM, puis, le cas échéant, effectue les réservations de billet sur VAC.
Il adresse les convocations, qui comportent toutes les indications nécessaires au ralliement des intéressés et aux conditions particulières du vol.
En cas de doute, la convocation est adressée par message à la formation de provenance, au plus tard sept jours avant la date de départ.
La délivrance des billets est assurée aux heures d'ouverture du bureau. Le billet peut être retiré par un tiers muni d'une procuration (annexe II, appendice 2).
Lorsque la formation de destination est un élément terrestre, le billet peut, sur demande de l'intéressé (annexe II, appendice 3), être mis en place au bureau des passages ou, à défaut, au bureau de liaison des familles du port dont relève sa formation. En ce cas, les éléments nécessaires à sa délivrance doivent parvenir au bureau des passages au minimum trois semaines avant la date de départ. Aucune modification, en particulier pour la destination, ne pourra alors être effectuée sur le titre de transport par le bureau des passages.
Le bureau des passages informe par message l'affectation future du numéro de vol emprunté par le personnel.
1.2 Mutation avec famille.
Les dispositions décrites au 1.1 sont également applicables aux cas où le personnel est accompagné de sa famille.
Les dossiers doivent comprendre les passeports (si nécessaire), la demande de concession de passage, une autorisation de venue sur le territoire pour la famille, un certificat médical d'aptitude au voyage et au séjour pour chaque membre de la famille et l'adresse où doit être envoyée la convocation.
1.3 Retour vers la métropole après une affectation outre-mer ou à l'étranger.
Les opérations de mise en route relèvent de la compétence des bureaux des passages locaux. Le correspondant exclusif de ces bureaux est le titulaire, ou son représentant local, du marché passé par la marine. La liste de ces représentants est tenue à jour par le bureau des passages de l'EMM.
Les rapatriements par voie anormale du personnel de la marine et de leur famille sont régis par l'instruction citée en annexe I, référence b).
2 Missions.
2.1 Missions effectuées en métropole.
2.1.1 Voie ferrée.
Le bureau des passages réserve et émet les titres de transport selon les directives de l'intéressé. Le paiement du billet est effectué par le missionnaire au moment de la délivrance.
Les frais afférents au déplacement sont remboursés par l'unité administrative, déduction faite d'une éventuelle avance consentie dans les conditions fixées par l'instruction citée en annexe I, référence c).
2.1.2 Voie aérienne.
Le bureau des passages effectue la réservation du titre de transport sur simple demande de l'intéressé. Celui-ci précise les heures de début et de fin de mission et l'endroit où elle a lieu. Le choix de la compagnie aérienne est opéré par le bureau des passages, en fonction des éléments donnés par le missionnaire. Le billet est émis sur présentation de l'ordre de mission et du bon individuel de transport (BIT) correspondant.
Le billet est délivré par le bureau des missions contre émargement de l'intéressé ou de son mandataire muni d'une procuration.
L'utilisation de la voie aérienne civile est régie par le décret cité en annexe I, référence a).
2.2 Missions à destination de l'outre-mer et de l'étranger.
Les titres de transport sont réservés et délivrés dans les conditions précisées au 2.1.2.
Les déplacements à l'étranger par voie ferrée (Belgique, Grande-Bretagne) font l'objet d'un bon de transport particulier.
Nota.
Les ordres de mission vers l'outre-mer et l'étranger pour le personnel de la marine (hors services et directions) sont signés par le major général de la marine (ou son délégué) et soumis au visa du contrôle financier.
3 Dispostions communes.
3.1 Délivrance des billets.
Les titres de transport par voie aérienne civile ou par voie ferrée (pour les déplacements à l'étranger uniquement) sont délivrés dans les conditions suivantes :
au départ de la région parisienne : les BIT sont établis par le bureau des passages (pour les mutations) ou par le bureau des missions (pour les déplacements temporaires) de l'EMM. Ils sont signés par le directeur du commissariat de la marine à Paris ou son délégué ;
au départ de l'étranger, d'un département d'outre-mer (DOM) ou d'un territoire d'outre-mer (TOM) : les BIT sont établis par le bureau des passages des commandants supérieurs outre-mer, des commandants de force à l'étranger ou par les services de l'attaché de défense. Ils sont signés dans les deux premiers cas par le commandant de la marine ou son délégué (qui peut être le chef du service du commissariat de la base navale ou de l'unité marine), dans le dernier cas par l'attaché de défense.
La direction du commissariat de la marine (DCM) à Paris assure l'exploitation et la liquidation de l'ensemble des BIT.
3.2 Établissement des visas.
Les visas nécessaires aux déplacements du personnel de la marine sont recherchés par le bureau des passages. Les pièces nécessaires à leur obtention sont précisées en appendice 1.
Sur présentation d'une pièce justificative, la DCM Paris délivre au personnel du bureau des passages une avance de trésorerie qui lui permet de régler les frais des visas recherchés.
3.3 Transit en région parisienne.
Sur demande des intéressés au bureau de liaison des familles, le commandement de la marine à Paris assure le transport Paris-aéroport pour les familles comprenant des enfants âgés de moins de 10 ans.
Le bureau des passages adresse aux passagers, avec les convocations, une note d'information sur le transit à Paris (transports, hébergement, formalités).
APPENDICE 1. Établissement des passeports et visas.
1 Établissement des passeports
Les passeports délivrés à titre gratuit au personnel militaire et aux membres de sa famille ne sont utilisables que dans le cadre du service.
Des passeports de service sont délivrés pour certains postes à l'étranger.
1.1 Unités basées en province.
Les unités font établir à titre gratuit par les services de la préfecture un passeport pour tout personnel désigné pour l'outre-mer ou l'étranger.
1.2 Unités situées en région parisienne.
Le bureau des passages fait établir par la préfecture de police de Paris le passeport du personnel des unités de la région parisienne, sur présentation des documents suivants :
carte d'identité militaire (ou passeport délivré à titre gratuit) ;
deux photographies d'identité (en civil et sans coiffure) ;
ordre de mission ou désignation ;
carte nationale d'identité pour le personnel né à l'étranger.
2 Établissement des visas.
L'intéressé remet son passeport et une photographie d'identité (ou plusieurs selon les cas) au bureau des passages, qui adresse une demande de visa au ministère des affaires étrangères.
Le bureau des passages établit un dossier comprenant le passeport, les photographies, la lettre d'accord du ministère des affaires étrangères et un imprimé, dossier qu'il adresse à l'ambassade concernée.
Le passeport, ayant reçu le visa, est restitué à l'intéressé au bureau des passages, à son unité ou à son domicile.
Cette longue procédure (trois semaines) ne peut être réduite que dans des circonstances exceptionnelles.
APPENDICE 2.
Figure 1. PROCURATION.
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APPENDICE 3.
Figure 2. MISE A DISPOSITION DE BILLETS DANS UN BUREAU DE LIAISON DES FAMILLES.
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ANNEXE III. Vols hors potentiel utilisable.
1 Estimation des besoins.
En fin d'année en — 1 (octobre-novembre), la direction du personnel militaire de la marine communique au bureau emploi de la division « opérations logistique » de l'état-major de la marine le volume global des besoins annuels de la marine, en distinguant les mutations sans et avec famille.
Les retours vers la métropole à l'issue d'une affectation sont organisés par les bureaux des passages locaux relevant des commandants supérieurs. Les commandants de la marine s'efforcent de faire bénéficier le personnel placé sous leur autorité (et sa famille le cas échéant) de ces vols.
2 Planification des besoins.
En début d'année, l'état-major de la marine (bureau emploi de la division « opérations logistique ») communique ces éléments au bureau des transports maritimes, aériens et surface (BTMAS), chargé à l'état-major des armées de planifier le transport aérien militaire, et en particulier les vols hors PU.
Dès qu'ils sont connus, les dates des vols et le nombre de places réservées à la marine sont transmis au bureau des passages.
3 Mise en route du personnel.
Le bureau des passages assure le remplissage des appareils militaires et transmet les éléments définitifs au centre opérationnel de transport interarmées (COTIA) jusqu'à dix jours avant le vol.
L'annulation de vols dont le taux de remplissage est insuffisant peut être proposée par le COTIA, à condition que des places sur VAC puissent être réservées au profit du personnel concerné.
4 Règlement financier.
Après certification par le bureau des passages du service rendu par l'armée de l'air, la direction centrale du commissariat de la marine procède au remboursement de la prestation selon des modalités définies par le service administratif du commissariat de l'air (SACA).
Ces éléments sont transmis au bureau des passages pour lui permettre de calculer le coût unitaire de la place sur vol hors PU.