Préambule.

La politique d'apprentissage de la marine nationale vise le développement des compétences du personnel au juste besoin, au juste moment et au juste coût.

Elle s'appuie sur :

L'objet de la présente circulaire est de décrire cette méthode et les outils associés. Elle s'applique à l'ensemble des formations de cursus et des stages mis en œuvre dans le champ de responsabilité de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM).

1. Ingénierie de développement des compétences.

Cette démarche dite d'ingénierie de développement des compétences a pour objectif de mettre en cohérence l'analyse de l'emploi avec l'apprentissage dispensé par les écoles et les unités. C'est une démarche itérative  ⁽¹⁾, dont l'évaluation enrichit l'analyse des besoins.

Chaque phase se concrétise par la production et l'approbation de documents spécifiques :

• une phase d'analyse et d'expression du besoin en compétences ⁽²⁾, à partir du besoin opérationnel mis en cohérence avec la politique RH et l'examen des ressources à allouer, qui est formalisée par l'étude d'opportunité (EO). Le besoin en compétences identifié est traduit dans un référentiel d'activités et de compétences (RAC) et/ou un catalogue des fonctions et tâches associées de l'emploi (CFTA) ;

• la phase de conception ⁽³⁾ du dispositif de développement de compétences, qui permet de définir le besoin d'apprentissage et d'identifier les ressources existantes (en école ou dans l'emploi). Elle se traduit par l'élaboration de la fiche descriptive du dispositif de développement des compétences (FDC) par le « groupe métier » ;

• la phase de réalisation ⁽⁴⁾ du dispositif de développement de compétences, qui prend la forme du contrat de formation (CDF) et de la fiche de tâches pratiques complémentaire (FTPC) ;

• la phase d'évaluation ⁽⁵⁾ de l'ensemble des effets du dispositif, qui est mesurée grâce aux différents dispositifs de retour d'expérience mis en place (audits, commissions formation). Elle se traduit par l'élaboration du référentiel de certification (RDC).

2. Analyse et expression du besoin en compétences.

2.1. L'étude d'opportunité.

L'EO constitue une étape fondamentale avant toute définition de parcours de développement des compétences. Cette étape d'avant projet permet d'étudier la demande de projet à partir de l'expression du besoin opérationnel, sa confrontation à la politique RH et aux ressources de formation disponibles. Elle se conclut par une validation de la demande et une allocation de ressources par le comité directeur (CODIR) formation, à l'occasion d'une séance plénière ou via son secrétariat permanent [bureau des écoles et de la formation de la direction du personnel militaire de la marine (PM/FORM)].

Les questions que cette étude doit s'attacher à examiner, en collaboration avec les bureaux de la DPMM et du bureau de la politique des ressources humaines de l'état-major de la marine (EMM/PRH) sont précisées dans l'instruction en référence b). La formalisation de l'envoi de ces travaux par le demandeur vers le secrétariat permanent du CODIR formation se fait sous le chapeau d'une fiche d'étude d'opportunité ⁽⁶⁾.

Le secrétariat du CODIR formation (PM/FORM) effectue l'analyse de la demande, et propose à la validation du sous-directeur « compétences » (DPMM/SDC) une orientation pour la réponse. Si un arbitrage est nécessaire, ou suivant l'importance des ressources « formation » en jeu, le sujet est inscrit à l'ordre du jour du comité directeur.

De cette analyse ressort une décision sur l'orientation à prendre pour le développement de la compétence, et notamment les actions de conception à conduire dans le champ de la formation initiale ou de cursus, ou de la transformation (stages d'adaptation à l'emploi ou équivalents). Il est notamment décidé si la conception du dispositif s'appuiera sur une évolution d'un RAC ou d'un CFTA.

2.2. Le référentiel d'activités et de compétences.

2.2.1. Rôle du référentiel d'activités et de compétences.

Le RAC ⁽⁶⁾ constitue une présentation normalisée et hiérarchisée de l'analyse qualitative d'un emploi. Outil pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), il est complémentaire du référentiel des emplois et métiers du ministère (REM). Résultat d'une démarche d'analyse, le RAC permet de dresser, à un moment donné, un inventaire des activités conduites dans le cadre de l'emploi et des compétences requises pour l'exercer.

Il fournit des données objectives, qui peuvent potentiellement être utiles pour :

• le recrutement : aide à la définition des profils des postes ;

• la mobilité : aide à la définition d'une orientation professionnelle ;

• la formation : aide à la définition des dispositifs de développement de compétence (DDC) ou parcours individualisés ;

• l'évaluation : analyse par mesure d'écart entre compétences requises et détenues [bilan des compétences acquises (BCA) ou validation des acquis de l'expérience (VAE)] ;

• la communication : sur les emplois et leurs contenus.

Enfin, il fournit des informations utiles pour l'élaboration de documents descriptifs des emplois à caractère local (CFTA).

2.2.2. Méthode de rédaction du référentiel activité et de compétences.

Le travail d'élaboration du RAC est réalisé à partir d'une analyse fine et méthodique de l'emploi, conduite sur le terrain auprès des détenteurs des emplois couverts et de leurs employeurs directs, par des conseillers en développement de compétences.

L'objectif est de disposer d'une référence décrivant l'activité prescrite et l'activité réelle observée. Chaque activité identifiée et contextualisée dans l'emploi est alors mise en regard de compétences qu'il est nécessaire de détenir pour l'exercice de l'emploi.

Cette démarche doit aboutir à une cohérence complète entre les emplois tels qu'ils sont voulus par l'autorité de domaine de compétence (ADC), les fonctions envisagées dans les CFTA, et la description qui en est faite dans le RAC.

L'élaboration du RAC est conduite par le groupe métier ⁽⁷⁾, sous la tutelle de l'ADC concernée, à son initiative ou sur mandat de la DPMM. Il est validé par cette ADC puis approuvé par le sous-directeur « compétences » de la DPMM (DPMM/SDC).

2.3. Le catalogue des fonctions et tâches associées.

2.3.1. Rôle du catalogue des fonctions et tâches associées.

Le CFTA présente, les « savoir-faire » et les tâches associées aux différentes fonctions confiées au personnel dans sa formation d'appartenance. En cela, son rôle est double et permet :

• de formaliser les opérations, tâches élémentaires et gestes techniques, etc., que doivent réaliser les marins dans le cadre des fonctions assignées ;

• de servir de support de référence pour l'apprentissage du personnel, en fixant les objectifs assurant l'autonomie dans l'emploi.

2.3.2. Méthode de rédaction du catalogue des fonctions et tâches associées.

Le CFTA résulte d'un processus d'analyse des fonctions attribuées à chaque membre de l'équipage. Ces dernières recouvrent un ou plusieurs domaines d'activités dont est responsable une personne, dans une chaîne fonctionnelle ou organique, et dans l'une des situations de l'unité : au mouillage, en situation de veille, en période d'entretien ou d'indisponibilité, etc. L'énoncé d'une tâche doit être précis et sans ambiguïté, c'est pourquoi il comporte un verbe d'action permettant de rendre la tâche observable et évaluable.

Le CFTA est établi par chaîne fonctionnelle pour les fonctions de mise en œuvre et par service pour les fonctions organiques. Il appartient à l'autorité organique de diriger et de répartir sa rédaction et sa tenue à jour entre les différentes formations. Il est unique pour chaque type d'unité.

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3. Concevoir un dispositif de développement des compétences.

Cette seconde étape, qui doit conduire à la sélection du DDC le plus approprié, est une phase qui établit la relation entre ce qui est souhaité et ce qui peut être réalisé.

Les objectifs de cette étape sont :

• de préciser et finaliser le besoin en compétences ;

• d'acquérir une définition aussi complète et précise que possible du dispositif ;

• de lever les risques de tous les points critiques et d'évaluer l'impact des risques résiduels ;

• d'établir une appréciation des coûts intermédiaires, du coût global et des délais de réalisation de l'opération ;

• pour les différentes solutions considérées, d'examiner les options possibles d'acquisition (y compris pour l'infrastructure, les moyens d'environnement et les moyens de soutien), de financement et de coopération.

Le DDC permet de développer les compétences indispensables pour tenir un emploi. Son élaboration s'appuie nécessairement sur un référentiel (RAC ou CFTA) qui identifie les compétences « clés » à détenir pour exercer les activités couvrant un emploi. Les documents décrivant le DDC doivent pouvoir être lus de manière linéaire et s'enchaîner de manière cohérente et compréhensible.

3.1. La fiche de développement des compétences.

Découlant d'un RAC ou d'un CFTA, la FDC est la carte d'identité du DDC. Elle permet d'identifier les responsabilités de chacun des acteurs de la chaîne d'apprentissage : écoles et unités. Elle précise le lieu où sont conduites les actions d'apprentissage et organise ces dernières en fixant des objectifs cohérents, organisés et directement en rapport avec les futurs emplois tenus et fonctions exercées.

La FDC ⁽⁶⁾ fixe ainsi le cadre dans lequel doit s'inscrire l'action des acteurs de la chaîne d'apprentissage, en spécifiant les moyens qui leur sont nécessaires. Elle précise les éléments de contexte pris en compte dans l'architecture modulaire (exemple : normes à respecter pour une habilitation, modules transverses, modules scientifiques utiles au développement des compétences, etc.).

La FDC est élaborée par le groupe métier, validée par l'ADC, puis approuvée par le chef du bureau des écoles et de la formation de la DPMM (DPMM/FORM).

4. Réaliser un dispositif de développement des compétences.

L'étape de réalisation a pour but de rendre opérationnel un dispositif d'apprentissage en réponse au besoin en compétences préalablement exprimé.

Le DDC ⁽⁸⁾ permet de développer les compétences indispensables pour tenir un emploi. Il définit les actions de formations nécessaires au travers du contrat de formation et de l'apprentissage en milieu professionnel permettant d'acquérir et/ou d'approfondir les compétences professionnelles en situation réelle de travail.

Le DDC articule écoles ou centre de formation et milieu professionnel pour répondre aux objectifs d'apprentissage définis par la fiche de développement des compétences (FDC). Ainsi, un dispositif de développement de compétences est composé :

• du contrat de formation (CDF) ⁽⁶⁾, qui délimite les liens entre les objectifs d'apprentissage qui découlent de la compétence à acquérir (et donc de l'emploi) et les objectifs pédagogiques et opérationnels du ressort de l'école. Il formalise les liens entre les objectifs d'apprentissage, les objectifs pédagogiques ⁽⁹⁾ et opérationnels ⁽¹⁰⁾. Il précise les techniques utilisées, les ressources nécessaires au formateur et les modalités d'évaluation associées. Il permet de faciliter la construction et l'exploitation des dossiers pédagogiques réalisés par les formateurs ;

• du RDC ⁽⁶⁾ élaboré par l'école qui définit les modalités et critères d'évaluation de l'atteinte des objectifs pédagogiques, selon une exigence unique, claire, concise, correctement référencée et vérifiable sans aucune ambiguïté. Des évaluations pratiques sous la forme de mises en situations professionnelles aussi proches que possible de la réalité doivent être favorisées. Le RDC sert également d'appui à la réalisation du référentiel nécessaire au dossier d'inscription au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), inscription qui matérialise la reconnaissance par l'état des titres professionnels de la marine et favorise la reconversion des marins à leur niveau réel de compétences. Le RDC est rédigé par le pilote de cours conseillé par un conseiller en développement de compétences, puis approuvé par l'ADC qui le diffuse pour information au bureau des écoles et de la formation de la DPMM et à l'école concernée ;

• de la FTPC ⁽⁶⁾, qui définit les « savoir-faire » et « savoir-être » non réalisés en école mais nécessaires au bon développement des compétences. Formalisés sous forme de tâches pratiques, celles-ci sont effectuées en milieu professionnel et soumises à l'évaluation de l'employeur (unité). Cette fiche trace les savoirs acquis en école (objectifs pédagogiques) et ceux qui restent à acquérir en milieu professionnel (CFTA). Co-rédigé par l'école et l'employeur, le DDC est conjointement approuvé par l'ADC et DPMM/FORM.

5. Évaluer les effets du dispositif de développement des compétences.

Le processus d'évaluation s'appuie sur des résultats démontrant progressivement l'aptitude du dispositif d'apprentissage à satisfaire le besoin. Ces résultats sont obtenus selon des techniques variées depuis la phase de conception du dispositif jusqu'à l'application en emploi par les professionnels formés.

5.1. L'organisation du retour d'expérience.

Le retour d'expérience (RETEX) sur conformité de réalisation des formations par rapport au contrat est décrit dans l'instruction de référence a) et est principalement de la responsabilité de la DPMM. Il s'appuie sur le processus d'exploitation des fiches d'évaluation des compétences (FEC) ⁽⁶⁾, sur l'organisation avec les autorités organiques de commissions d'évaluation de la formation (COMEVAL) et sur les conseils de formation dans certaines écoles.

La recherche permanente de l'adéquation entre le dispositif d'acquisition de compétences et les besoins dans les emplois nécessite également l'établissement d'une boucle de RETEX, au profit des ADC. Elle s'articule autour de différents vecteurs dits :

• « spécifiques », incluant les outils du RETEX sur la réalisation des contrats de formation qui trouvent donc un double usage (FEC) ⁽¹¹⁾, commission d'évaluation de la formation, et si nécessaire audits ciblés ;

• « non spécifiques » [rapport de fin de mission, rapport sur le moral, rapport de fin de commandement, compte rendu d'inspection générale, compte rendu de stage d'entraînement, exploitation du RETEX maintien en condition opérationnel (MCO), etc.].

Les ADC, et particulièrement celles qui sont placées auprès d'autorités organiques, ont un rôle déterminant dans ce processus de RETEX sur le besoin, dans la mesure où elles interviennent dans :

• l'identification des dispositifs devant faire l'objet d'un RETEX particularisé en utilisant l'un des vecteurs « spécifiques » ;

• le processus de proposition d'évolution du DDC. Pour ce faire, l'ADC coordonnera son action avec :

• l'école (si remise en cause de la FDC ou du CDF) ;

• DPMM/FORM (s'il apparaît nécessaire de modifier le RAC ou de mettre en place un audit d'ingénierie) ;

• l'autorité organique (s'il s'agit d'adapter une formation à l'emploi) ;

• EMM/PRH et l'autorité de la gestion de l'emploi (si des adaptations de parcours sont jugées nécessaires).

5.2. La fiche d'évaluation des compétences.

La FEC participe à la mesure de l'efficacité d'un DDC en permettant de vérifier l'acquisition des compétences « clés », mais aussi un retour d'expérience sur les compétences manquantes et les modules de formation jugés inutiles dans l'emploi. Elle est réalisée sous la responsabilité de l'employeur et fait partie du dispositif d'évaluation de la formation.

Un bouclage par FEC est mis en place dans le champ de la « formation » conformément à l'instruction en référence a) selon les principes suivants :

• systématiquement, pour tout dispositif nouveau ou ayant évolué de façon majeure (priorité à la vérification de l'acquisition des compétences prévues d'être délivrées) ;

• ponctuellement, au profit des dispositifs jugés sensibles ou défaillants en fonction des orientations annuelles établies conjointement entre les ADC et DPMM/FORM (ouverture au jugement des employeurs sur la pertinence des contenus de formation ou les compétences manquantes).

Le principe des FEC s'applique moins par nature aux modules du champ de la « transformation » (stages et formations d'adaptation à l'emploi), où les enquêtes de satisfaction et les retours de FTPC commentées sont plus efficaces. Lorsque c'est nécessaire pour évaluer une compétence ciblée, la FEC doit en tenir compte et l'évaluation doit se faire en coopération entre les différents prestataires de formation, sous le pilotage de l'école dispensant la formation amont.

La FEC est conçue par l'école pilote de la formation. Un format type pour des formations de cursus doit être adapté dans sa forme suivant qu'il s'agit prioritairement de juger la pertinence du contenu ou la qualité de réalisation. Un exemplaire est complété par l'employeur et un second par le marin ayant suivi la formation. Il est demandé aux écoles de les envoyer simultanément aux unités dans un délai de six mois après l'embarquement. Le délai de retour des FEC vers les écoles ne doit pas excéder douze mois.

L'exploitation des FEC est effectuée par les écoles conformément à l'instruction de référence a). Les propositions de modification qui sont issues des synthèses réalisées sont traitées conformément au périmètre de responsabilité de chacun.

6. Les acteurs du processus et leurs responsabilités.

Les responsabilités de décision ou de validation de chacun des acteurs sont décrites dans l'instruction en référence b). Les responsabilités d'exécution sont précisées en annexe II. Les diverses études « support » sont conduites par des groupes de travail spécifiques ou « groupes métiers » dont la composition type est la suivante :

• un officier expert du métier considéré, représentant l'ADC (pilote le groupe métier) ;

• un officier marinier conseiller en développement des compétences dépendant de l'ADC ou mandaté à son profit ;

• le pilote de cours et/ou le pilote de spécialité de l'école concernée ;

• un officier marinier conseiller en développement des compétences appartenant à l'école ;

• un ou deux experts du métier considéré, appartenant aux forces.

Le groupe métier :

• peut participer au recueil des éléments d'une étude d'opportunité ;

• rédige le RAC d'un métier donné et en assure le suivi ;

• garantit la cohérence entre niveaux d'emploi dans un même métier ;

• est chargé de l'élaboration de la FDC.

7. Publication.

La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel des armées.