Préambule.

Les autorités maritimes sont appelées dans l'exercice de leurs fonctions à engager des dépenses de représentation pour lesquelles elles peuvent obtenir l'attribution de crédits de représentation par le chef d'état-major de la marine ci-après dénommé CEMM/CAB.

Pour les autorités maritimes embarquées, le financement des dépenses de représentation est normalement assuré par les traitements de table. Cependant, dans certaines conditions, ces autorités peuvent solliciter l'attribution de crédits de représentation.

Les crédits de représentation sont ouverts et liquidés sur :

• le chapitre 34.10 article 30 paragraphe 97 pour les « dépenses de réception à caractère alimentaire » ;

• le chapitre 34.05 article 11 « activités et dépenses communes des forces maritimes » paragraphe 23 pour les dépenses de représentation courante à l'exclusion de toute prestation alimentaire.

1. Autorités maritimes embarquées.

1.1. Autorités bénéficiaires.

Les autorités maritimes à terre ainsi que les commandants de formations à terre peuvent se voir accorder des crédits de représentation.

Une décision particulière de CEMM/CAB attribue à certaines autorités territoriales une dotation annuelle de crédits de représentation.

1.2. Nature des dépenses.

Seules peuvent donner lieu à une allocation de crédits de représentation :

• les réceptions officielles à terre (repas, cocktails) de personnalités civiles et militaires françaises ou étrangères ;

• les invitations en retour ou de courtoisie faites aux autorités civiles et militaires ou à des personnalités extérieures à la fonction publique ;

• les manifestations liées au calendrier (fête nationale, cérémonies militaires du 8 mai et du 11 novembre, échanges de vœux…) ou à des événements particuliers (lancement de bâtiments, mise en service d'aéronefs ou de nouveaux matériels, cérémonie de présentation au drapeau, prise ou cessation de fonctions…) ;

• les frais d'accueil des délégations étrangères.

En outre des cadeaux de représentation peuvent être offerts à titre de souvenir aux invités.

1.3. Dispositions administratives.

1.3.1. Demande de crédits.

1.3.1.1.

Les autorités attributaires d'une dotation annuelle adressent au CEMM/CAB, avant le 15 janvier, leur demande de dotation pour l'année. Celle-ci mentionne le montant estimé des dépenses ainsi que la liste indicative des manifestations envisagées durant l'année.

1.3.1.2.

Les autorités non attributaires d'une dotation annuelle adressent leur demande au CEMM/CAB, par message, cinq jours au minimum avant la réception (l'autorité territoriale étant systématiquement informée) (cf. ANNEXE II).

La demande doit mentionner :

• la nature de l'obligation de représentation en cause, en indiquant la qualité et les fonctions des personnalités à recevoir ;

• l'autorité devant assurer cette obligation de représentation ;

• le type de réception prévue et sa date ;

• le nombre de participants ainsi qu'une indication sommaire de la qualité des principales personnalités invitées ;

• l'organisme support de la réception ;

• le coût estimé de la réception, des cadeaux de représentation ou des frais d'accueil pour les délégations étrangères.

1.3.2. Dotations et décisions d'attribution.

CEMM/CAB fixe le montant :

• de la dotation annuelle des autorités maritimes à terre (un complément de dotation peut être exceptionnellement accordé en cours d'année) ;

• du crédit ponctuellement accordé (par message à l'autorité ou à la formation).

La direction centrale du commissariat de la marine est tenue informée de ces décisions.

Chaque attribution fait l'objet d'une décision particulière du directeur central du commissariat de la marine.

2. Autorités maritimes embarquées.

2.1. Autorités bénéficiaires.

Si les ressources en trésorerie dont elle dispose avant la réception ne sont pas suffisantes pour en supporter la totalité de la charge financière, l'autorité maritime embarquée (ou le commandant de bâtiment) peut demander au CEMM/CAB une attribution exceptionnelle de crédits de représentation.

2.2. Nature des dépenses.

Seules peuvent bénéficier de crédits de représentation les autorités qui organisent, à bord des bâtiments, des réceptions :

• en escale, à l'étranger (repas, cocktail) en l'honneur d'autorités étrangères, de très hautes personnalités françaises (Président de la République, membres du gouvernement, ambassadeurs, consuls généraux), ou, avec l'accord préalable du CEMM/CAB, de personnalités présentant un intérêt évident pour la France ou la défense ;

• sur ordre du CEMM/CAB et lorsque la charge de celles-ci ne peut incomber à une autorité maritime à terre, en l'honneur de personnalités nommément désignées (personnalités françaises ou étrangères invitées pour le compte du ministre de la défense, du chef d'état-major des armées ou du chef d'état-major de la marine).

2.3. Dispositions administratives.

2.3.1. Demande de crédits.

Si l'intégralité du coût estimé de la (les) réception(s) ne peut être supportée par les traitements de table :

• l'autorité organique, pour les réceptions qu'elle organise, transmet sa demande de crédit au CEMM/CAB ;

• le bâtiment exprime sa demande de crédit de représentation à l'autorité organique (ou, en cas de déploiement opérationnel, au commandant de zone maritime) qui décide de l'opportunité de la transmettre au CEMM/CAB.

Celle-ci est adressée par message au CEMM/CAB :

• cinq jours minimum avant la réception si le remboursement doit être assuré par une direction du commissariat de la marine ;

• avant la demande des devises nécessaires à l'escale, si la dépense doit être liquidée sur traite ou avance consulaire.

Elle doit mentionner :

• le caractère de l'escale (routine, courtoisie, officielle) ;

• le motif, la date et la nature de la réception ;

• le nombre total d'invitations lancées et le nombre d'invités étrangers ;

• le coût estimé de la réception et le montant du crédit sollicité ;

• le mode de remboursement souhaité.

2.3.2. Décision d'attribution.

CEMM/CAB fixe le montant du crédit et en avise par message l'autorité ou la formation, la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) étant informée.

Le crédit, qui peut ne pas couvrir la totalité de la dépense envisagée, est alloué pour chaque réception si la demande est isolée ou pour un ensemble de manifestations dans le cas de mission ou de campagne de longue durée.

Le crédit est attribué en priorité aux bâtiments de faible effectif effectuant des escales officielles ou revêtant un caractère particulier.

Aucun crédit ne peut être accordé pour une manifestation ayant déjà eu lieu.

Le crédit alloué fait l'objet d'une décision particulière de mise en place par le directeur central du commissariat de la marine.

3. Dispositions.

3.1. Remboursement des dépenses.

Le remboursement des dépenses est toujours effectué dans la limite du crédit accordé.

Les crédits accordés au titre d'une année doivent être impérativement liquidés au cours de la même année.

La liquidation est faite selon la nature des dépenses sur le chapitre 34.10 article 30 paragraphe 97 (alimentation) ou sur le chapitre 34.05 article 11 paragraphe 23 (représentation).

3.2. Modalités d'application.

Les modalités d'application de la présente instruction sont précisées par une circulaire prise sous le timbre DCCM.

Cette instruction est applicable à compter du 1er mai 1999.

4. Textes abrogés.

L'instruction n^o 398/DEF/CMa/2 du 7 décembre 1987 relative aux fonds de représentation de la marine.

La circulaire n^o 423/DEF/CMa/2 du 29 décembre 1987 relative aux versements des sommes dues aux fonds de représentation de la marine.

La circulaire n^o 190/DEF/CEMM/CAB du 19 mars 1992 relative à l'utilisation des fonds de représentation de la marine.

L' instruction n^o 200/DEF/CEMM/CAB du 19 mars 1992 relative aux crédits de réception des autorités à la mer.