Le service du recrutement est appelé à adresser aux ministères responsables du service de la coopération et du service de l'aide technique, pour chacun des jeunes gens qui leur sont affectés lors de l'appel au service actif, un certain nombre de pièces matricules.

Ces pièces sont destinées à recevoir, comme pour le service militaire, sous la responsabilité de l'autorité qui les détient, l'enregistrement des services réellement effectués par les intéressés et de tous les changements qui ont pu survenir dans leur situation au cours du service actif.

Les services et les mutations dont il s'agit, reportés après la libération du service actif sur la documentation matriculaire détenue par le recrutement, étant de nature à ouvrir certains droits aux personnels qu'ils concernent, il importe que tous les renseignements devant figurer sur les pièces matricules y soient enregistrés avec le plus grand soin.

La présente instruction a en conséquence pour objet de préciser la nature et le libellé des inscriptions qui doivent être portées sur les pièces matricules des jeunes gens en cause ainsi que les modalités du renvoi de ces pièces aux bureaux ou centres du service national intéressés.

1. Composition des pièces matricules.

Au moment de l'appel au service national actif des jeunes gens affectés au service de la coopération ou au service de l'aide technique, les bureaux ou centres du service national dont relèvent les intéressés adressent au ministère responsable ⁽¹⁾ les pièces matricules suivantes ⁽²⁾ :

• livret matricule ;

• fiche signalétique et des services ;

• carte du service national ;

• pochette médicale (imprimé N° 301-31) dans laquelle sont insérés la fiche médicale de sélection (imprimé N° 314-03), la fiche médicale du conseil de révision (pour les classes antérieures à la classe 1968) et éventuellement tous certificats médicaux concernant le jeune appelé ⁽³⁾.

2. Livret matricule.

2.1. Contenu

Les modifications apportées au cours de ces dernières années à la législation et à la réglementation en matière de recrutement ont amené à modifier à plusieurs reprises la contexture des livrets matricules. Les jeunes gens qui ont été incorporés depuis le 1er juillet 1966 au titre du service de l'aide technique ou de la coopération appartenant à différentes classes de recrutement, ont des livrets matricules de modèles différents, selon la classe de recrutement à laquelle ils appartiennent ; cependant, les mêmes rubriques se retrouvent sensiblement dans les éditions successives et la pagination diffère assez peu.

Il convient cependant de signaler que les livres les plus anciens ont été établis à une époque où le service de l'aide technique et le service de la coopération n'existaient pas dans leur forme actuelle ; seuls les livrets les plus récents mentionnent ces formes de service national (page 5, tableau des services de l'aide technique ou de la coopération ; page 10, positions et situations diverses successives au titre du service de l'aide technique ou de la coopération ; page 17, punitions sans sursis au titre du service de l'aide technique ou de la coopération) ; dans certains livrets anciens, ces trois rubriques nouvelles ont été introduites sous la forme d'un feuillet intercalaire.

Le département ministériel responsable note sur le livret matricule, les services effectués par les intéressés, ainsi que tout changement, tout événement qui peut se produire au cours de la durée de leur service actif.

Les différentes rubriques du livret doivent être remplies dans les conditions indiquées ci-après :

Page 1 : Etat signalétique et des services.

(Dans certains livrets anciens, cette rubrique se trouve page 2.)

Ne rien porter à cette rubrique.

Page 2 : Renseignements complémentaires d'état civil.

(Dans certains livrets anciens, cette rubrique se trouve à la page 4.)

Porter ici, sur le vu d'une fiche familiale d'état civil, tout changement pouvant intervenir dans la situation familiale de l'intéressé au cours de son service actif (mariage, naissance d'enfant, etc.).

Page 3 : Carrière de l'intéressé.

(Dans certains livrets anciens, cette rubrique se trouve à la page 2 de la couverture.)

Ne rien porter à cette rubrique.

Page 4 : Services militaires.

(Dans certains livrets anciens, cette rubrique se trouve à la page 1.)

Ne rien porter à cette rubrique.

Page 5 : Services de l'aide technique ou de la coopération.

(Cette rubrique, sous la forme d'un tableau au bas de la page ne se trouve que dans le livret nouveau modèle à la page 5, ainsi que dans le feuillet intercalaire à la page 2.)

Porter la date d'entrée au service et la date de la fin du service, à l'exclusion de toute autre mention.

Page 6 : Texte in extenso des condamnations, lettres de félicitations, témoignages de satisfaction et citations.

(Dans certains livrets anciens, cette rubrique se trouve pages 5 et 6.)

Porter ici les condamnations pénales infligées par un tribunal français, qui pourront être signalées par le commandant du bureau ou centre du service national dont relève l'intéressé, ainsi que celles infligées par un tribunal militaire ; porter également les récompenses dont il pourrait être l'objet au cours de son service actif.

Page 7 : Services aériens.

Ne rien porter ici.

Page 8, 9 et 10 : Positions et situations diverses successives.

Dans le livret ancien modèle, les pages 8, 9 et 10 portent l'en-tête : « Positions et situations diverses successives ».

Dans le livret nouveau modèle, les pages 8 et 9 portent l'en-tête :

« Positions et situations diverses successives au titre du service militaire », et la page 10 : « Positions et situations diverses successives au titre du service de l'aide technique ou de la coopération ».

Le feuillet intercalaire inséré dans certains livrets anciens porte à la page 2 la même en-tête que la page 10 du livret nouveau modèle.

A la page 8 ont déjà été portés un certain nombre de renseignements par le service du recrutement (passage au centre de sélection, décision de la commission locale d'aptitude ou du conseil de révision, report ou sursis d'incorporation, décision d'affectation au service de l'aide technique ou de la coopération).

La dernière inscription portée par le service du recrutement est la suivante :

« de la fraction de contingent… désigné pour effectuer son service national actif au titre du service de l'aide technique (ou de la coopération) ».

• A.  Personnels incorporés en France ⁽⁴⁾.

  Le département ministériel responsable inscrit à l'arrivée des jeunes gens :

  • à la page 8 du livret ancien modèle ;

  • à la page 10 du livret nouveau modèle ;

  • à la deuxième page du feuillet intercalaire, la mention suivante :

    « Appelé le … au service de l'aide technique (ou de la coopération) à … (ministère responsable) a rejoint le … incorporé sous le n^o … services comptant du … » ⁽⁵⁾ puis, à la mise en route de l'intéressé sur son poste :

    « Affecté en qualité de … (emploi prévu) à … (localité, pays) mis en route le … par voie (terrestre, maritime ou aérienne) débarqué (ou arrivé) le … ».

  Dans le cas général, qui est celui des jeunes gens qui demeurent au poste auquel ils sont affectés pendant toute la durée de leur service actif, il n'y a pas d'autre inscription à porter avant la libération des intéressés :

  « Rapatrié pour fin de séjour, par voie (terrestre, maritime ou aérienne) le … mis en permission normale avant libération, a subi la visite médicale de libération le … rayé des contrôles du service (de l'aide technique ou de la coopération) libéré du service national actif par le ministère (responsable) le … ⁽⁶⁾.

  « Passé dans la disponibilité et remis à la disposition du recrutement ledit jour.

  « A déclaré se retirer à … (adresse complète) ».

  Si l'intéressé reste à son poste à la fin de son service actif, porter seulement :

  « A subi la visite médicale de libération le … (et la suite) ».

• B.  Personnels résidant au moment de leur appel au service sur le territoire de l'Etat dans lequel ils sont désignés pour servir au titre du service de la coopération, ou, résidant dans un pays étranger, rejoignant directement le territoire de l'Etat dans lequel ils doivent servir.

  Les intéressés sont convoqués sur place au consulat de France et leurs pièces matricules adressées par les bureaux de recrutement au département ministériel responsable.

  La dernière inscription portée à la page 8 par le commandant du bureau ou centre du service national est la suivante :

  « de la fraction de contingent désigné pour effectuer son service national actif au titre du service de la coopération ».

  Le département ministériel responsable porte (pages 8, 10 ou sur le feuillet intercalaire, ainsi qu'il est précisé au paragraphe A ci-dessus) la mention suivante, dès qu'il est avisé que l'intéressé a rejoint son poste :

  « Appelé le … au service de la coopération au consulat de France à … a rejoint le … a été incorporé ledit jour, services comptant du … ⁽⁷⁾ … reconnu apte à la visite médicale d'incorporation, affecté en qualité de … (emploi prévu) … à … (localité, pays).

  « Mis en route le … par voie (terrestre, maritime, aérienne) débarqué (ou arrivé) le … ».

  Les inscriptions à porter à la libération sont celles prévues au paragraphe A ci-dessus.

• C.  Cas particuliers.

  Tous les changements qui peuvent intervenir dans la position des jeunes gens entre leur incorporation et leur libération doivent être inscrits aux pages 8, 9 ou 10 dans l'ordre chronologique (rapatriement, réforme, changement de poste, déplacement ou radiation d'office, etc.).

  Ces mutations doivent être portées comme suit :

  • a).  Rapatriement sanitaire et réforme :

    « Rapatrié sanitaire de … (Etat d'affectation) par voie (terrestre, maritime ou aérienne) le … envoyé en permission (de convalescence) dans ses foyers le … classé … (réformé définitif n^o 1 ou n^o 2, réformé temporaire n^o 1 ou n^o 2) par la commission de réforme de … dans sa séance du … pour … (diagnostic médical tel qu'il figure au procès-verbal de la commission de réforme), … rayé des contrôles du ministère (responsable) et remis à la disposition du recrutement le … »

    « A déclaré se retirer à … (adresse complète) ».

  • b).  Rapatriement sanitaire et maintien au service national actif au titre du service militaire :

    « Rapatrié sanitaire de … (Etat d'affectation) par voie (terrestre, maritime ou aérienne) le … reconnu apte au service national actif à l'issue de son hospitalisation le … ».

    Mis à la disposition du ministre chargé de la défense nationale en application des dispositions de l'article L. 110 du code du service national, en vue d'accomplir le reliquat du service actif qu'il devait effectuer au titre du service de l'aide technique (ou de la coopération).

    « Affecté à … (unité militaire) par décision n^o … du … mis en route sur cette formation le … rayé des contrôles du ministre chargé de la défense nationale ledit jour ».

  • c).  Changement d'affectation :

    « Affecté par décision n^o … du … de … (autorité ayant prescrit la nouvelle affectation) … en qualité de … (emploi prévu) à … (localité, pays) … mis en route par voie (terrestre, maritime ou aérienne) … le … débarqué (ou arrivé) le … à … ».

  • d).  Déplacement d'office.

    Un déplacement d'office, qui est une sanction disciplinaire (art. 210 du code du service national) doit être porté de la même manière qu'un changement d'affectation ; la mention « déplacé d'office » ne doit pas figurer à cette rubrique : elle devra être inscrite à la rubrique : « punitions ».

  • e).  Radiation d'office.

    Pour la même raison, la radiation d'office, qui est elle aussi une sanction disciplinaire, doit être portée comme suit :

    « Radié du service de l'aide technique (ou de la coopération), par décision n^o … du … du ministre responsable).

    Mis à la disposition du ministre chargé de la défense nationale en application des dispositions de l'article L. 151 du code du service national afin d'accomplir le reliquat du service actif qu'il devait effectuer au titre du service de l'aide technique (ou de la coopération), prolongé d'une durée de trois mois.

    « Affecté à … (unité militaire, garnison) mis en route sur son unité le … par voie (terrestre, maritime, aérienne) … débarqué (ou arrivé) à … le … rayé des contrôles du ministère responsable ledit jour » ⁽⁸⁾.

  • f).  Désaffectation pour suppression d'emploi.

    Certains jeunes gens font l'objet d'une désaffectation et d'un rapatriement anticipé par application des dispositions de l'article L. 111 du code du service national.

    Selon qu'ils ont déjà accompli douze mois de service ou non, la mutation à porter sur les pièces est la suivante :

    • 1. Jeunes gens n'ayant pas accompli douze mois de service :

      « Désaffecté par décision n^o … du (ministre responsable) …, en application des dispositions de l'article L. 111 du code du service national ; mis à la disposition du ministre chargé de la défense nationale en vue de parfaire douze mois de service national actif.

      « Affecté à (unité militaire, garnison) … Mis en route sur son unité le … par voie (terrestre, maritime, aérienne). Débarqué (ou arrivé à … le … Rayé des contrôles du (ministère responsable) … ledit jour. »

    • 2. Jeunes gens ayant déjà accompli douze mois de service :

      « Désaffecté par décision n^o … du (ministre responsable) …, en application des dispositions de l'article L. 111 du code du service national.

      « A déjà accompli plus de douze mois de service.

      « Rapatrié le … par voie (terrestre, maritime, aérienne).

      « Débarqué (ou arrivé) à … le …

      « A subi la visite médicale de libération le …

      « Rayé des contrôles du (ministère responsable)

      « Libéré du service national actif le … Passé dans la disponibilité ledit jour. A déclaré se retirer à (adresse complète) …. »

  • g).  Personnels résidant à l'étranger, rejoignant directement (cf. § B ci-dessus) reconnus inaptes à la visite d'arrivée.

    Les intéressés sont renvoyés à leur résidence par le consul de France, en congé dans l'attente de la décision que prendra à leur égard la commission de réforme devant laquelle ils seront présentés sur pièces par le commandant du bureau ou centre du service national dont ils relèvent.

    Aussitôt après la séance de la commission de réforme, les commandants des bureaux ou centres du service national adressent copie de la décision prise au département ministériel responsable qui leur renvoie les pièces matricules après y avoir porté la mutation suivante :

    « Appelé le … au service de la coopération … au consulat de France à … a rejoint le … et a été incorporé ledit jour … services comptant du …

    « Reconnu inapte à la visite médicale d'incorporation.

    « Maintenu pour ordre sur les contrôles.

    « Renvoyé à sa résidence en congé en instance de présentation devant une commission de réforme.

    « Classé sur pièces (réformé temporaire ou définitif n^o 2) par la commission de réforme de … dans sa séance du … pour … (diagnostic médical, tel qu'il figure au procès-verbal de la commission de réforme) … rayé des contrôles du ministère (responsable) le … (jour de la commission) et remis à la disposition du recrutement.

    « A déclaré se retirer à … (adresse complète) »

  • h).  Personnels résidant à l'étranger, devant rejoindre directement (cf. § B) ci-dessus), qui ne se sont pas présentés quinze jours après la date prescrite par leur ordre d'appel.

    Les intéressés sont remis à la disposition du ministère des armées : le département ministériel responsable renvoie leurs pièces matricules au commandant du bureau ou centre du service national dont ils relèvent après y avoir porté la mutation suivante :

    « Appelé le … au service de la coopération … au consulat de France à …

    « A la date du … n'a pas rejoint.

    « Radié du service de la coopération et mis à la disposition du ministre des armées ».

Pages 10 et 11 (livret ancien modèle), page 11 (livret nouveau modèle) : Positions diverses (ne faisant pas mutation).

Porter ici les séjours dans les hôpitaux et les infirmeries.

2.2. Contenu

Page 14 : Permissions.

Porter ici toutes les permissions dont bénéficient les intéressés au cours de leur service actif.

Pages 15, 16 et 17 : Punitions.

Livret ancien modèle :

• page 15 : punitions avec sursis ;

• pages 16 et 17 : punitions sans sursis.

Livret nouveau modèle :

• pages 15 et 16 : punitions du service militaire et du service de défense ;

• page 17 : punitions du service de l'aide technique ou de la coopération.

Feuillet intercalaire. Page 2 : punitions du service de l'aide technique ou de la coopération.

Les punitions infligées aux jeunes gens qui effectuent leur service national actif au titre du service de l'aide technique ou de la coopération doivent être inscrites :

• à la page 17 du livret nouveau modèle ;

• à la page 2 du feuillet intercalaire ;

• ou, lorsque le dossier ne comporte que le livret ancien modèle, aux pages 16 et 17 de ce livret ; dans ce cas, il y a lieu de porter dans le haut de la page, après le titre : « punitions », la précision : « du service de l'aide technique ou de la coopération », et d'autre part de modifier l'entête des colonnes en remplaçant :

  • consigne, salle de police, prison, cellule, par les punitions propres à ces formes de service ;

  • avertissement, blâme, déplacement d'office, radiation d'office.

Page 18 : Payement des primes. Echelles de solde.

Ne rien porter à cette rubrique.

Vaccinations.

Porter éventuellement les vaccinations qui pourront être subies par l'intéressé au cours de son service actif.

Profil médical et catégorie médicale à la libération.

Porter ces éléments, tels qu'ils ont été déterminés à l'occasion de la visite médicale de libération.

Dans les livrets matricules ne comportant pas cette rubrique le profil médical et la catégorie médicale sont portés à la page 19 au-dessus de la rubrique vaccinations.

Page 20 : Certifications.

Certifier les inscriptions qui ont été portées au livret matricule pour la période pendant laquelle l'intéressé a été à la disposition du département ministériel responsable.

2.3. Campagnes. Affaires. Opérations. Combats.

Ne rien porter à ces pages.

3. Fiches signalétiques et des services.

Seule doit être remplie la rubrique : « détail des services et positions successives » ; doivent être portées ici, dans l'ordre chronologique, les mentions inscrites au livret matricule à la rubrique : « positions et situations diverses successives », aux pages 8, 9 et 10.

Après la radiation des contrôles, les inscriptions portées doivent être arrêtées après la dernière ligne du texte par un trait horizontal, et leur exactitude doit être certifiée (nom et qualité du signataire, date, cachet…).

Il appartient, en principe, au département ministériel responsable, de tenir à jour cette fiche ; cependant, si par manque de personnel cette opération est impossible, la fiche signalétique pourra être renvoyée sans être remplie, avec les pièces matricules, au commandant du bureau ou centre du service national qui, dans ce cas, en assurera lui-même la mise à jour par report des inscriptions portées au livret matricule.

4. Carte du service national.

Les pièces matricules adressées par les bureaux ou centres du service national aux ministères responsables comprennent, pour chacun des jeunes gens affectés au service de l'aide technique ou de la coopération deux cartes du service national.

Ces ministères, ou le cas échéant la formation militaire d'incorporation (cf. II, § A, ci-dessus), en remettent une aux intéressés lors de leur incorporation après y avoir apposé une photographie d'identité et mentionné la date de leur incorporation. Ils leur adressent l'autre avant leur libération. Cette deuxième carte est mise à jour, avant son envoi, de la manière suivante :

Au recto, à la rubrique « Position à l'égard du service national », porter la mention :

• « Service actif effectué ;

• « Totalité durée légale accomplie ;

• « Réserviste service militaire »,

  ou, si la libération du service actif intervient par anticipation pour un motif quelconque (réforme temporaire, réforme définitive…), toute autre mention prévue à l'article 9.15 de la circulaire n^o 29000/DN/SCR/1B/REG du 1^er décembre 1971 abrogée le 14 février 1978, BOC, p. 1105 (A) relative à la délivrance et à la mise à jour de la carte du service national.

Au verso, inscrire :

• la date d'incorporation au service actif ;

• la date de la libération du service actif.

5. Dossier médical.

Personnels incorporés en France.

Lors de la visite médicale d'incorporation, il est établi :

• pour les personnels désignés pour servir au titre de l'aide technique, un livret médical ;

• pour les personnels désignés pour servir au titre de la coopération, un certificat de visite médicale d'incorporation.

Ces documents sont insérés dans la pochette médicale, pour constituer le dossier médical.

Personnels incorporés à l'étranger.

Lors de la visite médicale d'incorporation, il est établi pour ces personnels un certificat de visite médicale d'incorporation ; un exemplaire de ce certificat est inséré dans la pochette médicale, pour constituer le dossier médical.

Le dossier médical doit être détenu par l'autorité médico-administrative responsable la plus proche du lieu d'emploi des jeunes gens effectuant leur service au titre du service de l'aide technique ou au titre du service de la coopération ; les constatations faites au cours du service sont portées sur le livret médical (aide technique) ou insérées dans la pochette médicale (coopération).

Lors de la visite médicale de libération, les jeunes gens intéressés recevront des départements ministériels employeurs une fiche médicale qu'ils devront présenter au médecin chargé de la visite médicale de libération. A l'issue de cette visite, le médecin visiteur retournera la fiche dûment remplie, sous pli fermé, portant la mention « Confidentiel médical » au département ministériel responsable.

6. Rectifications éventuelles.

Les rectifications sont opérées à l'encre rouge au moyen d'un simple trait passé sur les mots reconnus inexacts et de l'inscription interlinéaire de ceux qui doivent les remplacer. Leur authenticité doit être garantie en marge par la signature de l'autorité qui certifie les inscriptions portées sur les pièces matricules ; il en est de même pour les mots rayés.

7. Renvoi des pièces matricules au recrutement.

Après la libération, et au plus tard quinze jours après la date de radiation des contrôles, les départements ministériels responsables renvoient les pièces matricules mises à jour aux commandants des bureaux ou centres du service national dont relèvent les intéressés ⁽⁹⁾, sous double bordereau énumératif.

Les commandants des bureaux ou centres du service national accusent réception par retour d'un exemplaire du bordereau.