La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles doit être effectuée la notation des volontaires de l'armée de terre (VDAT), quels que soient leurs grades.

Les règles générales figurent dans le corps de l'instruction. Les pièces jointes comprennent un modèle de feuille de notes (imprimé N° 313/1) ainsi qu'une grille des critères d'observation des qualités foncières et une grille des critères d'observation des aptitudes professionnelles et de l'aptitude aux responsabilités des VDAT (annexes).

1. OBJET DE LA NOTATION.

La notation des volontaires de l'armée de terre consiste, en fin de chaque année de contrat, en une évaluation de leurs aptitudes physiques, intellectuelles et professionnelles, de leur manière de servir et de leur capacité à occuper certaines fonctions à court ou à moyen terme.

La notation contribue à donner au commandement une connaissance précise de chaque volontaire et de ses aptitudes. Elle apporte également à l'intéressé une information sur la façon dont sa manière de servir est perçue, ce qui doit lui permettre de progresser.

Pour atteindre de tels buts, la notation doit être :

• complète et précise, de façon à fournir au commandement tous les éléments nécessaires à ses décisions ;

• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes mais aussi des déficiences et des limites de chacun ;

• relative, afin de permettre une comparaison entre militaires d'un même grade, ce qui implique de faire preuve de mesure dans l'éloge comme dans la critique.

Rendant compte des mérites du volontaire, de la qualité des services rendus dans la fonction tenue et de son potentiel, la notation ne doit être influencée, ni par l'âge, l'ancienneté de service ou de grade, ni par les titres de l'intéressé.

2. DETERMINATION ET ATTRIBUTIONS DES NOTEURS.

La notation est, généralement, effectuée à deux niveaux :

• celui du chef de section ou de l'autorité d'un niveau équivalent (premier noteur) et celui du commandant d'unité élémentaire ou de l'autorité d'un niveau équivalent (dernier noteur) pour les volontaires militaires du rang ;

• celui du commandant d'unité élémentaire ou de l'autorité d'un niveau équivalent (premier noteur) et celui du chef de corps ou de l'autorité d'un niveau équivalent (dernier noteur) pour les volontaires des grades de sergent et d'aspirant.

L'autorité qui note en premier ressort doit s'attacher à bien connaître le volontaire de manière à porter sur l'intéressé des appréciations complètes et précises. L'autorité qui note en second et dernier ressort doit veiller à la qualité et à la relativité de la notation.

A ce titre, elle confirme ou infirme les appréciations portées par le premier noteur puis arrête définitivement la notation du volontaire. Il appartient, en outre, au dernier noteur de s'assurer que le premier noteur a pleinement conscience de l'importance de son rôle et qu'il connaît le but et les règles de la notation.

Lorsque la structure de la formation ne permet pas d'effectuer une notation à deux niveaux, le chef de corps ou l'autorité d'un niveau équivalent note en premier et dernier ressort l'ensemble des volontaires de sa formation.

3. PROCEDURE GENERALE DE NOTATION.

Les VDAT sont notés une fois par année de contrat. Dans ce cadre, la notation :

• en premier ressort est établie, au plus tôt, au cours du onzième mois de contrat ;

• définitive est arrêtée par le noteur en dernier ressort au cours :

  • des quinze derniers jours du contrat en cours en cas de non-renouvellement de celui-ci ;

  • des huit premiers jours du nouveau contrat en cas de renouvellement.

La notation est établie sur la feuille de notes (imprimé N° 313/1) propre aux VDAT qui comprend trois parties :

• la première, concernant les appréciations portées par le premier noteur ;

• la seconde, à la disposition du dernier noteur ;

• la troisième, réservée au volontaire.

3.1. Appréciations portées par le premier noteur.

Exprimées sous forme de notation simple, ces appréciations permettent d'évaluer :

• les qualités foncières ;

• les aptitudes professionnelles ;

• l'aptitude aux responsabilités.

Le premier noteur complète ces appréciations analytiques par une appréciation d'ensemble succincte rédigée sous forme libre puis propose un niveau.

3.1.1. Qualités foncières.

Il s'agit d'analyser la personnalité du volontaire en le situant sur une échelle qui comporte cinq critères que sont : la présentation, la volonté, la maîtrise de soi, la vivacité d'esprit, la moralité et la conduite. Pour chacun de ceux-ci, le premier noteur doit formuler un jugement indépendant de la position du noté au regard des autres critères. Le volontaire peut, en effet, posséder certaines qualités à un haut degré et présenter de graves carences par ailleurs.

3.1.2. Aptitudes professionnelles.

Le premier noteur doit s'efforcer d'éviter les préjugés, les idées reçues ou conçues hâtivement à partir de ses premières impressions. Il doit juger avec objectivité, attention, patience et équité le comportement professionnel du subordonné dans un poste ou des fonctions données avant de renseigner les quatre critères que sont : l'esprit de discipline, l'esprit d'équipe, l'ardeur au travail et la valeur dans la fonction tenue.

3.1.3. Aptitude aux responsabilités.

Elle caractérise chez le volontaire la capacité d'engagement personnel ainsi que l'aptitude à assumer et à exécuter des missions d'importance croissante et d'un niveau correspondant à sa position dans la hiérarchie.

3.1.4. Appréciation d'ensemble.

Dans cette rubrique, le premier noteur doit brièvement caractériser le volontaire en faisant ressortir ses qualités et ses déficiences les plus marquantes quant à son attitude générale et à son efficacité dans l'exécution des missions qui lui sont confiées. Les possibilités de progression doivent, en guise de conclusion, être relevées.

3.1.5. Niveau proposé.

Il concrétise la valeur globale de l'intéressé et s'exprime par référence à l'ensemble des volontaires du même grade ou de la même distinction servant dans la même formation.

Les niveaux susceptibles d'être attribués se situent sur une plage de notes allant de 1 (pour les meilleurs) à 7 (pour les moins bons) :

• 1 (remarquable) ;

• 2 (excellent) ;

• 3 (très bon) ;

• 4 (bon) ;

• 5 (assez bon) ;

• 6 (passable) ;

• 7 (insuffisant).

Quel que soit son grade, un volontaire noté au titre de son premier contrat qui réussit pleinement à s'adapter au milieu militaire et qui donne entière satisfaction doit être apprécié au niveau 4.

La variation maximale autorisée, tant à la hausse qu'à la baisse, est d'un niveau par année de contrat.

Il n'existe pas de taux de progrès.

3.2. Appréciations portées par le deuxième et dernier noteur.

3.2.1. Conclusions.

Cette rubrique constitue la synthèse de la notation et doit tenir compte des appréciations portées par le premier noteur et du jugement personnel du dernier noteur.

3.2.2. Niveau retenu.

Après avoir vérifié que la feuille de notes était une juste évaluation du volontaire quant à l'ensemble de ses qualités et insuffisances et en le comparant à ses pairs, le dernier noteur arrête le niveau définitif. Dans ce rôle, il veille à établir une différenciation entre volontaires du même grade.

4. COMMUNICATION DE LA NOTATION.

4.1. Principe.

La notation est obligatoirement communiquée aux volontaires par le premier noteur après avoir été définitivement arrêtée par le dernier noteur.

4.2. Procédure.

4.2.1. Communication de la notation.

Après avoir arrêté la notation à son niveau, le dernier noteur fait communiquer sans retard par le premier noteur, la notation défintive. Dès réception des feuilles de notes, le premier noteur communique, lors d'un entretien, la notation définitive au volontaire :

• soit, au cours de la semaine précédant l'échéance de son contrat, lorsque celui-ci n'est pas renouvelé ;

• soit, en cas de renouvellement, au cours des deux premières semaines du nouveau contrat.

Après avoir pris connaissance de sa notation, le volontaire formule, le cas échéant, ses observations dans la partie qui lui est réservée, date et signe. La feuille de notes est ensuite classée dans le dossier de l'intéressé.

4.2.2. Délivrance d'une copie de la feuille de notes.

Après avoir eu communication de sa notation définitive, le volontaire noté peut, s'il le souhaite, obtenir une copie de sa feuille de notes en application de la procédure décrite dans l' instruction générale 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 (BOC, p. 4119 ; BOEM 120-0*) modifiée, relative à la communication de documents administratifs et de renseignements.

4.2.3. Contestation de la notation.

Conformément aux dispositions de l'article 7 du décret 83-1252 du 31 décembre 1983 susvisé et de l' instruction 2425 /DEF/PMAT/ EG/B du 28 mars 1984 (BOC, p. 2065 ; BOEM 313) modifiée, le volontaire noté, sous réserve d'en rendre compte à son supérieur hiérarchique immédiat, peut demander la révision de sa notation dans les huit jours qui suivent la communication de sa feuille de notes. La demande de révision est adressée à l'autorité dont la notation est contestée.

Les remarques ou observations éventuellement présentées par le noté lors de la communication de la notation soit verbalement, soit par écrit sur la feuille de notes, ne constituent pas une demande de révision.

La décision prise par l'autorité saisie de la demande de révision est communiquée à l'intéressé dans les meilleurs délais. La demande de révision instituée par l'article 7 du décret précité est la procédure normale de droit commun. Toutefois, l'exercice du droit de recours prévu par l'article 13 du règlement de discipline générale est admis dans les conditions fixées par l' instruction 6953 /DEF/PMAT/EG/B du 05 décembre 1985 (BOC, p. 7461 ; BOEM 313) modifiée, relative à la procédure d'examen des recours en matière de notation.

5. NOTATION EN CAS DE MUTATION.

5.1. Mutation du premier noteur.

L'autorité notant en premier ressort, mutée dans les six derniers mois du contrat en cours du volontaire noté, doit noter avant son départ, sur la feuille de notes (imprimé N° 313/1) le volontaire vis-à-vis duquel elle a pouvoir de notation. Cette notation constitue le premier degré de la notation annuelle.

Si cette autorité est mutée dans les six premiers mois du contrat en cours du volontaire noté, elle établit une notation intercalaire sur la feuille de notes (imprimé N° 313/1) si un changement dans la manière de servir du volontaire le justifie par rapport à la notation précédente ou si elle l'estime nécessaire. Avant son départ, l'autorité communique cette notation puis la classe provisoirement dans le dossier du volontaire jusqu'à l'établissement de la feuille de notes annuelle à laquelle elle sera obligatoirement jointe. La notation annuelle est ensuite établie par le nouveau premier noteur du volontaire.

5.2. Mutation du volontaire.

Le volontaire muté au cours des six derniers mois de son contrat est noté, à tous les niveaux, par les autorités dont il relève avant sa mutation.

Le volontaire muté au cours des six premiers mois, fait l'objet, avant sa mutation, d'une notation intercalaire par l'autorité notant en premier ressort si un changement dans sa manière de servir le justifie par rapport à la notation précédente ou si le noteur l'estime nécessaire. Cette notation, provisoirement classée dans son dossier, lui est communiquée par son auteur ou, à défaut, par le nouveau premier noteur. Elle est jointe à la feuille de notes annuelle.