Préambule.

La présente instruction a pour objet de définir les règles et procédures de gestion des dépôts des personnes admises dans les établissements hospitaliers du service de santé des armées.

Les dispositions qui suivent ne s'appliquent qu'aux personnes faisant l'objet d'une admission, ce qui exclut les consultants externes.

Le terme « hôpital » désigne les établissements hospitaliers du service de santé des armées.

Le terme « hospitalisé » désigne le malade hospitalisé et/ou l'accompagnant hébergé.

1. Le dépôt des objets.

1.1. La notion de dépôts.

1.1.1. Objets déposables.

  1.1. Définition.

Sous réserve des dispositions concernant les personnes incapables de procéder aux formalités de dépôt, seules les choses mobilières dont la nature justifie la détention par l'hospitalisé durant son séjour dans l'hôpital peuvent faire l'objet d'un dépôt.

Les objets déposables peuvent être par exemple des sommes d'argent ou objets de valeur qu'une personne détient ou porte habituellement mais aussi des papiers d'identité ou, notamment pour les personnes vivant seules, des dépôts d'objet d'usage courant qui ne peuvent être remis à des tiers, comme des clefs.

Chaque hôpital doit fixer, dans le respect de la loi, le type d'objets qui peut être déposé en tenant compte de la spécificité, de la structure et du lieu dans lequel la personne séjourne.

  1.2. La possibilité de conserver un objet déposé.

Hormis les vêtements, objets de toilette et d'hygiène nécessaires à l'hospitalisé, aucun accord ne doit être donné à la conservation personnelle des objets déposés, en particulier les sommes d'argent, les titres ou valeurs mobilières, les moyens de règlement ou les objets de valeur qui doivent être nécessairement déposés auprès du gestionnaire de l'hôpital ou du préposé désigné par lui.

Toute disposition doit être prise par l'hôpital afin que l'hospitalisé soit informé de ces mesures.

  1.3. Les objets déposables entre les mains du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

Seul le gestionnaire ou son préposé est habilité à recevoir en dépôt les sommes d'argent, les titres et les valeurs mobilières, les moyens de règlement et les objets de valeur.

Ces dépôts sont conservés dans le coffre du gestionnaire ou celui du préposé désigné par lui et suivis sur le registre des dépôts modèle N° 620-5*/213.

  1.3.1. Les titres et valeurs.

Il peut s'agir de valeurs non dématérialisées émises par des organismes : obligations, actions, rentes, bon du Trésor, bon de caisse, etc.

Sont également concernés les livrets, titres de pension, les timbres fiscaux, les timbres amendes, les pièces en or, les pièces démonétisées, les billets n'ayant plus cours, les devises étrangères, les actes sous seing privés valant titre de créance pour le déposant, etc.

Dans la mesure où une grande partie des valeurs mobilières est désormais dématérialisée, le nombre de dépôts effectué auprès du gestionnaire ou de son préposé doit rester réduit.

  1.3.2. Les moyens de règlement.

Sont concernés tous les moyens de règlement détenus par les hospitalisés, c'est-à-dire chéquiers ou chèques, cartes de crédit, effets de commerce, etc.

  1.3.3. Les objets de valeur.

Il s'agit des bijoux (bagues, colliers, boucles d'oreilles, etc.), des objets précieux de petites dimensions dont la nature justifie la détention par la personne (briquets de valeurs, boutons de manchette, etc.) et dont le gestionnaire ou son préposé peut assurer la conservation et la surveillance dans des conditions appropriées.

  1.4. Les autres objets déposables dans l'hôpital.

Les choses mobilières dont la nature justifie la détention durant le séjour dans l'hôpital font l'objet d'un inventaire porté sur la fiche inventaire, imprimé N° 620-5*/212, mention en est portée sur le registre des dépôts, imprimé N° 620-5*/213.

L'hôpital doit refuser le dépôt des objets dont la détention n'est pas justifiée pendant le séjour.

1.1.2. Obligation faite à l'hôpital d'informer l'hospitalisé.

L'hospitalisé ou son représentant légal doit être informé :

• des nouvelles dispositions en matière de responsabilité de l'hôpital pour les objets qu'il détient pendant son séjour ;

• des règles relatives au devenir des objets abandonnés ;

• des modalités de retrait des dépôts (lieu du dépôt selon la nature des objets, jours et heures où les retraits sont possibles).

Cette information doit être écrite et orale :

• un document d'information, établi par chaque hôpital selon le modèle fixé en annexe I, est remis à chaque hospitalisé ou représentant légal ;

• à l'accueil, l'agent qui procède aux formalités d'admission doit informer oralement l'hospitalisé ou son représentant légal, des dispositions générales relatives à la responsabilité de l'hôpital du fait des vols, pertes et détériorations des objets déposés et la vente des objets abandonnés, et lui remettre contre reçu le document spécifique susvisé rappelant ces règles.

L'hôpital doit garder dans le dossier administratif de l'intéressé un exemplaire de ce reçu signé par l'hospitalisé ou son représentant légal afin d'apporter le cas échéant la preuve que l'information a été effectuée.

1.2. Les formalités du dépôt.

1.2.1. Les personnes habilitées à effectuer les dépôts.

Le dépôt doit être effectué par l'hospitalisé ou son représentant légal.

Si l'hospitalisé conscient est accompagné par un membre de sa famille, il doit être invité à remettre à ce dernier les objets ne présentant aucune utilité pendant son séjour.

S'il se présente seul, l'hôpital doit lui demander d'assurer à sa charge le retour de ces mêmes objets à son domicile.

Pour toute admission programmée, le médecin-chef de l'hôpital doit inciter les futurs hospitalisés à prendre, avant leur entrée dans l'établissement, toutes dispositions pour assurer la gestion de leur patrimoine et la garde de leurs objets précieux dont la nature ne justifie pas la détention durant leur séjour.

Les formalités relatives aux hospitalisés incapables de procéder aux formalités de dépôt font l'objet de l'article 7 de l'instruction.

1.2.2. Les personnes habilitées à recevoir les dépôts.

  4.1. Pour les objets déposables dans l'hôpital.

Afin de faciliter aux hospitalisés ces formalités, une seule personne doit être habilitée à recevoir l'ensemble des dépôts quelle qu'en soit la nature. Cependant, si l'importance ou l'organisation de l'établissement ne permet pas cette unicité, le médecin-chef de l'hôpital doit prendre toute mesure utile pour que, sauf dans les cas d'urgence, ces formalités puissent être accomplies dans les services d'accueil.

  4.2. Pour les objets déposables entre les mains du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

  4.2.1. Le dépôt direct entre les mains du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

Seul le gestionnaire a qualité, dans les établissements hospitaliers du service de santé des armées, pour recevoir et conserver les dépôts de fonds, titres et valeurs mobilières, moyens de règlement et objets de valeur appartenant aux hospitalisés.

Cependant, l'obligation de recevoir les dépôts quel que jour que ce soit et à toute heure impose que le dépôt préalable puisse être effectué soit au niveau du gestionnaire ou de son préposé, soit auprès de l'officier de permanence.

Ce dépôt préalable est sous la responsabilité du gestionnaire ou du préposé désigné par lui dès l'instant où il a été effectué et doit être transféré au plus tôt dans le coffre prévu à cet effet.

En aucun cas, le préposé désigné par le gestionnaire ne peut être le régisseur ou le sous-régisseur de l'établissement.

  4.2.2. Le dépôt préalable au niveau de l'officier de permanence.

En dehors des heures d'ouverture de l'hôpital, l'officier de permanence reçoit les dépôts. Il doit les transférer dans le coffre du gestionnaire ou de son préposé, dès l'ouverture de celui-ci.

La sécurité des dépôts doit être assurée par des moyens appropriés (locaux, coffre).

La non-observation de ces prescriptions donne lieu à une gestion de fait par l'officier de permanence pour les dépôts qu'il aurait conservés.

1.2.3. Le moment du dépôt.

  5.1. A l'entrée de l'hospitalisé.

Au moment de l'entrée à l'hôpital, l'hospitalisé :

• doit être informé des possibilités de dépôt (art. 2 supra) ;

• doit être invité à en effectuer les formalités.

  5.2. Pendant le séjour de l'hospitalisé.

Le dépôt des objets peut être effectué en cours de séjour.

Ce peut être le cas d'hospitalisés auxquels sont remis, en cours de séjour, des objets qui leur sont nécessaires et qu'ils ne détenaient pas à leur arrivée (ex. : personne seule à laquelle un tiers viendrait remettre ses papiers d'identité).

  5.3. Hospitalisé incapable de procéder aux formalités de dépôt.

Se reporter à l'article 7.

1.2.4. Les modalités de dépôt.

Chaque hôpital doit tenir un registre coté et paraphé sur lequel sont inscrits tous les mouvements relatifs aux dépôts : registre des dépôts modèle N° 620-5*/213.

  6.1. Dans l'hôpital.

  6.1.1. Auprès du service clinique d'accueil.

Les effets d'habillement et bagages ne pouvant être conservés dans la chambre du malade sont déposés dans un local approprié.

Une collection de vêtements d'hôpital peut être remise au déposant.

L'inventaire est établi sur la fiche inventaire vestiaire, imprimé N° 620-5*/212.

Mention du dépôt est portée au registre des dépôts.

  6.1.2. Auprès du préposé désigné par le médecin-chef de l'hôpital.

Les effets d'habillement et bagages du malade sont déposés dans un local approprié.

Le préposé est tenu de remettre à l'hospitalisé ou son représentant légal un reçu en dépôt, imprimé N° 620-5*/214, contenant l'inventaire contradictoire.

Si l'hospitalisé souhaite conserver un objet déposé, mention de la remise à l'intéressé de l'objet déposé doit être portée sur le registre des dépôts (modèle N° 620-5*/213).

  6.1.3. Auprès de l'officier de permanence.

L'officier de permanence établi un reçu en dépôt imprimé N° 620-5*/214 qui contient, l'inventaire contradictoire et la désignation des objets et valeurs déposés.

  6.2. Dans la caisse du gestionnaire ou le préposé désigné par lui.

Les sommes d'argent, les titres ou valeurs mobilières, les moyens de règlement ou objets de valeurs sont à déposer auprès du gestionnaire, ou du préposé désigné par lui. Le modalités de ce dépôt peuvent varier suivant que l'hospitalisé ou son représentant légal a déposé lui-même les objets ou a dû les déposer initialement dans l'hôpital.

  6.2.1. Réception du dépôt.

Le gestionnaire, ou le préposé désigné par lui, remet pour le dépôt de numéraire et objets de valeur un reçu, imprimé N° 620-5*/214 établi contradictoirement et servi en duplication. Le premier exemplaire du reçu est remis à l'hospitalisé ou son représentant légal, un exemplaire reste à l'appui de la comptabilité du gestionnaire ou de son préposé.

Le registre des dépôts est mis à jour et signé par l'hospitalisé ou son représentant légal et le gestionnaire ou son préposé, afin que l'inventaire puisse être réputé contradictoire.

La désignation des objets sur le registre des dépôts et sur le reçu ne doit être effectuée qu'en fonction d'éléments visuels (bague métal jaune, montre métal blanc, boucles d'oreilles métal blanc avec trois pierres rouges, etc.), le gestionnaire ou le préposé désigné par lui n'étant pas compétent pour évaluer la nature et la valeur réelle du bien.

Le gestionnaire ou son préposé doit veiller à ce que l'officier de permanence qui reçoit des dépôts de numéraire et objets de valeur les lui remette immédiatement ou au plus tard dès l'ouverture de sa caisse, accompagnés du reçu, modèle N° 620-5*/214.

Le gestionnaire ou son préposé établit sur ses registres, contradictoirement avec l'officier de permanence, un nouveau dépôt reprenant les inscriptions figurant sur le reçu.

  6.2.2. Comptabilisation du dépôt.

Les derniers sont comptabilisés dans le respect des règles de la comptabilité publique.

Les objets précieux, titres de pension ou de rentes, valeurs mobilières ou moyens de règlement sont déposés dans le coffre du gestionnaire ou de son préposé.

1.2.5. Les hospitalisés incapables de procéder aux formalités de dépôt.

  7.1. Principes.

  7.1.1. Extension du champ des objets déposables.

Dans l'hypothèse où l'hospitalisé doit recevoir des soins dont l'urgence ne permet pas de procéder aux formalités de dépôt ou lorsque son état physique (coma, inconscience, etc.) ou mental (et, dans ce dernier cas, en l'absence de son représentant légal) le rend hors d'état de manifester sa volonté, l'ensemble des objets qu'il détient doit faire l'objet d'un dépôt.

  7.1.2. Personnes compétentes pour effectuer les dépôts.

Dans les cas susvisés, dès l'admission, un inventaire contradictoire de l'ensemble des objets dont l'hospitalisé est porteur, est dressé sur l'imprimé N° 620-5*/210 par son accompagnant quelle que soit sa qualité (parent, voisin, ambulancier) et l'officier de permanence ou tout autre agent de l'hôpital. A défaut d'accompagnant, l'inventaire sera établi en présence d'un second agent de l'hôpital.

  7.2. Les modalités spécifiques du dépôt.

  7.2.1. L'enregistrement du dépôt initial.

Les objets détenus par l'hospitalisé et le document établissant l'inventaire imprimé N° 620-5*/210, ainsi que le reçu, imprimé N° 620-5*/214, sont remis sans délais au gestionnaire, ou au préposé désigné par lui qui procède à leur enregistrement sur le registre des dépôts.

Toutefois le reçu destiné à l'hospitalisé, accompagné de l'inventaire, sera conservé dans le dossier administratif de l'hospitalisé.

  7.2.2. La restitution des objets non déposables.

Ces objets resteront en dépôt tant que l'hospitalisé lui-même ou son représentant légal ne sera pas en état de procéder aux formalités. Dès lors qu'il est en état de le faire, l'inventaire initial et le reçu en dépôt lui sont remis : l'information générale prévue normalement au moment de l'entrée lui est donnée. Le cas échéant il dresse, avec le gestionnaire, ou avec le préposé désigné par lui la liste des objets déposables qu'il ne souhaite pas maintenir en dépôt : l'inventaire initial et le registre des dépôts sont rectifiés et visés contradictoirement en ce sens.

L'hospitalisé est simultanément invité à procéder au retrait des objets qui, en raison de leur nature, ne peuvent faire l'objet d'un dépôt.

Les modalités de retrait.

Le retrait est effectué par l'hospitalisé ou un tiers ou, à défaut, par envoi postal en recommandé avec accusé de réception ou tout autre moyen permettant de rapporter la preuve de l'envoi.

La restitution des objets non déposables est faite directement s'il s'agit de vêtements nécessaires au séjour ou à la sortie.

Toutefois certains objets détenus par des hospitalisés admis en urgence ne peuvent être conservés dans l'enceinte de l'hôpital [par exemple : valises d'échantillons détenues par un voyageur de commerce, dépôt d'armes ⁽¹⁾]. Il appartient alors à l'intéressé de prendre toutes mesures utiles pour faire reprendre ces objets par un tiers dûment mandaté par lui, si cette solution s'avère impossible, de demander à l'hôpital, sous la responsabilité et à la charge de l'hospitalisé, de prendre les décisions nécessaires pour assurer le retour de ces objets au lieu qu'il indique.

La prise en charge des frais éventuels.

L'hôpital assure, à la charge de l'hospitalisé, le retour des objets qui ne peuvent être maintenus en dépôt. Dans ces conditions, l'hôpital demande au préalable à l'hospitalisé de payer le montant correspondant aux frais de retour des objets ; la procédure de l'envoi en « port-dû » est à écarter.

2. La dévolution et l'apurement des dépôts.

2.1. Lors de la sortie normale de l'hospitalisé.

2.1.1. Obligation faite à l'hôpital d'informer l'hospitalisé.

L'hôpital doit remettre à l'hospitalisé, à l'occasion des formalités de sortie, un document d'information l'invitant à procéder au retrait des objets déposés (modèle en N° annexeII).

  8.1. Les personnes concernées.

Cette information doit être écrite et orale, et donnée le plus souvent à l'hospitalisé lui-même ou, le cas échéant, à son représentant légal (art. 2) : une attestation (modèle N° annexeII) sera remplie, datée et signée par l'hospitalisé ou son représentant légal.

  8.2. Nature de l'information.

L'information doit permettre à l'hospitalisé ou à son représentant légal d'effectuer le retrait dans les meilleures conditions, en particulier pour les personnes qui ne peuvent effectuer immédiatement le retrait (sortie ou retrait non programmé, transfert en urgence, etc.) :

• les lieux, jours et heures où peuvent être retirés les objets déposés dans l'hôpital ;

• les mêmes indications, en ce qui concerne les objets déposés dans la caisse du gestionnaire ou préposé désigné.

2.1.2. Remise des objets déposés dans l'hôpital.

La remise des objets est faite à l'hospitalisé, à son représentant légal ou à toute personne mandatée par lui, par le préposé désigné par le médecin-chef de l'hôpital.

Si l'hospitalisé entend faire opérer le retrait par un mandataire, il doit le préciser par écrit avant sa sortie. A défaut, il donne à la personne qu'il a désignée un document attestant de ce mandat. Dans cette dernière hypothèse, le préposé désigné par le médecin-chef de l'hôpital doit vérifier la conformité de cette signature avec celle figurant dans le dossier administratif de l'intéressé et s'assurer de l'identité du mandataire.

Lors de la remise des objets, une décharge est demandée. La personne à laquelle sont remis les objets doit émarger :

• sur le reçu initial qui lui a été donné et qui lui sera restitué ;

• sur le double du reçu versé dans le dossier administratif ;

• sur la fiche inventaire vestiaire.

Mentions de ce retrait sont inscrites sur le registre des dépôts, en précisant s'il ne s'agit pas de l'hospitalisé lui-même, du nom et de la qualité de la personne qui a effectué le retrait (représentant légal ou mandataire).

Cette opération donne lieu à émargement sur le registre susvisé par la personne qui a effectué le retrait.

2.1.3. Remise des objets déposés dans la caisse du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

Le gestionnaire, ou le préposé désigné par lui peut restituer les sommes d'argent, titres, valeurs, bijoux ou moyens de paiement, contre émargement du reçu, imprimé N° 620-5*/214, et du registre des dépôts, imprimé N° 620-5*/213, par l'hospitalisé ou son représentant légal.

Cependant, en aucun cas le gestionnaire ou le préposé désigné par lui ne doit restituer aux familles des sommes d'argent sauf dans les cas d'extrême urgence suscitée par des circonstances exceptionnelles. Il en est ainsi lorsque le chef de la famille, admis d'urgence dans un hôpital, se trouve détenir en numéraire la totalité des ressources de la famille qui ont fait l'objet d'un dépôt d'office en raison de l'état du détenteur et de l'impossibilité où il est de pouvoir s'exprimer : dans une telle circonstance, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui qui reçoit les fonds peut remettre au conjoint ou à l'un des mandants ou ascendants qui accompagne l'hospitalisé les sommes nécessaires pour permettre aux intéressés de regagner leur domicile et de subvenir à leurs besoins.

La quittance reçue pour le montant des sommes remises doit relater les circonstances qui ont justifié le versement.

L'opération de remise des fonds est décrite dans les écritures du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

  10.1. Personnes autorisées à effectuer les retraits.

Le retrait des objets déposés peut être effectué par l'hospitalisé, son représentant légal ou toute personne mandatée par lui.

  10.1.1. Le retrait effectué par le représentant légal.

Par représentant légal il faut entendre, la personne qui a autorité pour représenter les mineurs ou les majeurs protégés.

Pour les mineurs qui ne bénéficient pas de la capacité civile (mineurs non émancipés), les parents sont généralement compétents sauf administration légale sous contrôle judiciaire ou tutelle, pour effectuer le retrait.

Pour les majeurs placés sous un régime de protection, le retrait doit être effectué :

• par le tuteur pour les majeurs sous tutelle ;

• par le curateur ou le majeur, dans l'hypothèse d'une curatelle et en fonction de la liste des actes que l'incapable peut faire seul ;

• par le majeur lui-même en principe pour les majeurs sous sauvegarde de justice.

  10.1.2. Le retrait effectué par un mandataire.

Le gestionnaire ou son préposé doit exiger une procuration qui, selon l'importance des sommes à payer, est notariée ou sous seing privé.

Ce seuil est fixé à 5 000 francs ⁽²⁾. Pour l'appréciation de ce seuil le gestionnaire ou son préposé doit tenir compte du montant des fonds déposés ainsi que des titres ou valeurs dont il a pu identifier le montant (bon du Trésor, bon de caisse, etc.).

En l'absence d'actes notariés, le gestionnaire ou son préposé doit s'assurer de la réalité de la procuration en vérifiant lui-même, sous sa responsabilité, l'authenticité des signatures produites, l'hôpital doit informer les mandataires de la possibilité qui leur est offerte de se présenter au guichet d'une trésorerie de leur lieu de résidence afin que soit authentifiée la signature de l'acte sous seing privé à produire.

  10.2. Modalités de remise des dépôts.

  10.2.1. La remise est effectuée sous la responsabilité du gestionnaire ou de son préposé.

La remise des fonds ou des objets se fait contre signature d'une décharge. La preuve de l'identité de l'hospitalisé, de son représentant légal ou du mandataire doit être apportée.

Elle peut être effectuée au moment de la sortie de l'hospitalisé mais également durant son séjour.

Dans ce dernier cas et lorsque l'hospitalisé qui ne peut pas quitter sa chambre, a besoin de numéraire pour acquitter de menues dépenses (presse, location de téléviseurs, etc.), la surveillante du service d'accueil peut retirer les sommes correspondantes si elle est mandatée par l'hospitalisé (art. 10, § 10.1, 10.1.2).

Pour les sommes d'argent et les objets de valeur, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui fait acquitter et conserve en justification le reçu, imprimé N° 620-5*/214. Dans tous les cas il y mentionne les références de la pièce d'identité produite par le bénéficiaire de la remise.

  10.2.2. La remise ne peut être effectuée par le gestionnaire ou son préposé.

En règle générale, à sa sortie de l'hôpital, l'hospitalisé récupère ou fait récupérer par un mandataire les dépôts auprès du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

Toutefois cette remise en main propre n'est pas toujours possible, eu égard à l'état de santé de l'hospitalisé (transfert d'urgence dans un autre établissement).

Pour les dépôts en numéraire.

L'hospitalisé, son représentant légal ou le mandataire peut demander que le paiement soit réalisé par virement bancaire ou postal avec l'indication du nom du créancier ainsi que de son numéro de compte bancaire ou postal : dans ce cas, le bénéficiaire doit produire un relevé d'identité bancaire ou postal.

Pour les objets déposés.

Dans le cas qui doit rester très exceptionnel où l'hospitalisé ou son mandataire ne peut retirer les objets déposés, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit utiliser la procédure suivante qui permet de suivre le cheminement des objets expédiés et limite donc les risques de perte.

Envoi à la trésorerie générale ou à la recette des finances :

• des objets, accompagnés d'un exemplaire du reçu n^o 620-5*/214 établi lors du dépôt ;

• de la photocopie des pièces d'hérédité préalablement obtenues des héritiers, ou d'une lettre de réclamation de l'hospitalisé sorti ;

• d'un bordereau d'envoi de valeurs, complété des renseignements nécessaires à l'identification de l'envoi et comportant l'adresse du comptable chargé de la remise, selon le souhait exprimé par les héritiers ou l'hospitalisé sorti.

La trésorerie générale ou la recette des finances :

• retourne au gestionnaire de l'hôpital ou à son préposé l'accusé de réception du bordereau d'envoi de valeurs daté et signé ;

• expédie, en valeur au porteur, donc via les trésoreries générales des autres départements (ou via les recettes des finances du même département), les objets, les pièces d'hérédité ou la réclamation, et le reçu n^o 620-5*/214.

Après la remise des objets aux héritiers ou à l'hospitalisé sorti, le comptable subordonné réexpédie au gestionnaire ou au préposé désigné par lui le reçu n^o 620-5*/214 acquitté, par la voie hiérarchique.

  10.3. Comptabilisation des opérations.

La sortie des deniers, des titres ou valeurs mobilières, des moyens de règlement ou des objets de valeur est retranscrite sur le registre des dépôts.

Le gestionnaire ou le préposé désigné par lui et le bénéficiaire émargent le registre des dépôts.

2.2. Après le décès ou le départ de l'hospitalisé.

2.2.1. Inventaire des objets.

  11.1. Objets non déposés.

Les objets non déposés, détenus par l'hospitalisé décédé ou ceux abandonnés par l'hospitalisé sorti, sont inventoriés par deux agents de l'hôpital dont le gestionnaire, ou le chef du service des hospitalisations et soins externes, ou l'officier de permanence :

• dans le cas d'un décès, le résultat de l'inventaire est consigné sur le carnet des inventaires des valeurs, effets et objets laissés par les décédés, imprimé N° 620-5*/223 ;

• dans le cas où l'hospitalisé est sorti, les objets sont mis en dépôt selon les modalités analogues à celles prévues pour les hospitalisés incapables de procéder aux formalités de dépôt (art. 7).

  11.2. Objets déposés.

Si certains des objets déposés bénéficient de la possibilité offerte par le paragraphe 1.2 susvisé (conservation d'un objet déposé), le registre des dépôts est rectifié en conséquence.

  11.3. Destruction de certains objets.

Lorsque les mesures sanitaires l'exigent, les effets et objets mobiliers ayant appartenu à l'hospitalisé décédé peuvent être détruits.

Un procès-verbal d'incinération et de destruction des effets et objets de la succession imprimé N° 620-5*/226 est établi.

2.2.2. Obligation faite à l'hôpital d'informer l'hospitalisé, ses proches ou ses héritiers en cas de décès, sur le sort des objets abandonnés.

  12.1. Les proches ou héritiers en cas de décès.

L'information écrite et orale (modèle en annexe III) sur les règles relatives aux objets abandonnés est donnée par l'hôpital aux personnes qui se présentent (familles ou proches) pour accomplir les formalités de décès ; elle précise que le retrait des objets ne peut, sauf dispositions contraires prises par l'hospitalisé décédé et connues, être effectué qu'entre les mains des héritiers : une attestation (modèle en annexe III) sera remplie, datée et signée par un héritier ou un des proches.

A défaut, cette même information doit être donnée par lettre simple à la personne que l'hospitalisé a désignée le cas échéant, dans son dossier administratif, comme son correspondant, en lui demandant de communiquer le nom des héritiers du défunt.

Dès lors que les héritiers sont connus, il leur est remis, soit directement, soit par la voie postale, un document qui d'une part les invite à procéder au retrait du dépôt (toutes précisions utiles leur étant données pour accomplir ces formalités) et d'autre part les informe du devenir des objets qui resteront en dépôt dans l'hôpital.

  12.2. L'hospitalisé ou ses proches en cas d'abandon des objets déposés.

Dans l'hypothèse où l'hospitalisé quitte l'hôpital en y abandonnant des objets, c'est lui-même ou son représentant légal qui doit être invité par lettre à retirer les objets abandonnés, et être informé de leur éventuel devenir. Les possibilités de donner mandat doivent leur être rappelées (§ 10.1.2).

Si l'hospitalisé ne peut être joint, ces formalités sont accomplies auprès de la personne qu'il avait désignée comme correspondant.

2.2.3. Remise aux héritiers des biens déposés.

  13.1. Règles générales.

La liquidation de la succession qui incombe au gestionnaire ou à son préposé est limitée aux valeurs, effets et objets recensés à l'hôpital au moment de la constatation du décès du malade hospitalisé. Les opérations de liquidation sont :

• consignées sur le registre des successions, imprimé N° 620-5*/224 ;

• détaillées sur l'état de liquidation de succession, imprimé N° 620-5*/225, constituant le dossier rassemblant toutes les pièces.

La dévolution des sommes d'argent, titres ou valeurs, et de tous les objets laissés par le défunt est opérée dans les conditions prévues par le code civil : c'est donc en premier lieu les héritiers, sous réserve des droits éventuels des collectivités publiques (département ou éventuellement Etat) pour les hospitalisés pris en charge au titre de l'aide médicale ou de l'aide sociale, qui sont bénéficiaires des dépôts ⁽³⁾.

La remise aux héritiers des objets déposés n'intervient en aucun cas avant que la collectivité publique ait été mise en mesure de faire connaître son intention quant à son droit à exercer un recours contre la succession ou contre le légataire : l'absence de décision de récupération par la collectivité publique dans un délai de six mois doit conduire le gestionnaire ou son préposé à se dessaisir des objets entre les mains des héritiers reconnus comme tels par acte authentique, après information de la collectivité intéressée.

  13.2. Modalités de remise aux héritiers des objets.

  13.2.1. Les objets déposés dans l'hôpital.

Les objets déposés dans l'hôpital, dont la valeur est le plus souvent faible, sont dans la majorité des cas remis aux personnes présentant un certificat d'hérédité.

Si le dépôt représente une valeur vénale importante, l'hôpital adopte des règles identiques à celles qui régissent la remise des objets déposés dans le coffre du gestionnaire ou du préposé désigné par lui. Mention est inscrite sur le registre des dépôts du nom et de la qualité de la personne à laquelle est remis le dépôt : les justificatifs présentés seront gardés au dossier administratif de l'hospitalisé décédé.

  13.2.2. Les objets déposés dans le coffre du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

La remise des dépôts est effectuée selon les modalités prévues au paragraphe 10.2.

Cependant, s'agissant de retraits effectués par les héritiers, des pièces supplémentaires sont exigées.

Le paiement aux héritiers.

Les règles relatives au paiement des dépenses effectuées par les comptables publics ont fixé à 35 000 francs le seuil en dessous duquel un certificat d'hérédité délivré par le maire de la commune de résidence du défunt (ou de la commune de résidence des héritiers) peut suffire à justifier la qualité héréditaire.

Toutefois, il doit être rappelé que nul texte législatif ou réglementaire n'impose aux maires la délivrance de tels certificats et que c'est seulement dans le souci de simplifier les règles de preuve et d'éviter aux héritiers la production d'actes authentiques plus onéreux que la production de tels actes est admise.

A défaut, ou pour tout montant supérieur au seuil susvisé, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit obtenir l'un des modes de preuve suivants :

• le certificat de propriété ;

• l'acte de notoriété ;

• l'intitulé d'inventaire ;

• le jugement d'envoi en possession.

Le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit conserver le document remis comme justificatif du paiement effectué aux héritiers.

Pour apprécier le seuil de 35 000 francs, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit tenir compte du montant des fonds déposés ainsi que des titres ou valeurs dont il a pu identifier le montant (bon du Trésor, bon de caisse,…).

Le paiement aux promettants de porte-fort.

Le porte-fort désigne une personne qui prend un engagement garantissant l'acceptation d'un tiers.

Les dispositions relatives au paiement des dépenses effectuées par les comptables publics ont maintenu la possibilité du paiement à l'un des héritiers ou indivisaires se portant fort pour ses cohéritiers ou coindivisaires à condition que la somme due au titre de la succession n'excède pas 16 000 francs.

Cependant, la promesse de porte-fort est une procédure à utiliser avec prudence et le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit privilégier la procédure du mandat.

Le paiement entre les mains du notaire.

Compte tenu des garanties offertes par les notaires, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui règle, entre les mains du notaire chargé du règlement d'une succession, et se portant fort pour ses clients, de toute somme due au titre de la succession, sans limitation de montant.

L'hôpital doit inciter la famille à saisir un notaire pour le règlement de la succession : le notaire doit prendre contact avec l'hôpital pour lui indiquer la dévolution des objets et valeurs déposés ayant appartenus au défunt.

3. Les mesures à prendre pour les objets abandonnés.

3.1. Contenu

Les objets abandonnés par l'hospitalisé, ou non réclamés par les héritiers en cas de décès, sont régis par des dispositions dérogatoires au droit commun.

3.2. Notion d'objets abandonnés.

Les objets abandonnés concernent :

• les objets non déposés qui ont été laissés par l'hospitalisé au moment de sa sortie ou qui ont été retrouvés sur ou près de l'hospitalisé décédé (ces objets sont déposés dans les conditions définies aux articles 7 et 11) ;

• les objets déposés dans l'hôpital ou dans le coffre du gestionnaire ou du préposé désigné par lui et dont le retrait n'a pas été fait au moment de la sortie ou du décès de l'hospitalisé (exemple des cas pour lesquels les héritiers ne se manifestent pas).

3.3. Apurement des dépôts.

En cas de dépôt prolongé, et selon la nature des biens, les objets abandonnés sont consignés à la caisse des dépôts et consignations ou remis au service des domaines.

  15.1. La consignation.

Le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit remettre contre délivrance d'un reçu les sommes d'argent, titres et valeurs mobilières, accompagnés d'une déclaration de consignation établie pour le compte de l'hospitalisé, à la caisse des dépôts et consignations de la trésorerie générale, de la recette des finances ou du poste comptable habilité à recevoir les consignations.

Cette consignation doit être effectuée dans le délai d'un an après la sortie ou le décès du malade : le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit tenir compte de la date de sortie ou de décès de l'hospitalisé même si certains dépôts ont été effectués postérieurement à cette date (objets abandonnés ou personnes décédées), la date de sortie ou du décès doit être mentionnée sur le registre des dépôts et sur le registre des successions.

Le gestionnaire ou le préposé désigné par lui informe, dès réception du récépissé de consignation, par lettre recommandée avec avis de réception, l'hospitalisé, son représentant légal, sa famille ou ses proches de la remise des objets : la correspondance doit préciser que l'hospitalisé ou ses ayants droit disposent de cinq années pour faire valoir leur droit sur les sommes ou valeurs consignées.

Le dossier administratif de l'hospitalisé doit comporter mention de la remise à la caisse des dépôts et consignations.

  15.2. La remise aux domaines.

Le gestionnaire ou le préposé désigné par lui transmet à la direction des services fiscaux du lieu de situation de l'hôpital, un projet de procès-verbal de remise des biens mobiliers qui ne peuvent faire l'objet d'une consignation (annexe IV) : la notification du projet de procès-verbal de remise doit être effectuée, au terme du délai d'un an après la date de sortie ou de décès de l'hospitalisé, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le projet de procès-verbal, établi en 4 exemplaires, doit contenir la description des objets et leur valeur indicative sauf lorsque la nature de ceux-ci rend impossible une telle indication. Il n'est pas dans la compétence du gestionnaire ou du préposé désigné par lui d'effectuer l'expertise d'un objet, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui peut cependant utilement renseigner le service des domaines si le dépôt a été accompagné de documents justifiant la valeur des biens.

La direction des services fiscaux dispose d'un délai de trois mois, à compter de la date d'avis de réception, pour faire connaître son acceptation de l'ensemble ou d'une partie des objets :

• si elle refuse expressément la remise des objets dont la valeur est inférieure aux frais de vente prévisibles, il est fait application des dispositions prévues à l'article 16 suivant ;

• si elle n'apporte pas de réponse dans un délai de trois mois à compter de la date de l'avis de réception, le refus est considéré comme tacite pour l'ensemble des objets répertoriés dans le projet de procès-verbal, il est fait application des dispositions prévues à l'article 16 suivant ;

• si elle accepte :

  • la remise des objets au service des domaines est constatée sur un procès-verbal ;

  • le retrait des biens est effectué par une personne habilitée par les services fiscaux (agent des domaines, commissaire aux ventes, etc.) ;

  • le gestionnaire ou le préposé désigné par lui annote le registre des dépôts au moment de la remise des objets ;

  • l'hôpital ou le gestionnaire ou le préposé désigné par lui adresse selon les mêmes formes que dans le cas de la consignation un avis de remise à l'hospitalisé, à son représentant légal, à sa famille ou à ses proches (la correspondance doit préciser que l'hospitalisé ou ses ayants droit disposent encore de 5 années pour faire valoir leur droit sur le prix de vente des objets) ;

  • l'hôpital mentionne la remise des objets au dossier administratif de l'hospitalisé, et joint à ce dossier l'avis de remise si le pli lui a été retourné ;

  • pendant la période s'écoulant entre l'acceptation et le moment du retrait, la garde des objets est effectuée sous la responsabilité de l'hôpital ou du gestionnaire ou du préposé désigné par lui.

3.4. Transfert de propriété à l'Etat.

Dans les cas de refus, express ou tacite, de la remise des objets par la direction des services fiscaux, l'hôpital ou le gestionnaire ou le préposé désigné par lui se conforme à la procédure en vigueur relative aux dons et legs.

L'hôpital ou le gestionnaire ou le préposé désigné par lui adresse, selon les mêmes formes que dans le cas de la consignation, un avis de remise à l'hospitalisé, à son représentant légal, à sa famille ou à ses proches (la correspondance doit préciser que l'hospitalisé ou ses ayants droit disposent encore de cinq années pour faire valoir leur droit sur le prix de vente des objets).

3.5. Les actes sous seing privé.

Les actes sous seing privé qui constatent des créances ou des luttes à l'égard de l'hôpital, d'un tiers ou du défunt sont conservés, en sa qualité de dépositaires, par l'hôpital pendant une durée de cinq ans après la date de sortie ou le décès du malade :

• le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit conserver les actes pour lesquels il est habilité à recevoir le dépôt ;

• la destruction du document peut intervenir cinq années après la date de sortie ou de décès de l'hospitalisé (cette opération doit être justifiée par un procès-verbal d'incinération) ;

• le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit annoter le registre des dépôts par un inscription marginale relatif à cette destruction.

3.6. Les moyens de paiement et les livrets.

  18.1. Les moyens de règlement.

Les moyens de règlement sont remis à l'établissement domiciliataire par lettre recommandée avec demande d'accusé de réception, ou remis contre récépissé.

  18.2. Les livrets.

Le gestionnaire ou le préposé désigné par lui doit distinguer deux situations :

• si l'hospitalisé a simplement abandonné le(s) livret(s), le gestionnaire ou le préposé désigné par lui le(s) retourne a (aux) organisme(s) domiciliataire(s) dans les mêmes conditions que les moyens de règlement ;

• si l'hospitalisé est décédé et que ses biens n'ont pas été réclamés par les héritiers ou légataires, le(s) livret(s) sera (seront) inscrit(s) sur la liste établie pour la direction des services fiscaux (le droit commun des successions en déshérence s'applique, les fonds étant déposés auprès de l'établissement financier et non auprès du gestionnaire, ou du préposé désigné par lui) ; il appartient dès lors à la direction des services fiscaux de prendre parti et de revendiquer la gestion de la succession :

  • en cas de réponse négative ou à défaut de réponse dans un délai de trois mois de la direction susvisée, le gestionnaire ou le préposé désigné par lui remet, soit directement contre récépissé, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, le livret à l'établissement domiciliataire ;

  • le gestionnaire ou le préposé désigné par lui annote le registre des dépôts d'une inscription relative à cet envoi et conserve comme pièce justificative le récépissé ou l'accusé de réception.

4. Dispositions transitoires.

4.1. Information de l'hospitalisé.

L'hospitalisé, présent dans l'hôpital et dont le dépôt a été effectué avant la date de mise en application de la présente instruction, doit recevoir l'information prévue à l'article 2 et être invité à renouveler le dépôt et à procéder au retrait des objets dont la nature ne justifie pas la détention.

Après le décès ou le départ de l'hospitalisé, l'hôpital doit informer par écrit, soit les proches ou les héritiers en cas de décès, soit l'hospitalisé ou ses proches en cas d'abandon des objets déposés (art. 12).

4.2. Renouvellement des dépôts.

  20.1. Forme du renouvellement.

L'hospitalisé doit :

• procéder au retrait des objets déposés avant la date de mise en application de la présente instruction ;

• effectuer immédiatement un nouveau dépôt auprès de l'hôpital ou du gestionnaire ou du préposé désigné par lui en fonction de la nature des biens initialement déposés et selon les procédures susvisées.

Les objets abandonnés à la date de publication de la présente instruction sont déposés dans les conditions définies au chapitre III.

  20.2. Conséquence du renouvellement.

Le renouvellement des dépôts entraîne application immédiate des nouveaux textes sur la responsabilité des établissements. Il permet à l'hospitalisé d'invoquer la responsabilité de droit de l'hôpital ou du gestionnaire ou du préposé désigné par lui si un objet est perdu ou détérioré.

A l'inverse, les dépôts qui ne sont pas renouvelés, restent régis, sur le plan de la responsabilité, par l'ancien droit où la responsabilité de l'hôpital ne pouvait être engagée qu'en cas de faute.

4.3. Le sort des objets abandonnés.

Les objets déposés et abandonnés à la date de mise en application de la présente instruction, sont régis par les dispositions du chapitre 3.

5. La responsabilité de l'État.

5.1. Responsabilité de plein droit.

Sous réserve des dispositions relatives à la limitation et aux cas d'exclusion exposées aux articles 23 et 24 suivants, l'Etat est responsable de plein droit du vol, de la perte ou de la détérioration :

• des objets déposés par l'hospitalisé dans l'hôpital ;

• de l'ensemble des objets détenus par des personnes qui lors de leur admission à l'hôpital sont incapables d'effectuer les formalités de dépôt.

5.2. Limites de la responsabilité.

Sous réserve de l'exécution des dispositions précédentes, la responsabilité de l'Etat est limitée :

• à la matière des objets déposés : le dépôt est limité aux choses mobilières dont la nature justifie la détention par l'hospitalisé durant son séjour dans l'hôpital ;

• aux seuls hospitalisés : le dépôt est limité aux seuls hospitalisés ; ce qui exclut les personnes accueillies pour une consultation ou des actes médicaux à titre externe.

5.3. Cas d'exclusion de la responsabilité de plein droit.

  24.1. Pour faute personnelle d'un agent de l'hôpital.

  24.2. En cas de force majeure.

L'Etat n'est pas responsable lorsque le dommage a été rendu nécessaire pour l'exécution d'un acte médical ou d'un acte de soins.

  24.3. En raison de la nature ou d'un vice de la chose.

L'Etat n'est pas responsable lorsque la perte ou la détérioration résulte de la nature ou d'un vice de la chose (cas des objets qui nécessitent un entretien particulier ou qui font l'objet d'un vice caché).

  24.4. Pour les objets conservés par l'hospitalisé.

La responsabilité est celle du droit commun : l'hospitalisé ou son représentant légal doit établir qu'il y a eu faute de l'hôpital ou de l'un de ses agents.

  24.5. Pour les objets non déposés ou non retirés.

L'Etat n'est pas responsable du vol, de la perte ou de la détérioration des objets non déposés ou non retirés dans les conditions prévues par la présente instruction alors que l'hospitalisé ou son représentant légal était en mesure de le faire.

6. Dispositions diverses.

6.1. Mise en application.

Les dispositions de la présente instruction prennent effet à la date de sa parution au Bulletin officiel des armées.