INSTRUCTION N° 1639/DEF/INT/AG/CT relative au traitement en procédure automatisée de la comptabilité des deniers des corps de troupe et des bureaux des états-majors et services.
Abrogé le 09 janvier 2003 par : INSTRUCTION N° 1850/DEF/DCCAT/ABF/AF/1 relative au traitement en procédure automatisée de la comptabilité des deniers des corps de troupe et des bureaux des états-majors et services. Du 21 décembre 1983NOR
1. Contenu
LISTE DES SIGLES.
- BC
Bureau de comptabilité.
- BEMS
Bureaux des états-majors et services.
- BRA
Bordereau récapitulatif d'alimentation.
- CAT
Commissariat de l'armée de terre.
- CLAD
Commission locale d'approvisionnement en denrées.
- CRAD
Commission régionale d'approvisionnement en denrées.
- CRA
Centre de responsabilité associé.
- CRE
Centre de responsabilité élémentaire.
- CRS
Centre de responsabilité supérieur.
- CTAC
Centre territorial d'administration et de comptabilité.
- GMR
Groupement des moyens régionaux.
- HCCA
Habillement, campement, couchage, ameublement.
- PAT
Prime d'alimentation troupe.
- PPI
Parties prenantes individuelles.
- RBG
Ressource de base garantie.
- RT
Registre de trésorerie.
- SEA
Service des essences des armées.
2. Objet de l'instruction.
La présente instruction a pour objet de décrire la procédure automatisée mise en œuvre par les bureaux de comptabilité du commissariat de l'armée de terre. Elle s'applique à la tenue de la comptabilité des derniers des corps de troupe et des bureaux des états-majors et services.
3. Objectifs de la procédure.
Dans le cadre général de l'allègement des tâches administratives des corps de troupe et des bureaux des états-majors et services, la procédure automatisée vise à permettre, par une saisie unique des informations comptables, la tenue de la comptabilité des deniers et à constituer ainsi le fichier de base pour la mise en œuvre des procédures automatisées relatives :
au suivi par objectifs du budget de fonctionnement ;
au suivi de la gestion des ordinaires.
4. Le recueil des informations.
L'exécution des traitements de la comptabilité des derniers repose sur :
la codification des centres de responsabilité ;
la codification et l'exploitation des informations comptables.
3.1. La codification des centres de responsabilité.
La codification des centres de responsabilité (1) doit permettre :
d'identifier sans ambiguïté un CRE en budget de fonctionnement ;
d'identifier la région d'implantation et éventuellement l'autorité hiérarchique immédiatement supérieure au CRE ;
d'effectuer les analyses et les synthèses nécessaires aux différents échelons du commandement (CRA et CRS).
Seules les cinq premières positions du code sont provisoirement utilisées, les cinq dernières étant laissées en blanc.
L'articulation du code CRE dérivé du code SEA est la suivante :
Figure 1. code SEA
 |
Cette organisation connaît toutefois certaines exceptions. Ainsi, le troisième caractère indique toujours le centre de responsabilité associé (division des forces, CEAT, bureau de l'EMAT) sauf :
Ø qui signifie que le CRE relève directement et exclusivement du centre de responsabilité indiqué par le deuxième caractère ;
X identifiant des organismes ne percevant du carburant qu'en cessions remboursables.
La table des codes des centres de responsabilité figure dans le tableau ci-après.
Nota. — Il est rappelé qu'aux forces françaises en Allemagne, un sixième caractère (F ou D) est accolé au code CRE ; ce caractère est utilisé pour différencier les opérations en francs des opérations en deutsche marks.
Figure 2. TABLE DES CODES DES CENTRES DE RESPONSABILITE.
 |
Figure 3. Les codes d'imputation
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
3.3. La saisie des informations.
Les informations comptables à saisir sont celles ressortant des pièces justificatives des opérations de recettes et de dépenses.
Suivant la nature de la pièce justificative en cause et des informations à saisir, trois sortes de documents de saisie peuvent être utilisées.
3.31. Le timbre de saisie.
Le timbre de saisie à apposer (2) essentiellement sur les factures comprend les rubriques décrites ci-après :
« CODE CRE »
Cette zone reçoit l'inscription :
du code d'identification du CRE dans les cinq premières zones du peigne ;
de la nature de la monnaie utilisée pour les CRE des FFA soit :
F pour les opérations en francs ;
D pour les opérations en deutsche marks, dans la sixième position du peigne ;
des blancs dans les cases non utilisées.
« NUMERO FACTURE OU NUMERO RT »
Lettre « R » dans la première case + numéro d'enregistrement au registre de trésorerie.
Figure 4. FICHE COLLECTIVE DE SAISIE
 |
« DATE INSCRIPTION RT »
Date d'inscription au registre de trésorerie sous la forme jour, mois, millésime de l'année.
« MENTIONS PARTICULIERES. »
Zone non renseignée.
« IMPUTATION. »
Code d'imputation comptable.
« MESURE. »
Code mesure pour les dépenses du 2e fascicule, suivies par mesure au sein d'une réalisation.
« COMPLEMENT (3). »
Cette zone, cadrée à gauche, permet d'identifier soit :
le code activité pour les opérations ressortissant au budget activité ;
la référence de l'opération du 3e fascicule apurée totalement ou partiellement par l'opération prise en compte ;
les quantités physiques correspondant à un paiement (réalisations ou mesures du 2e fascicule, suivies en termes physiques).
« MONTANT. »
Montant de l'opération comptable correspondant à chaque imputation comptable. Ce montant est inscrit à partir de la première position du peigne. La virgule de séparation des francs et des centimes est inscrite dans l'espace entre deux peignes « montant ».
« Total. »
Cette zone reçoit l'inscription du total de l'opération lorsque celle-ci est ventilée sous plusieurs codes imputations.
Nota.
Lorsqu'une pièce justificative unique se répartit entre plus de quatre imputations comptables différentes, il convient de renseigner un deuxième timbre de saisie enregistré au registre de trésorerie sous un nouveau numéro d'enregistrement.
« IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR. »
Zones non renseignées par les CRE non rattachés à un BC.
« LIBELLE. »
Libellé de l'inscription inscrite au registre de trésorerie.
3.32. La pièce de caisse (imprimé N° 701-20 ).
Pièce de caisse et timbre de saisie sont regroupés sur un document unique évitant ainsi les risques d'erreur de transcription.
3.33. La fiche collective de saisie.
La fiche collective de saisie permet la prise en compte individuelle de plusieurs opérations ayant la même imputation comptable, tout en limitant le volume des informations à renseigner.
Ce document est utilisable dès lors que les opérations individuelles :
ont une même imputation comptable ;
ont un objet commun assurant une similitude au niveau du libellé ;
n'entraînent pas l'utilisation de la zone « complément » du timbre de saisie (4).
La fiche collective de saisie regroupe un maximum de quinze opérations individualisées dotées chacune d'un numéro d'ordre au registre de trésorerie. Elle peut être enregistrée sur une seule ligne au registre de trésorerie, sous réserve des dispositions suivantes :
la colonne « numéro au RT » reçoit la mention du premier (5) et du dernier numéro d'ordre des opérations portées sur la fiche collective de saisie ;
la zone « libellé » est renseignée par le texte de la ligne 1 de la zone « libellé » de la fiche collective de saisie, suivi de la mention « FCS » ;
le total des opérations individualisées figurant en bas de la fiche collective de saisie est reporté dans les colonnes « montants » du registre de trésorerie correspondant au mode de paiement utilisé au compte général.
La fiche collective de saisie comprend les rubriques décrites ci-après :
« CODE CRE »
Numéro du code d'identification du CRE dans les cinq premières zones du peigne.
« Date d'inscription RT »
Date d'inscription au registre de trésorerie sous la forme jour, mois, millésime de l'année.
« IMPUTATION. »
Code d'imputation comptable commun aux opérations détaillées dans la fiche.
« NUMERO RT »
Sur la première ligne, numéro suivant le dernier numéro inscrit au RT (lettre R dans la première case) ; sur les lignes suivantes, numéros pris dans l'ordre chronologique pour chacune des opérations de la fiche.
« MONTANT. »
Montant inscrit à partir de la première position gauche du peigne.
« LIBELLE. »
En ligne 1, libellé succinct commun aux opérations individuelles.
Ex. : E. soldes spéciales janvier.
Pour chacune des lignes 2, libellé particulier à chaque opération.
Ex. : Durand Max.
« A DISPOSITION CRE »
Colonne permettant de porter les indications nécessaires au suivi ultérieur des opérations individualisées. Par exemple, numéro au RT correspondant au paiement ou toute autre mention que le corps jugerait utile d'indiquer pour la simplification du suivi.
La partie inférieure de la fiche collective de saisie est utilisée comme pièce de caisse.
3.4. Cas particulier des BEMS.
Les BEMS (6) bénéficient des mêmes prestations que les corps de troupe. Pour ce faire les données de gestion (programme, correctifs, etc.) sont fournies directement au CAT par les BEMS.
Deux cas sont à envisager suivant que le paiement des factures des BEMS est effectué :
par un corps support ;
par un CTAC.
Dans le premier cas, les procédures utilisées pour les corps de troupe leur sont intégralement applicables (les timbres de saisie correspondant aux données comptables sont renseignés par le corps support).
Dans le second cas, le traitement informatique des données comptables en provenance des BEMS est effectué par le bureau de comptabilité avant paiement des factures par le CTAC :
envoi des factures par le BEMS au bureau de comptabilité ;
établissement des timbres de saisie correspondants (7) ;
saisie des données comptables et traitement ;
envoi des pièces justificatives au CTAC pour paiement ;
traitement des produits comptables et de gestion ;
envoi des documents de gestion au BEMS.
Le regroupement de certains BEMS entre eux peut être effectué :
soit sous le code d'un CRE (BEMS) pilote ;
soit sous un code de regroupement construit en respectant la structure du code CRE.
Dans l'hypothèse où l'utilisateur des produits de gestion souhaite néanmoins obtenir des résultats individualisés pour chacun des BEMS regroupés, il convient d'affecter à chacun de ces derniers un code « mesure » utilisé pour l'établissement et le suivi de l'exécution du programme.
Le nombre de BEMS pouvant être regroupés dans un même ensemble est limité à neuf, nombre maximum de mesures pouvant être individualisées au sein d'une même réalisation.
La prise en compte des BEMS dans ce système supprime pour ces derniers la tenue des comptes d'emploi mensuels, seul le compte trimestriel des allocations perçues en numéraire est maintenu.
5. Contenu
Pour le ministre de la défense et par délégation :
L'intendant général de 2e classe, directeur central adjoint,
LAPOTRE.
Figure 5. Nomenclature des imprimés répertoriés.
 |