ANNEXE I. ANNEXES.

Les procédures décrites dans les annexes définissent les principes d'utilisation des imprimés. Elles précisent les aspects comptables sans entrer dans le détail des procédures informatiques qui ont fait l'objet, par ailleurs, de la notice d'utilisation de l'application « automatisation des fonctions approvisionnement dans les organismes du matériel ».

Les cheminements d'imprimés sont donnés par un organisme type, ils doivent être adaptés pour tenir compte de l'organisation et des contraintes géographiques propres à chaque établissement.

ANNEXE I. Emploi du bon de réception M 13 SIGMA.

1.1 Entrée dans un organisme de soutien direct (ex-ERM) de matériels provenant du secteur privé.

• 1. La procédure d'achat et mise en œuvre à la suite d'une proposition de mise en commande (PMC) éditée par l'ordinateur. Cette PMC, après décision du directeur d'établissement ou du chef du groupement des approvisionnements ⁽¹⁾ donne lieu à la création d'un bon de commande A 4.

  Le préposé au magasin de réception détient dans son dossier en « en attente de livraison », un exemplaire de la PMC et l'exemplaire n° 4 du bon de commande A 4.

• 2. A la livraison du matériel accompagné du bon de livraison du fournisseur, le préposé à la réception :

  • en rapprochant le bulletin de livraison du bon A 4, procède à la reconnaissance quantitative des matériels livrés ;

  • donne décharge au fournisseur, sur le bon de livraison, de la quantité réellement livrée ;

  • procède, sur la console dont il a la disposition :

    • à la saisie de la ressource (menu « ressources attendues suite à la commande »). Cette opération met à jour le fichier des entrées ;

    • au pointage d'exécution. Cette opération met à jour le fichier « registre-journal » ;

    • à l'édition du bon de réception M 13 SIGMA sur lequel le n° de registre-journal est reporté en automatique. Si le nombre de lignes livrées pour un même bon de commande A 4 est supérieur à 13, il y a édition de plusieurs bons M 13 SIGMA, ces bons portent tous le même numéro de RJ.

  Les matériels sont prêts à être réceptionnés.

• 3. Périodiquement, selon un calendrier arrêté par le directeur d'établissement, la commission de réception se réunit et procède à la réception des matériels reçus.

  Cette réception peut également être effectuée par un technicien désigné dans les cas définis par l'instruction relative à la réalisation des achats, travaux ou services (insérée dans le présent ouvrage).

  La réception des matériels livrés est prononcée après un contrôle qualitatif et quantitatif effectué par les membres de la commission de réception qui apposent leur signature sur le procès-verbal de réception et qui y formulent éventuellement leurs observations. En cas de rejet ou de refus de la livraison, les quantités figurant dans la colonne 15 du PV M 13 SIGMA sont rectifiés manuellement.

• 4. Après délibération de la commission de réception, le préposé à la réception procède à la saisie des quantités acceptées ; pour cela, il confirme ou rectifie à la console les quantités précédemment saisies. Cette opération met à jour le fichier des « entrées ».

  Il peut être alors procédé à l'entrée en stock des matériels réceptionnés.

• 5. L'entrée en stock des matériels est effectuée après la mise à jour des fichiers qui provoque le transfert des informations du fichier « des entrées » dans le fichier « des mouvements à traiter », ce qui entraîne la mise à jour :

  • du fichier « Stock inventaire » (crédit du stock) ;

  • du fichier « Ordres magasins » ;

  • du fichier « Suivi des commandes ».

  Il peut être alors procédé à l'entrée des matériels dans le magasin de la gestion.

• 6. Selon la fréquence fixée par le chef du groupement des approvisionnements, le responsable du magasin de la gestion provoque l'édition des « Ordres magasin ». Dans le cas de réception, il demande l'édition des bons M 31 SIGMA « Entrée » (menu gestion des approvisionnements, édition de documents) ; il remet ensuite les bons M 31 SIGMA au magasinier concerné.

• 7. Le magasinier se rend au service « réception » où il procède à l'enlèvement des matériels figurant sur les bons M 31 SIGMA qui lui ont été remis, rapproche pour cela les bons M 31 du bon de réception M 13 SIGMA, contrôle les quantités de matériels qui lui sont remis et en donne décharge case 20 des exemplaires 1, 2 et 3 (par duplication) du M 13 SIGMA.

• 8. Le préposé à la réception :

  • transmet l'exemplaire n° 2 « PV » à la section achats après avoir daté et signé la case 3 du verso de ce dernier ;

  • transmet l'exemplaire n° 1 « PJ » au groupe des postes divers ;

  • classe l'exemplaire n° 3 « copie » du bon M 13.

• 9. Le groupe des postes divers :

  • à la réception de l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon de réception M 13 SIGMA, le présente au comptable des matériels qui certifie la prise en charge des matériels (case 22) ;

  • classe en attente l'exemplaire « PJ » jusqu'à réception de la facture des fournisseurs et de l'exemplaire n° 2 « PV ».

• 10. De retour au magasin de la gestion, avec le matériel enlevé, le magasinier :

  • colle ou attache les volets n° 4 « Etiquette de pièce » sur les articles concernés (ou l'un d'entre eux) ;

  • procède au rangement des articles aux emplacements figurant case 6 des feuillets n° 1 « Inventaire magasin » des bons M 31 SIGMA ;

  • classe les volets n° 1 « Inventaire de magasin » dans les casiers correspondants et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des n° d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • remet au responsable du magasin les volets n° 2 « Pointage magasin » exécutés.

• 11. Le responsable du magasin procède au « pointage d'exécution des ordres magasin » ce qui provoque la mise à jour du fichier des « Ordres magasin ».

• 12. La section achats :

  • au reçu de l'exemplaire n° 2 « PV » des bons de réception M 13 SIGMA, y reporte au verso (case 4) la date de cette réception ;

  • au reçu de la facture du fournisseur (en 2 exemplaires) et après vérification de celle-ci, en reporte sur l'exemplaire n° 2 « PV » (case 21) la date et le montant ;

  • transmet au groupe des postes divers l'exemplaire n° 2 « PV » du bon de réception et les 2 exemplaires de la facture du fournisseur.

• 13. Le groupe des postes divers au reçu de l'exemplaire n° 2 « PV » et de la facture du fournisseur :

  • complète l'exemplaire n° 1 « PJ » conservé en instance par la référence et le montant de la facture du fournisseur (case 21) ;

  • reporte sur les 2 exemplaires de la facture du fournisseur la mention de prise en charge, le numéro et la date d'enregistrement au registre-journal du bon de réception ;

  • soumet les 2 exemplaires de la facture du fournisseur à la signature du comptable ;

  • transmet 1 exemplaire de la facture du fournisseur à la section achats qui l'adresse selon le cas soit au « groupe personnels et sous-régie » si elle doit être réglée à cet échelon, soit à la direction régionale du matériel (DIRMAT) si elle doit faire l'objet d'un règlement sur régie d'avances ou par mandatement ;

  • porte mention de cette transmission au verso de l'exemplaire n° 2 « PV » du bon de réception (col 5) ;

  • procède au classement :

    • de l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon de réception, auquel est joint un exemplaire de la facture fournisseur, d'après son rang d'inscription au registre-journal ;

    • de l'exemplaire n° 2 « PV » du bon de réception dans le classeur formant le registre des procès-verbaux de la commission de réception.

Figure 1. CHEMINEMENT DU BON DE RECEPTION M 13 SIGMA DANS UN ORGANISME DE SOUTIEN DIRECT (ex-ERM).

 

1.2 Entrée dans un établissement stockeur polyvalent (ex-MCR), de matériels du secteur privé.

• 1. Les contrats d'achat sont passés par le service central des approvisionnements, les articles sont livrés directement à l'établissement stockeur polyvalent (ex-MCR).

  Le SCA avertit l'établissement stockeur polyvalent (ex-MCR) intéressé à l'aide :

  • d'un exemplaire du marché ou de la commande ;

  • d'un avis d'attendu de commande.

  L'établissement stockeur polyvalent (ex-MCR), au reçu de ces documents :

  • l'exemplaire du contrat est remis au service réception ;

  • l'avis d'attendu de commande est exploité par la section traitement de l'information (STI).

• 2. A la livraison du matériel, accompagné du bulletin de livraison du fournisseur, le service réception procède à sa reconnaissance quantitative. Il rapproche pour cela les quantités accusées par le bulletin de livraison et les quantités annoncées par l'exemplaire du contrat transmis par le SCA des quantités réellement reçues.

  Après ce contrôle, le préposé à la réception procède au pointage de la livraison sur la console mise à sa disposition, ce qui a pour effet de faire éditer sur l'imprimante du service réception une liasse bon de réception M 13 SIGMA exemplaire n° 2 « PV » et exemplaire n° 3 « Copie ».

  Le préposé à la réception complète la colonne 15 de ces documents par les « quantités acceptées » et :

  • transmet à la section comptabilité matières l'exemplaire n° 2 « PV » accompagné du bulletin de livraison du fournisseur ;

  • classe en attente l'exemplaire n° 3 « Copie ».

• 3. Au service comptabilité, au reçu de l'exemplaire n° 2 « PV », il est procédé au rapprochement de ce PV qui concrétise le contrôle quantitatif avec le « PV » reçu précédemment des services de réception en usine [SIAr (service de la surveillance industrielle de l'armement) par exemple] qui concrétise le contrôle qualitatif.

  Le PV M 13 SIGMA est signé par la commission de réception (comptable des matériels et préposé à la réception). Les observations éventuelles sont formulées au verso du PV.

  Le service comptabilité établit une lettre d'admission qu'il adresse, en 2 exemplaires, au fournisseur. Ce document sera joint à la facture que le fournisseur adressera ultérieurement au SCA aux fins de paiement.

  L'exemplaire n° 2 « PV » est transmis au groupe des postes divers.

• 4. Le groupe des postes divers, au reçu de l'exemplaire n° 2 PV :

  • procède à la saisie, sur la console mise à sa disposition, des résultats de la réception ce qui provoque la mise à jour du fichier stock ;

  • classe en attente l'exemplaire n° 2 « PV » du bon M 13 SIGMA.

• 5. Au cours du traitement journalier des informations (traitement Batch) la STI provoque l'édition :

  • sur son imprimante, de l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon M 13 SIGMA. Cette « PJ » est transmise au groupe des postes divers ;

  • sur l'imprimante du bureau central des magasins, des liasses « Ordre magasin » M 31 SIGMA ;

  • d'un compte rendu de mouvement à destination du SCA.

• 6. Au service des magasins, les bulletins « Ordre magasin » M 31 SIGMA sont remis au magasinier concerné.

  Le magasinier se rend au service « Réception » où il procède à l'enlèvement des matériels, rapproche les bons M 31 SIGMA de l'exemplaire n° 3 du bon M 13 SIGMA et donne décharge dans la case 20 de ce dernier.

  Le service réception transmet l'exemplaire n° 3« Copie » du bon M 13 SIGMA au groupe des postes divers.

• 7. De retour au service du stockage, le magasinier :

  • colle le feuillet n° 4 « Etiquette de pièce » du bulletin M 31 SIGMA sur l'article concerné (ou l'un d'entre eux) ;

  • range les matériels aux emplacements figurant dans la case 6 des feuillets n° 1 « Inventaire du magasin » des bulletins M 31 SIGMA ;

  • classe le volet n° 1 « Inventaire de magasin » des bulletins M 31 SIGMA dans les casiers correspondants et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • adresse les volets 2 et 3 du bulletin M 31 SIGMA au bureau central des magasins.

• 8. Le bureau central des magasins :

  • classe le feuillet n° 2 du bulletin M 31 SIGMA, dans le fichier des entrées d'après le numéro de folio figurant case 9 ;

  • détruit le feuillet n° 3.

• 9. Le groupe des postes divers :

  • procède au rapprochement des exemplaires du bon de réception M 13 SIGMA exemplaire n° 2 « PV » reçu au 3, exemplaire n° 1 « PV » reçu en 5, exemplaire n° 3 « copie » reçu en 6) ;

  • présente l'exemplaire n° 1 « PJ » à la signature du comptable qui vise case 22 la certification de prise en charge ;

  • procède au classement des différents exemplaires du bon M 13.

Figure 2. CHEMINEMENT DU BON DE RECEPTION M 13 SIGMA DANS UN ETABLISSEMENT STOCKEUR POLYVALENT (ex-MCR).

 

ANNEXE II. Emploi de la facture M 14 SIGMA.

2.1 Expédition à un organisme du matériel par un organisme de soutien direct (ex-ERM).

• 1. La sortie d'un matériel est effectuée après la mise à jour des fichiers qui provoque le transfert des informations du fichier des mouvements à traiter, dans :

  • le fichier « Stock inventaire » (débit du stock) ;

  • le fichier des « Ordres magasin ».

  Selon la fréquence fixée par le chef du groupement des approvisionnements, le responsable du magasin de la gestion provoque l'édition des « Ordres magasin ». Dans le cas de « sortie », il demande l'édition de bons M 31 SIGMA « Sortie » (menu gestion des approvisionnements, édition des documents). Il remet ensuite les bons M 31 SIGMA au magasinier concerné.

• 2. Le magasinier :

  • sort les matériels des casiers ;

  • classe les volets n° 1 « Inventaire de magasin » dans les casiers correspondants et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • colle ou attache sur les articles les volets n° 4 des M 31 SIGMA « Etiquette de pièce » ;

  • remet le matériel à expédier avec les volets n° 3 « Bulletin de livraison » au chef d'équipe « Livraison-facturation » qui en donne décharge sur les feuillets n° 2 « Pointage magasin » après avoir contrôlé les quantités qui lui sont remises par rapport à celles accusées par les bulletins M 31 SIGMA ;

  • remet les feuillets n° 2 au responsable du magasin.

• 3. Le responsable du magasin procède, sur la console mise à sa disposition, au pointage d'exécution des feuillets n° 2, ce qui provoque la mise à jour du fichier « Ordres magasin » (insertion de la date d'exécution).

• 4. Au groupe « Livraison-facturation », le préposé à l'encaissage :

  • procède à l'encaissage du matériel ;

  • classe, par colis les feuillets n° 3 correspondants, dans une pochette sur laquelle il reporte le numéro du colis ;

  • remet les pochettes au chef d'équipe.

• 5. Le chef d'équipe « Livraison facturation » :

  • à l'aide du menu « Gestion des approvisionnements, édition de document », procède à la saisie des feuillets n° 3 (code « Tigre » du client, n° de colis). La validation de chaque feuillet provoque la mise à jour du fichier registre-journal et du fichier ordres magasin et l'édition de la (ou des) facture M 14 SIGMA, laquelle reçoit en automatique le numéro de registre-journal et la mention de certification dispensant le comptable de signer les PJ ;

  • établit une lettre de voiture M 33 SIGMA ;

  • remet les colis accompagnés de la (ou des) facture M 14 SIGMA, des feuilles n° 3 des bulletins M 31 SIGMA correspondants et des 4 exemplaires de la lettre de voiture M 33 SIGMA, au service « Transport-manutention » ;

  • saisit sur la console mise à disposition, la date d'enlèvement, ce qui provoque l'insertion de cette date dans le fichier des « Ordres magasin ».

• 6. Au service « Transport-manutention ».

  • A.  Si l'expédition doit avoir lieu par voie ferrée :

    • après avoir accompli les formalités auprès de la SNCF, le responsable de la section « Transport-manutention » :

      • remet les colis en gare ;

      • reporte sur les 4 exemplaires de la lettre de voiture (case 13) les références de l'avis d'expédition SNCF ;

      • reporte, par duplication, sur les 4 exemplaires de la facture M 14 SIGMA (case 18) la date d'expédition et la référence de la lettre de voiture et y appose son visa ;

      • adresse, le jour même, par la voie postale à l'organisme destinataire du matériel :

        • l'exemplaire de l'avis d'expédition SNCF ;

        • les exemplaires 3 et 4 de la lettre de voiture M 33 SIGMA ⁽¹⁾ ;

          l'exemplaire n° 4 de la facture M 14 SIGMA et les feuillets n° 3 des bulletins M 31 SIGMA correspondants ;

      • classe à l'appui des registres modèle H un exemplaire de l'avis d'expédition SNCF.

  • B.  Si l'expédition doit avoir lieu par voie routière (navette militaire ou transporteur civil) : le responsable de la section « Transport-manutention » :

    • fait charger les colis sur les camions ;

    • reporte, par duplication, sur les 4 exemplaires de la facture M 14 SIGMA (case 18) la date d'expédition et la référence de la lettre de voiture et y appose son visa ;

    • fait signer les 4 exemplaires de la lettre de voiture par le chef de rame et lui remet :

      • les exemplaires 2, 3 et 4 de la lettre de voiture ;

      • l'exemplaire n° 4 de la facture M 14 SIGMA et les feuillets n° 3 des bulletins M 31 SIGMA correspondants.

  Après l'expédition du matériel, le chef d'équipe transport-manutention transmet au groupe des postes divers les exemplaires 3, 1 et 2 de la (ou des) facture M 14 SIGMA et l'exemplaire n° 1 lettre de voiture M 33 SIGMA.

• 7. Le groupe des postes divers :

  • adresse au destinataire du matériel les deux PJ de la facture (exemplaires n^os 1 et 2) ;

  • classe l'exemplaire n° 1 de la lettre de voiture ;

  • classe en attente l'exemplaire n° 3 de la facture. En cas de besoins (litige par exemple), les mentions portées dans la case 18 permettent de retrouver aisément la lettre de voiture concernée.

  Ultérieurement, au retour de l'exemplaire n° 1 « PJ » de la facture M 14 SIGMA, le groupe des postes divers :

  • sort du classement « attente » l'exemplaire n° 3 de la facture ;

  • reporte sur le registre-journal le numéro de PJ du destinataire du matériel ;

  • classe définitivement les exemplaires n° 1 « PJ » et détruit l'exemplaire n° 3 « OM » de la facture.

Nota. — Si le matériel est remis directement au destinataire au comptoir du magasin, les opérations à effectuer sont les mêmes que celles décrites à l'annexe III « Emploi du bon MC 10 SIGMA ».

CHEMINEMENT DE LA FACTURE M 14 SIGMA.

EXPEDITION PAR VOIE ROUTIERE PAR UN ORGANISME DE SOUTIEN DIRECT (ex-ERM) SUR UN ORGANISME DU MATERIEL.

Figure 3. CHEMINEMENT DE LA FACTURE M 14 SIGMA.

EXPEDITION PAR VOIE FERREE PAR UN ORGANISME DE SOUTIEN DIRECT (ex-ERM) SUR UN ORGANISME DU MATERIEL.

 

Figure 4. CHEMINEMENT DE LA FACTURE M 14 SIGMA.

EXPEDITION PAR VOIE FERREE PAR UN ORGANISME DE SOUTIEN DIRECT (ex-ERM) SUR UN ORGANISME DU MATERIEL.

 

2.2 Expédition de matériels par un établissement stockeur polyvalent (ex-MCR).

• 1. Les opérations de distribution sont déclenchées, soit à partir « d'ordres d'expédition » émanant du SCA et reçues au MCR par transmissions de données, soit à partir de commandes émises par les organismes rattachés et reçues directement par le MCR.

  Au reçu de ces ordres, la section « Traitement de l'information » (STI) du MCR, les introduit dans l'ordinateur, ce qui provoque la mise à jour :

  • du fichier des ordres d'expédition ;

  • du fichier stock (hypothèque sur stock) ;

  • du fichier des ordres magasin ;

  • du fichier des M 31 SIGMA à éditer.

• 2. Le bureau central des magasins (BCM) provoque l'édition des bulletins « Ordre magasin » M 31 SIGMA sur l'imprimante mise à sa disposition. Il remet les liasses au chef du secteur intéressé.

• 3. Le chef du secteur :

  • prélève dans les casiers, dont l'emplacement est indiqué dans la case 6 des M 31 SIGMA, la quantité de matériels figurant case 13 ;

  • classe dans les casiers les volets n° 1 « Inventaire de magasin », détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des n° d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • fixe sur les articles les volets n° 4 « Etiquette de pièce » ;

  • remet les matériels et les volets n° 3 des M 31 SIGMA correspondants au service « Expédition » ;

  • remet le volet n° 2 des M 31 SIGMA au BCM.

• 4. Le BCM procède au pointage, sur la console, des volets n° 2 (pointage « Sortie magasin, entrée expédition ») qui provoque un compte rendu d'exécution à destination du SCA et la mise à jour des fichiers « Ordres magasin » et « Stock ».

• 5. Au service expéditions, le préposé à l'emballage :

  • procède à l'encaissage des matériels ;

  • classe par colis les volets n° 3 « Bulletin de livraison » et le range dans une pochette sur laquelle il reporte le numéro du colis ;

  • remet les colis au préposé au « Quai d'embarquement » ;

  • transmet les volets n° 3 au préposé à la facturation.

• 6. Le préposé à la facturation :

  • procède au pointage, sur la console, des volets n° 3 (en introduisant le n° de colis) ce qui provoque l'édition des factures M 14 SIGMA, lesquelles reçoivent en automatique le numéro de registre-journal et la mention de certification dispensant le comptable de signer les PJ ;

  • transmet au quai d'embarquement la facture M 14 SIGMA et les volets n° 3 des M 31 SIGMA correspondants.

• 7. Au quai d'embarquement, le préposé à l'expédition :

  • fait procéder au chargement du (ou des) camion ;

  • procède au pointage des colis chargés, ce qui provoque, sur l'imprimante du service expédition, l'édition d'une lettre de voiture modèle M 33 SIGMA ;

  • complète la facture M 14 par la date d'expédition et la référence de la lettre de voiture (case 18) ;

  • fait émarger, par le responsable du convoi, les exemplaires de la lettre de voiture modèle M 33 SIGMA et lui remet les exemplaires 2, 3 et 4 ainsi que l'exemplaire n° 4 de la facture M 14 et les volets n° 3 des M 31 correspondants ;

  • classe l'exemplaire n^os 1 de la lettre de voiture ;

  • adresse les exemplaires n^os 1, 2 et 3 de la facture au service comptabilité matières.

• 8. Le service comptabilité matières :

  • classe en attente l'exemplaire n° 3 de la facture ;

  • adresse au comptable bénéficiaire les exemplaires n^os 1 et 2 de la facture.

  Ultérieurement, au retour de l'exemplaire n^os 1 « PJ » de la facture M 14 SIGMA, le service comptabilité matières :

  • sort du classement « Attente » l'exemplaire n° 3 de la facture ;

  • reporte sur le registre-journal le numéro de PJ du destinataire du matériel ;

  • classe définitivement l'exemplaire n° 1 « PJ » et détruit l'exemplaire n° 3 « OM » de la facture.

Figure 5. CHEMINEMENT DE LA FACTURE M 14 SIGMA.

EXPEDITION DE MATERIELS PAR VOIE ROUTIERE PAR UN ETABLISSEMENT STOCKEUR POLYVALENT (ex-MCR).

 

2.3 Réception, par un organisme de soutien direct (ex-ERM), de matériels provenant d'un autre organisme du matériel suite à commande.

• 1. Le matériel parvient à l'établissement. Si la livraison est effectuée par voie routière, le transporteur remet en même temps l'exemplaire n° 4 de la facture M 14 SIGMA accompagnée de volets n° 3 « Bulletin de livraison » des bulletins M 31 SIGMA correspondants et les exemplaires 2, 3 et 4 de la lettre de voiture. Si la livraison est effectuée par voie ferrée, ces documents sont déjà parvenus par la poste.

• 2. Le préposé à la réception :

  • procède à la reconnaissance des colis ;

  • signe dans la case 14 des exemplaires 2, 3 et 4 de la lettre de voiture ; les observations éventuelles sont formulées au verso de ces 3 exemplaires ;

  • remet l'exemplaire n° 2 au transporteur ;

  • procède à l'ouverture des colis et au contrôle quantitatif et qualitatif des matériels, en rapprochant les volets n° 3 des M 31 des volets n° 4 fixés aux articles ;

  • complète la colonne 12 de la facture M 14 SIGMA par la quantité acceptée, et la colonne 13 par la position administrative dans laquelle les matériels reçus doivent être placés ;

  • procède, sur la console dont il a la disposition, à la saisie de la ressource (menu « Ressources attendues suite à commande) ». Cette opération met à jour le fichier « Des entrées » ;

  • procède au pointage d'exécution ; cette opération met à jour le fichier « Registre-journal » et attribue un numéro de RJ qu'il reporte manuellement dans la case 4 de l'exemplaire n° 4 de la facture ;

  • place en attente les matériels reconnus avec l'exemplaire n° 4 de la facture M 14 SIGMA, les volets n° 3 des bons M 31 SIGMA et les exemplaires n^os 3 et 4 de la lettre de voiture.

  Il peut être procédé à l'entrée en stock des matériels.

• 3. L'entrée en stocks des matériels est effectuée après la mise à jour des fichiers qui provoque le transfert des informations du fichier « Des entrées » dans le fichier « Des mouvements à traiter » ce qui entraîne la mise à jour :

  • du fichier « Stock inventaire » (crédit du stock) ;

  • du fichier « Ordres magasin » ;

  • du fichier « Suivi des commandes ».

• 4. Selon la fréquence fixée par le chef du groupement des approvisionnements, le responsable du magasin de la gestion provoque l'édition des ordres magasin. Dans le cas de réception, il demande l'édition des bons M 31 SIGMA « Entrée » (menu gestion des approvisionnements, édition de documents). Il remet ensuite les bons M 31 SIGMA au magasin concerné.

• 5. Le magasinier se rend au service « Réception » où il procède à l'enlèvement des matériels figurant sur les bons M 31 SIGMA qui lui ont été remis, rapproche pour cela les bons M 31 SIGMA « Entrée » des feuillets n° 3 de la facture M 31 SIGMA gardés en attente au service réception, et en donne décharge dans la case 17 de la facture.

• 6. Le préposé à la réception transmet au groupe des postes divers l'exemplaire n° 4 de la facture M 14 SIGMA et les exemplaires n^os 3 et 4 de la lettre de voiture.

• 7. De retour au magasin de la gestion, avec le matériel, les feuillets n° 3 du M 31 « Expéditeur » et les M 31 « Entrée », le magasinier :

  • procède au rangement des articles, aux emplacements figurant case 6 des feuillets n° 1 « Inventaire de magasin » des bons M 31 SIGMA ;

  • classe les volets n° 1 « Inventaire de magasin dans les casiers correspondants et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • remet au responsable du magasin les volets n° 2 « Pointage magasin » « Entrée » exécutés et le volet n° 3 des M 31 « Expéditeur » ;

  • les votes 3 et 4 des M 31 « Entrée » peuvent être détruits.

• 8. Le responsable du magasin procède au « Pointage d'exécution » des ordres magasins, ce qui provoque la mise à jour du fichier des « Ordres magasins ».

• 9. Le groupe des postes divers :

  • reçoit par la poste les exemplaires n^os 1 et 2 « PJ » de la facture M 14 SIGMA ;

  • au reçu de l'exemplaire n° 4 en provenance du service réception, le rapproche des exemplaires n^os 1 et 2 et reporte sur ces derniers le numéro de journal du comptable bénéficiaire figurant case 4 de l'exemplaire 4 ;

  • reporte sur les exemplaires n^os 1 et 2 les quantités acceptées et la position administrative figurant cases 12 et 13 de l'exemplaire n° 4 ;

  • présente les 3 exemplaires de la facture au comptable qui certifie la prise en charge sur les exemplaires n^os 1 et 2 ;

  • retourne l'exemplaire n° 1 au comptable expéditeur du matériel et l'exemplaire n° 4 de la lettre de voiture ;

  • classe les exemplaires n^os 1 et 4 de la facture et l'exemplaire n° 3 de la lettre de voiture.

2.4 Réception, par un organisme de soutien direct (EX-ERM), de matériels en provenance d'un autre organisme du matériel, sans commande.

Cette procédure concerne la réception de :

• matériels provenant d'un autre établissement de la région suite à nivellement ordonné par la DIRMAT ;

• matériels décentralisés provenant d'un établissement de marque ;

• de rechanges en bon état, de rechanges réparables, vieilles matières provenant d'un groupement de réparation, rattaché à l'établissement.

La procédure administrative à mettre en œuvre est la même que celle décrite au paragraphe 2.3 ci-dessus. Seule la procédure informatique est différente dans l'enchaînement des écrans de saisie qui débute par le menu « Saisie des ressources non attendues ».

2.5 Dispositions à appliquer dans le cas de réception de matériels non accompagnés d'une facture.

Il peut arriver que des matériels parviennent à l'établissement sans facture, soit par suite d'erreur de la part de l'établissement expéditeur, soit du fait d'un délai anormal dans la transmission (grève P et T par exemple), perte en cours d'acheminement, etc. Cette situation exceptionnelle ne doit pas avoir pour conséquence de retarder la prise en compte des matériels à l'établissement réceptionnaire et de là, retarder les distributions (satisfaction des dus notamment). Ils doivent donc être pris en charge sans délai.

La prise en charge s'effectue à l'aide du programme « Gestion des approvisionnements », menu « Saisie des ressources » :

• « Saisie des ressources attendues », si le matériel livré a fait l'objet d'une commande et qu'il figure dans le fichier suivi des commandes ;

• « Saisie des ressources non attendues », si le matériel libré n'a pas fait l'objet d'une commande (cas des nivellements régionaux, reversement des matériels par un GR, etc.).

Dans les 2 cas, les dispositions suivantes sont appliquées :

— après reconnaissance du matériel, le préposé à la réception établit manuellement une facture M 14 SIGMA (exemplaire n° 4). Les renseignements sont pris sur les étiquettes de pièces, le numéro de RJ de l'expéditeur n'étant pas connu est remplacé par des zéros. L'agrafage des volets n° 3 étiquette de pièce des M 31 SIGMA à l'exemplaire n° 4 de la M 14 peut remplacer l'énumération manuscrite des articles livrés.

Cet exemplaire n° 4 est ensuite exploité comme aurait été exploitée la facture de l'expéditeur si elle avait accompagné le matériel (cf. 2.3 et 2.4 ci-dessus).

En fin de cheminement :

• la facture provisoire est conservée en instance au groupe des postes divers ;

• sur le feuillet du registre-journal de la journée intéressée, la mention suivante est reportée :

  • Après : « arrêté le … au numéro … »,

  • Ajouter : « dont réception sans facture » ;

• à la réception de la facture de l'expéditeur celle-ci reçoit le numéro de RJ de la facture provisoire qui peut alors être détruite après contrôle. Sur le registre-journal les zéros sont remplacés par le numéro de RJ de l'expéditeur, cette rectification est certifiée par le comptable.

Nota.

Le comptable des matériels doit surveiller attentivement la régularisation des réceptions reçues sans facture. Il doit veiller à ce que cette régularisation s'effectue dans les plus brefs délais.

Figure 6. CHEMINEMENT DE LA FACTURE M 14 SIGMA.

RECEPTION, PAR UN ORGANISME DE SOUTIEN DIRECT (ex-ERM), DE MATERIELS PROVENANT D'UN ORGANISME DU MATERIEL.

 

ANNEXE III. Emploi du bon de mouvement MC 10 SIGMA.

3.1 Distribution de matériel à un corps de troupe ou un atelier de l'organisme de soutien direct (ex-ERM).

• 1. L'origine du mouvement est un besoin exprimé par un atelier de l'établissement ou par un corps de troupe, à l'aide, soit :

  • d'une fiche d'intervention technique/gestion nominative ou gestion quantitative (FIT/GN ou GQ) ;

  • d'une demande de perception de reversement (DPR) ;

  • d'une fiche d'activités diverses (FAD).

  La saisie de ces documents entraîne l'inscription des besoins correspondants dans le fichier des « Mouvements à traiter ».

  Après mise à jour des fichiers, les informations du fichier des « Mouvements à traiter » sont transférées, ce qui provoque la mise à jour :

  • du fichier « Stock inventaire » (débit du stock) ;

  • du fichier des ordres magasin ;

  • du fichier des travaux en cours (FIT).

• 2. Selon la fréquence fixée par le chef du groupement des approvisionnements, le responsable du magasin de la gestion provoque l'édition des « Ordres magasin ». Dans le cas de sortie, il demande l'édition des bons M 31 SIGMA « Sortie » (menu gestion des approvisionnements, édition des documents).

  Si les stocks sont suffisants pour satisfaire les besoins, l'imprimante édite des M 31 « Sortie ».

  Si les stocks ne permettent qu'une satisfaction partielle des besoins, l'imprimante édite des M 31 « Sortie » pour ce qui peut être servi et des M 31 de « Prise en dû » pour ce qui ne peut être servi.

  Si les stocks sont nuls, l'imprimante n'édite que des M 31 de « Prise en dû », dans la case livraison du client concerné.

  Le responsable du magasin :

  • remet au magasinier les bons M 31 « Sortie » ;

  • dépose les volets 3 des bons M 31 de « Prise en dû », dans la case livraison du client concerné ; ce dernier est ainsi averti de la suite donnée à sa demande ; ces bons feront l'objet d'une procédure de distribution lorsque le stock le permettra, il y aura alors l'édition de bons M 31 « Satisfaction à dû » qui seront traités comme indiqué dans la présente annexe.

• 3. Le magasinier :

  • sort les articles des casiers ;

  • classe les volets n° 1 « Inventaire de magasin » dans les casiers correspondants et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • colle ou attache sur les articles les volets n° 4 des M 31 SIGMA « Etiquette de pièce » ;

  • remet les volets n° 2 « Pointage magasin » des bons M 31 SIGMA au responsable du magasin ;

  • remet le matériel et les volets n° 3 « Bulletin de livraison » des bons M 31 SIGMA au préposé à la livraison-facturation.

• 4. Le responsable du magasin procède, sur la console mise à sa disposition, au pointage d'exécution des feuillets n° 2, ce qui provoque la mise à jour du fichier « Ordres magasins » (insertion de la date d'exécution).

• 5. Le préposé à la livraison-facturation range les matériels dans la case « Livraison » du client concerné et conserve en attente le bulletin n° 3 « Bulletin de livraison ».

  Lorsque le client se présente pour prendre livraison du matériel, le préposé à la livraison-facturation :

  • rassemble les volets n° 3 du bulletin de livraison concernant le client ;

  • présente les matériels au client qui contrôle la livraison avec les volets n° 3.

  Lorsque tout le matériel a été vérifié, le préposé à la livraison-facturation :

  • à l'aide du menu « Gestion des approvisionnements édition de document », procède à la saisie des feuillets n° 3 (code tigre). La validation de chaque feuillet provoque la mise à jour du fichier « Registre-journal » et du fichier « Ordres magasin » et l'édition d'un (ou des) bon de mouvement MC 10 SIGMA lequel reçoit en automatique un numéro de registre-journal et la mention de certification dispensant le comptable de signer la PJ ;

  Nota.

  Ces opérations peuvent être effectuées avant la venue du client. Dans ce cas le client contrôle la livraison directement avec le bon MC 10 SIGMA.

  • fait signer par le client les 2 exemplaires du bon MC 10 SIGMA ;

  • lui remet l'exemplaire n° 2 du bon MC 10 SIGMA et les feuillets n° 3 des bons M 31 SIGMA correspondants, en même temps que le matériel ; afin de faciliter l'exploitation de ce document par le corps de troupe, les volets n° 3 M 31 SIGMA reçoivent (par perforation) la référence du bon MC 10 SIGMA correspondant ;

  • transmet au groupe des postes divers l'exemplaire n° 1 du bon MC 10 SIGMA.

• 6. De retour à son atelier le client :

  • met à jour son fichier C 14 ;

  • classe le bon MC 10 SIGMA ;

  • utilise ou stocke le matériel.

• 7. Le groupe des postes divers classe l'exemplaire 1 « PJ » du bon MC 10 SIGMA.

Figure 7. CHEMINEMENT DU BON MC 10 SIGMA.

DISTRIBUTION DE MATERIEL A UN CORPS DE TROUPE OU UN ATELIER DE L'ORGANISME DE SOUTIEN DIRECT (ex-ERM).

 

ANNEXE IV. Emploi de l'ordre de mouvement interne M 32 SIGMA.

4.1 Prise en compte de matériels.

Cette procédure concerne la prise en charge :

• de produits confectionnés par les ateliers de l'établissement ;

• de produits de démontage (autres que ceux ayant fait l'objet d'une FIT, provenant des ateliers) ;

• de matériels cédés à titre gratuit par d'autres services du ministère de la défense ou par d'autres départements ministériels ;

• de vieilles matières ;

• de matériels suite à la dislocation d'unité collective ;

• de matériels reversés par les corps de troupe et les ateliers de l'établissement (matériels usagés ou en bon état).

4.1.1 Prise en compte de matériels confectionnés par les ateliers de l'établissement et des produits de démontage.

• 1. Le mouvement est déclenché à partir de l'exemplaire n° 1 d'une fiche d'activités diverses (FAD) transmise par le groupement des ateliers et par lequel ce dernier signale que le travail est exécuté.

  Au vu de ces documents le poste technique de vérification établit manuellement un bon de mouvement interne préparatoire M 32 SIGMA dans lequel figurent les renseignements ci-après :

  • case 2 : désignation de l'organisme, mentions de service (référence de l'ordre de mouvement) ;

  • case 3 :

    • nature du document (mettre une croix en regard de certificat administratif) ;

    • code motif (3 caractères du code information) :

    • code et clair de la cellule bénéficiaire ;

  • les colonnes 4 à 11 sont remplies selon le tracé de l'imprimé. Si le document d'origine (FAD) est suffisamment explicite, il peut être agrafé à un M 32 évitant ainsi sa recopie ;

  • case 12 : date de création et visa.

  L'ordre de mouvement préparatoire est présenté au comptable des matériels qui vise « L'autorisation de mouvement » case 16.

  Il est ensuite procédé à la saisie de la ressource à l'aide du menu « Saisie des ressources non attendues ». La validation de chaque ligne du bon M 32 SIGMA met à jour le fichier des entrées.

  Le bon M 32 SIGMA est ensuite transmis au magasin avec le document d'origine (FAD).

• 2. Au magasin, le responsable magasin procède sur la console dont il a la disposition :

  • au pointage des articles à recevoir ; cette opération met à jour le fichier « Registre-journal » ;

  • à l'édition d'une pièce justificative « M 32 SIGMA » sur laquelle le numéro de registre-journal est reporté en automatique.

    Il peut être procédé à l'entrée en stock des matériels.

• 3. L'entrée en stock des matériels effectuée après la mise à jour des fichiers, qui provoque le transfert des informations du fichier « des entrées » dans le fichier des mouvements à traiter, provoque la mise à jour :

  • du fichier « Stock inventaire » (crédit du stock) ⁽¹⁾ ;

  • du fichier « Ordres magasin ».

• 4. Selon la fréquence fixée par le chef du groupement des approvisionnements, le responsable du magasin de la gestion provoque l'édition des ordres magasin. Dans le cas de réception, il demande l'édition de M 31 « Entrée » (menu gestion des approvisionnements, édition de documents). Il remet ensuite au magasinier, les exemplaires n° 1 « PJ » et n° 2 « OM » du bon M 32 SIGMA, les bulletins M 31 SIGMA correspondants et les documents d'origine (FAD).

• 5. Le magasinier :

  • se rend au groupement des ateliers où il procède à l'enlèvement des matériels figurant sur l'ordre de mouvement M 32, après en avoir effectué le contrôle ;

  • remet au groupement des ateliers les volets n° 3 « Bulletin de liaison » des bons M 31 SIGMA. Ces volets servent de justification au groupement des ateliers.

• 6. De retour au magasin de la gestion, avec le matériel enlevé, le magasinier :

  • colle ou attache les volets n° 4 « Etiquette de pièces » sur les articles concernés (ou l'un d'entre eux) ;

  • procède au rangement des articles aux emplacements figurant case 6 des feuillets n° 1 « Inventaire de magasin » ;

  • classe les volets n° 1 « Inventaire de magasin » dans les casiers correspondants et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • vise l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon M 32 SIGMA case 16 ;

  • remet au responsable du magasin les volets n° 1 « Pointage magasin » des M 31 SIGMA, les 2 exemplaires du bon M 32 SIGMA et l'exemplaire n° 2 de la « FAD ».

• 7. Le responsable du magasin :

  • procède au pointage d'exécution des « Ordres magasins », ce qui provoque la mise à jour du fichier « Ordres magasin » ;

  • transmet au groupe des postes divers les exemplaires 1 et 2 du bon M 32 SIGMA et l'exemplaire n° 2 de la FAD.

• 8. Le groupe des postes divers :

  • présente l'exemplaire n° 1 « PJ » à la signature du comptable (case 17) ;

  • présente l'exemplaire n° 1 au visa du directeur d'établissement (case 18) ;

  • classe l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon M 32 SIGMA avec l'exemplaire n° 2 de la FAD dans le classeur des pièces justificatives ;

  • l'exemplaire n° 2 « OM préparatoire » sans objet peut être détruit.

Figure 8. CHEMINEMENT DE L'ORDRE DE MOUVEMENT INTERNE M 32 SIGMA.

Prise en compte de matériels confectionnés par les ateliers de l'établissement.

 

4.1.2 Prise en compte de matériels cédés à titre gratuit par d'autres services du ministère de la défense ou d'autres départements ministériels.

La procédure à mettre en œuvre est la même que celle décrite au paragraphe 4.1 ci-dessus.

Le document d'origine est la facture administrative de l'organisme cédant. En fin de cheminement, cette facture administrative est mise à l'appui de l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon M 32 SIGMA dans le classeur des pièces justificatives.

4.1.3 Prise en compte de matériels usagés reversés dans les corps de troupe et les ateliers de l'établissement en contrepartie de ceux qui ont été perçus au titre d'une FIT, FAD ou DPR.

L' instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 insérée dans le présent ouvrage (BOC/G, p. 929) modifiée stipule en son article 6 :

« La perception des rechanges donne lieu à la remise au magasin distributeur de la pièce usagée dont le remplacement est demandé. »

Aux termes de l'article 26 de l'instruction n^o 260/EMAT/SOMA/M 4500/EMAT/4/P du 14 mai 1968 (BOC/G, p. 323) 'abrogée et remplacée par l'instruction provisoire n^o 7600/DEF/DCMAT/SDA/MFR/EA DEF/DCSEA/SDE/3/461/3 du 13 avril 1994 (BOC, p. 2299)' modifiée « toute perception d'un rechange doit donner lieu à la remise de la pièce usagée y compris celle provenant de matériels entretenus sur le budget de fonctionnement vie courante des corps ».

• A.  Rechanges classés réparables et matériels non consommables.

  La remise des articles usagés doit, en principe, être faite au moment de la perception de la pièce de remplacement ou, en cas d'impossibilité momentanée, à l'occasion de la perception suivante.

  Dans le but de faciliter les opérations de reversement, les articles reversés doivent être accompagnés d'une étiquette donnant :

  • l'identification du client ;

  • le numéro de nomenclature de l'article ;

  • la quantité reversée ;

  • la référence de la FIT, de la DPR ou de la FAD ayant provoqué le mouvement et le numéro du bon de perception de l'article de remplacement.

  Cette étiquette peut être, soit le volet n° 4 (étiquette de pièce) du bon M 31 SIGMA remis au client lors de la perception de l'article de remplacement, soit l'étiquette M 7.

  Au niveau de l'ordinateur il est entretenu un fichier « Rechanges réparables en attente de reversements ». Toute perception d'un rechange réparable donne lieu à l'inscription, dans ce fichier, d'une ligne donnant notamment :

  • le code client ;

  • l'identification de l'article ;

  • la quantité à reverser (égale à la quantité perçue) ;

  • le prix ;

  • la référence du bon de perception ;

  • le motif de la perception.

  Ce fichier est mis à jour lors des reversements d'articles usagés.

  Périodiquement le poste technique de vérifications (PTV) fait éditer des « listes de rechanges réparables à reverser à l'organisme de soutien » ce qui permet au comptable d'exercer une meilleure surveillance des reversements de rechanges réparables et de prendre toutes les mesures nécessaires pour inciter les corps et les ateliers à effectuer ces reversements.

  Les articles usagés sont reversés par les corps ou les ateliers de l'établissement à l'aide d'une DPR établie au titre « de reversement de rechanges réparables ». Au vu de cette DPR le PTV établit un ordre de mouvement préparatoire M 32 SIGMA de prise en compte en position de tri. Ces articles seront ultérieurement classés dans une position « à réparer » ou « à réformer ».

  Le bon M 32 SIGMA est exploité dans les mêmes conditions que celles définies au paragraphe 4.1.1 ci-dessus.

• B.  Rechanges non classés réparables.

  Ces matériels sont reversés au titre « de vieilles matières » périodiquement selon un calendrier arrêté conjointement entre l'organisme de soutien et les corps (ou les ateliers de l'établissement).

  • 1. Le mouvement s'effectue à l'aide d'une DPR de reversement de vieilles matières.

  • 2. Le représentant du corps (ou de l'atelier) muni des 2 exemplaires de la DPR, se présente au magasin de la gestion et remet les vieilles matières au magasinier qui :

    • procède au pesage des articles reversés ;

    • complète la DPR par l'indication du poids ;

    • porte dans la case « visa de l'organisme de soutient » la mention « reçu le » et y appose son visa ;

    • remet l'exemplaire n° 2 de la DPR au corps, ce document lui servant de justification ;

    • transmet l'exemplaire n° 1 au PTV.

  • 3. Le PTV au vu de la DPR établit un « ordre de mouvement préparatoire » M 32 SIGMA. La position administrative concernée est la position 780 « matériels réformés et vieilles matières à remettre aux domaines ».

    Le M 32 SIGMA est ensuite exploité dans les mêmes conditions que celles définies au paragraphe 4.1.1 ci-dessus.

    Les vieilles matières sont prises en compte dans le fichier stock au numéro de nomenclature correspondant (F 3000). L'exploitation du fichier historique permet aisément de connaître et de suivre le reversement des vieilles matières :

    • par numéro de nomenclature ;

    • par corps et ateliers rattachés.

    Ces renseignements permettent au comptable d'exercer une meilleure surveillance des reversements de vieilles matières et de prendre toutes les mesures nécessaires pour inciter les corps et ateliers à effectuer ces reversements.

4.1.4 Prise en compte de matériels « bon état » reversés par les corps suite à diminution de dotation (liste R et volant d'atelier) ou perçus au titre d'une FIT, FAD, DPR et non utilisés en cours de travail.

Le reversement de ces articles est effectué à l'aide d'une DPR dans les mêmes conditions que les rechanges réparables (cf. 4.1.3 ci-dessus). La DPR relative aux reversements d'articles, perçus au titre d'une FIT et non utilisés au cours du travail, est jointe au volet n° 4 de la FIT concernée, de manière à ce que le mouvement soit saisi avant la fermeture de la FIT, le montant du reversement venant en déduction du montant total de la FIT précédemment saisie.

La position administrative concernée varie en fonction de l'état des rechanges reversés (à trier, ou en bon état si aucun doute n'est possible).

4.1.5 Prise en compte de matériels suite à la dislocation d'une unité collective.

• 1. Au reçu de l'ordre de dislocation, le groupe des postes divers (ou PTV) :

  • à l'aide du tableau de composition de l'UC établit un ordre de mouvement interne préparatoire M 32 SIGMA dans lequel figure les renseignements ci-après :

    • case 2, désignation de l'organisme, mention de service (référence de l'ordre ayant prescrit la dislocation) ;

    • case 3 :

      • nature du document (mettre une croix en regard de certificat administratif) ;

      • code motif (3 caractères du code information) ;

      • code et clair de la cellule concernée ;

      • renseignement concernant l'UC (si UC codifiée au TTA 197, cocher la case « code TTA » ; si l'UC est une UCL, cocher la case « code local ») numéro de code de l'UC et le nombre d'UC à disloquer ;

    • les colonnes 4 à 11 sont remplies selon le tracé de l'imprimé :

      1°  Identification des UC à disloquer. UCR position administrative, quantités « en sortie ».

      2°  Enumération des constituants à prendre en compte individuellement, identification, quantités en « Entrée » ;

    • case 12, date de création et visa ;

  • présente l'ordre de mouvement préparatoire au comptable des matériels qui vise « L'autorisation du mouvement » case 16 ;

  • transmet l'ordre de mouvement préparatoire au fichiste « Matériels complets ».

• 2. Le fichiste « Matériels complets » :

  • met à jour la fiche M 1 STAT concernée et procède à la régularisation statistique (ST M 2) ;

  • vise l'OM M 32 SIGMA (case 15) et le transmet au magasin « Matériels complets » après avoir porté colonne 11, l'emplacement des UC dans le magasin et le numéro de la ligne du mouvement.

• 3. Le magasinier « Matériels complets » :

  • sort des casiers les UC à disloquer ;

  • met à jour les étiquettes de casier M 6 correspondantes ;

  • prépare les UC et fixe à chaque constituant une étiquette de pièce M 7 ;

  • le jour fixé, se présente au magasin de la gestion avec les UC et l'exemplaire « OM » de l'ordre de mouvement interne M 32.

• 4. Au magasin de la gestion, le préposé à la réception :

  • procède au contrôle des articles reversés, en rapprochant l'exemplaire 2 du bon M 32 SIGMA des étiquettes M 7 fixées aux articles ;

  • rectifie éventuellement les quantités figurant colonne 10 si les quantités reversées sont différentes de celles prévues initialement ;

  • complète la colonne 8 par la position dans laquelle les matériels doivent être pris en compte ;

  • procède sur la console mise à sa disposition, à la saisie de la ressource à l'aide du menu « Saisie des ressources non attendues » ; cette opération met à jour le fichier des « entrées » ;

  • procède au pointage d'exécution ; cette opération met à jour le fichier registre-journal et fait éditer d'un ordre de mouvement ex. 1 « PJ » M 32 SIGMA sur lequel le numéro de registre-journal est reporté en automatique ;

  • place les matériels en attente avec les exemplaires n^os 1 et 2 du M 32 SIGMA.

  Il peut alors être procédé à l'entrée en stock des matériels.

• 5. L'entrée en stock des matériels est effectuée après la mise à jour des fichiers ; cette opération provoque le transfert des informations du fichier « des entrées » dans le fichier « Mouvements à traiter » ce qui entraîne la mise à jour :

  • du fichier « Stock inventaire » ;

  • du fichier « Ordres magasin ».

• 6. Le responsable du magasin provoque l'édition des ordres magasin ; il demande l'édition des bons M 31 SIGMA « Entrée » (menu « Gestion des approvisionnements, édition des documents »). Il remet ensuite les M 31 au magasinier concerné.

• 7. Le magasinier :

  • se rend auprès du préposé à la réception et procède à l'enlèvement des matériels figurant sur les bons M 31 SIGMA ;

  • rapproche les bons M 31 SIGMA de l'ordre de mouvement interne M 32 SIGMA et vise l'exemplaire n° 1 case 16.

• 8. Le préposé à la réception transmet au groupe des postes divers les exemplaires n^os 1 et 2 de l'ordre de mouvement interne M 32 SIGMA.

• 9. De retour au magasin de la gestion, avec les matériels et les M 31 SIGMA, le magasinier :

  • colle ou attache les volets n° 4 « Etiquette de pièce », sur les articles (ou l'un d'entre eux) ;

  • procède au rangement des articles, aux emplacements figurant case 6 des feuillets n° 1 inventaire de magasin ;

  • classe les volets n° 1 « Inventaire de magasin » dans les casiers correspondant et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chronologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • remet au responsable du magasin les volets n° 2 « Pointage de magasin » « Entrée » exécutés.

• 10. Le responsable du magasin procède au pointage d'exécution des ordres magasin, ce qui provoque la mise à jour du fichier « Ordres magasin ».

• 11. Le groupe des postes divers :

  • présente l'exemplaire n° 1 « PJ » à la signature du comptable (case 17) ;

  • présente l'exemplaire n° 1 « PJ » au visa du directeur d'établissement (case 18) ;

  • classe l'exemplaire n° 1 « PJ » du bon M 32 SIGMA dans le classeur des pièces justificatives ;

  • reporte le numéro de RJ sur l'exemplaire n° 2 « OM » qui a servi à la mise à jour du fichier M 1 STAT et classe cet exemplaire dans l'ordre des numéros de folio.

Figure 9. CHEMINEMENT DE L'ORDRE DE MOUVEMENT INTERNE M  SIGMA.

Prise en compte de matériels suite à la dislocation d'unités collectives.

 

4.2 Mouvements internes.

Les mouvements internes sont de 2 catégories :

• 1. Les mouvements qui affectent les existants totaux de la gestion, à savoir :

  • les changements de classification ;

  • les déclassements ;

  • les redressements consécutifs à recensements, pertes, excédents, etc.

  Ces mouvements sont exécutés à l'aide d'un ordre de mouvement M 32 SIGMA enregistré au registre-journal, signé par le comptable et le directeur d'établissement.

• 2. Les mouvements qui n'affectent pas les existants totaux de la gestion et qui sont des changements de position.

  Ces mouvements sont exécutés à l'aide d'un ordre de mouvement interne M 32 SIGMA non enregistré au registre-journal et signé seulement par le comptable. Ils ont pour origine certains documents annexes suivant leur nature, ce sont :

  • la FAD pour les tris de matériels ;

  • la FIT/GQ pour les mises en réparation auprès des ateliers ;

  • la feuille de vérification M 17 pour les recensements.

  Les mouvements internes sont exécutés à partir du menu « Mouvements internes ».

  Les opérations s'effectuent dans l'ordre suivant :

  • création d'un ordre de mouvement préparatoire M 32 SIGMA ;

  • saisie des informations ;

  • mise à jour du fichier ;

  • édition des « Ordres magasin » M 31 SIGMA ;

  • exécution des « Ordres magasin » ;

  • édition de l'« OM » ou « PJ » M 32 SIGMA ;

  • classement de documents.

  Exemple de cheminement : changement de position après tri des articles.

• 1. L'organisme de soutien direct (ex-ERM) possède en stock un certain nombre de rechanges en position 735. Périodiquement le PTV demande l'édition en 2 exemplaires, d'une liste des rechanges en position à trier. A partir de cette liste, il sélectionne selon les besoins du moment, les articles qui doivent être réparés en vue de leur réinsertion dans le circuit des approvisionnements. Les articles concernés sont cochés sur la liste.

  Le PTV :

  • établit une FAD au titre de « Examen et tri des rechanges » et en reporte la référence sur la liste des articles à trier ;

  • ouvre un ordre de mouvement interne préparatoire M 32 SIGMA, sur lequel il ne renseigne que la case 3 et l'agrafe à un exemplaire de la « Liste des articles en position à trier » ;

  • classe en attente un exemplaire de la liste des articles à trier et l'exemplaire n° 2 de la FAD ;

  • adresse l'exemplaire n° 1 de la FAD au groupement des ateliers ;

  • adresse au magasin de la gestion l'exemplaire de l'OM M 32 SIGMA et l'exemplaire de la liste des articles en position à trier.

• 2. Au magasin :

  • le représentant du groupement des ateliers procède à la vérification détaillée des rechanges ;

  • les rechanges triés sont classés d'après leur nature et leur état :

    • bon état à reprendre en appro. (510) ;

    • mauvais état à réparer au soutien central [ facturé à l'organisme de soutien direct (ex-ERM) pour les rechanges intégrés à la procédure P 3 R, à l'établissement stockeur polyvalent (ex-MCR) de rattachement pour les autres rechanges ].

    • mauvais état à réparer sur le plan local (761) ;

    • à proposer pour la réforme (780) ;

    • à classer vieilles matières (780) ;

  • le magasinier reporte sur la « Liste des articles en position à trier », en regard des numéros de nomenclature concernés, la ventilation des existants dans chaque position administrative ;

  • la liste toujours agrafée à l'OM M 32 SIGMA et la FAD sont adressés au PTV.

• 3. Le PTV à la réception de la liste renseignée :

  • contrôle les propositions du magasinier ;

  • si dans ces propositions, il est signalé des rechanges à classer aux vieilles matières et des rechanges à classer en 750, 761, 780, il ouvre un ordre de mouvement préparatoire M 32 SIGMA distinct pour les vieilles matières, car dans ce cas, il ne s'agit pas d'un changement de position mais d'un changement de classification qui nécessite l'attribution d'un numéro de registre-journal (sortie de l'article de la position 735, entrée au poids au titre des vieilles matières) ;

  • présente le (ou les) bons M 32 SIGMA à la signature du comptable qui vise l'autorisation de mouvement (case 16) ;

  • procède à la saisie des mouvements (menu « Saisie mouvements internes »), ce qui provoque la mise à jour du fichier des « Mouvements à traiter » :

    • pour les articles à classer en position 750, 761 ou 780, il y a une sortie de la position 735 et une entrée en 750, 761 ou 780, pour un même numéro de nomenclature et une même unité de compte ;

    • pour les articles à classer aux vieilles matières, il y a une sortie de la position 735 et une entrée au poids sous un autre numéro de nomenclature (F 3000) ;

  • provoque la mise à jour des fichiers (présentation des mouvements au stock inventaire) ce qui a pour effet la prise en compte du mouvement dans le fichier « Stock inventaire » et fichier des « Ordres magasin » ;

  • transmet « l'ordre de mouvement interne préparatoire » M 32 SIGMA au responsable du magasin.

• 4. Le responsable du magasin :

  • provoque l'édition des bulletins « Ordres magasin » M 31 SIGMA, chaque ligne du M 32 donne lieu à l'édition de deux M 31, un M 31 « Sortie » de la position 735 et un M 31 « Entrée » dans la position 750 ou 761 ;

  • remet les bons M 31 SIGMA et l'OM préparatoire M 32 SIGMA, au magasinier concerné.

• 5. Le magasinier :

  • exécute les mouvements ordonnés ;

  • adresse au responsable du magasin les volets n° 2 des M 31 SIGMA exécutés et l'OM préparatoire M 32 SIGMA.

• 6. Le responsable du magasin :

  • procède au pointage d'exécution des volets n° 2 des M 31 SIGMA, ce qui provoque la mise à jour du fichier des « Ordres magasins » ;

  • provoque l'édition de l'ordre de mouvement M 32 SIGMA :

    • OM (sans n° de RJ) pour les changements de position, pour les entrées en position 750, 761 ou 780 ;

    • PJ (avec n° de RJ) pour les changements de classification, entrée au titre des vieilles matières ;

  • appose son visa case 16 ;

  • adresse au groupe des postes divers les exemplaires 1 et 2 du (ou des) bon M 32 SIGMA accompagnés de la liste des articles à trier.

• 7. Le groupe des postes divers :

  • pour les bons M 32 SIGMA « Changement de position » :

    • reporte la référence de l'ordre préparatoire case 2 de l'exemplaire n° 1 et raye en bas à droite la mention « Pièce justificative » pour ne laisser subsister que « Bon de mouvement » ;

    • présente l'OM au comptable qui vise case 17 et le classe (avec la liste des articles en position à tirer) d'après son numéro de document dans le classeur des « OM changement de position » ;

  • pour les bons M 32 SIGMA « Changement de classification » :

    • présente la « PJ » à la signature du comptable et du directeur d'établissement et la classe (avec la « Liste des articles à trier ») d'après son numéro de registre-journal, dans le classeur des pièces justificatives.

  Ultérieurement, les articles à réparer feront l'objet :

  • s'ils sont à réparer sur le plan local, d'une FIT/GQ de mise en réparation auprès des ateliers de l'établissement et d'un ordre de mouvement interne M 32 SIGMA pour les passer de la position « A réparer » à la position en « Cours de réparation ». En fin de réparation ils seront remis en position 510 (éventuellement position 780 ou classés aux vieilles matières) à l'aide d'un second ordre de mouvement interne M 32 SIGMA ;

  • s'ils sont à réparer sur le plan central, d'une expédition à l'aide d'une facture M 14 SIGMA sur l'établissement réparateur.

Figure 10. CHEMINEMENT DE L'ORDRE DE MOUVEMENT INTERNE M 32 SIGMA.

Changement de position administrative (PA 735 à PA 750).

 

4.3 Constitution d'unités collectives.

• 1. Au reçu de l'ordre prescrivant la constitution, le préposé au groupe des postes divers (ou PTV) :

  • établit manuellement un ordre de mouvement interne préparatoire M 32 SIGMA ; il complète l'imprimé par les indications suivantes :

    • case 2 : désignation de l'organisme, mention de service (référence de l'ordre) ;

    • case 3 : coche la case certificat administratif :

      • code et clair du motif ;

      • code du bénéficiaire (magasin) ;

      • renseignements concernant les UC à constituer (si l'UC codifié au TTA 197, coche la case code « TTA » ; si l'UC est un UCL coche la case « Code local ») numéro de code de l'UC et nombre d'UC à constituer ;

    • colonne 4 à 11 : énumération des articles constituants les UC, à porter en sortie. A la fin de cette énumération, identification et les quantités d'UC à porter en entrée ;

  • date et vise case 12 ;

  • présente l'OM M 32 SIGMA au comptable qui vise l'autorisation de mouvement case 16 ;

  • transmet l'OM M 32 SIGMA au préposé à la saisie.

• 2. Le préposé à la saisie :

  • procède à la saisie des informations relatives aux articles à mouvementer, ce qui provoque leur insertion dans le fichier des « Mouvements à traiter » ;

  • provoque la mise à jour des fichiers, ce qui a pour effet de transférer les informations du fichier « Mouvements à traiter », et de mettre à jour :

    • le fichier stock inventaire (débit ou prise en dû) ;

    • le fichier des ordres magasins ;

  • transmet l'OM M 32 SIGMA au responsable du magasin.

• 3. Le responsable du magasin :

  • provoque l'édition des ordres magasin M 31 SIGMA (les articles indisponibles font l'objet de M 31 de prise en dû) ;

  • remet les bons M 31 SIGMA et l'OM préparatoire M 32 au magasinier.

• 4. Le magasinier :

  • sort les articles des casiers ;

  • colle ou attache sur chaque article (ou l'un d'entre eux) les volets n° 4 des M 31 SIGMA « Etiquette de pièce » ;

  • classe dans les casiers des volets n° 1 des M 31 SIGMA « Inventaire de magasin » et détruit ceux s'y trouvant déjà (si la chonologie des numéros d'ordre figurant case 8 est ininterrompue) ;

  • constitue les UC, ouvre des fiches MC 4 (en 2 exemplaires) pour les articles manquants et s'y agrafe les M 31 SIGMA de « Prise en dû » ;

  • remet les matériels avec les volets n° 3 des M 31 SIGMA (regroupés par UC) et les fiches MC 4 au préposé à la livraison qui en donne décharge sur les volets n° 2 des M 31 SIGMA ;

  • remet l'OM M 32 SIGMA et les volets n° 2 des M 31 SIGMA au responsable du magasin.

• 5. Le responsable du magasin :

  • procède sur la console mise à sa disposition, au pointage d'exécution des volets n° 2, ce qui provoque la mise à jour du fichier des « Ordres magasin » (indication de la date d'exécution) ;

  • provoque l'édition de la pièce justificative M 32 SIGMA, cette opération ayant pour effet :

    • la mise à jour du fichier « Registre-journal » ;

    • la mise à jour du fichier des « Ordres magasin » ;

    • l'édition d'une PJ M 32 SIGMA sur laquelle le numéro de RJ est reporté en automatique ;

  • reporte sur l'OM M 32 le numéro de RJ et le transmet au fichier des matériels complets ;

  • remet l'exemplaire n° 1 PJ du M 32 au préposé à la livraison qui le classe en attente avec les volets n° 3 du M 31 qu'il détient déjà (opération 5).

• 6. Le fichiste « Matériels complets » :

  • met à jour la fiche M 1 STAT ;

  • reporte l'emplacement où doivent être placés les UC, ainsi que le numéro de ligne du mouvement et le stock après mouvement ;

  • transmet l'OM M 32 au magasin « Matériels complets » après l'avoir visé case 15.

• 7. Au magasin de la gestion « Service livraison » :

  • le magasinier « Matériels complets » se présente avec l'OM M 32 SIGMA ;

  • il procédé à une reconnaissance contradictoire des matériels en rapprochant l'OM de la PJ M 32 ;

  • le magasinier « Appro. » procède à la saisie des volets n° 3 des M 31 SIGMA ce qui provoque la mise à jour du fichier « Ordres magasin » par l'insertion de la date d'enlèvement ;

  • le magasinier « Matériels complets » se voit remettre l'OM M 32 SIGMA et pour chaque UC :

    • les liasses des volets n° 3 correspondant aux articles existants dans les UC ;

    • une fiche MC 4 (en 2 exemplaires) à laquelle sont agrafés les M 31 de la prise en dû pour les articles manquants. Il prend ensuite possession du matériel et en donne décharge dans la case 16 de l'exemplaire n° 1 PJ du M 32 SIGMA ;

  • le préposé à la livraison transmet au groupe des postes divers l'exemplaire n° 1 PJ du M 32 SIGMA.

• 8. le magasinier « Matériels complets » de retour à son magasin :

  • place dans chaque UC un exemplaire de la fiche MC 4 après l'avoir complété par le numéro de l'UC ;

  • dépose les UC aux emplacements indiqués dans la colonne 11 de l'OM M 32 SIGMA ;

  • met à jour les étiquettes M 6 correspondantes ;

  • vise l'OM M 32 SIGMA (colonne 11) et le transmet avec le deuxième exemplaire des fiches MC 4 et les M 31 de prise en dû au fichiste « Matériels complets ».

• 9. Le fichiste « Matériels complets » :

  • contrôle l'exécution du mouvement ;

  • ouvre (ou met à jour) une fiche MC 4 bis ;

  • classe la fiche MC 4 avec les M 31 de prise en dû ;

  • transmet l'exemplaire n° 2 du M 32 SIGMA, au groupe des postes divers.

• 10. Le groupe des postes divers :

  • sort du classement en attente l'exemplaire PJ du M 32 et le rapproche de l'exemplaire OM ;

  • présente la PJ à la signature du comptable qui vise case 17 et au directeur d'établissement qui vise case 18 ;

  • classe la PJ d'après son numéro de registre-journal et l'OM d'après son numéro de document.

Figure 11. CHEMINEMENT DE L'ORDRE DE MOUVEMENT INTERNE M 32 SIGMA.

Constitution d'unités collectives.

 

ANNEXE V. Circuit de traitement des lettres de voiture M 33 OM SIGMA.

Figure 12. Expédition sans regroupement.

 

ANNEXE VI. Tableau résumant les principaux mouvements de matérielset précisant pour chacun d'eux le document utilisé.

Contenu

Nature des mouvements.	Documents utilisés.	Observations.
I. Entrées réelles.
1. Achats dans le commerce (livraison unique ou partielle).	Bon de réception M 13 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	A l'exemplaire « PJ » du bon M 13 SIGMA est annexé un exemplaire de la facture du fournisseur.
2. Cessions à titre onéreux faites aux organismes du matériel par d'autres établissements ou service du département de la défense ou par un service d'un autre département ministériel.	Bon de réception M 13 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	A l'exemplaire « PJ » du bon M 13 SIGMA est annexé un exemplaire de la facture de l'organisme cédant.
3. Cessions à titre gratuit faites aux organismes du matériel par d'autres services du département de la défense ou par un service d'un autre département ministériel.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Dans la mesure où le service cédant n'utilise pas de factures administratives du modèle de la réglementation générale. A l'exemplaire « PJ » du bon de mouvement interne est annexé la facture de l'organisme cédant.
4. Réception de matériels en provenance d'organisme du matériel disposant :
— d'une gestion manuelle	Facture M 14.
— d'une gestion automatisée (TIGREE).	Facture M 14 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.
5. Réception de matériels en provenance d'une autre gestion lorsque l'organisme destinataire n'est pas en possession de la facture administrative au moment de la réception.	Facture M 14 provisoire.	Etablie par le service « réception » ; cette pièce est détruite à l'arrivée de la facture de l'expéditeur.
6. Prise en charge d'excédents constatés en dehors ou à la suite d'un recensement de matériels en approvisionnement ou en attente.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	La référence (date et numéro de procès-verbal) doit être mentionnée sur le bon de mouvement interne.
7. Prise en charge des produits des polygones et terrains militaires lorsque ces produits doivent être utilisés par les établissements du matériel.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.
8. Prise en charge de produits finis, objets, outillages, mobiliers, confectionnés par les ateliers.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Auquel est annexé l'exemplaire 2 de la fiche d'activités diverses (FAD).
9. Prise en charge d'articles réparables reversés par les utilisateurs dans les magasins de la gestion en contrepartie de ceux perçus au titre d'une FIT, FAD ou DPR.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Auquel est annexé l'exemplaire n° 1 de la demande de perception reversement (DPR).
10. Prise en charge d'articles non classés réparables hors d'usage, reversés par les utilisateurs dans les magasins de la gestion en contrepartie de ceux perçus au titre d'une FIT, FAD ou DPR.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Les articles non classés réparables sont repris en compte au titre des vieilles matières.
11. Prise en charge :
a) De matières premières ou rechanges perçus en excédent, c'est-à-dire perçus au titre d'un ordre de travail et non effectivement employés à ce travail et reversés par les ateliers aux magasins de la gestion. b) De produit de démolition. c) De produits de démontage (ensemble, sous-ensemble) reversés dans un magasin de la gestion. d) De matières et rechanges reversés par suite de réduction des volants d'ateliers, volants d'approvisionnements, liste R. e) D'un article réparable mis en réparation par un corps de troupe par FIT/GQ et dont la remise en état ne peut être effectuée dans les délais voulus ou de manière rentable par l'organisme réparateur.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Le reversement de ces matériels est demandé à l'aide d'une DPR établie par l'organisme procédant au reversement. Dans le cas « e » la DPR est établi par l'organisme réparateur. L'exemplaire n° 1 de la DPR est annexé au M 32 SIGMA.
II. Sorties réelles.
1. Livraisons et expéditions faites par les organismes du matériel à d'autres gestions relevant du département de la défense (appartenant ou non au matériel).	Facture M 14 SIGMA, bulletin M 31 SIGMA et lettres de voiture M 33 SIGMA.	L'exemplaire « PJ » sortie de la facture doit être revêtu de la mention de prise en charge du comptable réceptionnaire.
2. Sortie des comptes des matériels éliminés, faisant l'objet d'une décision autre que l'aliénation ou classement aux vieilles matières (cas des matériels à enfouir, à incinérer…).	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	La référence du PV d'élimination est mentionnée sur le bon de mouvement interne.
3. Pertes, déficits et avaries concernant des matériels en approvisionnement ou en attente et constatés à l'occasion ou en dehors d'un recensement.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	La référence du procès-verbal de constatation est mentionnée sur le bon de mouvement interne.
4. Distribution de matériels consommables faites par les magasins de la gestion aux ateliers, services et corps de troupe rattachés.	Bon de mouvement MC 10 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Les organismes rattachés exprimant leurs besoins à l'aide d'une FIT, FAD ou DPR.
5. Distribution de composants d'unité collective manquant lors de la perception de l'UC.	Bon de mouvement MC 10 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Les articles manquants font l'objet d'une prise en dû à la mise en service de l'UC. Mention de la perception est à inscrire sur les fiches MC 4 et MC 4 bis correspondantes.
6. Remplacement des composants d'unité collective « en service » perdus.	Bon de mouvement MC 10 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Les organismes rattachés expriment leurs besoins à l'aide d'une DPR. Mentions de la perception est à inscrire sur les fiches MC 4 et MC 4 bis correspondantes.
7. Recomplètement d'une unité collective en « approvisionnement » ou en « attente » incomplète au moment de sa constitution.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	La référence du bon de mouvement interne M 32 SIGMA est à inscrire sur les fiches MC 4 et MC 4 bis correspondantes.
8. Satisfaction à un dû.	Bon de mouvement MC 10 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.
9. Cession faites par les organismes du matériel.	Facture M 14 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Les factures de cessions sont toujours décomptées et arrêtées en valeur. L'exemplaire n° 1 « PJ sortie » est en outre revêtu de la mention de prise en charge du cessionnaire. Lorsque la cession s'opère sur le plan central, l'exemplaire « duplicata » mis à l'appui des comptes matières de l'organisme cédant doit également être revêtu de la mention de prise en charge par le cessionnaire.
10. Sortie des comptes des matériels remis aux domaines.	Ordre de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	L'exemplaire « PJ » comporte la signature du receveur des domaines.
III. Entrées et sorties corrélatives.
1. Déclachement de matériels.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Le bon de mouvement interne comporte la référence du PV de déclassement.
2. Constitution et dislocation d'unités collectives, redressement d'écriture, changement de classification.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.
3. Mise en réparation d'un matériel en attente ou en approvisionnement : a) Dans les ateliers de l'établissement. b) Dans l'industrie privée.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	Dans le cas a) la remise aux ateliers s'accompagne d'une FIT/GQ ou FIT/GN. Dans le cas b) la référence de la demande A 1 est portée sur le bon de mouvement.
4. Sortie de réparation d'un matériel dans l'établissement.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.
5. Sortie de réparation d'un matériel dans l'industrie privée.	Bon de réception M 13 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.	L'exemplaire « PJ » du bon de réception M 13 SIGMA sans objet, est détruit.
6. Autres changements de position.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.
IV. Mouvements intérieurs.
1. Distribution ou réintégration de matériels d'exploitation par un service de l'organisme.	Bon de mouvement interne M 32 SIGMA et bulletin M 31 SIGMA.

 

562/04 REGISTRE-JOURNAL

562/10 BON DE MOUVEMENT MC 10 Sigma

562/13 BON DE RECEPTION M 13 Sigma

562/14 FACTURE M 14 Sigma

562/31 ORDRE MAGASIN M 31 Sigma

562/32 ORDRE DE MOUVEMENT INTERNE M 32 Sigma PREPARATOIRE

562/33 LETRE DE VOITURE M33 SIGMA

562/34 LETTRE DE VOITURE M33 OM SIGMA