La présente circulaire précise les règles à suivre par les ports reliés au centre informatique du commissariat (CIC) pour l'approvisionnement des matériels de compétence des approvisionnements de la flotte suivis en gestion automatisée qu'il s'agisse des articles A et B ou des articles C dont l'approvisionnement est centralisé par un port.

1. Règles générales applicables aux articles d'approvisionnement centralisé.

1.1. Articles de gestion A.

Les fonctions de prévision, de décision d'approvisionnement et de répartition des articles A sont exercées par le département.

Sont classés dans la catégorie de gestion A les articles faisant l'objet des dossiers programmes d'approvisionnement (DPA) figurant en annexe I.

En règle générale, les articles de gestion A sont approvisionnés par les soins du service des marchés généraux (MARGECO). Ils peuvent l'être également soit par cession, consentie par une autre armée, soit par achat réalisé par une mission technique d'achat à l'étranger ou, exceptionnellement par un service local désigné par le département.

1.2. Articles de gestion B.

Les fonctions de prévisions et de décision d'approvisionnement des articles de gestion B sont exercées par les services des ports dans la limite d'un contingent annuel.

Sont classés dans la catégorie de gestion B les articles faisant l'objet des DPA figurant dans l'annexe II qui fixe également le calendrier d'envoi de ces DPA.

Ils sont approvisionnés par MARGECO.

1.2.1. Définition et but du contingent.

Le contingent constitue la limite financière maximale à l'intérieur de laquelle les ports doivent impérativement maintenir le montant total de leurs demandes d'approvisionnement d'articles de gestion B pour une année donnée.

Les besoins des autres directions et services pour les articles de gestion B qui donnent lieu à approvisionnement commun, ne sont pas couverts par le contingent : signalés en même temps que les besoins du commissariat, ils doivent être présentés distinctement.

1.2.2. Evaluation et notification du contingent.

Le contingent attribué à chaque port par le département est calculé sur la base des prix officiels de l'année d'attribution qui sont des prix de réapprovisionnement. Il correspond normalement au montant des dépenses nécessaires au recomplètement optimal des stocks. Ce montant peut être autoritairement réduit par l'application d'un coefficient de « contrainte budgétaire » ayant pour effet de diminuer le montant prévisionnel des quantités à se pourvoir et des charges qui en résultent.

Le contingent, affecté du millésime de l'année où la dépense est engagée par le port, est notifié par le département en début de gestion. Il peut être modifié par décision du département, en hausse ou en baisse, si des circonstances particulières le justifient ou l'imposent.

Le port reçoit par ailleurs du centre informatique de gestion des stocks (CIGS) des états d'aide au suivi des dépenses prévisionnelles, dont les « états récapitulatifs des charges » (programme SVIBU) ⁽¹⁾.

1.2.3. Cas des menaces de ruptures de stock pour les articles de gestion B.

1.2.3.1.

Les menaces de rupture de stock sont décelées par le CIC/CIGS et donnent lieu à l'émission par ce service d'une fiche d'alerte (cf. 2.2.2 ci-dessous).

1.2.3.2.

Chaque port relié peut saisir le service des marchés généraux des menaces de rupture de stock ainsi décelées. Ce dernier recherche alors la possibilité :

• soit d'accélérer la livraison de la fourniture ;

• soit de procéder à une ventilation d'existants avec l'accord du service susceptible de la consentir (en cas de désaccord, la décision relève de DCCM/LOG/AF).

Au vu de l'ordre de ventilation, le port expéditeur crédite son contingent de la valeur des matériels expédiés, le port bénéficiaire débitant le sien du même montant.

Si aucune des deux solutions évoquées ci-dessus n'est possible, le service des marchés généraux fait connaître au port demandeur (copie DCCM/LOG/AF) les conditions auxquelles il pourrait procéder à l'achat des articles concernés. Si ces conditions sont incompatibles avec l'urgence de l'approvisionnement en cause, le service local peut demander au département, au besoin par message, l'autorisation de procéder à un achat sur sa dotation propre, c'est-à-dire en dehors du contingent.

1.2.4.

Tout achat de matériel de gestion B par un service local sur sa dotation propre sans autorisation préalable du département est interdit, sauf en cas d'urgence. Dans ce cas, le service local informe le service des marchés généraux des caractéristiques de l'achat effectué (quantité, prix, fournisseur,…).

1.3. Articles de gestion C.

Les fonctions de prévision et de décision d'approvisionnement sont exercées pour l'ensemble des articles de gestion C par chacun des ports qui, en règle générale, achètent ces matériels eux-mêmes et liquident les dépenses correspondantes.

Néanmoins, une centralisation de l'approvisionnement de certains de ces articles C existe sous l'une des deux formes suivantes :

1.3.1.

La centralisation ne porte que sur l'approvisionnement lui-même (choix du fournisseur, passation du marché par le port dit centralisateur) : les fonctions de prévision et de décision d'approvisionnement ainsi que la liquidation de la dépense après livraison sont effectuées par chacun des ports clients responsables. La liste des articles concernés figure dans l'annexe III.

1.3.2.

La centralisation ne porte que sur la négociation par MARGECO des conditions économiques de l'approvisionnement (selon les procédures les plus adaptées à l'approvisionnement à réaliser, passation avec les fournisseurs de marchés de clientèle ou de marchés à commandes) ; les ports clients conservent chacun les fonctions de prévision, de décision d'approvisionnement, de commande, de recette et de liquidation ; chaque port client fournit à MARGECO les prévisions de commandes nécessaires aux négociations. La liste des articles concernés figure en annexe IV.

2. Rôle des différents services intéressés par la procédure d'approvisionnement centralisé pour les articles de gestion A et B.

2.1. Règles particulières intéressant le service des marchés généraux.

2.1.1. Exécution des programmes.

Au fur et à mesure de l'exploitation des états de besoins, le service des marchés généraux :

• prescrit les ventilations de port à port des articles signalés excédentaires (cf. 2.3.1 ci-dessous), ces ventilations donnant lieu à modification des contingents dans les conditions prévues au paragraphe 1.2.3 ci-dessus ;

• passe des marchés ou commandes pour les besoins non satisfaits par ventilation ;

• adresse à la DCCM/LOG/AF pour les articles A, l'acte d'engagement ;

• adresse les copies des marchés ou commandes aux ports concernés pour les articles B ; les directions et services relevant des autres directions centrales reçoivent copies des marchés passés à leur profit ⁽²⁾ ;

• rédige et transmet au service technique du commissariat de la marine (STCM), suivant les directives de la notice CIGS ou des notes-circulaires du centre informatique du commissariat (CIC) en vigueur, les bulletins initiaux pour les articles à introduire en gestion.

2.1.2. Liquidation des dépenses.

Le service des marchés généraux adresse au département une demande de dotation destinée à couvrir les dépenses dont il prévoit la liquidation dans l'année considérée. Il tient la comptabilité des engagements et liquide les dépenses correspondantes.

2.2. Règles particulières intéressant le CIC/CIGS.

Le CIC/CIGS apporte son concours aux services responsables de la prévision conformément à l'instruction citée en référence.

2.2.1.

Le CIC/CIGS assure en particulier l'édition des cahiers d'aide à l'approvisionnement qui regroupent par DPA les articles à approvisionner (les dates d'édition des DPA figurent dans les annexes ; le CIC/CIGS édite régulièrement un état donnant les dates d'édition des cahiers signalétiques et la valeur des paramètres de gestion, le coefficient t, servant au calcul de la réserve de sécurité, étant fixé par le département).

2.2.2.

Le CIC/CIGS procède à la détection systématique des menaces de rupture de stock pour les articles de catégories A et B, compte tenu du temps de réaction nécessaire pour un réapprovisionnement hors calendrier. A cette fin, il fait parvenir périodiquement des fiches d'alerte au département et aux services locaux.

2.2.3.

Le CIC/CIGS adresse tous les mois à la DCCM/LOG/AF pour les articles A, à chaque port pour les articles B :

• un état mensuel récapitulatif des charges (copie à la DCCM/LOG/AF pour les articles B) ;

• un état analytique des charges ;

• un état comparatif des écarts entre budget prévisionnel et charges.

2.3. Règles particulières intéressant les services locaux.

2.3.1. Exploitation des D.P.A.

Le rôle imparti aux ports varie, selon qu'il s'agit d'articles classés en gestion A ou B.

2.3.1.1.

Les cahiers signalétiques de gestion A sont adressés aux ports par le CIGS. Après vérification et correction éventuelle des besoins calculés, les ports adressent ces cahiers à la DCCM/LOG/AF pour décision.

Lorsqu'un fait important décidé localement doit modifier de façon sensible la consommation (création d'une unité à terre par exemple), les cahiers sont accompagnés d'une note explicative.

2.3.1.2.

Après exploitation des cahiers d'aide à l'approvisionnement qui leur sont adressés par le CIGS les services locaux notifient directement au service des marchés généraux leurs besoins en articles de gestion B.

Ils font connaître en même temps :

• les besoins des directions et des services autres que ceux du commissariat qui seront satisfaits par la procédure des cessions entre directions ou feront éventuellement l'objet de commandes particulières passées par le service des marchés généraux ;

• les articles excédentaires qu'ils estiment pouvoir faire l'objet d'une ventilation ;

• leurs besoins en articles de gestion B dont l'achat est imputable sur un autre chapitre ou article que celui donnant lieu à un contingent, en précisant la gestion et le chapitre d'imputation ainsi que le service liquidateur.

2.3.2. Saisie des attendus.

En gestion A, les attendus sont saisis par le port à la réception de l'ordre d'approvisionnement du département dont il a reçu copie.

En gestion B, les attendus sont créés par le port dès que les besoins ont été signalés au service des marchés généraux. Dès réception de la copie du marché, de la commande ou de la demande de cession, le port vérifie l'exactitude des attendus correspondants et les met à jour en fonction des quantités réellement commandées.

2.3.3. Etablissement des fiches financières.

Les ports tiennent une comptabilité de leur contingent sur lequel ils imputent leurs états de besoins d'articles de gestion B, évalués aux prix officiels.

Ils adressent pour le 10 de chaque mois au bureau des approvisionnements de la flotte une fiche financière, arrêtée au dernier jour du mois précédent, faisant ressortir la situation de leur contingent.

Lorsque la technique de gestion sous contrainte budgétaire est appliquée, la fiche fait apparaître des situations distinctes pour les articles sélectionnés et non sélectionnés, conformément à l'annexe V.

2.3.4. Rôle particulier de la direction du commissariat de la marine à Toulon concernant le ravitaillement des ports d'outre-mer.

Les DCM et unités administratives de la marine des ports d'outre-mer sont ravitaillés directement en matériel AF de gestion A et B au vu de demandes d'envoi adressées au service des approvisionnements de la flotte de Toulon. Le service des AF de Toulon fait connaître à chacun de ces ports les dates auxquelles doivent lui parvenir ces demandes d'envoi ainsi que les éléments à prendre en compte pour l'expression de leurs besoins.

Ces dispositions (de principe) ne font pas obstacle à la procédure particulière prévue pour le ravitaillement de Papeete par la décision n^o 62/M/CMa/4 du 6 février 1974 (n.i. BO).

3. Rôle des ports lorsque des articles C font l'objet de mesures de centralisation.

Les articles de gestion C qui font l'objet de mesures de centralisation sont énumérés dans les annexes III et IV.

3.1. Dans le cas d'une centralisation des commandes (cf. § supra 1.3.1 et 1.3.2 ).

Les ports clients font connaître leurs besoins en temps voulu au port centralisateur selon les dates de notification mentionnées dans l'annexe III.

La saisie des attendus est effectuée par chacun des ports clients comme s'il s'agissait d'articles de gestion B, c'est-à-dire dès que le besoin a été notifié au port centralisateur.

Les litiges pouvant opposer à la livraison des commandes fractionnées tel ou tel port client et le fournisseur retenu par le port centralisateur doivent être réglés en accord avec ce port.

3.2. Dans le cas de marchés à commandes ou de clientèle passés au profit des ports par les services des marchés généraux.

Les port exécutent leur approvisionnement dans les mêmes conditions que l'approvisionnement des articles de gestion C ordinaires. L'existence d'un marché de clientèle ou à commandes les dispense de la recherche des fournisseurs, de consultations et de l'obligation de recourir à la forme des marchés publics.

Les ports s'adressent aux fournisseurs désignés dans le marché de clientèle ou à commandes en respectant les échéances et conditions particulières inscrites dans le marché.

Tout achat concernant les articles faisant objet d'un marché à d'autres fournisseurs et à d'autres conditions est interdit. Si les services des ports ne peuvent réaliser l'approvisionnement d'articles désignés dans les marchés de clientèle ou à commandes passées par le service des marchés généraux, ils doivent le signaler à ce dernier qui réalisera l'approvisionnement.

3.3. Cas particuliers des articles commandés par les ports outre-mer.

Les ports d'outre-mer expriment leurs besoins au service des approvisionnements de la flotte de Toulon.